Бюджетирование в системе управленческого учета

- сроки (график) и порядок разработки, согласования, представления, консолидации и утверждения, бюджетов различных уровней;

- бюджетный цикл или шаг финансового планирования. Это период, по истечении которого (а это может быть один или несколько минимальных бюджетных периодов) составляются отчеты об исполнении ранее разработанных и утвержденных бюджетов, проводится план-факт анализ и осуществляется пересмотр (корректировка) бюджетов на оставшуюся часть бюджетного периода;

- периодизация бюджетного контроллинга (определение регламента план-факт анализа), т. е. системы внутреннего контроля и оценки исполнения бюджета, включающей всю структуру формальных и (или) неформальных процедур, предназначенных для анализа и оценки эффективности управления ресурсами, затратами, обязательствами структурных подразделений и компании в целом в течение бюджетного периода. Такая система включает периодический мониторинг текущей деятельности, сравнение объемов производства и реализации, структуры и объемов затрат с бюджетными наметками, сроки (график) и порядок составления отчетов об исполнении бюджетов структурными подразделениями, ЦФО, ЦФУ или МВЗ, проведения план-факт анализа, составления скорректированных бюджетов, их последующего согласования, представления, консолидации и утверждения.

Главная задача бюджетного регламента- обеспечение возможности контролировать ход исполнения бюджетов различных видов и уровней управления. При этом часто приходится преодолевать скрытое или явное противодействие (или прямой саботаж) руководителей среднего и более низкого уровней. До тех пор пока бюджетирование не вышло из стадии игры в «цифири», т. е. утвержденных финансовых планов, реальное исполнение которых никто особенно не отслеживает, сопротивление это мало ощутимо. Но стоит только установить конкретные сроки, персональную ответственность и единообразный порядок представления-рассмотрения-согласования-утверждения, как сразу начинает проявляться главное-кто, где, как, у кого и сколько заимствует те или иные ресурсы, временно свободные денежные средства. Бюджетный регламент -- это способ установления финансовой дисциплины и одно из средств борьбы с вековой российской тягой к всеобщей «растащиловке» (хотя бы и на уровне отдельно взятого рабочего места).

Первоначально составляются бюджеты отдельных структурных подразделений (для ЦФО- основные, для ЦФУ и структурных подразделений- операционные) компании. После представления всеми бизнес-единицами и структурными подразделениями своих бюджетов (прогнозных и отчетных) составляются сводные бюджеты предприятия или компании в целом в соответствии с установленным бюджетным регламентом. На пути продвижения бюджета от составления до утверждения ему необходимо пройти различные этапы обработки, анализа, согласования, внесения изменений и т. п.

Бюджетный регламент определяется на период составления надежного (нужно понимать, и как достаточно напряженного) прогноза сбыта и бюджета продаж. Прогноз продаж обычно составляется в нескольких вариантах, чтобы определить границы (от и до) основных щелевых показателей для бизнес-единиц и компании в целом.

Основной принцип бюджетного регламента- скользящий график разработки, предполагающий постоянную корректировку (в ранее установленных границах) бюджетных наметок по мере окончания каждого месяца или квартала бюджетного периода.

Четкий бюджетный регламент позволяет снизить субъективизм как в планировании финансовых результатов, когда одно подразделение, чей руководитель ближе к «телу» главного руководителя, получает менее напряженное задание или условия его выполнения, чем другое, чьи возможности влияния на руководителя компании слабее. Устранить субъективизм полностью конечно же не удастся, но уменьшить его с помощью регламента все же можно. Для этого необходимо прежде всего закрепить основные положения регламента во внутренних нормативных документах предприятия или компании.

Бюджетный период и минимальный бюджетный период.

При разработке и внедрении бюджетного регламента, прежде всего предстоит определить бюджетный период, или, как его еще называют горизонт финансового планирования для предприятия или фирмы.

Бюджетный период- это период, на который составляются и в течение которого корректируются бюджеты, осуществляется контроль за их исполнением. При этом нужно помнить, что различные бюджеты должны иметь унифицированный бюджетный период. Иное дело разбивка каждого бюджета на подпериоды, т. е. определение минимального бюджетного периода. В зависимости от специфики бизнеса бюджеты различных видов могут иметь различные минимальные бюджетные периоды. Минимальный бюджетный период -- единица измерения бюджетного периода (квартал, месяц, декада, и т. д.) по видам бюджетов.

