Некоторые аспекты деловой коммуникации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Визитная карточка

2. Вербальная и невербальная коммуникация

3. Организация торжественных приемов

Список использованных источников

1. Визитная карточка

визитный коммуникация торжественный приём

К визиткам есть два подхода - имидж и функциональность. Так. Имидж демонстрирует, что для владельца карточки нет ничего невозможного. В другом подходе - главное функциональность. Эти визитки являются обязательным атрибутом сотрудников фирмы.

Основное назначение визитной карточки - представление официальных лиц, деловых партнеров в процессе переговоров, визитов, встреч. Визитка является незаменимым средством при знакомствах, общении на банкетах, приемах, конференциях, презентациях, выставках, ярмарках, фестивалях, в путешествии.

Также визитка может быть средством заочного контакта, использоваться в частной и служебной переписке, как рекомендация для знакомства, для кратких информаций, приглашений, поздравлений и т.д.

Происхождение визитной карточки соотносится с понятием «визит» (фр. Visit). Визитную карточку можно назвать своеобразным документом передающимся сторонами в ходе визита. [3, с. 262]

История развития визитной карточки предположительно начинается во Франции в XVII веке. Известно, что в этот же период германские студенты (город Падуя) перед отъездом на каникулы оставили преподавателям красочные миниатюры - фамильные гербы со своею подписью и датой вручения. Самые ранние визитные карточки датируются 1731 г. (Флоренция).

В Китае считают, что визитные карточки применяют там уже несколько столетий.

В Японии визитные карточки стали использоваться чиновниками в 70-х гг. прошлого века, а в наше время обычай распространился на область личных взаимоотношений.

В наше время визитная карточка стала составляющей имиджа фирмы и ее владельца. Она является выражением как индивидуального стиля и вкуса человека, так и фирменного, корпоративного стиля.

Визитные карточки печатаются на плотной бумаге небольшого формата: 5х9 см., для женщин, в качестве супруги, а не в силу занимаемой должности - 4х8 см., а для высших должностных лиц разрешается и 6х10 см.

Что касается текста, то приняты двухсторонние визитки на двух языках: на английском и русском. Хотя это не совсем правильно.

Придерживаясь строгих требований, текст визитки должен печататься на одной стороне, чтобы на другой чистой стороне можно было сделать какие-либо записи. Текст же на визитной карточке лучше расположить горизонтально. Иначе карточку нужно будет поворачивать, чтобы прочесть, а это раздражает некоторых людей, следовательно она будет неудобна и ее не будут читать.

Шрифт визитных карточек зависит от местной практики и строго не регламентируется. Общие требования к шрифту визитных карточек заключается в том, что он должен быть легко читаем.

Имя, обычно, выделяется легко читаемым полужирным шрифтом немного большего размера.

На визитной карточке печатаются имя и фамилия. Отчество печатается только на российских визитных карточках, так как за границей могут подумать, что отчество и фамилия - одно целое. На карточках жен проставляется лишь имя и фамилия. В ряде стран жена носит не только фамилию, но и имя мужа.

Название должности в визитке должно быть как можно информативней, оно должно отражать сферу полномочий, например заместитель директора по кадрам. [5, с. 186]

Обязательно должны быть указаны почтовый адрес и телефоны. Причем, с указанием телефонов есть масса советов. Так необходимо указывать номер телефакса, так как, во-первых, это удобно для пересылки документов, во-вторых, отсутствие факса воспринимается как проявление незначительности лица. Также желательно указать внутренний телефон (если он есть). Это свидетельство солидности организации. Что касается домашнего телефона, то он указывается только творческими лицами, которые большую часть дня проводят дома (работают дома). Людям другой профессии это делать не желательно, так как звонить домой по служебному делу допустимо только при чрезвычайных обстоятельствах.

На визитной карточке кроме реквизитов владельца может быть изображена и его фотография.

