Техніка ведення дипломатичних переговорів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Техніка ведення дипломатичних переговорів



Содержание

Міжнародні переговори як інструмент економічної дипломатії, їх зміст та класифікація

Планування та підготовка до переговорів. Інформаційне забезпечення переговорів

Збір та джерела інформації (відкриті джерела, закриті джерела, дипломатичні документи, спостереження, бесіди). Системний аналіз перед початком переговорів

Проведення переговорів. Можливі проблеми спілкування. Техніка постановки запитань. Техніка проведення ділової бесіди



Міжнародні переговори як інструмент економічної дипломатії, їх зміст та класифікація

Всі люди впродовж життя вимушені постійно шукати порозуміння в різних ситуаціях і домовлятись. Причому роблять це щодня протягом усього свідомого життя. Приклад: діти і сон.

В результаті таких повсякденних ситуацій досягаються компроміси, тобто відбувається співставлення позицій двох або більше сторін. Тому базовий принцип будь-яких переговорів звучатиме наступним чином: Do ut des (лат.) - «я даю, щоб ти дав». Людина, яка веде переговори, прагне визнання його (її) власної оцінки предмету переговорів партнером. Основну роль тут відіграватимуть: спеціальні знання, логіка, сила переконання (риторика), психологічне розуміння.

Значення логіки полягає в тому, що в процесі переговорів одну з головних ролей відіграє вміння логічно вибудувати ланцюжок аргументів з метою схилити партнера (або опонента) на свою сторону або похитнути його в своїх переконаннях. Тому таке велике значення належатиме аналізу обставин справи.

Успіху можна добитись тільки врахувавши ситуацію, бажання, наміри та цілі партнера. Акцентуючи увагу на власній персоні, навіть за умови логічної аргументації, навряд чи можна розраховувати на значні успіхи.

Переговори є однією з найважливіших форм будь-якої дипломатичної роботи. Адже інколи у вузькому зрозумінні слово дипломатія визначають як «наука або мистецтво переговорів».

В сучасну епоху саме міжнародні переговори є основним засобом вирішення багатьох проблем.

Відрізняє сучасний переговорний процес і той факт, що їх учасники прагнуть досягнення якомога більшого числа домовленостей шляхом консенсусу, а такий спосіб прийняття рішень вимагає від учасників переговорного процесу вміння шукати баланс інтересів сторін при всіх наявних відмінностях у позиціях та підходах до вирішення проблем.

Згідно визначення «Дипломатичного словника», дипломатичні переговори - це офіційне обговорення представниками держав політичних, економічних і інших питань двосторонніх і багатосторонніх відносин з метою погодження зовнішньополітичної стратегії, тактики і відповідних дипломатичних акцій, обміну думками, взаємного обміну інформацією, підготовки до підписання договорів, врегулювання спільних питань тощо.

Дипломатичні переговори - основний спосіб мирного розв'язання суперечок і конфліктів, які виникають між державами, один з найбільш розповсюджених у міжнародному праві методів розвитку і поглиблення відносин між державами [ Дипломатический словарь: В 3 т. - М., 1984 - 1986. - Т. 1, С. 324-325].

Значення переговорного процесу в сучасній дипломатії знайшло відображення в 33 статті Статуту ООН. Зокрема там сказано:

«1. Сторони, які беруть участь в будь-якому спорі, продовження якого могло б загрожувати підтримці міжнародного миру і безпеки, повинні перш за все намагатись розв'язати суперечку шляхом переговорів, обстеження, посередництва, примирення, арбітражу, судового розгляду, звернення до регіональних органів чи угод або іншими мирними засобами на свій вибір.

2. Рада Безпеки, коли вона вважає це необхідним, вимагає від сторін розв'язання їх спору з допомогою таких засобів».

В ході еволюції практики дипломатичної діяльності, переговори перестали бути винятково інструментом врегулювання суперечок та конфліктних ситуацій. Сьогоднішня дипломатія все частіше використовує переговорний процес як засіб розробки та реалізації політичних, економічних та гуманітарних заходів, що носять міжнародний та регіональний характер.

Основними критеріями для типології міжнародних переговорів є наступні:

Рівень представництва;

Обговорювані проблеми;

Число учасників;

Форма переговорів;

Ступінь регулярності.

Дипломатичні переговори можуть проводитись на рівні представників виконавчої влади, ланок дипломатичної служби держави, керівників господарюючих суб'єктів (підприємств, тнк) або інших осіб, що причетні до вищої ланки менеджменту, представників, спеціальних експертів чи фахівців, що представляють підприємства.

