Научно-справочный архивный аппарат

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа

Научно-справочный архивный аппарат



Содержание

1. Система научно-справочного аппарата к архивным документам

2. Архивное описание документов и дел

2.1 Описание документов личного происхождения

3. Архивная опись

4. Архивный каталог

5. Архивный путеводитель

6. Обзор архивных документов и другие архивные справочники

Литература



1. Система научно-справочного аппарата к документам архива

Система научно-справочного аппарата к документам архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования. архив справочный опись каталог

Научно-справочный архивный аппарат предназначен для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Справочники могут быть:

- межархивными (сеть архивов);

- внутриархивными (архив - фонд);

- межфондовыми (фонд - дело);

- внутрифондовыми (дело - документ).

Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня. Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах. Вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду.

Архивные справочники могут быть обязательными - опись, каталог и дополнительными - указатели, обзоры. Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов. По функциям справочники системы НСА подразделяются на справочники по учету документов (учетно-контрольные) и справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые). Некоторые из справочников, например, опись, являются универсальными архивными справочниками.

Основными принципами построения научно-справочного аппарата являются:

- взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;

- неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;

- преемственность научно-справочного аппарата ведомственных и государственных архивов;

- единство методики создания научно-справочного аппарата и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника;

- применение архивных справочников ко всем видам документов при конкретных и четких функциях каждого справочника.

Архивные справочники могут структурироваться горизонтально и вертикально. Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет и информационно-поисковые системы. Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы архивных документов Национального архивного фонда РК, сети архивов, конкретного архива, фонда, дела.

Система НСА может составляться к комплексам архивных документов на следующих уровнях:

- Национальный архивный фонд РК;

- сеть архивов;

- архив;

- фонд;

- дело или отдельный документ.

Внутри этих комплексов структура архивных справочников включает в себя:

Национальный архивный фонд РК:

- фондовый каталог НАФ РК;

- справочники и указатели общереспубликанского значения.

Сеть архивов:

- фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов;

- путеводители и указатели межархивного значения.

Архив:

- путеводитель или краткий справочник;

- книга поступлений;

- список фондов;

- листы фондов;

- описи;

- каталоги;

- тематические обзоры;

- указатели;

- паспорт архива.

Фонд:

- лист фонда;

- опись;

- обзор фонда;

- каталоги;

- указатели.

Дело или отдельный документ:

- тематические путеводители;

- каталоги;

- указатели;

- тематические и фондовые обзоры;

- внутренняя опись дела;

- аннотация;

- заверительная надпись.



2. Архивное описание документов и дел

Описание документов и дел - это выявление информационных характеристик, необходимых для определения элементов информации и письменное обозначение этих характеристик на обложках дел. Описание документов и дел раскрывает состав и содержание документов каждого дела и обеспечивает поиск и использование документов.

Основными принципами описания документов и дел являются соответствие описания первичному архивному документу, взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания и недублированность информации всех уровней описания.

Информационными характеристиками при описании являются:

- название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

- название структурной части;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- заголовок дела;

- аннотация;

- крайние даты документов;

- количество листов в единице хранения;

- архивный шифр.

Название учреждения является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения. Если наименование учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название.

Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда. Если учреждение не имеет структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например «руководство» и т.д.

Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

Аннотация документов - краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Необходимо учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входящей регистрации. В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних - даты составления или подписания документов.

Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.

Архивный шрифт - это условное обозначение места хранения дела: название архива, номер фонда, номер описи, номер дела по описи.

К элементам описания относятся:

- информация по идентификации - название фонда, заголовок единицы хранения, документа, поисковые данные, объем единицы описания (фонд, единица хранения, документ), крайние даты, вид носителя информации;

- информация по истории образования и хранения - история фондообразователя и история фонда;

- информация о составе и содержании - сведения о составе и содержании документов фонда, сведения о содержании единицы хранения и документа;

- информация об условиях доступа и использования - условия доступа, авторские права, условия репродуцирования и использования, язык документа, физические характеристики, наличие научно-справочного аппарата, подлинность/копийность документа, внешние особенности;

- дополнительная информация - местонахождение оригиналов и копий, библиография.

