Формы деловой переписки

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФОРМЫ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ



Телеграмма

Телеграмма - греч. (tele - далеко и gramma - запись) - обозначает "срочное сообщение, передаваемое по телеграфу или радиосвязи, а также бланк с таким сообщением". телеграмма факсимильный телексный почта

Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу.

Этот вид документов используется в случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.

Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная, правительственная, пресса, международная, срочная, обыкновенная. Сроки доставки телеграммы зависят от ее вида: с уведомлением о вручении, с доставкой почтой, с доставкой в срок, указанный ее отправителем, с оплаченным ответом, письмо-телеграмма и т.д.

Телеграммы оформляются либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный индекс (номер), почтовый адрес организации-отправителя (автора документа), подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать и дата.

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме частицы "не"), знаки препинания. Числа и цифры пишутся словами, кроме торговых знаков, марок, номеров домов, индексов документов.

Текст телеграммы печатают в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Заканчивается текст номером телеграммы, который является его регистрационным индексом. После номера с новой строки печатается фамилия того должностного лица, от имени которого передается телеграмма. Подпись заверяется печатью.

Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй подшивается в дело./Pravo.Kulichki.Ru/

Телефонограмма

В отдельных случаях при телефонном общении используются телефонограммы. Телефонограмма, как правило, содержит информацию, по объему не превышающую 50 слов. Если разговор по телефону -- это диалог, не ограниченный по времени, то телефонограмма -- это письменная фиксация монолога, регламентированная по времени.

Обязательные реквизиты телефонограмм: наименование учреждения (фирмы) адресанта и адресата, реквизиты «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц, номера, даты и времени передачи и приема телефонограммы, фамилии передавшего и принявшего телефонограмму, номеров телефона, текст и подпись.

Телефонограмма должна иметь заголовок, который составляется, как для служебного письма, т. е. должен начинаться с существительного в предложном падеже с предлогом «о» или «об», например: «Об изменении времени заседания редколлегии», «О прибытии участников семинара».

Телефонограммы пишутся телеграфным стилем, т.е. кратко, ясно, точно, однозначно, простыми предложениями.

Допускается двухсоставная композиция телефонограммы: в первой части констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй -- предпринимаемые действия. Как правило, текст излагается от первого лица, например: «Напоминаем...», «Сообщаем...», «Попрошу выслать...».

Чтобы упорядочить фиксацию передаваемых и принимаемых телефонограмм и устранить возможную неполноту и неточность их передачи и записи из-за небрежности исполнителей, рекомендуется иметь под рукой чистые бланки примерно такой формы:

Адресант Наименование

ТЕЛЕФОНОГРАММА

Адресат Наименование

№ ... дата... Время передачи ... час... мин. Передал(а)

Заголовок телефонограммы

№... дата...

Время приёма

...час... мин.

Принял(а)

Подпись)

Факс

Факсимильная связь служит для передачи по телефонным каналам изображений: писем, фотографий, чертежей, рисунков. Факсимильная связь весьма распространена и является надежным видом передачи информации. Адресат получает точную копию направленных ему документов (копию контракта, банковских платежей, оферты и т.п.).

Удобно пользоваться факсимильной связью для оперативного оформления контрактов, протоколов и другой документации, требующей отображения подписи и печати партнера.

Телефакс позволяет и принимать аналогичные сообщения от других абонентов. Он может работать в автоматическом режиме ожидания и включаться по мере вызова. Это позволяет принимать и передавать сообщения в любое удобное для Вас время суток.

Персональный компьютер, снабженный факсомодемной или телексной платой, с успехом заменяет соответствующие аппараты. При этом Вы существенно экономите как на основных средствах, так и на расходных материалах. Сберегается и время, необходимое для передачи сообщения. Компьютерная посылка сообщения происходит с более высокой скоростью, чем факсимильная, что при постоянно растущей стоимости международной связи - фактор немаловажный.

При отправке факсов самое главное требование -- краткость. Необходимо тщательно сформулировать предложения, проверить, не повторяется ли дважды одна и та же мысль.

