Електронний ресурс державного архіву Полтавської області як результат розвитку інформаційного суспільства

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Електронний ресурс державного архіву Полтавської області як результат розвитку інформаційного суспільства

Ю. М. Чічіпан

Досліджуються розвиток автоматизації всіх видів діяльності архівів Полтавської області та застосування систем електронного документообігу в системі архівних установ.

Ключові слова: електронний ресурс, веб-портал, електронний архів, електронний документ.

Исследуются развитие автоматизации всех видов деятельности архивов Полтавской области и применение систем электронного документооборота в системе архивных учреждений.

Ключевые слова: электронный ресурс, веб-портал, электронный архив, электронный документ.

The development of all kmds of automating Archives Poltava regrnn and the use of electromc documents іп the system of archwal mstitutions are explored.

Key words: electronic source, web portal, e-maU archtve, electromc document.

Еволюція інформаційного суспільства сприяє автоматизації людської діяльності, зокрема широкому впровадженню електронних документів, електронного документообігу й створенню електронних архівів. Сучасною тенденцією розвитку інформаційних технологій є значне збільшення обсягів інформації, необхідної для прийняття рішень -- тож виникає необхідність обробляти документи в більшій кількості, ніж раніше.

Традиційні методи роботи з документами стають при цьому малоефективними, паперові документи з часом поступаються місцем документам на електронних носіях. У європейських країнах набуто суттєвого досвіду з функціонування електронного документообігу на всіх етапах життєвого циклу документа поряд з традиційним, а інколи електронний документообіг навіть перевищує паперовий. При цьому електронні документи мають таку ж юридичну чинність, як і традиційні. Крім того, в Європі й Америці широко створюються електронні архіви відкритого доступу до наукових та гуманітарних знань (наукових публікацій).

У результаті масового застосування електронних документів набуває актуальності створення електронних архівів, або електронна архівація, можлива завдяки автоматизації діяльності архівних установ. Електронна архівація може розглядатися в трьох напрямах: автоматизація роботи безпосередньо з фондами архівних організацій і підрозділів; створення електронних сховищ у результаті накопичення електронних документів у системі електронного документообігу організації, установи, підприємства; організація збереження в архівах електронних документів: документів, які функціонують у системі електронного документообігу архіву, а також електронних документів від установ -- джерел комплектування державних архівів.

За наявності відмінностей, електронний архів у всіх вищенаведених випадках має відповідати однаковим методологічним і технологічним умовам.

В Україні процес зберігання цифрової спадщини було розпочато прийняттям нормативно-правових документів у 2003 р., а саме: Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» (2003 р., № 851-IV), Закону України «Про електронний цифровий підпис» (2003 р., № 852-IV), «Порядку зберігання електронних документів в архівних установах» (наказ Державного комітету архівів України, 2005 р., № 49, зареєстровано у Міністерстві юстиції України в 2005 р., № 627/10907), Закону України «Про основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки» (2007 р., № 537-V). Законотворчий процес у цій царині триває. В Україні він відбувається з урахуванням вітчизняних архівознавчих традицій та сучасних світових інформаційних технологій [4].

У 2007 р. створено Центральний державний електронний архів України (ЦДЕА України). Ця подія стала найкращим виявленням політичної волі на державному рівні щодо збереження цифрових ресурсів (електронних документів, електронних інформаційних ресурсів). Нині ЦДЕА України координує діяльність органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, незалежно від форми власності, в галузі електронного діловодства, впровадження інформаційно-комунікаційних технологій, електронного документообігу, електронного цифрового підпису, зберігання та використання інформації.

Створення електронного архіву можна розглянути як комплексне рішення щодо: автоматизації й оптимізації системи надійного збереження всіх типів електронних документів; підтримки різних версій документів; автоматичного контролю термінів зберігання документів і перенесення їх на різні фізичні носії інформації; ефективної системи пошуку документів за реквізитами та змістом; розмежування рівнів доступу для різних категорій користувачів системи залежно від їхніх службових обов'язків; внутрішнього кодування та криптування документів; відстеження користувачів та їх інформаційних запитів;

централізації адміністрування й управління всією системою загалом; упровадження єдиного корпоративного стандарту, який забезпечує технологію долучення співробітників до інфраструктури колективної роботи.

