Организация документов Архивного фонда Российской Федерации

Размещено на http://www.allbest.ru

1

Размещено на http://www.allbest.ru

Тема 12

Организация документов Архивного фонда Российской Федерации

 План

Архивный фонд Российской Федерации

Организация документов и дел в пределах Архивного фонда РФ в целом

Организация документов и дел в пределах архивов

Организация документов и дел в пределах архивного фонда (фондирование)

Нефондовая организация архивных документов

Архивный фонд Российской Федерации

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Архивный фонд РФ в зависимости от формы собственности на его документы состоит из государственной и негосударственной частей.

Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, собственностью субъекта РФ, муниципальной собственностью. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют документы, находящиеся в частной или иной негосударственной собственности, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение.

К федеральной собственности относятся архивные документы:

хранящиеся в федеральных государственных архивах, федеральных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договора хранения без передачи их в собственность);

федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России);

бывших неприятельских государств, перемещенные в СССР в результате Второй мировой войны и находящиеся на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации о перемещенных культурных ценностях;

отнесенные к федеральной собственности федеральными законами.

К собственности субъекта Российской Федерации относятся архивные документы:

хранящиеся в государственных архивах субъектов Российской Федерации, музеях и библиотеках субъекта Российской Федерации (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность);

государственных органов и организаций субъекта Российской Федерации.

К муниципальной собственности относятся архивные документы:

органов местного самоуправления и муниципальных организаций;

хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность).

К частной собственности относятся архивные документы:

организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства;

созданные гражданами или законно приобретенные ими.

Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов, которая осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов. Экспертизе ценности подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности.

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ.

Организация документов Архивного фонда РФ включает их классификацию и систематизацию.

Классификация - это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними. Систематизация - физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов.

Организация документов - совокупность административно-правовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим документам с учетом их принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов. В основе организации документов находится архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Организация документов и дел Архивного фонда страны осуществляется по трем уровням:

в пределах Архивного фонда РФ в целом;

в пределах архива;

в пределах архивного фонда.

Организация документов и дел в пределах Архивного фонда РФ в целом

Организация документов на первом уровне, т.е. Архивного фонда РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все федеральные архивы, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фонды, научно-отраслевые институты и хранилища в системе Российской академии наук, музеи, библиотеки. Именно здесь хранятся все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки.

До 1991 г. организация документов и дел в Государственном архивном фонде СССР осуществлялась по следующим признакам:

1) принадлежности к историческим эпохам: феодализму, капитализму, социализму (документы эпохи социализма хранятся в государственных архивах отдельно от эпох феодализма и капитализма);

2) принадлежности к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское (для союзных и автономных республик) и местное значение;

3) принадлежности к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, районам);

4) принадлежности к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;

5) принадлежности к составу документации данного фондообразователя (принцип недробимости архивного фонда);

6) способу и технике закрепления информации.

Принадлежность документов к историческим эпохам. Этот признак организации документов по архивам обусловлен тем, что эпохам феодализма, капитализма и социализма (хотя их разделение было всегда условно) свойственна особая структура государственного аппарата, что отражается на составе архивных фондов. На практике эта классификация осуществлялась следующим образом.

1. Создавались архивы (центральные), хранящие документы феодализма, капитализма и социализма отдельно. Документы дореволюционной и советской эпох хранились раздельно соответственно в центральных исторических архивах и центральных архивах Октябрьской революции на Украине, в Белоруссии, Грузии, Азербайджане, Армении, Латвии, Литве, Эстонии и других бывших союзных республик. Все эти архивы, изменившие названия, действуют до сих пор.

2. Документы хранились в рамках одного архива в отделах дореволюционных и советских фондов (как правило, в областных, краевых, городских архивах).

Разделение документов разных эпох по архивам всегда было связано с проблемой разделительной даты, которая устанавливалась специальным нормативным актом. Так, по Декрету о реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР от 1 июня 1918г. дата Октябрьской революции считалась началом новой эпохи и слома старого государственного аппарата. «Правила определения архивного фонда» в 1938 г. утвердили принцип недробимости архивного фонда. Документы учреждений, созданных советской властью, были отнесены к советской эпохе, документы Российской империи и Временного правительства - к дореволюционной эпохе.

На практике датой, по которой материалы относят к той или иной эпохе, является дата ликвидации, реорганизации, национализации учреждения или предприятия, которая определяется каждый раз по-новому для каждого фондообразователя. Документы учреждений, которые не были полностью ликвидированы, следовало делить согласно дате их национализации или реорганизации на два фонда, хранящихся в разных отделах архива или в разных архивах (это относится, как правило, к фондам национализированных фабрик и заводов).

