Організація та проведення ділових прийомів

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

Вступ

1. Діловий протокол та організація ділових прийомів

2. Національні особливості ділового спілкування представників з Швейцарії

3. Діловий прийом (30 осіб)

3.1 Банкет-фуршет

3.2 Меню

Висновок

Список використаних джерел



Вступ

Культура спілкування як зовнішній прояв внутрішньої духовної сутності особи включає усі сфери повсякденної поведінки - у громадських місцях, сімейно-побутові взаємовідносини, виробничі стосунки, товариське спілкування тощо. Здебільшого регулюються ці взаємовідносини моральними нормами, а також етикетом (фр. еtikuette - ярлик, етикетка), котрий являє собою визначений регламент поведінки у конкретних заздалегідь відомих ситуаціях. Етикет як сукупність певних правил і норм поведінки означає дотримання зовні пристойного способу поводження, що засвідчує зовнішню культуру моральних стосунків. Моральна й естетична грані культури поведінки існують у тісній єдності і взаємодії. Зовнішня поведінка людини є завжди помітною. З першого погляду можна оцінити рівень вихованості людини з огляду на те, як вона одягнута, як розмовляє, які манери, міміка, жести. Адже важлива не тільки внутрішня культурність, але і форма спілкування. Тому знання правил етикету, вміння ними користуватись засвідчує естетику поведінки. Особливо вагоме значення відіграє етикет у сфері ділових взаємостосунків..

Діловий етикет діє в сфері виробничо-трудових відносин. Опирається він на загальні норми, хоча специфічно до кожної окремої професії формуються певні особливі правила. В межах певних професій виробляються свої «кодекси честі», які дозволяють підтримувати дух корпоративної єдності ( медична, журналістська, юридична, військова етика, бізнес-етика тощо).

Культура службового спілкування не можлива без засвоєння правил ділового етикету. Їх незнання створює багато проблем, іноді призводить до руйнації підприємницьких планів. Ділова людина, котра ставить за мету досягнення успіху у бізнесі зобов'язана оволодіти таємницями етикету, що дозволить більш впевненого почуватись, порядно і чесно співпрацювати з іншими, створювати в колективі комфортний мікроклімат.



1. Діловий протокол та організація ділових прийомів

Слово «протокол» вживається у значеннях:

1. Документ, який І містить запис усього, про що йшла мова на зборах, засіданні, допиті і т. ін. спілкування громадський банкет фуршет

2. Документ, який засвідчує певний факт, подію і т.ін.

3. Писемна угода між державами; одна з назв міжнародного договору.

Найважливіші правила спілкування між представниками різних країн охоплені в діловому протоколі та етикеті. У їх основі лежать принципи дипломатичного протоколу та етикету.

Протоколом називають форму ієрархічного порядку, демонстрування хороших манер партнерами з різних країн. Це і сукупність правил поведінки, норм та традицій на офіційних і неофіційних зустрічах. Ще в стародавні часи казали, що протокол -- це фіміам дружби. Саме протокол визначає методи, рамки, поведінку і етикет.

Етикет -- це правила гри, яка називається життя. І правила ці рівні для всіх, незалежно від віку, статі, становища. Тому що вони диктують не те, що потрібно робити, а те, як робити, -- стверджує радник з протоколу українського МЗС Галина Науменко.

Етикетові здавна надавали великого значення. Цікавим видається такий факт: які коли вперше зібралися у Відні представники європейських держав, розорені військами Наполеона, то першою темою, яку вони винесли на обговорення, була така: Розміщення за столом під час переговорів. Звичайно, етикетні правила з часом змінюються, доповнюються.

Несумісними є поняття революція і етикет. Тому держава, яка оголошує, що в ній відбулася революція, оголошує, по суті, про відміну етикету. Першим це зробив Кромвель, який заявив: «Громадяни, у нас революція. Тепер усі рівні, геть етикет». До тих, хто відкидав етикет, відносять Робесп'єра, Леніна. Наприкінці XIX ст. американці також стали нехтувати етикетом (під час переговорів дозволяли собі класти ноги на стіл, жувати гумку тощо). І лише в 1986 році США ратифікували Віденські конвенції з протоколу.

Досвід організації ділових зустрічей і нарад свідчить, що для успішних ділових контактів між партнерами, особливо представниками різних країн, дуже важливо дотримуватися певних протокольних звичаїв та правил. Недарма говорять, що добре поставлений і дотриманий протокол -- це мастило, яке дозволяє шестерням механізму плавно сходитися і працювати без перешкод.

