Поняття та різновиди дипломатичного листування

Размещено на http://www.allbest.ru/

Поняття та різновиди дипломатичного листування



Зміст

дипломатичний листування ввічливість меморандум

1. Документи дипломатичного листування

2. Документи зовнішньо дипломатичного листування

3. Документи внутрішньовідомчого листування

4. Вимоги до документів дипломатичного листування

Список використаної літератури



1. Документи дипломатичного листування

Форми дипломатичної діяльності надзвичайно різноманітні: візити, встановлення контактів і ведення бесід, проведення переговорів, пошуки та збір інформації, інформа- ційно-роз'яснювальна робота. Але всі ці форми або абсолютна більшість з них спрямовуються на завершальний і найбільш відповідальний етап дипломатичної діяльності - підготовку дипломатичних документів, яка займає понад половину часу дипломатів, що працюють у закордонних представництвах, і ще більше - в центральному апараті.

Дипломатичне листування - одна з консервативних сфер дипломатичної практики, а тому передбачає дотримання низки традиційних правил дипломатичного протоколу (компліментарність, форми ввічливості, мова). Ці правила вироблені протягом тисячоліть, і вільний відступ від цих, здавалося би, архаїчних форм може призвести до небажаних наслідків, навіть до загострення відносин.

Підготовку дипломатичних документів, дипломатичне листування можна поділити на два основні блоки - офіційне та особисте дипломатичне листування з представниками іноземних держав та внутрішньовідомче листування з МЗС та іншими державними й громадськими організаціями своєї країни.

Отже, документи зовнішньодипломатичного листування - це:

- особисті (підписні) ноти;

- вербальні ноти;

- приватні листи напівофіційного характеру;

- пам'ятні записки;

- меморандуми;

- заяви.



2. Документи зовнішнього дипломатичного листування

При підготовці цих документів потрібно пам'ятати найголовніше - йдеться про спілкування держав та урядів, рівних суб'єктів міжнародного права, і будь-яке приниження прав, достоїнств, престижу іншої суверенної держави абсолютно неприпустиме.

Найбільш поширеними документами дипломатичного листування були і залишаються особисті й вербальні ноти.

Особиста нота надсилається з надзвичайно важливих питань і містить у собі інформацію про подію особливої політичної ваги (наприклад, зміну державного устрою, оформлення домовленості з того чи іншого важливого питання двосторонніх відносин тощо). Посол чи посланник, який вручив вірчі грамоти главі держави перебування, інформує про це своїх колег по дипломатичному корпусу також особистою нотою.

Особисту ноту використовують для інформування про тимчасовий чи остаточний від'їзд глави дипломатичного представництва з країни, для відрекомендування тимчасового повіреного у справах, надсилається у відповідь на отриману особисту ноту. Останнім часом, особливо у зв'язку із зростанням кількості диппредставництв, для передачі такого роду інформації використовують вербальні ноти.

Особисту ноту складають у формі листа, у першій особі від імені того, хто її підписує. Вона друкується на відповідному нотному бланку з державним гербом і підписом під ним "Міністерство закордонних справ України" або "Посольство України у... (назва країни)". Загальноприйнятий формат ноти - подвійне ліве поле основного тексту.

Особиста нота розпочинається звертанням, найпоширенішими формами якого є: "Ваша Високоповажносте", "Шановний пане Міністр", "Шановний пане Посол". Така форма звертання повинна налаштовувати того, хто отримає ноту, на доброзичливе ставлення до змісту. Далі йде виклад суті питання, текст, як правило, розпочинається словами "маю честь". В особистій ноті, що містить співчуття або протест, слова "маю честь" пропускають. Закінчується особиста нота компліментом (форма ввічливості), в якому автор засвідчує свою повагу:

Прем'єр-міністру, Голові парламенту, Міністру закордонних справ чи Послу (якщо він має особистий ранг Посла)	"Прошу Вас, пане Прем'єр-міністре (пане Міністр, пане Посол) прийняти запевнення у моїй вельми високій (до Вас) повазі" або "Користуюся нагодою, щоб поновити Вашій Високоповажності запевнення..."
Віце-прем'єр-міністру, Заступнику Міністра, Посланнику, Раднику-посланнику, Директору департаменту (якщо вони не мають особистого рангу Посла)	"Прошу Вас, пане Віце-прем'єр-міністр (пане Міністр, пане Директор), прийняти запевнення у моїй високій повазі". (При цьому слід пам'ятати, що в багатьох країнах звернення з "віце" (Прем'єр, Міністр) не вживається, а пишеться: Прем'єр, Міністр)
Повіреному у справах (у ранзі Посланника)	"Прошу Вас, пане Міністр, прийняти запевнення у моїй високій повазі"
Тимчасовому Повіреному у справах	"Прошу Вас, пане Тимчасовий Повірений у справах, прийняти запевнення у моїй глибокій повазі"

Особисті ноти дипломатичних представників окремих держав можуть закінчуватися й інакше, а саме: "З глибокою повагою", "З повагою", "Щиро Ваш". У ноті-відповіді у порядку взаємності доцільно вжити такі ж компліменти, бо зміна компліменту може бути розцінена адресатом як така, що має певне значення.

Під текстом особистої ноти ставиться підпис особи, від імені якої вона посилається. Печатка, прізвище та посада того, хто підписує ноту, не обов'язкові.

Адреса пишеться в лівому нижньому куті першої сторінки ноти, незалежно від кількості сторінок. У адресі зазначається ранг особи, якій надсилається нота.

В окремих випадках, залежно від місцевої практики і на основі взаємної поваги, перед прізвищем особи, якій надсилається нота, може вживатися титул.

На конверті вказується та ж адреса, що й на особистій ноті.



Зразок особистої ноти

До речі, текст ноти може коригуватися залежно від стану відносин з країною посла, якому вона надсилається.

