Организация архивного дела в России

Размещено на http://www.allbest.ru/

5

Организация архивного дела в России

Архивоведение

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Основные понятия архивоведения и система органов управления архивным делом

1.1 Понятие: информация, документ, архивный документ, архивное дело

1.2 Система органов управления архивным делом

2. Различные аспекты архивного дела и правовые основы регулирования архивной сферы

2.1 Правовые, социальные, научные, организационные и другие аспекты архивного дела

2.2 Основные законодательные акты и нормативные документы, регламентирующие деятельность архивных учреждений

Заключение

Список литературы

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы заключается в том, что архивы и сохраняемые ими архивные документы - неотъемлемая и важнейшая часть культурной памяти общества, культурного наследия человечества. Архивные документы - бесценное хранилище информации о прошлом - для настоящего и будущего: они хранят ответы на многие вопросы историков и современников - даже на те, что еще не были им заданы исследователями.

Судьба архивов и архивных собраний в России складывалась очень непросто. Исторические (государственные) архивы в нашей стране сложились сравнительно поздно. И на протяжении почти всей истории архивного дела в России в нем весьма сильны были ведомственные тенденции, ведомственные подходы к документам, определявшие их ценность утилитарно - в зависимости от нужд ведомств и учреждений. В советский период отечественной истории архивы находились под мощным политическим контролем.

Реформы в архивном деле, направленные на сохранение документальных богатств, на более эффективное их использование, задумывались еще в первой половине XIX века, попытки их проведения в жизнь наблюдались на протяжении всего XIX века и начала XX-го. Реформы архивного дела в первые годы советской власти вскоре были фактически дезавуированы. Только в конце XX века начинается - хоть и не всегда последовательное, - реформирование всего отечественного архивного дела. Современные российские архивы являются научно-исследовательскими учреждениями, не уступающими по собраниям хранимых в них ценнейших документов, по уровню подготовки сотрудников, по ряду других критериев архивам других развитых стран.

Следует заметить, что в нашей стране до сих пор существует проблема свободного доступа к информации. В законодательстве Российской Федерации предусмотрены ограничения доступа к архивам, содержащим государственную или иную охраняемую законом тайну. Использование документов государственной части Архивного фонда РФ, содержащих секретные сведения, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, хотя в некоторых случаях этот срок может быть продлен. Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан устанавливаются на срок до 75 лет со времени создания документов.

Как видно, актуальность данной темы очевидна. Актуальность и значимость обусловили цель работы, которая состоит в анализе архивного дела в России.

Организацию архивного дела в Росси исследовали в своих трудах такие ученые как Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.В. Булюлина, О.В. Вовкотруб, А.Г. Голиков, З.В. Крайская, О.Г. Леонтьева, С.Ю. Малышева, Е.В. Старостин, А.Д. Тельчаров, Е.А. Ульянина, Л.Р. Фионова, Т.И. Хорхордина, Э.В. Челлини, А.С. Якименко.

Для решения указанной цели решались следующие задачи:

- рассмотреть что такое информация, документ, архивный документ, архивное дело;

- проанализировать систему органов управления архивным делом;

- изучить правовые, социальные, научные, организационные и другие аспекты архивного дела;

- систематизировать основные законодательные акты и нормативные документы, регламентирующие деятельность архивных учреждений.

Объектом исследования явилась организация архивного дела в Росси.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка используемой литературы.

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ АРХИВОВЕДЕНИЯ И СИСТЕМА ОРГАНОВ УПРАВЛЕНИЯ АРХИВНЫМ ДЕЛОМ

1.1 Понятие: информация, документ, архивный документ, архивное дело

архивный документ нормативный

В 1960-1970 годы в архивоведение и близкие отрасли знания стали широко проникать термины, понятия, идеи, почерпнутые из теоретико-информационных концепций. Это было время острых дискуссий, связанных с осмыслением места архивов и архивных документов в системе информационных ресурсов государства. Стало ясно, что архивные документы являются объектами информационного характера. Но поскольку специалисты в области теории информации изучали процессы, протекающие в «живых» системах различной природы, то они говорили главным образом об информации, относящейся к настоящему (оперативная информация) и к будущему (перспективная информация). Перед архивистами встал вопрос о нахождении специфических черт, присущих именно архивным документам. Важным этапом в поиске этих черт явилась выработка понятия «ретроспективная документная информация».

Термин «ретроспективный» (буквальный перевод с латыни: «ретро» - обратно, назад; «спектре» - смотреть) уже давно бытует в европейских языках Булюлина Е.В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие - Волгоград: ВолГУ, 2006. - С. 8.. Ретроспективная документная информация - документная информация, созданная в прошлом. Архивист в настоящее время - первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан ее отобрать и сохранить. Но архив - это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Архивный документ. Документ - это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях.

