Основні складові ділового етикету офісу

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Зовнішній вигляд співробітників.

Жоден співробітник або керуючий фірмою не захоче, щоб її образ потьмянів в очах інших людей від того, що хтось з керівних співробітників буде неохайно виглядати. Є низка правил, що стосуються зовнішнього вигляду. Перш за все-це чистота шкіри, волосся, одягу, взуття, помірне споживання парфумерії, декоративної косметики і скромні прикраси.

Одяг персоналу повинна відповідати сфері діяльності даної фірми. Продуманий стиль в одязі співробітників фірми може істотно поліпшити її імідж. Співробітникам великих компаній з більш формальної системою спілкування та ієрархією в управлінні краще носити офіційний діловий костюм, добре виглядати і використовувати відповідні аксесуари.

У невеликих фірмах до іміджу співробітників пред'являється менше вимог. Проте, тут слід враховувати той факт, що чим молодша компанія, тим впевненіше і стабільніше вона повинна виглядати і тому співробітникам молодих динамічних фірм рекомендується бути більш демократичними у виборі власного одягу.

Те, як повинна виглядати жінка на роботі, визначається характером установи, де вона служить. Імідж, що прийнятний для співробітниці будинки моделей, може бути абсолютно неприйнятним для банківської що служить. Манера одягатися відображає не тільки власну думку про саму себе, але і те, на яке відношення претендує жінка з боку оточуючих. Якщо вона хоче показати товаришам по службі, начальству, замовникам і клієнтам, що вона зараховує себе до бізнесменів високого класу, то в такому випадку їй не варто носити на роботі дуже короткі спідниці і глибоко декольтовані блузи.

При виїзді на конференції та ділові зустрічі, які часто проводяться в готелях чи пансіонатах, варто взяти з собою одяг, що підходить для різних ситуацій, у тому числі і спортивну. У таких випадках до одягу ставляться більш вільно, і строгий діловий костюм можуть замінити блузка із спідницею або брюками, трикотажні речі. Якщо в програмі передбачені вечірні прийоми, слід також взяти відповідний туалет.

Чоловікам при поїздках за місто на конференції рекомендується взяти одяг спортивного крою. Незайвим буде взяти з собою і вихідний піджак, якщо планується проведення офіційного прийому.

Вибираючи одяг, слід пам'ятати про те, що окремі деталі повинні гармоніювати один з одним. Взагалі, щодо моди діловий світ досить консервативний. Одяг предпочитается не стільки модна, скільки престижна. Потрібно володіти тонким почуттям міри, щоб зберегти баланс між модою і зайвої консервативністю. Неакуратність в одязі і престиж несумісні.

Погане враження на оточуючих виробляють помітні ювелірні прикраси, волосся на грудях, що видніється через розстебнуту або занадто тонку сорочку, надто прилизані жирне волосся на голові. Вуса і борода повинні бути доглянутими і підстриженими.

Правила ввічливості на роботі.

Якщо виходити з ідеї рівності чоловіків і жінок і керуватися правилами звичайної ввічливості, то питання про те, як вести себе представникам протилежних статей у службовій обстановці, відпаде сам собою і тоді:

- Двері відкриває той, хто до неї ближче стоїть;

- У ліфт першим входить і виходить з нього той, хто знаходиться ближче до дверей;

- Прикурити іншому дає той, у кого в руці запальничка;

- І чоловіки, і жінки піднімаються зі стільця, щоб привітати клієнта або відвідувача, незалежно від його статі;

- І чоловіки, і жінки обмінюються рукостисканнями; на службі немає правил, розпорядчих, хто першим повинен подати руку;

- Якщо на роботі всі користуються загальною кавоваркою або чайником, також всі по черзі миють ці предмети, жінки не повинні на службі «вести господарство»;

- Ні чоловікам, ні жінкам на роботі не слід називати співробітників зменшувальними іменами та прізвиськами, ніяких «мілочек» і «лапочек», якщо хтось продовжує стояти на своєму, необхідно зупиняти його до тих пір, поки не подіє;

- Навіть якщо хочеться вести себе на роботі так, як у неробочий обстановці, не можна дозволяти собі робити цього.

Офіс і його корпоративний імідж.

Те, як виглядає офіс компанії чи фірми, може багато що сказати про стан справ цього підприємства, загальній культурі його керівника та працівників, їх смаки. І зовсім неважливо, велике чи маленьке приміщення займає офіс, там все має сприяти ефективній роботі, налаштовувати на діловий лад. Якщо офіс брудний, не відремонтований, оргтехніка в неробочому стані, то навряд чи тут можна перейнятися довірою до фірми.

Має значення не лише інтер'єр приміщення, а й сама навколишнє оточення. Працювати в красивому, просторому, повному світла приміщенні набагато приємніше, ніж в тісній, убогій кімнатці. Комфортні умови роботи позитивно впливають на психологічний і фізичний стан. Колірна гамма приміщення може значно вплинути на хід ділової бесіди або переговорів. Білі стіни офісу добре відбивають світло і можуть викликати роздратування, тому краще, якщо вони будуть світлими.