Еще сложнее обстоит дело с разделением по эпохам фондов культурных и научных учреждений, журналов и газет, общественных организаций, которые продолжили свое существование и после революции, например фондов университетов, театров и т.д.

Для ряда территорий (Бухара, Хива, Хорезм, Тува, Дальний Восток, Крым, Западная Украина и Белоруссия, Прибалтика, Бессарабия и Северная Буковина) дата установления советской власти была сдвинута во времени, т.е. советская власть на этих территориях была установлена намного позже октября 1917г. Наоборот, ряд организаций, фонды которых отнесены к материалам советской эпохи, образовались раньше октября 1917 г. -- военно-революционные комитеты, Советы депутатов и др.

Наконец, порой очень сложно отнести к той или иной эпохе фонды личного происхождения, например В. Я. Брюсова, А. Белого, А.А.Блока, А.А.Ахматовой и др.

По этой причине почти все архивы, сформированные по принципу деления материалов по эпохам, хранят документы, выходящие за рамки разделительных дат.

Не прошло и 75 лет, как перед архивистами вновь встала проблема разграничительной даты в связи с распадом Советского Союза и Государственного архивного фонда СССР.

Однако, следуя за канвой исторических событий, нет необходимости, да и возможности устанавливать единую дату для всех федеральных органов и новых учреждений Российской Федерации.

Принадлежность документов к комплексам общесоюзного, республиканского и местного значения. К комплексам документов общесоюзного значения относились: фонды высших органов власти и управления, центральных гражданских и военных учреждений, частей и соединений армии и флота Союза ССР; фонды Русского государства, Российской империи, Российской буржуазной республики, а также документы правительств периода Гражданской войны и иностранной военной интервенции, притязавших на государственную власть во всероссийском масштабе.

К комплексам документов республиканского значения относились: фонды высших органов власти и центральных учреждений советских (союзных, автономных) республик; фонды центральных гражданских и военных учреждений, действовавших на территории, входящей в состав республики, и образованных местными буржуазными и контрреволюционными правительствами; фонды местных учреждений эпох феодализма и капитализма, распространивших свою компетенцию на всю или значительную часть территории республики.

К комплексам документов местного значения относились фонды губернских, уездных, волостных, областных, краевых, окружных, районных, городских, сельских, поселковых и других учреждений, действовавших на территории края, области, округа, района в их современных границах, если документы этих учреждений не отнесены к комплексам союзного или республиканского значения.

На практике этот принцип классификации документов реализовался просто и понятно: для хранения документов, имеющих общегосударственную ценность, создавались центральные архивы СССР; для хранения документов республиканского значения - центральные архивы республик; для хранения документов местного значения - краевые, областные, окружные, городские, районные архивы.

Принадлежность документов к административно-территориальным единицам. В основе организации сети областных, краевых, городских, районных и других архивов лежит административно-территориальное устройство страны. Это значит, что каждому городу, району, области, краю, округу, автономной республике необходим свой архив, поскольку в каждой административно-территориальной единице есть органы власти, управления, суда, прокуратуры и подчиненные им учреждения, в деятельности которых образуются документы по истории этой территории.

Однако на практике осуществить разделение материалов по административно-территориальным единицам не совсем просто, поскольку в административно-территориальном делении России происходят изменения: создается либо область, либо район, либо республика, а вместе с ними соответствующий архив. В таких случаях возможны два подхода: либо при создании новых областей и районов материалы ликвидированных фондообразователей, действовавших на данной территории, передаются в новый архив, либо в новый государственный архив поступают только документы новых фондообразователей (новых органов власти и управления, созданных в новорожденной административно-территориальной единице). В истории архивного дела использовались оба подхода.

Остро стояла проблема размежевания документов автономных республик, округов, областей, ранее не имевших своей государственности. Документы по их истории хранились, как правило, в фондах губернаторств и генерал-губернаторств, хранящихся в республиканском или областном архиве.

В настоящее время архивисты склоняются к тому, что дробление и перемещение территориальных комплексов нежелательно. Поэтому при создании нового архива новой административно-территориальной единицы в него должны поступать только фонды новых органов власти и управления.

Принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности. Этот признак классификации документов был определяющим в построении Государственного архивного фонда в период 1918-1929 гг., когда все архивные документы разбивались по их содержанию на тематические комплексы (секции). Практически отраслевой принцип классификации реализуется при создании архивов литературы и искусства, военно-исторических и народного хозяйства, а также многочисленных архивов общественных движений (бывшие центральные и местные партийные архивы).

Принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя. Научной основой классификации документов по этому признаку являются следующие принципы: происхождения, т.е. классификация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам); логический (тематический), т.е. по тематическим рубрикам.

Принцип происхождения учитывается и при классификации документов по архивам. На этом уровне он понимается как принцип недробимости (неделимости) архивного фонда, т. е. документы одного архивного фонда не подлежат разделению по разным архивохранилищам.

Способ и техника закрепления информации. Этот признак классификации документов предполагает создание архивов кино-, фото-, фоно- и видеодокументов, а также архивов научно-технической документации: Российского государственного архива фотодокументов, Российского государственного архива кинофотодокументов, Российского государственного научно-технического архива и др. Создание подобных архивов вызвано необходимостью, во-первых, особого режима хранения документов на специальных носителях (пленочных, магнитных, оптических), а во-вторых, оборудования для воспроизведения этих документов в читальном зале. Вместе с тем, выделение из состава фонда комплекса научно-технической документации или фотодокументов может привести к дроблению фонда.

В начале 90-х гг. XX в., после распада СССР, Государственный архивный фонд СССР был переименован в Архивный фонд Российской Федерации. Но изменилось не только название, но и сама организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации, которая осуществляется теперь по следующим признакам:

Рис. 1 - Организация Архивного фонда Российской Федерации

1) по формам собственности:

архивные фонды и архивные документы государственной части АФ РФ;

архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;

архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ;

Рис. 2 - Организация архивных фондов и архивных документов по формам собственности

документ архивный фонд

2) по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы;

3) по срокам хранения:

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;

архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.

Все названные выше признаки можно применять только в совокупности, формальное следование одному из них может привести к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов.

Как видно из приведенной классификации, в основе современной организации документов и дел лежит деление АФ РФ на государственную и негосударственную части, что было закреплено в «Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» от 23 августа 1993 г.

Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы:

государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;

органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предприятий, действующих на территории РФ;

государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей;

предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности;

органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;

других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России;

юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правах подлинников и на законных основаниях, поступившие в собственность государства.

Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;

негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).

Для документов государственной и негосударственной частей АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения: постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.

Постоянное хранение - бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же в архиве негосударственного учреждения.

Временное хранение - хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Росархива, которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций и предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение документов в учреждениях Росархива (это архивы с переменным составом документов); наконец, учреждения Росархива, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное хранение документов негосударственной части АФ РФ по договору с их собственником. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.

Хранение в собственности государства - это хранение документов, находящихся в частной собственности, собственности общественных организаций, корпораций, акционерных обществ и т.д., которые на законном основании переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки. Этим основанием скорее всего может быть договор дарения или купли-продажи, заключенный между собственником и государственным архивом, музеем или библиотекой, а также:

приобретение документов Росархива на аукционе или у торгово-посреднической фирмы, организации, в том числе за рубежом;

передача государству так называемых бесхозных материалов в том случае, если при ликвидации учреждения или организации у архива не оказалось законных «наследников».

Депозитарное хранение документов - временное хранение документов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в течение срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в договоре, совсем не обязательно следует передача документов на постоянное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депозиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату.

Организация документов и дел в пределах архивов

В пределах конкретных архивов документы организуются по исторически или логически связанным совокупностям - архивным фондам или архивным коллекциям. Нефондовая организация документов допустима для кинофотофонодокументов, видеограмм, электронных документов.

Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. Документальный фонд лица называют личным архивом.

Признаками фондообразователя являются:

наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности;

самостоятельный баланс;

расчетный счет в банке;

штатное расписание, печать, собственные бланки;

для физического лица - наличие создаваемых или собираемых в процессе его жизнедеятельности документов.

Из документального фонда фондообразователя выделяется его архивный фонд - часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хранению.

Архивный фонд может иметь следующие разновидности:

архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в ходе ее деятельности;

архивный фонд личного происхождения, образовавшийся в ходе жизнедеятельности фондообразователя, его семьи, рода;

объединенный архивный фонд, сформированный из документов двух и более фондообразователей, имеющих между собой исторически или логически обусловленные связи, а для физических лиц - родственные, профессиональные, творческие, деловые связи;

архивная коллекция - совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей, объединенных по номиналдьному, тематическому, авторскому, хронологическому и другим общим признакам.

