Понятие и основа деловых переговоров

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Понятие и основа деловых переговоров

1.1 Роль деловых переговоров, их цели и функции

1.2 Этика и психология деловых переговоров

2. Процедуры подготовки и проведения переговоров

2.1 Подготовка к деловым переговорам

2.2 Проведение деловых переговоров

2.3 Тактики проведения деловых переговоров

3. Практическое ведение деловых переговоров

3.1 Практические рекомендации при подготовке, ведении или участии в переговорах

3.2 Практика ведения деловых переговоров компанией

3.3 Особенности ведения переговоров таможенными органами

Заключение

Список использованных источников

Введение

Вся жизнь человека протекает в непрерывном общении. Ни один рабочий коллектив не обходится без ежедневного общения. Для менеджера общение является инструментом деловых переговоров. Отличительная особенность деловых переговоров состоит в повышенной ответственности за каждое высказанное предложение, поправку и т.д. Деловые переговоры менеджерами ведутся постоянно: в промежуточном менеджерском звене - с персоналом и клиентурой; в высшем - с партнерами и компаньонами. И, как и любые переговоры, деловые проводятся с целью повышения эффективности заключения сделки. Для достижения данной цели существует множество приемов и тонкостей, рациональное и своевременное использование которых позволяет добиться успеха или завершения переговоров без поражения кого-либо из оппонентов.

В нынешних экономических условиях для многих предпринимателей РФ ведение деловых переговоров - сложная проблема. Деловые переговоры - это прежде всего устная деловая речь, обладающая многими особенностями непосредственного общения. Наличие собеседника позволяет использовать мимику, жесты, интонацию и другую технику общения. Непосредственное общение уменьшает возможность обдумывания, что увеличивает значимость этапа предварительной подготовки к переговорам и использование уже наработанных переговорных стратегий и тактик.

Объектом изучения работы является содержание процессов подготовки и проведения деловых переговоров.

Целью работы является изучение переговорного процесса и его применения на практике.

Задачи, обусловленные целью работы, следующие:

- ознакомится с определением деловых переговоров;

- выделить цели и задачи проведения переговоров;

- поэтапно изучить процесс подготовки переговоров;

- определить используемые тактики ведения переговоров;

- рассмотреть практическое ведение деловых переговоров в организации и таможенных органах.

В первом разделе раскрывается понятие, цели, функции деловых переговоров, а также этика и психология переговоров.

Во втором разделе рассматриваются процессы подготовки и проведения деловых переговоров, и основные тактики ведения переговоров.

В третьем разделе приводятся практические рекомендации ведения переговоров, и примеры практического ведения деловых переговоров.

1. Понятие и основа деловых переговоров

1.1 Роль деловых переговоров, их цели и функции

Для осуществления своей деятельности руководитель должен постоянно производить обмен информацией. Обмен информацией встроен во все виды управленческой деятельности и является связующим процессом или коммуникацией.

Коммуникация - это процесс передачи информации кому-либо. Такая передача может осуществляться в явной форме (посредством языка или графических иллюстраций) или неявно, например, в невербальной форме (жесты, выражение лица и т. д.).

Отсутствие эффективных коммуникаций приводит к тому, что организация становится неуправляемой. Поэтому налаживанию и осуществлению этих процессов посвящено значительное время в работе руководителя. По некоторым данным руководитель тратит от 50 до 90% времени на коммуникации. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективен в коммуникациях. Они осознают суть и результат коммуникационного процесса, обладают развитыми формами письменного и устного общения, а современные руководители также хорошо владеют электронными средствами коммуникаций. Средствами коммуникации является все, что позволяет передавать информацию от субъекта управления к объекту и обратно. К ним относятся: совещания, личные беседы, переговоры, служебные записки, отчеты о работе, телефонные разговоры, видеоролики, электронная почта, Internet и т. д. Именно переговоры занимали и занимают одно из самых важных мест в коммуникациях.

Переговоры - это деловое взаимное общение с целью достижения совместного решения. На протяжении всей нашей жизни мы ведем переговоры, обмениваемся обязательствами и обещаниями. Всякий раз, когда двум людям нужно прийти к согласию, они должны вести переговоры. Переговоры протекают в виде деловой беседы по вопросам, представляющим интерес для обеих сторон, и служат налаживанию кооперационных связей. Они существенно различаются по своим целям: заключение договора о поставках, на проведение научно-исследовательских или проектных работ, соглашение о сотрудничестве и координации деятельности и т. д. Именно поэтому очень важно сформулировать цель переговоров, то есть тот результат, плод, который необходимо получить в итоге. Правильно выбранная цель определяет если не все, то очень многое. Из двух договаривающихся сторон преимущество имеет та, у которой цели более четко и реально определены. Есть несколько условий, позволяющих правильно определить цель. Они кажутся простыми и банальными, но пренебрегать ими нельзя.

· Цель должна быть определена конкретно, в искусстве переговоров недопустимы расплывчатые, слишком абстрактные формулировки. Конкретность подразумевает, что точно известно, чем должны закончиться переговоры: предоставлением необходимого кредита (именно той суммы, ради которой вы идете на переговоры), получением скидки требуемого размера, подписанием договора на тех условиях, которые вам нужны.

· Цель переговоров должна быть согласована с реальностью; если планка требований непомерно высока, результат обязательно разочарует. Иногда те цели, которые ставит перед собой руководитель, напоминают попытку перепрыгнуть одним махом через широкую реку. Часто более разумным подходом является строительство моста, пусть более длительное, но зато и более надежное.

· Цель должна согласовываться с текущим состоянием организации, с ее нынешними потребностями.

· Желательно, чтобы цель переговоров была понятна сотрудникам организации, поддерживалась и разделялась ими. Это даст серьезную моральную и интеллектуальную поддержку.