Слово «протокол» означає першу частину складеного документа, в якому перераховується склад учасників зустрічі. Протокол -- це форма ієрархічного порядку, вияв гарних манер у стосунках між партнерами з різних країн і, подібно до ввічливості, -- одна з основних форм щоденного життя. Протокол є сукупністю правил поведінки, норм і традицій на офіційних та неофіційних зустрічах.

Одним з основних принципів комунікативних процесів є підтримання нормальних ділових стосунків між людьми і прагнення уникнути рушійних конфліктних ситуацій. Повагу і розуміння партнера можна заслужити тільки виявляючи ввічливість та стриманість. Протокол визначає межі, методи, поведінку і етикет, встановлює правила офіційного та особистого листування, тобто все необхідне кожному учаснику ділового спілкування відповідно до його місця і для виявлення до нього поваги.

Правила протоколу не є священними, вони ґрунтуються на повазі до національних свят та місцевих звичаїв, до них включається насамперед те, що одержало загальне схвалення громадськості.

Необхідно визнати, що за кордоном рівень ділових контактів вищий.

Це пов'язано, зокрема, з нашим історичним минулим, відповідною ідеологією. У 20-х роках, наприклад, у СРСР був поширений вислів «Ми -- люди прості, академій не закінчували, а ось вам, буржуям, зовсім скоро кінець прийде». Таке ігнорування міжнародних правил, «протокольний нігілізм» поступово проник в усі сфери суспільного життя. Визрів навіть стереотип «невихованої радянської людини».

Зараз ситуація дещо змінилася. Активний вихід на міжнародний ринок, широкі ділові контакти з іноземними партнерами вимагають відповідного рівня культури ділового спілкування.

Дипломатичний протокол -- це загальновизнані всіма державами правила, традиції та умовності. їх мають дотримуватися уряд, дипломатичні представництва, відомства закордонних справ, дипломатичні працівники та інші офіційні особи в міжнародному спілкуванні. Саме дипломатичний протокол має передбачити, як у ході ділової зустрічі застосувати всі способи демонстрації поваги однієї держави іншою.

Протокол однаковий як по горизонталі, так і по вертикалі, незалежно від держави. Особливо слід зважати на національні нюанси. Ми, наприклад, зустрічаючи гостей, подаємо їм хліб-сіль, а в Індії одягають на шию квіткову гірлянду, у Шрі-Ланці посипають сотнями пелюстків троянд. Але що це означає.

У нас -- чим поважніший гість, тим з вищим караваєм його зустрічають. А якщо ви приїдете до Індії, потрібно уважно роздивитися, що вплетене до гірлянди. Виявляється, там можуть бути квіти з надзвичайно приємним запахом їх називають «смерть європейця». Можуть бути навіть орхідеї, але якщо немає маленької календули -- символу бога Сонця -- це означає, що делегація може поїхати ні з чим.

Учені сьогодні стверджують, що потрібно вивчати і мову погляду. Для чого? Не лише через допитливість. Ці знання необхідні і артистові, і журналістові, і менеджерові. Усі вони мають уміти безпомилково тлумачити вираз погляду співрозмовника. Усі ж ми повинні знати, що «дивний» погляд співрозмовника, вихованого в інших традиціях, не свідчить про його ворожість чи зайву набридливість. Так, японці в ході розмови можуть дивитися на шию співрозмовника, на підборіддя (прямий погляд в обличчя, за їхніми уявленнями, неввічливий).

Араби ж, навпаки, будуть увесь час дивитися на того, з ким розмовляють.

Шведи, розмовляючи, дивляться на свого співбесідника більше, ніж англійці. Психологи стверджують, що погляд виконує під час бесіди функцію синхронізації. Той, хто говорить, менше дивиться на співрозмовника, ніж слухач. Це дає можливість першому сконцентрувати увагу на формулюванні і висловленні думки. Але перед завершенням фрази він обов'язково піднімає очі на. слухача, ніби перевіряє його реакцію на сказане і дає сигнал про те, що чекає його слів. Існують і певні знаки в протоколі, які потрібно вміти «розшифровувати» -- хто до кого і як підійшов, із ким енергійно привітався, кого поцілував при зустрічі. Це все таємні знаки, що мають приховане значення і адресовані політикам, які знають протокол і розуміють розіграну ситуацію.

Завжди потрібно пам'ятати, що різні народи мають свою часто оригінальну і специфічну систему мовної поведінки, свої правила, які відмінні від наших.

- Англійці, наприклад, будуть з вами розмовляти на відстані півтора-два метри, а італійці -- на відстані метра.

- На Сході подають суп у кінці обіду (вас це може шокувати).