Відповідно до специфіки проблеми, що обговорюється, можна вести мову про економічні, фінансові, правові питання. В політичній дипломатії присутні такі специфічні різновиди переговорів, як політичні, екологічні, соціальні тощо.

Залежно від числа учасників переговори бувають двосторонні та багатосторонні. Останні є значно складнішими з точки зору підготування, процедури та правил проведення.

За формою розрізняють прямі переговори та опосередковані (проводяться через посередників).

За характером участі в процесі переговорів розрізняють: прямі переговори, консультації, посередництво, розслідування (мається на увазі арбітражне розслідування), міжнародний арбітраж.

Структура переговорів включає три стадії: підготування, переговори, оформлення домовленостей. Інколи додають ще і їх реалізацію.

На кожному з названих етапів вирішуються специфічні цілі, спрямовані на досягнення єдиної мети. На підготовчому етапі розглядаються організаційні питання, а також визначаються цілі, завдання, інтереси, які учасник пов'язує з переговорним процесом. На стадії ведення переговорів ставляться процедурні запитання, відбувається уточнення позицій, вносяться пропозиції, ведуться дискусії, визначаються рамки компромісу і приймаються підсумкові документи, редагуються, а інколи, і приймаються підсумкові документи.

Стадія реалізації угоди передбачає наявність взаємного контролю за цим процесом.

Планування та підготовка до переговорів. Інформаційне забезпечення переговорів

Успіх переговорів значною мірою залежить від того, наскільки ефективно вони підготовані. Існує думка, що той, хто не готовий до компромісів не повинен приймати участь в переговорах.

Тут можна використати наступний план дій:

чітке визначення мети та ключових позицій - чи є зустріч необхідною? що від неї можна очікувати? Чи немає загрози беззмістовного спілкування?

з'ясування ролі кожного з учасників;

розробка регламенту та порядку денного;

визначення та підготовка необхідного інформаційного забезпечення;

розробка проектів рішень;

підготовка місця проведення зустрічі на задані час та дату;

забезпечення необхідного обладнання (оргтехніка, канцтовари, «гастрономічна складова»).

Якщо мова йде про сторону-ініціатор переговорів, виникає потреба в встановленні контакту та досягненні попередньої домовленості про дату, час та місце зустрічі. В політичній дипломатії хорошим тоном вважається домовленість щонайменше за 2-3 місяці у випадку зустрічей на найвищому рівні, в межах 1-2 місяці - для інших представників державної влади. Про поточні зустрічі дипломатів домовляються за 1-3 тижні до зустрічі. Менше, ніж за тиждень, звертатись з подібними проханнями не прийнято. Винятком можуть служити тільки надзвичайні обставини, хоча навіть їх наявність не гарантує отримання позитивної відповіді.

В Україні з метою вироблення уніфікованого підходу до підготовки матеріалів до закордонних візитів (на прикладі Прем'єр-Міністра України), розроблено перелік документів та вимоги до них. До даного переліку належать:

Концепція візиту - стисле викладення головної мети візиту, пропозицій по її досягненню; цілей та завдань у ході кожної окремої двосторонньої зустрічі; прогнозовані результати та наслідки. У концепції також викладається прогнозна оцінка очікуваного візиту керівництвом держави, до якої планується візит.

Пропозиції до складу делегації та програма візиту - вносяться за 10 робочих днів до початку візиту (за винятком ситуацій, коли організація візиту здійснюється в оперативному режимі).

Перелік питань, в яких зацікавлена українська сторона та перелік питань, у яких зацікавлена інша сторона (в схемі - курсивом) - готується в триденний термін після схвалення Концепції візиту (схема 1).

№ п/п	Питання	Відповідальні органи влади
1.	Одне питання викладається в межах однієї сторінки за таким планом: сутність питання; бажаний результат; стан попереднього обговорення: позиція української (іноземної) сторони; позиція іноземної (української) сторони; причини неможливості досягнути результат; можлива реакція іноземної держави / позиція української сторони; аргументація на користь досягнення бажаного результату / на захист власної позиції; прогнозовані наслідки реалізації пропозиції.

Перелік проблемних питань в двосторонніх відносинах

№ п/п	Проблемне питання	Сутність питання	Позиції сторін	Стан опрацювання	Пропозиції вирішення питання	Позиція в ході обговорення під час візиту
			Української	Іноземної



Перелік двосторонніх договірних документів, підписання яких передбачається в ході візиту.

№ п/п	Назва угоди	Тип угоди	Укладають з української сторони	Строк дії	Очікуваний результат

Біографічні довідки про осіб, з якими заплановані зустрічі (в т.ч. президентів компаній, представників ділових кіл), подаються з фотографією цієї особи. В біографічні довідки включається коротка інформація про захоплення особи, схильності, смаки та уподобання.

