Нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні у другій половині ХХ – на початку ХХІ століття

Размещено на http://www.allbest.ru/

Державний комітет архівів України

Український науково-дослідний інститут Архівної справи та документознавства

Автореферат

дисертації на здобуття наукового ступеня

кандидата історичних наук

07.00.10 - Документознавство, архівознавство

Нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні у другій половині ХХ - на початку ХХІ століття

Загорецька Олена Михайлівна

Київ 2005

Дисертацією є рукопис

Роботу виконано в Українському науково-дослідному інституті архівної справи та документознавства Державного комітету архівів України

Науковий керівник: доктор історичних наук, професор КУЛЕШОВ Сергій Георгійович, Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства, завідувач відділу документознавства

Офіційні опоненти: доктор історичних наук, професор Швецова-Водка Галина Миколаївна, Рівненський державний гуманітарний університет, професор кафедри бібліографознавства

кандидат історичних наук ЯРЕМЕНКО Лідія Миколаївна, Інститут архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського, в. о. директора

Провідна установа: Інститут української археографії та джерелознавства імені М. С. Грушевського НАН України, відділ історії та теорії археографії та споріднених джерелознавчих наук

Захист відбудеться 20 квітня 2005 р. о 10 год. на засіданні спеціалізованої вченої ради К 26.864.01 в Українському науково-дослідному інституті архівної справи та документознавства за адресою: 03110, Київ, вул. Солом'янська, 24.

Із дисертацією можна ознайомитися у Науково-довідковій бібліотеці центральних державних архівів України за адресою: 03110, Київ, вул. Солом'янська, 24.

Автореферат розіслано “17” березня 2005 р.

Вчений секретар спеціалізованої вченої ради, кандидат історичних наук С. Л. Зворський

1. Загальна характеристика роботи

діловодство виконавчий влада

Актуальність теми дослідження. Організація діловодства є однією з форм управлінської діяльності, що здійснюється в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, а також на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності (далі - установах). Її нормативне та науково-методичне забезпечення завжди було в центрі уваги не лише документознавців і архівознавців, а і суспільства в цілому, оскільки від організації діловодних процесів залежить не тільки повнота репрезентації достовірних джерел історичної інформації в архівах, а й якість керування будь-якою установою.

В останнє десятиліття організація діловодства в Україні зазнала кардинальних змін, пов'язаних з процесами державотворення, формуванням власної законодавчої бази, реорганізацією економічної інфраструктури, впровадженням новітніх інформаційних технологій, впливом міжнародного досвіду з керування документацією тощо. Зокрема, розпочато створення вітчизняної нормативно-правової та методичної бази, що має регламентувати і забезпечувати раціональне здійснення процесів документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами в установі, започатковано й розгорнуто діяльність наукових інституцій, спрямовану на наукове опрацювання проблем організації діловодства (переважно у тісному зв'язку з проблемами організації архівної справи). Важливість такої діяльності засвідчує пильна увага міжнародного співтовариства до вирішення питань наукової організації процесів керування документацією й, зокрема, прийняття відповідного міжнародного стандарту - ISO 15489-2001 “Information and documentation. Records management”.

Розуміння сучасного стану організації діловодства в Україні, його традиційних форм та можливостей впровадження у ньому інновацій має спиратися на науковий аналіз розвитку цієї сфери у попередній історичний період. Це дозволить не тільки простежити динаміку проблем, що виникали у роботі служб діловодства установ, і завдань, окреслюваних тогочасними нормативними документами, ознайомитися зі змістом рекомендованих методик з організації діловодних процесів та їх впровадженням в Україні, але й визначити, що позитивного і негативного було у тих процесах, який досвід був набутий у сфері діловодства за останні півстоліття. Незважаючи на наявність значного масиву вітчизняних публікацій з історії діловодства, узагальнююче дослідження цих питань на сьогодні в Україні відсутнє. Вищевикладене зумовлює актуальність теми дисертації.

Стан наукової розробки теми. Історія розвитку нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні практично не знайшла відображення в історіографії. Питанням такого забезпечення у різні історичні періоди приділено увагу в працях ряду авторів, як правило, лише у зв'язку з розглядом розвитку суміжних сфер практичної діяльності, передусім, архівної справи, або дослідженням історії діяльності державних чи наукових установ. Так, зміст праць В. Шандри з історії Управління Київського учбового округу, генерал-губернаторств в Україні у ХІХ - на початку ХХ ст. дає можливість простежити вплив регламентувальних вимог на стан документування управлінської діяльності та роботу служб діловодства цих установ. Певне уявлення про тенденції розвитку нормативних актів, що регулювали організацію діловодства в Україні з ХV ст. до 20-х рр. ХХ ст., можна сформувати на підставі аналізу розділів “Нарисів історії архівної справи в Україні” (К., 2002), а також наукових статей Я. Дашкевича, П. Захарчишиної, І. Ворончук, Ю. Палехи, присвячених окремим періодам вітчизняної історії діловодства. Ряд відомостей про нормативне регулювання організації діловодства в радянській Україні містять монографії з історії архівної справи, авторами яких є українські вчені О. Мітюков та І. Матяш, а також публікації та навчальні видання К. Мітяєва, М. Ілюшенко, М. Ларіна з історії діловодства в Російській імперії та СРСР.

