Основы делового общения

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.

Известны "писаные" и "неписаные" нормы поведения в той или иной ситуации официального контакта. Принятый порядок и форма обхождения на службе называется деловым этикетом. Его основная функция - формирование правил, способствующих взаимопониманию людей. Второй по значению является функция удобства, т.е. целесообразность и практичность.

Деловой этикет включает в себя две группы правил:

* нормы, действующие в сфере общения между равными по статусу, членами одного коллектива (горизонтальные);

* наставления, определяющие характер контакта руководителя и подчиненного (вертикальные).

Общим требованием считается приветливое и предупредительное отношение ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий.

Регламентированность делового взаимодействия выражается также во внимании к речи. Обязательно соблюдение речевого этикета - разработанных обществом норм языкового поведения, типовых готовых "формул", позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы, благодарности и т. д. (например, "здравствуйте", "будьте добры", "разрешите принести извинения", "счастлив познакомиться с Вами"). Эти устойчивые конструкции выбираются с учетом социальных, возрастных, психологических характеристик.

Общение как взаимодействие предполагает, что люди устанавливают контакт друг с другом, обмениваются определенной информацией для того, чтобы строить совместную деятельность, сотрудничество.

Чтобы общение как взаимодействие происходило беспроблемно, оно должно состоять из следующих этапов:

* Установка контакта (знакомство). Предполагает понимание другого человека, представление себя другому человеку;

* Ориентировка в ситуации общения, осмысление происходящего, выдержка паузы;

* Обсуждение интересующей проблемы;

* Решение проблемы.

* Завершение контакта (выход из него).

Служебные контакты должны строиться на партнерских началах, исходить из взаимных запросов и потребностей, из интересов дела. Бесспорно, такое сотрудничество повышает трудовую и творческую активность, является важным фактором технологического процесса производства, бизнеса.



1. Виды делового общения

По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение.

Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические и диалогические.

К монологическим видам относятся:

* Приветственная речь;

* Торговая речь (реклама);

* Информационная речь;

* Доклад (на заседании, собрании).

Диалогические виды:

* Деловой разговор - кратковременный контакт, преимущественно на одну тему.

* Деловая беседа - продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений.

* Переговоры - обсуждение с целью заключения соглашения по какому - либо вопросу.

* Интервью - разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения.

* Дискуссия;

* Совещание (собрание);

* Пресс-конференция.

* Контактный деловой разговор - непосредственный, "живой" диалог.

* Телефонный разговор (дискантный), исключающий невербальную коммуникацию.

В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее значение имеют устная и невербальная коммуникации.

Беседа или передача сообщений по телефону являются самыми распространенными формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт и большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения.

Письменные виды делового общения -это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность.

По содержанию общение может быть разделено на:

* Материальное - обмен предметами и продуктами деятельности;

* Когнитивное - обмен знаниями;

* Мотивационное - обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями;

* Деятельностное - обмен действиями, операциями, умениями, навыками.

По средствам общения возможно деление на такие четыре вида:

* Непосредственное - осуществляемое с помощью естественных органов, данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.;

* Опосредованное - связанное с использованием специальных средств и орудий;

* Прямое - предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения;

* Косвенное - осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди.

2. Структура и функции общения

К структуре общения можно подойти по-разному, в данном случае будет охарактеризована структура путем выделения в общении трех взаимосвязанных сторон: коммуникативной, интерактивной и перцептивной.

Коммуникативная сторона общения (или коммуникация в узком смысле слова) состоит в обмене информацией между общающимися индивидами.

Интерактивная сторона заключается в организации взаимодействия между общающимися индивидами (обмен действиями).

Персептивная сторона общения означает процесс восприятия и познания друг друга партнерами по общению и установления на этой основе взаимопонимания.

Употребление этих терминов условно, иногда в аналогичном смысле употребляют и другие: в общении выделяют три функции - информационно-коммуникативная,регуляционно-коммуникативная,аффективно-коммуникативная.

3. Коммуникативная функция общения

Во время акта общения имеет место не просто движение информации, а взаимная передача закодированных сведений между двумя индивидами- субъектами общения. Следовательно, имеет место обмен информацией. Но люди при этом не просто обмениваются значениями, они стремятся при этом выработать общий смысл. А это возможно лишь в том случае, если информация не только принята, но и осмыслена.

