Основы теоретического архивоведения и принципы внутрифондовой классификации дел

Размещено на http://www.allbest.ru/

РЕФЕРАТ

Основы теоретического архивоведения и принципы внутрифондовой классификации дел

План

Введение

1. Ключевые определения архивоведческой теории

2. Принципы организации документов в архивах

Заключение

Список литературы

Введение

документ архив государственный фондообразование

Настоящая работа посвящена анализу ключевых постулатов современной теории архивоведения и их практической реализации в методических рекомендациях по работе государственных архивов.

Основная часть работы состоит из двух глав. В первой главе работы рассматриваются ключевые определения архивоведческой теории, сформировавшейся в 1950-1980-х гг., еще в советский период. При этом внимание уделяется трактовке теоретических концептов, которые давал в многочисленных работах 1970 - 1980-х гг. В.Н. Автократов - один из основоположников современного теоретического архивоведения, заново переосмысливший такие категории как “объект”, “предмет”, “метод”, “методика”, понятия “архивного фонда”, “фондообразователя”, фондирования, уточнивший критерии экспертизы ценности документов.

Вторая глава работы посвящена принципам фондообразования и внутрифондовой классификации документов, которая позволяет определить, насколько идеи теоретического архивоведения нашли отражение в практической сфере. Для этого в качестве иллюстраций используются соответствующие положения “Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации”, утвержденные в 2002 г.

Основные наблюдения автора работы суммируются в “Заключении”, в конце прилагается список использованной литературы.

Ключевые определения архивоведческой теории

Объектом архивоведения является ретроспективная документальная информация, данная в естественноисторических связях, что выдвигает на первый план вопрос о ее происхождении. При этом теоретическое ее освоение должно основываться на проникновении в закономерности объекта.

Объект архивоведения рождается на стыке систем документообразования с архивным делом, когда сложившиеся системы документов, потеряв значительную долю оперативных качеств, отпочковываются от породившей их системы управления. В свою очередь утрата оперативного значения сопровождается обретением признаков потенциального источника ретроспективной информации. Среди объектов архивоведения находится как организационно-распорядительные документы, так и документы личного происхождения.

В.Н. Автократов четко разграничивал объект и предмет архивоведения и различие их видится ему в том, что объект есть нечто независимое от познающего субъекта, тогда как предмет формулируется на основе накопленного исследователем опыта.

Предмет архивоведения подразделяется на эмпирическую и теоретико-методологическую части: эмпирическое архивоведение - это собственно информационная среда, обслуживание которой лежит на теории и методологии архивоведения, совершенствующейся главным образом в области терминологического аппарата за счет обновления старых и образования новых понятий, на базе которой “архивоведение разворачивает свою проблемно-содержательную структуру, в рамках которой ведутся исследования и разработки и объективируется понятийный аппарат, ибо процесс познания и действия превращает абстрактные понятия в законченную объективность” Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. М. 2001. С. 76.. При этом архивоведческие понятия формируются как внутри самого архивоведения, так и обогащаются за счет универсальных научных понятий.

В.Н. Автократов писал: “Во первых, существует различие между научными методами архивоведения как способами получения нового достоверного знания и методикой как техническим приемом. Во вторых, методика не только способствует реализации теоретических требований, но и является источником теории. В третьих, в архивоведении термин “методика” употребляется в нескольких значениях. Прежде всего именно как технический прием, как “микрометод”. Методикой называют также совокупность подчиненных общей цели установок по работе с документами - т.е. то, что мы называли схемами производственной практики. Наконец, методика - это сама охарактеризованная “методическая деятельность” Там же. С. 28..

Собственно методология архивоведения включает ряд исследовательских методов:

Метод историзма предполагает мысленное погружение в прошлое и анализ явлений в качестве происходящих во времени процессов, нынешнее состояние которых обусловлено их предшествующими состояниями.

