Інформатизація архівної справи та використання інформаційних ресурсів НАФ України

Размещено на http://www.Allbest.Ru/

ДВНЗ «Переяслав-Хмельницький державний педагогічний університет імені Григорія Сковороди»

Кафедра документознавства

Інформатизація архівної справи та використання інформаційних ресурсів НАФ України

І. Довжук, д.і.н., професор

Анотація

У статті визначено та обґрунтовано основні періоди інформатизації архівних установ України; охарактеризовано склад та зміст архівних інформаційних ресурсів нового типу, визначена їхня роль у формуванні Національного реєстру електронних інформаційних ресурсів та їхнє значення. Підкреслено, що в умовах інноваційних запроваджень усі історично задокументовані масиви архівної інформації є потужною продуктивною ланкою суспільної діяльності, важливість якої підкреслюється стратегією держави щодо входження України до глобального інформаційного простору. Також проаналізовано законодавчі акти з досліджуваної проблеми. Розглянуті основні напрями використання інформаційних ресурсів Національного архівного фонду України. Досліджені та класифіковані його форми, а також потреби користувачів. Зазначено, що організація використання архівної інформації є інтеграційним фактором усіх інших напрямів роботи архівних установ, вона зближує архіви всіх типів і рівнів, підносить їхню роль в усіх сферах суспільного життя

Ключові слова: архівна галузь, архівні установи, документообіг, електронний архів, електронний документ, інноваційні технології, інформатизація, інформаційний ресурс.

Аннотация

Informatization of archival business and use of information resources of the NAF of Ukraine

The article identifies and substantiates the main periods of informatization of archival institutions of Ukraine; the composition and content of archival information resources of a new type are characterized, their role in the formation of the National Register of electronic information resources and their significance is defined. It was emphasized that in the context of innovative implementations, all historically documented arrays of archival information are a powerful productive element of social activity, the importance of which is emphasized by the state s strategy of Ukraine s entry into the global information space. Also analyzed the legislation on the studied problem. The main directions of use of information resources of the National Archival Fund of Ukraine are considered. Its forms, and also requirements of users are investigated and classified. It is noted that the organization of the use of archival information is an integration factor in all areas of work of archival institutions; it brings together archives of all types and levels, enhances their role in all spheres of public life.

Keywords: archival industry, archival institutions, document management, electronic archive, electronic document, innovative technologies, informatization, information resource.

Постановка проблеми

У сучасних умовах глобалізації відбувається обробка значних масивів документної інформації, розміщеної на різних носіях. Її акумулювання в інформаційно-пошукових мережах і подальше використання як інформаційного ресурсу характерно для світової спільноти.

Характерною ознакою глобалізації інформаційних та телекомунікаційних секторів є створення глобальної інформаційної інфраструктури, діяльність якої спрямовується на інтеграцію інформаційного та інтелектуального ресурсу людства, формування світової бази знань і системи відкритого інформаційного обміну між зацікавленими суб'єктами.

Національний архівний фонд України (НАФ України) - це масив архівних документів, що відбивають історію духовного й матеріального життя народу України, мають культурну цінність і є надбанням української нації. Крім того, НАФ - це глобальна складно структурована інформаційна система, складова світових і вітчизняних інформаційних ресурсів. Тому в наш час питання використання інформаційних ресурсів НАФ України набули надзвичайної актуальності. Необхідність їхнього дослідження зумовлена посиленням значення інформації (у тому числі архівної) в інформаційному суспільстві.

Аналіз останніх досліджень. Розглядувану проблему так чи інакше зачіпали у своїх працях Я.С. Калакура (Калакура, 1996, 2002), І.Б. Матяш (Матяш, 2002), Л.А. Дубровіна (Дубровіна, 1998), Л.П. Афанасьєва (Афанасьєва, 2006), Г.В. Боряк (Боряк, 1995, 2002, 2003) та інші науковці.

Основу джерельної бази проблеми становлять Закон України «Про інформацію» (Закон, 1992) та Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (Закон, 1993), що регламентують функціонування архівів та інших державних установ з використання інформаційних ресурсів НАФ України, а також визначають права й обов'язки тих, хто отримує інформацію.