В условиях человеческой коммуникации могут возникать коммуникативные барьеры. Они носят социальный или психологический характер.

Сама по себе исходящая от коммуникатора информация может быть побудительной (приказ, совет, просьба - рассчитана на то, чтобы стимулировать какое-либо действие) и констатирующей (сообщение - имеет место в различных образовательных системах).

Для передачи любая информация должна быть соответствующим образом закодирована, т.е. она возможна лишь посредством использования знаковых систем. Самое простое деление средств коммуникации - на вербальные и невербальные, использующие разные знаковые системы.

Вербальная коммуникация.

Использует в качестве таковой человеческую речь. Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при передаче информации посредством речи менее всего теряется смысл сообщения.

Модель вербального коммуникативного процесса включает 5 элементов:

* КТО? (передает сообщение) - Коммуникатор

* ЧТО? (передается) - Сообщение (текст)

* КАК? (осуществляется передача) - Канал

* КОМУ? (направлено сообщение) - Аудитория

* С КАКИМ ЭФФЕКТОМ? - Эффективность.

Можно выделить три позиции коммуникатора во время коммуникативного процесса:

* открытая (открыто объявляет себя сторонником излагаемой точки зрения);

* отстраненная (держится, подчеркнуто нейтрально, сопоставляет противоречивые точки зрения);

* закрытая (умалчивает о своей точке зрения, скрывает ее).

В современной коммуникации принято выделять 3 вида речевых актов, в зависимости от ожидаемой реакции адресата: вопросы, побуждения и сообщения.

Если со стороны собеседника не предполагается никакой реакции, кроме "принятия к сведению" информации, то высказывание принадлежит к классу сообщения. Они должны формулироваться ясно, кратко, быть правдивыми.

Если ожидаемой реакцией на реплику является какое-то действие вне рамок диалога, то говорящий побуждает речью. Особенностью деловых взаимоотношений является то, что приказы, распоряжения отдаются вежливым тоном. Лучше использовать такой вид побуждения, как просьба, совет.

Высказывание, направленное на то, чтобы получить ответ (вербальную реакцию), относится к классу вопросов. В зависимости от установки говорящего различают собственно вопросы (спрашивающий сам не знает правильного ответа) и т.н. "учительские" вопросы (говорящий хочет проверить адресата речи).

Любое утверждение, особенно категорическое, вызывает дух противоречия. Если придать сообщению форму вопроса, то можно смягчить, нейтрализовать протест собеседника. Вопросная форма снижает вероятность спора, конфликта в служебном общении.

Вопросы позволяют деловому человеку направить процесс передачи информации в нужное русло, перехватить и удержать инициативу, активизировать слушателя. На основе этих функций выделяют 5 типов вопросов:

1. "Закрытые" - это вопросы, на которые можно ответить "да" или "нет". Доверие собеседника можно завоевать, задавая в начале контакта вопросы, требующие утверждения "да". "Закрытые" вопросы лишают другого высказать свое мнение, им нельзя злоупотреблять.

2. "Открытые" вопросы требуют какого-либо объяснения, задаются для получения дополнительных сведений, выяснения реальных мотивов. Они начинаются словами "Что, кто, как, сколько, почему, каково ваше мнение ..."

3. Риторические не требуют ответа, их цель - вызвать новые вопросы, указать на нерешенные проблемы, обеспечить поддержку позиции говорящего путем молчаливого одобрения

4. Вопросы для обдумывания вынуждают размышлять, комментировать сказанное, вносить поправки в изложенное.

5. Переломные вопросы удерживают беседу в строго установленном направлении или поднимают новые проблемы, переключают на другое.

Невербальная коммуникация.

Установлено, что в процессе взаимодействия людей 60-80% коммуникации осуществляется путем применения невербальных выражений. Они развиваются как общественные знаки коммуникации, хотя некоторые элементы, составляющие их, врожденны. Жесты и мимика, позы наделены семантико-экспрессивной окраской, подчиняются этическим нормам. В условиях служебного взаимодействия тональность невербального поведения должна оставаться нейтральной. Чрезмерная жестикуляция при деловом разговоре может быть расценена как проявление фамильярности.