Если рассматривать цвета используемые для составления визитной карточки, то следует заметить, что в основном это бывают одно- и двухцветные карточки. К изображению предъявляются высокие требования. Чаще всего встречаются черно-белые визитные карточки.

К пометкам и надписям на визитных карточках можно отнести и персонификацию. Так. очень важным является то, каким шрифтом и как напечатано ваше имя и то, как вы подписываете визитную карточку (если вы это делаете). Вообще говоря, рекомендуется персонифицировать свои визитные карточки, оставляя на них подпись.

Не рекомендуется перегружать карточку картинками, надписями или афоризмами.

Так же благодаря некоторым пометкам и надписям визитные карточки можно использовать в различных целях.

По правилам протокола в определенных случаях на визитной карточке в нижнем левом углу могут быть поставлены от руки буквенные обозначения повода, по которому вручена визитка. В левом нижнем углу, в зависимости от конкретного случая, делаются следующие сокращенные подписи простым карандашом.

В ответ лицо, которому человека представили, присылает свою карточку с надписью: p.f.c. - (pour faire connaissance) - выражение удовлетворения знакомством. [5, с. 187]

Для приглашения на неофициальный, дружеский прием вверху на визитке пишется имя и фамилия приглашаемого лица, а внизу указывается наименование приема, мести, где он состоится, число и время.

Визитную карточку при первой встрече вручать обязательно.

Первым протягивает свою карточку гость, если это визит, или (при знакомстве) лицо, чей ранг ниже или кто по возрасту моложе.

Если должностное положение и возраст партнеров одинаковы, первым вручает свою визитную карточку тот, кто окажется более вежливым.

Получив визитку необходимо вручить свою. Также приняв визитку, нужно прочитать вслух фамилию партнера и уяснить его должностное положение.

Если визит за рубеж, то первыми свои визитки вручают хозяева. Особенно этим правилам следуют японцы и корейцы.

Вручать же визитную карточку следует правой рукой, причем карточка должна быть повернута так, чтобы партнер смог сразу прочитать текст.

Вручая визитку необходимо назвать свою фамилию. Вручение визитной карточки сопровождается взаимным легким поклоном или кивком головы.

Получив визитку никаких пометок на ней в присутствии вручившего делать не стоит также нельзя вертеть визитку в руках, мять ее.

Во время переговоров следует положить визитные карточки перед собой, соответственно рассадке партнеров. Если требуется надписать на визитке какое-либо уточнение, то лучше попросить хозяина карточки самому сделать это.

Визитные карточки могут быть вручены не только лично, но и заочно с помощью курьера или шофера. При отправке на фирму в общем конверте ряда визиток - в верхнем левом углу помечается, кому она адресована.

Деловая стандартная карточка - на ней указывается фамилия, имя, отчество, место работы, должность, служебный телефон, телефакс.

Карточка содержит необходимые реквизиты для продолжения контактов. Используется при состоявшемся знакомстве. Сфера применения такого вида карточек - служебная. Творческие люди должны указывать на визитной карточке свой домашний телефон.

Карточка для специальных и представительских целей

На этой карточке указывается адрес и телефон фирмы. Если вручается такая карточка, значит ее владелец не настроен на продолжение контакта, он просто представляет себя.

Карточка фирмы, предприятия, организации, отдела. Указывается на ней адрес, телефон, факс. Применяется для представительских целей, в том числе на презентациях, выставках, ярмарках, при вручении подарков, сувениров, поздравлений от имени фирмы.

Основное назначение визитных карточек - представление деловых и официальных лиц друг другу при первом знакомстве. У визитки две цели: информационная и рекламная. [3, с. 263]

Во многих фирмах за рубежом ведется анализ визитных карточек. Он может дать полную информацию о статусе ее владельца, организации, которую он представляет. Адрес же указывает на территориальное расположение - центр города, окраина, новые перспективные районы и т.д.

Визитные карточки, собранные на протяжении ряда лет активной деятельности фирмы, делового человека, могут составить ценное досье, стать основой картотеки действующих или потенциальных партнеров, клиентов, различных «полезных» людей и организаций.