Автоматизація традиційного архіву має два підходи. Перший -- створення сховища електронних документів різних типів на електронних носіях. Електронні документи традиційного архіву переводяться в електронне сховище без суттєвих змін, а паперові документи потребують конвертації в електронну форму за допомогою сканування. Для такого сховища підбирається чи розробляється відповідне програмне забезпечення, що вможливлюватиме здійснення пошуку необхідної інформації. Найчастіше це автоматизована інформаційна система, яка обробляє дані про документи та їхні реквізити в мета- дані (вторинні дані) і надає їх користувачам. Іншими словами -- це створення електронного каталогу архіву.

Другий підхід до автоматизації архівів -- розробка автоматизованої інформаційної системи (електронного каталогу) й наповнення її даними про реквізити паперових документів. При цьому архів залишається в традиційній формі, автоматизується лише функція пошуку документів. Аналогічний поділ засвідчує розміщення електронних архівів у мережі Інтернет. Трапляються як власне архіви електронних документів з доступом до текстів (бази даних з пошуковим апаратом), так і електронні варіанти традиційних тематичних каталогів архівних фондів.

На сайті Державного архіву Полтавської області в розділі «документальні виставки он-лайн» наявні електронні версії різних історичних документів та тематичні виставки до різноманітних подій.

Наприклад, виставка «Тарас Шевченко і Полтавщина (до 200-річчя від дня народження Тараса Григоровича Шевченка)», в якій представлені фото письменника, його листи та рукописи. Усі документи викладені у вільному доступі в мережі Інтернет, кожен зацікавлений може ознайомитися з ними в будь-який зручний час [1].

Переваги створення електронних архівів очевидні: суттєва економія площ, з огляду на те, що зберігання паперових документів потребує дедалі більших площ; забезпечення триваліших термінів зберігання документів, порівняно з паперовими, без утрати якості, завдяки мінімізації впливів зовнішнього середовища; максимальна швидкість пошуку документів і даних про них.

На сайті можна знайти повні реєстри розсекречених архівних фондів та реєстр фондів і архівних колекцій періоду нацистської окупації України (1941-1944). Також до розділу «Публікації на порталі» постійно додаються цікаві тематичні описи документів Державного архіву Полтавської області. Наприклад, огляд документів фонду-8828 «Колекція документів про Юрія Васильовича Кондратюка (Олександра Гнатовича Шаргея), видатного вченого у сфері космонавтики (1897-1941 рр.)», який підготувала Ірина Дудяк, головний спеціаліст відділу інформації та використання документів Державного архіву Полтавської області, до Всесвітнього дня авіації та космонавтики. Також публікація до 165-річчя з дня народження фотографа Й. Ц. Хмелевського «Робота і мистецтво -- наче два боки однієї фотографії» провідного спеціаліста відділу інформації та використання документів Юлії Говорун.

Окрім фотографування краєвидів місцевості та народного побуту, Хмелевський виготовляв фотопортрети. Відомо, що немало видатних та поважних діячів української інтелігенції фотографувалися саме в нього. Хмелевський увічнив на своїх фотознімках письменника Панаса Мирного, актрису Марію Заньковецьку, родину гірничого інженера Федора Гнатовича Давидовича-Нащинського, В. В. Дем'яновського та багатьох інших [1].

