Деловая переписка

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Классификация писем и их характеристика

2. Общепринятые правила составления деловых писем

3. Этика деловой переписки



1. Классификация писем и их характеристика

Основными средствами обмена информацией между деловыми партнерами являются телефон, почтовые сообщения, телефакс, электронная почта (e-mail) Основной единицей коммерческой корреспонденции являются коммерческий (деловой и) письмо. Деловые письма - это документы, состоящие от имени юридического лица и имеют юридическую силу целом, деловым письмом можно назвать любой по содержанию документ, который пересылается по почте и решает организационные и вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических взаемовидносын.

Всю деловую корреспонденцию можно разделить на служебную и коммерческую.

Служебные письма - это письма, конечно простые по содержанию и небольшие по объему Служебные письма относятся к основным средствам установления официальных, служебных контактов между предприятиями, организациями, учреждениями, фир рмамы и учреждениями.

Коммерческая корреспонденция - переписка, связано с заключением и выполнением коммерческих сделок.

Все деловые письма можно разделить на несколько групп по определенным признакам:

1. По тематическому признаку деловые письма можно разделить на коммерческие (преддоговорные и пислядоговирни) и обычные деловые письма.

Коммерческие преддоговорные письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и имеют юридическую силу:

- письмо-запрос (обращение покупателя к продавцу с просьбой прислать необходимую информацию относительно ассортимента, качества, прейскуранта продукции или услуг);

- письмо-ответ на запрос, или письмо-предложение - оферта;

- письмо-ответ на предложение (письмо с информацией о готовности сотрудничать, варианты или отказ).

Коммерческие последоговорные письма - это письма, которые возникают в процессе соблюдения или несоблюдения условий соглашения:

- письмо-претензия - рекламационный лист (претензии к партнеру, который нарушил обязательства, требования о возмещении и предложение условий возмещения вследствие нарушения обязательств);

- письмо-ответ на рекламацию (информация о способе и сроках возмещения убытков или объяснения причин отказа).

К обычных деловых писем относятся любые письма, которыми могут обмениваться партнеры во время поддержания деловых отношений:

- письмо-благодарность;

- письмо-извинение;

- письмо-приветствие;

- письмо-приглашение;

- письмо-соболезнование;

- рекомендательное письмо;

- письмо-отказ.

2. За функциональным признакам деловые письма делятся на следующие, требующие ответа, и такие, что ее требуют К письмам, требующих ответа, относятся::

- письмо-запрос;

- письмо-предложение;

- рекламационный лист;

- письмо-просьбу;

- письмо-обращение.

К письмам, которые не требуют ответа, относятся:

- письмо-подтверждение;

- письмо-напоминание;

- письмо-предупреждение;

- письмо-уведомление;

- сопроводительное письмо;

- гарантийное письмо;

- письмо-заявление.

3. За количеством адресатов различают обычные, циркулярные и коллективные письма Обычное письмо присылают на адрес одной инстанции, циркулярный - целого ряда учреждений, коллективный - на один адрес, но пишут его от имени руководителей нескольких организаций.

4. С способом передачи информации письма делятся на почтовые, факсимильные и электронные.

5. За структурными стандартами: регламентированы (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные) письма.

6. С содержанию и назначению:

- информационные - информируют фирму-партнера о чем-либо, содержащих сообщения, просьбы, напоминания, предложения;

- гарантийные - сообщают о гарантии оплаты, сроки поставки, качество товаров и услуг и т.п.;

- рекламационные - содержат претензии со стороны заказчика (относительно качества товара, услуги, задержания сроков поставки и т.д.) на основе определенных документов;

- деловые - содержат другую информацию.

2. Общепринятые правила составления деловых писем

Основой делового письма является текст, который должен четко и убедительно отражать причину и цель его написания, раскрывать содержание конкретного дела, содержать доказательства, выводы.

Текст делится на взаимообусловлены логические элементы: вступление, основную часть (доказательство), окончание. Во введении указывается причина написания письма, в основной части излагается суть вопроса, приводятся ся доказательства, объяснения, рассуждения. В окончании делают выводы, указывают цель написания письмота.