Таким образом, современному человеку нужно понимать роль и значение визитных карточек не только как атрибута имиджа, но и различать их виды и функциональное значение, знать процедуры их использования.

2. Вербальная и невербальная коммуникация

Коммуникация - процесс двустороннего обмена информацией, ведущей к взаимному пониманию. Коммуникация - в переводе с латыни обозначает "общее, разделяемое со всеми". Если не достигается взаимопонимание, то коммуникация не состоялась. Чтобы убедиться в успехе коммуникации, необходимо иметь обратную связь о том, как люди вас поняли, как они воспринимают вас, как относятся к проблеме. [2, с. 89]

Вербальная коммуникация использует в качестве знаковой системы человеческую речь, естественный звуковой язык, то есть систему фонетических знаков, включающую два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. Правда, этому должна сопутствовать высокая степень общности понимания ситуации всеми участниками коммуникативного процесса.

При помощи речи осуществляется кодирование и декодирование информации: коммуникатор в процессе говорения кодирует, а реципиент в процессе слушания декодирует эту информацию.

Последовательность действий говорящего исследована достаточно подробно. С точки зрения передачи и восприятия смысла сообщения схема «коммуникатор - сообщение - реципиент» асимметрична. [2, с. 90]

Для коммуникатора смысл информации предшествует процессу кодирования, так как «говорящий» сначала имеет определённый замысел, а затем воплощает его в систему знаков. Для «слушающего» смысл принимаемого сообщения раскрывается одновременно с декодированием. В этом случае особенно отчётливо проявляется значение ситуации совместной деятельности: её осознание включено в сам процесс декодирования; раскрытие смысла сообщения немыслимо вне этой ситуации.

Точность понимания слушающим смысла высказывания может стать очевидной для коммуникатора лишь тогда, когда произойдёт смена «коммуникативных ролей», т.е. когда реципиент превратится в коммуникатора и своим высказыванием даст знать о том, как он раскрыл смысл принятой информации.

Диалог как специфический вид «разговора» представляет собой последовательную смену коммуникативных ролей, в ходе которой выявляется смысл речевого сообщения.

Мера известной согласованности действий коммуникатора и реципиента в ситуации попеременного принятия ими этих ролей в большой степени зависит от их включённости в общий контекст деятельности. Успешность вербальной коммуникации в случае диалога определяется тем, насколько партнёры обеспечивают тематическую направленность информации, а также её двусторонний характер.

При характеристике диалога важно всё время иметь в виду, что его ведут между собой личности, обладающие определёнными намерениями, то есть диалог представляет собой «активный, двусторонний характер взаимодействия партнёров». Именно это предопределяет необходимость внимания к собеседнику, согласованность, скоординированность с ним речи.

В противном случае, будет нарушено важнейшее условие успешности вербальной коммуникации понимания смысла того, что говорит другой, в конечном счёте - понимания, познания другой личности. Посредством речи не просто «движется информация», но участники коммуникации особым способом воздействуют друг на друга, ориентируют друг друга, убеждают друг друга

В социальной психологии существует большое количество экспериментальных исследований, выясняющих условия и способы повышения эффекта речевого воздействия, достаточно подробно исследованы как формы различных коммуникативных барьеров, так и способы их преодоления. Так, выражением сопротивления принятию информации может быть отключение внимания слушающего, умышленное снижение в своём представлении авторитета коммуникатора, такое же - умышленное или неумышленное «непонимание» сообщения: то ли в силу специфики фонетики говорящего, то ли в силу особенностей его стилистики или логики построения текста. Соответственно всякий оратор должен обладать умением вновь включить внимание слушающего, чем-то привлечь его, точно так же подтвердить свой авторитет, совершенствовать манеру подачи материала. Особое значение имеет и факт соответствия характера высказывания ситуации общения, мера и степень формального характера общения и другие показатели.