Єдиним дисертаційним дослідженням, в якому проаналізовано організацію нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні у період з 1918 по 1934 рр., є праця Н. Костинської (К., 1988), де ця проблематика розглядалася у контексті діяльності радянських контрольних органів щодо удосконалення державного апарату. Деяким питанням історії організації наукових досліджень з діловодства в Україні у 1920-1930_х рр. присвячена стаття С. Кулешова. У низці статей українських авторів розглянуто окремі аспекти і проблеми організації нормативного та методичного забезпечення діловодства, його наукові засади. Зокрема, це публікації 1960-1980_х рр. О. Гомонова, П. Злобіна, М. Савченка, О. Саніна, М. Місермана, А. Фельзера, Н. Гончарової, В. Прокопчук. Однак, слід констатувати, що на сьогодні відсутня узагальнююча праця, в якій розглядалася б історія нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні у другій половині ХХ ст. та було охарактеризовано його стан на початку ХХІ ст.

Джерельну базу дослідження складають опубліковані нормативно-правові акти, навчальні та практичні посібники і довідники, наукові, методичні та інформаційні публікації в періодичних виданнях, а також архівні документи. Необхідними для дослідження стали офіційні видання нормативно-правових актів України, а саме - “Відомості Верховної Ради України”, “Зібрання постанов уряду УРСР”, “Офіційний вісник України” та “Вісник Державного комітету архівів України”. Архівні документи фонду 14 (Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України), що зберігаються у Центральному державному архіві вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО України), стали цінним джерелом для висвітлення маловідомих сторінок історії організації діловодства в радянській Україні у 1950-1980_х рр. Для поглибленого розуміння ситуацій в організації діловодства були використані публікації у “Науково-інформаційному бюлетені Архівного управління УРСР” (з 1965 р. - журнал “Архіви України”). Деякі відомості було взято із загальносоюзних періодичних видань, зокрема, журналу “Советские архивы”, російських часописів “Отечественные архивы”, “Делопроизводство”, з наукових публікацій українських і російських авторів на сторінках видання, що продовжується, - “Студії з архівної справи та документознавства”, яке є друкованим органом Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства (далі - УНДІАСД), а також профільних навчальних посібників. Охарактеризувати стан і проблеми організації діловодства в установах країни у сучасний період допомогли матеріали анкетувань керівників служб діловодства центральних органів виконавчої влади, проведених працівниками УНДІАСД та ЦДАВО України у 1998 і 2003 рр.

Зв'язок роботи з науковими програмами, планами, темами. Тема дисертації пов'язана з проблематикою плану науково-дослідної та методичної роботи Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства (розділ 1.4 “Документознавство”).

Мета дослідження - охарактеризувати розвиток нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні у другій половині ХХ - на початку ХХІ ст. і визначити його перспективи.

Завдання дослідження:

– проаналізувати понятійний апарат та теоретичні основи діловодства як галузі наукових знань і сфери практичної діяльності;

– розглянути еволюцію організації діловодства, виявити чинники, що впливали на цей процес;

– охарактеризувати сучасний стан та проблеми організації діловодства в Україні (на прикладі центральних органів виконавчої влади);

– дослідити зміст, особливості та дієвість нормативного і науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні на різних етапах розвитку діловодства у другій половині ХХ - на початку ХХІ ст.;

– визначити основні перспективні напрями формування нормативного та науково-методичного забезпечення діловодства в Україні.

Об'єктом дослідження є організація діловодства в Україні у другій половині ХХ - на початку ХХІ ст.

Предметом дослідження є нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні у другій половині ХХ - на початку ХХІ ст.

Хронологічні межі дослідження охоплюють другу половину ХХ - початок ХХІ ст. Нижня межа зумовлена започаткуванням 1950-х рр. нормативного регулювання та методичного забезпечення організації діловодства в Україні з боку архівних установ.

Методи дослідження. Під час проведення дослідження були використані такі дослідницькі методи: хронологічний, історико-порівняльного аналізу, поняттєвого аналізу, анкетування, статистико-аналітичний.

Наукова новизна роботи полягає у тому, що в ній уперше в українському документознавстві комплексно охарактеризовано діловодство як об'єкт нормативного та науково-методичного забезпечення, зокрема, розглянуто його понятійний апарат, концептуальні основи організації та чинники, що впливали на еволюцію діловодства впродовж його історичного розвитку в Україні. Запропоновано уточнену схему періодизації історії діловодства в Україні. Визначено провідну роль нормативного та науково-методичного забезпечення в організації діловодства та обґрунтовано висновки щодо змісту, особливостей й проблем такого забезпечення в Україні впродовж другої половини ХХ - початку ХХІ ст. Окреслено основні перспективні напрями державного регулювання сфери діловодства, проведення наукових досліджень, підготовки методичних розробок, спрямовані на підвищення ефективності організації діловодства в Україні.

Практичне значення дослідження. Результати дослідження було використано під час розроблення та впровадження нормативних і методичних документів, що забезпечують організацію процесів документування управлінської інформації та роботу зі службовими документами. Автор брала участь у підготовці Національного стандарту “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (ДСТУ 4163-2003), методичних рекомендацій щодо застосування цього стандарту, проекту Національного стандарту “Інформація та документація. Керування документацією”, гармонізованого з ІSO 15489_2001, “Примірних норм часу (виробітку) на основні види робіт в архівних підрозділах органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій”. Дисертантка була відповідальним виконавцем Національного стандарту “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять” (ДСТУ 2732-2004), укладачем “Примірної інструкції з діловодства в центральних архівних установах України, Державному архіві при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державних архівах областей, міст Києва і Севастополя”, “Примірної номенклатури справ апарату обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій”, “Примірної номенклатури справ апарату районної державної адміністрації області”. Результати дослідження можуть бути використані під час підготовки навчального курсу з історії, теорії та практики діловодства.