Описание документов и дел, осуществляемое на уровне фонда, включает название фонда, справочные данные, поисковые данные, характеристику фонда, информацию по истории фондообразователя и фонда, аннотацию, библиографию и условия доступа и использования.

При описании на уровне единицы хранения учитываются:

- название фонда;

- название структурной части фондообразователя;

- справочные данные;

- вид носителя информации;

- условия доступа и использования;

- заголовок, в необходимых случаях с аннотацией.

Следующий уровень описания касается описания на уровне документа и включает такие структурные элементы как заголовок - вид документа, автор, адресат, вопрос или предмет, событие, факт, имя, определяющее содержание документа, местность, дата; справочные данные - поисковые данные; вид носителя информации; условия доступа и использования. Заголовок, название фонда, единицы хранения, документа должны быть краткими, точными, грамотными. В простом заголовке должны быть отражены: вид дела, вид, разновидность документа, автор, корреспондент, предмет, вопрос, местность, дата и подлинность или копийность, например:

Протокол № 2 заседания комиссии при Главе Карагандинской областной администрации от 03.05.1993 г. Подлинник.;

Штатные расписания Карагандинского областного финансового управления на 1998 год.

Возможны обобщенные и сложные заголовки, составленные из элементов простых заголовков, например:

Список Акимов городов, поселков, сел, сельских округов Карагандинской области на 1997 год.;

Протоколы общих собраний коллективов работников учреждений, организаций, предприятий о выдвижении и протоколы окружных избирательных комиссий о регистрации кандидатов в депутаты областного Совета депутатов трудящихся по избирательным округам г. Абая за 1977 год. Подлинники.

Эти заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых групп документов и было сформировано без всякого учета признаков заведения дел.

Заголовки не всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотации. Аннотируются документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и содержат сведения о наиболее выдающихся событиях, фактах и деятелях, а также воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дело. В конце аннотации обязательно указываются номера листов документов, на которые составлена аннотация. Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела.

2.1 Описание документов и дел личного происхождения

В фондах личного происхождения, как правило, откладываются творческие материалы, переписка, альбомы, записные книжки, материалы биографического, служебного и имущественно-хозяйственного характера, материалы членов семьи и других лиц, имеющих отношение к фондообразователю.

При описании дел и документов личного происхождения учитываются особенности этих материалов и фиксируются следующие информационные характеристики:

фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являются и названием фонда;

заголовок дела;

крайние даты документов;

количество листов;

архивный шифр.

Основная специфика при описании документов личного происхождения заключается в составлении заголовков дел. В основу заголовка входят следующие элементы: виды документов или дел, автор, корреспондент, вопрос. При составлении заголовков документов и дел личного происхождения необходимо учитывать, на что они составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие материалы.

В заголовке на рукопись указывают автора, название произведения, жанр, а также наличие дарственных надписей, правок и других приписок с указанием их авторства, например:

Н.А.Пичугин. «Когда он был министром». Пьеса.

Если в рукописи отсутствует название, то в заголовке указывается ее первая строка, например:

Э. Белицкая-Пичугина. «В затихший мир неслышными шагами…». Стихотворение.

В заголовке на переписку указывают вид документа, автора и корреспондентов, содержание, если оно касается одного вопроса, а также наличие приложений, приписок и других особенностей, например:

Письма М.С. Бродского Ю. Герту.

В письмах родственников рекомендуется указывать их родственные связи, а в письмах замужних женщин - фамилию писать по мужу, указывая в скобках их девичью фамилию, а также фамилию первого мужа, например:

Письма К.И. Сатпаева жене Т.А. Сатпаевой (урожденной Кошкиной).

В заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое содержание записей, фотографий и других материалов с обозначением их авторства, а также описываются внешние особенности альбома, например:

Альбом Н.В. Пагануцци с фотографиями о проведении экспедиций в Фанские горы, Гиссарский хребет.