Мета цієї розвідки - розглянути основні аспекти інформаційних ресурсів НАФ, визначити головні напрями та форми використання архівної інформації в державних архівах України.

Виклад основного матеріалу

Пріоритети України в умовах інформатизації суспільства чітко визначені в Законах України «Про інформацію», «Про Національну програму інформатизації» (Закон, 1998), «Про Національний архівний фонд і архівні установи», «Про електронні документи та електронний документообіг» (Закон, 2003) та ін.

Інформаційний потенціал архівної галузі станом на 1 січня 2010 р. складає понад 110 млн одиниць зберігання (Пиріг, 2010: 311). Раціоналізація використання цих величезних масивів інформації вимагає інтенсифікації їхнього аналітичного опрацювання та формування інтелектуальних продуктів із залученням комп'ютерних технологій. Під впливом цих процесів відбувається трансформація архівних установ як соціальних інституцій, які з пасивних зберігачів документальних масивів перетворюються в установи, що спрямовують свою діяльність на активізацію доступу до інформаційних ресурсів історико-культурної спадщини. В умовах стратегії країни на деідеологізацію та прозорість у розкритті історичного минулого держави, мінімізація розриву між збільшенням масивів архівної інформації та можливостями їхнього оперативного використання вимагає від установ галузі впровадження телекомунікаційних технологій з метою репрезентації документних ресурсів у загальнодержавній та глобальній інформаційній мережі (Боряк&Папакін, 2003).

Удосконалення системи документаційних комунікацій потребувало вирішення комплексу наукомістких завдань щодо інформатизації різних технологічних процесів, у т.ч. і вдосконалення довідкового апарату (ДА) шляхом створення нових типів документів у вигляді баз та банків даних, Web-порталів тощо. Це сприяло подальшої інтеграції архівознавства як наукової дисципліни з іншими документно-інформаційними та інформаційно-комунікаційними дисциплінами, такими як археографія, документознавство, кодикологія та інформатика. А це, у свою чергу, передбачало кооперацію таких споріднених установ, як Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства, Інститут української археографії та джерелознавства ім. М.С. Грушевського НАН України, Національна бібліотека України імені В.І. Вернадського тощо.

Результатом їхньої науково-методичної та науково- практичної взаємодії стала розробка та реалізація спільних програм, участь у міжнародних проектах, спрямованих на формування інтелектуальних продуктів, які збільшують можливості репрезентації архівних фондів та закладають основу для створення галузевого ринку інформаційних продуктів та послуг. Технологічні можливості комп'ютерної техніки, у свою чергу, визначили нагальну потребу в науковому обґрунтуванні комплексу питань, пов'язаних з удосконаленням організаційно-функціональних процесів у галузі та формуванням електронного ДА.

Зазначимо, що Г.В. Боряк уперше запропонував періодизацію процесу інноваційних запроваджень в архівну справу (Боряк, 2002). Він виокремив такі періоди:

- Перший (1989-1996 рр.) починається з рішення колегії Головархіву України щодо створення на базі ЦФК інформаційної системи. Характерним для цього періоду є розробка першої державної програми «НАІС. Архівна та рукописна Україніка» (1991-1996 рр.). Уперше узагальнено світовий та вітчизняний досвід щодо моделі опису архівних та рукописних матеріалів для інформаційних систем. Була підтверджена необхідність наукового обґрунтування процесів інформатизації, їхньої уніфікації та стандартизації. Цей етап закінчився після розробки та оприлюднення концептуальних засад Археографічного реєстру національної архівної спадщини України (АРУ) (1996 р.) (Боряк, 1995; Боряк, 2002: 12);

- Другий етап (1996-1998 рр.) характеризується початком науково-методичного обґрунтування багатьох складових, пов'язаних з інформатизацією галузі у новоствореному галузевому Інституті. Це, передусім, основи впровадження інноваційних технологій; наукове опрацювання міжнародного стандарту описування, розробка «Пропозицій з автоматизації архівної справи» та видання методично-інструктивних матеріалів з електронного діловодства. Другий етап, на думку Г.В. Боряка, закінчився оприлюдненням «Основних положень концепції комп'ютеризації архівної справи» (Дубровіна, 1998).