Дипломатичне листування постійно розвивається і відходить від традиційних норм. У нинішніх умовах динамічного світового розвитку, у спілкуванні глав держав та урядів, міністерств закордонних справ усе більше утверджується практика обміну особистими листами, посланнями з найважливіших проблем світової політики. З формальної точки зору, ці документи можна зарахувати до категорії особистих нот, але, зважаючи на високе становище як відправника, так і отримувача, а також на важливість змісту цих документів, їх прийнято виділяти в окремий вид дипломатичного листування. У цих документах, як і в особистих нотах, витримуються протокольні звернення і заключний комплімент, наприклад: "Вельмишановний пане Президент" і закінчення "З повагою" або "З глибокою повагою".



Зразок особистої ноти про вручення вірчих грамот

Найпоширенішим документом дипломатичного листування в сучасному світі є вербальні ноти, за допомогою яких міністерства закордонних справ і посольства ведуть між собою офіційні діалоги. Раніше, за свідченням англійського дипломата Б. Сатоу, перевага надавалася особистим нотам, бо вербальна нота вважалась "досить сухою за тоном" [4, с. 76].

Сьогодні ж вербальні ноти використовуються широко, особливо у двосторонніх відносинах. У них викладаються найрізноманітніші проблеми політичного, економічного, науково-технічного, гуманітарного характеру. Вербальними нотами здійснюються запити про візи, повідомляється про дорожньо-транспортні пригоди за участю співробітників посольств, доводиться до відома посольств інформація представницького (протокольного) характеру (про організацію поїздки дипломатів по країні, про запрошення дипломатів на найрізноманітніші заходи - з нагоди національних свят, Нового року, зустрічі з керівником держави тощо).

Вербальні ноти застосовуються для оформлення домовленості щодо розв'язання найрізноманітніших проблем двосторонніх відносин. Текст вербальних нот складається від третьої особи, друкується на нотному бланку, має вихідний номер і дату відправлення, після тексту ставиться печатка МЗС або дипломатичного представництва, нота не підписується. Надзвичайно важливо, щоб зображений на печатці герб мав правильне положення. Глави деяких дипломатичних місій у кінці тексту вербальної ноти або на печатці ставлять свої ініціали. Хоча це і не є обов'язковим, проте в багатьох країнах така практика розповсюджена і вважається бажанням надати документові особливої ваги.

Вербальна нота розпочинається компліментом із зазначенням повної назви відправника й отримувача: "Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Міністерству закордонних справ, Посольству (Республіки Польща) і має честь повідомити..." і далі за текстом, а закінчується компліментом із скороченою назвою: "Міністерство користується цією нагодою, щоб поновити Посольству запевнення в своїй глибокій повазі".

Якщо вербальна нота міністерства є відповіддю на ноту посольства, то вона розпочинається так: "Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Посольству Республіки Болгарія у зв'язку з нотою Посольства №.

від (число, місяць), має честь повідомити наступне...".



Зразки вербальних нот



Комплімент може опускатися, якщо в ноті міститься протест у зв'язку з діями співробітників посольства чи держави, які трактуються як незаконна діяльність або грубе порушення норм поведінки. У такому випадку комплімент виглядав би недоречним і спотворював би характер ноти.

Комплімент не вживається в нотах про оголошення трауру в країні, з висловлюваннями співчуття, а також за принципом взаємності, якщо в тій чи іншій країні компліменти в дипломатичній практиці не застосовуються взагалі.

Діапазон протокольних формул ввічливості надзвичайно широкий, і за його допомогою можна підкреслити суворіший тон або більшу теплоту офіційного документа. Різні вирази, риторичні звертання, двозначні подяки, знаки наголосу, скорочення типу "т. зв.", "т. п." і "т. д." у нотній практиці абсолютно недопустимі. При складанні тексту ноти протесту завжди слід пам'ятати, що вона може бути відхилена адресатом, а це, як правило, потягне за собою загострення конфлікту з далеко не визначеними наслідками.

У цілому ж, при дипломатичному листуванні треба завжди пам'ятати просте і мудре загальнолюдське правило: "Ніщо не ціниться так дорого і не коштує так дешево, як ввічливість".

У дипломатичній практиці бувають випадки (останнім часом дуже зрідка), коли надсилається колективна нота представникам кількох держав. Сьогодні держави будують між собою відносини на двосторонній основі як рівноправні суверенні члени світового товариства, а тому колективна нота (дипкорпусу в цілому або групи посольств) може розглядатися як демарш, спроба здійснювати тиск, що не може не викликати адекватної реакції.

Щоб запобігти небажаним формам колективного демаршу, використовується форма надсилання ідентичних нот, у яких викладається практично однакова точка зору кількох держав на одну і ту ж проблему.

У сучасній дипломатії все більше практикується обмін нотами безпосередньо між урядами, що є свідченням зростаючої ролі зовнішньої політики, підвищення рівня відповідальності дипломатів за вирішення кардинальних проблем сучасного світу. У нотах такого характеру компліменти, як правило, не застосовують, і текст виглядає таким чином: "Уряд України має честь заявити Урядові Турецької Республіки наступне...".

Усі ноти є офіційними документами незалежно від того, які питання в них розглядаються. Будь-яка нота, що надсилається від імені уряду, потребує належної уваги і відповіді від того, кому вона адресується.

Ще одним видом дипломатичного листування є приватний лист напівофіційного характеру. Він здебільшого адресується знайомим офіційним особам і пов'язаний з якоюсь особистою послугою або стосується питань, які є предметом офіційних переговорів чи листування. Цим автор листа підкреслює особисту зацікавленість у вирішенні того чи іншого питання за допомогою особи, якій адресується лист. Приватний лист напівофіційного характеру пишеться на спеціальному бланку (наприклад, бланку Міністра закордонних справ, Посла) меншого формату, навіть на піваркуша або на звичайному поштовому папері. Зворотний бік аркуша не використовується ніколи. Зазвичай, лист починається зі звернення "Шановний пане_______________ ".

Заключний комплімент обов'язковий і залежить від різниці у службовому становищі автора й адресата, характеру їхніх відносин. У західних країнах звернення і заключний комплімент, а інколи і весь текст, пишуться автором від руки, що надає йому підкреслено приватного характеру.