Историко-сравнительный метод основан на выявлении тождества, сходства и различия изучаемых явлений и процессов. Его применение результативно в разделах, связанных с классификацией документов и категорированием фондов.

Актуалистический метод имеет в своей основе изучение современного состояния предмета, которое позволило бы путем последовательного применения ретроспекции понять, какие изменения он претерпел в прошлом и сформировать фонды из разрозненных частей.

Структурный метод осуществляется в нескольких формах, основываясь на установлении информационных связей и структурных отношений в процессе документообразования. Он взаимодействует со структурно-историческим, описательным и методом моделирования.

Метод функционального анализа построен на принципах априорного суждения о научной ценности документов путем исследования функций фондообразующих учреждений.

Количественный метод единого учета документов обслуживает функцию упорядочивания, используя формализацию массовых эмпирических показателей в отрыве от их содержательной стороны.

Теория архивоведения обладает рядом закономерностей, первой из которых является закономерность фондообразования, утверждающая, что любая организованно документированная деятельность учреждений вызывает образование генетически единого фонда документальной информации. Этот принцип не распространяется на научно-техническое архивоведение, где понятие “фонд” заменяется понятием “комплекс”, объединяющим документацию многих учреждений по общей задаче.

Кроме того, исторический принцип архивоведения требует рассматривать документальный предмет исследования в качестве результата определенного этапа исторического развития, характеризующегося условиями документирования исторической действительности, уровнем развития архивоведческой теории и архивного дела. Вместе с тем, следует уделять внимание всем признакам, характеризующим предмет исследования, поскольку подобный метод активизирует процесс научного мышления. Основной категорией общей теории архивоведения является категория фонда Автократов В.Н. Общая теория архивоведения // Вопросы истории. 1972 №8., рассматриваемая в рамках контекста происхождения документальной ретроспективной информации Автократов В.Н. Понятие о происхождении в архивоведении // Археографический ежегодник за 1978 г. М. 1979. и базирующаяся на постулатах неделимости генетической общности документов Автократов В.Н. Из истории формирования классификационных представлений в архивоведении XIX - начала XX в. // Археографический ежегодник за 1981 г. М. 1983..

Вследствие этого исследование документа необходимо проводить, учитывая контекст того окружения, в котором он возник и отложился; что структура фонда должна сохраняться в том “готовом виде”, который придал ей фондообразователь - под этим термином В.Н. Автократов предлагал рассматривать как учреждения, так и отдельных лиц. В случае если документация фонда сохранилась частично, это понятие заменяется термином “след фонда”.

Наряду с термином “фонд” к некоторым документам разнородного происхождения применяется термин “коллекция”, которая, как правило, не связана процессом фондообразования и имеет более низкую степень информационного потенциала.

Проблема формирования архивных фондов в работах по теоретическому архивоведению рассматривается в качестве частной архивоведческой теории (т. н. теория фондирования), опирающейся на фундаментальные понятия принципов происхождения, неделимости фонда и т.д. Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведе-ния. С. 175.

Как правило, при этом отмечается, что современное состояние архивных фондов следует рассматривать не только как результат их предшествующего развития, но и как результат более поздних влияний на исторически сформировавшийся фонд. С одной стороны такие влияния деформируют его структуру, но в том случае если новая структура соответствует информационной природе фондообразователя, проясняя генетические связи между документами, она может оказаться более функционально эффективной, чем первоначальная.

После того как в результате архивной реформы 1918 г. понятие “фонд” стало ключевым в теории отечественного архивоведения, была предпринята попытка четко сформулировать его определение - два варианта которых были разработаны ленинградскими и московскими архивистами во второй половине 1920-х гг.

Согласно т.н. “московскому определению” архивный фонд представлял собой совокупность архивного материала, органически отложившегося в процессе деятельности какого-либо лица или учреждения - в его основу был положен принцип производственного процесса деятельности.