· Цель должна быть связана именно с конкретными усилиями каждой из сторон, а не предполагаться как удачное стечение обстоятельств или великодушие со стороны партнера.

За столом переговоров могут сойтись люди, имеющие различный опыт ведения переговоров. Они могут иметь различный темперамент (например, сангвиник и холерик) и различное специальное образование (например, техническое и экономическое).

В соответствии с этим большим разнообразием отличается и сам ход переговоров. Они могут протекать легко или напряженно партнеры могут договориться между собой без труда или с большим трудом или вообще не прийти к какому-либо соглашению.

Для того чтобы вести переговоры, необходимо понять, что они из себя представляют. Они всегда предполагают, по крайней мере, двух участников, интересы которых частично совпадают, а частично - расходятся. В иных случаях будет иметь место совсем с другие виды взаимодействия. При полном совпадении интересов сторон обсуждение не требуется, участники просто переходят к сотрудничеству. При полном их расхождении наблюдается в наиболее явном виде конкуренция, состязание, противоборство, конфронтация.

Обычно считается, что переговоры нужны только для того, чтобы договориться. В целом это утверждение справедливо. Переговоры нужны для того, чтобы совместно с партнером обсудить проблему, которая представляет взаимный интерес, и принять совместное решение. Однако переговоры порой используются и с иными целями. В этом смысле переговоры могут выполнять разные функции, что необходимо учитывать, общаясь с партнером. Например, стороны заинтересованы в обмене взглядами, точками зрения, но не готовы по каким-либо причинам на совместные действия или решения, считая их, допустим, невыгодными или преждевременными. В этом случае функция переговоров будет информационная. В общем, это еще и не переговоры, а скорее предпереговоры.

Близкой к информационной является функция, связанная с налаживанием новых связей и отношений - коммуникативная. Здесь основная задача также заключается в обмене точками зрения и информацией. Поэтому можно говорить о единой информационно-коммуникативной функции. Независимо от характера, типа и т.д. конкретных переговоров эта функция обязательно в той или иной степени присутствует на любых переговорах.

К числу других существенных функций переговоров относятся регулирование, контроль, координация действий. Эти функции, в отличие от информационно-коммуникативной, реализуются, как правило, при наличии хорошо налаженных отношений партнеров, обычно в тех случаях, когда уже имеются договоренности и переговоры ведутся по поводу выполнения достигнутых ранее совместных решений.

В переговорной практике возможны и такие ситуации, когда одна из сторон (или несколько) идут на переговоры, не собираясь фактически не только ничего решать, но и даже обмениваться мнениями. Например, переговоры той или иной стороне нужны лишь для отвлечения внимания партнера. Так, если речь идет о торговых переговорах, то один из участников может начать их только для того, чтобы заинтересовать другое, более выгодное, по его представлениям, лицо. Торговые переговоры известны издревле. Однако первоначальное понимание успешной торговой сделки было близко к тому, чтобы "надуть" партнера. Часто вызывал уважение тот, кто смог избавиться от плохого товара, получив при этом изрядную сумму денег. Иное понимание успешных торговых переговоров господствует ныне. Успешные переговоры - это, прежде всего, взаимовыгодные решения.

При этом не надо думать, что остальные функции переговоров остались в прошлом. Они сосуществуют друг с другом и часто на переговорах реализуются одновременно, имея большую или меньшую значимость. Некоторые из них, такие как информационно-коммуникативная функция, присутствуют на всех переговорах, другие появляются временами, поэтому в целом можно говорить об иерархии функции переговоров.

Часто на практике тот факт, что переговоры предполагают совместную деятельность участников со смешанными интересами, просто игнорируется, особенно если стороны не обладают достаточным опытом их ведения и ведут себя так, как будто партнера не существует, ориентируясь только на свои интересы и пытаясь только их реализовать на переговорах. Следствием того, что переговоры представляют собой совместную деятельность, является необходимость учитывать не только интересы партнера, но и его видение проблемы, его отношение к переговорам и многое другое. Иными словами, встает задача правильно составить представление о противоположной стороне. Это представление формируется еще до начала непосредственно переговорного процесса и уточняется в ходе ведения переговоров. Но даже когда стороны пришли к решению и переговоры формально закончились, взаимодействие продолжается. Оно связано с выполнением достигнутых договоренностей. На этом этапе формируется представление о надежности партнера, о том, насколько строго он следует подписанным им документам.

1.2 Этика и психология деловых переговоров

Переговоры имеют официальный, конкретный характер и, как правило, предусматривают подписание документов, определяющих взаимные обязательства сторон (договоров, контрактов и т.д.).

Ход переговоров укладывается в следующую схему: начало беседы - обмен информацией - аргументация и контраргументация - выработка и принятие решений - завершение переговоров.

Первым этапом переговорного процесса может быть ознакомительная встреча (беседа), в процессе которой уточняется предмет переговоров, решаются организационные вопросы, или встреча экспертов, предваряющая переговоры с участием руководителей и членов делегаций. Успех переговоров в целом во многом зависит от результатов таких предварительных контактов. Заслуживают внимания шесть основных правил налаживания отношений между партнерами на предварительных переговорах и рекомендации по их реализации, предлагаемые американскими специалистами. Эти правила, кстати, сохраняют свое значение и в ходе ведения переговоров.

1. Рациональность.

Необходимо вести себя сдержанно. Неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на переговорном процессе и способности принятия разумных решений.

2. Понимание.

Невнимание к точке зрения партнера ограничивает возможности выработки взаимоприемлемых решений.

3. Общение.

Если ваши партнеры не проявляют большой заинтересованности, все же постарайтесь провести с ними консультации. Это позволит сохранить и улучшить отношения.

4. Достоверность.

Ложная информация ослабляет силу аргументации, а также неблагоприятно влияет на репутацию.

5. Избегание менторского тона.

