Организация документов Архивного фонда РФ

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РФ

Правовые нормы федерального законодательства призваны обеспечить соблюдение на всей территории Российской Федерации единых принципов организации архивного дела, хранения, использования, комплектования и учета архивных документов.

Архивы в своей деятельности используют Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», «Положение об Архивном фонде Российской Федерации», другие нормативные акты федеральных органов государственной власти и субъектов государственной власти, а также нормативные акты, если они по законодательству имеют непосредственное отношение к деятельности архивов и хранимой документации.

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией федерального органа исполнительной власти.

Специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов. Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой, либо организацией Российской академии наук.

В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

В «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (далее - «Правила») дано понятие «организация хранения архивных документов».

Под организацией хранения архивных документов в архивохранилище понимается система мероприятий, включающая в себя рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению, либо разрушению.

В архиве документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически и (или) логически связанным совокупностям - архивным фондам.

По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация.

Среди разновидностей архивного фонда бывают:

- архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда РФ и других архивных документов;

- объединенный архивный фонд, состоящий из документов АФ РФ и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи, созданных в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан;

- архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из архивных документов, включенных в состав АФ РФ, созданных в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода.

К архивному фонду также приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, созданных в процессе деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим).

Те учреждения, организации, предприятия, воинские части, лица, в деятельности которых образуются документы, называются фондообразователями. Какое учреждение может быть фондообразователем? Формальными признаками самостоятельности фондообразователя являются: - наличие законодательного акта об образовании учреждения, о его компетенции, функциях и структуре; - наличие штатного расписания учреждения, своего бюджета, расчетного счета в банке, гербовой печати; - самостоятельное ведение учреждением делопроизводства. Самостоятельными фондообразователями иногда могут быть и отдельные структурные подразделения учреждения, имеющие оперативную и организационную обособленность.

В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.

По категориям доступа архивные документы делятся на:

- открытые;

- ограниченного доступа;

- хранящиеся на особых условиях доступа к ним.

Критерии организации документов в РФ

архивный фонд документ ценность

Организация документов Архивного фонда РФ включает их классификацию и систематизацию.

Классификация - выработка научных основ организации доку-ментов, установление логических и исторических связей между ними.

Систематизация - физическая организация и упорядочение документов на основе схемы их классификации.

Организация документов осуществляется:

- в пределах Архивного фонда РФ;

-в пределах конкретного архива;

- в пределах конкретного архивного фонда.

Организация документов - совокупность административно-правовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим документам с учетом их принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов. В основе организации документов находится архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

До недавнего времени основными критериями организации хранения документов были:

? принадлежность документов к историческим эпохам;

? принадлежность документов к комплексам общесоюзного, республиканского, местного значения;

? принадлежность документов к административно-территориальным единицам;

? принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;

? принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя.

В настоящее время критериями организации хранения документов являются:

? формы собственности - государственная часть Архивного фонда РФ, федеральная собственность в ведении РФ, муниципальная собственность, негосударственная часть Архивного фонда РФ;

? виды носителей, способы и техника закрепления информации -письменные и графические документы на бумажных носителях, кинофотофонодокументы, видеограммы, электронные документы;

? сроки хранения - постоянное хранение в госархиве, музее, библиотеке, архиве негосударственного учреждения; временное хранение до передачи документов в госархив в ведомственном архиве; временное и депозитарное хранение в ведомственных архивах и отраслевых фондах; временное и депозитарное хранение документов негосударственной части Архивного фонда РФ в госархивах.

Все критерии применяются в совокупности. Согласно им происходит организация документов в пределах Архивного фонда РФ.

В России классификация документов не всегда осуществлялась по фондам: существовала классификация по отраслям, по темам, видам документов - формально-логическая классификация. Но с XIX века все более утверждается пофондовая классификация - она проводилась на основе принципа происхождения документов (провениенц принципа), основным требованием которого была целостность, недробимость архивного фонда. Это требование актуально и сейчас: фонды недробимы, архивный фонд должен полностью концентрироваться в одном архиве. Недробимость архивных фондов - основа научной организации документов Архивного фонда Российской Федерации.

Определить границы архивного фонда - значит определить состав документов, подлежащих включению в конкретный архивный фонд. Хронологические границы архивного фонда - это даты, в пределах которых образуются документы, подлежащие включению в состав данного фонда.

Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода, называется фондом личного происхождения. Фонды личного происхождения подразделяются на личные, семейные, родовые. Семейные фонды хранят документы не более трех поколений, родовые - не менее четырех поколений.

Иногда архивный фонд состоит из документов, образовавшихся в деятельности двух и более фондообразователей, имевших или имеющих между собой исторически и логически обусловленные связи (общие цели, подчиненность, время и место деятельности, общее делопроизводство; для лиц-фондообразователей - имеющие или имевшие родственные, профессиональные, другие отношения). Такой фонд называется объединенным архивным фондом.

