Этикет делового деловека

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Общие понятия делового этикета

1.1 Внешний вид делового человека

1.2 Жесты и движения

1.3 Деловая переписка и культура речи

2. Поведенческие нормы и правила современного делового общения

2.1 Организационные требования к деловому человеку

2.2 Методики обучения персонала правилам делового этикета

2.3 Этика делового общения

Заключение

Список литературы

Словарь терминов

Введение

Каждому руководителю необходимо знать, как правильно составить деловое письмо или приглашение, принять партнера и провести переговоры с ним, разрешить спорный вопрос и наладить взаимовыгодное сотрудничество на все эти вопросы дает ответы современное направление в менеджменте - этикет делового общения. Актуальность данной темы заключается в том, что многие факторы, такие как культура речи, внешний вид и поведение человека напрямую воздействуют на качество сделок, выполнение работ и оказание услуг, так как в современном темпе развития экономики большую часть времени люди контактируют друг с другом. Задачи курсовой работы заключаются в рассмотрении общих понятий и значений делового этикета, таких как внешний вид, жесты, движения, деловая переписка и культура речи, а так же в изучении поведенческих норм и правил делового общения - это организационные и личностные требования к деловому человеку. Основной задачей работы является выдвижение методик обучения персонала деловому этикету опираясь на исторический и иностранный опыт. Объектом исследования является непосредственно человек, его поведение при деловой встрече, переговорах и в производственном коллективе. Цель работы изучить этикет делового человека на разных этапах развития общества. Современные исследователи жизни человечества и историки утверждают, что родиной этикета является Италия XIV в., которая не только отличалась от варварской Англии, Германии и даже Франции уважением к силе, богатству и родовитости, но также и полагала обязательным наличие у богатых и знатных людей приятных манер, любезного обхождения, умения вести себя в обществе. Более того, весьма желательной считалась также образованность - и это тогда, когда Франция, например, не уважала представителей наук, презирала ученых, считала их занятия бессмысленными. Исторически этикет возник прежде всего во дворцах, поэтому был назван дворцовым, или государственным. Придерживаться определенных правил поведения было необходимо для возвеличивания царственных особ (императоров, королей, царей, князей, принцев, герцогов и т. п.), для закрепления иерархии внутри самого классового общества. От знания этикета и его выполнения часто зависела не только карьера, но и жизнь человека. Нарушение этикета приводило к вражде между государствами, войнам. Естественным образом нормы поведения государей при встречах, развиваясь, дали жизнь дипломатическому этикету, поскольку дипломаты при встречах выражали государственную точку зрения. Одновременно развивался и воинский этикет, поддерживающий стройность и строгость правил поведения в армии, без чего порядок был просто невозможен. В следствии появились и другие виды этикета - светский, иногда сейчас называемый общегражданским и самый «молодой» из всех видов этикета - деловой этикет.

1. Общие понятия делового этикета

Этикет - это сочетание формальных правил поведения в заранее определенных ситуациях со здравым смыслом, рациональность вложенного в них содержания.

Деловой этикет - важнейшая сторона морали профессионального поведения делового человека, предпринимателя. Знание его - необходимое профессиональное качество, которое надо приобретать и постоянно совершенствовать. Почти 70% выгодных для деловых людей сорвавшихся сделок не состоялись из-за того, что российские бизнесмены не знают правил делового общения и не владеют культурой поведения. Эта цифра подтверждается и мировым опытом. Так, еще в 1936 г. Дейл Карнеги писал: «Успехи того или иного человека в его финансовых делах процентов на 15 зависят от его профессиональных знаний и процентов на 85 - от его умения общаться с людьми». Зная это, японцы тратят на обучение хорошим манерам и консультациям по вопросам этикета, культуры поведения сотни миллионов долларов в год. Они хорошо знают, что успех любой фирмы во многом зависит от способности ее работников, от их умения дружно трудиться над достижением общей цели. Знание этикета и культуры поведения - вот ключевые условия для успешной работы в любой организации - таково мнение ведущих специалистов фирм.

К сожалению, российские деловые люди до сих пор не придают серьезного значения этим аспектам своей деятельности. Подчеркнем, что соблюдение делового этикета, умение культурно вести себя особенно важно при работе с представителями иностранных фирм, при выезде для заключения сделок за границу. У многих российских граждан заменен дурной вкус в одежде, в украшениях (будь то массивные золотые цепи с крестами на шее или иные многочисленные изделия из драгоценных металлов и камней на пальцах, запястьях и т.п.). А еще чаще всего своих руководителей «подставляют» различные секретари, переводчицы, которые возглавляют представительство фирм, поведение таких «представителей» можно оценить словами из известной сказки А.С. Пушкина про старуху, которая «ни ступить, ни молвить не умеет».

Чтобы не попасть в нелепую ситуацию, надо знать правила хорошего тона. В старые времена им крепко учил Петр Великий. В 1709 г. он издал указ, согласно которому подлежал наказанию каждый, кто вел себя «в нарушение этикету». Возможно, надо ввести наказание и для тех отечественных бизнесменов, кто выставляет на посмешище не только себя, но и бросает тень на российское предпринимательство.