Наилучший вариант факса -- когда он помещается на одном листе машинописного формата.

Не стоит посылать факс два раза подряд, лучше еще раз созвониться и поинтересоваться, нормально ли прошла копия.

Для того чтобы послать факс, необходимо:

1. Подготовить документы, которые вы будете отсылать. Документы должны отвечать требованиям делового письма и иметь все необходимые реквизиты.

2. Указать номер своего факса для того, чтобы с Вами могли связаться.

3. Проставить номер факса своего партнера, название города и его код, название фирмы и обязательно указать фамилию и имя адресата.

4. На бумагах, которые являются официальными, должны стоять печать и подпись ответственного лица.

Отдельно скажем несколько слов о том, какие существуют правила для отправления названных выше деловых писем по факсу. (Отправлять ли письмо по факсу или в конверте почтой - этот вопрос решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнеров.)

Если письмо отправляется по факсу, то его первая страница

такова:

дата (день, месяц, год отправки сообщения);

время; кому оно отправляется (имя и фамилия адресата);

номер факса адресата; организация, которую он представляет;

и традиционные формулы: "количество страниц сообщения, включая первую страницу" и "если вы не получили все страницы сообщения, пожалуйста, позвоните по телефону ..." (далее вписывается номер телефона) или "передайте по факсу" (дается номер используемого факса).

После этого пишется текст.

Деловое письмо, отправляемое по факсу, подписывается от руки, как все прочие виды писем.

Телекс

Телексная сеть - единая международная автоматизированная система телеграфной абонентской сети, предназначенная для быстрой передачи символьной информации и использующая латинский алфавит, цифры и специальные знаки. Абонентам телексной сети присваивается цифровой номер и буквенный код, которые дополняются шифром страны.

Предназначается для обмена сообщениями и ведения документальных переговоров между абонентами. Она объединяет абонентов более 100 стран мира. Телекс СНГ - составная часть международной сети.

Телексом также принято называть международную телеграмму, которую можно отправить по сети Телекс прямо из своего офиса, если у Вас есть канал и соответствующий аппарат.

Для телексного стиля передачи информации характерны лексические и грамматические особенности, но твердых правил по составлению сообщений нет. Главным требованием является краткость. При этом язык телексов по сравнению с языком телеграмм более разнообразен. В них не исключается употребление сложных глагольных времен и вводных слов.

Сообщение, отправляемое по телексу, должно отвечать следующим требованиям:

быть предельно кратким (предлоги, артикли и т.п. опускаются);

быть напечатанным только латинскими буквами (даже если передается текст на русском языке);

после "ATTN:" пишутся имя и фамилия адресата, а после запятой или тире - название фирмы;

на следующей строке после "FRM:" указывается, от кого послано сообщение (наименование Вашей фирмы);

если этого требует протокол, сообщение начинается с вежливого обращения;

далее, после пометки "RE:" дается краткий реферат сообщения; если в одном телексе идет информация по нескольким вопросам, то реферат дается для каждого раздела сообщения;

после текста с новой строки пишется вежливое заключение типа "TNKS(=Thanks)" или "BST RGDS (=Best regards)" и, после "/" или "=", имя и фамилия корреспондента.

Связь по сети Телекс с нужным Вам абонентом осуществляется через московский узел телексной связи, вызываемой специальным кодом. После получения ответа об установлении связи с IN-TELEX и после сообщения "GA" Вы набираете код страны абонента и далее номер его телекса со знаком "+".

Установив связь, ваш телекс напечатает автоответ с указанием цифрового номера вызванного абонента и с буквенной индексацией конкретного телекса с шифром страны, что позволит Вам убедиться в правильности соединения. Далее следует передать необходимое сообщение. В конце передачи Вы еще раз получаете автоматическое подтверждение, что сообщение передано по вызванному Вами номеру, и даете свой номер.