На керівництво держави, до якої здійснюється візит, готується крім біографічної довідки, політичний портрет.

Інформація про діяльність компаній, з якими заплановані зустрічі, по-можливості, повинна містити статистичні показники і прогнози.

В разі проведення бізнес-форумів або зустрічі з представниками ділових кіл готується список компаній, які братимуть участь в зустрічі, з короткою інформацією про профіль їх діяльності, суму вкладених інвестицій, перспективами співробітництва.

Довідка про стан та перспективи вирішення цивільно-правових спорів (якщо такі є) за участю українських компаній та компаній держави, до якої здійснюється візит. Тут мають бути вказані пропозиції щодо подальшого розв'язання цих спорів.

Інвестиційні проекти, в реалізації яких зацікавлена українська сторона. Обсяг - не більше 1 арк., з зазначенням очікуваного результату.

Інформація про діяльність українських товариств, об'єднань, діаспори в державі, до якої здійснюється візит; в разі потреби, зазначаються окремі громадяни (проблемні питання або навпаки).

Витяги з останніх виступів державних посадовців держави, до якої здійснюється візит, що містять згадку про Україну або потенційно стосуються інтересів України.

Інформація до зустрічі з представниками ЗМІ держави, до якої здійснюється візит, подається у формі можливих запитань та пропозицій до відповідей на них.

Інформація про провідні інформаційні видання в іноземній державі (друковані, телевізійні, Інтернет) повинна містити згадку про висвітлення в них української тематики протягом останніх 3 місяців.

Виступи та тези до зустрічей у ході візиту готуються від першої особи, лаконічними та змістовними реченнями.

Тости та проекти текстів запису в книзі почесних гостей подаються з кінцевою фразою мовою приймаючої сторони.

Інформація про місця, відвідання яких передбачається у ході візиту та в яких відбуватимуться двосторонні зустрічі (із відомостями про їх відвідання українськими посадовцями).

В разі участі в конференціях - інформація про учасників.

Пакет довідково-інформаційних матеріалів:

Довідка про соціально-економічний розвиток України за останні півроку;

Довідка про двосторонні відносини;

Довідка про стан торговельно-економічного співробітництва між Україною та державою, до якої здійснюється візит (обов'язково з показниками Державного комітету статистики України);

Перспективні напрями економічного співробітництва;

Довідка про діяльність двосторонньої міжурядової комісії (в разі наявності);

Довідки про стан міжгалузевого співробітництва;

Довідка про технічну допомогу, що надається державою, до якої здійснюється візит (якщо така є);

Довідка про інвестиційну діяльність України в державі, до якої здійснюється візит;

Довідка про інвестиційну діяльність в Україні держави, до якої здійснюється візит;

Ставлення держави, до якої здійснюється візит, до євро інтеграційної та євроатлантичної політики України;

Економічне становище держави, до якої здійснюється візит;

Внутрішньополітична ситуація в державі, до якої здійснюється візит;

Зовнішня політика держави, до якої здійснюється візит;

Оцінка державою, до якої здійснюється візит, актуальних подій у світі;

Участь держави, до якої здійснюється візит, у НАТО та ЄС (якщо це потрібно);

Роль держави, до якої здійснюється візит, в регіоні;

Загальна довідка про державу, до якої здійснюється візит;

Довідка про столицю держави, до якої здійснюється візит;

Довідка про договірно-правову базу між Україною та державою, до якої здійснюється візит;

Довідка про роботу України з міжнародними організаціями, керівні органи яких знаходяться на території держави, до якої здійснюється візит;

Довідка про стан роботи України в СОТ;

Довідка про співробітництво між Україною та ЄС;

Довідка про стан співробітництва між Україною та НАТО;

Довідка про стан співробітництва між Україною та іншою міжнародною організацією.

Після закінчення візиту, розробляються пропозиції до Плану заходів по реалізації домовленостей, досягнутих під час візиту.

В 10-денний термін після візиту готується звіт за результатами візиту.

Протягом двох тижнів надається інформація про висвітлення візиту у ЗМІ.



Збір та джерела інформації (відкриті джерела, закриті джерела, дипломатичні документи, спостереження, бесіди). Системний аналіз перед початком переговорів

Перед проведенням переговорів важливо дотримуватись декількох правил:

Незалежно від їх характеру, ступеня готовності та інших вихідних умов необхідно зберігати спокій та уникати паніки;

Бажано самому собі дати відповідь на запитання: «яка головна мета зустрічі?». Отримавши відповідь на нього, легше стане фокусування на тому, що ще необхідно зробити.