1.1 Внешний вид делового человека

Специфика предпринимательской деятельности предъявляет очень серьезные требования к внешнему облику её участников. С течением времени появились общие правила, отражающие внешний вид делового человека. Внешний вид делового человека - это первый шаг к успеху, поскольку для потенциального напарника его костюм служит кодом, свидетельствующим о степени надежности и респектабельности. Аккуратный, со вкусом одетый, подтянутый вот внешний вид делового человека, доброжелательно воспринимаемого окружающими партнерами и клиентами. И дело тут не в какой-то изысканности вкуса, а в том, что наружность такого человека свидетельствует о его уважении к людям. Как и у всякой профессиональной группы людей, у предпринимателей сложился определенный стереотип в отношении одежды. Посетив всякую международную ярмарку либо выставку, можно заметить, что большая часть стендистов проявляют необычное сходство взглядов в выборе цвета галстука, сорочки либо костюма. В настоящее время многие предприниматели числятся с советами дизайнеров. Основополагающими принципами при составлении гардероба, по их мнению, обязана стать универсальность одежды. Если в гардеробе есть много вещей, которыми редко пользуются, означает, гардероб составлен неправильно.

Как ни удивительно, современный деловой мир консервативен в вопросах моды. В рабочее время принято носить более светлые костюмы, чем на приемах, причем тона костюмов в летнее время обязаны быть светлее, чем в зимнее время. Костюмы ярких тонов, как правило, в рабочее время не носят. Сорочку выбирают тоже светлых тонов, частенько белого цвета. Важен и цвет галстука. Существует правило, что галстук обязан быть одного тона с сорочкой и костюмом, но светлее либо темнее, или костюм и галстук обязаны быть контрастных тонов. В настоящее время предпочтение отдается галстукам не очень ярких расцветок, а также галстукам без узора и рисунка, хотя всего несколько лет назад «фирмачи» практически поголовно носили галстуки бардовых тонов к обычно мрачно-синим костюмам. Правда, это было типично для более юных менеджеров, которые стремились смотреться модно и элегантно. В деловой обстановке не рекомендуется носить сорочки с маленькими рукавами, поскольку считается элегантным, чтоб манжеты сорочки были видны из-под рукавов пиджака (приблизительно на два сантиметра). Хотя, очевидно, в совсем жаркую погоду вы будете естественно смотреться в рубахе с маленькими рукавами, чем в костюме, постоянно вытирая пот с лица. В командировке менеджер частенько не знает, где и как он проведет день, успеет либо нет возвратиться в гостиницу и переодеться соответственно случаю. Поэтому темно-синий либо темно-серый костюм более распространенный тип для каждого варианта. Что касается обуви, то лучше носить обувь темного цвета. Летом к светлому костюму обувь темного цвета не обязательна, но в любом случае не сандалии. Если есть возможность, то цвет обуви подбирается под цветовую палитру костюма. Носки лучше иметь не совсем калоритные и броские, лучше серые либо черные, а к бежево-коричневому костюму - коричневые. Следует также иметь в виду, что носки и галстук по собственной раскраске обязаны гармонировать. Головной убор и перчатки мужчины сейчас носят в большей степени к плащу либо пальто для защиты от холода. И все же шляпа тоже обязана соответствовать верхней одежде. Шляпы весной и летом носят более светлые, осенью и зимой - черные.