- Третій етап розпочався з кінця 90-х років. За висновком Г.В. Боряка, він характеризується «стихійним» процесом автоматизації, що було пов'язано, перш за все, з відсутністю програми інформатизації галузі.

- Четвертий етап розпочався зі створення Центру інформаційних технологій Державного комітету архівів України та репрезентації 24 грудня 2000 р. офіційного сайту галузі. Він пов'язаний з публікацією указів та розпоряджень Президента України, спрямованих на подальший розвиток архівної справи, покрашення системи інформаційно- аналітичного забезпечення органів державної влади, розвитку національної інформаційної мережі Інтернет (Указ Президента України, 2000; Розпорядження Президента України, 2000).

Інформатизація архівних установ ще раз підтвердила необхідність міждисциплінарної інтеграції архівознавства з іншими галузями історичної науки, які складаються з комплексу взаємопов'язаних знань та сприяють розробці науково-методичного підґрунтя інноваційної діяльності архівів. Зміни технологічних пріоритетів поглибили наукові зв'язки архівознавства з документознавством, археографією, джерелознавством тощо. Спорідненість інтересів установ гуманітарного спрямування випливає із самого визначення предмету архівознавства. Я.С. Калакура розглядає його як систему наукових знань, яка вивчає історію, теорію і практику архівної справи, архівний менеджмент, принципи формування архівного фонду, технології зберігання та реставрації документів тощо (Калакура, 1996).

На сучасному етапі розвитку суспільства організація електронних документних масивів є однією з основних проблем галузі, вирішення якої спирається на активне використання інноваційних технологій на різних рівнях управління. Особливої актуальності набувають наукові розробки, присвячені впровадженню технологій сучасного документообігу, включаючи внутрішньовідомчий облік документів та організацію їхнього збереження з використанням інформаційно-пошукових систем, створення програмних продуктів для його застосування, поетапне впровадження електронного діловодства тощо.

Слід зазначити, що вільний доступ до архівів був і залишається пріоритетним у більшості країн світу. У другій половині 90-х років минулого століття до розгляду проблем, пов'язаних з інформацією звернулася, зокрема, Рада Європи. Комітет у справах культури Ради Європи підготовив Рекомендації з питань доступу до інформації, де розглядалися можливості розширення доступу до архівної інформації (Афанасьєва, 2006: 112; Попова, 2007: 93).

Зміни, що відбулися в Україні після 1991 р. в організації архівної справи зумовили необхідність наукового осмислення, створення та впровадження науково-методичних розробок, які давали б відповіді на питання як з боку архівістів, так і користувачів інформаційними ресурсами НАФ.

Поняття «користування документами архіву» та «використання архівної інформації» внормували «Основні правила роботи державних архівів України» (2004 р.), в яких визначено порядок доступу до різних категорій документів НАФ, порядок отримання відповідей на запити соціально-правового характеру громадянами України, іноземними громадянами та особами без громадянства, унормовано нові види запитів: тематичний і персональний (біографічний та генеалогічний) (Хрестоматія з архівознавства, 2003: 234-255).

У 2013 р. Мін'юстом України затверджено «Правила роботи архівних установ України», що встановлюють вимоги щодо забезпечення формування, обліку, зберігання та використання НАФ України, документи якого є власністю держави та власністю територіальних громад. Так, у ст.4.1 викладено, що основними формами використання відомостей, що містяться в архівних документах, є: інформаційне забезпечення користувачів за їх запитами та в порядку ініціативного інформування; надання документів (або їх копій) для користування в читальному залі архіву; експонування документів (або їх копій) на виставках; видавання документів у тимчасове користування за межами архіву; публікація архівних документів та оприлюднення відомостей, що в них містяться, у засобах масової інформації, у тому числі електронних; проведення інформаційних заходів (демонстрація документів і/або оприлюднення відомостей, що в них містяться, під час зустрічей з громадськістю, екскурсій в архіви, презентацій, днів відкритих дверей, лекцій, доповідей, конференцій тощо) (наказ Міністерства юстиції України, 2013). інформаційний ресурс національний архівний фонд