В заголовке на записные книжки указывают вид дела и автора, например:

Записная книжка М.Е. Зуева-Ордынца.

В случаях, если в фондах личного происхождения на книгах, альбомах и других материалах имеются дарственные надписи, составляется заголовок на дарственные надписи, в котором указывают автора надписи, корреспондента (кому она предназначена) и на чем она сделана, например:

Дарственные надписи Ю. Герта и Р. Тамариной Л.С. Сенцовой.

В заголовках на биографические, служебные, имущественно-хозяйственные материалы, а также на материалы общественной деятельности и бытового характера указывают виды документов или дела, автора, краткое содержание и особенности материалов: авторские правки, газетные вырезки и т.д., например:

Рецензии о творчестве М.Д. Балыкина. Газетные вырезки.

В заголовках на фотографии указывают вид документа, инициалы и фамилии изображенных лиц, событие, например:

Фотография Е.А. Букетова.

Если на фотографии сделаны дарственные надписи, то это отмечается в заголовке с указанием лиц, которым они адресованы, например:

Фотография В. Бадикова с дарственной надписью Э. Белицкой-Пичугиной.

В заголовках на рисунки, эскизы, чертежи, гравюры кроме характера материалов указывают автора, корреспондента, дают описание изображения, а также отмечают наличие дарственных надписей и других особенностей.

При неустановленном авторстве документов и дел личного происхождения в заголовке пишут «неустановленный автор», например:

Письмо Ж.К. Бектурова не установленному лицу с обращением Нуржан.

При описании не полностью сохранившихся материалов указывают степень их полноты: отрывок, неполный текст, текст без конца, например:

Ж.К. Бектуров. «Последние дни Сакена». Повесть. Отрывок.

Письмо Ю.Г. Попова Е. Мустафину. Без конца.

При определении способа написания или воспроизведения материалов указывают:

- автограф или черновой автограф;

- авторская машинопись, машинопись с авторской правкой или авторизованная машинопись (в случае, когда только подпись или дата - автографы);

- машинописная или рукописная копия;

- фотокопия или ксерокопия;

- вырезки из журналов, газет и др.

При описании дел и документов личного происхождения можно составлять первичные описательные карточки, на основании которых в дальнейшем будет вестись работа по созданию научно-справочного аппарата архива.



3. Архивная опись

Архивная опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

Функции описи:

- информационная, раскрывающая состав и содержание документов;

- учетная, учитывающая количество дел внутри фонда;

- классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Информационная функция описи реализуется в процессе описания каждого дела на карточках при составлении такого важного элемента как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом.

Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие порядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необходимой исследователям информации.

Классификационная функция описи закрепляет и отражает наиболее рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата. Объектом описания является единица хранения.

Описи составляются:

- на дела постоянного хранения,

- дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- дела личного состава;

- документы на специальных носителях;

- входящие в архив ведомственные и служебные издания.

Правила составления и оформления архивных описей. При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Перед составлением описи необходимо проверить соответствие заголовка дела по номенклатуре находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов в деле.

Правила или основные требования к оформлению описи:

- нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится в опись под собственным номером единицы хранения;

- систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре;

- описательные статьи описи заполняются в точном соответствии с заголовками включаемых в нее дел;

- при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи указывается полное название дела, все другие однородные дела указываются словами ТО ЖЕ, все остальные их данные в опись вносятся полностью;

- на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела;

- графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела;

- опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры единого фонда учреждения; документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела;

- нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер - 9999;

- систематизация дел в описи предпочтительна по хронологии, а внутри ее - по структуре учреждения;

- каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей;

- при составлении описи учреждения на основании описей его структурных частей оформляются 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, составляемой в ведомственном архиве, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения, 3 экземпляра описи личного состава;

- при составлении описи личного состава (л/с), документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по личному составу, затем - списки личного состава, далее следуют карточки учета личного состава, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, платежные документы по обязательным и добровольным платежам в накопительные пенсионные фонды и обязательным социальным отчислениям в государственный фонд страхования и акты о несчастных случаях;

- личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца;

- описи постоянного, долговременного хранения и по личному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами.