В теории в рамках бюджетного периода выделять два этапа. Первый -- период директивного планирования, когда все принятые и утвержденные целевые показатели и нормативы обязательны к исполнению. Второй -- период индикативного планирования, в рамках которого устанавливаются лишь общие ориентиры финансовых планов компании. Это обстоятельство необходимо иметь в виду, когда определяется бюджетный период. Дело в том, что за рубежом компании (особенно крупные, располагающие большими аналитическими ресурсами) составляют бюджеты на 3-5 лет. В Казахстане руководители многих фирм отказываются обсуждать серьезно свои финансовые перспективы на срок свыше 6 месяцев. Сочетание социально-политической и нормативно-правовой нестабильности с отсутствием нормального расширенного воспроизводства основного капитала (осуществления планомерной и целенаправленной технической модернизации производства для повышения его эффективности) действительно делает более или менее среднесрочное (не говоря уже о долгосрочном) финансовое планирование в нашей стране для многих предприятий и фирм бессмысленным. Но это с одной стороны. С другой стороны, не зная ориентиров, не устанавливая целей и параметров бизнеса (в том числе и чисто финансовых), вряд ли можно говорить о каком-либо развитии.

Особенности выделения минимального бюджетного периода (разбивки всего бюджетного периода на отдельные подпериоды) есть и у бюджетов различных видов. Так, минимальный бюджетный период для бюджета доходов и расходов (БДиР) на первые 6 месяцев может составлять один месяц или одну декаду, ибо маловероятно, чтобы драматические изменения в структуре себестоимости продукции под влиянием инфляции издержек или изменений налогового законодательства случались чаще, чем один раз в десять дней.

Для бюджета движения денежных средств (БДДС) минимальный бюджетный период на первые 6 месяцев составит скорее всего от одной недели до одной декады, а на первый месяц- лучше один банковский день (если брать за пример лучшие зарубежные образцы). Контроль за движением денежных средств требует большей тщательности и оперативности. По сути актуальность бюджетирования для многих предприятий и фирм обусловлена именно осознанной необходимостью управлять так называемыми финансовыми потоками. На последние 6 месяцев года (особенно, если речь идет об индикативном планировании) минимальный бюджетный период для БДДС может составлять один месяц. Для расчетного баланса минимальный бюджетный период на первые 6 месяцев может составлять один месяц, а на второе полугодие- один квартал. Разбивка операционных бюджетов определяется регламентом составления основных бюджетов, как на уровне ЦФО (ЦФУ), так и компании в целом.

Бюджет движения денежных средств обычно имеет более короткий минимальный бюджетный период, чем бюджет доходов и расходов. Если минимальный бюджетный период БДиР составляет один месяц, то для БДДС он должен быть не более одной декады. А в случае разработки в компании бизнес-плана инвестиционного проекта, связанного с долгосрочными капиталовложениями (на срок более одного года), БДДС составляется на весь период реализации проекта с обязательной помесячной разбивкой первых двух лет периода реализации бизнес-плана.

Для прогнозного (расчетного) баланса бюджетный период также может быть установлен один год, а в качестве минимального бюджетного периода на I и II кварталы могут быть выбраны месяцы.

Разбивка бюджетного периода на подпериоды (различная для БДиР, БДДС и расчетного баланса) имеет отношение только к характеру отображения (степени детализации) финансовой информации. Регламент проведения план-факт анализа и корректировки бюджетов определяется, прежде всего шагом финансового планирования, который устанавливается для всех основных бюджетов.

При организации управления бюджетами, прежде всего необходимо определить участников - субъектов бюджетного процесса. Предстоит установить, какое число уровней управления соответствует числу уровней консолидации бюджетов согласно применяемой на предприятии бюджетной системе.

В крупной и средней компании, в крупном филиале или структурном подразделении (ЦФО), а также на уровне предприятия или компании в целом предстоит решить вопрос о том, что лучше:

- поручить какому-то из существующих структурных подразделений определённые функции и операции по бюджетированию;

- создать новое структурное подразделение, которое целиком будет заниматься бюджетированием.