Не рекомендуется носить велюровые шляпы, а также темные шляпы к пальто и костюму не темного цвета. Наши бизнесмены, а также участники интернациональных выставок и ярмарок обязаны разбираться в подобного рода правилах, так как находясь за рубежом, они из вежливости обязаны приспосабливаться к действующему там относительно костюма регламенту. Есть регионы (к примеру, арабский Восток), где не лишь допускается, но даже требуется от предпринимателя демонстрация роскоши как наглядное свидетельство его процветания. Таковыми «признаками успеха» являются и платиновые зажигалки с монограммами, и часы с бриллиантами, и запонки с драгоценными камнями, и сверхдорогие авто. Показная роскошь просто прощается арабским богачам - она соответствует их общепринятому облику и поведению. А стереотип «хорошего российского бизнесмена» совсем другой: это не имеющий огромного состояния новичок, которому природный талант, способность скоро обучаться уму-разуму и огромные потенциальные способности его страны пока компенсируют некоторую неотесанность, нехватку знаний и капиталов. А вот серьезный японский этикет запрещает даже во время переговоров снимать пиджаки либо распускать узлы галстуков, за исключением случаев, когда это дает сделать глава делегации ваших партнеров, давая понять, что пришло время неформальных переговоров. Кстати, есть даже особый интернациональный термин «ноу тай сэшн» - «встреча без галстуков». Итак, для первого контакта и последующих переговоров с иностранными партнерами стоит надеть тщательно вычищенный и отглаженный костюм со светлой рубахой и галстуком в тон. Европейские и американские обычаи еще либеральнее. Но и они категорически запрещают появляться на переговорах в сорочке с галстуком, не говоря уже о спортивных рубахах, даже если стоит нестерпимая жара. Правда, выдержать такие ограничения иностранным предпринимателям помогают кондиционеры в конторах и карах, а также обеспеченный выбор легких костюмов. Не стоит появляться на переговорах в куртках, спортивных штанах, джинсах, а также в кожаных пиджаках, которые уважающиеся себя деловые люди надевают в лучшем случае на загородные прогулки. Но есть особенные сферы бизнеса, где допускаются экстравагантные наряды в качестве собственного рода торговой марки и знака принадлежности к цеху. К примеру, менеджер рок-певца либо организатор концерта «тяжелого металла» может щеголять с серьгой в ухе и иметь прическу в виде схваченного ленточкой конского хвоста. А торговцу картинами вполне приличествуют пестрые пиджаки и шелковые шейные платки. Иностранные бизнесмены тщательно смотрят за деталями и придирчиво учитывают их в собственных выводах. К примеру, страшное впечатление создают короткие, спустившиеся складками носки, которые открывают голую ногу предпринимателя, когда он посиживает нога на ногу. В особенности необходимы незапятнанные и без дыр носки в стране восходящего солнца, поскольку там приходится снимать обувь при входе в дом либо ресторан. Так же портят впечатление мятый, несвежий носовой платок, полу оторванная пуговица, либо привычка протирать очки концом галстука. Нельзя забывать и об обуви - запыленные и потрескавшиеся туфли могут попортить впечатление даже от вполне приличного костюма. Нужно отбросить простодушную привычку дополнять костюм с галстуком сандалиями, из которых выглядывают носки, избегать очень резких одеколонов и лосьонов после бритья. И вообще, основное, к чему следует стремиться, - общее впечатление опрятности, аккуратности и даже некой педантичности в одежде. Это обязано вынудить напарника поразмыслить, что столь же «подтянуты» вы будете и в делах. Для дамы-предпринимателя, желающей добиться фурора при заключении контрактов, в деловых переговорах, совсем не принципиально держать мысль в голове о собственной внешности, более того, поставить её на службу бизнесу. Одежду женщины различают по классическому покрою, неброским цветам и многофункциональностью. Вечерние платья из сексапильного шифона и шикарные брючные костюмы с рисунками, напоминающие полотна импрессионистов, вполне подходят для вечеринок и коктейлей, но появление в таковых нарядах на работе значит крах карьеры.

Во всем мире основная одежда для работы - это костюм. Платье можно дозволить себе только в жару и лишь однотонное. В гардеробе деловой дамы обязаны быть две-три юбки, жакеты, две-три блузки. Менять туалеты нужно чаще, ведь одна и та же вещь, надеваемая каждый день, наскучивает и «гасит» настроение. Чрезвычайно укорачивать юбку, слепо повинуясь моде, нельзя, также не следует носить вещи, подчеркивающие вашу привлекательность (облегающие свитера, джинсы). Может получиться так, что мужчины вместо того, чтоб слушать вас на переговорах, будут обращать внимание на ваши достоинства. Не считая того, у них может сложиться впечатление, что вы в первую очередь предлагаете убедиться в красе вашей фигуры, а не в деловых качествах. Прическа, макияж и бижутерия обязаны органично дополнять деловой костюм. Прическа обязана быть серьезной, но совместно с тем стильной. Украшений обязано быть как можно меньше, но в то же время от них нельзя отказываться. Косметика должна быть заметной только на близком расстоянии. Мастера рекомендуют брать больше косметики профилактической, чем декоративной. Духи следует употреблять в таком количестве, чтоб их запах был чуть уловим. И, естественно, это обязаны быть отличные духи. Но самое основное - это ваша особенность. Дело не в том, как вы одеваетесь, а как вы себя ощущаете. Если вы улыбаетесь, пристально слушаете собеседника и не перебарщиваете с женскими хитростями, типа «игры глаз» либо «случайно» обнаженного колена, - фурор вам обеспечен. Впрочем, и дамские хитрости порой не помешают. Но все в меру.

1.2 Жесты и движения

Манера держаться - это такой же способ проявлять уважение к окружающим людям, как опрятная одежда, вежливое обращение в разговоре и тактичность. В манере поведения достаточно велика роль привычек. Они могут как подчёркивать достоинства человека, так и сводить к нулю самые лучшие черты.

Иногда человек ведёт себя неестественно и при этом теряет не меньше, чем в предыдущем случае. Быть естественным - одно из главных условий делового человека, так как попытка выглядеть иначе наиболее заметна со стороны. Жесты и движения являются частью имиджа. Очень часто случается так, что именно жест показывает настроение, лицо человека даже тогда, когда он сам этого не хочет. Движения не должны быть резкими и быстрыми. Не нужно при разговоре опускать надолго глаза или сидеть в расслабленной позе. Можно расслабится в часы досуга, но в рабочее время подтянутость - неотъемлемая черта бизнесмена. Если вы находитесь среди людей, которые старше вас, то в манере держаться стоит быть более собранным, более тактичным, чем среди людей вашего возраста. Походка не должна быть вялой, но и не стоит размахивать руками и делать широкие шаги. Наилучший вариант - размеренные движения и прямая осанка. Сидя на стуле, не нужно раскачиваться, садиться на край, не рекомендуется облокачиваться на стол. Присаживаться и подниматься нужно, не производя шума. Стул не двигают по полу, а переставляют, взявшись за спинку. Привычки машинально раскачивать ногой, ёрзать на стуле, периодически постукивать по нему каблуком относятся к разряду "неудобных". Это может быть воспринято как нежелание продолжать разговор и др. Беседуя следует сидеть лучше всего прямо, не наклоняясь и не откидываясь назад. Подпирать голову рукой при разговоре некрасиво, это может означать скуку или усталость. Скрещивание рук на груди в принципе допустимо, но этот жест воспринимается собеседником как недовольство или желание прекратить разговор. Поднятые плечи или втянутая голова означают напряжённость, что производит впечатление замкнутости. Для расположения собеседника нужно склонить набок голову. Наклон головы создаёт впечатление, что человек внимательно слушает. Не стоит делать то, что может быть рассужено как затягивание времени в разговоре (закуривание сигареты, протирание стекол очков), это выглядит попыткой уйти от ответа.