- В Японії під час прийому (обіду) можуть весь час вибачатися за скромний стіл (а стіл ломитиметься від страв).

- Англійці вас не зрозуміють (навіть будуть обурені і здивовані), якщо ви дозволите собі запізнитися на зустріч хоча б на п'ятть хвилин.

Часто спеціалістам доводиться приймати закордонну делегацію, яка приїздить для з'ясування можливостей співпраці, проведення переговорів, організації виставки, ярмарки тощо. Під час прийому також потрібно дотримуватися певних протокольних звичаїв та правил. Адже недаремно кажуть, що «добре поставлений і дотриманий діловий протокол -- це як машинне мастило, що дозволяє поступово погоджуватися і працювати без перешкод».

До прийому гостей потрібно готуватися: скласти програму перебування. Насамперед варто уточнити, сам чи з дружиною приїздить глава делегації і члени делегації (якщо з дружинами -- варто продумати і скласти програму їх перебування).

До програми зустрічі делегації включити такі пункти:

- організація зустрічі делегації (транспорт, квіти, каравай, готель);

- переговори (бесіди, семінари);

- прийоми (фуршет, обід, вечеря тощо);

- культурна програма (відвідування виставок, музеїв тощо);

- поїздки по країні (міста, господарства, підприємства тощо), зустрічі з людьми;

- проводи делегації (подарунки, сувеніри, транспорт).

Кожен із цих пунктів має бути детально розроблений. Наприклад до зустрічі делегації слід з'ясувати:

- список відповідальних за зустріч;

- організація представників преси, радіо, телебачення під час зустрічі;

- хто вручатиме квіти;

- привітання гостей;

- забезпечення транспортом (кількість гостей, зустрічаючих, їх розміщення в машинах, кількість машин);

- готель.

Дещо з правил зустрічі делегації

- Якщо гість приїжджає з дружиною, то глава нашої делегації повинен зустрічати їх зі своєю дружиною.

- Глава делегації, що зустрічає, представляється і представляє свою дружину.

- Потім представляється гість і представляє свою дружину.

- Глава делегації, що приймає, представляє всіх членів своєї делегації.

- Під час представлення вітають один одного рукостисканням.

- У кожному підпункті плану прийому потрібно зазначити, хто відповідає за той чи інший вид роботи. У чому ж полягають особливості ведення переговорів із закордонними партнерами?Стиль поведінки рекомендують обирати залежно від двох основних факторів:

- Що кожна з сторін передбачає в якості кінцевого результату

- Як поводять себе партнери в комунікаційному процесі обговорення питань

У працях дослідників можна натрапити на описові характеристики стилів комунікації: «на становищі», «на інтересі», «на змісті», «на контексті».



2. Національні особливості ділового спілкування представників з Швейцарії

Характерною рисою швейцарців є дуже замкнута особисте життя. Іноземців можуть у гості лише крізь дуже тривалий час знайомства. Ділові чи вечірки швейцарці влаштовують в ресторанах чи готелях. На таких заходах знання етикету та добрих манер необхідно, оскільки швейцарці високо шанують це.

Але вони є дві форми звернення: чемна («пан», «пані») і фамільярна. Якщо, знайомлячись із людиною, Ви називаєте його «пан» чи «пані», то, швидше за все, Вам доведеться звертатися до нього так завжди.

З одного боку, швейцарці характером дуже консервативні, з іншого - дуже цікаві і легко пристосовуються. У Швейцарії чотири мови, але з приїжджими вони спілкуються англійською. Він також є мовою бізнесу.

У Швейцарії люди дуже пунктуальні, бо ця риса - особливість швейцарців. Вони твердо тримають дане слово. Грубістю і проявом безтактності стосовно швейцарцям є порівняння його з німцями.

Будьмо пильними під час формального і неформального спілкування щодо обіцянок. Можливо, ніж їх менше, краще. Врахуйте, навіть невиконану обіцянку на побутовому рівні може перекреслити багато Ваших зусиль у плані завоювання довіри у швейцарців. Посилання те що, що з Вас змінилася ситуація, можливо, й не здивують, але можуть справити враження, що у Вас розраховувати не можна, і отже - бізнес із Вами занадто ризикований. При переговорах як і звертайте увагу на ввічливість, менший вияв емоцій, особливо у переговори з представниками Німецької Швейцарії. Якщо ви добре володієте німецьким, безумовно це завжди буде плюсом для представників з Німецької Швейцарії. Якщо ви не володієте іноземними мовами в достатній мірі, скористайтеся послугами кваліфікованого перекладача до повного порозуміння і спілкування, інакше Вас можуть так зрозуміти, і ділові контакти буде втрачено. Візитні картки краще підготувати заздалегідь англійською, і коли будуть відвідувачі французької чи італійської частини країни чи німецьку Швейцарію, можна підготувати їх у відповідному мові..