Номер на листі не вказується, а дата та особистий підпис необхідні. У випадку, якщо лист пишеться на звичайному папері (не на бланку), то до підпису додається і назва офіційної посади автора.

Звання і повне прізвище адресата подаються тільки на конверті.

Широко використовуються також інші документи, що не потребують комплементарного оформлення. Це - пам'ятні записки і меморандуми.

Пам'ятна записка - дипломатичний документ, що передається особисто, метою якого є звернути увагу та підкреслити важливість зробленої під час бесіди заяви або переданого прохання. Він також переслідує мету - полегшити подальший розгляд питання, попередити можливість неправильного тлумачення чи розуміння бесіди або усної заяви. Пам'ятна записка складається в безособовій формі з уживанням безособових виразів типу: "піднімається прохання", "доводиться користуватися", "повідомляється" тощо, не містить у тексті жодного звернення чи компліменту.

Пам'ятні записки пишуться на звичайному папері без герба. Адреса і вихідний номер не проставляються; зазначаються лише місто і дата передачі: "м. Київ__________ червня 200 року". Над текстом записки робиться надпис: "Пам'ятна записка". Надсилаються вони на прохання особи, з якою відбулася бесіда, або як нагадування про те чи інше питання.

Меморандум - це документ, в якому розглядається фактична сторона того чи іншого питання, аналізуються його окремі найважливіші аспекти, викладається арґументація на захист своєї позиції або дискутується позиція протилежної сторони. Меморандум може бути додатком до особистої чи вербальної ноти або самостійним документом, що передається особисто чи надсилається кур'єром. Додання меморандуму до ноти, з одного боку, дає можливість скоротити текст ноти, а з іншого - дозволяє ґрунтовніше викласти проблему, яка є предметом нотного листування.

Меморандум як додаток до ноти друкується на нотному папері без герба; номер, печатка, місце і дата відправлення не проставляються. Меморандум, що вручається особисто, друкується на нотному бланку, але звернення і компліменту немає. Печатка і номер на ньому теж не проставляються, але зазначаються місце і дата відправлення.

Крім вищеназваних традиційних документів дипломатичного листування, нині все частіше використовуються і нові документи, до яких належать декларації, послання, заяви глав держав, урядів, міністрів закордонних справ, законодавчих органів влади з питань зовнішньої політики, а також телеграми. Як правило, на телеграму обов'язково дається відповідь. Приводом для надсилання телеграми можуть бути національні свята й ювілейні дати, річниці знаменних подій, вступ на посаду глави держави тощо. Надсилання телеграми у зв'язку із вступом на посаду глави держави - це не тільки ознака ввічливості, прийнятна в міжнародній практиці, але й показник рівня та характеру відносин між державами, привід для того, щоб ще раз продемонструвати бажання й надалі поглиблювати й розширювати співробітництво. Це ж стосується й листів - запрошень або подяк.

У дипломатичній практиці досить часто використовується такий вид документа як заява Міністерства закордонних справ тієї чи іншої країни, де подається оцінка певних подій, ставлення до них МЗС, що часто може розглядатися як позиція глави держави або уряду. Практикується також публікація заяви Прес-центру МЗС.

 

Зразки заяв і коментарів МЗС України та прес-центру МЗС України

ЗАЯВА ПРЕС-ЦЕНТРУ МЗС УКРАЇНИ

У черговий раз увагу світової спільноти прикуто до південно-азіатського регіону. 27 травня 1999 року неподалік індійсько-пакистанського кордону збройними силами Пакистану були збиті два індійські літаки.

В Україні з глибокою стурбованістю сприйнято звістку про цей інцидент. Такий розвиток подій викликає занепокоєння, оскільки може мати непередбачувані наслідки.

Ми закликаємо Індію та Пакистан виявляти стриманість і зваженість, утримуватися від поспішних необачних кроків, що можуть спричинити подальшу ескалацію напруженості в регіоні.

За цих умов особливої актуальності набуває необхідність докорінного перегляду позиції Індії та Пакистану щодо розвитку ракетних і військових ядерних програм. В Україні переконані, що беззастережне дотримання обома країнами вимог Резолюції 1172 Ради Безпеки ООН, продовження відкритого і конструктивного діалогу, розпочатого в Лахорі, та активний пошук додаткових заходів з метою розбудови довіри і стабільності в регіоні відповідатимуть інтересам міжнародного миру та безпеки.

Існуючі між Індією та Пакистаном спірні питання мають вирішуватися виключно політичним шляхом. Україна, як головуюча країна в Спеціальній міжнародній групі з проблем ядерних випробувань в Південній Азії, готова активно сприяти досягненню цієї благородної мети.

ЗАЯВА МЗС УКРАЇНИ

Україна підтверджує відданість курсу на європейську інтеграцію, невід'ємною складовою якої є подальший розвиток і удосконалення демократичних інститутів, приведення їх у відповідність із загальноєвропейськими нормами і стандартами.

Важливим етапом на цьому шляху має стати Всеукраїнський референдум 16 квітня цього року.

В Україні із задоволенням відзначили відповідні заяви Голови Комітету Міністрів Ради Європи та ЄС, а також висновок Венеціанської комісії, в яких дана позитивна оцінка рішенню Конституційного Суду України, а також наступним діям Президента України.

Дисонансом на цьому фоні пролунало обговорення на Парламентській Асамблеї РЄ питання про інституційні реформи в Україні.

Дискусія фактично звелася до обговорення проекту так званої "рекомендації", який раніше був підготовлений моніторинговим Комітетом ПАРЄ. МЗС України вважає, що ухвалений за результатами обговорення документ не відображає реальної ситуації в Україні і є зневагою до Конституції, Конституційного Суду та законодавства України, до всіх гілок влади. Абсолютно неприпустимим є заклик до Президента України відкласти проведення референдуму в Україні, а відтак - порушити Конституцію України та рішення Конституційного Суду.

Рішення ПАРЄ не враховує основні принципи демократії, відповідно до яких носієм суверенітету і єдиним джерелом влади є народ, воно ставить під сумнів право народу України визначати і змінювати свій конституційний лад. Водночас звертає на себе увагу упереджене і вибіркове виконання висновку Венеціанської комісії, якій самою Парламентською Асамблеєю було доручено провести ретельну юридичну експертизу рішень державних органів України щодо Всеукраїнського референдуму.