1.3 Деловая переписка и культура речи

Речевая культура - это искусство речевого общения с соблюдением определенных требований и условностей, предписываемых современными нормами языкового общения. Под речевой культурой подразумевается искусство владения всем арсеналом речевых средств, используемых в процессе общения. Речевая культура накладывает и определенные ограничения на наши речевые возможности, обязывая в соответствующих условиях неукоснительно их соблюдать. Успех деловых контактов, деловых переговоров во многом зависит от того, насколько вы владеете своим языком, умеете разговаривать, подчиняя свою речь поставленной задаче. А заключается она в том, чтобы, во-первых, донести до своих партнеров с помощью средств речевого общения ваши деловые предложения, заинтересовывать своих собеседников, убедить в их реальности, во-вторых, правильно воспринять отношение ваших партнеров к высказанным предложениям и, в-третьих, в результате взаимных договоренностей выработать совместные решения. Чтобы деловая речь выполняла эту сложную задачу, она должна отвечать следующим основным требованиям:

Деловая речь должна быть по возможности максимально краткой, ясной и точной. Необходимо избегать неоправданного многословия, пустословия, бесцельной болтовни. Каждый деловой человек должен овладевать искусством говорить строго по делу, то есть кратко, точно и ясно.

Деловая речь должна избегать низкого стиля. Каждый деловой человек должен относиться к своему делу уважительно и рассчитывать на уважительное отношение к нему со стороны других людей. Чтобы речь не была низкой, она не должна быть затасканной, состоящей из примитивных, набивших оскомину словечек, словесных оборотов и выражений, взятых напрокат из бытовой лексики. И уж совершенно неприемлемо пользоваться в деловой речи и вообще в отношениях между деловыми партнерами так называемой ненормативной лексикой, бранными и нецензурными словами. Неопрятная, грязная речь человека производит такое же отталкивающее впечатление, как и его неопрятная, грязная одежда. Деловой человек должен соблюдать речевую гигиену - не допускать в оборот грязных и низких слов, оскорбительных для слуха оборотов. Деловая речь должна отличаться корректностью, аккуратностью, определенной сдержанностью. Деловой человек всегда должен знать, о чем следует сказать подробно, о чем лишь упомянуть, чего не касаться вообще.

Деловая речь должна быть выразительной. Это значит, что она не должна быть сухой, вялой, бесцветной. Сухая, невыразительная речь малопривлекательна, она мало кого заинтересует и увлечет. А для того, чтобы речь не казалась тусклой, нудной, она должна отличаться фразеологическим, морфологическим, лексическим, синтаксическим и интонационным разнообразием. Именно разнообразие языковых средств делает нашу речь богатой и яркой. Но это не значит, что она должна быть сложной и вычурной - такая речь покажется заумной. Ясность, привлекательность и убедительность нашей речи достигается лишь простым и понятным языком. Хорошая деловая речь должна отличаться живостью, экспрессивностью. Ей должна быть присуща красота и благородство, она должна отражать морально-нравственные устои, общеобразовательный, интеллектуальный и культурный уровень ее носителя.

Деловой человек всегда должен знать, когда, кому и что можно и нужно сказать. Одно и то же сообщение можно выразить по-разному. Близкому приятелю еще можно сказать, например, в сердцах: «Черт возьми! Устал как собака!». Но врачу о своем состоянии скажут: «У меня наблюдается повышенная утомляемость». Характер нашей речи непременно должен сообразовываться с ситуационной ролью сообщения и социальным статусом вашего собеседника. Жаргонные словечки, жаргонная фразеология допустимы только между членами одной социальной группы. Наверное только между студентами одного курса может быть приемлема такая фразеология при обмене новостями: «Вчера зачет свалил!». Только среди школьников уместно приветствие в небрежно-пренебрежительно-ласковом тоне: «Приветик!», «Салютик!». Деловой язык не должен допускать крайностей, начиная от жаргонного лексикона и кончая научной терминологией, за исключением случаев, когда предмет обсуждения связан с узкопрофильной областью и требует специальной терминологии.

Деловая речь должна отличаться впечатляющей силой и убедительностью. Это значит, что она должна приковывать внимание собеседника, вызывать повышенный интерес, запоминаться, заставлять задуматься, она должна убеждать своими суждениями и доводами. Убедительность - главный синтетический критерий деловой речи. Предприниматель, умеющий убеждать тех, с кем он вступает в деловое взаимодействие, всегда будет в выигрыше перед тем, кто таким качеством не обладает. Для того, чтобы обладать способностью вызывать своей речью сильное впечатление, уметь убеждать слушателя, добиться принятия вашей точки зрения, согласия с вами, надо всемерно развивать свою речевую культуру.