Одним із центральних питань стосовно створення електронного архіву є вибір технологічної платформи й інформаційної системи його ведення (тобто системи електронного документообігу). Основні вимоги до функціональних можливостей цієї системи такі:

інформаційна система має забезпечувати надійне зберігання значних обсягів інформації й документів різного типу з різних носіїв та в різних форматах, конвертацію даних з інших систем;

забезпечення доступу до всіх інформаційних ресурсів системи через єдиний інтерфейс користувача; просте й гнучке управління інформаційними активами, можливість створювати бази даних (електронні довідники, тематичні каталоги тощо) з розвинутим пошуковим апаратом, багаторівнева система обмеження доступу користувачів до інформації;

можливість формувати сфери інформаційних послуг для внутрішніх і зовнішніх користувачів архівного фонду (створення тематичних підбірок документів, пошук документів на замовлення, передача документів засобами електронної пошти, інтеграція в Інтернет тощо);

забезпечення високого рівня убезпечення важливої інформації за умови доступу для авторизованих користувачів;

можливість використання інтегрованої технологічної платформи щодо створення електронного архіву з метою подальшого впровадження інших додатків автоматизації документообігу. Найпоширеніші програмні продукти для створення електронних архівів є відкритими системами для розробки додатків (наприклад, Mkrosoft, IBM/Lotus) [3].

Сайт Державного архіву Полтавської області відповідає майже всім цим вимогам, має доступний та зрозумілий інтерфейс, простий і зручний у використанні для користувачів з будь-яким рівнем знання ПК.

Для виявлення проблем, які виникають під час користування електронним ресурсом, на сайті існує спеціальна рубрика «Опитування», де кожен бажаючий може відповісти на запитання про роботу сайту та надати свої пропозиції.

Завдяки впровадженню сучасних веб-технологій користувач з будь-якого віддаленого місця матиме доступ до електронних архівів мережі Інтернет за допомогою лише звичайної програми -- Інтернет- навігатора.

Перспективи подальшого успішного функціонування Полтавського обласного архіву як складової Центрального Державного електронного архіву України та використання ретроспективної інформації в електронній формі потребують унесення змін до Закону України «Про обов'язковий примірник», які б забезпечили комплектування архіву електронними інформаційними ресурсами та сприяли розширенню доступу користувачів до ретроспективної інформації, а також законодавчого вирішення питання щодо надання права членам експертно-перевірних комісій накладати електронний цифровий підпис на електронні документи в процесі конвертації.

Необхідне визначення метаданих за єдиною схемою архівного описання електронних документів та електронних інформаційних ресурсів для внормування форматів їх зберігання за типом цифрових даних (текстові документи, електронні таблиці, графічні, мультимедіа, бази даних тощо).

Не вирішено питань інтелектуальної власності, авторського та сумісного права на законодавчому рівні. Із цією метою ЦДЕА України започаткував практику укладання договорів з правовласниками електронних інформаційних ресурсів.

Відкритим є питання про необхідність сумісності систем електронного діловодства і довічного зберігання найважливішої для держави та суспільства електронної інформації. На практиці різні організації, підприємства й установи застосовують системи електронного діловодства та системи автоматизації архівної справи, що базуються на різних програмних продуктах: готових, адаптованих до специфіки діяльності чи розроблених згідно з власним замовленням. Це призводить до несумісності систем і перешкоджає створенню єдиного інформаційного простору.

Довготривале зберігання профільних документів в умовах постійної зміни програмно-технічних засобів передбачає планову міграцію цих документів з існуючого донині покоління програмно-технічних засобів обчислювальної системи в наступне. Технологія довготривалого та постійного зберігання має задовольняти вимоги збереженості (цілісність, автентичність) і постійної визначеності електронних документів (доступ із візуалізацією й можливістю відтворення на папері).

Нині розроблено функціональну модель сучасного електронного архіву за міжнародним стандартом ISO 14721-2003, так звану модель OAIS (Open ArcMval Informatton System), яка може слугувати як для малих, так і для значних за обсягом інформації архівів.

Якщо говорити про технології створення електронних архівів, слід мати на увазі як програмне забезпечення для управління архівними документами, так і носії, що використовуються для зберігання документів в електронних архівах.

Стратегія Держкомархіву України полягає в централізованому вирішенні цих питань, зокрема в межах національної програми інформатизації України. Альтернативними рішеннями щодо організації постійного зберігання електронних документів національного архівного фонду можуть бути зберігання в існуючих державних архівах або в єдиному Державному архіві електронних документів.