Недопустимо поучать партнера. Основной метод - убеждение.

6. Принятие.

Постарайтесь принять другую сторону и будьте открыты для того, чтобы узнать нечто новое от партнера.

Наиболее оптимальными днями для переговоров являются вторник, среда, четверг. Самое благоприятное время дня - через полчаса - час после обеда, когда мысли о еде не отвлекают от решения деловых вопросов. Благоприятная среда для переговоров может быть создана, в зависимости от обстоятельств, в офисе, представительстве партнера или на нейтральной территории (конференц-зал, приспособленные для переговоров номер гостиницы, зал ресторана и т.д.).

Успех переговоров во многом определяется умением задавать вопросы и получать исчерпывающие ответы на них. Вопросы служат для управления ходом переговоров и выяснения точки зрения оппонента. Правильная постановка вопросов способствует принятию нужного вам решения. Успешное ведение деловых переговоров во многом зависит от соблюдения партнерами таких этических норм и принципов, как точность, честность, корректность и такт, умение выслушать (внимание к чужому мнению), конкретность.

Точность. Одна из важнейших этических норм, присущих деловому человеку. Срок договоренности необходимо соблюдать с точностью до минуты. Любое опоздание свидетельствует о вашей ненадежности в делах.

Честность. Включает не только верность принятым обязательствам, но и открытость в общении с партнером, прямые деловые ответы на его вопросы.

Корректность и такт. Не исключает настойчивости и энергичности в ведении переговоров при соблюдении корректности. Следует избегать факторов, мешающих ходу беседы: раздражения, взаимных выпадов, некорректных высказываний и т.д.

Умение выслушать. Необходимо внимательно и сосредоточенно слушать и не перебивать говорящего.

Конкретность. Беседа должна быть конкретной, а не отвлеченной, и включать факты, цифровые данные и необходимые подробности. Понятия и категории должны быть согласованы и понятны партнерам. Речь должна подкрепляться схемами и документами.

Таким образом, в нынешнее время все чаще приходится прибегать к переговорам: ведь конфликт является, образно говоря, развивающейся индустрией. Каждый человек хочет участвовать в принятии решений, которые его затрагивают; все меньше и меньше людей соглашаются с навязанными кем-то решениями. Хотя переговоры происходят каждый день, вести их как следует нелегко.

Негативный исход переговоров не является основанием для резкости или холодности при завершении переговорного процесса. Прощание должно быть таким, чтобы в расчете на будущее позволило сохранить контакт и деловые связи. На результаты переговоров влияет много факторов: восприятие, эмоции, позиции разных сторон и другие. Для решения различных споров очень важным бывает выяснение образа мысли, мышление оппонентов, что очень способствует успешному ведению переговоров. Важным моментом в ведении переговоров имеют также эмоции, которые необходимо подавлять так называемым методом "выпуска пара", что позволяет освободится от чувства гнева, страха возникающих в спорах. Кроме того, враждебную ситуацию снимают извинения, выражения сожаления, обмен рукопожатиями, недорогие подарки.

2. Процедуры подготовки и проведения переговоров

2.1 Подготовка к деловым переговорам

Подготовка к переговорам напоминает собой любую деятельность, в которую на регулярной основе может вовлекаться тот или иной человек. Опыт - наилучший учитель, тем не менее, большинство людей не способны воспользоваться им для своей выгоды. Всякий раз, когда ведутся переговоры, есть возможность оценить, насколько хорошо они были подготовлены, и понять, как можно улучшить эту подготовку. Игнорирование этой возможности аналогично отказу от одной из самых лучших - причем наиболее дешевой - возможности обучения, которые имеются в распоряжении.

Подготовка переговоров состоит из отдельных вопросов:

- анализ проблемы (определение предмета переговоров, информация о партнере, наличие альтернатив, ваши интересы и интересы партнера);

- планирование переговоров (выработка переговорной концепции, определение целей переговоров, экономические расчеты, основные позиции, возможные варианты, подготовка необходимой технической и справочной документации);

- планирование организационных моментов;

- первые контакты с партнером.

Существует семь элементов подготовки к переговорам.

Интересы.

Все участники переговоров обладают своими интересами. Это потребности, желания и страхи, которые направляют ход переговоров. Интересы отличаются от позиций - утверждений, требований и предложений, которые стороны делают во время переговоров. Определенная позиция представляет собой всего лишь один из способов удовлетворения интересов. Позиция - это средство, а не цель. Для того чтобы добиться успеха на переговорах, недостаточно спорить по поводу определенной позиции. Достигнутый в результате переговоров итог должен удовлетворять запросы обеих сторон, по крайней мере, лучше, чем, если бы никакого соглашения вообще не было. Однако для того, чтобы соблюсти свои интересы, следует избегать некоторых наиболее распространенных ошибок во время подготовки к переговорам.

Наиболее распространенные ошибки:

· сосредоточение внимания на позициях вместо интересов.

Многие люди готовятся к переговорам, фокусируя внимание на позициях вместо интересов. Они определяют для себя первоначальное требование - то, что они должны запросить, и иногда личный "последний рубеж защиты" - тот минимум, который кажется им приемлемым. Однако в таком подходе имеются недостатки.

Во-первых, он тормозит творческий процесс. Если, к примеру, покупатель и продавец говорят о своих позициях в отношении стоимости транспортировки товаров, уменьшается вероятность того, что они успеют обсудить ряд других вопросов.

Во-вторых, подготовка только позиций может повредить взаимоотношениям. Если продумать только минимальные и максимальные предложения, увеличивается вероятность того, что переговоры превратятся в жесткое соревнование в силе воли, при котором каждая сторона чувствует потребность "держать порох сухим", настаивая на том, что верна ее позиция. Подобная борьба за доминирование вредит взаимоотношениям.

· думать только о желаемом.