Таким образом, совокупными показателями качества деловой речи являются: краткость, ясность, точность, чистота, правильность, оригинальность, понятность, выразительность, впечатляющая сила и убедительность.

Особенности деловой переписки:

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном с внешними организациями, она один из необходимых элементов ведения любой предпринимательской деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь. Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

- письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

- письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

- независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;

- содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том, случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.). Деловое письмо как документ информационно-справочного характера при соответствующем оформлении приобретает юридическую силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным лицом. К реквизитам делового письма относятся: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; заголовок к тексту; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; оттиск печати; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Письма оформляют в двух экземплярах - первый подготавливают на бланке (чистом листе бумаги) и отправляют адресату, а второй - направляют в дело. Деловая переписка представлена письмами различного назначения. В силу своего разнообразия этот вид документов наиболее свободен и наименее стандартизирован в пределах следующих единых требований, то есть, в письмах должна присутствовать - ясность, простота изложения, полнота информации, уважительный тон изложений (требования делового этикета), грамотность. Официально-деловая переписка по тематическому признаку делится на деловую (деловое письмо) и коммерческую (коммерческое письмо). Переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, коммерческие и другие формы деятельности, называют деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, по вопросам сбыта и снабжения, имеющие правовую силу, относятся к коммерческой корреспонденции (например, письмо-запрос, письмо-напоминание (оферта), письмо-претензия и ответы на них). По функциональному признаку письма можно разделить на требующие и не требующие ответа. Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте. Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации - автора, почтовые реквизиты организации - автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений. Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. Использование типовых текстов и текстов-трафаретов помогает упростить деловую переписку. Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы чаще всего отправляют почтой, при этом необходимо заполнить готовый бланк со следующими реквизитами: адресат, текст, подпись и адрес отправителя. Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах (то есть срочный, простой). Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации - точек (.) и запятых (,) - и различных шрифтов. Обязательными реквизитами телекса являются: адресат, подпись, номер, наименование и адреса отправителя. Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Отличается телекс от телеграммы содержанием служебного заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения. Факс или телефакс (факсограмма) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры). Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, передаваемых по факсу; они должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом. Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий регистрационный номер полученной телефонограммы. В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Для записи телефонограммы целесообразно использовать специальные бланки. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Электронное сообщение - документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма). Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв (в сети Red-Com это обычно «ru» (Россия), предпоследний обозначает город - msk (Москва) или организацию внутри страны и т.д. Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Обмен электронными сообщениями осуществляется через почтовые ящики.

2. Поведенческие нормы и правила современного делового общения

Знание делового этикета, умение культурно вести себя, вот основа предпринимательского успеха. Этикет является одним из главных «орудий» формирования имиджа. Те фирмы, в которых не соблюдается этикет, теряют очень многое. Там, где присутствует этикет, выше производительность, лучше результаты. Поэтому всегда нужно помнить один из главнейших правил, который знают бизнесмены всего мира: «хорошие манеры прибыльны». Гораздо приятнее работать с той фирмой, где соблюдается этикет. Практически во всём мире он стал нормой деятельности. Это потому, что этикет в силу своей жизненности создаёт приятный психологический климат, способствующий деловым контактам. Нужно запомнить, что этикет помогает нам только тогда, когда нет внутреннего напряжения, рождающегося из попытки сделать по правилам этикета то, что раньше мы никогда не делали.

2.1 Организационные требования к деловому человеку

персонал культура деловой этикет

Организационное поведение - это исследование поведения людей (индивидов и групп) в организациях и практическое использование полученных знаний. Исследования организационного поведения позволяют определить пути повышения эффективности трудовой деятельности человека. Организационные требования делового человека - это специфическое средство, специфическая функция, специфический инструмент для производства организациями результата. Выполнение этой сверхзадачи требует расширить сферу ответственности делового человека, в которую входят все факторы, влияющие на деятельность организации, и ее результаты: как внутренние, так и внешние, как подконтрольные, так и полностью от нее независящие. Это обстоятельство требует стратегического подхода к управлению как по вертикали (на всех иерархических уровнях), так и по горизонтали (управление функциональными областями); стратегия - дело всех сотрудников. Человеческий фактор становится ключевым фактором успеха функционирования предприятия, что нашло отражение в принципах управления, сформулированных на рубеже XX и XXI вв.

Организационные требования к деловому человеку:

1.Лояльность к работающим.

2.100 % ответственность.

3.Коммуникации, пронизывающие организацию снизу вверх, сверху вниз, по горизонтали.

4.Атмосфера в организации, способствующая раскрытию способностей работающих. Постоянное обучение всех, везде и всегда.

5. Своевременная реакция на изменения в окружающей среде.

6.Методы работы с людьми, обеспечивающие удовлетворенность работой. 7.Переход от авторитарного стиля руководства к лидерству.

8.Непосредственное участие менеджеров в работе групп на всех этапах как условие согласования и целостности.

9.Умение контактировать с покупателями, поставщиками, исполнителями, руководителями и т. п.