Апробація результатів дисертації. Результати дисертаційного дослідження було апробовано на наукових конференціях різного рівня: ІІ Міжнародній науковій конференції, присвяченій 125_річчю від дня народження гетьмана П. П. Скоропадського та 80_річчю утворення Української гетьманської Держави (Київ-Чернігів-Тростянець, 21-23 травня 1998 р.), Міжнародній конференції “Архіви - складова інформаційних ресурсів суспільства” (Київ, 17-18 жовтня 2001 р.), науковій конференції “Документознавство та інформаційна діяльність: Наука. Освіта. Практика” (Київ, 18 грудня 2002 р.), Міжнародній науково-практичній конференції “Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики” (Київ, 25-26 травня 2004 р.), Міжнародній науковій конференції “Сучасний стан та перспективи розвитку документознавства” (Київ, 1-3 грудня 2004 р.), а також під час виступів на семінарах та інших заняттях з підвищення кваліфікації державних службовців - працівників архівних установ, служб діловодства та кадрів.

Публікації. Результати дослідження викладено дисертанткою у 10 наукових публікаціях (у т.ч. одна у співавторстві), з яких 6 статей опубліковано у виданнях, рекомендованих ВАК України для апробації результатів кандидатських та докторських дисертацій.

Структура дисертації. Дисертація складається зі вступу, трьох розділів (дев'яти параграфів), висновків (154 с.), списку використаних джерел та літератури (370 позицій, 37 с.).

2. Основна частина

Розділ 1 “Теоретичні основи розроблення теми дисертації” поділяється на три параграфи. У першому параграфі розглядаються нормативні документи, наукові публікації та довідкові видання, в яких відображено понятійний апарат діловодства й, передусім, сформульовані визначення понять, що стосуються проблематики дослідження. Проаналізовано еволюцію поглядів документознавців за останні десятиліття на трактування базових дефініцій діловодства. Відзначено, що на сьогодні мають місце різні підходи та розбіжності думок щодо визначення основних понять цієї сфери практичної діяльності. Зокрема, наведено різні аспекти розуміння умовно синонімічних понять “діловодство”, “справочинство”, “документаційне забезпечення управління”, “керування документацією”. Відзначено, що у межах виконання завдань цього дослідження доцільно застосовувати термін “діловодство” з його розумінням як сукупності процесів документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами. Також у першому параграфі з'ясовано зміст понять, які пов'язані з основними технологічними процесами і операціями діловодства та характеризують його як сферу практичної діяльності. Зокрема, розглянуто визначення таких понять, як “службовий документ”, “організаційно-розпорядчий документ”, “управлінська документація”, “документування управлінської інформації”, “правила документування”, “організація роботи зі службовими документами”, “документообіг”, “документаційний фонд”, “служба діловодства”, “інструкція з діловодства”, “номенклатура справ”, “строк зберігання службових документів”. Зазначено, що стандартизація складу термінів діловодства та визначень їх понять є важливою не тільки в теоретичному аспекті, а й для вирішення проблеми їх уніфікованого застосування у нормативно-правових актах, нормативних і методичних документах з організації діловодства.

У другому параграфі встановлено, що теоретичні засади, на які спирається реалізація технологічних процесів діловодства, є, здебільшого, результатом документознавчих досліджень. Втім, технологія діловодства ґрунтується і на результатах, отриманих в інших наукових дисциплінах та галузях знань, зокрема, архівознавстві, документній лінгвістиці, інформаційному менеджменті, історичному джерелознавстві, правознавстві, природничих дисциплінах тощо. Передусім, це стосується концептуальних рішень з питань створення управлінських документів, організації документообігу, експертизи цінності службових документів, функціонування систем електронного діловодства, забезпечення збереженості документів тощо. Зазначено, що теорія діловодства не обмежується науковими засадами реалізації технологічних процесів; існують також загальнотеоретичні проблеми класифікації, визначення складу та функцій управлінських документів, формування загальних принципів керування документацією та службою діловодства, а також проблеми загальної уніфікації діловодних процесів, що є підґрунтям для вирішення прикладних завдань діловодства з точки зору сучасних концепцій керування документацією. Сукупність наукових знань представляють також результати досліджень з історії діловодства. Це здобуті наукові факти і зроблені на їх основі формулювання закономірностей процесу розвитку діловодства, висновки щодо чинників, які впливають на нього, побудови схем періодизації історії діловодства, зміст особливостей розвитку діловодства на кожному з історичних етапів, а також інші концептуальні положення, які є складовою теоретичних знань з діловодства. Зазначено, що сукупність нагромаджених наукових знань у сфері діловодства має враховуватися під час реалізації заходів, спрямованих на уніфікацію та регламентацію організації його процесів з метою підвищення їх ефективності та оптимізації.

У третьому параграфі досліджено еволюцію організації діловодства в Україні. Здійснено порівняльний аналіз існуючих схем періодизації історії вітчизняного діловодства. Наявність більш-менш подібних поглядів різних дослідників на періодизацію історії діловодства надала можливість виявити певні критерії для виокремлення періодів його розвитку. Встановлено, передусім, дві групи чинників, що впливали на розвиток діловодства в Україні у різні історичні періоди: 1) політичні, економічні та інші соціально-правові зрушення в Україні; 2) зміни у нормативному забезпеченні діловодства, а також в організації його технологічних процесів. Часто ці чинники діють разом, вони взаємопов'язані, і другий є результатом безпосередньої дії або впливу першого.