Это определение взято из Словаря современной архивной терминологии социалистических стран. Есть и другие трактовки понятия документ, например в ГОСТ 16487 - 83: «Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве» Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., Главархив СССР, 1991.. Особенность данной трактовки понятия в том, что в данном случае под документом понимается материальный объект, специально созданный для передачи информации.

Так, например, белая стена не является документом. Но как только на ней появляется надпись «Здесь был Вася» - это уже документ, призванный пронести имя Васи сквозь века. Историкам известно немало случаев, когда настенные или даже наскальные надписи становились ценным источником по истории культуры народов.

Последняя трактовка понятия документ звучит следующим образом: «Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (ГОСТ Р51141-98) ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28..

Архивный документ - это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранится в историческом архиве, если же только для человека, то он хранится в личном, семейном архиве.

Архив. Слово архив (от греч. archeion и лат. archivum) означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

Таким образом, архив - это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и километрами стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов, хранящуюся в вашем письменном столе. Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить на две группы: государственные и ведомственные.

Архивное дело как единица хранения. Как правило, единицей хранений является дело. Если оно состоит из нескольких частей, то каждая из них представляет собой единицу хранения.

Архивное дело - это обособленная, связанная по содержанию совокупность документов учреждений, предприятий, организаций. Дела относятся к одному вопросу, событию, объекту и объединены единым процессом делопроизводства. Описание дел предполагает выявление и письменное обозначение на их обложках следующих обязательных характеристик: 1) название организации и ее структурной части; 2) индекс дела по номенклатуре; 3) заголовок дела; 4) крайние даты; 5) количество листов; 6) срок хранения; 7) архивный шифр Ульянина Е.А., Якименко А.С. Архивоведение. Конспект лекций. - М.: Высшее образование, 2007. - С. 29.. Эти характеристики в совокупности составляют элемент информации о деле, являющейся описью.

Отдельные структурные элементы описи дела. Состав и форма изложения информационных характеристик при описании дел с учетом дифференцированного подхода к описанию зависят от категории описываемых документов.

Название учреждения определяет фондовую принадлежность дела. Оно пишется в виде полного и в скобках официально принятого сокращенного наименования. Полное наименование учреждения пишется с указанием вышестоящего ведомства, в систему которого данное учреждение входит. Если название учреждения менялось, то на обложке указываются все наименования, которые учреждение имело в период, отраженный в документах дела. В случае, когда дело было заведено в одном учреждении, а закончено в другом, на обложку выносится наименование последнего учреждения, так как именно к его фонду следует относить данное дело. Название первого учреждения, если оно зафиксировано на обложке, не зачеркивается.

Индекс дела представляет собой условное (цифровое, буквенное или смешанное) обозначение порядкового номера дела по номенклатуре и структурного подразделения учреждения, к которому относится дело в соответствии с классификацией дел в учреждении. Индексы дел отражают систему организации документов в делопроизводстве. При описании дел в государственных архивах индексы дел, проставленные в делопроизводстве, сохраняются, так как облегчают систематизацию, показывают степень сохранности, полноты материалов фонда, способствуют ускорению поиска документов.

Архивный шифр дела определяется на основании описи и представляет собой совокупность сведений о его местонахождении: сокращенное обозначение архива, номера фонда, описи, дела. Архивный шифр является «адресом» каждого дела, его поисковым образом, на который даются ссылки при использовании архивных материалов. При использовании документов в печати, выдаче справок, копий и выписей, а также при выделении не подлежащих хранению документов к уничтожению все ссылки даются на архивный шифр дела, в необходимых случаях в состав ссылочных данных включаются и номера листов дела.

Датировка. Внутри дела документы должны быть расположены таким образом, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Поэтому документы располагаются в хронологическом порядке: входящие - по датам их поступления, копии исходящих - по датам их составления (отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Начальная и конечная даты дела называются его крайними датами, которые могут исчисляться и одним днем, и рядом лет.

Элементы заголовка дела. Дело всегда имеет заголовок, который четко и в обобщенной форме должен отражать основное содержание и состав документов дела. При описании документов в государственных архивах заголовки, составленные в делопроизводстве, уточняются. Если в заголовках неточно или неполно изложены отдельные элементы, то они составляются заново. Основой для составления заголовков дел в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий служат наименования вложений.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Если дело будет состоять из нескольких томов и частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок дела обязательно вносится в опись. Он фиксируется в том виде, как написан на обложке дела, без изменений и сокращений. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми или типовыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, остальные обозначаются словами «то же». При наличии характеристик, присущих только данному делу, они вносятся в опись полностью после слов «то же». Если в деле есть аннотация, то она вносится в ту же графу описи, что и заголовок, но с новой строки, с отступом от левого края графы на 2-3 см.