Синя кольорова гама приміщення створює атмосферу домінування господарів і не дозволяє відвідувачам відчувати себе невимушено.

Бежевий і світло-коричневий - досить нейтральні тони, а темно-коричневий і сірий можуть викликати депресію. Червоні ж відтінки можуть порушувати і сприйматися як загрозливо.

Зелені тони створюють атмосферу розслабленості, не дуже придатною для робочих умов. Для створення враження простору краще використовувати світлі холодні і нейтральні тони.

Переваги в колірній гамі в значній мірі залежать від культурних традицій. Так, японці проявляють схильність до пастельних тонів, в той час як китайці - до яскравих, привертає увагу. При виборі штучного освітлення робочих приміщень слід враховувати наявність природного світла.

Головне в цій справі, щоб офіс відбивав основні цілі бізнесу, відповідав професії його господаря. У юриста або бухгалтера всі папери повинні бути в ідеальному порядку, і не обов'язково на увазі. З іншого боку, якщо зайти у студію дизайнера або видавництво і не побачити ні паперів, ні рукописів, то можна вирішити, що у них немає замовлень і вони не працюють над книгами. Тим не менш, не варто робити офіс надмірно «особистісним», таким, який буде занадто багато говорити про свого господаря, оскільки це також може перешкодити діловому настрою.

У великій корпорації обстановка приміщення і столу підпорядковується загальним вимогам, але надмірна стандартизація робочих місць може привести до того, що службовці будуть відчувати себе безликими «корпоративними клонами» і вважати, що від них, як індивідуумів, нічого не залежить.

У багатьох фірмах робоче місце суворо відповідає статусу службовця. Великі офіси часто починаються з приймальні і щоб не відлякати відвідувачів, обстановку приймальні важливо зробити максимально гостинною. І тут дуже багато залежить від секретаря фірми. Від секретаря, що є персональним помічником керівника, багато в чому залежить імідж керівника фірми, ефективність його роботи, а значить, і роботи всієї фірми.

У коло обов'язків секретаря зазвичай входять: відповіді на телефонні дзвінки, робота з вхідною та вихідною кореспонденцією, робота з організації прийому відвідувачів і т.д. І далеко не кожен здатний добре й успішно впоратися з цією справою. При підборі секретаря важливі зовнішні дані, вміння тримати себе і спілкуватися з людьми, вести діловодство, знати правила листування, комп'ютер та сучасні засоби зв'язку, бажано володіти іноземною мовою. При веденні телефонних розмов секретар повинен бути ввічливий, терплячий, діловий і коротким. Відповідаючи на телефонний дзвінок, він з'ясовує ім'я і посаду співрозмовника, суть справи і доповідає про нього керівнику або перемикає телефон на співробітника, уповноваженого вирішувати подібні питання. Під час переговорів секретар відповідає на телефонні дзвінки, адресовані керівнику, а після закінчення переговорів доповідає йому про надійшли дзвінки, з'єднує його з тими, з ким він хоче поговорити.

Секретар повинен чітко уявляти собі робочий графік свого начальника, орієнтуватися в пріоритетності різних питань. У випадку, коли керівник чекає якогось важливого дзвінка, то він неодмінно попереджає про це свого секретаря. корпоративний імідж співробітник службовий

Секретар не має права повідомляти інформацію про здоров'я, сімейних справах або домашню адресу і телефон співробітників, у тому числі і побічно («Такий-то пішов у поліклініку» або «така-то на лікарняному»). Це ж слід враховувати і при розмові по декількох телефонами, коли абонент, що очікує з'єднання, може почути відомості, для нього не призначені.

Секретар також зазвичай зустрічає відвідувача. Якщо про зустріч домовлялися заздалегідь, то зустріти гостя може співробітник, відповідальний за підготовку даної зустрічі або переговорів.

У багатьох установах і фірмах є свої правила безпеки, і якщо очікується гість у фірму, то про це необхідно заздалегідь попереджати охорону. У деяких установах і фірмах гостей спочатку проводять в приміщення, де вони можуть почекати, поки секретар доповідає про їх прибуття. Далі їх проводять до зали переговорів або в кабінет того співробітника, який їх повинен буде прийняти.

Щоб не відлякати відвідувачів, обстановку приймальні слід зробити максимально гостинною. Там можна влаштувати виставку результатів досягнень фірми, розвісити різні дипломи, що стане ефективним способом самореклами. Відвідувачам приємніше чекати в приймальні, якщо є на чому зупинити свій погляд-квіти, рослини, акваріум, картини або фотографії. Замість м'яких крісел краще використовувати зручні стільці, в низьких кріслах людина відчуває себе розслаблено, але ж він прийшов у справі, а не відпочивати. Завжди потрібно пам'ятати, що відвідувачі, які очікують у приймальні, становлять певне враження про фірму і її бізнесі ще до того, як потраплять у кабінет і зустрінуться з керівником або менеджером компанії.

Размещено на Allbest.ru