Україна не вважає зазначені дії ПАРЄ щодо повноправного члена організації конструктивними.

ПАРЄ не висловлює думку Ради Європи в цілому і тим більше всього Європейського співтовариства, до якого належить Україна.

Незважаючи на ухвалення так званої "рекомендації" ПАРЄ, Україна як повноправний член Ради Європи і надалі плідно співпрацюватиме з усіма її органами з метою подальшого утвердження демократії та прав людини як у нашій державі, так і в Європі в цілому.

ЗАЯВА ПРЕС-СЛУЖБИ МЗС УКРАЇНИ

24 ЛЮТОГО ЦЬОГО РОКУ агентством "Рейтер" була розповсюджена інформація щодо висловлювань заступника міністра закордонних справ Великобританії П. Хейна, в якій міститься звинувачення на адресу України в незаконному постачанні зброї до деяких країн Африканського континенту. У зв'язку з цим, 26 лютого цього року до МЗС було запрошено Посла Великобританії в Україні Р. Сміта та висловлено прохання офіційно підтвердити або спростувати зазначене повідомлення.

29 лютого цього року під час зустрічі в МЗС з Першим заступником міністра О. О. Чалим Посол повідомив, що пан Хейн не мав наміру звинувачувати Уряд України у порушенні діючих санкцій щодо постачання зброї до африканських країн. На прес-конференції, яка передувала інтерв'ю у "Рейтер", пан Хейн дав чітко зрозуміти, що він не підозрює Уряд України в участі в нелегальній торгівлі зброєю. Під час зустрічі 16 грудня 1999 року Міністр закордонних справ Великобританії також запевнив у цьому Міністра закордонних справ Б. І. Тарасюка.

Під час бесіди було також домовлено, що в рамках запланованих на 15-16 березня цього року українсько-британських консультацій з питань експортного контролю сторони всебічно обговорять проблеми незаконного постачання озброєнь та військової техніки в країни Африки.

Коментар України щодо Спільної заяви Європейського Союзу і Сполучених Штатів Америки щодо санкцій проти керівництва Придністров'я

МЗС України розглядає Спільну заяву ЄЄ та США щодо санкцій проти керівництва Придністров'я як прагнення зробити внесок до врегулювання у регіоні.

У контексті занепокоєння стосовно багаторічної неврегульованості Придністровського конфлікту, зрозумілим є намір ЄЄ та США дати чіткий сигнал щодо необхідності результативних зрушень у триваючому переговорному процесі.

Україна повністю підтримує заклик ЄЄ і США "до обох сторін конфлікту розпочати інтенсивні переговори з метою пошуку мирного вирішення конфлікту при повній повазі до територіальної цілісності Молдови". Це цілком відповідає політичному курсу, який вже протягом багатьох років послідовно і наполегливо проводить Україна у Придністровському врегулюванні.

У зв'язку з цим, слід зазначити, що починають набувати конкретних форм ініціативи, висунуті зацікавленими сторонами останнім часом. Так, під час засідання Постійної наради експертів, яка відбулася у Республіці Молдова 27-28 лютого, було досягнуто значного прогресу в узгодженні засад врегулювання Придністровського конфлікту на базі федеральної концепції, яка запропонована у Київському документі.

Україна сподівається на досягнення повного розуміння у відносинах між сторонами конфлікту стосовно взаємної відповідальності за стабільність і безпеку в регіоні.

Україна поважає рішення ЄЄ та США щодо обмежень пересувань та їхнє право запроваджувати будь-які заходи, які вбачаються необхідними для прискорення придністровського врегулювання. Поряд з цим, Україна продовжуватиме здійснювати цілеспрямовану політику в напрямку підтримки переговорного процесу і послідовного виконання своїх обов'язків гаранта і посередника у придністровському врегулюванні, включаючи використання, в разі необхідності, належних заходів впливу у цьому процесі.

МЗС України

До дипломатичних документів належать також заяви і виступи представників держави на міжнародних конференціях і в міжнародних організаціях (ООН, ОБСЄ, ПАРЄ); їхні відповіді на звернення або запитання представників громадських організацій чи окремих осіб; кореспондентів щодо найбільш актуальних проблем зовнішньої політики, виступи на дипломатичних прийомах. Ці виступи, як правило, наповнені великим політичним змістом і стосуються не тільки двосторонніх відносин, але й глобальних міжнародних проблем.

Особливе місце серед дипломатичних документів належить комюніке.

Комюніке - це офіційне повідомлення про результати переговорів, яке може бути коротким - у вигляді повідомлення, або більш широким, з викладенням змісту переговорів чи досягнутих угод та їх публікацією. Комюніке відрізняється від усіх інших дипломатичних документів, перш за все, тим, що це документ двосторонніх та багатосторонніх переговорів, і він також в обов'язковому порядку узгоджується сторонами, і за своїм характером належить до міжнародно-правових документів.

Говорячи про документи дипломатичного листування, не можна не назвати ті, які виходять з вищих законодавчих органів влади. Це - звернення до парламентів інших держав, наприклад, з питань ядерної безпеки, роззброєння, попередження конфліктів тощо, а також спільні комюніке за наслідками візитів та переговорів парламентаріїв.

Усі вищезазначені документи дипломатичного листування є офіційними документами. Для кожного окремого випадку дипломатичної практики важливо правильно підібрати вид документа, насамперед враховуючи його зміст. Слід також пам'ятати, що на особисту ноту прийнято відповідати особистою нотою, на пам'ятну записку надсилають пам'ятну записку тощо.

3. Документи внутрішньовідомчого листування

Як уже зазначалося вище, дипломатичні документи поділяють на документи дипломатичного (зовнішньо дипломатичного) та внутрішньовідомчого листування.

