Пошук, вибір та встановлення контакту із закордонним партнером

14

Пошук, вибір та встановлення контакту із закордонним партнером

Друга стадія підготовчого етапу здійснення ЗТО передбачає вибір потенційних іноземних контрагентів та способу встановлення контактів з ними з урахуванням чисельних факторів, які були виявлені на попередній стадії маркетингового дослідження ЗР.

Експортер може використовувати такі способи встановлення контактів з контрагентами:

§ направити пропозицію (оферту) безпосередньо одному або декільком можливим іноземним покупцям;

§ прийняти та підтвердити замовлення покупця;

§ направити покупцю пропозицію у відповідь на запит із зазначенням конкретних умов майбутнього контракту або з проформою контракту;

§ взяти участь у торгах, подавши тендер організаторам торгів;

§ взяти участь у торгово-промислових виставках та ярмарках (міжнародних, національних);

§ направити можливому покупцю комерційний лист з інформацією про наміри вступити у переговори з приводу укладання конкретної угоди;

§ направити проформу контракту вже відомому покупцю як результат узгодження умов контракту телефоном, телетайпом або телексом чи на підставі попередніх домовленостей;

§ розмістити рекламні оголошення у засобах масової інформації, направити на адресу потенційних покупців каталоги, проспекти із товарами, що пропонуються, організувати та провести рекламну кампанію на ринку країни імпортера.

Імпортер може використовувати такі способи встановлення контактів з потенційним продавцем:

§ направити потенційному або вже відомому продавцю замовлення]

§ направити запит виробнику товарів, що цікавлять імпортера;

§ оголосити торги з запрошенням до участі фірм, які можуть прийняти і виконати умови організаторів торгів;

§ направити можливому виробнику комерційний лист про наміри вступити у переговори у відповідь на його пропозицію;

§ направити експортеру безумовний акцепт його пропозиції.

Ініціативу встановлення контакту може виявити як продавець, так і покупець.

Якщо ініціативу встановлення контакту виявляє продавець, то він, виступаючи при цьому як оферент, направляє потенційним покупцям оферту. Оферта у комерційній практиці - це письмова пропозиція продавця, направлена можливому покупцю, про продаж партії товару на визначених продавцем умовах. Фірма або особа, яка надіслала таку пропозицію, називається оферентом

Оферта містить усі основні умови майбутньої угоди: найменування товару, кількість, якість, ціну, умови поставки, строк поставки, умови платежу, характер тари та пакування, порядок приймання-здавання, загальні умови поставки.

Оферта, у якій позначений товар та прямо або непрямо встановлюється кількість і ціна або передбачається порядок їх встановлення, вважається визначеною. У ній обов'язково має виявлятись намір оферента вважати себе зв'язаним умовами оферти у разі її акцепту покупцем.

Пропозиція, адресована невизначеному колу осіб, у комерційній практиці розглядається не як оферта, а як запрошення робити оферти.

Текст оферти зазвичай короткий, чіткий та ясний, що виключає можливість різних його тлумачень або виникнення неясностей. У світовій практиці існують три види оферт: тверда, вільна та захисна. Про вид оферти на ній має бути зроблений напис.

Тверда оферта - це письмова пропозиція на продаж певної партії товару, надіслана оферентом одному можливому покупцю, із зазначенням строку дії оферти, тобто часу, протягом якого продавець вважає себе зв'язаним умовами, перерахованими в оферті, і не може зробити аналогічної пропозиції іншому покупцю.

Як правило, тверді оферти направляються традиційним покупцям, і тому така оферта містить тільки деякі загальні умови, наприклад, назву товару, кількість, ціну, строк поставки. Далі робиться примітка, що усі решта умов такі ж, як у попередніх контрактах. Приклад твердої оферти наведений нижче.

Тверда оферта

Пропонуємо твердою відповіддю протягом п'яти днів 300 метричних тонн біхромату натрію, вмістом 75% хром о три, упаковкою в металевих барабанах ємністю 200 кг, за ціною ___ доларів США за метричну тонну нетто СІФ Гамбург, включаючи упаковку, платежем готівкою за безвідкличним підтвердженим подільним акредитивом, який відкривається протягом 10 днів після отримання телекса про готовність товару до відвантаження, з терміном поставки протягом ____ кварталу _______ р. Інші умови відповідно Контракту.

Підпис експортера.