Так же указываются и внешние особенности дела:

- обозначение автора предоставляет возможность уяснить подлинный смысл и степень достоверности фактов, изложенных в документах дела;

- корреспондент или адресат в составе элементов заголовка указывает на те организации и лица, с которыми был связан фондообразователь своей деятельностью;

- предмет (вопрос, факт, явление, событие) отражает содержание документов, освещаемых в деле. В составе заголовка этот элемент имеет особо важное значение и должен быть точно и ясно сформулирован;

- географический элемент в составе заголовка показывает территориальные связи фондообразователя. Причем обозначение местности (территории) в деле может относиться к указанию местонахождения как авторов документов, так и адресатов и корреспондентов. Кроме того, оно может показывать место событий, отраженных в содержании документов дела;

- хронологический элемент (даты начала и окончания дела) обеспечивает возможность поиска документов за конкретный период, способствует классификации дел по хронологическому признаку, облегчает раскрытие исторических связей между событиями и фактами, отраженными в документах дела.

- формальные признаки документа содержат указание о подлинности, степени полноты, способе воспроизведения, внешних и других особенностях документов дела Ульянина Е.А., Якименко А.С. Архивоведение. Конспект лекций. - М.: Высшее образование, 2007. - С. 31..

Количество листов и срок хранения дела. Учет состава дел ведется путем нумерации листов и имеет важное значение, поскольку обеспечивает сохранность отдельных документов внутри дела. В архивной практике установился твердый порядок проведения нумерации листов, обеспечивающий учет и сохранность не только отдельных документов, но и каждого листа документа, поступающего в государственный архив. За датой на обложке дела с новой строки указывается количество его листов (например, «на 118 листах»). Обозначение количества листов необходимо в целях контроля и обеспечения сохранности документов дела.

Нумерация листов проводится черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста. Обороты листов не нумеруются, имеется в виду, что при ссылке на оборотные стороны листа документа будет проставляться номер листа с добавлением букв «об.». Если проводится перенумерация листов дела, то старый номер листа зачеркивается косой чертой, но так, чтобы его можно было прочитать.

Внутренняя опись дел. К наиболее ценным делам составляется внутренняя опись. В ней перечисляются все документы, входящие в состав дела; указываются номера (индексы) документов, их содержание, даты, адресаты или авторы документов, номера листов. Внутренняя опись заверяется ее составителем. Листы внутренней описи нумеруются особой нумерацией. Количество листов обозначается в заверительной надписи после общего количества листов.

1.2 Система органов управления архивным делом

Принципиально новый этап в архивном деле в России наступил в годы горбачевской перестройки и особенно после провала августовского путча 1991 года. Демократизация общества, все большая его открытость имели своим результатом и расширение доступа к информации, в том числе к архивным документам. Несмотря на неослабевающие финансовые и административные проблемы, происшедшие в архивном деле перемены, небывалый рост интереса к отечественной истории XX века способствовали повышению престижа архивистов. Появилось огромное количество газетных и журнальных публикаций в российской и зарубежной прессе, посвященных архивам постсоветской России. Государство, в свою очередь, стало уделять больше внимания реформированию архивной системы Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение: - М.: ПГУ, 2006. - С. 38..

В 1994 году создана Государственная архивная служба России (Росархив). В 1998 г Правительством РФ было принято постановление «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России» Постановление Правительства РФ от 28.12.1998 № 1562 (ред. от 22.07.2003) «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России» // Собрание законодательства РФ. 1999. № 1. Ст. 203., законодательно оформившее ее роль и место в системе государственных учреждений РФ. Федеральная архивная служба является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием Архивного фонда РФ.

В связи с проводимой в России административной реформой, произошли изменения и в организации управления архивном делом в стране. Согласно Указу Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 года № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» Федеральная архивная служба России переименована в Федеральное архивное агентство в составе Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 года № 290 было утверждено Положение «О Федеральном архивном агентстве» Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 № 290 (ред. от 28.01.2011) «О Федеральном архивном агентстве» // Собрание законодательства РФ. 2004. № 25. Ст. 2572.. По этому положению Федеральное архивное агентство утрачивает функции нормативно-правового регулирования в установленной сфере деятельности и функции по контролю и надзору, кроме случаев, установленных указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации.

Современная система архивов России представлена четырьмя типами: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные архивы, муниципальные архивы Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение: - М.: ПГУ, 2006. - С. 39.. Каждый из этих типов архивов в свою очередь представлен неким множеством, составляющие которого формально и неформально имеют не только общие черты, но и существенные различия.

Государственные архивы представлены двумя видами: архивы федерального уровня и архивы субъектов Российской Федерации.

Федеральные государственные архивы включают исторические, т.е. некомплектующиеся архивы и комплектующиеся специализированные архивы. Государственные архивы субъектов Федерации в целом также представлены аналогичными подвидами архивов.

Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.

Государственные архивы - это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.

Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации.

Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

Негосударственные архивы включают не менее шести видов: архивы приватизированных предприятий, архивы банков и других коммерческих структур, архивы партий, профсоюзов и общественных движений, архивы официально зарегистрированных частных фондов, архивы творческих объединений, архивы религиозных конфессий Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение: - М.: ПГУ, 2006. - С. 40..

Муниципальные (районные и городские) архивы представлены архивами органов местного самоуправления и кооперированными архивами, в основном концентрирующими документы местных учреждений, организаций, предприятий по личному составу.

Все четыре названных типа архивов в той или иной степени в настоящее время испытывают воздействие нескольких факторов:

- первый фактор - это законодательное регулирование их деятельности. В наибольшей мере он коснулся государственных и ведомственных архивов. Применительно к решению задач управления, главными последствиями воздействия этого фактора стали федерализация системы государственных архивов и обособление архивных служб отдельных государственных структур (Президента Российской Федерации, «силовых ведомств», МИД, Госфильмофонда и др.) в системе организации ведомственных архивов;

- второй фактор - это организационная перестройка экономической, политической, социальной и интеллектуальной сфер жизнедеятельности российского общества. Он способствовал бурному росту различных видов негосударственных архивов, ограничению полномочий государственной и ведомственных архивных служб в отношении контроля за негосударственными архивами, породил известные трудности в решении вопросов, связанных с судьбами архивных документов негосударственного происхождения;

- третий фактор - изменение ценностных ориентиров жизнедеятельности общества, подчас противоречивое, что особенно характерно для переходных периодов, - привел к снижению общественного статуса государственных, местных и отчасти ведомственных архивов и одновременно способствовал повышению престижа отдельных подвидов негосударственных архивов;

- четвертый фактор - финансовый - болезненно отразился на управлении прежде всего государственных архивов;

- пятый фактор - концептуальная неготовность архивистов к пересмотру сложившихся, имевших давние традиции профессиональных представлений в новых политических и социально-экономических условиях Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение: - М.: ПГУ, 2006. - С. 40..

Говоря об органах управления архивным делом субъектах РФ, следует обратить внимание на то, что они не имеют сейчас характерного для советского периода единообразия статуса и наименований - есть архивные отделы, есть управления, есть комитеты. Объясняется это тем, что в соответствии с действующим законодательством субъекты федерации самостоятельно решают вопросы архивного дела, кроме тех, которые отнесены к исключительному ведению РФ или совместному.

Несмотря на различие статуса архивных органов субъектов РФ их задачи и функции в основном одинаковые, абсолютное большинство из них входит в утвержденные региональным законодательством структуры органов исполнительной власти. По мере унификации этих структур уточняются и приводятся в соответствие с масштабом деятельности статус архивных органов, а так же их наименования.

Органы государственного управления архивным делом субъектов Федерации полномочны определять и решать самостоятельно широкий круг проблем. В их компетенцию полностью входит решение кадрового, финансового, материального обеспечения деятельности подведомственных архивов, изменение (с соблюдением соответствующих процедур) системы архивов субъектов Федерации, их профилей, текущих задач комплектования, обеспечения сохранности, использования архивных документов.

2. РАЗЛИЧНЫЕ АСПЕКТЫ АРХИВНОГО ДЕЛА И ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ РЕГУЛИРОВАНИЯ АРХИВНОЙ СФЕРЫ

2.1 Правовые, социальные, научные, организационные и другие аспекты архивного дела

В своей деятельности архивы вступают в самые разнообразные отношения с другими сферами: бюджетной (действует бюджетное и налоговое законодательство), имущественной (гражданское законодательство), трудовой (законодательство о труде) и т. д.

Федеральные законы и другие нормативные правовые акты, принятые в 1991-2010 годах и составленные научно-справочной библиотекой федеральных архивов, в той или иной степени затрагивают архивные учреждения. Таких законов свыше 150, из них по собственно архивному законодательству несколько десятков актов Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: Учебник. - М.: Академия, 2007. - С. 52..

Документы являются продуктами хозяйственной, научной, художественной и других форм деятельности ряда поколений людей. В результате каждое последующее поколение получает их в совокупности с другими орудиями, средствами и продуктами материального и духовного производства в качестве «социального наследства».

В понятие «социальное наследство» включаются не только высокие достижения культуры, но и весь объединенный опыт, воплощенный в сознании (памяти) людей и в продуктах их деятельности. При этом каждое новое поколение находится перед выбором, что из наследия, утратившего свою непосредственную практическую ценность, необходимо сохранить, что «забыть», а что из сохраненного использовать в новом качестве.