Документи внутрішньовідомчого листування - це документи, що стосуються зв'язку закордонних дипломатичних представництв з Центром і включають у себе листування з МЗС та іншими державними, рідше недержавними, структурами з конкретними проблемними відносинами з країною перебування або у багатосторонніх міжнародних відносинах.

У свою чергу, документи внутрішньовідомчого листування умовно можна поділити на документи, що стосуються лише свого відомства, і документи міжвідомчого листування. До тих, які готуються для використання в роботі лише свого відомства, належать службова і доповідна записки.

Службова записка - це форма службового документа, яким дипломат інформує керівництво дипломатичної установи про події та факти, що мали місце або відбудуться у найближчому майбутньому і матимуть безпосередній або опосередкований вплив на діяльність закордонної установи, і вносить відповідні пропозиції.

Доповідна записка - це форма службового документа, в якому дипломат інформує про виконану роботу чи про ситуацію, що склалася у зв'язку з виконанням дорученого завдання.

Документи дипломатичного представництва для внутрішніх потреб, а також для відправлення в Центр можна поділити на такі групи:

- інформаційно-довідкові матеріали;

- звітна документація;

- листування з консульських питань;

- листування з приводу планування роботи та кадрових питань;

- листування з адміністративно-господарських та фінансових питань;

- листування з МЗС та іншими відомствами й установами України стосовно запитів цих установ та окремих громадян.

Дипломатичні документи внутрішньовідомчого характеру диппредставництва за кордоном надзвичайно різноманітні і відображають широку палітру його діяльності. Таким засадничим документом можна вважати інформаційну довідку про країну перебування або, як її ще називають, "довідку по схемі". Довідка про країну перебування містить стислу характеристику її політики, економіки, культури, державного устрою, преси, партій, інформацію про геополітичне становище, короткі відомості з історії тощо.

У довідці подається інформація з проблем внутрішньополітичної ситуації: характеристика правлячих партій, угрупувань, коаліцій; стосунків між гілками влади (законодавчою, виконавчою, судовою); гострих питань поточного моменту як політичного, так і економічного плану; місця України в зовнішньополітичній стратегії країни перебування тощо. Розширена довідка (до 20 сторінок) має внутрішньовідомчий характер і як документ для службового користування стосується обмеженого кола користувачів.

Для широкого використання готується загальна довідка (до 5 сторінок), у ній подають тільки схематичні відомості, без розкриття специфічних гострих проблем і оцінок. Ці довідки повинні постійно оновлюватися найактуальнішими матеріалами. Довідки, як правило, складаються на окремих аркушах, щоб їх можна було оперативно замінювати, не переробляючи всього документа.

Другим за значенням інформаційним документом є довідка щодо стану двосторонніх відносин, яка включає розділи про:

- умови і цілі розвитку двосторонніх відносин;

- хронологію контактів між керівниками держав (президентами, головами парламентів, прем'єр-міністрами, міністрами закордонних справ);

- стан договірно-правової бази (існуючих документів і тих, що готуються до підписання);

- стан торговельно-економічного і науково-технічного співробітництва, діяльність міжурядових комісій, змішаних консультативних та робочих груп;

- стан співробітництва в гуманітарній сфері (наука, освіта, культура, охорона здоров'я), а також проблеми національних меншин, специфіку релігійного життя.

Матеріали цієї довідки можуть містити специфічні відомості щодо реґіонального співробітництва, проблем стосунків, включаючи історичний аспект.

У цілому, ця довідка є оперативним документом і повинна постійно оновлюватися з урахуванням конкретної ситуації.

У процесі діяльності дипломатичного представництва готуються й інші тематичні довідки та інформації, які дають оцінку тієї чи іншої сфери життя і діяльності країни перебування, особливо в контексті можливого розвитку подій та їхнього впливу на відносини з Україною.

Біографічні довідки про політичних і державних діячів країни перебування містять, як правило, хронологічні дані основних подій в їхньому житті, службовій кар'єрі, участі у виборчих органах. Тут же міститься інформація про вчений ступінь, сімейний стан, володіння мовами, про особисті уподобання та хобі.

У принципі, якихось усталених правил підготовки довідково-інформаційних матеріалів не існує, але для них характерна одна вимога - чіткість, зрозумілість і послідовність викладу, висвітлення всіх найважливіших аспектів проблеми і, що найголовніше, об'єктивність.

У довідці повинні бути викладені причини виникнення проблеми, логічний розвиток її вирішення до моменту завершення з урахуванням часу підготовки документа. Для роботи з матеріалами такого роду використовується як офіційна, так і неофіційна документація країни перебування, матеріали бесід, стенограми виступів державних і політичних діячів, парламентські протоколи, документація громадських організацій і політичних партій. Можуть також використовуватися наукові праці, монографії, дисертації, картографічні матеріали тощо. При підготовці довідкових матеріалів бажано посилатися на джерела інформації, надто у тих питаннях, які мають якусь особливу вагу.

Як свідчить власний досвід, дуже корисним буває обговорення окремих тематичних довідок на референтських нарадах або у "вузькому колі", залежно від специфіки теми, що викладається у довідці.

У закордонних дипломатичних представництвах одним із оперативних інформаційних документів, що готуються прес-аташе, є огляди преси, які бувають трьох видів:

- оперативний - містить інформацію про всі виступи місцевих ЗМІ щодо України, її внутрішньої і зовнішньої політики, відображає ставлення до керівництва держави;

- тематичний - висвітлює певну тему публікацій і передач місцевих ЗМІ у певному часовому відрізку, надсилається для використання в територіальних управліннях;

- "Україна на сторінках і в передачах ЗМІ" - інформаційно-аналітична довідка узагальнюючого плану (готується, як правило, не менше двох разів на рік).

Огляди преси повинні бути максимально стислими і відображати найголовніше щодо внутрішньої і зовнішньої політики України або подій, до яких у цей момент привернута увага міжнародної громадськості.

Особливо важливі та цікаві публікації доцільно перекладати повністю і надсилати за призначенням як до управління інформації, так ідо відповідного функціонального або територіального управління. Назви видань необхідно подавати українською транскрипцією.