Невербальная коммуникация включает следующие основные знаковые системы: 1) оптико-кинетическую, 2) пара- и экстралингвистическую, 3) организацию пространства и времени коммуникативного процесса, 4) визуальный контакт. Совокупность этих средств призвана выполнять следующие функции: дополнение речи, замещение речи, репрезентация эмоциональных состояний партнёров по коммуникативному процессу. [5, с. 139]

Оптико-кинетическая система знаков включает в себя жесты, мимику, пантомимику. В целом, оптико-кинетическая система предстаёт как более или менее отчётливо воспринимаемое свойство общей моторики различных частей тела. Первоначально исследования в этой области были осуществлены ещё Ч.Дарвином, который изучал выражения эмоций у человека и животных. Именно общая моторика различных частей тела отображает эмоциональные реакции человека, поэтому включение оптико-кинетической системы знаков в ситуацию коммуникации придаёт общению нюансы. Эти нюансы оказываются неоднозначными при употреблении одних и тех же жестов, например, в различных национальных культурах. Значимость оптико-кинетической системы знаков в коммуникации настолько велика, что в настоящее время выделилась особая область исследований - кинесика, которая специально имеет дело с этими проблемами.

Паралингвистическая и экстралингвистическая системы знаков представляют собой также добавки к вербальной коммуникации.

Паралингвистическая система - это система вокализации, то есть качество голоса, его диапазон, тональность. Экстралингвистическая система - включение в речь пауз, других вкраплений, например покашливания, плача, смеха, сам темп речи. Все эти дополнения увеличивают семантически значимую информацию, но не посредством дополнительных речевых включений, а околоречевыми приёмами.

Организация пространства и времени коммуникативного процесса выступает также особой системой, несёт смысловую нагрузку как компонент коммуникативной ситуации. Так, например, размещение партнёров лицом друг к другу способствует возникновению контакта, символизирует внимание к говорящему, в то время как окрик в спину также может иметь определённое значение отрицательного порядка. Экспериментально доказано преимущественно некоторых пространственных форм организации общения как для двух партнёров по коммуникативному процессу, так и в массовых аудиториях.

Следующая специфическая знаковая система, используемая в коммуникативном процессе, это «контакт глаз», имеющий место в визуальном общении. Исследования в этой области тесно связаны с общепсихологическими исследованиями в области зрительного восприятия - движения глаз. В социально-психологических исследованиях изучается частота обмена взглядами, длительность их, смена статики и динамики взгляда, избегание его и так далее. «Контакт глаз» на первый взгляд кажется такой знаковой системой, значение которой ограничено, например, пределами сугубо интимного общения.

В первоначальных исследованиях этой проблемы «контакт глаз» был привязан к изучению интимного общения. М.Аргайл разработал даже определённую «формулу интимности», выяснив зависимость степени интимности, в том числе и от такого параметра, как дистанция общения, в разной мере позволяющая использовать контакт глаз. Позже спектр таких исследований стал значительно шире: знаки, представляемые движением глаз, включаются в более широкий диапазон ситуаций общения. Есть работы о роли визуального общения для ребёнка. Выявлено, что ребёнку свойственно фиксировать внимание, прежде всего на человеческом лице: самая живая реакция обнаружена на два горизонтальных круга (аналог глаза). Как и все невербальные средства, контакт глаз имеет значение дополнения к вербальной коммуникации, то есть сообщает о готовности поддержать коммуникацию или прекратить её, поощряет партнёра к продолжению диалога, способствует тому, чтобы обнаружить полнее своё «Я», или, напротив, скрыть его. [2, с. 92]

Для всех четырёх систем невербальной коммуникации встаёт один общий вопрос методологического характера. Каждая из них использует свою собственную знаковую систему, которую можно рассмотреть как определённый код. Всякая информация должна кодироваться, причём так, чтобы система кодификации и декодификации была известна всем участникам коммуникативного процесса. Но если в случае с речью эта система кодификации более или менее общеизвестна, то при невербальной коммуникации важно в каждом случае определить, что же можно здесь считать кодом, и, главное, как обеспечить, чтобы и другой партнёр по общению владел этим же самым кодом. В противном случае, никакой смысловой прибавки к вербальной коммуникации описанные системы не дадут.