Запропоновано узагальнену схему періодизації історії діловодства в Україні; подано стислу характеристику кожного періоду.

У розділі 2 “Україна в системі централізованого нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства у 1950-1980_х роках” таке забезпечення розглядається у межах двох етапів розвитку організації діловодства в Україні: 1950-1960_х рр. та 1970-1980_х рр.

У першому параграфі зазначено, що у зв'язку з відновленням післявоєнного народного господарства і здійсненням управлінських реформ уряд СРСР та відповідно уряд УРСР у 1950_ті рр. почали приділяти більшу увагу документам, що створювалися у діловодстві міністерств, відомств та інших установ країни і роботі відомчих архівів цих установ. Прийняття низки відповідних урядових постанов сприяло посиленню у 1950-1960_х рр. відповідальності державних архівів за організацію діловодства в установах, а також за нормативне та науково-методичне забезпечення цієї сфери діяльності. Зауважено, що підвищенню ролі архівів у державному і науковому житті України, змінам у характері та напрямах архівної справи сприяло передання у 1960 р. Архівного управління з системи МВС УРСР до системи Ради Міністрів УРСР. Підкреслено важливість створення в 1963 р. у структурі Архівного управління УРСР відділу відомчих архівів і організації діловодства, на який було покладено вирішення проблем упорядкування документів і раціоналізації діловодства в установах України. З'ясовано, що вирішенню цих проблем здебільшого сприяло систематичне проведення республіканських і місцевих громадських оглядів стану діловодства та відомчих архівів, визначення на підставі отриманих результатів заходів щодо усунення недоліків в організації діловодства та зберігання документів в установах. Упорядкуванню документів у міністерствах і відомствах України й поліпшенню якості їх відбору на державне зберігання значно сприяла діяльність госпрозрахункових груп і відділів, сформованих при архівних установах.

Визначено роль Архівного управління УРСР у формуванні централізованої загальносоюзної нормативної та науково-методичної бази для забезпечення організації діловодства у цілому в СРСР. Зауважено на проведенні в Україні ініціативних досліджень в галузі діловодства, передусім, досвідченими спеціалістами Архівного управління УРСР, а також деякими науковими співробітниками та керівними працівниками центральних та місцевих архівних установ. Результати таких досліджень оприлюднювалися у 1960_х рр. на республіканських наукових конференціях, публікувалися на сторінках спеціалізованих галузевих видань. Важливим засобом висвітлення результатів науково-дослідної та методичної роботи архівних установ став науково-інформаційний бюлетень Архівного управління УРСР “Архіви України”, де було започатковано публікацію статей і повідомлень, в яких викладалася методика діловодних процесів, узагальнювався досвід здійснення контролю за станом діловодства архівними установами республіки. Особливий акцент було зроблено на налагодженні діловодства у міських, районних та сільських установах. З огляду на недостатність і недосконалість в означений період часу нормативної та методичної літератури з питань організації діловодства, у бюлетені публікувалися примірні та типові номенклатури справ для облвиконкомів та райвиконкомів, однорідних установ сільського і комунального господарства, споживчої кооперації, науково-дослідних і проектних інститутів тощо, розроблені відповідними архівними установами України.

У другому параграфі розкривається зміст нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні, сформованого у 1970-1980_х рр. Відзначено роль Всесоюзного науково-дослідного інституту документознавства та архівної справи (далі - ВНДІДАС) у розробленні нормативних документів та науково-методичних посібників з діловодства. Наголошується на важливості впровадження в Україні Єдиної державної системи діловодства (далі - ЄДСД) та комплексу нормативних і методичних документів, що входили до Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (далі - УСОРД), зокрема, загальносоюзних стандартів на організаційно-розпорядчі документи (далі - ОРД), уніфікованих форм документів та інструктивно-методичних матеріалів щодо застосування цих форм. Додержання вимог цих документів контролювалося Українським республіканським управлінням Держстандарту СРСР та безпосередньо урядом УРСР. Проаналізовано формування і впровадження в установах України вітчизняних нормативно-правових актів, що регламентували організацію діловодства. Відзначено важливість прийняття у 1975 р. постанови Ради Міністрів УРСР “Про затвердження Примірної інструкції по діловодству в міністерствах і відомствах Української РСР та виконавчих комітетах місцевих Рад депутатів трудящих”, укладання типових та примірних номенклатур справ. З'ясовано, що підвищенню рівня організації діловодства в Україні сприяла організація мережі постійно діючих курсів та короткострокових нарад і семінарів для підвищення кваліфікації працівників служб діловодства. У 1985 р. було створено Республіканський організаційно-методичний кабінет з діловодства, який протягом 10 років виконував роль методичного та консультативного центру з впровадження результатів науково-дослідних робіт у галузі документознавства та діловодства, узагальнення і поширення передового досвіду роботи міністерств, відомств та інших установ України.

Відзначено значне зростання у 1970-х рр. кількості науково-консультативних та методичних статей з питань організації й удосконалення діловодства в Україні на сторінках “Архівів України”; систематичному поданню та кращому засвоєнню таких публікацій спряло започаткування у журналі 1971 р. спеціальної рубрики “Діловодство”. У 1977 р. саме в Україні було видано перше у післявоєнний період вітчизняне практично-довідкове видання з діловодства, підготовлене досвідченими українськими архівістами М. Місерманом і А. Фельзером.