Возможное соглашение, которое отвечало бы интересам только одной стороны, бесполезно, если оно не отвечает вдобавок интересам противоположной стороны в такой степени, чтобы она была готова согласиться с ним. Кроме того, если одна из сторон начнет говорить исключительно о своих собственных интересах, это может рассматриваться противоположной стороной как сигнал о не желании работать бок о бок с ней. Это затруднит поиск более конструктивных вариантов.

Хорошо подготовленный участник переговоров будет искать за позициями интересы. По каждой позиции, которую он занимает во время переговоров, он должен задавать себе вопросы: зачем? или для какой цели? Почему мне нужна поставка товаров к конкретному числу? и т.д. Подобные вопросы заставляют думать о тех потребностях, которые больше всего важны. Они обнажают интересы, которые стоят за требованиями.

Также участник переговоров должен определить приоритеты в своих интересах. Это поможет оценить и сравнить предлагаемые варианты с большей быстротой и эффективностью. Это может, кроме того, оказать помощь в достижении оптимального результата - возможность переработать предлагаемое соглашение в соответствии с самыми важными личными интересами. Весьма полезно также иметь представление об интересах партнеров, прежде чем отправляться на переговоры.

2. Опции

Благодаря различиям - перспектив, ресурсов или интересов - возникает возможность повысить ценность результата переговоров. Переговоры заключаются вовсе не в перекидывании друг другу бумажек, не в спорах из-за различий во мнениях, и не в навязывании другим своих желаний того. Они заключаются в осознании того, как эти различия могут помочь каждой из сторон, которые участвуют переговорах, завершив их, оказаться в лучшем положении, чем, если бы не было заключено никакого соглашения.

Самыми лучшими являются те переговоры, на которых будет рассмотрен ряд возможных вариантов (опций). Чем больше опций будет рассмотрено, тем больше вероятность того, что одна из них действительно сможет примирить различающиеся интересы участвующих в переговорах сторон. Для того, чтобы достичь соглашения по такой опции, необходимо подойти к ней хорошо подготовленным.

Наиболее распространенные ошибки:

· слишком узкая, односторонняя фокусировка.

Часто участники переговоров ограничивают свою подготовку к ним попытками представить себе то, чего они хотят.

· отсутствие учёта положительного значения разницы во мнениях.

Многие участники переговоров имеют тенденцию подходить к переговорам как к упражнению в "устранении разницы во мнениях" или "достижении консенсуса". Хорошо подготовленный участник переговоров отдает себе отчет в разнице во мнениях и использует ее для того, чтобы увеличить ценность результата для обеих сторон переговорного процесса.

Хорошо подготовленный участник переговоров, не забывая о настоящей цели переговоров - удовлетворении интересов участвующих в них сторон, - обращает внимание на методы и ресурсы, которые каждая из сторон имеет в своем распоряжении, а также ищет способы их сочетания или пути сотрудничества в их применении для увеличения ценности результата, получаемого каждой из них. В частности, можно подумать над следующими способами повышения ценности результата переговоров:

Обладая похожими навыками и ресурсами, стороны могут работать вместе для получения экономии, достигаемой в результате роста масштабов производства.

Обладая похожими разными и ресурсами, стороны могут работать вместе для создания того, чего никто из них поодиночке создать не смог бы.

Независимо от того различны или нет ваши ресурсы, можно подумать над вариантами, обещающими обоюдную выгоду в противоположность выгоде отдельной или получаемой самостоятельно.

3. Альтернативы

Альтернативы представляют собой другие способы выполнения чего-либо. На переговорах это другие способы удовлетворения интересов. На любых переговорах, если не зацикливаться на одной мысли, можно прийти к нескольким возможным альтернативам. Подготовит свою альтернативу перед началом переговоров совершенно необходимо для того, чтобы определится с тем, когда уходить с переговоров, или принять решение остаться и продолжить их ведение.

Наиболее распространенные ошибки:

· не думают об альтернативе.

Некоторые участники переговоров идут на переговоры не зная как они поступят, если не смогут прийти к соглашению. В результате они обычно не могут с уверенностью определить, когда им следует продолжать переговоры, а когда самое время направляться к выходу.

· полагают, что альтернатива - это что-то "давно знакомое"

Также ошибкой является предположение о том, что альтернатива известна, в то время как предварительно не продуманы более тщательно возможные варианты удовлетворения запросов.

Хорошо подготовленный участник переговоров выбирает момент, чтобы взглянуть на альтернативы как бы со стороны и подумать о том, как сделать свою альтернативу более легкой, приближенной к реальности или в большей степени удовлетворяющей запросы, - это может улучшить результаты многих проводимых переговоров. Обладая сильной альтернативой и зная об этом, участник повышает уверенность в своих силах во время ведения переговоров.

4. Легитимность

На практике очень часто приходится сталкиваться с жестокой реальностью существования конфликтующих интересов. Некоторые участники переговоров пытаются разрешить подобную ситуацию посредством волевого давления. Однако эффективно участники переговоров убеждают своих партнеров посредством переговоров. Споры о том, что следует, а чего не следует делать, создают обстановку соревнования, в которой каждая из сторон считает, что упрямство будет вознаграждено. Подготовка к тому, чтобы какого-то в чем-то убедить, требует продумывания, можно даже сказать, - исследования тех вещей, которые дадут возможность показать партнеру: ему надо соглашаться, поскольку соглашение имеет смысл.

Наиболее распространенные ошибки:

· полное игнорирование легитимности.

Если участники переговоров не подготовятся к тому, чтобы обсуждать логически обоснованную канву возможных соглашений, они придут на переговоры, не способные сказать ничего, кроме таких слов: "Давайте согласимся с этим, потому что это именно то, что мне нужно" (будут не в состоянии объяснить, почему полагают, что то, чего они хотят, имеет смысл или приемлемо).