Буклети, брошури, інші рекламні матеріали, які Ви плануєте використовувати , також мають бути підготовлені з урахуванням якості й мови потенційних діловими партнерами. Що ж до мови, то краще затратити більше часу та коштів й забезпечити якісну коректуру текстів у Швейцарії (врахуйте, що й письмовий язик у Німецької Швейцарії та Німеччини має низку відмінностей у формулюваннях і доборі слів). Під час підготовки текстів слід звернути увагу понад факти, ніж не підкріплені даними затвердження, якщо можуть трактуватися, як самовпевнені і що запроваджують на манівці. При переговорах враховуйте, що швейцарці інші прямолінійні, стосовно прояви незгоди, якщо він може сприйматися негативно у власному плані. Попри їх дипломатичність, швейцарці можуть послідовно, продумано і організовано домагатися своєї мети, у своїй, прагнучи не на конфронтацію з партнером. При віданні переговорів і навіть за неформальному спілкуванні, прояв переваги з Вашої боку стосовно людям, хто стоїть нижче Вас соціальними сходами, найчастіше недоцільно. Зазвичай, менеджмент Швейцарії нічого очікувати виглядати настільки авторитарне, та інформаційний процес спілкування проходить більш як м'яко і дружелюбно. Звісно, ситуації є різні, якщо йдеться про різноманітні кантонах, наприклад, повільніший з велику кількість чиновників Берн проти швидшим, діловим Цюріхом. Особливо сильно виявляються розбіжності у діловому спілкуванні між Німецької, Французької і Італійської Швейцарією. У Французької чи Італійської Швейцарії Ви більшою мірою можете зустріти прояв службової ієрархії, і авторитаризму. У Німецької Швейцарії сильніша орієнтація влади на рішення питання: як такого, аніж форму рішення. Після прийняття рішень можна очікувати меншою гнучкості порівняно з країнами Східної Європи.



3. Діловий прийом (30 осіб)

3.1 Банкет-фуршет

Назва банкету походить від французького слова "аля фуршет" - що означає "на виделку" тобто основним прибором банкету є виделка. Приводом для проведення банкету, який в основному носить офіційний характер, може бути -приводам; ділові угоди, підписання різних документів; але також цей банкет проводять і при організації різних свят і ювілеїв. В основному банкет-фуршет проводять тоді, коли за короткий час необхідно обслужити велику кількість людей.

Переваги банкету-фуршет

1. Можливість на невеликій площі обслужити велику кількість гостей;

2. Вільний вибір учасниками банкету місць в залі;

3. Можливість підійти для розмови до кожного столу, до коленого гостя;

4. Можливість вибрати на свій смак страви та напої;

5. Запрошені можуть залишати банкет в любий час не чекаючи закінчення;

6. Значно менші витрати на одного гостя, ніж на банкет за столом.
Банкет проводять в основному з 18 до 20 години.

На одного офіціанта припадає 18-20 гостей.

Столи для банкету використовують фуршетні 90 см - 1 м, при відсутності обідні.

Столи для банкету - фуршет можна розміщувати різними способами: в одну лінію (довжина столу до 10 м), паралельними рядами, буквою "П", круглі, овальні, квадратні, іноді буквою "Ш". Сервіровка столу може бути двохсторонньою або односторонньою, це залежить від приміщення та від ширини столів.

При односторонній сервіровці 1 м довжини столу на 6-8 чоловік.
При односторонній сервіровці 1 м на 3-4 чоловіка, на одного гостя 20-30 см.
Відстань між Атолами і від столів до стін 1,5 м. Крім фуршетних столів у залі ставлять невеликі додаткові столики біля стін на які можна викласти попільнички, сигарети, сірники. Біля цих підсобних столиків гості можуть споживати їжу, або покласти використаний посуд.

На одного відвідувача розраховують таку кількість посуду: один фужер, 0,25-0,5 склянки для соків, 1,5-2 закусочних Тарілки, пиріжкові або десертні тарілки 0,5, ножі закусочні 0,5, виделки закусочні 1,5-2, ножі фруктові 0,5-0,7, виделки 0,5-0,7, три чарки на одного гостя (в залежності від напоїв).