Однако в архивах встречаются собрания документов, образовавшиеся деятельностью совершенно разных фондообразователей. Такое собрание называют архивной коллекцией - это совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам - тематическому, хронологическому, авторскому, номинальному (по виду документов), другим. Но создание архивной коллекции должно быть обоснованным. Обычно архивную коллекцию создают из отдельных разрозненных документов, которых недостаточно для создания самостоятельного архивного фонда.

Наименьшей классификационной единицей в пределах архивного фонда является единица хранения. В современной архивной практике единицу хранения часто называют “дело” (хотя это только один из родов единицы хранения, наиболее распространенный). Единица хранения - это совокупность документов, относящихся в определенному вопросу или участку деятельности организации, помещенных в отдельную папку. Объем единицы хранения варьируется от одного листа до нескольких сотен.

Существует несколько основных родов единицы хранения. Самый распространенный называется делом: это совокупность различных видов документов, связанных содержанием и последовательностью делопроизводства. Другой род единицы хранения - переписка, - состоит из документов запросов и ответов, возникших в результате обмена информацией по определенному вопросу между учреждениями или лицами. Наконец, материалы - это род единицы хранения, составленный из документов-приложений к какому-либо документу, или это различные виды документов, не связанные последовательностью делопроизводства.

Документы группируются в единицы хранения не произвольно, а по определенным признакам - по признакам заведения единицы хранения (дела). Среди них выделяют: - номинальный признак (все документы в деле - одного вида, например, “Протоколы заседаний Вахитовского райкома ВЛКСМ” - все документы - протоколы); - предметный признак (все документы в деле касаются одного вопроса); - авторский (автором всех документов является одно лицо или учреждение: “Постановления, распоряжения, циркуляры Моссовета” - автором является Моссовет); - корреспондентский признак (все документы дела адресованы одному лицу или учреждению: “Письма различных организаций и лиц Совету Казанского государственного университета”, все документы адресованы Казанскому госуниверситету); - географический признак (документы сгруппированы по единству территории, с которой связаны авторы, корреспонденты или содержание документов); - хронологический признак (документы сгруппированы по периоду времени, к которому относятся). Чаще всего дела заводятся по нескольким признакам, комплексно.

На обложке единицы хранения указываются следующие сведения: название архива; название фондообразователя и номер фонда; структурная часть фондообразователя; номер описи фонда, куда записано дело; номер дела по описи и его название; крайние даты единицы хранения (если единица хранения - дело, то начальная дата его - дата инициативного документа, то есть документа, который положил начало заведению дела; по датам приложений о крайних датах не судят); количество листов в деле. В конце каждой единицы хранения есть итоговая запись, в которой указано, сколько листов в деле, дата проверки и подпись проверявшего.

Классификация документов АФ РФ. Все документы государственной части АФ РФ классифицируются. Классификация документов АФ РФ - это научная группировка документов АФ РФ по наиболее существенным признакам. Классификация включает в себя три ступени: 1 - классификация документов АФ РФ в целом, которая определяет организацию сети государственных архивов и центров хранения. Здесь наиболее существенными признаками являются принадлежность документов к определенной эпохе; принадлежность к учреждениям федерального, республиканского, областного и др. подчинения; принадлежность к определенной административно-территориальной единице; принадлежность к определенным отраслям государственной и общественной деятельности; способ и техника создания документов. 2 - Классификация документов в пределах архивов, она определяет распределение документов по фондам. 3 - Классификация документов в пределах фонда, определяет организацию документов внутри фонда, то есть расположение единиц хранения. Здесь группировка единиц хранения осуществляется по следующим признакам: один из двух главных - структурный классификационный признак, это группировка дел по их принадлежности к структурным подразделениям, в деятельности которых они образовались. Другой главный признак - хронологический, используемый для группировки дел с учетом периодов времени, к которому относятся документов. Отраслевой, функциональный, тематический, предметно-вопросный признаки употребляются для группировки дел в соответствии с отраслями деятельности и функциями фондообразователя, по темам или вопросам, отраженным в содержании документов. Номинальный признак используется для группировки единиц хранения по их роду (дела, переписка, материалы, сборники, книги, журналы) и видам документов (приказы, протоколы, планы, и так далее). Авторский признак служит для группировки единиц хранения по определенным учреждениям или фамилиям лиц, которые являются авторами документов. Корреспондентский - для группировки дел по определенным учреждениям или лицам, в результате переписки с которыми были заведены эти дела. Наконец, географический признак используется для группировки единиц хранения по определенным территориям. с которыми связаны авторы, корреспонденты или содержание документов.

Иногда при группировке единиц хранения могут применяться и другие признаки: они могут быть сгруппированы по признаку оригинальности и копийности, по языку документов, по формату документов, особенностям их оформления. Но чаще всего эти признаки применяются при классификации документов архивных коллекций. В процессе классификации единиц хранения внутри фондов составляются схемы классификации и указатели, облегчающие поиск документов.

Размещено на Allbest.ru