· недостаточное внимание к тому, как партнер по переговорам будет объяснять соглашение.

Если полагать, что придумать приемлемое объяснение - это проблема партнеров, появляется риск столкнуться с тем, что они не смогут этого сделать. В результате партнеры могут не принять соглашение, либо, приняв, не будут соблюдать его в полной мере, как в случае, если бы условия сделки были им понятны, и они смогли бы объяснить свое решение.

Хорошо подготовленный участник переговоров подготовится к тому, чтобы помочь противоположной стороне объяснить достигнутый на переговорах результат. Перед кем бы ни отчитывались партнеры по переговорам, если они не смогут убедительно объяснить, почему они дали согласие на заключенную сделку, им будет трудно, или вообще невозможно, принять ее либо, после принятия, соблюдать ее условия точно и охотно.

5. Коммуникация

Процесс переговоров очень важен. Во время переговоров необходимо стремиться к установлению хорошей коммуникации. Хорошая коммуникация способствует устранению недопонимания, а также приводит к тому, что переговоры идут более эффективно. Достижению этих целей может помочь подготовка.

Наиболее распространенные ошибки:

· концентрация внимания на репетиции определенных выражений.

Если участники переговоров тратят большую часть своей энергии на обдумывание того, что они скажут противоположной стороне, велика вероятность того, что они скажут что-то не то. Если готовится, думая о том, что говорить, то высока вероятность того, что можно оказаться неготовым к тому, что может сказать противоположная сторона, или к тому, как она может интерпретировать то, что было сказано.

· игнорирование белых пятен.

В любой отрезок времени участник переговоров может воспринять только какую-то часть из всей головоломки намерений, восприятий и взаимодействий окружающих людей.

Хорошо подготовленный участник переговоров подготовится к двустороннему общению. Независимо от намерений или предпочитаемой тактики необходимость слушать другую сторону. Во время подготовки к ведению переговоров очень важно продумать, что противоположная сторона будет говорить, а также реакцию на различные сообщения. Для того чтобы эффективно вести переговоры, нужно подготовиться к тому, чтобы изложить свое мнение таким образом, чтобы партнеры могли его услышать.

6. Взаимоотношения

Чрезвычайно важным элементом на любых переговорах, причем вызывающим обычно больше всего беспокойства, является качество рабочих отношений, которые устанавливаются с противоположной сторон. Хорошие рабочие отношения позволяют эффективно справляться с возникающими у нас трудностями. Плохие, в свою очередь могут привести к срыву сделки даже тогда, когда по крайней мере, на бумаге для обеих сторон было бы лучше, если бы они достигли согласия.

Наиболее распространенные ошибки:

· смешивание взаимоотношений и сути дела

Часто проявляется тенденция к смешиванию вопросов взаимоотношений. Если не суметь привести черту между двумя этими вещами во время подготовки к ведению переговоров, возрастает вероятность попыток сохранить отношения, делая значительные уступки. Наоборот это может показать противоположной стороне, как добиваться от уступок: им надо всего лишь вести себя так, словно они обиделись или почувствовали к себе неуважение.

Хорошо подготовленный участник переговоров готов к тому, чтобы делать безусловно конструктивные шаги для улучшения отношений. Любые шаги, которые будут сделаны должны быть "безусловно конструктивными": делать то, что хорошо для одной стороны и помогает улучшать отношения, независимо от того, идет или нет навстречу противоположная сторона.

7. Обязательства

Завершая переговоры, если только не будет решено прервать их, стороны берут на себя обязательства. Они представляют собой соглашения о том, что будет делать каждая из сторон. Для того, чтобы переговоры могли считаться успешными, данные обязательства должны быть четкими, хорошо продуманными и долговременными.

Наиболее распространенные ошибки:

· незнание того, как будет выглядеть "выполнение".

Многие переговоры начинаются с тог, что участники называют один-два вопроса, по поводу которых они хотели бы договориться, например, цены и дату поставки. Во время ведения переговоров они обнаруживают (если им повезет), что имеется целый ряд других вопросов, которые в случае их игнорирования могут сорвать их соглашение: ими могут быть форма отгрузку товара, страхование, обеспечение качества и т.д. если они не смогут обсудить то, как будут подходить к решению подобных вопросов, и, возможно, как должны поступать в определенных непредвиденных случаях. Если на переговорах они упустят все это из поля своего зрения, каждая сторона станет поступать по своему усмотрению. Последствиями этого могут быть разрушенные отношения, а также не слишком долгий срок действия подобной сделки.

Хорошо подготовленный участник переговоров планирует заранее обязательства по поводу конкретных действий. При ведении сложных деловых переговоров надлежит взять контрольный список вопросов и подумать над тем, что придется предпринять на практике, чтобы осуществить то, что предусматривается достигнутым соглашением.

2.2 Проведение деловых переговоров

Нельзя предложить точную модель проведения любых конкретных переговоров, если не считать, конечно, крайне обобщенные схемы:

-приветствие и введение в проблематику;

-характеристика проблемы и предложения о ходе переговоров;

-изложение позиции (подробно);

-ведение диалога;

-решение проблемы;

-завершение.

Переговоры проводятся:

· по определенному поводу (например, в связи с необходимостью налаживания кооперационных связей);

· при определенных обстоятельствах (например, несовпадение интересов);

· с определенной целью (например, заключение соглашения);

· по определенным важным вопросам (политического, экономического, социального или культурного характера).

Всякие переговоры требуют тщательной подготовки: чем интенсивней они ведутся (с использование анализов, расчетов экономического эффекта, заключений и т. д.), тем больше шансы на успех. Обратная же картина наблюдается в том случае, когда при ведении переговоров в должной мере не учитываются различные объективные и психологические нюансы.

Недостатки при ведении переговоров.