10.Этика бизнеса.

11.Честность и доверие к людям.

12.Использование в работе фундаментальных основ менеджмента.

13.Видение организации, то есть четкое представление о том, какой она должна быть.

14.Качество личной работы, постоянное самосовершенствование.

Реализация принципов управления в современных условиях предъявляет высокие требования к личности делового человека. Таким образом, можно сказать, что хорошо организованное деловое общение в организации является одной из весомых причин эффективного функционирования и даже выживания предприятий в условиях жесткой конкуренции. Овладение навыками делового общения является необходимым для всех будущих деловых людей. Это не просто, как кажется, но и не сложно. Знания в области делового общения могут сыграть важную роль и стать конкурентным преимуществом. Для конечного успеха делового общения большое значение имеет совпадение целей сторон. Полное совпадение не всегда возможно, однако правильный выбор форм, инструментов и методов делового общения позволяет максимально сблизить цели. У каждого человека индивидуальные позиции, интересы, потребности и ценности, поэтому нет единого шаблона эффективного общения. Преуспевающий руководитель, работник должен интуитивно находить такое оптимальное сочетание различных методов делового общения, которое бы приводило к успеху в деле.

2.2 Методики обучения персонала правилам делового этикета

Обучение сотрудников - одно из приоритетных направлений деятельности кадровой службы в организации. Своевременное и грамотное обучение сотрудников, повышает эффективность труда работников, улучшает взаимодействие между сотрудниками и между подразделениями компании, развивает корпоративную культуру, способствует внедрению новых инновационных технологий в области управления и производства, что в свою очередь приводит к повышению конкурентоспособности организации на рынке и к достижению стратегических целей компании. Как правило, во многих организациях обучение сотрудников осуществляется только одним методом - при помощи проведения тренингов, что значительно сужает процесс обучения. Однако, обучение сотрудников можно проводить различными методами, о которых далее и пойдет речь. Различают 5 основных методов обучения. Обучение сотрудников при помощи инструктажа.

Инструктаж на рабочем месте проводится не только для новичка, который только что пришел на работу. Во многих организациях периодическое использование инструктажа сводится только к правилам техники безопасности и противопожарной защиты. Однако, если посмотреть глубже, инструктаж - это довольно мощный метод обучения. Однако эффективное обучение сотрудников может наблюдаться только в том случае, если данный метод будет использоваться периодически, а не единоразово. Как правило, инструктаж проводят в короткий промежуток времени. В основном инструктаж нацелен на освоение определенных знаний и конкретных операций. Темы инструктажа должны выбираться в зависимости от тех актуальных задач, которые стоят в текущее время перед организацией. Например, в крупных розничных сетях периодически проводится инструктаж с продавцами по изучению технических характеристик и применению нового товара, который продается в магазине. В сфере быстрого питания опытные коллеги проводят инструктаж о том, какая корпоративная культура царит в заведении, как правильно использовать кассовый аппарат, что можно и чего нельзя. Обучение сотрудников при помощи ротации. При реализации этого метода сотрудник перемещается на другое рабочее место с целью приобретения новых знаний и навыков. Кроме того, ротация позволяет усилить мотивацию сотрудника, поскольку он не «зацикливается» на однородных повторяющихся производственных операциях, а начинает выполнять другую работу, таким образом, появляется разнообразие в его действиях, растет квалификация, а также расширяются контакты с другими сотрудниками. Например, в розничных торговых сетях обучение сотрудников при помощи этого метода используется очень широко. Менеджеры, которые занимаются ассортиментом, периодически работают в торговом зале, для того, чтобы лучше изучить потребительские настроения покупателей, и в дальнейшем более грамотно формировать ассортимент товара. В логистических компаниях сотрудников, которые занимаются формированием и распределением грузопотоков, очень часто посылают поработать на склад, чтобы они лучше понимали, как складируется, упаковывается и хранится груз. Обучение сотрудников через наставничество. Этот метод обучения имеет самые древние корни, когда в глубокой древности каждый опытный ремесленник имел одного или нескольких учеников. Хотя этот метод и является самым древним, актуальность его в наше время только возросла. Например, в медицине, молодые специалисты работают достаточно длительный срок под «присмотром» опытного врача, и только потом для них открывается дорога для самостоятельной медицинской практики. Обучение сотрудников этим методом будет эффективно только в том случае, если наставник будет обладать требуемой квалификацией, педагогическими навыками и реальным желанием помочь. Обучение сотрудников через лекции и тренинги. Данный метод наиболее широко применяется в настоящее время. Существует огромное количество тренинговых компаний, которые разработали сотни обучающих программ и предлагают обучение сотрудников своим клиентам. Можно много говорить о тренингах, бесконечно сравнивать их друг с другом и оценивать их эффективность. Однако во всем этом тренинговом царстве есть один очень важный аспект, на который необходимо обратить особое внимание при выборе тренера и тренинговой компании. А сущность обсуждаемого вопроса заключается в том, что многие тренеры пытаются обучать других тому, что сами никогда на практике не делали! Например, на рынке существует много тренингов для развития менеджеров по продажам (эта тема всегда актуальна). Но если Вы зададите тренеру вопрос о том, какой реальный товар и в какойкомпании он продавал, какие у него при этом были реальные результаты и как это можно проверить, вы увидите, как некоторым тренерам нечего будет ответить. Поэтому для проведения тренингов выбирайте тренера практика, а не блестящего теоретика и оратора. Обучение сотрудников методом деловой игры. Этот метод обучения является достаточно новым и прогрессивным. Смысл этого метода заключается в том, обучение сотрудников осуществляется путем моделирования реальных производственных ситуаций, в которых команда участников должна выработать рациональное решение. Обучение сотрудников осуществляется также при помощи разбора и обсуждения деловой игры. Данный метод развивает практические, управленческие (проведение переговоров, общение внутри группы) и поведенческие навыки. Деловые игры не эффективны для изучения теоретических знаний. Организация деловой игры - это достаточно дорогостоящее мероприятие, которое всецело зависит от специально подготовленного организатора. Необходимо отметить, что обучение сотрудников может осуществляться не только со стороны руководства компании. Работники, желающие продвигаться по карьерной лестнице, могут не ждать инициатив со стороны руководства, а самостоятельно изучать требуемые дисциплины. Благо, в настоящее время источников обучающей информации более чем достаточно: книги, журналы, Internet. Кроме того, можно использовать аудио и видеокурсы, компьютерные обучающие программы. Собственно, желание самостоятельно обучаться и будет наилучшим показателем того, что данный сотрудник серьезно нацелен на свое развитие.