Якщо це вже не перша зустріч - ще раз уточнити, на чому зупинились останнього разу; виконання даного пункту дозволить також спробувати передбачити перебіг нових переговорів;

Обов'язково треба оцінити прогрес сторін в роботі над проблемними питаннями, особливо відзначивши, що не було зроблене і чому;

Перевірити документи та додаткові дані, в яких може виникнути потреба на переговорах.

Розглянемо групу системних аналітичних методів, створених для того, щоб допомогти у визначенні пріоритетів, оцінці важливості компромісів (поступок) ведення переговорного процесу. Деякі легкі прийоми дають змогу людям чи організаціям, які беруть участь у переговорах, краще зрозуміти власні інтереси і позиції, оцінити інтереси і позиції другої сторони. Проведення аналізу перед початком переговорів допомагає створити стратегію і тактику, спрямовану на співпрацю і, водночас, конкуренцію. Їх застосування під час переговорів дає змогу провести ефективніший моніторинг курсу переговорів і коригувати його.

Для того щоб почати аналіз, корисно проаналізувати у спрощених термінах проблему, яку виносять на обговорення: ваша країна "продавець" чи "покупець". Терміни МАХа (покупець) та МАХb (продавець) представляють початкову пропозицію покупця і продавця. Розглянемо структуру переговорів з огляду на зону потенційної домовленості.

Структура переговорів.

Завдання будь-якої сторони оцінити розмір "пирога" (а - b), який треба поділити, тобто зони потенційної домовленості між застереженням результату обох сторін. Потім цю інформацію використовують для створення стратегічного плану, мета якого - пересунути точку фінальної домовленості в зоні потенційної домовленості у таку позицію, яка б максимально оптимізувала інтереси сторін, забезпечуючи якомога більше вигоди і, водночас, не шкодила б застереженню права (результату) кожної зі сторін, що б зробило домовленість неможливою (за умови, якщо б вони не дали більше, ніж а).

Аналіз починається з трьох кроків, які необхідно зробити перед переговорами. Перший крок - визначити, якою може бути альтернатива переговорів. Чи можна досягти поставленої мети, не проводячи переговорного процесу? Чи привабливими є такі варіанти? Чи альтернатива є реальною, і наскільки дорого може обійтися? Відповіді на ці запитання є дуже важливими, оскільки визначають, наскільки потрібними є переговори для досягнення порозуміння. Якщо ваша альтернатива непроведення переговорів є досить привабливою і реальною для здійснення, то це означає, що ви зможете більше вимагати і отримати від іншої сторони. Навпаки, якщо така альтернатива не є привабливою, можливо, не варто ризикувати, а вдатися до інтенсивних переговорів. Варто також розглянути альтернативи, які має друга сторона: наскільки вони є привабливими порівняно з нашими, і який вплив можуть мати на переговори.

Альтернатива непроведення переговорів передбачає нижчий рівень зобов'язань, ніж вимагав би будь-який потенційний договір, укладений унаслідок переговорів. Отже, угода повинна дати принаймні таку саму вигоду, яку можна отримати і без проведення переговорів. Якщо майбутній результат виявляється гіршим, ніж відмова від переговорів, то краще відмовитися.

Для кожної сторони існує певна кількість можливих домовленостей, пов'язаних, з одного боку, їхніми відповідними альтернативами непроведення переговорів, а з іншого - різними комбінаціями спільної вигоди, тобто так звана множинність домовленостей. Отже, саме альтернативи непроведення переговорів сторонами встановлюють рамки для переговорів. Чим сприятливішими є такі варіанти для вашої сторони, тим менше потреби укладати спільну домовленість, і тим вищі вимоги вона може ставити. Зміна і вплив на такі альтернативи стають важливим елементом стратегічного планування. Збільшення значення власних альтернатив непроведення переговорів і зменшення важливості такої альтернативи для другої сторони може суттєво змінити множинність домовленостей.

По-друге, потрібно чітко визначити свої інтереси і цілі. Що ви плануєте одержати чи захистити шляхом переговорів? Ваші цілі загалом стосуються питань, які обговорюватимуть на переговорах. Визначення проблематики переговорного процесу є важливим елементом планування переговорів. Предмет переговорів має декілька можливих варіантів рішень, які відрізняються за рівнем прийнятності для сторін, і які можуть стати окремим пунктом обговорення. З іншого боку, ваші інтереси можуть мати більш загальне відношення до переговорів. Цим інтересом, наприклад, може бути бажання не зіпсувати стосунки з другою стороною, чи ви можете хотіти винагородити, або ж, навпаки, покарати другу сторону, переслідуючи більше політичні чи економічні цілі.