Якщо покупець згоден з усіма умовами оферти він посилає продавцю офіційне письмове підтвердження (поштою чи телеграфом), яке містить безумовний акцепт, тобто свою згоду прийняти без змін усі умови твердої оферти продавця. Це може бути гарантійний лист із зазначенням повних та точних реквізитів, а іноді - з додатком банківської гарантії або документів, що підтверджують передоплату, наприклад платіжного доручення. Оферта та акцепт мають співпадати за усіма найважливішими ознаками. Проте є випадки, коли вони не співпадають. Потім імпортер направляє підписаний ним контракт, складений на підставі попереднього контракту та/або чинної пропозиції. Часто новий договір укладається у вигляді доповнення до попереднього контракту.

Якщо імпортер не згоден з умовами пропозиції (однією або декількома) експортера, він повідомляє про це свого контрагента телефоном або телексом та надсилає йому відповідь на пропозицію або контроферту з зазначенням своїх умов та строку для відповіді.

У випадку, коли додаткові або відмінні умови імпортера не змінюють суттєво умов пропозиції експортера, відповідь імпортера вважається акцептом, якщо тільки оферент без необґрунтованої затримки не буде заперечувати проти цих розбіжностей. Якщо він цього не зробить, то умовами договору вважатимуться умови оферти експортера із змінами, які містяться у відповіді (акцепті) імпортера. Суттєво змінюючими пропозицію експортера вважаються зміни або доповнення до таких умов: ціна, кількість, якість, місце та строк поставки, обсяг відповідальності сторін, порядок розгляду суперечок.

При згоді з умовами контроферти експортер (оферент) акцептує контроферту, повідомляє про це покупця та надсилає йому підписаний екземпляр контракту. Якщо продавець не згоден з у мовами контроферти, він або вважає себе вільним від своїх зобов'язань по оферті, про що письмово повідомляє покупця, або посилає йому нову оферту з урахуванням запропонованих покупцем умов чи на нових умовах, відмінних від запропонованих покупцем у його контроферті.

Якщо продавець зацікавлений в укладанні угоди, погодження умов шляхом обміну офертою та контрофертою продовжується доти, доки не буде досягнута повна домовленість по всіх умовах.

Неотримання відповіді від покупця протягом встановленого у оферті строку рівнозначно відмові покупця від укладання угоди на запропонованих умовах та звільняє продавця від зробленої ним пропозиції.

У всіх випадках, коли контрагентам не вдається дійти згоди в межах строку дії твердої оферти, погодження умов переходить у фазу їх уторгування, але експортер вже не зв'язаний твердим зобов'язанням продати товар на запропонованих умовах і може вести переговори з іншими покупцями. Дуже часто, перш ніж надіслати тверду оферту покупцю, продавець узгоджує заздалегідь окремі умови майбутньої угоди.

Тверда оферта може бути „першою офертою”, якщо покупцем є фірма, яка має "право першої руки", тобто переважне право закупки або збуту на певному ринку. У такому разі експортер зобов'язаний вислати оферту на продаж кожної нової партії товару на певних умовах лише даному покупцю, і лише у разі його відмови купити товар на запропонованих умовах продавець може зробити пропозицію іншим покупцям на тих самих умовах. У разі зміни умов продавець зобов'язаний вислати нову пропозицію, тобто „першу оферту”, знов покупцю з „правом першої руки”.

Другим способом, за допомогою якого експортери встановлюють контакти з потенційними покупцями, є вивчення умов замовлення, отриманого від покупця, та або підтвердження його і прийняття до виконання, або відхилення - можливо, навіть без пояснення причин. У даному разі ініціює угоду покупець.

Замовлення - це комерційний документ, який містить прохання покупця відвантажити йому на певних умовах товар. У ньому детально зазначаються усі необхідні умови для виготовлення або підготовки товару, усі суттєві елементи, необхідні для укладення зовнішньоторгової угоди.

Як правило, замовлення надсилаються покупцями, що попередньо ознайомились з умовами поставок експортера в результаті особистих розмов з представниками експортера або попередніх переговорів, листування чи закупівель. Видача замовлень практикується постійним контрагентам, з якими умови контрактів не змінюються з року в рік, а тому у замовленні можуть бути зазначені тільки назва товару, його кількість, строк поставки, інколи - деякі специфічні умови, характерні для даного конкретного замовлення, наприклад, місце здачі товару. Все решта може регламентуватися загальними умовами, укладеними між контрагентами, або умовами попереднього замовлення чи контракту (із зазначенням його номера та дати). Замовлення може мати додаток - специфікацію з уточненням умов поставки: інструкції з пакування та маркування товарів, інформацію щодо поставки і розподілу документів. При необхідності замовник зазначає кількість і розміри часткових поставок та їх умови, наприклад, назву фірми-експедитора, адресу, номер телефону та телефаксу, засіб транспорту, назву перевізника. Замовник розробляє нормалізоване та просте експедиційне маркірування, яке дозволяє скоротити витрати та час, необхідний для оформлення документів, здійснення обліку та контролю вантажу, забезпечення його збереження.