Проблема состоит в том, что предстоит составлять не один, а множество самых разных основных и операционных бюджетов, в том числе сводных, т.е. заниматься консолидацией бюджетов более низкого уровня управления и согласованием заложенных в них финансовых параметров.

В этом случае к процессу бюджетирования могут быть подключены в той или иной мере уже существующие функциональные службы (как на уровне ЦФО, ЦФУ, так и на уровне компании в целом):

- планово-экономический отдел;

- отдел маркетинга и экономического анализа;

- финансовый отдел;

- бухгалтерия.

Каждая из этих служб имеет свои преимущества по составлению отдельных видов основных и операционных бюджетов, составлению сводных бюджетов, осуществлению координации и управления бюджетным процессом.

Для эффективной постановки бюджетирования чрезвычайно важным является то обстоятельство, что весь бюджетный процесс, управление им на уровне предприятия в целом должны быть сосредоточены в одних руках, в одном функциональном структурном подразделении.

Если предприятие большое, то все основные бюджеты можно разделить по разным структурным подразделениям.

В ЦФО для организации системы финансового планирования тоже могут быть созданы специальные подразделения (группы) или назначены специалисты, отвечающие за составление и предоставление бюджетов

Контроль за исполнением бюджетов (сводных и ЦФО), анализ причин расхождения фактического исполнения бюджетов с бюджетными намётками (прогнозами), выработка рекомендаций по устранению негативных тенденций, исправлению финансовой ситуации в компании или отдельном ЦФО являются важнейшей задачей бюджетного процесса.

Для организации контроля за исполнением бюджета на уровне компании, выработки решений относительно направлений инвестиционной политики компании, стратегии финансового планирования на высшем уровне может быть создан так называемый бюджетный комитет, который состоит из представителей ЦФО, контролирующих исполнение бюджетов, из руководителей и специалистов бюджетного отдела, финансового и планово-экономического отдела компании, первых должностных лиц предприятия, контролирующий бюджетный процесс в организации в целом.

Составление бюджетов осуществляется в соответствии с бюджетным регламентом и по бюджетным форматам, утверждённых на предприятии.

Составление сводных бюджетов является функцией службы заместителя генерального директора компании по экономическим вопросам. Эта служба готовит также все материалы для заседания бюджетного комитета (итоговый отчёт об исполнении бюджетов компании и бюджетов ЦФО, комментарии к результатам исполнения бюджетов компании, варианты решений бюджетного комитета и т.п.), запрашивает при необходимости любую финансовую, бухгалтерскую и бюджетную информацию у ЦФО, выдаёт рекомендации руководству компании в отношении формирования финансовой и инвестиционной стратегии компании.

2.3 Система бюджетирования в ТОО «ЕвроМаркетКомплект»

Фирма «ЕвроМаркетКомплект» занята производством и продажей мебели, является товариществом с ограниченной ответственностья, действующим в соответствии с законодательством Республики Казахстан. Уставный капитал общества составляет 300 тыс. тг, поделен между десятью учредителями (акционерами) в равных долях. Дочерних и зависимых предприятий не имеет. ТОО «ЕвроМаркетКомплект» является юридическим лицом и пользуется всеми правами, вытекающими из своего правового статуса - осуществлять хозяйственную деятельность, заключать договоры и т.д. Производство мебели занимает около 1300 кв. м и ориентировано на выпуск кухни с натуральным фасадом, мягкой офисной и бытовой мебели, книжных полок. Общая численность работающих - 210 человек.

До 1998 года управленческий учет на предприятии отсутствовал. Отдельно хранились данные об остатках материалов и продукции, дебиторской и кредиторской задолженности, о движении денежных средств, необходимых для расчетов экономических показателей оборачиваемости товарных остатков и дебиторской задолженности за отгруженную продукцию. Не был налажен автоматизированный бухгалтерский учет, документы обрабатывались вручную, не анализировалась производственно-хозяйственная деятельность предприятия.