"Холодный запуск". Партнер вступает в переговоры, не обдумав предварительно в достаточной степени:

- их необходимость и цель;

- сложности и возможные последствия.

В этом случае за ним лишь "ответный ход", т. е. он будет реагировать, а не действовать (не от него будет исходить инициатива).

"Отсутствие программ". У партнера нет четкого плана действий в пределах максимальных и минимальных требований. Легче вести переговоры имея в голове (или на бумаге) различные варианты действий. Обычно (вне переговоров) для осуществления необходимых решений достаточно распоряжения.

"Главное чтобы меня это устраивало". Партнер настолько выпячивает собственные интересы, что представители другой стороны не видят для себя никаких преимуществ. Подобное несовпадение интересов, зачастую вызываемое узко эгоистичными ведомственными соображениями блокирует собеседника, отбивая у него охоту вести, переговоры вообще.

"Пускать все на самотек". Партнер не имеет четкого представления о собственных конкретных предложениях и аргументах детальных требованиях и критериях оценки предмета переговоров позиции и ожидаемой реакции противоположной стороны. Эффективность переговоров снижается из-за недостаточной их подготовки.

"Коммуникативные заморыши". Неправильное поведение одного из партнеров отрицательно сказывается на атмосфере переговоров, мешает достижению их цели. Партнер разучился слушать (или некогда не владел этим искусством). А это является условием эффективности всяких переговоров.

С помощью анализа реального положения дел выявляется несовпадение интересов участвующих в переговорах сторон, что ведет к возражениям, встречным требованиям, отказам и т. д. Недооценивается значение психологических моментов (например, готовности участников переговоров пойти на встречу партнеру). У многих руководителей эти способности развиты недостаточно. Успех переговоров не в последнюю очередь зависит от принципиального отношения собеседников к переговорам вообще и от их поведения в конкретной ситуации.

Поведение при ведении переговоров.

Надо настойчиво добиваться намеченной цели убедительно аргументировать свои предложения, но нельзя быть слишком упрямым и глухим к мнению партнера: на переговорах приказов не отдают. Достойно представлять свои интересы вносить предложения по решению обсуждаемой на переговорах проблемы.

Чтобы переговоры развивались успешно необходимо сразу же после их начала постараться найти общую с партнером позицию. В начале переговоров нужно затронуть бесспорные, не вызывающие разногласий аспекты обсуждаемого предмета. После можно обсуждать такие пункты, договориться по которым относительно легко. И только после этого остановиться на важнейших вопросах повестки переговоров требующих подробного обсуждения. С самого начала нужно серьезно воспринимать высказывания партнеров по переговорам, их мнения, обоснования проблемы, требования, оговорки и пожелания и т. д.

Нужно говорить спокойно и контролировать свою речь; когда происходит знакомство партнера с соответствующей проблемой, характеризовать причины ее возникновения и возможные последствия, а также невыясненные пункты переговоров. Обобщая сказанное, следует выделить, что поведение должно соответствовать возникающим на переговорах ситуациям. Они оцениваются через визуальный контакт с собеседником: участники переговоров должны говорить убедительно, но не навязчиво.

При проведении деловых переговоров используются три основных метода.

1) Вариационный метод.

При подготовке к сложным переговорам (например, если уже заранее можно предвидеть негативную реакцию противной стороны), нужно выяснить следующие вопросы:

в чем заключается идеальное (независимо от условии реализации) решение поставленной проблемы в комплексе;

от каких аспектов идеального решения (с учетом всей проблемы в комплексе, партнера и его предположительной реакции) можно отказаться;

в чем следует видеть оптимальное (высокая степень вероятности реализации) решение проблемы при дифференцированном подходе к ожидаемым последствиям, трудностям, помехам;

какие аргументы необходимы для того, чтобы должным образом отреагировать, на ожидаемое предположение партнера, обусловленное несовпадением интересов и их односторонним осуществлением (сужение или соответственно расширение предложения при обеспечении взаимной выгоды, новые аспекты материального, финансового, юридического характера и т.д.);

какое вынужденное решение можно принять на переговорах на ограниченный срок;

какие экстремальные предложения партнера следует обязательно отклонить и с помощью каких аргументов.

Такие рассуждения, выходят за рамки чисто альтернативного рассмотрения предмета переговоров. Они требуют обзора всего предмета деятельности, творчества и реалистичных оценок.

2) Метод интеграции.

Предназначен для того, чтобы убедить партнера в необходимости оценивать проблематику переговоров с учетом общественных взаимосвязей и вытекающих отсюда потребностей развития кооперации. Применение этого метода, конечно же, не гарантирует достижения соглашения в деталях; пользоваться им следует в тех случаях, когда, например, партнер игнорирует общественные взаимосвязи и подходит к осуществлению своих интересов с узковедомственных позиций.

Пытаясь добиться того, чтобы партнер осознал необходимость интеграции, нельзя упускать из виду его законные интересы. Поэтому нужно избегать нравоучительных призывов, оторванных от интересов партнера и не связанных с конкретным предметом обсуждения. Наоборот, необходимо изложить партнеру позицию, и подчеркнуть, какие действия в рамках совместной ответственности за результаты переговоров от него ожидаются.

Несмотря на несовпадение ведомственных интересов с интересами партнера, особо нужно отметить необходимость и отправные точки решения обсуждаемой на переговорах проблемы.

Нельзя предаваться иллюзиям и не считать, что можно прийти к согласию по каждому пункту переговоров; если бы так было на самом деле, то переговоры вообще были бы не нужны.

3) Метод уравновешивания.

При использовании этого метода нужно учитывать рекомендации.

- Определить, какие доказательства и аргументы (факты, результаты расчетов, статистические данные, цифры и т.д.) целесообразно использовать, чтобы побудить партнера принять предложение;

- Нужно на некоторое время мысленно встать на место партнера, т.е. посмотреть на вещи его глазами.