Сторонники “ленинградского определения” видели в архивном фонде совокупность единиц хранения архивного материала, объединенного в одно целое и имеющего самостоятельную нумерацию - “ленинградское определение” фонда имело в основном лишь прикладное значение, поэтому в процессе развития архивоведческих дискуссий основой для дальнейших теоретических определений стала точка зрения московских архивистов Автократов В.Н. Понятие архивный фонд в советском архивоведении 1920-х гг.// Археографический ежегодник за 1984 г. М., 1986..

На ее основе в конце 1930-х гг. началась разработка теории фондирования, в рамках которой сформировались генетический и реставрационный подходы внутрифондовой классификации: если в первом случае должна была сохраняться исторически сложившаяся общность документов, то во втором случае она подвергалась реструктуризации по функционально-тематическому принципу Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведе-ния. С. 190-191., однако распространение получила точка зрения, о которой говорилось выше.

В итоге сформировались три основных признака внутрифондовой систематизации - функциональный, тематический и структурный, в то время как корреспондентский, авторский, географический и номинальный признаки получили статус вспомогательных. Тем не менее, они способствовали не только формулированию принципов систематизации, но и становлению первичной классификации и описания документов.

Наряду с этим, следует отметить, что одной из частных задач теории фондирования стала разработка методики объединения архивных фондов, идея которой заключалась в том, чтобы соединить несколько однородных, самостоятельно сложившихся мелких фондов, не представляющих в таком виде научного значения.

Существует несколько показаний к формированию объединенного архивного фонда, к их числу относятся: функциональная однородность или иерархическая связь фондообразующих учреждений; связь через общий объект деятельности или общность делопроизводства; преемственность кратковременно существовавших учреждений. Хотя при объединении фондов каждый из них сохраняет свои границы, в литературе считается, что потеря самостоятельности снижает их индивидуальную информационную ценность за счет увеличения общего информативного баланса.

Проблема определения ценности документов и принципов их отбора по мнению В.Н. Автократова стала разрабатываться лишь после 1919 г., когда был принят декрет “О хранении и уничтожении архивных дел”. Вместе с тем, он подчеркивает, что оценку документов следует производить исходя из потребностей всей науки, однако реализация этого внутренне противоречивого требования привела бы к появлению аксиомы о сохранении всей документации, из которой на хранение в Государственный архивный фонд направляется лишь 1/5 часть.

Исследователь полагает, что “Исходный гносеологический момент теории сводится к факту неравноценности документов перед лицом исторического познания. Элементарный анализ показывает, что при сравнении документов перепады их ценности могут быть колоссальными” Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. С. 135.. Поэтому, при экспертизе ценности документов предлагается исходить из их функциональных качеств в управлении.

Хотя идеи разработки принципов отбора документов были высказаны еще в 1920-х гг., в то время еще не существовало адекватного аппарата оценки документов, который начал формироваться лишь во второй половине 1950-х гг. В.Н. Автократов отмечает, что на этом этапе архивоведение находилось в определенной зависимости от источниковедения.

С его точки зрения “Экспертиза ценности - не только начальный этап источниковедческого анализа, но и его особенная форма, решающая специфическое противоречие между теоретико-источниковедческим началом, опирающимся на представление о документе как о некоторой имманентной исторической ценности, и практической необходимостью отбора части документов” Там же. С. 137..

Существует несколько классификаций критериев оценки документов. Ключевым критерием классификации является критерий содержания документа, который, однако, сам по себе нуждается в критериях оценки (А.Д. Степанский). Отказавшись от тематического его определения, архивоведение сконцентрировало внимание на источниковедческом и информационном подходе к отбору документации.

По определению Автократова “источниковедческий подход в теории экспертизы можно охарактеризовать как научную ориентацию, которая, исключая утилитарно-прагматическое отношение к документу, потерявшему полностью или частично оперативное значение, рассматривает его как потенциальный источник исторического познания” Там же. С. 144..

Возникновение информационного подхода в теории экспертизы обусловлено фактором неравномерного распределения информации в системах документации, где информация учреждений низшего звена перерабатывается в документах учреждений более высокого уровня.