При составлении текста письма следует придерживаться следующих правил:

- использовать языковые средства, соответствующие нормам литературного языка и понятны для адресата (например, при использовании терминов);

- отдавать предпочтение простым предложением;

- в предложениях применять прямой порядок слов (подлежащее перед сказуемым; определение перед определяемым словами; приложения после управляющего слова; вставные слова - в начале предложения);

- деепричастные обороты употреблять в начале предложения;

- использовать инфинитивные конструкции;

- для предупреждения обострения отношений с партнером активную форму глаголов следует заменять на пассивную; активную форму следует употреблять только в случае, если важно указать на конкретного исполнителя;

- использовать сокращения слов, сложносокращенные слова и аббревиатуры, которые в делопроизводстве пишутся по общим правилам;

- использовать устоявшиеся синтаксические конструкции;

- принимать устойчивые (стандартизированные) сообщения;

- не употреблять образных выражений, эмоционально окрашенных слов и синтаксических конструкций;

- использовать формы вежливости.

Требования к тексту письма

Основой служебного письма является текст, который должен четко отражать причину и цель его написания, раскрывать суть конкретного дела, содержать убедительные доказательства, аргументы.



Чтобы текст письма был безупречным, в он характеризоваться такими признаками:

· правильностью т.е. соответствовать литературным нормам, действующим в языковой системе (орфографическим, лексическим, морфологическим, синтаксическим, стилистическим, пунктуационным);

· содержательностью которая предполагает глубокое осмысление темы, основной мысли письма, избегание всего лишнего; мысли должны излагаться четко и по существу, кратко и без двусмысленности;

· последовательностью и логичностью изложения - при написании письма автор должен следить за ходом своих мыслей, сосредоточивая внимание на главном; законы логики не должны нарушаться ни в общей системе изложения текста, ни в переходах е ид одной части к другой.

· языковым богатством предусматривающий использование различных средств выражения мыслей, избежание ненужного повторения слов, однотипных конструкций предложений;

· точностью которая в значительной степени зависит от эрудиции и глубины знаний личности, а также от богатства активного словарного запаса; выражая свои мысли, следует подбирать слова, которые отвечают содержанию; суть дела должна быть изложена как можно понятнее (чтобы написанное не вызывало сомнений или вопросов).

· значимости и целесообразности зависит, прежде всего, от того, как полно и глубоко вы оцениваете ситуацию общения, интересы адресата, при этом следует избегать всего, что может неприятно поразить, вызвать раздражение (именно из-за с этого высказывать претензии, писать письма-напоминания, отказа необходимо в тактичной, вежливой форме.

Правильно оформленный, недвусмысленный по содержанию, безупречный с точки зрения структуры, грамотно написанное письмо должно быть залогом успеха дела.



Оформление письма

Деловые письма печатают на компьютере, пишущей машинке или пишут на чистом бланке только с одной стороны. Конечно, на бланке печатают только первую страницу письма, а последующие - на чистых листах. Для с удобства с обеих сторон оставляют поля: левое - не менее 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 16-19 ммм.

Нумерация страниц. В письмах, оформленных на двух и более листах, нумерацию начинают со второй страницы, проставляя посередине верхнего поля арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края. У цифр не ставят никаких обозначений.

Рубрики есть расчленение текста на составные части, графическое их отделения, является внешним отражением композиционного строения листа Простейшая рубрикация в письмах - деление текста на абзацы

Абзац - отступ от левого поля в начале первой строки каждой части листа, а также фрагмент текста между двумя такими отступлениями, указывающий на переход от одной мысли к другой. Абзац в письмах имеет состав дать минимально три интервала от поля.

Типичный абзац имеет три части:

1) зачин, в котором формулируется тема абзаца, то есть сообщается, о чем пойдет речь;

2) фраза - излагается главная информация абзаца;

3) комментарии - суммируется то, о чем говорилось в абзаце. Текст письма печатается через полтора или два интервала. В тексте не должно быть исправлений или подчисток.

Нельзя отправлять письма, написанного через копировальную бумагу - это свидетельствует о неуважении к адресату.