С 1998 года управленческий учет велся параллельно с бухгалтерским учетом. Управленческий учет еще не был организован как единая система, и поэтому не использовался в качестве базы для принятия решений руководителями. Термин «бюджетирование» впервые прозвучал на предприятии в 1999 году. Тогда же проведены теоретические исследования, началось изучение специальной литературы, обсуждение новых разработок и были сделаны первые практические шаги в применении методики бюджетов движения денежных средств.

Можно выделить внешние и внутренние причины, побудившие «ЕвроМаркетКомплект» серьезно заняться совершенствованием системы бюджетирования. Среди внешних - адаптация к условиям рыночной экономики, необходимость взаимодействия с внешними пользователями (потребность в получении кредитов и др.). К внутренним причинам следует отнести необходимость обеспечения устойчивой производственной деятельности, сокращения непроизводительных расходов, потребность в большей гибкости управления и контроле себестоимости продукции, более точного планового расчета размера прибыли, необходимость предоставления большей самостоятельности подразделениям в принятии управленческих решений, и в конечном итоге - желание обеспечить строгую экономию финансовых ресурсов предприятия.

Генеральный директор «ЕвроМаркетКомплект» является одним из владельцев предприятия. Он подотчетен совету директоров и в наибольшей степени является лицом, наиболее заинтересованным в построении эффективной системы бюджетного управления. Поначалу все руководители отнеслись к бюджетированию как к очередной головной боли. Но постепенно выяснилось, что старая методика "уговаривания" директора на расходы не работает, счета без кодов затрат не оплачиваются. Уже через год административный директор самостоятельно вел параллельный учет в Excel, чтобы проверить финансистов: не "зажимают" ли его расходы (счета).

Технической разработкой задачи занималась заместитель главного бухгалтера. Была поставлена задача: система бюджетов должна полностью охватить все финансовые расчеты предприятия. Единицы бюджетирования выделялись по структурным подразделениям: производство, коммерческая, техническая служба, аппарат управления (дирекция, администрация, бухгалтерия).

Во главу угла при постановке системы бюджетирования было поставлено обеспечение платежеспособности фирмы, контроль за деятельностью подразделений, придание руководителям подразделений большей финансовой самостоятельности и ответственности, анализ взаимосвязи полученного финансового результата и изменения денежных средств фирмы, проведение эффективной политики в области привлечения и размещения денежных средств.

Для того чтобы воплотить эти планы в жизнь, в «ЕвроМаркетКомплект» потребовалось провеcти ряд оргмер: обучить кадры, автоматизировать расчеты, осуществить реорганизацию структуры предприятия (переподчинение подразделений), замерить занимаемые площади, провести долгую разъяснительную работу с руководителями подразделений. В штате появилась должность заместителя главного бухгалтера по финансово-экономическим вопросам. Были решены вопросы подчиненности сотрудников бухгалтерии и получения необходимой для управленческого учета информации от всех подразделений в срок.

Система бюджетирования денежных средств «ЕвроМаркетКомплект» разрабатывается совместно отделами бухгалтерии и планирования и включает в себя плановую и фактическую (отчетную) части. Разработка годового бюджета предприятия и бюджетов подразделений производится на основании накопленных аналитических данных за соответствующие предыдущие периоды и предложений руководителей подразделений по статьям затрат будущего периода (года).

До 1 февраля бюджетного года руководители подразделений предоставляют генеральному директору свои предложения на новый бюджетный год, расписанные по статьям затрат в суммовом выражении с разбивкой по кварталам в ценах на 1 января года, а также документы (планы) по доходной части бюджета. Отдел бухгалтерии и планирования интегрирует данные по аналитическим признакам и оформляет планы доходов и бюджеты затрат по подразделениям с учетом трансфертных расчетов, бюджет расходов и доходов по предприятию в целом и бюджет движения денежных средств.

Оформленные бюджеты подразделений направляются руководителям подразделений для окончательной корректировки и последующего утверждения у генерального директора. Утверждение планов и бюджетов должно быть произведено до 1 марта бюджетного года, после чего передаются в подразделения на исполнение.

Фактическое исполнение бюджета за год рассчитывается отделом бухгалтерии и планирования не позднее 20 января года, следующего за бюджетным, на основании данных, представленных подразделениями по итогам работы за отдельные кварталы бюджетного года.