Структура составления описи учреждения включает ряд документов:

- годовая структурная опись составляется в структурном подразделении;

- годовая сводная опись составляется ведомственным архивом;

- на ее основе в государственном архиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения - раздельно постоянного хранения и личного состава.

Составными частями описи являются:

- титульный лист;

- оглавление;

- предисловие;

- собственно опись;

- список сокращений;

- указатели;

- переводные таблицы;

- библиография;

- терминологический словарь;

- лист-заверитель.

Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат внесенных в опись документов.

В оглавлении перечисляются разделы описи с указанием их листов по валовой нумерации.

В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.

Основной текст описи содержит ее описательная статья. В ней указываются порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. При наличии особо ценных документов возможно введение в описательную статью их аннотаций.

Список сокращений вводится в случае наличия в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов.

Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указанием единиц хранения. Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные.

Переводные таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи, облегчая тем самым работу с новой описью.

Библиография определяет степень использования документов фонда, сообщая сведения об их публикациях, упоминании их в печатных и непечатных материалах, в том числе научно-справочном аппарате.

Терминологический словарь вводится в случае специальных для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи и содержащихся в ней документах.

Лист-заверитель сообщает суммарные сведения описи, число ее пронумерованных листов, количество находящихся в ней единиц хранения, от первого до последнего их номера, изменения в составе описи. Лист-заверитель подписывается составителем описи. При внутренних изменениях в описи он фиксирует эти изменения, например:

В опись внесено 185 (Сто восемьдесят пять) дел с № 1 по № 185.

Составитель ______________ Дата.



4. Архивный каталог

Архивный каталог - архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации. Особенностью каталога как архивного справочника является то, что информация в каталоге помещена, как правило, на карточках. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

Каталогизация архивных документов - совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов. Она состоит из:

- определения вида каталога;

- разработки схемы классификации в нем документной информации;

- выявления и отбора документной информации для каталогизации;

- описания документной информации на каталожных карточках;

- индексирования каталожных карточек;

- систематизации карточек и ведения каталога.

При каталогизации осуществляется дифференцированный подход:

- определяется очередность выбора архивных фондов и их структурных частей по степени их значимости;

- отбираются необходимые дела, документы, сведения из них;

- в зависимости от формирующегося каталога применяются различные приемы описания документной информации.

При определении вида каталога учитываются:

- уровень и профиль архива;

- структура, состав, содержание, степень разработанности фондов;

- интенсивность и задачи использования документов;

- наличие и качество других архивных справочников;

- кадровые и материально-технические возможности архива.

Система архивных каталогов. Каталог должен наиболее полно отражать документный состав архива, служить ключом к поиску наиболее востребованных документов. В основе архивной картотеки может лежать делопроизводственная картотека, подвергшаяся в архиве переработке с целью разделения ее на картотеки постоянных, долговременных (свыше 10 лет), кратковременных (до 10 лет) дел и документов личного состава.

Каталоги могут строиться на основе логической или алфавитной структуры. К первым относятся систематические, тематические, хронологические. Ко вторым - предметные: именной и географический.

Классификация каталогов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Наиболее распространенными видами каталогов являются:

- систематический - по отраслям знаний и практической деятельности общества;

- тематический - по темам, подтемам, рубрикам, подрубрикам;

- по истории учреждений - по отраслям, подведомственности, типам учреждений в алфавитном порядке;

- по истории административно-территориального деления - по видам административно-территориальных единиц, а внутри их - по алфавиту наименований;

- хронологический - по хронологии событий, либо по датировке документов, либо по времени освещаемых событий - по алфавиту лиц, упоминаемых в документах, либо по авторам документов;

- географический - по алфавиту географических и топографических объектов;

- ведомственный по личному составу - данные о трудовом стаже, зарплате, других показателях для начисления пенсий, при передаче в архив может использоваться для составления именного каталога;

- названий фондов - при большом количестве фондов может использоваться для первичного знакомства с фондами, их названиями, номерами, крайними датами.