Все описанные системы невербальной коммуникации играют большую вспомогательную роль в коммуникативном процессе. Обладая способностью не только усиливать или ослаблять вербальное воздействие, все системы невербальной коммуникации помогают выявить такой существенный параметр коммуникативного процесса, как намерения его участников. Вместе с вербальной системой коммуникации эти системы обеспечивают обмен информацией, который необходим людям для организации совместной

Невербальное общение - это общение без помощи слов, которое часто возникает бессознательно. Оно может дополнять и усиливать словесное общение или ему противоречить, ослабляя его. Хотя невербальное общение и является часто бессознательным процессом, но для достижения нужного эффекта его можно контролировать.

Вербальное общение - процесс обмена информацией и эмоционального взаимодействия между людьми или группами при помощи речевых средств. [2, с. 91]

Изучение взаимодействия вербальных и невербальных средств коммуникации ведется довольно давно, но, к сожалению, в большинстве случаев малоэффективно. Исследование данной области перспективно и представляет большой интерес. Таким образом, можно сделать вывод, что как вербальная так и невербальная коммуникация играет очень важную и неоспоримую роль в коммуникативном процессе.

3. Организация торжественных приемов

Любой прием должен быть предварительно подготовлен самым тщательным образом. В подготовку приема входят: выбор вида приема, составление списка приглашаемых лиц, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом на завтраке, обеде или ужине. Составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей. Подготовка тостов или речей, составление схемы (порядка проведения) приема.

При определении даты приема следует исходить из того, что приемы не проводятся в праздничные дни, а в мусульманских странах - в религиозный праздник "рамазан". Не проводятся приемы и в дни национального траура, а назначенные ранее отменяются. [6]

Приемы подразделяются на дневные и вечерние, приемы с рассадкой и без рассадки за столом. К дневным относятся приемы типа "бокал шампанского", "бокал вина", завтрак. В международной практике принято считать, что дневные приемы менее торжественны, чем вечерние. В вечерним относятся приемы типа чай, "жур фикс", коктейль, "а ля фуршет", обед, обед-буфет, ужин. [7]

В зависимости от случая, по которому необходимо устроить прием, избирается вид приема. При этом следует учитывать международную дипломатическую практику, согласно которой наиболее торжественными, а следовательно, и наиболее почетными видами приемов являются обед или вечерний прием.

Если речь идет о гостящих в стране главе государства или премьер-министре, министре иностранных дел, других членах правительства страны пребывания, то целесообразно избрать обед. В менее важных случаях следует воспользоваться другими из вышеперечисленных видов приемов. При этом всегда необходимо учитывать протокольные традиции и обычаи, установившиеся в данной стране. Эти традиции помогут в выборе вида приема.

Одним из важнейших моментов организации приема является составление списка гостей. Приглашение на дипломатический прием всегда носит политический характер, поэтому составление списков должно поручаться ответственному работнику и утверждаться руководителем учреждения, устраивающего прием. Составитель списка прежде всего должен определить общее количество гостей, которое пред-' полагается пригласить на прием. Это количество не должно превышать нормальных возможностей обслуживания и помещений, где будет проходить прием, при этом необходимо учесть определенный процент гостей, которые в силу разного рода причин не смогут или откажутся быть на приеме. [7]

В список гостей с иностранной стороны прежде всего включаются представители официальных властей, дипкорпуса, если он приглашается, и представители общественности. На приемы (завтраки, обеды, ужины, коктейли, фуршеты), проводимые в узком составе, не рекомендуется приглашать лиц с резко противоположными взглядами и позициями. Чтобы такие приемы прошли успешно, на них целесообразно приглашать лиц одинаковой партийной принадлежности или связанных взаимной дружбой и интересами.