Важливою функцією електронного ресурсу Державного архіву Полтавської області, крім перегляду доступних он-лайн документних публікацій та виставок, є можливість подання індивідуального запиту у віддаленому режимі. Для цього необхідно заповнити форму запиту: указати прізвище, ім'я, по батькові особи, або назву юридичної організації, пошту та контактний телефон запитувача; загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, який цікавить, зазначивши бажаний термін виконання запиту. Зазвичай відповідь на запит надається протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту в спосіб, обраний запитувачем (електронна пошта, телефон, факс, поштове відділення).

У разі, коли запит стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, відповідь надається протягом 48 годин з дня його отримання. архів електронний документообіг

Якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк його розгляду може бути продовжено до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження, про що запитувачеві повідомляється в письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня запиту.

Інформація надається безплатно й оперативно, що значно підвищує якість надання послуг архівних установ області.

Існує виняток щодо надання відомостей, які містять конфіденційну інформацію або є власністю держави і мають гриф обмеженого доступу «Для службового користування» державного архіву. Це відомості про стан технічного захисту інформації в державному архіві, листування з Державною архівною службою України, обласним підрозділом Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України про технічний захист інформації, відомості про надання, переоформлення та скасування допуску до державної таємниці працівникам державного архіву, протоколи засідань експертно-перевірної комісії державного архіву, на яких розглядаються документи з грифом обмеженого доступу «Для службового користування», особові справи працівників державного архіву [5]. Крім того, інформація, що міститься в документах, які є внутрішньовідомчою службовою кореспонденцією, доповідні та службові записки, рекомендації, що пов'язані з розробкою напряму діяльності державного архіву або здійснення ним контрольних функцій, наглядових функцій, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень.

На сайті також існує рубрика «Запобігання проявам корупції», в якій подані всі законодавчі акти запобігання проявам корупції в держархіві області, а також перелік посад державних службовців Державного архіву Полтавської області, котрі працюють у сферах, де існує великий ризик прояву корупції.

Цю й інші проблеми зберігання та користування електронними документами в архівних фондах слід детально розробляти та вирішувати.

Електронний ресурс Державного архіву Полтавської області потребує значного збільшення обсягу електронного документного масиву, доступного на веб-сайті, й удосконалення процедури створення електронних копій паперових документів.

Під час досліджень цієї теми слід звернути увагу на уніфікацію форматів електронних документів, стандартів їх зберігання та руху в системах електронного документообігу електронних архівів України. Необхідне створення єдиного електронного національного архіву, який, у свою чергу, стане найефективнішим сховищем цінної інформації та здобутих попередніми поколіннями знань в умовах нинішньої інформатизації.

Список літератури

Михайлов О. А. Электронные документы в архивах. Проблемы приема. Обеспечение сохранности и использование: аналит. обзор зарубеж. и отечеств. опыта / О. А. Михайлов. -- 2-е изд. доп. -- М. : 2000. -- 72 с.

Основні правила роботи архівів України. -- Київ, 2004. --334 с.

Положення державної установи про Центральний державний електронний архів України [Електронний ресурс]. -- Режим доступу : http:// tsdea.archіves.gov.ua/ua/?page=about. -- Назва з екрана.

Порядок організації та проведення прийому запитів громадян у державному архіві Полтавської області [Електронний ресурс]. -- Режим доступу : http://poltava.archіves/gov.ua/page/zvernennya gromadyan. -- Назва з екрана.

Тихонов В. И. Проблемы сохранения цифрового культурного наследия / В. И. Тихонов // Информационные технологии и электронные документы в контексте архивного хранения. Статьи разных лет. -- М. : Изд-во Главы. архив. управл. г. Москвы, 2009. -- С. 272-278.

Тихонов В. И. Современные концепции электронных архивов / В. И. Тихонов, И. Ф. Юшин // ОА. - 1999. - № 2. - С. 17-26.

Размещено на Allbest.ru