Классификация архивных каталогов. Все каталоги объединяются в единую архивную систему каталогов. Создание конкретного вида каталога начинается с разработки схемы его классификации. В международной документалистике приняты: универсальная десятичная классификация; классификация при помощи двоеточия.

Выбор схемы классификации определяется составом документов архива и задачами их использования. Они взаимосвязаны системой отсылок, в которую входят полные отсылки (от понятия без индекса к понятию с индексом) и частичные отсылки (дополняющие) для связи родственных понятий. Возможен переход от внутри - к межархивным каталогам, более полно отражающим состав архивной документации по той или иной проблеме, тому или иному вопросу.

С конца 1970-х гг. в советском архивоведении используется Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (М., 1978). Схема построена на основе логической структуры, где деления представлены отраслями знаний и деятельности общества. Такими отраслями в масштабах государства являются:

- Государственное строительство. Государственная власть. Охрана государственности.

- Общественно-политическая жизнь.

- Народное хозяйство.

- Культура. Наука. Здравоохранение.

Каждую отрасль (деление) в схеме единой классификации принято называть отделом. Каждый отдел имеет свое четкое деление на подотделы, разделы и подразделы и более мелкие деления.

При каталогизации документов архивного фонда необходимо подробно изучить структуру построения схемы единой классификации, четко определить к какому отделу, подотделу и т.д. логически может быть отнесено то или иное понятие, выраженное в документах.

Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематической разработке архивных фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. При каталогизации особое внимание уделяется важным событиям, фактам, явлениям, отражающим эпоху, определенный исторический период, событие или характер отдельной местности, региона и т.п. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного, поединичного, группового описания. При подокументном описании сообщается информация об одном документе, при поединичном - единице хранения, при групповом - связанной между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или документов.

В результате возможно описание на уровне части документа, документа, группы документов, единицы хранения, группы единиц хранения.

Каталожная карточка включает следующие атрибуты:

- индекс классификационного деления;

- наименование рубрики и подрубрики;

- обозначение даты и места события;

- информационные сведения (описание содержания);

- название архива;

- название фонда;

- архивный шифр документа (номер фонда, описи, единицы хранения, листа);

- язык;

- способ воспроизведения;

- фамилию составителя;

- дату составления;

- в отдельных случаях на оборотной стороне карточки может помешаться аннотация.

Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение каталога, которое включает:

- научно-методическое обеспечение работы;

- индексирование карточек;

- систематизацию их по индексам и рубрикам;

- составление отсылочного аппарата к каталогу;

- усовершенствование каталога;

- ведение учетных форм работы по каталогизации и использованию каталогов.

Включаемые в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс - условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого является передача содержании информации, зафиксированной в документах, закрепление места делений в классификационной схеме и определение связи между этими делениями.

Индексы могут быть:

- буквенными;

- цифровыми;

- комбинированными.

Они служат для определения места карточек в каталоге. Систематизация их проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр. Постоянное усовершенствование каталогов включает в себя совершенствование схемы классификации, проверку их содержания и оформления, совершенствование описаний. В результате каталоги должны быть вторым, после описи, по значимости архивным справочником.



5. Архивный путеводитель

Архивный путеводитель - архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах, и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием.

Путеводители охватывают информацию на уровне Национального архивного фонда РК, группы архивов, архива, ряда архивных фондов. В зависимости от этого путеводители подразделяются:

- на путеводитель по фондам архива;

- краткий справочник по фондам архива;

- тематический путеводитель по фондам архива;

- путеводитель по архивам.

Путеводитель по фондам архива определяет состав архива на уровне фонда. Он содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающий название, номер, объем фонда, его крайние даты, историческую справку, аннотации, библиографию.

Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах более общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются названия фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть аннотированными и неаннотированными.

Тематический путеводитель по фондам архива сообщает сведения о фондах, определяемые конкретной темой. В нем, в соответствии с темами, указываются название, номер фонда, крайние его даты, номера описей, содержащих документы по теме, научно-справочный аппарат к фонду, аннотации, библиография. Дополнительно могут быть указаны сведения по истории фондообразователя и условия доступа и использования документов.

Путеводитель по архивам включает сведения о ряде архивов, начиная с Национального архивного фонда РК и продолжая группой архивов. Он определяет состав архива, группы архивов, состав Национального архивного фонда РК по хранилищам его всего или отдельных его частей. Характеристика архива в этом путеводителе содержит название и адрес архива, справочные данные по видам документации, историческую справку и аннотацию. Дополнительно может сообщаться библиография по архиву. В зависимости от задач, стоящих перед таким путеводителем, он может быть общим или тематическим. При подготовке путеводителей применяется дифференцированный подход, заключающийся в отборе фондов, дел и документов, предназначенных для него, отборе сведений, выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата. Как правило, в путеводителях информация делится на сведения о фондах досоветского, советского, постсоветского периодов. Внутри их материал располагается исторически и логически.

Путеводитель состоит из основной части, в которой дается характеристика фондов и документов, и справочного аппарата, включающего титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели. При составлении путеводителей главным требованием к ним является полнота отражаемых сведений, наличие справочных данных (архив, фонд, опись, единица хранения), при необходимости - аннотации к документам. Путеводители, помимо сведений об основных архивных фондах, могут содержать сведения о неаннотируемых фондах. Путеводители по архивам могут содержать развернутую библиографию, в которой указываются не только данные общей библиографии, но и публикации документов архива или сообщений о них.



6. Обзор архивных документов и другие архивные справочники

Обзор архивных документов - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Обзоры могут быть фондовыми и тематическими. Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов фонда и их источниковедческий анализ.

Тематический обзор документов включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по конкретной теме и их источниковедческий анализ.

Основным отличием обзора архивных документов от других видов научно-справочных документов является ведение источниковедческого анализа, предполагающего определение источниковедческого значения рассматриваемых документов, их полноты и степени сохранности, достоверности, характера содержащихся в них фактических данных.

Основной частью обзора являются аннотации архивных документов, сопровождаемые их поисковыми данными. Обзор составляется на весь архив, затем - на его фонды, описи, дела, листы дел. В полном виде обзор состоит из характеристик учреждений - фондообразователей, характеристик документов, справочного аппарата.

Схема построения обзора архивного фонда выглядит следующим образом:

- структурная - при структурированном фондообразователе и соответственно фонде, когда названия структурных частей являются названиями разделов обзора;

- отраслевая (функциональная) - при отсутствии четкой структуры фондообразователя и соответственно фонда;

- тематическая - группировка и изложение содержания документов по конкретным темам;

- хронологическая - группировка и изложение содержания документов по хронологии;

- номинальная - группировка и изложение содержания документов по их видам.

Тематический обзор документов может осуществляться по следующей схеме:

- отраслевая (функциональная);

- тематическая;

- хронологическая.

Аннотации документов в обзоре содержат сведения о содержании документов, их источниковедческий анализ, основные разновидности документов, авторство их, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные сообщают сведения на уровне фонда (опись, дело, лист). В тематическом обзоре поисковые данные дополняются названиями архивов и номерами фондов.

Справочный аппарат обзора состоит из титульного листа, оглавления и предисловия, котором сообщаются сведения о фонде и фондообразователе, структуре обзора, составе справочного аппарата, списка сокращений, указателя.

Помимо отмеченных выше документов, к тематическому обзору также составляются: список фондов, использовавшихся при его составлении; библиография и сведения о наличии документов по теме в других архивах.

Архивный указатель - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, в которых содержатся сведения об архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Указатели могут быть:

- межархивными;

- межфондовыми;

- внутрифондовыми;

- на документы одной описи;

- нескольких описей фонда;

- целого фонда;

- нескольких фондов одного архива;

- нескольких архивов.