Основными принципами фондообразования являются:

недробимость фонда;

единое название фонда;

единый номер фонда;

единое хранение фонда.

Организация документов и дел в пределах архивного фонда (фондирование)

Организация документов внутри архивного фонда производится на основе единицы хранения документов как фондовой учетно-классификационной единицы. Единица хранения - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск, использование.

Единицы хранения систематизируются в фонде по следующим признакам:

структурному - в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям;

хронологическому - по периодам или датам, к которым относятся документы;

функциональному, отраслевому, тематическому, предметно- вопросному - в соответствии с функциями, отраслями, направлениями деятельности фондообразователя, темами и вопросами, которых касается содержание документа;

номинальному - по делопроизводственной форме, видам и разновидностям документов;

корреспондентскому - по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения;

географическому - в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты;

авторскому - по названиям организаций или фамилиям лиц, являющихся авторами документов.

Единицы хранения внутри фонда группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным. Как правило, применяются сочетания признаков, наиболее полно отражающие делопроизводственную и смысловую связь между единицами хранения и создающие условия для наиболее удобного их использования.

Фондирование документов - распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится непосредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы фонда и документов фонда.

Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя, познакомиться с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, с задачами и функциями, возложенными на него, определить масштаб деятельности фондообразователя, т.е. кому он подчинялся и какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями.

Следует также ознакомиться с основными видами документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др.), в которых содержатся основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразователя.

По выясненным данным составляется историческая справка. Кроме названных выше данных о фондообразователе в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно выявить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках.

Далее в исторической справке следует изложить сведения по истории фонда, выяснить:

когда поступил фонд на хранение;

степень его сохранности;

объем фонда;

крайние даты документов.

В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического использования.

К исторической справке необходимо приложить графическую схему структуры фондообразователя, список источников и литературы, использованных при написании справки.

Определение границ архивного фонда. Иногда возникают затруднения по определению крайних дат документов архивного фонда учреждения и архивного фонда личного происхождения. Поясним, что крайними датами документов архивного фонда учреждения являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения или если в фонд учреждения передаются для завершения производством дела учреждения-предшественника.

Крайние даты документов архивного фонда личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты.

Определение фондовой принадлежности документов. Определить фондовую принадлежность документов - это значит определить соответствие документов тому или иному архивному фонду на основе соответствующих признаков.

Фондовая принадлежность всегда устанавливается на основании непосредственного изучения документов.

Документы, как правило, сами несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному архивному фонду. В современном государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела, где указывается официально принятое полное, а в скобках - сокращенное название учреждения-фондообразователя и название структурной части учреждения, в деятельности которого возникли документы.

Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомнение, а также если делу «не повезло» и оно утратило обложку совсем, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов.

Все документы по месту их составления обычно подразделяются на поступающие, внутренние и отправляемые. Фондовая принадлежность поступающих документов определяется по их получателю, его пометам и резолюциям, штампу регистрации. Внутренние документы определяются по названию учреждения, где они были созданы, подписям должностных лиц. Отправляемые документы фондируются по учреждению, откуда они вышли, регистрационному штампу, содержанию, делопроизводственному номеру. Фондообразователем внутренних и отправляемых документов является их автор, а поступающих - адресат.

Указанные выше признаки фондовой принадлежности называются прямыми признаками, так как они имеют обязательные элементы, в которых содержится название фондообразователя.

Фондовая принадлежность отдельных, разрозненных дел и документов при отсутствии прямых признаков устанавливается по косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги, чернил и т.п. Иногда эти косвенные признаки могут быть решающими.

При определении фондовой принадлежности надо запомнить:

1) в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации или переименованию, могут встречаться старые наименования;

2) учреждения-преемники могут продолжать какое-то время пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшественников;

3) в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений

Нефондовая организация архивных документов

Нефондовая организация архивных документов - организация созданных в деятельности различных источников комплектования аудиовизуальных документов (кино-, фото-, фоно- и видеодокументов) по их видам, одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и др.).

Кинодокументы и видеодокументы систематизируются по видам - фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты различной цветности. На кинодокументы и видеодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

Фотодокументы систематизируются по видам - негативы различной цветности и размера; слайды (диапозитивы) различной цветности; позитивы, фотоотпечатки; фотоальбомы; диафильмы. На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации - фонографическая, граммофонная, шоринофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись.

Электронные документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты); внутри видов - по форматам представления информации и далее - по характеру зафиксированной информации.

Размещено на Allbest.ru