2.3 Этика делового общения

Формирование у деловых людей соответствующих нравственных качеств и правил профессиональной этики является необходимым условием их повседневной деятельности. Как говорил наш великий русский писатель А.П. Чехов: «В человеке должно быть все прекрасно - и лицо, и одежда, и душа, и мысли». Этику делового общения можно определить, как совокупность нравственных норм, правил и представлений, регулирующих поведение и отношения людей в процессе их производственной деятельности. Особое внимание следует обратить на золотое правило этики общения: «Относитесь к другим так, как вы хотели бы, чтобы относились к вам». Это правило применимо и к деловому общению, но по отношению к отдельным его видам («сверху - вниз» (руководитель - подчиненный), «снизу - вверх (подчиненный - руководитель), «по горизонтали» (сотрудник - сотрудник)) требует конкретизации: В деловом общении «сверху - вниз», это правило можно сформулировать следующим образом: «Относитесь к своему подчиненному так, как вы хотели бы, чтобы к вам относился руководитель». Отношение руководителя к подчиненному влияет на весь характер делового общения, во многом определяет его нравственно-психологический климат. Именно на этом уровне формируется в первую очередь нравственные эталоны и образцы поведения, в том числе и выбор форм распоряжения таких, как: приказ, просьба, вопрос - «доброволец». Приказ - чаще всего следует использовать в чрезвычайной ситуации, а также в отношении недобросовестных сотрудников. Просьба - используется в том случае, если ситуация рядовая, а отношение между руководителем и подчиненным основано на доверии и доброжелательности. Вопрос - «Есть смысл заняться этим?» или «Как мы должны это сделать?» - Лучше применять в тех случаях, когда вы хотите вызвать обсуждение, как лучше сделать работу или подтолкнуть сотрудника к тому, чтобы он взял инициативу на себя. При этом сотрудники должны быть инициативными и достаточно квалифицированными. В противном случае некоторые могут воспринять ваш вопрос как проявление слабости. «Доброволец» («Кто хочет это сделать?») - подходит для такой ситуации, когда работу не хочет делать никто, но, тем не менее, она должна быть сделана. В этом случае доброволец надеется, что его энтузиазм будет соответствующем образом оценен в дальнейшей работе. В деловом общении «снизу-вверх» общее этическое правило можно сформулировать следующим образом: «Относись к своему руководителю так, как вы хотели бы, чтобы к вам относились ваши подчиненные». Знать, как следует обращаться и относиться к своему руководителю, не менее важно, чем то, какие нравственные требования следует предъявлять к своим подчиненным. Без этого трудно найти «общий язык» и с начальником, и с подчиненными. Используя те или иные этические нормы, можно привлечь руководителя на свою сторону, сделать его своим союзником, но можно и настроить его против себя, сделать его своим недоброжелателем. Общий этический принцип общения «по горизонтали» можно сформулировать следующим образом: «В деловом общении относитесь к своему коллеге так, как вы хотели бы, чтобы он относился к вам». Если вы затрудняетесь, как вести себя в той или иной ситуации, поставьте себя на место вашего коллеги. Существуют различные средства и способы повышения уровня этичности делового общения. К ним относятся:

разработка этических нормативов на предприятии;

создание комитетов и комиссий по этике;

проведение социально-этических ревизий;

обучение этическому поведению.

Таким образом, хорошее знание и выполнение норм и правил делового этикета, протокола и этики являются одной из важных составляющих привлекательного имиджа делового человека, которые помогут ему добиться больших успехов в сфере предпринимательства и в деловой карьере.