Указатели могут составляться:

- к заголовкам единиц хранения без их просмотра;

- к отдельным документам с их просмотром.

По структуре своих рубрик указатели являются глухими (без аннотаций) и раскрытыми (с аннотациями).

По рубрикации указатели в свою очередь делятся на алфавитные, систематические и хронологические. Указатели к единицам хранения внутри фонда составляются, если фонд имеет сложную структуру, большое количество описей, часто используется.

Межфондовые указатели составляются при однородности их дел, их взаимодополняемости. Такие же указатели могут быть межархивными. Описательные статьи указателей состоят из предметного понятия и поисковых данных по фондам, описям, делам, листам. Термины указателя могут быть взаимосвязаны между собой системой отсылок.

Основные виды указателей:

- тематический;

- именной;

- географический;

- хронологический;

- алфавитный;

- систематический.

Историческая справка архивного фонда составляется при открытии этого фонда и содержит историю фондообразователя, историю фонда и характеристику документов фонда.

История фондообразователя включает:

- историю создания фондообразователя (даты, номера, заголовки распорядительных документов о создании его и преобразовании);

- задачи и функции фондообразователя и их изменения;

- масштаб деятельности фондообразователя, состав системы подведомственных организаций;

- место фондообразователя в системе госаппарата, экономической, общественно-политической, культурной жизни;

- изменения в названии и подчиненности фондообразователя; структуру фондообразователя и ее изменения;

- крайние даты деятельности фондообразователя.

История фонда включает:

- дату первого поступления фонда в архив, его объем, крайние даты;

- изменения в составе и объеме фонда и их причины;

- степень сохранности документов;

- особенности формирования, описания, систематизации документов;

- сведения о наличии документов фондообразователя в других фондах и архивах;

- сведения о наличии в документах фонда документов других фондообразователей;

- состав научно-справочного аппарата.

Характеристика документов фонда включает:

- состав документов фонда, их виды и их крайние даты;

- особенности документирования, присущие данному фондообразователю;

- порядок использования документов;

- характеристику научно-справочного аппарата.



Литература

Сапар Байжан-Ата. ?лтты? м?ра?ат т??ірегінде / В кн. Алаш мирас. Народное наследие. - Алматы, 1995.

Сариева Р. М?ра?ат?а жан жа?ты ?ам?ор керек / Ана тілі. 2001. № 27.

Сариева Р. Об итогах реализации Программы развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы / ?аза?стан м?ра?аттары. 2006. № 1.

Сизов С. Архивы и Интернет: современное положение / Публикационная деятельность архивных учреждений: состояние и перспективы. Материалы Республиканского научно-практического семинара. - Астана, 2007.

Степанский А.Д. К истории научно-исторических обществ в дореволюционной России / АЕ за 1974 год. - М., 1975.

Тюнеев В.А. Архивное наследие стран СНГ: хранение, доступ, использование / Отечественные архивы. 1998. № 5.

Уралова С.С. ЦНТИДАД РК: становление и развитие / ?аза?стан м?ра?аттары. 2007. № 1-2(41-42).

Хабижанова Г.Б., Валиханов Э.Ж., Кривков А.Л. Русская интеллигенция в Казахстане (вторая половина XIX - начало XX вв.). - М., 2003.

Хасанаев М.Х. Двухсотлетие архивного дела в Казахстане (история, состояние, проблемы). - Алматы, 1995.

Хашимбаева З. Из опыта работы оценки физического состояния документов в Архиве Президента Республики Казахстан / ?аза?стан м?ра?аттары. 2006. № 1.

Шалгынбай Ж.Ж. Роль архивов в формировании источниковой базы изучения истории казахского книгоиздания XIX - начала XX вв. / Публикационная деятельность архивных учреждений: состояние и перспективы. Материалы Республиканского научно-практического семинара. - Астана, 2007.

Размещено на Allbest.ru