Определенную сложность в подготовке и расшифровке телексного сообщения, а также служебной информации может представлять "телеграфный язык". Ниже дается краткий набор общепринятых телексных сокращений:

ADD = ADDITIONAL - дополнительный

ARR = ARRIVE - прибывать

ARRG = ARRANGE - подготовить

ATTN = ATTENTION - вниманию

B/RGDS = BEST REGARDS - с наилучшими пожеланиями

CLD = COULD - мог

DD = DATED - датированный, от такого-то числа

FLWS = FOLLOWS - нижеследующее

FRM = FROM - от

HS = HOURS - часы

HV = HAVE - иметь

INFO = INFORM - информировать

MOW = MOSCOW - Москва

MSG = MESSAGE - сообщение

Н = AND - и

NO = NUMBER - номер, число

PLS = PLEASE - пожалуйста

RE = REFERENCE - ссылка

TNKS = THANKS - спасибо

и = YOU - вы

URG = URGENT - срочно

USD = US DOLLARS - доллары США

YR = YOUR - ваш

Нередко фирмы применяют свой набор сокращений, аббревиатур, условных знаков и символов. При организации устойчивой телексной связи операторы должны сразу обменяться таким набором и следовать ему неукоснительно.

Электронная почта

Электронная почта -- один из наиболее широко используемых видов сервиса как в корпоративных сетях, так и в Интернет. Она является не просто способом доставки сообщений, а важнейшим средством коммуникации, распределения информации и управления различными процессами в бизнесе. Система позволяет передать сообщение и при этом необязательно, чтобы компьютер адресата был включен. Машина, обслуживающая сеть, является своеобразным почтовым ящиком, и она немедленно передаст сообщение при включении компьютера абонента.

Главное ее преимущество состоит в низких затратах на ее пересылку и высокой скорости обмена данными. Значительное число предпринимателей используют электронную почту для ведения неформальной переписки, рассылки меморандумов, извещений, отчетов и новостных сообщений, предложений о продаже или покупке и т.д.

При создании электронного сообщения с помощью большинства известных на сегодняшний день специализированных программных продуктов (Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator, Lotus Notes, Outlook Express и др.) пользователю предлагается заполнить ряд строк нужными данными.

В строке «Кому:» («То:») указывается электронный адрес лица, которому непосредственно отправляется сообщение. Если вы отправляете вопрос - вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если вы получатель - ответить должны именно вы.

Если в полученном в письме в поле «Кому» указаны два адресата - это значит, что ответить должны оба корреспондента или любой из них.

Однако будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в адресном поле более 2-х адресатов - на письмо отправленное всем, вы не получите ответа ни от кого.

Строка «Копия» («СС») имеет функцию, сходную с функцией копировальной бумаги при использовании печатной машинки, - она позволяет направить точную копию данного сообщения третьим лицам. При использовании этой функции будьте уверены, что вы отправляете копии только тем лицам, которые действительно нуждаются в данном сообщении.

Получатели, стоящие в копиях, получают письмо «к сведению», для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо; более того, вежливым считается, если при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».

Строка «Скрытая копия» («BCC») - поле для «дворцовых интриг». Указывая в этом поле какого-то получателя, вы ему «тайно» отсылаете это письмо: о факте отправки письма этому человеку не узнают основной получатель или лица, указанные в копиях. Используется также для массовой рассылки, чтобы вашу адресную книгу не знали все получатели.

В строке «Тема:» («Subject:») следует по возможности в очень краткой форме передать суть отправляемого сообщения. Многие получатели электронных сообщений на основе лишь одной этой строки принимают решение о том, следует ли вообще читать полученное сообщение. Если заглавие вашего исходящего сообщения выполнено недолжным образом или не совпадает с его содержанием, то вы рискуете не только напрасно отвлечь внимание вашего партнера по переписке, но и вынудить его оставить сообщение без ответа, а то и вовсе отказаться от переписки. В этой связи можно порекомендовать руководителям предприятий установить соответствующее программное обеспечение, осуществляющее предварительную фильтрацию всех исходящих сообщений (а также проверяющее их на наличие компьютерных вирусов, что позитивно скажется на имидже фирмы), и поручить одному или нескольким сотрудникам контролировать исходящую почту.