Принято отвечать на письмо как можно скорее. Специалисты по культуре деловой переписки конкретизируют срок написания ответа адресату зависимости от содержания письма.

Правила вежливости требуют ответить на полученное письмо в течение 7-10 дней.

Получив письмо-запрос, который требует подробного рассмотрения, следует в течение трех дней сообщить о том, что его получено, и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

Письмо-приветствие можно присылать в течение восьми дней с момента получения уведомления об определенной торжество.

Письмо соболезнования высылается в течение 10 дней после печального события.

Не следует отвечать на письмо наскоро, сгоряча, сразу после получения досадных, поражающих сведений. Непременно следует успокоиться, четко сформулировать мысли и лишь затем изложить их на бумаге.

Реквизиты письма и их оформление

Деловые письма пишут или печатают на бланке или чистом листе бумаги. Бланком документа считается стандартная бумага с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов. Отдельные элементы оформления документов, в том числе деловых писем, называются и его реквизитами. Правила расположения реквизитов документов регулируются государственным стандартом ДСТУ 41633-2003 (\"Государственная унифицированная система документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов\"), который вступил в силу с сентября 2003 года. К основным реквизитам деловых писем относятся:

- эмблема организации или товарный знак, логотип;

- название организации;

- справочная информация об организации (почтовый индекс, почтовый адрес, телефон, факс, электронный адрес - e-mail, интернет-страница, реквизиты банковского счета организации);

- внутренний адрес;

- корреспондентские отметки (регистрационный номер документа, дата, место оформления);

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- подпись должностного лица;

- печать;

- отметки о наличии приложений и копий и т.д.

деловой переписка письмо

3. Этика деловой переписки

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю структурного подразделения, учреждения, вышестоящей организации, в котором излагается информация о фактах, событиях, ситуацию, выполненную работу и т.д., а также свои выводы и предложению.

Состовляется по собственной инициативе или по указанию руководителя.

Докладная записка состоит из следующих реквизитов:

1 Название структурного подразделения, откуда поступил документ (размещается вверху слева)

2 Адресат (должность, учреждение, фамилия, инициалы, размещается вверху справа)

3 Название документа

4 Дата

5 Номер

6 Заголовок (О)

7 Текст

8 должностей адресанта

9 Подпись, инициалы, фамилия адресанта

Некоторые реквизиты в докладных записках как внутренних документах часто не пишутся (структурное подразделение, откуда поступил документ, номер, заголовок)

Пояснительная записка - это документ, в котором:

- излагаются причины каких-то событий, фактов, допущенных нарушений (состоит из собственной инициативе или по требованию руководителя структурного подразделения или учреждения);

- содержится приложение или дополнение к основному документу, в котором объясняется содержание отдельных его положений (цель, актуальность, структура, содержание, назначение плана, отчета, проекта и т.д.).

Пояснительные записки могут быть служебными (воспроизводятся, как правило, на бланках) и личными (воспроизводятся на листах бумаги с подписью автора).

Служебная пояснительная записка содержит следующие реквизиты:

1 Название структурного подразделения, откуда поступил документ (размещается вверху слева);

2 Адресат (должность, учреждение, фамилия, инициалы, размещается вверху справа);

3 Название документа;

4 Дата;

5 Номер;

6 Заголовок (О);

7 Текст;

8 должностей адресанта;

9 Подпись, инициалы, фамилия адресанта.

Договор - это документ, удостоверяющий соглашение двух или более юридических или физических лиц об установлении, изменении или прекращении их совместных действий согласно зафиксированным в нем гражданскими правами и обязанности вязкой.

Договор может заключаться между физическими лицами (отдельными гражданами), юридическими лицами (организациями), физическими и юридическими лицами в соответствии с требованиями действующего законодательства

Несмотря на значительные различия, которые имеют место в текстах договоров, при их заключении раскрываются, как правило, такие вопросы:

1 Название документа (договор);

2 Место и дата заключения договора;

3 Вводная часть (названия сторон, заключающих договор, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, с указанием их полномочий);

4 предмета договора;

5 Обязанности сторон;

6 Взаиморасчеты сторон;

7 Ответственность сторон;

8 Срок действия договора;

9 Условия прекращения действия договора;

10 Дополнительные условия;

11 юридических адреса сторон.