Втім, у цей період мали місце і певні проблеми, які гальмували розвиток організації діловодства в Україні. Вже на початку 1970_х рр. в Україні назріла необхідність організації наукової інституції, яка мала б досліджувати питання документознавства (зокрема, класифікації та уніфікації документів), розробляти нормативне та науково-методичне забезпечення діловодства. Впродовж 1980_х рр. така потреба відчувалася все гостріше, однак, попри намагання керівництва республіканського Архівного управління, центральною владою це питання не вирішувалося позитивно. Наприкінці 1980_х рр. було фактично припинено публікацію в “Архівах України” матеріалів, присвячених проблемам діловодства. В умовах монополізації та обмежень в СРСР вузівської підготовки документознавців, яка здійснювалася виключно у Московському державному історико-архівному інституті, а також захисту дисертацій з цього профілю тільки у цьому вузі та у ВНДІДАС, в Україні все більше не вистачало висококваліфікованих кадрів для вирішення завдань з підготовки та впровадження нормативних документів і науково-методичних розробок з діловодства, складність яких дедалі збільшувалася.

Розділ 3 “Нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в незалежній Україні (1991 - 2004 рр.)” складається з чотирьох параграфів.

У першому параграфі проаналізовано основні проблеми організації діловодства в Україні, що були виявлені в результаті проведення 1998 р. анкетування керівників служб діловодства 17 міністерств та 18 державних комітетів та обстеження 2003 р. стану діловодства 29 центральних органів виконавчої влади та 15 інших центральних установ країни. Узагальнений аналіз отриманих відомостей дав можливість виявити низку типових недоліків в організації діловодних процесів в органах державної влади, зокрема, відсутність загальної координації діловодства, що пов'язано, передусім, з недосконалістю нормативного та науково-методичного забезпечення цієї сфери діяльності, а також слабким контролем організації діловодства з боку Держкомархіву України і відповідних архівних установ. Найважливішою проблемою була визнана відсутність нормативних актів, необхідних для впровадження електронного діловодства в органах державної влади та інших установах України, застосування електронної пошти, впровадження єдиної електронної мережі для обміну управлінською інформацією між органами державної влади на всіх рівнях, забезпечення збереженості електронних документів тощо. Відзначено наявність проблем, пов'язаних і з традиційними (тобто неавтоматизованими) формами організації роботи з документами в установах. Це проблеми розроблення та впровадження в установах таких основних нормативних документів, як інструкція з діловодства та номенклатура справ, а також відомчі (галузеві) переліки документів зі строками їх зберігання та примірних (типових) номенклатур справ для підвідомчих установ. Також мають місце проблеми унормування окремих діловодних процесів, зокрема, реєстрації документів, контролю за їх виконанням, визначення обсягів документообігу, формування справ, забезпечення збереженості документів у діловодстві, передавання документів на зберігання до архівних підрозділів тощо. Зазначені проблеми дали можливість визначити організаційні заходи щодо покращання стану діловодства в установах, виявити прогалини у нормативному забезпеченні цієї сфери діяльності й окреслити перспективні напрями подальшого розвитку нормативної та науково-методичної бази.

У другому параграфі розкрито зміст нормативної бази, спрямованої на забезпечення організації діловодства, що була сформована за період незалежності України. Зазначено, що необхідність нормативного забезпечення організації діловодства зумовила розширення й конкретизацію положень щодо керування цією сферою діяльності. Такі положення було зафіксовано у другій редакції Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” (2001). Зокрема, Законом визначено, що Державний комітет архівів України є спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства; він здійснює нормативно-правове регулювання та організовує нормативно-правове й науково-методичне забезпечення служб діловодства, контролює їх діяльність. Зміст функціональних обов'язків державного архіву щодо керування діловодством в юридичних особах усіх форм власності конкретизовано в “Основних правилах роботи державних архівів України” (2004). Чинним нормативно-правовим актом, що встановлює загальні правила документування управлінської інформації та регламентує порядок роботи зі службовими документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передання до архівного підрозділу, є “Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” (1997) (далі - Примірна інструкція з діловодства). Основним нормативним актом при визначенні строків зберігання документів та їхньому відборі для внесення до складу Національного архівного фонду або для знищення є “Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання” (1998) (далі - Перелік типових документів). Важливим підзаконним нормативно-правовим актом, обов'язковим для виконання всіма установами незалежно від форм власності, є “Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій” (2001), основні завдання яких полягають у наступному: а) встановлення єдиного для всіх установ порядку роботи з документами від їх створення в діловодстві до передання на постійне зберігання до державних архівів або інших архівних установ; б) підвищення ефективності організації архівної справи в установах; в) суворе дотримання вимог законодавчих та нормативно-правових актів з питань архівної справи та діловодства.

Упродовж означеного періоду в Україні було розроблено і впроваджено: а) дві редакції термінологічного стандарту з діловодства й архівної справи; б) державні стандарти, що унормували основні вимоги до побудови державної уніфікованої системи документації; в) національний стандарт, що встановив вимоги до оформлення ОРД; г) Державний класифікатор управлінської документації (далі - ДКУД).