Невербальные выражения делятся на четыре группы:

1. Экстра- и паралингвистические - различные около речевые добавки, придающие общению определенную смысловую окраску: тип речи, интонирование, паузы, смех, покашливание и т.д.

2. Оптико-кинетические - это то, что человек "прочитывает" на расстоянии: жесты, мимика, пантомимика.

Жест - это движение рук или кистей рук, они классифицируются на основе функций, которые выполняют:

* коммуникативные (заменяющие речь)

* описательные (их смысл понятен только при словах)

* жесты, выражающие отношение к людям, состояние человека.

Одни жесты являются произвольными (ритмические, указательные и т. п.), другие - обусловлены импульсами подсознания.

Мимика - это движение мышц лица.

Владение мимикой, умение передавать эмоции (радость, гнев, удивление, отвращение, страх, грусть ...) является профессиональным требованием для менеджеров, политиков, педагогов, всех, работающих с людьми. Считается, что наиболее экспрессивны - рот, губы.

Пантомимика (кинесика) - совокупность жестов, мимики и положения тела в пространстве (позы). деловое общение невербальный

3. Проксимика - организация пространства и времени коммуникативного процесса)

Выделяют четыре основные дистанции общения:

* интимная - от 0 до 0,5 метра. На ней общаются люди, связанные, как правило, близкими доверительными отношениями. Информация передается тихим и спокойным голосом. Многое передается с помощью жестов, взглядов, мимики.

* Межличностная - от 0,5 до 1,2 метра. На ней осуществляется общение между друзьями.

* Официально-деловая или социальная - от 1,2 до 3,7 метра. Используется для делового общения, причем, чем больше расстояние между партнерами, тем более официальны их отношения.

* Публичная - более 3,7 метров. Характеризуется выступлением перед аудиторией. При таком общении человек должен следить за речью, за правильностью построения фраз.

4. Визуальный контакт - визуалика, или контакт глаз. Установлено, что обычно общающиеся смотрят в глаза друг другу не более 10 секунд.

С помощью глаз мы получаем самые точные и открытые сигналы, поэтому во время делового разговора важно контролировать выражение глаз, встречаться взглядом с коммуникантом не менее 60 - 70% времени контакта. Взгляд рекомендуется направлять на воображаемый треугольник на лбу собеседника и не отпускать ниже его глаз.

В физиологических исследованиях подмечено, что, когда человек доволен, радостно возбужден, его зрачки расширяются в 4 раза по сравнению с нормальным состоянием, и наоборот. По этому признаку можно точно узнать реакцию на услышанное.

Понимание невербального языка позволяет точно определить замыслы, позицию собеседника.



4. Интерактивная и перцептивная функции общения

Интерактивная функция - это характеристика тех компонентов общения, которые связаны с взаимодействием людей, с непосредственной организацией их совместной деятельности. Есть два типа взаимодействий - кооперация и конкуренция.

Кооперативное взаимодействие означает Координацию сил участников. Кооперация является необходимым элементом совместной деятельности, порождается самой ее природой.

Одной из наиболее ярких форм конкуренции является конфликт.

Перцептивная функция общения - это процесс восприятия и понимания людьми друг друга.

Все три стороны общения тесно переплетаются между собой, органически дополняют друг друга и составляют процесс общения в целом.

5. Уровни общения

Общение может происходить на различных уровнях:

* Манипулятивный - уровень, заключается в том что один из собеседников через определенную социальную роль пытается вызвать сочувствие, жалость партнера.

* Примитивный - уровень, когда один из партнеров подавляет другого (один постоянный коммуникатор, а другой постоянный реципиент).

* Высший - это тот социальный уровень, когда независимо от социальной роли, статуса партнеры относятся друг к другу как к равной личности.