3.2 Меню

Канапе і легкі закуски

1/50 Канапе з зернистою ікрою (15)

1/50 Канапе з червоною ікрою на сирі Філадельфія (15)

1/50 Печериці, фаршировані крабами в вершках (10)

1/50 Канапе з тигровій креветкою з сирним мусом і іспанської маслиною (15)

1/50 Канапе з сиром Брі, корнішонами, солодкою гірчицею і виноградом (15)

1/50 Ендайф - на листочку цикорію паста з блакитного сиру, волоських горіхів, цукіні і оливок (10)

1/30 румаків - чорнослив, запечений у беконі, подається з медовим соусом (15)

Закуски

1/100 слабкосолений сьомга на листі салату (20)

1/50 Язик заливний, фарширований гусячою печінкою (15)

1/100 Асорті німецьких ковбас з французькою гірчицею (10)

1/100 Осетрина заливна з хріном в формочці

1/50 Буженина з хріном і солоними огірочками на салатних листках

Салати

1/50 Овочі - «по - бейрутських» з гострим, пряним соусом і кальмарами

1/50 Салат «Грецький» класичний - бринза, соковиті листя салату, іспанські маслини, свіжі огірки, помідори, солодкий перець і найчистіше оливкова олія (10)

1/50 Салат «Будапешт» - мова, гриби, квасоля, червоний маринований перець, майонез, сметана (10)

1/50 Салат «Хунан» - з креветками, маленької маринованої кукурудзою, ананасом, солодким перцем, капустою і паростками квасолі(10)

Гарячі закуски

1/100 Гриби «Кокот» - печериці, запечені в сметанному соусі з крабами(15)

1/100 Курка «Тандурі» - шматочки курки, мариновані в спеціях з горіховим соусом на шпазі(15)

Гаряче

1/150 Стейк з лосося у вершковому соусі з шампанським (15)

1/150 «Бізон» - яловича вирізка, фарширована маслинами, сиром Дор Блю, в стрічці з бекону, запечена з імбирним коренем (15)

Гарнір

1/150 Дикий рис з солодким перцем (10)

1/150 Картопляне суфле з волоським горіхом і сиром Пармезан (20)

Хлібний стіл 200 грам

Хліб житній

Хліб пшеничний

Французький батон

Десерт

1/100 Фруктовий салат (10)

1/50 Шоколадний Ганаш - шоколадна маса з кокосовою стружкою(10)

1/100 Фруктова ваза - яблука, груші, банани і виноград (10)

Напої

Соки в асортименті 1л (10)

Мінеральна вода газ / без газу 0,5 л (20)

Кава / Чай 0,2 л (30)



Висновки

Одним з основних принципів комунікативних процесів є підтримання нормальних ділових стосунків між людьми і прагнення уникнути рушійних конфліктних ситуацій. Повагу і розуміння партнера можна заслужити тільки виявляючи ввічливість та стриманість. Протокол визначає межі, методи, поведінку і етикет, встановлює правила офіційного та особистого листування, тобто все необхідне кожному учаснику ділового спілкування відповідно до його місця і для виявлення до нього поваги.

Правила протоколу не є священними, вони ґрунтуються на повазі до національних свят та місцевих звичаїв, до них включається насамперед те, що одержало загальне схвалення громадськості.

Дипломатичний протокол -- це загальновизнані всіма державами правила, традиції та умовності. їх мають дотримуватися уряд, дипломатичні представництва, відомства закордонних справ, дипломатичні працівники та інші офіційні особи в міжнародному спілкуванні. Саме дипломатичний протокол має передбачити, як у ході ділової зустрічі застосувати всі способи демонстрації поваги однієї держави іншою.

Характерною рисою швейцарців є дуже замкнута особисте життя. Іноземців можуть у гості лише крізь дуже тривалий час знайомства. Ділові чи вечірки швейцарці влаштовують в ресторанах чи готелях. На таких заходах знання етикету та добрих манер необхідно, оскільки швейцарці високо шанують це.

Але вони є дві форми звернення: чемна («пан», «пані») і фамільярна. Якщо, знайомлячись із людиною, Ви називаєте його «пан» чи «пані», то, швидше за все, Вам доведеться звертатися до нього так завжди.

З одного боку, швейцарці характером дуже консервативні, з іншого - дуже цікаві і легко пристосовуються. У Швейцарії чотири мови, але з приїжджими вони спілкуються англійською. Він також є мовою бізнесу.



Список використаних джерел

1. Андрєєва О.В.Деловое спілкування і переговорний процесс.-М., 2003.

2. Грушевітская Т.Г., Попков В.Д., Садохин А.П. Основи міжкультурної комунікації. - М., 2002

3. http://pidruchniki.ws/12060218/menedzhment/diloviy_protokol_organizatsiya_dilovih_priyomi

Размещено на Allbest.ru