Підкреслимо, що найбільша активність довідкової роботи припадає на початок 1990-х рр., коли прийнято законодавчі акти про реабілітацію жертв політичних репресій, про визначення громадян, які постраждали від нацистських переслідувань, про виплату матеріальних компенсацій цим категоріям населення, про надання пільг громадянам, які мають урядові та галузеві нагороди та ін. На початку 2000-х рр. тематика запитів соціально-правового характеру дещо змінилась. З прийняттям Закону України «Про пенсії за особливі заслуги перед Україною» (Закон України, 2000) збільшилась кількість звернень громадян щодо документальних підтверджень отримання державних нагород, підтвердження стажу депутатської роботи та ін.

Неабияке значення для репрезентації інформаційних ресурсів НАФ має експозиційна робота. Так, архівні установи України починають використовувати власні веб-сторінки для організації експозиційної діяльності. З'являється така форма використання архівної інформації як оприлюднення архівних документів через пресу, радіо, телебачення. Архіви організовують також використання документної інформації засобами радіо і телебачення у вигляді тематичних бесід-інтерв'ю, репортажів, прес-конференцій. Щодо публікацій, то можна виокремити такі форми:

а) статті, в яких уміщені архівна інформація, документи тощо;

б) наукові та науково-популярні статті;

в) рекламно-інформаційні повідомлення;

г) консультації. (Архівознавство, 2002: 286-288).

До основних напрямів використання інформаційних ресурсів НАФ можна віднести такі:

1) у сфері державної політики та управління;

2) у сфері юриспруденції та соціального захисту населення;

3) у сфері економіки;

4) у сфері науки і техніки;

5) у сфері культури;

6) у сфері педагогіки та краєзнавства.

Головним завданням архівів слід вважати активізацію зусиль з популяризації архівної інформації, піднесення їхнього іміджу як установ наукового характеру (Архівознавство, 2002: 281).

Правовий доступ до інформаційних ресурсів НАФ України реалізується в нормативно-правових актах. Вітчизняне архівне законодавство спрямоване на дотримання демократичного принципу публічності архівів і на задоволення інформаційних потреб держави, суспільства та окремого громадянина й відповідає світовим тенденціям розширення доступу до архівної інформації.

Висновки

Таким чином, дослідження розвитку інформатизації архівної галузі, еволюції опису архівних ресурсів, становлення інформаційної мережі галузі, входження до глобального інформаційного простору є актуальною проблемою. Важливим стає аналіз закономірностей залучення інноваційних технологій у сферу формування архівного інформаційного ресурсу як сегменту загальнодержавного банку даних та включення його до Національного реєстру електронних інформаційних ресурсів.

Організація використання архівної інформації є інтеграційним фактором усіх інших напрямів роботи архівів, вона зближує будь-які архівні установи, підносить їхню роль в усіх сферах суспільного життя. У сучасних умовах постійно зростає суспільна потреба в документній інформації, збільшується кількість її споживачів, урізноманітнюються форми й засоби поширення архівної інформації, удосконалюються її технічні можливості, що відповідають міжнародному принципу: «відкритому суспільству - відкриті архіви».

Джерела та література

1. Про інформацію: Закон України від 02.10.1992 р. N2657- ХІІ // База даних «Законодавство України» / ВР України.

2. Про Національну програму інформатизації: Закон України від 04.02.1998 р. №74/98-ВР // База даних «Законодавство України» / ВР України.

3. Про Національний архівний фонд та архівні установи: Закон України від 24.12.1993 р. №3814-ХІІ // База даних «Законодавство України» / ВР України.

4. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України від 22.05.2003 р. №851-ГУ // База даних «Законодавство України» / ВР України.

5. Боряк Г.В., Папакін Г.В. Архіви України і виклики сучасного суспільства: штрихи до колективного портрету користувача архівної інформації. Архіви України. 2003. №1-3. С. 48-52.

6. Боряк Г. Десять років інформатизації архівної справи в Україні: проблеми, здобутки, перспективи. Архівознавство, Археографія. Джерелознавство. Міжвідомчий збір. наук. праць. Вип. 5. Архіви - складова інформаційних ресурсів суспільства. 2002. С. 9-18.