Так, возникает проблема выбора социально-значимой информации о прошлом, проблема использования отобранной информации для нужд настоящего и будущего.

Общественная, или социальная, память - механизм, обеспечивающий социальную преемственность. Подлинного овладения своей собственной памятью общество достигло только в то время, когда перешло от стихийного накопления информации о прошлом к сознательной ее концентрации и преобразованию в специально созданных для этого депозитариях.

От архивов - библиотек древности с срдневековья, ведомственных архивов, кабинетов с «раритетами» и частных хранилищ был пройден путь к разветвленной сети общенациональных исторических архивов, библиотек, музеев.

Социальная память общества - совокупность социальных средств и институтов, осуществляющих отбор и преобразование некогда актуальной социальной информации в информацию о прошлом (ретроспективную) с целью сохранения и использования накопленного общественного опыта и передачи его из поколения в поколение Булюлина Е.В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие - Волгоград: ВолГУ, 2006. - С. 9..

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию - обеспечивают долговременную память общества.

В целях дальнейшего развития и совершенствования на научных основах архивного дела и делопроизводства государственные архивы ведут научно-исследовательскую работу в области архивоведения, документоведения, археографии и научно-информационной деятельности.

Государственные архивы могут также проводить научные исследования в области истории государственных учреждений и общественных организаций, истории административно-территориального деления, источниковедения и вспомогательных исторических дисциплин.

Государственные архивы могут вести НИР самостоятельно, в качестве головной организации, определяемой Федеральной архивной службой РФ, и в качестве соисполнителя при разработке темы несколькими организациями. Для работы над темами могут создаваться творческие (рабочие) группы из представителей одного или нескольких структурных подразделений архива. Состав групп утверждается директором архива.

Процесс работы над темой подразделяется на этапы исследования: ознакомление с состоянием изучаемого вопроса; разработка организационно-методических документов по теме, определяющих порядок исследования и его завершение; сбор; анализ и обобщение материалов; подготовка, обсуждение, экспериментальное внедрение и оформление итоговых документов по теме.

Тема считается законченной разработкой, если итоговые документы рассмотрены и утверждены в установленном порядке.

В целях контроля за ходом научных исследований и их внедрением ведется картотека учета тем исследований.

Для рассмотрения основных направлений и итогов научной работы в государственном архиве создается научный Совет.

На основании результатов научно-исследовательской работы, изучения и обобщения практического опыта государственные архивы ведут методическую работу, направленную на создание и внедрение наиболее целесообразных приемов и методов конкретных работ.

Основными формами методической работы являются:

- составление инструкций, рекомендаций и других методических пособий;

- обсуждение и решение методических вопросов на методической комиссии, экспертно-методической, экспертно-проверочной комиссии, методических совещаниях;

- изучение и обобщение передового опыта архива;

- методическая помощь сотрудникам архива Булюлина Е.В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие - Волгоград: ВолГУ, 2006. - С. 87..

Методические пособия создаются государственными архивами на основе нормативных и методических документов Росархива с учетом имеющегося опыта работы. В них конкретизируются общие методические положения и определяются особенности работы применительно к специфике профильных для архива документов.

Для рассмотрения и решения вопросов методического обеспечения работ в госархиве создается методическая (экспертно-методическая) комиссия, в ее состав входят наиболее квалифицированные специалисты.

Изучение и обобщение передового опыта работы имеет ряд форм: проведение специальных совещаний для обмена опытом по конкретным видам работы или семинаров, изучение специальной архивоведческой литературы, журналов, непосредственное знакомство с работой тех или иных сотрудников или других архивных учреждений.

Методическая помощь сотрудникам архива осуществляется путем консультаций и оказания помощи непосредственно на рабочих местах.

Отраслевая система научно-технической информации в области документоведения и архивного дела состоит из отраслевых служб НТИ различного уровня и подведомственных им справочно-информационных фондов (СИФ):

- центрального отраслевого органа НТИ - отраслевого центра научно-технической информации в области документоведения и архивного дела (ОЦНТИ ВНИИДАД);

- служб НТИ государственных архивов Булюлина Е.В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие - Волгоград: ВолГУ, 2006. - С. 88..

Деятельность служб НТИ отрасли регламентируется указаниями Росархива.

Для организации работы службы НТИ государственного архива назначается квалифицированный сотрудник, на которого возлагается:

- изучение информационных потребностей специалистов архива;

- комплектование, хранение, учет, обработка и систематизация СИФ;

- ведение справочно-поискового аппарата СИФ, обеспечивающего организацию информации о составе и содержании материалов фонда;

- регулярное и целенаправленное информирование сотрудников архива о составе и содержании материалов СИФ путем предоставления документов для использования, проведения дней информации, организации выставок новых поступлений, составления рекомендательных списков литературы по тематике научных исследований и основным направлениям практической работы архива; перечней литературы; действующих нормативных документов;

- изучение материалов научно-технической информации и обобщение данных о наиболее важных отечественных и зарубежных достижениях науки, техники и передового опыта и подготовка рекомендаций по их внедрению в практику работы архива;

- регулярное и своевременное направление в СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД завершенных разработок, имеющих общеотраслевое значение;

- оказание содействия специалистам архива в организации депонирования рукописных работ узкоспециального характера Булюлина Е.В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие - Волгоград: ВолГУ, 2006. - С. 88..