У третьому параграфі охарактеризовано зміст і стан науково-методичного забезпечення організації діловодства, розробленого в Україні у період з 1991 по 2004 рр. Початок формування такого забезпечення пов'язано, передусім, зі створенням 1994 р. при Головархіві України галузевого інституту - УНДІАСД. Науково-дослідну та методичну роботу інституту було спрямовано на вдосконалення організації діловодства в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, інших установах, зокрема, державних архівах. З цією метою відділом документознавства УНДІАСД підготовлено альбом стандартних форм та примірну інструкцію з діловодства для архівних установ, перелік документів зі строками зберігання, примірні номенклатури справ для апаратів місцевих державних адміністрацій, а також методичні рекомендації щодо складання та застосування переліків та примірних і типових номенклатур справ. Інститутом було запроваджено ініціативні дослідження, спрямовані на висвітлення питань організації електронного (комп'ютерного) діловодства. Важливе значення мали наукові статті з проблем діловодства та документознавства, опубліковані у спеціалізованих виданнях інституту. Висвітлено роль інших наукових інституцій та архівних установ України у підготовці методичних посібників з діловодства.

У четвертому параграфі визначено перспективні напрями нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні. Зазначено про необхідність прийняття Закону України “Про діловодство” і підзаконних актів щодо регулювання організації електронного діловодства та зберігання електронних документів в архівних підрозділах. Наголошено, що це зумовить перегляд чинних нормативних документів з діловодства з метою коригування їх окремих положень, а також доповнення їх тими частинами, що стосуються здійснення електронного діловодства, оперативного зберігання електронних документів у діловодстві, проведення експертизи їх цінності, оформлення для передавання їх на зберігання в архівний підрозділ установи та подальше передавання до державних архівів. Перспективними дослідницькими напрямами є, зокрема, виявлення закономірностей потоків службових документів у діловодстві, вивчення життєвих циклів управлінських документів, у тому числі й з електронним носієм. Реалізації цих завдань має сприяти інтеграція творчих зусиль архівних установ, науково-дослідних інституцій, вищих навчальних закладів, а також служб діловодства органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій усіх форм власності.

Висновки

Результати здійсненого дослідження дозволили дійти таких висновків:

1. Дослідження діловодства, як об'єкта нормативного та науково-методичного забезпечення в сучасному та історичному аспектах, має здійснюватися на основі аналізу теоретичних засад реалізації його технологічних процесів. Складовою таких засад є сукупність дефініцій сфери діловодства. Дослідження еволюції та сучасного стану понятійного апарату діловодства показало, що кількість та семантика змісту його лексичних одиниць змінювалися залежно від розвитку теорії та практики діловодства. Трактування визначень понять діловодства, навіть базових, не завжди є однозначними, вони потребують уніфікації. Стандартизація складу термінів з діловодства та їх визначень є важливою не тільки в теоретичному аспекті, а й у практичному - для вирішення проблеми їх уніфікованого застосування в нормативно-правових актах, нормативних та методичних документах з організації діловодства.

Концептуальною основою реалізації технологічних процесів діловодства є також сукупність наукових знань, яку представлено результатами досліджень ряду наукових дисциплін - документознавства (зокрема, управлінського), архівознавства, історичного джерелознавства, інформаційного менеджменту, правознавства, інформатики. Таким чином, під час розроблення нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства, крім вивчення практичних потреб та проблем функціонування цієї сфери діяльності, слід враховувати досягнення наукових дисциплін, що безпосередньо мають відношення до організації діловодства. Складовою наукових знань з діловодства є також знання про історію його розвитку.

2. Зрушення в організації діловодства були зумовлені політичними, економічними та іншими соціально-правовими трансформаціями, що відбувалися в Україні та інших країнах, до складу яких у різні часи входили певні частини українських територій, а також змінами у нормативному регулюванні діловодства. Зазначені чинники впливали на організацію технологічних процесів діловодства, втім, технологія діловодства змінюється також і в результаті набутого емпіричного досвіду.

Виокремлено два періоди розвитку діловодства в Україні, які ще не обиралися для дослідження істориками діловодства: перший у межах 1950-1980_х рр., другий - з 1991 р. по 2004 р. Початкові межі цих періодів пов'язано з кардинальними змінами у нормативному та науково-методичному забезпеченні організації діловодства. Так, у 1950_х рр. на загальносоюзному рівні було посилено роль архівних установ у керуванні організацією діловодства, що активізувало процеси формування нормативної та методичної бази для забезпечення діяльності служб діловодства. А набуття Україною незалежності у 1991 р. зумовило необхідність змін у змісті та завданнях нормативного і науково-методичного забезпечення організації діловодства.

3. Для періоду 1950-1960-х рр. визначальним є започаткування післявоєнного розроблення нормативного та методичного забезпечення організації діловодства в СРСР і, зокрема, в Україні. Організаційно-методичне керування та контроль за організацією діловодства було покладено урядом на архівні установи. Прийняття відповідних урядових постанов, спрямованих на упорядкування документів, забезпечення їхнього зберігання та використання, сприяло покращанню стану діловодства в міністерствах, відомствах та інших установах. Провідну роль у нормативному та методичному забезпеченні організації діловодства відігравали Архівне управління УРСР і місцеві архівні установи, які: а) надавали методичну та практичну допомогу в розробленні нормативних документів, що регламентували організацію діловодства у відповідності до встановлених на той час вимог; б) організовували навчання з підвищення кваліфікації працівників служб діловодства; в) висвітлювали та популяризували кращий досвід з організації діловодства через спеціалізовані періодичні видання, передусім, науково-інформаційний бюлетень Архівного управління УРСР “Архіви України”.