При згоді експортера з умовами замовлення та специфікацією він підтверджує замовлення, і угода вважається укладеною.

Підтвердження замовлення - це комерційний документ, який являє собою повідомлення експортера про прийняття умов замовлення без застережень.

Нижче наведені приклади підтверджень.

„Підтверджуємо одержання Вашого замовлення № ___ від «_____»__________ на постачання двох гідроагрегатів _____ та п'яти штук високовольтного обладнання ________ для перетворення електроенергії і приймаємо його до виконання. Ваше замовлення буде виконано нами з усією ретельністю і у договірні строки”.

„Підтверджуємо одержання Вашого замовлення на поставку двох гідроагрегатів _____ та п'яти штук високовольтного обладнання ________ для перетворення електроенергії і приймаємо його до виконання”.

Основними перевагами укладання угод шляхом видачі замовлень є оперативність, оскільки замовлення можуть передаватись телеграфом, телетайпом, а також економічність за рахунок скорочення листування, витрат на поїздки для особистих переговорів.

На основі розміщення замовлень виконуються також поставки складного, унікального обладнання, літаків, суден, де покупець-імпортер бере на себе шляхом видачі авансу часткове фінансування поставки, особливо у тих випадках, коли розробляється та впроваджується у виробництво нова продукція. Зазвичай імпортер має бланки замовлень, які сполучаються та уніфікуються з контрактом купівлі-продажу, що дає можливість експортеру та імпортеру використання єдиної системи друкування.

Третій спосіб встановлення контактів з потенційним покупцем передбачає дії продавця у відповідь на запит покупця, тобто у даному випадку, як і в попередньому, ініціатива вступу у відносини виходить від покупця, зацікавленого у купівлі яких-небудь товарів у обраного ним можливого контрагента. Покупець направляє на адресу продавця запит - звернення до продавця з проханням вислати йому оферту. У запиті звичайно вказуються такі дані: точна назва товару, якість, сорт, кількість, бажаний термін поставки; при запиті пропозицій на машини та обладнання вказуються необхідні дані про їх виготовлення або бажані орієнтовні техніко-економічні параметри (потужність, продуктивність, кількість обертів, швидкість, витрати палива, електроенергії, вага, габарити). Ціна, як правило, не вказується, а обумовлюється лише спосіб фіксації ціни, бажаний для покупця, наприклад, ДАФ Чоп. Крім того, у запиті пропонується подати докладну інформацію про умови платежу та строк поставки, про те, які додаткові послуги будуть надані йому експортером. У запиті може бути зазначено, до якої дати покупець буде чекати оферту від продавця.

Запит

Просимо запропонувати 1000 тонн каустичної соди твердої в кусочках, звичайної якості, упаковкою в металевих барабанах ємністю 150 кг, з поставкою в листопаді-грудні 2004 р., на умовах СІФ Новоросійськ. Нас влаштує оплата по акредитиву.

Підпис імпортера.

Звичайно запити надсилаються не одній, а декільком фірмам однієї чи декількох країн з метою одержання декількох конкурентних пропозицій, з яких, в результаті аналізу, вибирають найвигіднішу. Процес підтвердження згоди на запит (який може бути твердий) та укладання контракту аналогічний розглянутому вище, коли ініціатором був експортер.

Експортер може вивчити за відповідними джерелами інформації споживачів своєї продукції і направити їм комерційні листи з пропозицією провести переговори з приводу можливої угоди, а також направити проформу свого контракту з загальними умовами поставки. Це ще один спосіб встановлення контакту з можливим контрагентом, коли ініціатором є експортер.

Досить поширеним способом встановлення контактів є участь у торгово-промислових ярмарках та виставках, метою якої є не тільки демонстрація своїх досягнень, а й укладення комерційних контрактів. У цьому випадку угоди можуть бути двох видів:

1) угоди по виставлених зразках (моделях, кресленнях, каталогах) з наступною поставкою товару;

2) продаж самих експонатів (машин, обладнання, предметів широкого вжитку тощо).