Розуміння власних інтересів означає глибокий аналіз усіх моментів, пов'язаних із проблемою відокремлення цих інтересів від позицій. Розуміння інтересів другої сторони означає вивідування всіх їхніх інтересів, знову ж таки відокремлюючи їхні позиції. Для стратегічного планування дуже важливо з'ясувати усі, навіть найдрібніші інтереси, і відмежувати їх від питань переговорів, на яких ґрунтуються позиції. Зв'язок між інтересами і позиціями є складним, поведінка не є автоматичною. Інколи зсув у фокусуванні на глибинні інтереси може вивести з тупика, у який потрапили через позиції, які лише частково стосуються справжніх інтересів сторін. У випадку конфліктів інтересів, можливо, було б доцільніше уникнути зосередження на інтересах і зробити спробу обговорити існуючі компроміси, не вирішуючи самого конфлікту. Це особливо стосується ситуації, коли існують певні важелі для вирішення якогось питання. Визначення шляхів, за допомогою яких сторони можуть досягти компромісу, теж є ключовою частиною стратегічного планування.

Також необхідно визначити ціну компромісу, на який, можливо, доведеться вам піти. Які питання і результати вам найбільш важливі? Які є менш важливими і ними можна поступитися, для отримання бажаного результату? Потрібно оцінити і потенційну ціну компромісів, на які може піти друга сторона. Знання пріоритетів і потреб другої сторони допоможе максимально збільшити потенційні здобутки і знизити витрати.

Ці три питання є головними аспектами аналізу, який треба провести перед переговорами.

Відносні пріоритети і визначення ступеня важливості. Оскільки більшість переговорів стосуються багатьох питань, доречно почати аналіз із здійснення класифікації власних відносних пріоритетів. Які питання найважливіші, які найменш важливі, а які середньої ваги? Точну оцінку відносних пріоритетів можна досягти шляхом визначення ступеня важливості, тобто відсоткового значення між нулем (0) і сотнею (100), яке відображає відносну важливість кожного питання, зокрема. Для будь-якої групи питання, які необхідно обговорити і узгодити, сума важливості не може перевищувати 100%.

Припустимо, що ви ведете переговори з трьох питань - А, Б і В; А - найважливіше, Б - друге за значимістю і В - найменш важливе. Безперечно, А - найважливіше, але не відомо, на скільки саме воно важливіше, ніж Б і В. Ця точніша оцінка відносних пріоритетів досягається шляхом проведення визначення ступеня важливості кожного питання за шкалою від 0 до 100. Можна, наприклад, приблизно визначити, яке з питань є вдвічі важливішим, ніж інші, а потім провести розрахунок за стобальною шкалою. Припустимо, ми вважаємо, що питання А вдвічі важливіше питання Б. Якщо ми дамо питанню Б 25 %, то А буде мати 50%, а питанню В залишиться 25% за умови, якщо питання В таке ж важливе, як і Б. Але ми вже сказали, що В - менш важливе, ніж Б, тому необхідно визначити важливість, враховуючи цю різницю. Відтак потрібно змінити вагу, приписану Б до 30%, відповідно А (вдвічі важливіше Б) підніметься до 60%, а питанню В - залишиться лише 10% (30+60-100).

Це визначення ступеня важливості використовують для оцінки потенційних компромісів. Перед цим сторони повинні насамперед оцінити відносні пріоритети другої сторони, визначаючи, які питання вона вважає найважливішими, найменш важливими, а які знаходяться посередині. Такий розрахунок здійснюють аналогічно до розрахунку ваших власний пріоритетів. Перший крок - це розгляд в загальних рисах пріоритетів другої сторони. Потім необхідно визначити їхню важливість дещо точніше, звертаючи увагу на те, яким саме питанням друга сторона надає особливої ваги. У цьому допоможуть як загальні знання їхніх інтересів, так і ваш розум. Оцінку визначення ступеня важливості також застосовують для визначення потенційного кола компромісів серед різних питань, винесених на переговори.

Результати. Після визначення відносних пріоритетів серед питань власних і другої сторони, необхідно точно визначити кожну позицію зокрема. Як зазначено вище, зона потенційних домовленостей пов'язана з мінімальним результатом переговорів для сторін, який переважно називають "нижньою лінією". Мінімальний результат (МІН) є найбільшою величиною поступки, на яку згідна сторона, чи найменше, на що вона погодиться. Якщо друга сторона пропонує менше чи вимагає більше, то інша сторона просто припинить переговори і перейде до альтернативи непроведення переговорів, принаймні з якогось конкретного питання, а не прийме невигідну позицію як основу домовленості.