Окончательный перечень вопросов, требующих освещения в том или ином договоре, зависит, конечно, от характера и предмета совместной деятельности сторон, осложнений, которые могут возникать в процессе производства. При заключении договоров следует избегать как излишней детализации, так и упрощенного подхода при решении вопросов сотрудничества между сторонами Текст договора должен фиксировать достаточно однозначное для всех сторон толкование характера и направлений взаимодействия и отдельных его пунктов.

Договаривающиеся отношения между сторонами могут оформляться соответствующими пред-и последоговорными документами. Так, например, заключению договора может предшествовать предварительный договор, претензии сторон могут в оформляться протоколами разногласий к договору, соглашениям о зачете взаимных требований и т.д. Последоговорные взаимоотношения могут дополнительно оформляться протоколами разногласий к договорам, соглашениям о с мину порядка выполнения договора, протоколами о зачете взаимных требований.

Последоговорные документы предназначены для урегулирования вопросов, которые могут возникать между сторонами при исполнении заключенного договора

К таким документам относятся:

- сопроводительные письма к различным документов

- протоколы разногласий к договорам

- протоколы разногласий согласования с договорами

- соглашения об изменениях и дополнениях к договорам

- протоколы о зачете взаимных требований

- соглашения об изменении порядка исполнения договоров

- соглашения об уступке договоров

- соглашения об уступке права на требования

- соглашения о замене договоров

- соглашения о расторжении договоров и т.д.

Кроме того, при выполнении условий договора стороны могут обращаться в юридических или физических лиц, которые не являются участниками договора (органы власти, судебные органы, банковские учреждения и т.п.), с документами, и должны способствовать решению проблем, возникших при выполнении условий договора. Такими документами являются коммерческие, претензионные письма, исковые заявления, кредитные договоры, заявления-обязательства.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение юридических и биографических фактов и событий, связанных с деятельностью отдельных лиц, обстоятельствами деятельности учреждений, организаций

Справки делятся на две группы:

- личные - подтверждают биографические или юридические факты конкретного лица;

- служебные - содержат информацию о фактах и событиях служебного характера

Справки также могут быть:

- внешними - заключаются для представления в другие учреждения; подписываются, кроме составителя, руководителем учреждения, заверяются печатью;

- внутренними - заключаются для представления руководству учреждения или на рассмотрение коллегиальных органов; подписываются лишь исполнителем и не заверяются печатью

Самыми многочисленными (особенно среди личных) являются справки, удостоверяющие какой-то юридический факт (подтверждения факта работы или учебы, данные о занимаемой должности, размер заработной платы, место жительства т т.п.) Однотипные справки часто изготавливаются на трафаретных бланках.

Реквизиты справки:

1 Адресат (название министерства, ведомства, учреждения)

2 Название документа

3 Дата

4 Место заключения документа

5 Заголовок к тексту

6 Текст

7 должностей, подпись, инициалы и фамилия лица, подписавшего справку

8 Печать

Контракт - правовой документ, удостоверяющий определенную договоренность между партнерами (предприятием, учреждением и работником) о принципах совместной производственной и творческой деятельности.

Контракт должен соответствовать требованиям действующего законодательства, в частности, законам Украины \"О предприятии\", \"О собственности\".

Контракт составляется в двух экземплярах - по одному для каждой из сторон.

Указание - распорядительный документ руководителей едино органов государственного управления преимущественно информационно-методического характера, связанный с выполнением приказов, инструкций и других актов высших органов управления.

Указания выдают при оформлении командировок, решении текущих организационных вопросов, доведении до исполнителей правил

Указание состоит из следующих реквизитов:

1 Название министерства, которому подчинена организация (государственная);

2 Полное название учреждения;

3 Название документа;

4 Номер;

5 Дата выдачи;

6 Место выдачи;

7 Текст (констатирующая и распорядительная части);

8 должностей, подпись, инициалы и фамилия лица, подписавшего указание.