7. Боряк Г.В. Національна архівна спадщина України та державний реєстр «Археографічна Україніка»: Архівні документальні ресурси та науково-інформаційні системи / відп. ред. Л. Дубровіна. НАН України. Інститут української археографії та джерелознавства ім. М.С. Грушевського;

Інститут рукописів ЦНБ ім. В.І. Вернадского; Головне архівне управління при Кабінеті міністрів України. К., 1995. 348 с.

8. Дубровіна Л.А. Основні положення концепції комп'ютеризації архівної справи. Студії з арх. справи та документознавства. К., 1998. Т. 3. С. 6-17.

9. Про вдосконалення інформаційно-аналітичного забезпечення органів державної влади і Президента: Указ Президента України від 14.04.2000 р. №887/2000. Офіційний вісник України. 2000. №29. Ст. 1201.

10. Про невідкладні заходи щодо розвитку архівної справи: Розпорядження Президента України від 2.09.2000 р. №273/2000-рп. Урядовий кур'єр. 2000. №161.

11. Калакура Я.С. Архівознавство: наука чи система наукових знань? Студії з арх. справи та документознавства. К., 1996. Т. 1. С. 43-49.

12. Афанасьева Л.П. Проблема доступа к архивным документам, содержащим персональне данные. Делопроизводство. 2006. №4. С. 106-115.

13. Попова, Е.Н. О некоторых проблемах доступа к информации. Делопроизводство. 2007. №1. С. 90-96.

14. Хрестоматія з архівознавства: навч. посіб. для студ. іст. спец. вищ. навч. закл. / упоряд.: Г.В. Боряк та ін. К.: Академія, 2003. 408 с.

15. Про затвердження Правил роботи архівних установ

України: наказ Міністерства юстиції України від 08.04.2013 р. № 656/5 // База даних «Законодавство України» / ВР України.

16. Архівознавство: підручник для студентів іст. ф-тів вищ. навч. закладів України / за заг. ред. Я.С. Калакури та І.Б. Матяш. К.: Академія, 2002. 356 с.

17. Про пенсії за особливі заслуги перед Україною: Закон України від 01.06.2000 р. №1767-ІІІ // База даних «Законодавство України» / ВР України.

18. Пиріг Р.Я. Національний архівний фонд України. Енциклопедія історії України: у 10 т. / редкол.: В.А. Смолій (голова) та ін. К.: Наук. думка, 2010. Т. 7: Мл-О. 2010. 728 с.

References

1. Pro informatsiiu [About the information]: Zakon Ukrainy vid 02.10.1992 r. №2657-KhII // Baza danykh «Zakonodavstvo Ukrainy» / VR Ukrainy.

2. Pro Natsionalnu prohramu informatyzatsii [About the National Program of Informatization]: Zakon Ukrainy vid 04.02.1998 r. №74/98-VR // Baza danykh «Zakonodavstvo Ukrainy» / VR Ukrainy.

3. Pro Natsionalnyi arkhivnyi fond ta arkhivni ustanovy [About the National Archival Fond and archival institutions]: Zakon Ukrainy vid 24.12.1993 r. №3814-KhII // Baza danykh «Zakonodavstvo Ukrainy» / VR Ukrainy.

4. Pro elektronni dokumenty ta elektronnyi dokumentoobih [About electronic documents and electronic document circulation]: Zakon Ukrainy vid 22.05.2003 r. №851-TV // Baza danykh «Zakonodavstvo Ukrainy» / VR Ukrainy.

5. Boriak, H.V., Papakin, H.V. (2003). Arkhivy Ukrainy i vyklyky suchasnoho suspilstva: shtrykhy do kolektyvnoho portretu korystuvacha arkhivnoi informatsii [Archives of Ukraine and Challenges of Modern Society: Strokes to the collective portrait of the user of archival information]. Arkhivy Ukrainy, 1-3, 48-52

6. Boriak, H. (2001). Desiat rokiv informatyzatsii arkhivnoi spravy v Ukraini: problemy, zdobutky, perspektyvy [Ten years of informatization of the archives in Ukraine: problems, achievements, perspectives]. Arkhivoznavstvo, Arkheohrafiia. Dzhereloznavstvo. Mizhvidomchyi zbir. nauk. prats. Vyp. 5. Arkhivy - skladova informatsiinykh resursiv suspilstva, 9-18 [in Ukrainian].