При укладенні таких угод зазвичай обумовлюється, що покупець забирає придбаний товар після закриття виставки або ярмарку. Ці угоди укладаються зазвичай на умові франка-ярмарок. В окремих випадках продавець (експонент) може взяти на себе доставку товару покупцю. При укладенні таких угод встановлюється, яка з країн має оплатити мито, якщо товар не реекспортується з даної країни.

В залежності від загальних правил, встановлених на певній виставці чи ярмарку, або від міжурядових угод експоненти можуть завезти на територію виставки чи ярмарку та продати певну кількість товарів у межах встановлених контингентів. Розмір цих контингентів також установлюється в сумі, яка дозволяє експоненту покрити всі його витрати у місцевій валюті на оплату зайнятої під стенди площі, з транспортування, з перебування на виставці чи ярмарку його представників.

Продавець-експортер може організувати та провести рекламну кампанію на ринку країни імпортера. Рекламна кампанія - це здійснення комплексу рекламних заходів, склад та зміст яких визначається на стадії дослідження кон'юнктури ринку. До таких заходів належать:

§ видання та доведення друкованої реклами до потенційних покупців, зокрема пряму поштову розсилку та інші методи;

§ публікація реклами у періодичній та спеціальній пресі;

§ проведення реклами через кіно, радіо, телебачення;

§ участь у виставках, ярмарках, салонах тощо;

§ проведення рекламних конференцій;

§ вручення сувенірів та пам'ятних подарунків;

§ спонсорство різноманітних змагань, ділових конференцій, культурних проектів тощо.

На цьому етапі важливо правильно вибрати методи здійснення рекламної кампанії. Якщо контрагенти (експортери та імпортери) знають один одного, здійснюють обмін товарами протягом тривалого часу, то доцільно рекламувати не тільки свій товар, а й своє підприємство як виробника високоякісної продукції, технічний рівень якого постійно зростає, а продукція - оновлюється. Рекламна кампанія у такому разі має носити цільовий характер, бути спрямованою на конкретних, відомих потенційних контрагентів.

Якщо контрагенти мали нерегулярні зв'язки у минулому, то при проведенні рекламної роботи слід показати старим споживачам сучасні технічні та організаційні досягнення своєї фірми. Її розвиток, надійність її фінансового стану, набутий досвід виконання великих замовлень для відомих на світовому ринку покупців. Для здійснення цього бажаним контрагентам направляється інформація про нову продукцію, а також пропозиції про відновлення комерційних зв'язків.

Якщо експортери та імпортери знають про існування контрагентів, проте не мали з ними ніяких зв'язків, то найефективнішою буде реклама загального профілю виробництва, його технічного рівня, науково-дослідної бази, високоякісної продукції, надійності фінансового стану, досвіду роботи з відомими контрагентами. Якщо контрагенти не знають один одного, то проводиться маркетингове дослідження ринку з метою визначення обсягів, форм та засобів конкретної рекламної кампанії.

Експортери здійснюють рекламну кампанію з тим, щоб заохотити імпортерів установити зв'язки саме з ними, а не з їх конкурентами.

Імпортери проводять рекламні кампанії, щоб репрезентувати себе у ділових колах як значних покупців з надійним фінансовим станом. Це дозволяє загострити конкуренцію між потенційними постачальниками і виявити найпривабливіших з них.

Покупець-імпортер може відгукнутись на оголошення або інший вид реклами продавця шляхом направлення йому запиту на оферту або комерційного листа з уточнюючими запитаннями, які пропонує включити в оферту, а також з зазначенням строку, до якого він зацікавлений одержати товар.

Якщо покупець був ознайомлений з прейскурантом експортера та цінами на його продукцію, він може запитати згоди експортера на надання знижки з ціни і навіть запропонувати свій вид та розмір знижки. Покупці слаборозвинених країн широко використовують систему знижок при підготовці імпортних контрактів, особливо на поставку машин та обладнання через торги.