Следовательно, при проведении экспертизы ценности, приоритет должен отдаваться документам учреждений высоких рангов, поскольку в них аккумулируется более разнообразная информация. Таким образом, принцип информационной экспертизы ценности заключается в том, что он рассматривает документы в отвлечении от качеств потенциальных источников, с точки зрения заключенной в них информации.

Государственным стандартам отбора документов В.Н. Автократов предпочитал классификацию, предложенную В.В. Цаплиным, согласно которой принцип отбора документов следует производить на основании их происхождения, содержания и внешних особенностей - вместе с тем, отмечая ее искусственность.

Сам В.Н. Автократов отмечал, что для него важен теоретический синтез источниковедческого и информационного подхода в процессе определения ценности документов, признавая, что если информационный подход вследствие внутренней ограниченности определить историческую ценность документов, то источниковедческий подход вообще не ориентирован на какие-либо критерии отбора. Поэтому, с точки зрения исследователя, следовало использовать оба этих метода, каждый из которых в известной степени дополнял и ограничивал другой.

2. Принципы организации документов в архивах

Рассмотрев ключевые посылки теоретического архивоведения, следует обратить внимание на то, какое выражение они находят в практических рекомендациях по методике архивоведения, для чего необходимо привлечь “Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации”, утвержденные в 2002 г.

Согласно этим правилам, документы в архивах РФ организуются по исторически или логически связанным совокупностям - архивным фондам и архивным коллекциям. По отношению к некоторым специальным видам документов (аудиовизуальных, машиночитаемых, электронных) допускается нефондовая организация. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности фондообразователя (юридического или физического лица), составляет его документальный фонд. Признаками фондообразователя (юридического лица) являются его организационная (функциональная) обособленность - наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности и т.д. Признаками фондообразователя физического лица - наличие документов, создаваемых или собираемых в процессе его жизни и деятельности.

Та часть, созданного фондообразователем документального фонда, которая имеет историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и представляющая собой документы, подлежащие постоянному хранению, составляет архивный фонд.

Разновидностями архивных фондов являются:

архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица;

архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода;

объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически или логически обусловленные связи - однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности и др.; для физических лиц - родственные, профессиональные, творческие, деловые связи.

Все документы, отнесенные к составу Архивного фонда РФ, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными. Также выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящее значение для культуры страны, нужд государственного управления, обороны, международных отношений, для научных исследований, невосполнимые при их утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности или внешних признаков. На особо ценные документы создаются в установленном порядке страховой фонд и фонд пользования.

В составе особо ценных документов выделяется часть документов, которые по своей исключительно высокой общекультурной, общеисторической, реликвийной значимости и материальной ценности имеют уникальный характер. Уникальные документы включаются в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ, им обеспечиваются особые условия хранения, учета и использования.

Документы, не подлежащие постоянному хранению, имеющиеся в составе архивных фондов, принятых на постоянное хранение, в том числе от ликвидированных организаций, или поступивших в архивы вследствие чрезвычайных обстоятельств, выделяются к уничтожению в установленном порядке.

По категориям доступа документы делятся на открытые, ограниченного доступа и на хранящиеся на особых условиях доступа к ним.

Так открытыми являются все документы государственной части Архивного фонда РФ, не отнесенные в установленном законодательством порядке к документам ограниченного доступа, а также документы негосударственной части Архивного фонда, для которых их собственники не установили каких-либо ограничений по доступу.

К документам ограниченного доступа относятся документы государственной части Архивного фонда РФ, содержащие государственную тайну (секретные), и документы государственной и негосударственной частей Архивного фонда, содержащие информацию, отнесенную действующим законодательством к конфиденциальной (информацию служебного и персонального характера). Использование документов ограниченного доступа до утраты ими секретности или конфиденциальности осуществляется в установленном законом порядке.