7. Boriak, H.V. (1995). Natsionalna arkhivna spadshchyna Ukrainy ta derzhavnyi reiestr «Arkheohrafichna Ukrainika»: Arkhivni dokumentalni resursy ta naukovo-informatsiini systemy [National archival heritage of Ukraine and the state register «Archeographical Ukraine»: Archival documentary resources and scientific information systems] / vidp. red. L. Dubrovina. NAN Ukrainy. Instytut ukrainskoi arkheohrafii ta dzhereloznavstva im. M.S. Hrushevskoho; Instytut rukopysiv TsNB im. V.I. Vernadskoho; Holovne arkhivne upravlinnia pry Kabineti ministriv Ukrainy. Kiev, 348 [in Ukrainian].

8. Dubrovina, L.A. (1998). Osnovni polozhennia kontseptsii komp 'iuteryzatsii arkhivnoi spravy [Basic provisions of the concept of computerization of archival affairs]. Studii z arkh. spravy ta dokumentoznavstva. Kiev, T. 3, 6-17.

9. Pro vdoskonalennia informatsiino-analitychnoho zabezpechennia orhaniv derzhavnoi vlady i Prezydenta [On improvement of informational and analytical support of state authorities and the President] (2000): Ukaz Prezydenta Ukrainy vid 14.04.2000 r. №887/2000. Ofitsiinyi visnyk Ukrainy, 29, 1201 [in Ukrainian].

10. Pro nevidkladni zakhody shchodo rozvytku arkhivnoi spravy [On urgent measures for the development of archival affairs] (2000): Rozporiadzhennia Prezydenta Ukrainy vid 2.09.2000 r. №273/2000-rp. Uriadovyi kur'ier, 161

11. Kalakura, Ya.S. (1996). Arkhivoznavstvo: nauka chy systema naukovykh znan? [Archival science: science or system of scientific knowledge?]. Studii z arkh. spravy ta dokumentoznavstva. Kiev, 1, 43-49 [in Ukrainian].

12. Afanas'eva, L.P. (2006). Problema dostupa k arhivnym dokumentam, soderzhashhim personal 'ne dannye [The problem of access to archival documents containing personal data]. Deloproizvodstvo, 4, 106-115 [in Russian].

13. Popova, E.N. (2007). O nekotoryh problemah dostupa k informacii [About some problems of access to information]. Deloproizvodstvo, 1, 90-96 [in Russian].

14. Khrestomatiia z arkhivoznavstva [Book on archival studies] (2003): navch. posib. dlia stud. ist. spets. vyshch. navch. zakl. / uporiad.: H.V. Boriak ta in. Kiev: Akademiia, 408 [in Ukrainian].

15. Pro zatverdzhennia Pravyl roboty arkhivnykh ustanov Ukrainy [On approval of the Rules of work of archival institutions of Ukraine]: nakaz Ministerstva yustytsii Ukrainy vid 08.04.2013 r. №656/5 // Baza danykh «Zakonodavstvo Ukrainy» / VR Ukrainy.

16. Arkhivoznavstvo [Archival studies] (2002): pidruchnyk dlia studentiv ist. f-tiv vyshch. navch. zakladiv Ukrainy / za zah. red. Ya.S. Kalakury ta I.B. Matiash. Kiev: Akademiia, 356 [in Ukrainian].

17. Pro pensii za osoblyvi zasluhy pered Ukrainoiu [About pensions for special merits to Ukraine]: Zakon Ukrainy vid 01.06.2000 r. №1767-Ш // Baza danykh «Zakonodavstvo Ukrainy» / VR Ukrainy.

18. Pyrih, R.Ya. (2010). Natsionalnyi arkhivnyi fond Ukrainy [National Archival Fond of Ukraine]. Entsyklopediia istorii Ukrainy: u 10 t. / redkol.: V.A. Smolii (holova) ta in. Kiev: Nauk. dumka, 7: Ml-O. 2010, 728 [in Ukrainian].

Размещено на allbest.ru