Окрім огляду преси, в кожному дипломатичному представництві повинна вестися хроніка найважливіших подій, до якої, як правило, включаються візити, переговори, конференції і симпозіуми; перераховуються основні питання, які на них вирішувалися або розглядалися. Хроніка, подібно до інших дипломатичних документів, має бути стислою і чіткою.

До інших інформаційно-довідкових матеріалів належать анотації окремих книг, брошур, переклади статей, записи текстів цікавих теле- і радіопередач, огляди парламентських дебатів, різноманітні статистичні дані, які можуть містити актуальні інформаційні матеріали про зовнішню і внутрішню політику країни перебування, її державних, політичних та громадських діячів, про інші події, що так чи інакше мають дотичність до України, впливають на її імідж або відносини з нею.

Наступним важливим блоком документів, що готують у кожному дипломатичному представництві, є зовнішня документація, до якої належать:

- річний і піврічні політичні звіти;

- політичні листи;

- звіти дипломатів про поїздки країною перебування;

- консульські звіти;

- звіти інших українських представництв за кордоном.

Річний політичний звіт дипломатичного представництва за кордоном (основний документ про роботу за рік) - це сконцентрований аналіз стану двосторонніх відносин у різних площинах (політичній, економічній, гуманітарній, військовій), роботи представництва із забезпечення інтересів країни та захисту прав громадян України та юридичних осіб, прогноз розвитку відносин на найближчу перспективу, узагальнення зробленого та пропозиції на майбутнє.

Структуру річного політичного звіту, а також його обсяг визначає спеціальна інструкція, яка складається в МЗС.

До підготовки річного політичного звіту висувається низка принципових вимог, які повинні обов'язково враховуватися:

1) має бути дана оцінка виконання пріоритетних завдань двосторонніх відносин по стратегічних напрямах зовнішньополітичної діяльності України;

2) викладаються лише фактичні матеріали, лаконічно і без зайвих коментарів та роздумів;

3) повинен бути чітко структурованим згідно з інструкцією та вимогами МЗС, складатися з цільних блоків, які мають подаватися, виходячи зі значущості подій чи заходів та їхнього хронологічного порядку;

4) між планом роботи за звітний рік, самим звітом і планом роботи на наступний період повинен існувати органічний зв'язок, оскільки в цьому полягає послідовність і спадковість у діяльності та реалізації зовнішньої політики України.

Окремим блоком у цьому звіті подаються матеріали про фінансово-господарську діяльність дипломатичного представництва. Додатки до річного звіту посольства:

- результати виконання плану роботи (у формі спеціальної таблиці);

- хроніка двосторонніх контактів з країною перебування за звітний період (дата й основна мета зустрічей глав держав, урядів, парламентів, міністрів закордонних справ, назви і дати укладених документів);

- перелік чинних міжнародних угод між Україною і країною перебування в хронологічному порядку відповідно до дати набуття чинності;

-"облікова картка" забезпеченості умов роботи кадрів дипломатичних представництв і консульських установ України за кордоном;

- відомості про звільнення диппредставництва України від сплати податку на додану вартість у звітному році.

Річний звіт готується впродовж кількох останніх місяців поточного року з метою поглибленого аналізу та осмислення діяльності диппредставництва за звітний період.

Річні звіти ретельно аналізують у відповідних підрозділах МЗС, виходячи з них, можуть готуватися висновки і пропозиції для Секретаріату Президента України, Парламенту та Уряду, міністерств та відомств.

У територіальних управліннях готуються висновки по звітах, які за підписом державного секретаря або його заступника, що є куратором цього управління, надсилаються до диппредставництв для обов'язкового обговорення на ре- ферентських нарадах. У цих висновках дається оцінка оперативної і довідково-інформаційної роботи представництва, робляться відповідні зауваження з того чи іншого розділу звіту і, що найголовніше, уточнюються конкретні цілі й завдання для персоналу представництва на майбутній рік з урахуванням внесених висновків і пропозицій, а також думки Центру.

Піврічний звіт складається за аналогічною схемою. У ньому дається оцінка найважливіших політичних і економічних подій за звітний період, їхнього впливу на стан двосторонніх відносин. У піврічному звіті не подаються матеріали про фінансово-господарську діяльність та роботу з кадрами. У цих звітах пропозиції носять здебільшого оперативний характер з урахуванням реальної ситуації поточного періоду.

Як і річний, піврічний звіт також є результатом колективної діяльності, але більш прикладного характеру.

По завершенню року в посольствах готуються звіти по роботі з кадрами, де дається загальна оцінка кадрової ситуації в диппредставництві, оцінка морального клімату в колективі, укомлектованості штату і пропозиції щодо підвищення працівників у посадах та рангах. На завершення відрядження на кожного співробітника диппредставництва готується розгорнута характеристика з пропозиціями щодо його можливого використання в роботі.

Політичні листи чи політичні записки готуються при потребі доповісти Центру про важливі події, які сталися в країні перебування і мали вплив на стан політичної ситуації в ній, а також двосторонніх відносин. Для політ листів характерні: важливість теми, своєчасність інформації, глибокий і всебічний її аналіз, обов'язкові пропозиції чи рекомендації щодо дій своєї країни у тому чи іншому напрямі двосторонніх відносин. Тому політ листи та політзаписки є суттєвим і логічним доповненням річних та піврічних звітів, а інколи можуть і заміняти піврічні звіти.

Готуються також звіти дипломатів (насамперед, керівного складу) про поїздки по країні перебування, в яких викладається зміст бесід і характер зустрічей, дається оцінка політичної та економічної ситуації в реґіонах, робляться висновки і вносяться пропозиції. Ці документи використовуються для підготовки інформаційно-довідкових матеріалів, річних і піврічних планів.

Окремі звіти складають представники інших відомств (МВС, Держмитолужби, Міноборони), які представлені в посольстві, ці матеріали також використовуються при складанні звітів про роботу посольства в цілому.

Важливими аналітичними документами інформаційно- довідкового характеру є звіти за підсумками візитів глави держави (глави уряду, міністра закордонних справ), в яких стисло відображаються результати візиту, відпрацьовуються рекомендації з розвитку двосторонніх відносин, вносяться пропозиції щодо практичної реалізації досягнутих домовленостей.