Учасники переговорного процесу повинні ще до початку переговорів встановити застереження стосовно мінімального результату з кожної позиції. Вони також повинні визначити такі самі застереження, на які згідна піти друга сторона. Такий підхід дасть змогу визначити межі існування зони потенційної домовленості. Потім можна починати стратегічне планування, необхідне для забезпечення максимальної вигоди, водночас не вимагаючи надто багато чи пропонуючи надто мало, щоб не потрапити у зону застереження результату другої сторони і, підштовхуючи її, вдатися до альтернативи непроведення переговорів.

Після того, як ви визначили для кожного питання застереження результату (МІН), можна зсунути центр уваги на інший кінець шкали і встановити максимальний результат для кожної позиції переговорного процесу. Максимальний результат (МАКС) стане нашою вступною пропозицією. Максимальний результат -- це найбільше, що ми розраховуємо отримати в результаті переговорів.

Отже, є максимальний результат (МАКС) і мінімальний результат (МІН) для кожного питання, яке виносять на переговори. Результат переговорів - переважно посередині. Щоб належно приготуватися до переговорів, сторона повинна передбачити декілька варіантів результату (ВР), які б перебували між (МАКС) і (МІН).

Підсумовуючи, зазначимо, що існує п'ять пунктів, які потрібно визначити перед проведенням переговорів: 1) альтернативи домовленості, 2) інтереси і цілі, 3) визначення питань переговорів та позицій, 4) відносні пріоритети, 5) результати.

Аналітичні форми. Ми визначили певне коло аналітичних форм, які можуть допомогти у підготовці переговорного процесу. Вони пропонують ефективні засоби, необхідні для аналізу пріоритетів, визначення результату і власне самих питань, а потім виберемо формат аналізу пріоритетів і результатів, а також ведення переговорів. Коли альтернативи домовленості, інтереси, цілі і власне питання чітко окреслені, тоді настає час для встановлення формату аналізу пріоритетів і результатів. Форму 1 застосовують для здійснення різних кроків у системному аналізі, спрямованих на захист власної позиції. Форму 2 - для аналізу другої сторони. Почнемо з Форми 1 та аналізу пріоритетів і цілей у гіпотетичних переговорах.

Пріоритети. Уявімо собі три питання, які стоять на порядку денному переговорів: тарифи, державні закупівлі, інвестиції. Зниження тарифів є найважливішим для нашої гіпотетичної країни А питанням, інвестиції - другим за важливістю, урядові закупівлі - третім. Щоб отримати якомога точніший опис відносних пріоритетів, ми повинні визначити частку важливості кожного з них. Як і в попередньому прикладі, тарифи вдвічі важливіші, ніж урядові закупівлі: якщо надати інвестиціям вагу у 25 %, то тарифи матимуть 50 %. Урядовим закупівлям залишиться 25 %. Однак ми знаємо, що урядові закупівлі (3 позиція) не такі важливі, як інвестиції (2 позиція). Отже, ми можемо зменшити вагу закупівель до 15 %, а 10 % додати до інших питань. Якщо ж тарифи є дуже важливим питанням, ми надамо їм 60 % ваги. Тепер маємо три ваги, які в сумі становлять 100% : 60% для тарифів, 25 % - для інвестицій і 15 % для закупівель.

Окрему форму заповнюють для кожного з трьох питань. Зверху пишемо назву питання, а під ним - його вагу. Решту місця форми заповнюють різними можливими результатами, важливими для цього питання.

Результати тарифного питання. Нехай країна А прагне зняти тарифи на свій експорт якомога швидше. Максимальний результат (МАКС) - скасувати тарифи протягом п'яти років після ратифікації угоди. Що ж до застереження результату, то необхідно визначити найдовший період часу, на який країна А погодиться: десять років. Внесемо значення МАКС і МІН у Форму 1 відповідно зверху і знизу. Знаючи, що результати переговорів будуть посередині, необхідно визначити декілька варіантів результату (ВР) = альтернативних результатів (АЛТ). В ідеалі ми повинні мати обґрунтовану основу для цих цифр, щоб аргументувати свою позицію щодо перехідного періоду. У будь-якому випадку ми встановимо декілька перехідних періодів і Форма 1 виглядатиме таким чином:

ФОРМА 1: ВИЗНАЧЕННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ І ПРІОРИТЕТІВ (ВЛАСНИХ)

ПИТАННЯ: Тарифи

Важливість 60 %

МАКСИМАЛЬНИЙ РЕЗУЛЬТАТ

МАКСЗняти тарифи через 5 років після ратифікації

Варіант 1 6 років

Варіант 2 7 років

Варіант 3 8 років

МІНІМАЛЬНИЙ РЕЗУЛЬТАТ

МІНЗняти тарифи через 10 років після ратифікації

Так само заповнюють Форму і для двох інших питань: інвестицій та державних закупівель. Тепер розглянемо другу сторону гіпотетичних переговорів - країну Б і визначимо її пріоритети та позиції.