Состав СИФ архива. Справочно-информационный фонд архива состоит из фонда первичных материалов (печатных, неопубликованных и непубликуемых) и справочно-поисково го аппарата.

Фонд первичных материалов включает:

- литературу по документоведению, архивоведению, археографии и смежным научным дисциплинам, по вопросам управления и организации труда, планирования, нормирования, организации научно-информационной деятельности;

- официальные и ведомственные издания, нормативные и научно-методические документы, справочную литературу, дополняющую документы архива и необходимую для его научно- исследовательской и информационно-справочной работы;

- нормативные и научно-методические разработки по документоведению, архивоведению, археографии и смежным научным дисциплинам;

- неопубликованные разработки архива, депонированные рукописи Булюлина Е.В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие - Волгоград: ВолГУ, 2006. - С. 89..

Справочно-поисковый аппарат СИФ архива представляет собой систему каталогов и картотек, которая обеспечивает накопление и выдачу информации о составе и содержании материалов СИФ, а также материалов профильного для архива характера.

2.2 Основные законодательные акты и нормативные документы, регламентирующие деятельность архивных учреждений

25 октября 2004 года вступил в действие Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. 2004. № 43. Ст. 4169..

В отличие от Основ законодательства, являющихся по своей форме сводом наиболее общих правовых установок, в новом законе более детально и технологично отражены вопросы организации архивной работы по всем ее направлениям. Содержание разделов проекта не только покрывает нормы Основ законодательства и утвержденного Указом Президента Российской Федерации Положения об Архивном фонде Российской Федерации (оба эти правовых акта со вступлением в силу закона должны быть отменены), но значительно расширяет и обогащает их.

При этом закон не отменяет права субъектов Российской Федерации принимать в пределах предоставленной им компетенции собственные архивные законы. Серьезно расширена сфера действия закона, регулирующего отношения по организации хранения, комплектования, учета, использования не только документов Архивного фонда Российской Федерации (т/е. подлежащих постоянному хранению), но и других архивных документов (с временными сроками хранения). Отсюда - иное название закона («Об архивном деле...», а не «Об Архивном фонде и архивах...»), расширенный и дополненный понятийный аппарат (введены новые дефиниции, в частности «документ Архивного фонда Российской Федерации», «документы по личному составу», «особо ценный документ», «уникальный документ», «постоянное хранение», «временное хранение», «депозитарное хранение») Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение: - М.: ПГУ, 2006. - С. 44..

Нормы закона тщательно состыкованы с действующим законодательством. Закон де-юре закрепляет сложившееся в стране фактическое разделение архивных фондов, т.е. федеральной собственностью объявляются архивные документы, хранящиеся в федеральных архивах, содержание которых полностью обеспечивает федеральный бюджет. В собственности субъектов Российской Федерации остаются все документы, хранящиеся в региональных государственных архивах, которые финансируются из средств бюджетов субъектов Российской Федерации.

В закон включена новая для архивного права норма: территориальные организации федеральных органов государственной власти могут сдавать свои документы в региональные архивы на договорной основе.

Следующая новация закона - норма о том, что документы Архивного фонда России, поступившие на хранение в государственные и муниципальные архивы, не входят в состав их имущества.

Своеобразным дополнением к Гражданскому кодексу России является статья закона «Обязанности органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц по комплектованию государственных и муниципальных архивов», которая подробно объясняет, как поступать с архивными документами при реорганизации (в том числе путем преобразования, разделения или выделения) или ликвидации юридических лиц различных форм собственности.

Абсолютно новой является статья об особенностях гражданского оборота документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности.

Закон сохраняет установившиеся после распада СССР и оправдавшие себя демократичные нормы доступа к открытой архивной информации, учитывает конституционные права граждан на неприкосновенность частной жизни.

В настоящее время стране действует не менее 50 законодательных актов, прямо или косвенно регулирующих вопросы архивной сферы, к которым относятся законодательные акты о культуре; информатизации и защите информации; государственной тайне; службе внешней разведки; оперативно-розыскной деятельности; авторском праве; о правовой охране программ ЭВМ и многие другие.