Встановлення ділового контакту з партнером супроводжується оформленням цілої низки згаданих вище документів, пропозиція (оферта), акцепт, контракт, замовлення та підтвердження замовлення, запит, рахунок-проформа та деяких інших:

§ замовлення на інструкції з поставки - документ, що видається постачальником з проханням до покупця повідомити інструкції відносно умов поставки замовлених товарів;

§ тендер - пропозиція оферента, який бере участь у торгах, що відповідає конкретним вимогам замовника, викладеним у його технічних вимогах, та підтверджує згоду оферента взяти на себе виконання позначених у ньому робіт і містить запропоновану ціну або вартість робіт;

§ лист про наміри - документ, за допомогою якого покупець інформує продавця про прийняття у принципі пропозиції та намір почати переговори щодо укладення контракту;

§ тендерна документація - визначає вимоги замовника відносно змісту очікуваних пропозицій на торгах і містить тендерні умови, проформу тендера, умови проведення торгів, техніко-економічну документацію, перерахування видів та обсягів робіт тощо. Тендерні умови містять конкретні вимоги замовника до учасника торгів: назва та кількість товару, його техніко-економічні характеристики, основні комерційні та технічні умови. Проформа тендера - формуляр, який має бути заповнений та підписаний оферентом, якщо він згоден узяти на себе зобов'язання з виконання робіт відповідно до загальних і спеціальних умов тендерної документації.

Після того як контрагенти вибрали який-небудь спосіб укладення зовнішньоторгового контракту і здійснили усі передбачені цим способом кроки, вони переходять до третьої стадії першого етапу, яка передбачає передусім проробку запитів та пропозицій з такими цілями:

§ визначити найкращого партнера по майбутній угоді;

§ визначити оптимальний рівень ціни експортного/імпортного товару.

Причому експортери повинні проявити максимум оперативності та чіткості у роботі, щоб не випускати із своїх рук ініціативи і вести справу до укладення контракту. Імпортери можуть дозволити собі певну затримку у відповідях, щоб не показати надто великої зацікавленості у роботі з конкретним продавцем, яка може стати причиною ускладнень в уторгуванні комерційних умов контракту.

На цьому етапі постачальник може звернутися до майбутнього покупця з проханням дати імена та адреси його фінансових гарантів і відомих поручителів, якщо перед тим у майбутніх контрагентів не було контактів. У такому разі замовнику необхідно послатися на партнерів, які працюють у тій самій галузі (комерційна відсилка), та на фінансистів (відсилка банківська) з метою переконати постачальника у платоспроможності партнера. Для перевірки платоспроможності майбутнього покупця продавець може звернутись із письмовим запитом про його фінансовий стан та платоспроможність до:

§ фірм, що рекомендують покупця;

§ свого уповноваженого банку. Банк надає конфіденційну інформацію про фінансовий стан свого клієнта тільки на запит від уповноваженого банку експортера або імпортера;

§ спеціалізованих фірм з перевірки платоспроможності, які за винагороду надають накопичену ними інформацію про фінансовий стан потенційного клієнта.

Основним способом визначення експортних/імпортних цін на готову продукцію масового виробництва є використання конкурентних матеріалів, якими можуть бути такі:

1) прейскуранти провідних фірм-постачальників;

2) комерційні пропозиції фірм-постачальників;

3) раніше укладені зовнішньоторгові контракти.

Для визначення оптимального рівня ціни конкурентних матеріалів мають бути зведені до бази, яка при експорті являє собою характеристики та плановані умови поставок товару, що продається, а при імпорті - характеристики та умови поставок, які містяться у найбільш привабливій комерційній пропозиції продавців.

Зведення - це внесення поправок у ціни конкурентних матеріалів, які враховують їх відмінність від бази. Кількість поправок залежить від складності товарів та ступеня відмінності у базисних умовах поставок. Частина поправок може бути отримана в результаті підрахунку, але більшість носить експертний характер, тобто оцінюється на базі комерційного досвіду. Часто до визначення розміру поправок залучаються технічні працівники.

Конкурентний лист - внутрішній документ підприємства, що містить комерційні і технічні відомості про товар із одержаних від фірм пропозицій, і служить для порівняння їх основних показників та визначення орієнтовного рівня експортної/ імпортної ціни.

Література

1. Козик В.В., Панкова Л.А., Карп'як Я.С., Григор'єв О.Ю., Босак А.О. Зовнішньоекономічні операції та контракти: Навчальний посібник. - К.: Центр навчальної літератури, 2008. - 608 с.

2. Грачев Ю.Н. Внешнеэкономическая деятельность. Организация и техника внешнеторговых операций: Учебно-практическое пособие. - М.: Бизнес-школа „Интел-Синтез”, 2009. - 592 с.

3. Учет и техника проведения внешнеэкономических операций: Учебное пособие /Ермаченко В.Е., Лабунская С.В., Маляревская О.Г., Маляревский Ю.Д. - Харьков: ИНЖЭК, 2009. - 468 с.

4. Мамутов В., Кияненко Б., Чиленко А. Толлинговые схемы: плюсы и минусы - Экономика Украины. - 2009. - №1. - с.44-50.