Приглашения на прием направляются на бланке, отпечатанном типографским способом. Имя, фамилия приглашенного и его должность пишутся от руки или на машинке. Для приемов по случаю национального праздника или в честь какого-либо государственного деятеля или делегации заказываются специальные бланки, на которых указано, по какому случаю проводится прием,

Рассадка за столом на официальных завтраках, обедах или ужинах осуществляется в соответствии с общепринятыми протокольными правилами. [6]

Чтобы избежать трудностей в рассадке, необходимо еще до рассылки приглашений иметь точное представление о том, на какие места будут посажёны гости. С этой целью заранее составляется примерный план рассадки и, в случае обнаруживающихся затруднений с рассадкой, вносятся поправки в намечаемый список приглашаемых на завтрак, обед или ужин.

Сложилась определенная практика обозначения мест за столом: печатаются рассадочные и кувертные карточки - небольшие белые прямоугольники из плотной бумаги с написанными от руки или напечатанными на машинке фамилиями всех участников приема.

В зале или холле, где собираются гости на небольшом столике выставляется план рассадки. Строго в соответствии с планом каждое место за столом обозначено кувертной карточкой. Приглашенные на прием знакомятся с планом рассадки, находят свое место, уточняют фамилии соседей справа и слева. На приемах с большим количеством приглашенных используются специальные карточки с указанием места за столом.

При составлении меню рекомендуется учитывать вкусы гостей, их национальные и религиозные традиции и другие моменты. Было бы упущением включать в меню дичь в то время, когда охота на нее в стране запрещена, или мясо в постные дни, или свинину, когда на приеме среди гостей находятся мусульмане и т.д. С другой стороны, гостю-вегетарианцу будет приятно, если ему подадут вегетарианское блюдо.[6]

На приемах, организуемых по официальному поводу, может иметь место обмен тостами. На завтраках, обедах и ужинах тосты произносятся после десерта (когда он съеден всеми гостями) и когда всем гостям налито шампанское. На других видах приемов тосты произносятся не ранее чем через 10-15 минут после начала приема.

Произносить тосты за закуской на официальных завтраках, обедах и ужинах не принято.

Для того чтобы прием прошел четко и организованно, заранее продумывается схема проведения его. Предусматривается время и место встречи гостей хозяином, время приглашения к столу, провозглашения тостов и т.д. Составляется распределение обязанностей на приеме для дипломатических работников (оказание внимания определенным гостям, наблюдение за залом и т.п.). Иногда на больших приемах для наиболее видных гостей отводится отдельный зал, который, однако, не должен быть изолирован от остальных гостей, или место в зале. Хозяину дома (приема) следует выбрать время, чтобы обойти все залы и оказывать внимание всем приглашенным. [7]

Таким образом, торжественный прием нужно не только подготовить, но и подготовиться. В деловом мире существуют определенные правила проведения приемов, соблюдение которых положительно будет характеризовать как приглашающую сторону, так и приглашенных.

Список используемых источников

1. Бороздина Г.В. Психология делового общения. Учебное пособие.-М: ИНФРА-М, 2006. - 224 с.

2. Горелов И.Н. Невербальные компоненты коммуникации. 3-е изд. - М.: Изд-во ЛКИ, 2007. - 112 с.

3. Зельдович Б.З. Деловое общение. Учебное пособие,-М.Альфа-прогресс-2007.с.-456.

4. Лавриненко В.Н. Психология и этика делового общения.- 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Юнити-Дана, 2005. -- 415 с.

5. Столяренко Л.Д. Психология делового общения и управления .Учебник -- Ростов н/Д: Феникс, 2005. -- 416 с.

6. http://psyera.ru/4862/etiket-oficialnyh-priemov

7. http://restorator.name/prazdniki/priemy-i-bankety/2050-vidy-torzhestvennykh-priemov.html

Размещено на Allbest.ru