Условно специалисты разделяют их на три группы:

1) акты фундаментального характера, регламентирующие весь комплекс вопросов отнесенных к компетенции архивной сферы;

2) акты, регламентирующие процессы комплектования, хранения, учета архивных документов;

3) акты регламентирующие доступ к архивным документам и их использование Артизов А.Н. Архивное законодательство России: системы, проблемы и перспективы // Отечественные архивы. - 1996. - №4. - С. 4-5..

Первую группу представляют главный архивный закон страны - Федеральный закон от 27 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации» - и Положение об Архивном фонде Российской Федерации (с дополнением, внесенным Указом Президента от 1 апреля 1996 г.). К ним примыкают законы и положения об архивных фондах и архивах субъектов Российской Федерации.

Во второй группе основное место занимают акты о деятельности так называемых спецслужб и некоторых других министерств и ведомств - об условиях функционирования их собственных архивов и главное - об их праве на долговременное и депозитарное хранение архивных документов. Это - федеральные законы «О внешней разведке» 1996 г. (новая редакция), «О федеральных органах правительственной связи и информации» 1993 г., «Об органах федеральной службы безопасности в Российской Федерации» 1995 г., «Об обязательном экземпляре документов» 1994 г.; утвержденные Указом Президента от 14 марта 1995 г. и распоряжением от 25 марта 1994 г. Положение о Министерстве иностранных дел Российской Федерации и Положение о Президентском архиве; принятый Правительством Российской Федерации 13 декабря 1995 г. Устав Гостелерадиофонда. Эту группу дополняют закон «О вывозе и ввозе культурных ценностей» 1993 г. и постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 21 апреля 1995 г. «О моратории на возвращение культурных ценностей, перемещенных в годы Великой Отечественной войны».

Особенностью третьей группы является то, что входящие в нее акты рассматривают более общие проблемы защиты прав и интересов гражданина, обеспечения информационной открытости общества, соблюдения тайны личной жизни, а также коммерческой и государственной тайны. Сложность объекта правового регулирования в этой сфере порождает своеобразное взаимопроникновение норм законов, поэтому для принятия ответственного решения приходится обращаться к нормам двух или более нормативных правовых актов.

В Уголовном кодексе Российской Федерации Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ (ред. от 07.03.2011) // Собрание законодательства РФ. 1996. № 25. Ст. 2954. впервые прямо упомянуто о документах и правонарушениях, связанных с ними.

В статье 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации» прописано, что гражданин имеет право получить определенную информацию по любому законодательству (архивному и уголовному).

Статья 164 «Хищение предметов, имеющих особую ценность» содержит норму о том, что архивные документы имеют особую ценность, рассматриваемую в юриспруденции как вещь, предмет движимого имущества.

Статья 188 «Контрабанда» прописывает права граждан, вывозящих за границу документы, представляющие государственную и общественную ценность, и права таможни в этой ситуации.

О противодействии преступному деянию говорится и в статье 90 - «Невозвращение на территорию Российской Федерации предметов художественного, исторического и археологического достояния народов Российской Федерации и зарубежных стран».

Статья 243 «Уничтожение или повреждение памятников истории или культуры» - о противодействии преступлению, которое наносит урон общественной нравственности: по Закону РСФСР «О памятниках истории и культуры» 1976 года документы были отнесены к памятникам истории и культуры.

Статья 284 - о ее содержании говорит само название: «Утрата документов, содержащих государственную тайну».

Статья 324 «Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград» - за это преступление предусмотрено наказание штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда.

Статья 325 «Похищение или повреждение документов, штампов, печатей» - амплитуда наказаний за данное преступление в совокупности может быть от 200 минимальных размеров оплаты труда до лишения свободы на срок от 7 до 12 лет с конфискацией имущества.

В принятом новом Кодексе об административных нарушениях Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 07.02.2011) // Собрание законодательства РФ. 2002. № 1 (ч. 1). Ст. 1. появились статьи об ответственности за хранение использование документов (Статья 13.20 «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов»).

Главный нормативно-методический документ, определяющий деятельность государственных архивов, - Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. Правила, в соответствии с существующим законодательством, не распространяются на муниципальные архивы и другие хранилища, осуществляющие хранение документов муниципальной собственности, и могут быть лишь рекомендованы для использования ими.

До последнего времени государственные архивы руководствовались Основными правилами работы государственных архивов СССР, принятыми в 1983 г. Кардинальные социально-политические изменения в стране, развитие научно-технического прогресса и устаревание отдельных положений этих Правил обусловили необходимость создания новой редакции Основных правил работы государственных архивов Основные Правила работы архивов организаций // Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002..

Новые Правила работы государственных архивов подготовлены на основе переработки ранее действовавших нормативно-методических документов с учетом накопленного в последнее десятилетие опыта работы архивной службы в новых условиях, в том числе опыта применения современных технических средств и информационных технологий и международной архивной практики.