Вы сможете значительно повысить эффективность вашей деловой переписки, если в строке «Тема» будет передан основной смысл сообщения максимум в 4-5 словах. Например, такое заглавие сообщения, как «Совещание у гендиректора» или «Жду звонка», требует обязательного открытия и прочтения сообщения, и, таким образом, упускается возможность немедленного информирования адресата. В случае же указания в заголовке «Встреча с клиентом: 11:00, вторник» адресат сразу получает нужную информацию. План переговоров и список участников представляются в данном случае менее значимыми деталями и могут быть включены в основной текст сообщения.

Символ «Важность письма» («Priority») необходимо использовать в переписке, если письмо содержит текст договора, информацию о срочных изменениях или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь. Обозначение «высокая» важность выделит письмо в папке «Входящие». Не используйте напрасно «высокая» важность - «крикливые» письма раздражают, будьте скромнее. Личное письмо деловому корреспонденту или письмо со смешной и не деловой картинкой или ссылкой пометьте важностью «низкая».

При ответах пользуйтесь кнопкой «Ответить всем» («Reply All»)- это сохранит в копиях получателей начального письма и ваш ответ не пройдет мимо них. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно всегда.

Следует быть внимательным при использовании автоматического формирования ответов на поступившую корреспонденцию, когда программа вставляет слово «На:» («Re:») перед заголовком полученного письма, чтобы избежать, например, такой заглавной строки: «На: На: На: Собрание руководства...». Это часто бывает при многократном получении и отправлении сообщения на одну и ту же тему. В связи с этим необходимо постоянно изменять содержание заголовка сообщения, чтобы он все время отражал только самую точную информацию.

Текст письма начните с приветствия, это вежливо. Личное обращение к адресату повышает шансы того, что сообщение хотя бы будет дочитано до конца. Если письмо не адресовано лично, то, что там ни напиши, оно в 90% случаев уйдет в корзину.

«Привет, …!» говорит о том, что вам лень написать просто имя человека. Даже просто «Александр!» или «Добрый день!» вполне вежливо и достаточно.

Следует, однако, помнить, что, вы пишете деловые письма от лица вашей компании, а не личные послания. Поэтому и стиль, и форма таких быстрых сообщений, по крайней мере, в начале переписки, должны быть выдержаны в официальном стиле.

Отправляемое электронное письмо, ни при каких обстоятельствах, не должно компрометировать ни вас, ни вашу компанию, ни вашего адресата. Пишите осмотрительно, чтобы письмо не могло быть использовано против вас и вашего бизнеса!

Старайтесь общаться с человеком на одном языке. Это касается не только языка русский/английский, но и стиля текста. Если вам пришло формальное письмо, неформальный ответ на него - неуважение к респонденту и демонстрация собственной низкой культуры.

Не используйте транслитерацию, кроме случаев отправления писем из мобильных условий. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки - прилагайте текст ответа прикрепленным файлом (аттачем).

При создании сообщения убедитесь, что его главная мысль сформулирована четко и ясно. Следует отказаться от использования двусмысленных, туманных формулировок и бессвязных конструкций, которые могут быть неправильно интерпретированы получателем сообщения.

Деловое письмо должно быть точным, лаконичным и конкретным. Указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (дату и тему другого письма, дату встречи, пункт повестки встречи или имя файла). Пишите кратко, некоторые излагают на трех страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает - и это видит ваш деловой партнер/корреспондент.

Электронное письмо должно быть конкретно. Из текста должно быть точно понятно, что именно требуется от получателя. Ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» - это более определенный и точный ответ.

Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной «поток мыли» сложно читать и можно пропустить, собственно, основной вопрос письма.

Цитируйте текст оригинального письма. При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в начале письма, а не в конце.

Если ваши ответы по пунктам - отделите цитату пустыми строками сверху и снизу.

Если говорить об информационных письмах, то его текст должен апеллировать к интересам адресата. Начинать надо с того, что может заинтересовать в данный момент получателя письма. Обычно текст таких писем начинается следующими словами: «Уважаемый < ... > мы предлагаем сотрудникам вашей компании пройти обучение ….». Только после этого в тексте сообщается о предстоящих семинарах или тренингах.