Звіт за підсумками візиту складається зазвичай з трьох основних частин:

- оцінки вибраної дати і терміну візиту, хронології зустрічей, загальної оцінки візиту, виходячи з реалізації його концепції;

- ґрунтовного аналізу виконання кожного з розділів візиту: ділової частини, інформаційного та протокольного забезпечення, організаційних заходів;

- висновків і пропозицій щодо активізації двосторонніх відносин і підвищення їхньої ефективності.

Досить обсяговим у роботі кожного посольства є листування з консульських питань: візової підтримки, громадянства, витребування і легалізації документів громадянського стану, захисту прав громадян України тощо. Диппредставництва ведуть листування з Центром щодо перспективного і поточного планування роботи у розрізі тісної її координації з планами Центру в кадрових питаннях, особливо що стосується ротації, штатного розпису тощо.

Окремо слід виділити листування між дипломатичним представництвом і Центром з питань адміністративно-господарської та фінансової діяльності (фінансова звітність, проблеми матеріально-технічного забезпечення, нормативні документи).

Багато уваги кожне представництво приділяє листуванню з іншими відомствами й установами України за їхніми запитами, а також за запитами окремих громадян, що стосуються, насамперед, економічних і правових проблем, а також конкретних життєвих потреб громадян України.



4. Вимоги до документів дипломатичного листування

Документи в системі МЗС готуються українською мовою, однак з представництвами зарубіжних держав листування ведеться мовою акредитуючої країни або, найчастіше, - англійською.

До зовнішньодипломатичних документів (вербальні й особисті ноти, особисті листи, пам'ятні записки і меморандуми, заяви та комюніке), як і до документів внутрішнього, службового листування (доповідні записки, циркулярні листи, довідки та інформації, записи бесід тощо) ставляться єдині вимоги: грамотність, чіткість викладу, правильне виділення головного змісту, переконлива арґументація, логічна послідовність тощо. Дипломатичні документи не повинні перевантажуватись надмірним фактичним і цифровим матеріалом; якщо вони викликають особливий інтерес, то подаються у вигляді додатків або таблиць. Усі матеріали, що йдуть у додатках, повинні мати посилання на джерело.

Особливо ретельно повинна готуватися й опрацьовуватися зарубіжна кореспонденція, тому що документи, які надсилають іншим державам, виправити практично неможливо, а це означає, що навіть незначні на перший погляд помилки або неточності можуть мати непрогнозовані наслідки. Відомо немало випадків, коли через випадкові або й свідомі неточності у документі виникали неприємні казуси та інциденти в міжнародних відносинах. Будь-яка неточність применшує цінність документа, а іноді й ставить під сумнів увесь його зміст. Про якісь правки в дипломатичному документі не може бути й мови, а тому у цій справі необхідна ретельна підготовча робота.

Мова дипломатичних документів - це специфічна професійна мова, вона повинна бути простою і лаконічною, при цьому надзвичайно рідко допускається вживання порівнянь та епітетів, хоча майстерно підібраний художній образ може підсилити виразність документа.

Особливість дипломатичної мови полягає, за англійським прислів'ям, у майстерності "висловити найогидніші речі в приємних виразах". Приклади цієї мови наводить Г. Ніколсон:

Говорить дипломат	Слід розуміти
У такому випадку уряд буде змуше ний переглянути свою позицію	Дружба в будь-який момент перетвориться у ворожнечу
Уряд вважає за необхідне зберегти за собою право	Уряд не дозволить
У такому випадку уряд буде змушений подбати про свої власні інтереси чи залишає за собою право на дії	Передбачається розрив відносин
Його (уряду) дії будуть розглядатися як недружелюбний акт. Уряд не може відповідати за наслідки	Погроза війни. Уряд готовий викликати інцидент, що призведе до війни
Зажадає відповіді, скажімо, до шостої години вечора	Ультиматум

Звичайно, не всі ці вирази дослівно застосовуються, але про них треба пам'ятати, бо дипломати-професіонали і нині часто послуговуються цією "напівезопівською мовою", що маскує справжню думку автора.

Інший приклад наводить російський дипломат О. Ковальов у своїй книзі "Азбука дипломати»!". Ось як, на його думку, можуть фіксуватися результати переговорів з урахуванням розставлених акцентів:

Сторони єдині в тому...

Сторони вирішили почати найближчим часом переговори (про те-то)...

Була визнана доцільність і своєчасність того...

Сторони визнали необхідним...

Було досягнуто згоди про доцільність...

Сторони визнали корисним здійснення (таких-то кроків)...

Сторони дотримуються думки...

У ході обміну думками виявилися близькість чи збіг поглядів (з таких питань, з широкого кола питань)...

Сторони домовилися спільно розглянути і розробити (такі-то заходи, плани співробітництва тощо)...

Сторони висловили готовність...

Сторони погодилися щодо важливості того...

Було виражено обопільне прагнення...

Сторони висловили свою впевненість...

Сторони підкреслили велике значення...

Розгляд (таких-то питань) дозволив констатувати... [2, с. 25].

З наведеного переліку видно, яка широка градація ступеня згоди і збігу чи подібності поглядів: від простого викладу поглядів до повного узгодження позицій.

Що означає така мова, для чого вона потрібна? По-перше, для суспільної думки - вона зберігає під час переговорів і вирішення питання атмосферу спокою, по-друге, дає можливість почати переговори з відносно сприятливих стартових позицій і, по-третє, дає можливість при вирішенні питання кожному з урядів "зберегти обличчя" та уникнути загострення обстановки [3, с. 432-454].

З іншого боку, не слід вважати, що мова дипломатичних документів - це набір штампів, навпаки, вона повинна впливати на почуття читача і залишати в його пам'яті виразний слід.