Хранящимися на особых условиях доступа являются документы, собственники которых, передавая их в архив на постоянное хранение в собственность государства или на временное, в т.ч. депозитарное хранение, оговорили особые условия доступа к ним и их использования в соглашении (договоре).

Фондирование как основной элемент методики архивоведения состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ архивных фондов с целью формирования архивных фондов, объединенных архивных фондов, архивных коллекций. Работа по фондированию осуществляется в делопроизводстве и архивах организаций - в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на постоянное хранение в архив, а также в государственных архивах - при описании принятых необработанными документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующего юридического или физического лица.

Входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены; их фондовая принадлежность определяется по адресату, регистрационному штампу, резолюции и отметке о направлении документов на исполнение, по содержанию документов.

Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду той организации, которая является их автором; их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов.

Документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, в которой они подготовлены; их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию.

При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения принимаются во внимание обращения в письмах (обозначения адресатов), подписи, почерк, содержание, и т.д. Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в кото-

рой они были закончены производством. В случае ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации, законченные производством дела включаются в фонд ликвидированной организации, а незаконченные дела, переданные для окончания производством организации-преемнику, включаются в фонд последней. Если в составе документов архивного фонда обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к тем фондам, к которым они относятся.

Из фондов личного происхождения документы юридических лиц могут быть выделены и присоединены к соответствующим фондам, если эти фонды находятся на хранении в данном архиве и документы юридических лиц не связаны с деятельностью физического лица, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению документы общественных объединений и организаций, других негосударственных организаций из фондов личного происхождения лиц - руководителей и членов соответствующих объединений и организаций.

Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из фондов:

однородных по целевому назначению, функциям одноименных организаций, действовавших на определенной территории;

руководящего органа и подчиненных ему организаций, действовавших на определенной территории;

органов власти и состоящих при них организаций;

организаций, объединенных объектом деятельности;

последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам;

двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями.

Работа по созданию объединенного архивного фонда включает в себя перешифровку дел (изменение номеров фонда, описи), составление соответствующих учетных документов, размещение документов объединенного архивного фонда в одном месте хранилища, и, при необходимости, пересистематизацию описей и дел.

Архивные коллекции поступают в архив в виде уже сложившихся документальных комплексов или образуются в архиве из отдельных разрозненных документов, имеющих определенные признаки общности, с целью эффективности их учета и использования. Состав коллекции может пополняться поступающими документами. Исторически сложившиеся архивные коллекции, поступившие из других архивов, от общественных объединений и организаций, физических лиц, расформированию не подлежат.

Документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции, перефондированию не подлежат. Перефондирование документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении грубых ошибок фондирования.

В зависимости от факторов, определяющих создание, статус, организацию и характер деятельности фондообразователя, его документы могут быть приняты в архив в качестве продолжающей части уже имеющегося архивного фонда, составляя с ним единый фонд, или в качестве нового архивного фонда.

К таким факторам относятся:

изменение конституционных основ государства;

изменение административно-территориального деления;

изменение формы собственности организации-фондообразователя;

реорганизация организации-фондообразователя;

ликвидация организации-фондообразователя.

Хронологическими границами архивного фонда являются:

архивного фонда организации - официальные даты ее образования (регистрации) и ликвидации;

объединенного архивного фонда - даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;

архивного фонда личного происхождения (семейного, родового) - даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода;

архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.

Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности организации, или в составе фонда находятся более ранние документы, например, переданные для завершения производством дела предшественника, представленные в качестве доказательств документы в составе следственных и судебных дел, и др.

В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Единицы хранения систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в государственный архив. В государственном архиве систематизация производится при составлении и переработке описей.

Схема систематизации единиц хранения является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью (описями).

Схема систематизации архивного фонда организации может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, состав его фонда (виды и разновидности документов) или важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах фонда.

Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

номинального (по делопроизводственной форме - родам единиц хранения, видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, единицы хранения группируются последовательно, по признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны, а также при систематизации единиц хранения ликвидированных организаций. При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы - по времени формирования единиц хранения.