Приблизне визначення пріоритетів. Ми можемо прорахувати, що для інвесторів країни Б, які хочуть інвестувати закордон, питання, які стосуються права відкриття приватної практики, будуть найважливішими. Питання закупівлі може посідати друге місце, а тарифів - третє. Щоб отримати точнішу картину відносних пріоритетів країни Б, ми повинні визначити вагу кожного з них. Керуємося тим, що прагнення отримати право на відкриття приватної практики для іноземних інвесторів є домінуючим і, ймовірно, сягає 2/3 ваги, тобто 65 %. Далі вираховуємо, що важливість питання державних закупівель для країни Б є приблизно в половину меншою, ніж питання інвестицій, а отже, присвоюємо йому 30 %. У результаті залишається 5 % важливості для тарифів. Отримуємо вагу, яка в сумі складає 100 %: 65 % - інвестиції, 30 % - державні закупівлі та 5 % - тарифи.

Для другої сторони теж необхідно заповнити три Форми 2, кожну на окреме питання, винесене на переговори. Аналогічно до Форми 1, у Формі 2 зверху зазначаємо питання, а нижче визначаємо рівень його важливості для другої сторони. Решту місця Форми потрібно заповнити різними можливими результатами розв'язання цієї проблеми. Нижче заповнимо Форму 2 для країни Б у наших гіпотетичних переговорах з питання тарифів.

Приблизне визначення ймовірних результатів з питань тарифів. У спробі вирахувати вступну пропозицію з питання тарифів країни Б, легко здогадатися, що остання захоче мати якомога довший перехідний період. Отже, можемо визначити максимальний результат (МАКС) - 15 років. Для того щоб визначити мінімальний результат (МІН) країни Б, потрібно лише уявити, на який найкоротший перехідний період вона погодиться. Якщо ви запропонуєте менший, то друга сторона відхилить його і вдасться до варіанту виходу з переговорів. Відтак визначаємо мінімальний результат (МІН) - п'ять років.

ФОРМА 2: ВИЗНАЧЕННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ І ПРІОРИТЕТІВ ДРУГОЇ СТОРОНИ

ПИТАННЯ: Тарифи

Важливість 5 %

МАКСИМАЛЬНИЙ РЕЗУЛЬТАТ

МАКСЗняти тарифи через 15 років після ратифікації

Варіант 1 12 років

Варіант 2 10 років

Варіант 3 8 років

МІНІМАЛЬНИЙ РЕЗУЛЬТАТ

МІНЗняти тарифи через 5 років після ратифікації

Результати МАКС і МІН впишемо у Форму 2 зверху і знизу відповідно. Для того щоб передбачити, куди може зміститися рішення другої сторони після вступної пропозиції (15 років перехідного періоду), необхідно розглянути, якими можуть бути альтернативні результати (Варіант) у проміжку між МАКС і МІН, які б її задовольнили. Припустимо, що Варіант 1 - це 12 років, Варіант 2 - 10 років і Варіант 3-8 років. Після того як визначили питання, зважили пріоритети і потенційні результати другої сторони, можна заповнити Форму 2 для тарифів.

Отже, розрізняють п'ять ключових елементів підготовки переговорів: 1) альтернативи (варіанти) домовленості; 2) інтереси і цілі як для себе, так і для другої сторони; 3) питання, які потрібно першочергово улагодити шляхом переговорів; 4) відносні пріоритети; 5) альтернативні результати для кожного з питань, які стосуються обидвох сторін (Форма 1 і Форма 2). Така підготовка допоможе вам підготуватися до ведення переговорного процесу, сприятиме можливості уникнути будь-яких упереджень, необ'єктивностей підчас прийняття рішень, які шкодять переговорам, а також зробити так, щоб друга сторона їх не задіяла, що може негативно відобразитися на ваших власних інтересах.

міжнародні дипломатичні переговори ділова бесіда

5. Проведення переговорів. Можливі проблеми спілкування. Техніка постановки запитань. Техніка проведення ділової бесіди

Крім всього, зазначеного вище, слід врахувати вплив на перебіг переговорного процесу емоцій, симпатій та антипатій учасників діалогу.