- Рассмотреть комплекс проблем с точки зрения ожидаемых от партнера аргументов "за" и доведите до сознания собеседника связанные, с этим преимущества.

- Обдумать также возможные контраргументы партнера, соответственно "настройтесь" на них и приготовьтесь использовать их в процессе аргументации.

Бессмысленно пытаться игнорировать выдвинутые на переговорах контраргументы партнера: последний ждет реакции на свои возражения, оговорки, опасения и т.д. Прежде чем перейти к этому, выясните, что послужило причиной такого поведения партнера (не совсем правильное понимание высказываний, недостаточная компетентность, нежелание рисковать, желание потянуть время и т.д.).

4) Компромиссный метод.

Участники переговоров должны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадений интересов партнера следует добиваться соглашения поэтапно. При компромиссном решении согласие достигается за счет того, что партнеры после неудавшейся попытки договориться между собой с учетом новых соображений частично отходят от своих требований (от чего-то отказываются, выдвигают новые предложения). Чтобы приблизиться к позиций партнера, необходимо мысленно предвосхитить возможные последствия компромиссного решения для осуществления собственных интересов (прогноз степени риска) и критически оценить допустимые пределы уступки. Может случиться что предложенное компромиссное решение будет превышать компетенцию. В интересах сохранения контакта с партнером можно пойти на так называемое условное соглашение (например, сослаться на принципиальное согласие компетентного руководителя).

Трудно быстро прийти к согласию путем уступок, приемлемым для обеих сторон, партнеры по инерции будут упорствовать в своем мнении. Здесь необходимы терпение, соответствующая мотивация и умение "поколебать" партнера с помощью новых, аргументов и способов рассмотрения проблемы при использовании всех вытекающих из переговоров возможностей.

Соглашение на основе компромиссов заключается в тех случаях, когда необходимо достичь общей цели переговоров, когда их срыв будет иметь для партнеров неблагоприятные последствия.

2.3 Тактики проведения деловых переговоров

Понятие "тактика" получила широкое распространение в военном искусстве. В древней Греции слово taktika значило "искусство построения войск" от tosso, что означало "строю войска". Переносное значение данного понятия: "тактика - совокупность средств и приемов для достижения цели", "тактика - средства, приемы и способы. Линия поведения кого-либо".

Тактика переговоров - это умение выбирать из вариантов ведения переговоров наиболее подходящие для данной деловой ситуации и потому наиболее активно способствующие претворению в жизнь поставленных целей.

Тактические приемы, использование которых позволяет провести переговоры с максимальной эффективностью.

1) Выдержка. ("Тише едешь - дальше будешь").

Применяя эту тактику, можно не спешить с ответом, тянуть время, держа оппонента в подвешенном состоянии. Благодаря такой тактике удается избежать прямого конфликта и, в конце концов, достичь результата. Исключительно важно - правильно рассчитать момент, когда необходимо поставить точку (или многоточие). В частном разговоре - замолчать, адвокату в суде - остановить перекрестный допрос, а, к примеру, риэлтору - прекратить повышать цену. В переговорах бывает ситуация, когда одного из участников как будто "прорвало". В такие минуты как никогда необходимо держать контроль над собой и суметь вовремя затормозить процесс красноречия, дав тем самым оппоненту возможность высказаться. Иногда переговоры откладываются на неопределенный срок по некоторым причинам: дополнительный сбор информации, выяснение подробностей, а иногда и "испытание" потенциального партнера. Это один из самых суровых методов - "испытание временем". Находясь в состоянии неведения и не сумев совладать с нервозностью, оппонент иногда раскрывает себя не с самых лучших своих сторон.

2) Шок.

Подразумевается неожиданная, зачастую радикальная смена методов, аргументов, подхода. Тактика "шока" бывает уместна в случае поступления новой информации или смены курса. Иногда бывает достаточно сменить интонацию или высоту голоса. Если во время переговоров противоположная сторона начинает "лезть в бутылку", возможно, она всего лишь пытается применить тактику "шока" с расчетом на то, что таким образом оппонентам будет труднее контролировать ситуацию. Следует отметить, что хуже всего иметь дело с неуравновешенными людьми: они не устают преподносить сюрпризы. С неопытными партнерами по переговорам легче - им можно втолковать, что к чему.

Сюда же следует отнести тактику "опоздания на поезд", заключающуюся в выдвижении требований в последнюю минуту. Например, в конце переговоров, когда остается только подписать контракт, один из партнеров выдвигает новые требования. Однако бывает и так, что именно из-за использования этой тактики подписание контракта откладывается или срывается. Пытаясь изменить в свою пользу ход переговоров, никогда не следует прибегать к уловке, которую иногда себе позволяют представители России на переговорах - они ссылаются на якобы сделанное им более выгодное предложение. В солидных деловых кругах это расценивается как шантаж и бестактность. Принято считать, что каждый волен выбирать себе самого выгодного компаньона, но должен это делать достойно, не оскорбляя других.

3) Десятый крючок. ("Как в сказке - чем дальше, тем страшнее").

Подразумевается начало переговоров с наиболее легких вопросов, решение которых оказывает положительное психологическое влияние и демонстрирует возможность достижения договоренностей. После убеждения оппонента, что соглашение потенциально реально, можно предложить не совсем выгодный контракт, который он, скорее всего, примет. В этом случае оппонент попадает в психологическую ловушку, как рыба, глотающая наживку. Здесь уместна формула Д. Карнеги: "Сделайте так, чтобы партнер девять раз сказал "да", и только тогда на десятый раз он уже не сможет сказать "нет".

4) Свершившийся факт. ("А теперь что хотите, то и делайте!").