Шансы составить грамотное обращение и эффективно работающий текст увеличиваются с количеством информации о получателе электронного письма.

К примеру, если видно, что компания ведет себя на рынке активно, текст письма в ее адрес должен быть проникнут идеей, что предлагаемый вами продукт поможет ей заработать хорошие деньги в короткие сроки.

Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2…3 мегабайт. Если вы хотите выслать вложение большего размера - уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер или влезет ли в почтовый ящик. У некоторых могут быть вообще dial-up модемы.

Не вкладывайте в письма EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR файлы - многие почтовые клиенты или сервера намертво блокируют такие вложения и адресат их никогда не прочтет. Упаковывайте их в архив (zip, rar) как в оболочку и уже в таком виде вкладывайте.

Не вкладывайте в тело письма звук, видео, флэш-анимации и пр. - они запускаются при включенном автопросмотре у получателя, что может доставить ему некоторые неудобства.

Настоятельно рекомендуется включать во всю исходящую корреспонденцию ваши фамилию и имя, должность, адрес (с почтовым индексом) компании, номера телефонов и факса, а также адрес электронной почты и адрес сайта. Можно воспользоваться и такой опцией, как создание автоматической подписи. В этом случае вся упомянутая информация будет автоматически вставляться в конце каждого сообщения и вам не придется печатать ее вручную. При этом не забудьте, подпись должна выглядеть следующим образом: «Екатерина Заболоцкая, ведущий эксперт отдела маркетинга» или «ведущий эксперт отдела маркетинга Екатерина Заболоцкая».

Помните, что контактная информация не просто необходима, это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм.

Подпись не должна превышать 5-6 строк. Имейте 2 варианта подписи - для инициативных (собственных) писем и ответов. Для ответов достаточно просто:

С уважением,

Иван Гусев.

Некоторые пользователи имеют привычку добавлять к письму файл с ироничным или просто остроумным текстом, называемый файлом подписи. Многие программы обработки почты позволяют создать целый набор таких файлов, которые присоединяются к сообщению. Вот пара примеров: «Можно установить защиту от идиотов, но тогда они станут более качественными» или «Вообще-то я очень нерешительный, но сейчас в этом не уверен».

Старайтесь избегать частого использования неформальных или слишком откровенных словесных оборотов при ведении электронной переписки. Также следует избегать шуток, употребляемых при обычном разговоре, так как собеседник в данном случае не видит вашей улыбки и может принять шутку всерьез.

Не отправляйте письмо, не прочитав то, что вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия».

Текст не должен содержать ошибок! Опечатки не страшны, но если вы в каждом письме пишете и пишете слово неверно, это становится очень быстро заметно и ваша «тройка» с минусом по русскому становится очевидной, как и общий уровень образования.

Помните, что после нажатия кнопки «Отправить» («Send») вам будет чрезвычайно затруднительно вернуть свои слова обратно или смягчить их.

СОВЕТЫ ПО E-MAIL-ПЕРЕПИСКЕ

Появление электронной почты значительно изменило деловую переписку. Однако основная масса писем далека от идеала: они плохо структурированы, слишком длинны, не позволяют сразу выделить саму информацию, содержат грамматические ошибки, зато не содержат указания, как нужно реагировать на это письмо. И уж совсем непростительно отсутствие темы письма.

1.Тщательно сформулируйте текст в теме письма

Строка «Тема» равна по значимости заголовку рекламного объявления. Она может оказаться самой важной частью вашего сообщения, так как по ней будут судить, стоит ли вообще читать полученное письмо. Дайте понять, что это не спам, максимально ограничьте использование навязчивых фраз и восклицательных знаков, но постарайтесь заинтриговать получателя.

2.Пишите кратко

Никто не будет читать две страницы текста в электронном формате. Максимальный размер письма, по возможности, не должен превышать 40 строк. При этом сами строки должны быть достаточно короткими и ровными по длине - 50-60 символов. Такой текст хорошо просматривается на экране и легко читается.