В новых Правилах сохранены традиция и преемственность с методикой и технологиями выполнения основных работ с архивными документами. Правила, синтезируя опыт отечественного архивного дела, закрепляют приемлемые для всех государственных архивов России унифицированные положения и нормы, обеспечивающие единство архивного дела в Российской

Федерации в соответствии с современными реалиями.

Вместе с тем, применительно к работе специализированных кинофотофоноархивов, а также архивов научно-технической документации, продолжают действовать «Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами» Инструкция о порядке отбора и передачи на государственное хранение кинодокументов и видеофонограмм, образующихся в деятельности киновидеоорганизаций // Утверждены. Приказом Росархива № 77, Роскомкино № 53 от 29.09.1994., которые более глубоко и детально раскрывают особенности технологических процессов работы с аудиовизуальными документами. По этой же причине готовятся новые Правила работы государственных архивов с научно-технической документацией, которые будут дополнять Основные правила.

Правила впервые излагают некоторые виды работ с машиночитаемой (электронной) документацией, являющейся новым объектом деятельности государственных архивов. Отсутствие достаточного опыта работы с нею ограничило изложение таких норм вынужденным минимумом.

К Правилам приложены формы документации, необходимой в деятельности государственных архивов, как внедренные ранее, так и ряд новых или переработанных (акт страховой оценки архивных документов, акт приема-передачи страховых копий и др.).

В Правилах не раскрываются методика и технология различных архивных работ, место которым в учебных и научно-методических пособиях, рекомендациях и инструкциях, а излагаются основные требования нормативного характера.

Для архивов организаций разработаны «Основные правила работы архивов организаций». Правила основываются на действующей нормативной правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Правила распространяются на архивы государственных организаций, а так же обязательны для всех негосударственных организаций. К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проведенного исследования можно сделать следующие выводы.

Документ - это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях.

Архивный документ - это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника.

Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

Архивное дело - это обособленная, связанная по содержанию совокупность документов учреждений, предприятий, организаций.. Описание дел предполагает выявление и письменное обозначение на их обложках следующих обязательных характеристик: название организации и ее структурной части; индекс дела по номенклатуре; заголовок дела; крайние даты; количество листов; срок хранения; архивный шифр.

Современная система архивов России представлена четырьмя типами: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные архивы, муниципальные архивы.

Государственные архивы представлены двумя видами: архивы федерального уровня и архивы субъектов Российской Федерации.

Государственные архивы - это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений архивной службы России.

В своей деятельности архивы вступают в самые разнообразные отношения с другими сферами: бюджетной (действует бюджетное и налоговое законодательство), имущественной (гражданское законодательство), трудовой (законодательство о труде) и т. д.

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию - обеспечивают долговременную память общества.

В целях дальнейшего развития и совершенствования на научных основах архивного дела и делопроизводства государственные архивы ведут научно-исследовательскую работу в области архивоведения, документоведения, археографии и научно-информационной деятельности.

На основании результатов научно-исследовательской работы, изучения и обобщения практического опыта государственные архивы ведут методическую работу, направленную на создание и внедрение наиболее целесообразных приемов и методов конкретных работ.

Отраслевая система научно-технической информации в области документоведения и архивного дела состоит из отраслевых служб НТИ различного уровня и подведомственных им справочно-информационных фондов (СИФ). В настоящее время стране действует не менее 50 законодательных актов, прямо или косвенно регулирующих вопросы архивной сферы, к которым относятся законодательные акты о культуре; информатизации и защите информации; государственной тайне; службе внешней разведки; оперативно-розыскной деятельности; авторском праве; о правовой охране программ ЭВМ и многие другие. Условно специалисты разделяют их на три группы: акты фундаментального характера, регламентирующие весь комплекс вопросов отнесенных к компетенции архивной сферы; акты, регламентирующие процессы комплектования, хранения, учета архивных документов; акты регламентирующие доступ к архивным документам и их использование.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ (ред. от 07.03.2011) // Собрание законодательства РФ. 1996. № 25. Ст. 2954.

2. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 07.02.2011) // Собрание законодательства РФ. 2002. № 1 (ч. 1). Ст. 1.

3. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. 2004. № 43. Ст. 4169.

4. Постановление Правительства РФ от 28.12.1998 № 1562 (ред. от 22.07.2003) «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России» // Собрание законодательства РФ. 1999. № 1. Ст. 203.

5. Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 № 290 (ред. от 28.01.2011) «О Федеральном архивном агентстве» // Собрание законодательства РФ. 2004. № 25. Ст. 2572.

6. Основные Правила работы архивов организаций // Решение Коллегии Росархива от 06.02.2002.

7. Об утверждении и внедрении «Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации» (ред. от 13.02.2002) // Приказ Росархива от 29.12.2001 № 101.