Підвищенню рівня організації діловодства в Україні у 1970-1980_х рр. сприяло впровадження ЄДСД та комплексу нормативних і методичних документів, що входили до УСОРД і мали важливе значення у покращанні організації діловодства в установах України, а також формування власної республіканської нормативної та науково-методичної бази. Систематично (до середини 1980-х рр.) на сторінках журналу “Архіви України” публікувалися матеріали з питань організації й удосконалення діловодства в Україні. Важливу роль у впровадженні результатів науково-дослідних робіт з документознавства та діловодства, узагальненні й поширенні передового досвіду роботи міністерств, відомств та інших установ виконував Республіканський організаційно-методичний кабінет з діловодства. Разом з тим, у республіці відчувалася потреба у науковій установі, яка б досліджувала проблеми документознавства, висококваліфікованих документознавцях, а також наукових, методичних та довідкових виданнях з діловодства.

4. Розбудова державності, власної нормативно-правової бази, нові економічні умови господарювання зумовили необхідність вирішення нових завдань та проблем щодо організації діловодства в незалежній Україні. Важливим недоліком є відсутність загальної координації організації діловодства в органах державної влади, що пов'язано, передусім, з недосконалістю нормативного та науково-методичного забезпечення цієї сфери діяльності, а також слабким контролем за станом діловодства з боку Держкомархіву України і відповідних архівних установ. Виявлені в результаті анкетування та обстеження служб діловодства міністерств та інших центральних органів виконавчої влади проблеми стали підставою для визначення тематики науково-дослідної та методичної роботи УНДІАСД.

Упродовж 1991-2004 рр. в Україні було створено власну нормативну базу, що регулює організацію діловодства в країні. Низка положень, що унормували керування діловодством з боку архівних установ та розкрили зміст такого керування, зафіксовано у другій редакції Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”. Ці положення були деталізовані в “Основних правилах роботи державних архівів України”. Основними нормативно-правовими актами з діловодства, розробленими у цей період, є Примірна інструкція з діловодства, Перелік типових документів, Порядок утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів. Серед нормативних документів слід відзначити державні стандарти та ДКУД, спрямовані на вирішення завдань уніфікації управлінської документації, а також термінологічний стандарт з діловодства й архівної справи. Разом з тим, у нормативному забезпеченні діловодства існує ряд проблем. Так, в Україні є нагальним прийняття закону, безпосередньо присвяченого правовим засадам організації діловодства, зокрема, у зв'язку з набуттям чинності законодавства щодо застосування електронних документів. Негативно позначилося на організації діловодства надання національним стандартам статусу рекомендаційних документів, що ускладнює їхнє застосування порівняно з нормативно-правовими актами. Фактично припинено ведення ДКУД.

Організацію науково-методичного забезпечення діловодства у незалежній Україні пов'язано із діяльністю УНДІАСД, інших профільних інституцій, центральних та обласних державних архівів, а також служб діловодства, відповідальних за керування діловодством та архівною справою в певній галузі або на певній території. Основними засобами такого забезпечення є примірні інструкції, номенклатури справ, переліки документів зі строками зберігання, а також методичні рекомендації щодо їх розроблення. Роль засобу науково-методичного забезпечення діловодства, починаючи з 1997 р., відіграють наукові статті, опубліковані у продовжуваних виданнях УНДІАСД та журналі “Архіви України”. Разом з тим, є потреба значного збільшення кількості публікацій в цих виданнях матеріалів методичного та консультативного характеру. Особливо це пов'язано з впровадженням нормативних документів, електронного діловодства, комерційним поширенням довідкової та методичної літератури з діловодства, що базується на застарілій нормативній базі чи нормативних документах інших держав. Не враховується ефективний досвід попереднього історичного періоду щодо систематичного проведення на базі архівних установ науково-методичних та консультативних нарад і семінарів керівників служб діловодства. Бракує наукових досліджень з історії та теорії діловодства.

5. Основними перспективними напрямами нормативного забезпечення організації діловодства в Україні слід вважати розроблення та прийняття Закону України “Про діловодство”, нормативно-правових актів, що регулюють організацію електронного діловодства, гармонізацію їх з міжнародними стандартами, зокрема, у контексті впровадження систем електронного документообігу, а також перероблення у зв'язку з цими актами основних нормативних документів, що встановлюють правила документування управлінської інформації та регламентують технологічні процеси роботи зі службовими документами.

Перспективи науково-методичного забезпечення організації діловодства слід вбачати у: а) вивченні й поширенні закордонного досвіду з керування документацією; б) розробленні проблем уніфікації та стандартизації управлінських документів (зокрема, підготовці збірників форм ОРД, переробленні та подальшому веденні ДКУД, уніфікації текстів управлінських документів); в) дослідженні нових видів службових документів; г) дослідженні ролі служби діловодства в організації інформаційного забезпечення управління в установі.

Основний зміст дисертації викладено у публікаціях

1. Загорецька О. Нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні у 1950-1980-х роках // Студії з архівної справи та документознавства / Держкомархів України. УНДІАСД. - К., 2004. - Т. 11. - С. 177-182.

2. Загорецька О. Теорія діловодства як галузь наукових знань // Студії з архівної справи та документознавства / Держкомархів України. УДНДІАСД. - К., 2002. - Т. 8. - С. 139-141.