6. Деловые отношения

Деловые отношения- это отношения равных партнеров. В полной мере дружескими их нельзя назвать, скорее товарищескими. Барьеров в общении не возникает, можно сказать друг другу все, что угодно. В этих отношениях всегда присутствует чувство безопасности: каждый из них чувствует, что от партнера не может исходить угроза. А это очень располагает, особенно если человек живет в недружественной среде. Кроме того в этих отношениях очень заметны роли человека - те качества, которые человек пытается усиленно представить в социуме. Из-за этого возможна игра в "кошки-мышки": умышленное чередование давления и послабления в разговоре. Дело в том, что в таких беседах один всегда имеет преимущество над другим. Все зависит от того, на какую тему зайдет беседа. В рамках этих отношений возможно совместное деловое сотрудничество. Но оно эффективно только при совпадающих подтипах, иначе словесная забава может перерасти в давление на те качества, которые человек хочет в себе развивать. Это давление всегда исходит от сильной функции партнера и воспринимается как гром среди ясного неба. Однако размолвки такого рода бывают нечасто. Обычно партнеры пытаются помочь друг другу. Во всяком случае, запрос на оказание помощи воспринимается правильно. Но сама помощь оказывается недостаточно интенсивно. Подводя итог, можно сказать, что эти отношения имеют среднюю степень комфортности. Против такого партнера ничего не имеешь, но в то же время и ничего за. Возникает ощущение разумного минимума, в котором отражается удовлетворение от общения с равным тебе и не скучным партнером.

Деловые отношения - это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной-коммерческой и т.д.), т.е. цель деловых отношений лежит за пределами процесса общения. От качества деловых отношений зависят взаимопонимание, согласованность действий и четкость приоритетов, возникающих у субъектов, занятых общим делом.

В деловых отношениях партнеры действуют сходными методами, но добиваются разных целей. Особенно успешной является борьба такой пары с общим врагом или общими трудностями.

В деловых отношениях особенно видны роли партнера, которые он играет в социуме. Из-за этого возникает желание искать слабые места в позиции другого.

Деловые отношения имеют тенденцию колебаться в течение длительного времени. Эти колебания деловых отношений зависят от борьбы за авторитет, лидерство, значимость. Если устанавливается паритет, то деловые отношения могут быть длительными, ровными, спокойными. Однако установить такое равновесие в деловых отношениях не всегда легко, поэтому на поздних этапах развития этих деловых отношений у партнеров исчезает желание быть похожими друг на друга. Нарастает конкуренция, дистанция увеличивается. Необходим отдых и переосмысление своей позиции, после чего деловые партнеры снова сближаются для новых совместных действий.



Заключение

В жизни любой организации или предприятия виды деловых отношений занимают важное место. Обмен информацией, выдвижение и разработка рабочих идей, контроль и координация деятельности сотрудников, подведение итогов и оценка достигнутого - вот лишь некоторые стороны деятельности организации, которые связаны с деловыми отношениями.

Поэтому для достижения поставленных целей и продуктивной работы сотрудникам и менеджерам необходимо освоить умение деловых отношений.

В знакомстве с новыми партнерами есть куча нюансов. Трудно начать разговор о цене и скидках, когда ваш собеседник вам не доверяет. Для этого лучше, если сначала вы немного пообщаетесь. Согласитесь, если до сделки вы вместе играли пару раз в футбол или теннис, катались на лыжах или вместе арендовали яхту для прогулок, то как можно будет после этого выкручивать руки партнеру?

Итак, перед знакомством с человеком, которому вы что-то предлагаете, лучше сначала хорошенько узнать про него, кто он, чем занимается. После этого можете договариваться о первой встрече. Запомните, человек предварительно, идя на предложенную вами встречу, считает, что он может без толку потерять время. Чаще всего, такой барьер ожидания помогают снизить так называемые встречи «без галстуков». Если вы назначаете именно такую встречу, то не забывайте об этикете. Так, например, во время обеденного перерыва серьезные бизнес вопросы принято обсуждать не более 15-20 минут. Серьезные разговоры о работе можно вести во время совместного ужина. И опять же, не сильно увлекайтесь, иначе можете все испортить.

Многие сейчас скажут, что лучше сразу «брать быка за рога», начав разговор о делах, тем самым стараясь не потерять время. Такой разговор подходит только в том случае, если вы находитесь в офисе!

Старайтесь на встрече выглядеть непринужденным, расслабленным, уверенным в себе человеком и все у вас получится.



Литература

1. Кузин Ф.А. Культура делового общения: Практическое пособие. -- М.: Ось-89, 2002

2. Смирнов Г.Н. Этика бизнеса, деловых и общественных отношений.-- М.: УРАО, 2001

3. Колтунова М.В. Язык и деловое общение:нормы, риторика, этикет.-- М.: Экономическая литература, 2002

Размещено на Allbest.ru