3.Будьте конкретны

Дайте понять сразу, чего вы хотите от получателя, а ваши контактные данные должны быть видны с первого взгляда.

4.Используйте простой и понятный язык

Обилие специальных терминов может вызвать раздражение у читателя, а у спам-фильтров - соблазн отметить послание как спам. По этой же причине избегайте ярко выраженной рекламной лексики - особенно слов «бесплатно», «акция» и т.д.

5.Не злоупотребляйте заглавными буквами

Как можно реже используйте слова и фразы, набранные заглавными буквами: сетевой этикет рассматривает это как разговор на повышенных тонах. Прибегайте к этому приему только если хотите подчеркнуть исключительную важность выделяемого слова.

6.Избегайте смайликов

Замечательное изобретение Владимира Набокова стало ныне неотъемлемой частью переписки - у молодежи. Тем не менее, в деловой переписке они неуместны, но даже в личных обращениях их следует избегать, если вы не уверены, что получатель письма относится к смайликам доброжелательно и сам ими пользуется.

7.Не используйте HTML

Большинство программ обработки электронной почты позволяют нормально отображать такие сообщения, но некоторые из них все же плохо воспринимают HTML. Кроме того, может возникнуть путаница в кодировке. Так что вероятность того, что письмо в HTML не сможет быть прочитано получателем, достаточно велика, и писать письма в таком виде не следует.

8.Не указывайте сразу неcкольких адресатов

Какой бы массовой ни была рассылка, отправляйте каждый раз письмо только одному адресату. Если же все-таки это слишком хлопотно, тогда вписывайте адреса получателей в строку «Скрытая (слепая) копия» - им ведь нет необходимости видеть весь список адресатов. В строку «Кому» в таком случае можно вписать и свой собственный адрес.

9.Убедитесь в правильности гиперссылок

Эти ссылки должны быть «живыми» (выделенными синим цветом и подчеркнутыми) так, чтобы, щелкнув на ссылку, можно было перейти на указанный адрес. Протестируйте все ссылки. Учтите, что разные версии различных браузеров (Internet Explorer, Opera, Firefox и др.) работают по-разному, поэтому URL обязательно должен быть приведен полностью: опустив http:// или http://www в адресе, вы рискуете отправить ссылку, которая может не сработать.

10.Будьте грамотны

Письмо, написанное небрежно и с орфографическими ошибками, редко достигает цели. Американская Национальная комиссия по грамотности оценила ущерб для американских корпораций из-за неграмотности сотрудников в 3,1 млрд долл. ежегодно. Используйте программы проверки орфографии, а для важных писем пользуйтесь услугами корректоров.

11.Правильно выбирайте шрифт

Размер и начертание шрифта, используемого при написании писем (как электронных, так и обычных, но распечатанных на принтере) говорит о авторе письма больше, чем многие полагают. Психолог Арик Сигмен утверждает, что между тем, какой шрифт предпочитает человек и его характером можно проследить связь.

Например, шрифт Courier, по мнению Сигмена, как правило, используют журналисты старой школы, немолодые администраторы или секретари, ностальгирующие по временам пишущих машинок и копирок. Шрифты с засечками, такие как Times New Roman или Palatino демонстрирует компромисс между старым и новым, вызывая большее доверие к письму, что делает его особенно любимым в среде юристов и традиционных бизнесменов. Рубленые шрифты, например, Arial или Modern, как полагает Сигмен, являются безопасным выбором. Comic Sans и иные замысловатые и округлые шрифты демонстрируют, что автор письма желал привлечь к себе внимание. Наихудшим выбором для написания письма являются рукописные шрифты: Сигмен утверждает, что они кажутся фамильярными.

12.Текст Вашего письма может прочесть всякий желающий

Всегда помните, что электронная почта не обладает той степенью конфидентциальности и приватности, которой отличается обычная почта. НИКОГДА не пишите в электронных посланиях ничего, чего вам бы не хотелось увидеть выставленным на всеобщее обозрение. Анонимность также исключена: источник прослеживается без труда. Не стоит пользоваться техническими особенностями вашего терминала.

Размещено на Allbest.ru