Эта тактика часто сопряжена с немалым риском, но искушение ее использования слишком высоко. Тактика "свершившегося факта" бывает полезна в контрактной системе заключения договоров. Если на подписание представляется контракт с противоречивыми пунктами, их можно вычеркнуть и отослать документ обратно. Перед лицом свершившегося факта оппоненту не оставлено выбора: он может либо не принять его и настоять на возобновлении переговоров, либо согласиться с корректировками. Довольно часто люди, не выдерживая психологического давления, выбирают второе.

5) Оскорбленная невинность. ("Кто - я?!").

Во времена СССР эту тактику назвали бы "очковтирательством". На самом деле, в бизнесе тактика "оскорбленной невинности" применяется с переменным успехом, поскольку уставшие от безответственности бизнесмены стали с усиленной тщательностью готовить документацию, отражающую возможное соглашение. Сюда же можно отнести тактику сваливания вины на другого. Хотя и эта тактика начинает утрачивать свою эффективность.

6) Уход, отступление, уклонение от борьбы.

Любой полководец должен настраиваться на победу, но быть готовым к поражению. Отступление - не менее важное искусство, чем искусство боя. И отступать тоже можно по разному. Возможно отступление ведется с расчетом "уйти, чтобы вернуться". На переговорах при затрагивании вопросов, не желательных для обсуждения, использование тактики "ухода" может быть не только желательным, но и необходимым.

7) Мнимое отступление.

Эта тактика представляет собой смесь выдержки, самодисциплины и небольшого мошенничества. Ее целью является создание у оппонента впечатления, будто партнер сдался, тогда как ситуация не выходит из-под контроля. Если более конкретно рассмотреть данную тактику, то она стремится открыть истинные намерения оппонентов.

8) Возврат. ("Шиворот - навыворот").

Придерживаясь этой тактики, всё происходит наперекор общепринятым традициям и целям. По последствиям ее применения она схожа с тактикой шока. Тактика "возврата" базируется на точном расчете времени действия. На ней построен основной закон торговли: "купить подешевле сегодня, а продать подороже завтра".

9) Ограничения.

При использовании этой тактики устанавливаются самые различные ограничения, касающиеся содержания переговоров, времени и пространства - к примеру, переговоры должны вестись на такой-то территории или только с одной компанией в одно и то же время. Однако если противоположная сторона настаивает на ограничениях, вовсе не обязательно подчиняться им (если только в цели не входит демонстрация доброй воли). Иногда на переговорах ограничивают участие журналистов, чтобы информация, касающаяся только участников, не просочилась в прессу. Бывает и так, что все ограничения имеют под собой единственную цель: испытать силу оппозиции.

Тактика "завышения требований" является логическим продолжением тактики "ограничений". Она состоит в том, чтобы включить в состав обсуждаемых проблем пункты, которые потом можно будет безболезненно снять, сделав вид, что это является уступкой, и потребовать аналогичных шагов со стороны оппонента. Эти пункты должны содержать предложения, заведомо неприемлемые для оппонента.

10) Обманный маневр. ("Посмотри направо, пойди налево").

Демонстративный шаг не в ту сторону отвлекает внимание оппонента от истинной цели. У него создается впечатление, что оппоненту известно больше, чем на самом деле. Сейчас, когда информация распространяется молниеносно, нетрудно при помощи тактики "обманного маневра", например, заранее опробовать готовящийся правительственный акт. Еще до его опубликования организуется "утечка" - это позволяет администрации проверить реакцию общественности и, если она будет слишком острой, принять защитные меры, либо найти иное решение. На переговорах "обманный маневр" может принести пользу при уступках в вопросах, не имеющих большого значения. Иногда тактика "обманного маневра" реализуется с использованием тактического приема "сюрприз", который состоит в том, чтобы принять предложение, которое по предположению партнера не должно быть принято. В результате оппонент в смятении и растерянности, а значит, можно взять инициативу в свои руки.

Сюда же относится прием "двойного толкования". В формулировки выработанного в ходе дискуссии документа одна из сторон "закладывает" в формулировки двойной смысл, который не замечен партнером, с тем чтобы впоследствии трактовать соглашение в своих интересах, якобы не нарушая его.

Это основные тактики ведения деловых переговоров. Также выделяют такие тактики, как сопричастность, ассоциация, отмежевание, узел, накат (атака), и другие.

Подготовка действительно требует много времени, однако она, по всей видимости, экономит больше времени, чем занимает. Хорошо подготовленный участник переговоров может сузить рамки возможного соглашения, сформулировать элегантные варианты или оценить промежуточные предложения значительно быстрее и мудрее, чем человек, который не готов в такой степени, как он. На подготовку в среднем необходимо столько же времени, сколько, по вашему мнению, уйдет на сами переговоры лицом к лицу. Само собой разумеется, что некоторые вопросы тривиальны и не требуют значительной подготовки. При рассмотрении других, однако, на карту поставлено многое, они приводят к трудно разрешимым разногласиям и могут, вероятно, касаться нескольких участвующих в переговорах сторон. В этом случае тщательная подготовка окажется весьма кстати. Независимо от складывающейся ситуации, если не пожалеть времени на подготовку к переговорам, то можно утверждать, что в долгосрочной перспективе с большей долей вероятности это будет способствовать его экономии.

Обобщая сказанное, хотелось бы еще раз подчеркнуть, что важнейшими предпосылками успешного проведения переговоров является хорошая подготовка концентрация на предмете ориентированное на решение проблемы мышления стремление выработать общую позицию учет личностных качеств партнера реализм соблюдение интересов гибкость и т. д.

3. Практическое ведение деловых переговоров

3.1 Практические рекомендации при подготовке, ведении или участии в переговорах

Западные специалисты-психологи считают, что основными недостатками российских переговорщиков, зачастую мешающими им добиться своей цели, являются:

--нетерпение и неприятие ими чужого мнения, отличного от их собственного;