При систематизации единиц хранения по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) фондообразователя. При этом подгруппы единиц хранения располагаются с учетом значимости функций фондообразователя (руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.) или по классификатору документов (дел) самой организации.

При систематизации единиц хранения по функционально-хронологической схеме они группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем по хронологическому признаку.

Хронологически-тематическая или тематически-хроноло-

гическая схемы систематизации единиц хранения применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также к отдельным архивным коллекциям. В первом случае единицы хранения располагаются сначала по хронологии, и внутри каждого года по отдельным темам (вопросам); во втором случае единицы хранения сначала группируются по темам (вопросам), а затем внутри каждой темы по хронологии.

Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются для систематизации единиц хранения фондов бесструктурных организаций, - сначала по хронологии, и внутри каждого года по видам единиц хранения; или же сначала по видам единиц хранения (приказы, протоколы и др.), и внутри каждого вида по хронологии.

При выборе признаков группировки единиц хранения в пределах названных схем систематизации учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между единицами хранения каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

Как правило, выделяются в особые группы, систематизируются обособленно и вносятся в отдельные описи документы по личному составу, а также отчеты по научным темам в научно-исследовательских организациях, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в контрольных органах и т.д.

Схемы систематизации единиц хранения фондов личного происхождения определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда.

Единицы хранения, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, выбор схемы систематизации определяется характером деятельности конкретной организации, составом и объемом ее документов. Для фондов однотипных организаций используется одинаковая схема систематизации.

Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из их объема и состава.

Систематизация документов, находящихся в состоянии россыпи, документов личного происхождения, или других документов, по каким-либо причинам поступивших в архив в необработанном состоянии, осуществляется в следующем порядке:

определяются фондовая принадлежность документов и структурные части фондов, к которым они могут быть отнесены;

при отсутствии ранее сформированных единиц хранения или невозможности их восстановления формируются новые единицы хранения (по номинальному, корреспондентскому и другим признакам);

если в россыпи сохранились отдельные единицы хранения или есть возможность их восстановить, то документы включаются в единицы хранения, к которым они относятся.

Заключение

Таким образом, на основании вышеизложенного материала, можно придти к заключению о том, что ключевые посылки теоретического архивоведения конца 70 - начала 80-х гг. 20 века в настоящее время постепенно реализовываются на практике. Не в последнюю очередь благодаря теоретическим работам В.Н. Автократова стала очевидным полидисциплинарность объекта архивоведения.

В тоже время получили теоретическое обоснование ключевые архивоведческие понятия и архивоведческие методы, благодаря чему современные принципы организации документов ориентированы не только на взаимосвязанную конструкцию фонда и фондообразователя, они имеют еще и развитую внутриструктурную систематизацию, согласно которой внутрифондовые единицы хранения классифицируются не только по степени своей ценности и условиям доступа, но и группируются на основании последовательных признаков по хронологически-структурным, структурно-хронологическим, хронологически функциональным, функционально-хронологическим, хронологически-тематическим, тематически-хронологическим, хронологически-номинальным или номинально-хронологическим схемам, основные признаки которых были рассмотрены выше.

Список литературы

Автократов В.Н. Общая теория архивоведения // Вопросы истории. 1972 №8.

Автократов В.Н. Источниковедческий и информационный подходы в теории экспертизы. Вопросы анализа архивоведческих критериев ценности // Материалы научной конференции по проблемам комплектования документальными источниками государственных архивов СССР. М. 1974. Ч. 1.

Автократов В.Н. Понятие о происхождении в архивоведении // Археографический ежегодник за 1978 г. М. 1979.

Автократов В.Н. Из истории формирования классификационных представлений в архивоведении XIX - начала XX в. // Археографический ежегодник за 1981 г. М. 1983.

Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. М. 2001.

Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М. 2002.

Размещено на Allbest.ru