Величезне значення при складанні дипломатичного документа має правильність написання імені, прізвища і титулу адресата. Вони повинні точно відповідати записам в офіційних документах. При цьому не допускаються жодні, здавалося би, на наш погляд закономірні скорочення. До прикладу, повний титул глави Малайзії звучить так: Його Величність Султан Аз лан Шах, Верховний Глава Малайзії, Аконг Малайзії, а глави держави й уряду Брунею-Даруссалам - Його Величність Султан Сер Муда Хассанал Болкіах Муіззадін Ваддаулах Султан і Глава держави, Прем'єр-міністр Брунея-Даруссалам.

Цікавим у цьому сенсі є приклад з часів царювання Олексія Михайловича (1629-1676), який сам активно займався міжнародною політикою і не давав перепочинку своїм підданим. Так, під час переписування одного з документів, через неуважність було пропущено слово "государь". Цар одразу відіслав листа боярину Ордин-Нащокіну, який відав тодішнім відомством зовнішніх зносин - Посольським приказом:

"Апреля в 19 день писал есте к нам, а в отписке вашей в первом столбце прописано, где было надобно прописать нас, великого государя, и написали великого, а государя не написано. И то вы учинили не остерегательно, и к вам ся наша грамота придет и вы б впредь в отписках своих и во всяких наших делах, которые будут на письме, наше, великого государя, именование и честь писали с великим осте- регательством.

А вы, дьки, вычитали б всяки письма сами не по единожды и высматривали б гораздо, чтоб впредь в ваших письмах таких неосторожностей не было.

А подьячему Гришке Котошихину, который тое описку писал, велели б есте за то учинить наказание - бить батоги" [1, с. 80].

Сьогодні, на щастя, батогами помилок не виправляють, але неохайних у підготовці дипломатичних документів очікують неприємності, які також можуть мати досить серйозні наслідки.

У роботі із підготовки дипломатичних документів велике значення має оперативність. Часто навіть ретельно складений документ втрачає свою вагу і значення, якщо він підготовлений із запізненням, і необхідність у ньому практично зникла.

Перекладений з іноземної мови документ необхідно подавати у супроводі оригіналу, а у разі різночитання - мати кілька близьких за змістом до оригіналу варіантів перекладу.

Дипломатичні документи повинні мати і бездоганний зовнішній вигляд. Вони друкуються на папері вищого ґатунку, як правило, формату А4. При написанні чистовика не допускаються підчистки чи виправлення, текст має бути красиво відформатований по всьому аркуші. Печатка повинна стояти в нижній частині документа.

Відомі історичні випадки, коли навіть сам папір документа ніс певне смислове навантаження. Так, 1915 року Японія висунула Китаю ультиматум - так звану двадцять одну вимогу, в якому йшлося про грабіжницькі претензії до нього. Президент Китаю Юань Шикай не поспішав з відповіддю. Обурений тактикою китайців посол Японії порадив їм пильніше приглянутися до паперу, на якому був надрукований ультиматум. Там чітко проглядались, якщо піднести до світла, зображені водяними знаками силуети військових японських кораблів. Натяк був більш, ніж прозорим [1, с. 82].

Отже, писане слово в дипломатичній практиці може бути і добрим союзником, і злим ворогом. Коли воно вміло підібране, використане своєчасно і до місця, то може допомогти тим, хто вагався, стати на ваш бік, роз'яснити їм вашу позицію, а в кінцевому підсумку - підтримати вас. Грамотно підібрані слова і вирази роблять дипломатичний документ більш переконливим, чітким і можуть принести бажані результати. Слід завжди пам'ятати старе, але мудре народне прислів'я "Слово - не горобець, вилетить - не впіймаєш".

Для кожного дипломатичного документа надзвичайно важливим є зміст і форма. Тому заслуговує на увагу техніка його складання, яка вимагає безумовного врахування багатьох факторів. Важливо визначити, на що звернути особливу увагу, а що взагалі пропустити, яким арґументам надати перевагу, враховуючи при цьому контрарґументи партнера. Складання дипломатичних документів вимагає великих і ґрунтовних професійних знань та значного дипломатичного досвіду.

Дипломатія України, будучи порівняно молодою, активно застосовує весь арсенал форм дипломатичного листування для забезпечення миру і стабільності в Європі та світі, а її політичні пропозиції і конкретні ідеї знаходять усе більше розуміння і підтримки.



Список використаної літератури

1. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений: Учебное пособие для студентов обучающихся по экономическим специальностям. - М.: “Финансы и статистика”, 2010. - 208 с.

2. Гах Й.М. Етика ділового спілкування: Навч. посібник. - К.: Центр навчальної літератури, 2012. - 160 с.

3. Герасимчук А.А., Тимошенко О.І. Етика та етикет. - К.: ЄУ. - 2011. - 350 с.

4. Герчикова И.Н. Деловая этика и регулирование международной коммерческой практики: Учебн. пособие - М.: Консалтбанкир, 2012. -576 с.

5. Дерлоу Дес. Ключові управлінські рішення. Технологія прийняття рішень: Пер. з англ. - К.: Наукова думка, 2011. - 242 с.

6. Зусін В.Я. Етика та етикет ділового спілкування: Навч. посібник. -2-е вид., перероб. і доп. - К.: Центр навчальної літератури, 2012. - 224 с.

7. Кубрак О.В. Етика ділового та повсякденного спілкування: Навч. посібник. - Суми: ВДТ “Університетська книга”, 2010. - 288 с.

8. Малахов В.Г. Етика: Курс лекцій. - К.: Либідь, 2010. - 304 с.

9. Мартыненко Н.М. Основы менеджмента: Учебник. - К.: Каравелла, 2013. - 496 с.

10. Палеха Ю.І. Ділова етика: Навчально-методичний посібник. - К.: ЄУФІМБ, 2012.- 250 с.

11. Палеха Ю.І. Етика ділових відносин: Навч. Посібник. - К.: Кондор, 2010. - 356 с.

12. Сердюк О.Д. Теорія та практика менеджменту: Навч. посібник. - К.: Професіонал, 2014. - 432 с.

13. Статінова Н.П., Радченко С.Г. Етика бізнесу: Навч. посібник. - К.: КНТЕУ, 2010. - 280 с.

Размещено на Allbest.ru