Генеральный директор нормирует (утверждает) рентабельность производства мебели (оптовые цены), розничную торговую наценку, фонд оплаты труда отдела по производству мебели и фонд оплаты труда мебельного центра, а также величину арендной платы по видам помещений. Расходная часть бюджета корректируется поквартально руководителями подразделений, исходя из коэффициентов исполнения доходной части предыдущего квартала.

На ТОО «ЕвроМаркетКомплект» основной проблемой стало своевременное получение данных и контроль фактических данных по бюджету, осуществляемый руководителями подразделений. Решить эту задачу удалось путем развертывания на предприятии сетевой версии программы "1С:Бюджет". До этого в качестве инструмента бюджетирования применялись электронные таблицы Excel.

Баланс компании «ЕвроМаркетКомплект» (тыс. тг.)

В «ЕвроМаркетКомплект» планируют продолжать работу с системой "1С:Бюджет" по совершенствованию расчета финансовых показателей работы предприятия, улучшать работу с базой данных на рабочих местах исполнителей и руководителей, развивать финансовый менеджмент на предприятии.

Отчет о прибылях и убытках компании «ЕвроМаркетКомплект» (тыс. тг.)

Прогноз выручки за 2014 год

Бюджет доходов и расходов (тыс.тг.)

Заключение

В данной работе рассмотрен процесс бюджетирования с одной стороны и как - управленческая технология с другой стороны. Бюджетирование и управленческий учёт просто необходим как воздух нашим российским предприятиям для успешного функционирования в условиях сегодняшнего развивающего рынка Казахстана. Необходимо «ломать» стереотипы и сопротивление сотрудников и руководства предприятия.

В первой главе данной работы было рассмотрено, что же такое бюджетирование и три основные части процесса бюджетирования:

1. Технология бюджетирования, в которую входят инструментарий финансового планирования (виды и форматы бюджетов, система целевых показателей и нормативов), порядок консолидации бюджетов различных уровней управления и функционального назначения и т. п.

2. Организация бюджетирования, включающая финансовую структуру компании (состав центров учета-структурных подразделений либо бизнесов предприятия или компании, являющихся объектами бюджетирования), бюджетный регламент и механизмы бюджетного контроля (процедуры составления бюджетов, их представления, согласования и утверждения, порядок последующей корректировки, сбора и обработки данных об исполнении бюджетов), распределение функций в аппарате управления (между функциональными службами и структурными подразделениями различного уровня) в процессе бюджетирования, систему внутренних нормативных документов (положений, должностных инструкций и т. п.).

Во второй главе были рассмотрены формирование бюджетов на предприятии и контроль за их исполнением.

Бюджетирование-это технология финансового планирования, учета и контроля доходов и расходов, получаемых от бизнеса на всех уровнях управления, которая позволяет анализировать прогнозируемые и полученные финансовые показатели.

В Казахстане просто необходимо руководителям внедрять бюджетирование и управленческий учёт на своих предприятиях для полного контроля. Ведь благодаря этому процессу можно качественно управлять всеми ресурсами и эффективно их использовать для получения максимальной прибыли.

Список использованной литературы

1. Типовой план счетов бухгалтерского учета (утвержденный приказом министра финансов Республики Казахстан от 18.09.2002г. №438)

2. Стандарты бухгалтерского учета, методические рекомендации, Генеральный план счетов: Сборник документов - Алматы: Раритет, 2000г.- 320с.

3. Нурсеитов Э.О. Бухгалтерский учет в организациях/ Учебное пособие.-Алматы, 2006.-472с.

4. Керимов В.Э., Минина Е.В. Управленческий учет и проблемы классификации затрат// Менеджмент в России и за рубежом, №1, 2002

5. Николаева С.А. Принципы формирования и калькулирования себестоимости продукции. - М.: Аналитика-Пресс - М.: 2000.

6. Друри К. Введение в управленческий и производственный учет. Пер. с англ. (под ред. Мабалиной С.А.) - М.: Аудит, Юнити, 1998. - 770с.

7. Керимов В.Э. Управленческий учет. - Москва: Юнити, 2003.- 413с.

8. Радостовец В.К. и др. Бухгалтерский учет на предприятии. Издание 3 доп. и перераб. - Алматы: Центраудит, 2002. - 728с.

Размещено на Allbest.ru