Характеристика - документ, в котором дается оценка деловых и моральных качеств работника (ученика)

Характеристика дается, как правило, с последнего места работы или учебы. Составляет ее руководитель структурного подразделения (в школе - классный руководитель). Подписывается руководителем учреждения или руководителем ус составляла и руководителем структурного подразделения и заверяется гербовой или круглой (что приравнивается к гербовой) печатью.

Характеристика подается при поступлении в учебные заведения, выдвижении на выборные должности, переизбрании, аттестации, оформлении на работу и т.д. В зависимости от назначения может быть производственной, аттестационной, рекомендательной, нейтральной

Характеристика состоит, как правило, из таких реквизитов:

1 Название документа;

2 фамилии, имя, отчество лица (полностью), на которую составляется характеристика, в родительном падеже;

3 должности, научная степень, ученое звание (если есть), место работы, учебы;

4 Год рождения (при необходимости - национальность, домашний адрес, образование);

5 Текст;

6 Дата заключения характеристики;

7 подписей руководителя учреждения (вторым может быть подпись руководителя структурного подразделения, других должностных лиц);

8 Печать учреждения.

Текст характеристики содержит, как правило, следующие данные:

- короткие анкетные данные о лице, на которую составляется характеристика;

- сведения о трудовой (учебной) деятельности человека (где, с какого времени работает, на каких должностях или данные об обучении);

- оценка деловых и моральных качеств личности, отношение к коллегам, черты характера, сведения о взыскания, поощрения, награды;

- выводы о личности, на которую составляется характеристика;

- место, куда подается характеристикаю.

Расписка - документ, подтверждающий передачу и получение денег, материальных ценностей, документов и т.п. от учреждения или частного лица

Расписки могут быть частными и служебными и должны содержать следующие реквизиты:

1 Название документа;

2 Текст;

3 Дата;

4 Подпись;

5 Удостоверение (при необходимости).

Текст частной расписки должен содержать следующие сведения:

Фамилия, имя, отчество (полностью) дающего расписку и подтверждает получение (при необходимости указывается название документа, подтверждающего личность получателя, и его исходные данные).

Фамилия, имя, отчество (полностью) того, кому дается расписка (при необходимости указывается название документа, подтверждающего его личность, и его исходные данные).

Конкретные данные (наименование, количество, состояние, срок и т.д.) материальных ценностей, передаваемых Количество, стоимость указываются цифрами и словами.

Удостоверение подписи лица, дает расписку, при необходимости удостоверяется должностным лицом учреждения, где он работает, по месту жительства или нотариальной конторой.

В тексте служебной расписки указываются должности лиц, полные названия учреждений, которые они представляют, на основании которого распорядительного документа передано и получено материальные или денежные ценности.

При необходимости в расписке указываются фамилии свидетелей передачи ценностей с их подписями.

Резюме - документ, в котором лицо в сжатой форме сообщает основные сведения о себе для участия в конкурсе на замещение вакантной должности.

Направляется в учреждение, объявила конкурс, почте или факсу; изготавливается, как правило, с использованием персонального компьютера в максимально доступной для зрительного восприятия форме (использование различных шрифтов, подчеркиваний и т.д.) Объем резюме - более одной страницы текста.

Резюме анализируется, как правило, без участия кандидатов, с целью предварительного их отбора, поэтому должен давать максимально полное представление о кандидате и его соответствие объявленной вакансии и быть при ц этом точным, лаконичным, насыщенным фактической информации.

Резюме состоит из следующих реквизитов:

1 Название документа;

2 Текст;

3 Дата;

4 Подпись.

Текст документа содержит следующие данные:

1 Имя, фамилия, отчество (полностью, в именительном падеже);

2 Дата и место рождения (согласно паспортных данных);

3 домашних адрес, телефон;

4 Семейное положение;

5 Образование (учебные заведения, подготовка, переподготовка, курсы и т.п.);

6 научных степень, ученое звание (если есть);

7 трудовых деятельность, опыт работы (отдельно - по специальности, на которую претендует кандидат);

8 Дополнительные данные (личные качества, знания, навыки, смежные специальности - все то, что может дать более точные представления о положительных качествах кандидата).

Размещено на Allbest.ru