Заключение

В заключении хотелось бы отметить что знание делового этикета, умение культурно себя вести, вот основа предпринимательского успеха. Этикет является одним из главных «орудий» формирования имиджа. Те фирмы, в которых не соблюдается этикет, теряют очень многое. Там, где присутствует этикет, выше производительность, лучше результаты. Деловой этикет - это установленный порядок поведения в сфере бизнеса и деловых контактов. Этикет, если понимать его как установленный порядок поведения, помогает избегать промахов или сгладить их доступными, общепринятыми способами. Поэтому основную функцию или смысл этикета делового человека, можно определить как формирование таких правил поведения в обществе, которые способствуют взаимопониманию людей в процессе общения. Второй по значению функцией этикета является функция удобства, то есть целесообразность и практичность. Начиная с мелочей и до самых общих правил, этикет представляет собой приближённую к повседневной жизни систему. Одно из первейших правил, определяющих сам этикет - поступать так стоит не потому, что так принято, а потому, что или целесообразно, или удобно, или просто уважительно по отношению к другим и самому себе. Наверное, многие оказывались в неудобной ситуации или наблюдали растерянность человека, не знающего, надо ли ему первым подать руку при встрече или подождать пока это сделает партнер. Неуверенность, неловкость мешают деловым отношениям, портят общую атмосферу встречи. Поэтому всегда нужно помнить один из главнейших постулатов, который знают бизнесмены всего мира: хорошие манеры прибыльны. Гораздо приятнее работать с той фирмой, где соблюдается этикет. Практически во всём мире он стал нормой деятельности. Это потому, что этикет в силу своей жизненности создаёт приятный психологический климат, способствующий деловым контактам. Нужно запомнить, что этикет помогает нам только тогда, когда нет внутреннего напряжения, рождающегося из попытки сделать по правилам этикета то, что раньше мы никогда не делали. Следовательно по тому, насколько деловой человек знает правила поведения в обществе, следует им, можно судить о степени его воспитанности. Это касается как рядового сотрудника, так и руководителя.

Список использованной литературы

1. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник для вузов. 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Юнити - Дона, 2005. - 511 с.

2. Алехина И.В. Имидж и этикет делового человека /И.В.Алехина - М.: ЭЭН, 2006.

3. Бороздина Г.В. Психология делового общения: Учебник. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2008.

4. Быстрова Л.И. Теория и практика деловых отношений: учебное пособие / Отв. ред. О.А.Павловский / МТУСИ. - М., 2006.

5. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений: Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2007.

6. Митрошенков О.А. Эффективные переговоры. Практическое пособие для деловых людей. - 2-е изд., исправ. - М.:.Издательский дом «ИНФРА-М», Издательство «Весь Мир», 2008.

7. Малая энциклопедия этикета / Малая энциклопедия этикета - М.: РИПОЛ КЛАССИК, 2007 г. - 640 с.

8. Осетрова Б.Н. Деловой мужчина / Б.Н.Осетрова - М.: ФАИР-ПРЕСС, 2006.

9. Ботавина Р.Н. Этика менеджмента: Учебник-М: Финансы и статистика 2007 - 192 с.

10.Управление человеческими ресурсами: учеб. / М.И. Соколова, А.Г. Деменьтьева.-М: ТК Велби Изд-во Проспект,2007. - 240 с.

11.Аверченко Л.К. Практическая имиджелогия: Учебное пособие. - Новосибирск: СибАГС, 2007.

12. Э. Соловьев Современный этикет и деловой протокол-ТОО «Интел Тех» Москва, 2006.

13. Основы имиджелогии и делового общения: учебное пособие для студентов вузов / А.С. Ковальчук. - Изд. 5-е, доп. и доп. и перераб. Ростов н/Д: Феникс, 2007. - 282 с.

14. Этика и этикет в бизнесе/ Дейв Коллинз; худож. оформление А. Киричен: - Ростов н/Д6 Феникс, 2006. - 160 с.

15. Производственный менеджмент. Управление предприятием. / С.А. Пелих, М.И. Плотницкий и др. Под ред. С.А. Пенлиха. - Мн.: БГЭУ, 2003.- 658.

Словарь терминов

1.Этикет - это сочетание формальных правил поведения в заранее определенных ситуациях со здравым смыслом, рациональность вложенного в них содержания.

2. Этические нормативы - система общих ценностей и правила этики, которые, по мнению организации, должны придерживаться ее работники. Разрабатываются с целью описания целей организации, создания нормальной этичной атмосферы и определения этических рекомендаций в процессах принятия решения.

3.Ответственность - это субъективная обязанность отвечать за поступки и действия, а также их последствия.

4. Организационное поведение - это систематическое изучение и применение на практике знаний о том, как люди (индивиды и группы) взаимодействуют внутри организации.

5. Культура речи - это распространённое в советской и российской лингвистике XX века понятие, объединяющее владение языковой нормой устного и письменного языка, а также «умение использовать выразительные языковые средства в разных условиях общения»

6. Управление - свойство систем различной природы сохранять свою целостность, структурное единство и добиваться достижения поставленных целей.

7. Этика предпринимательства - это деловая этика, основанная на открытости, честности, верности слову, уважении законов, умении вести бизнес.

8. Результативность - это степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов.

9. Внешний вид - это этикет в культуре внешности: вид делового человека и его внутреннее содержание, значение выбора одежды, ее стиля, цвета.

10. Стратегия - это общий, не детализированный план какой-либо деятельности, охватывающий длительный период времени, способ достижения сложной цели.