Фази переговорів:

привітання;

початок переговорів; формування спільної основи (визначення предмету розмови);

обґрунтування позиції сторони «А» (переваги / недоліки);

обґрунтування позиції сторони «Б» (переваги / недоліки);

пошук рішення;

завершення.

Перешкодити успішному досягненню результату можуть: категоричні твердження; перебільшення; відверта демонстрація своєї переваги; некоректна тактика (образи, перехід на особистості тощо). В процесі переговорів неприпустимо ображати почуття партнера. Слід повністю вислуховувати партнера, категорично не рекомендується перебивати інших учасників.

Часто спілкування в ході переговорів виявляється неефективним з достатньо простих причин: поганий настрій людини, що веде переговори, її втома або лінощі. Це найбільш істотні помилки. Проте зустрічаються і менш очевидні.

Надмірна сором'язливість. Бажати те, чого хочеться, - нормально. Бажання - ще не ознака егоїзму. Проте окремі люди в процесі переговорів відчувають невпевненість від того, що вони прагнуть, як їм здається, більше, ніж є прийнятним в даній ситуації. Результат - ініціатива миттєво переходить до протилежної сторони.

Надмірне захоплення власною мовою. «розмова - це змагання, в якому першого, хто затримає дихання, оголошують співрозмовником» (Р.Болтон). Проте подібні підходи можуть відбити бажання до розмови навіть в дуже активного співрозмовника. Подібний недолік зустрічається достатньо часто. Тому можна не дивуватись, якщо партнер не пам'ятає нічого з того, що ми говорили.

Безпідставне перебивання. Без необхідності перебивають своїх співрозмовників частіше люди, що займають більш високе становище (начальники, вчителі, батьки, чоловіки). В такій ситуації спілкування загрожує перетворитись в боротьбу співрозмовників між собою. Варто звернути увагу на той факт, що ділові відносини, де з'являється диктат не можуть піти на користь жодній із сторін. А тому такі відносини і не будуть носити довгострокового характеру.

Пасивна поведінка. Спілкування - процес активний, що вимагає уваги до того, про що йде мова, а також відповідних розумових зусиль та концентрації на предметі розмови. Все це передбачає активну участь в розмові. Інакше ж ефективне спілкування неможливе.

Цілковите захоплення собою, своїми переживаннями та турботами. Люди, стурбовані своїм здоров'ям; незадоволені новою дорогою покупкою; ті, що готуються до шлюбу; захоплені новою бізнес-ідеєю тощо, часто чують те, що хочуть почути, і не реагують на справедливу критику або цінні пропозиції/побажання співрозмовників або ділових партнерів. Нерідко це трапляється у критичні моменти життя, коли особливо важливо прислуховуватись до думки тверезомислячих людей.

Безповоротно прийняте рішення. «Не збивайте мене фактами - рішення вже прийнято». Як правило, змінити думку подібних «співрозмовників» надзвичайно важко, якщо взагалі можливо. Тому і бажання спілкуватись з такими людьми швидко зникає.

Низька культура спілкування.

Надзвичайно емоційна реакція. (за винятком ситуації, коли це було добре розрахованим кроком).

Неуважність до співрозмовника, ігнорування його думки.

Ситуація під умовною назвою «єралаш» або ж «хаос». Можлива у випадку: 1) всі говорять багато, є значна кількість побічних тез, фактів, вторинної інформації; втрачається основна лінія розмови втрачається; 2) використання критичних слів, що виводять партнера з рівноваги.

Можна визначити бар'єри спілкування на рівні мовних виразів та фраз. Кожного разу, коли вони звучать, неминуче виникають нові труднощі:

Наказ, вказівка, команда («Повторіть ще раз!», «Говоріть помаліше /скоріше», «не розмовляйте так зі мною»), особливо при негативній інтонації;

Попередження, погроза («ще раз повториться - з вами припиниться співпраця», «ви пошкодуєте, якщо зробите це»);

Повчання, звертання уваги на недоцільність («вам необхідно …», «це неправильно», «вам не слід так чинити»);

Осуд, критика, звинувачення («те, що ви зробили, - безглуздо», «я не можу більше сперечатись з вами», «я попереджав вас, що так і буде»);

Лайка, безпідставні звинувачення, приниження («вам нічого не можна доручити», «з вами не можна мати справу», «вам не можна довіряти», «всі жінки/чоловіки …»);

З'ясування, допит («що ви зробите наступного разу?»);

Відхід від проблеми, відвертання уваги, жарт.

Размещено на Allbest.ru