3. Загорецька О. Висвітлення проблем організації загального діловодства на сторінках журналу “Архіви України” // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство: Міжвід. зб. наук. праць. - К., 2002. - Вип. 5. Архіви - складова інформаційних ресурсів суспільства. - С. 348-355.

4. Загорецька О. М. Стандартизація в галузі справочинства в Україні: невирішені проблеми // Архіви України. - 2001. - № 1-2. - С. 11-20 (у співавт. з Л. В. Кузнєцовою, С. Г. Кулешовим).

5. Загорецька О. Сучасні проблеми організації діловодства в міністерствах та державних комітетах України // Студії з архівної справи та документознавства / Головархів України. УДНДІАСД. - К., 1998. - Т. 3. - С. 80-81.

6. Загорецька О. Організація діяльності діловодних служб Державного сенату (1918 р.) // Студії з архівної справи та документознавства / Головархів України. УДНДІАСД. - К., 1999. - Т. 5. - С. 113-115.

7. Загорецька О. Основні поняття та терміни // Архівознавство: Підручник для студентів іст. ф-тів вищ. навч. закладів України / За заг. ред. Я. С. Калакури та І. Б. Матяш. - К.: ВД “КМ Академія”, 2002. - С. 319-330.

8. Загорецька О. М. Термінологічні стандарти з діловодства й архівної справи: історичний аспект і сучасний стан // Документознавство та інформаційна діяльність: Наука. Освіта. Практика: Зб. матеріалів наук. конф. (18 грудня 2002 р.). - К.: ДАКККіМ, 2003. - С. 55-58.

9. Загорецька О. М. Про Національний стандарт на організаційно-розпорядчу документацію // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: Проблеми науки, освіти, практики: Зб. матеріалів Міжнар. наук.-практ. конф., Київ, 25-26 травня 2004 р. - К., 2004. - С. 46-49.

10. Загорецкая Е. М. Новый стандарт на организационно-распорядительную документацию в Украине // Документация в информационном обществе: парадигмы ХХІ века: Докл. и сообщения на десятой Междунар. науч.-практ. конф. 25-26 ноября 2003 г. / Федеральное архивное агентство. ВНИИДАД. - М., 2004. - С. 238-243.

Анотація

Загорецька О. М. Нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні у другій половині ХХ - на початку ХХІ століття. - Рукопис.

Дисертація на здобуття наукового ступеня кандидата історичних наук за спеціальністю 07.00.10 - документознавство, архівознавство. - Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства. - Київ, 2005.

Дисертацію присвячено дослідженню нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні у другій половині ХХ - на початку ХХІ ст. На підставі всебічного аналізу нормативно-методичної бази, наукової літератури та історичних джерел у роботі охарактеризовано зміст, особливості, дієвість і проблеми нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні на різних етапах його розвитку за останні півстоліття. Проаналізовано сучасний стан і проблеми організації діловодства в Україні на прикладі центральних органів виконавчої влади. Визначено основні перспективні напрями формування нормативного та науково-методичного забезпечення діловодства в Україні.

Ключові слова: діловодство, управлінська документація, нормативне забезпечення, науково-методичне забезпечення, служба діловодства, архівні установи.

Аннотация

Загорецкая Е. М. Нормативное и научно-методическое обеспечение организации делопроизводства в Украине во второй половине ХХ - в начале ХХІ века. - Рукопись.

Диссертация на соискание учёной степени кандидата исторических наук по специальности 07.00.10 - документоведение, архивоведение. - Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения. - Киев, 2005.

Диссертация посвящена исследованию нормативного и научно-методического обеспечения организации делопроизводства в Украине во второй половине ХХ - в начале ХХІ века.

Впервые в украинском документоведении комплексно охарактеризовано делопроизводство как объект нормативного и научно-методического обеспечения. На основании всестороннего анализа нормативно-методической базы, научной литературы и архивных источников изучено содержание, особенности, эффективность и проблемы нормативного и научно-методического обеспечения делопроизводства в Украине на разных этапах развития делопроизводства за последние полвека. Рассмотрен понятийный аппарат и теоретические основы реализации технологических процессов делопроизводства. На основании изучения и обобщения существующих схем периодизации истории отечественного делопроизводства предложена уточненная схема, которая охватывает восемь периодов развития делопроизводства в Украине. Детально исследованы два последних периода, а именно - 1950-1980-е гг. и 1991-2004 гг. Формирование нормативного и научно-методического обеспечения делопроизводства в Украине в 1950-1980_е гг. в целом осуществлялось под влиянием централизованной общесоюзной системы, однако при этом имело и свои особенности и инициативные достижения. Обретение независимости Украины в 1991 г. обусловило необходимость формирования национальной нормативно-правовой и методической базы, а также решения новых задач делопроизводства.

Охарактеризовано современное состояние и проблемы организации делопроизводства в Украине на примере центральных органов исполнительной власти. Определены основные перспективные направления формирования нормативного и научно-методического обеспечения организации делопроизводства в Украине.

Ключевые слова: делопроизводство, управленческая документация, нормативное обеспечение, научно-методическое обеспечение, служба делопроизводства, архивные учреждения.

Annotation

Zagoretska O. M. The normative, scientific and methodical basis of records keeping organisation in Ukraine in the second half of the XX - at the beginning of the XXI century. - Manuscript.

Dissertation for the Candidate's Degree of Historical Science on speciality 07.00.10 - Documentation and Archival Studies. - The Ukrainian Scientific Research Institute on Archives and Documentation. - Kyiv, 2005.