Правила поведения секретаря-референта

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы.

А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.

1. Этика и как должен вести себя секретарь-референт

Секретарь - это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда в “форме” : тщательно и продуманно одет и говорить опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения., уметь спокойно , без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать “нюансы” дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.

Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее

1.1 Основные этические функции секретаря

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:

· знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);

· знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями ; знаниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

· знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

1.2 Современные требования этики секретаря

Чтобы отвечать современным требованиям этики, секретарь должен обладать следующими качествами:

1. иметь профессиональный имидж;

2. хорошо владеть речью и письмом;

3. обладать хорошей памятью;

4. хорошо ориентироваться во времени;

5. содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые 6. уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководи теля;

7. осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;

8. быть энергичным, проявлять инициативу;

9. быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;

10. поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

11. контролировать финансы офиса;

12. быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

1.3 Классификация секретарей

Есть несколько позиций, которые занимают секретари:

RECEPTIONIST - девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование - умение держаться и аккуратность.

На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.

Самая же высокая должность -PERSONAL SEKRETARY - помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию, как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры…

Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

1.4 Обязанности

Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

· учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

· оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п..;

· подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;

· оформление протоколов рассылок выписок из них;

· анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

· подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, семинарам и съездам

· прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

· организация приемов посетителей;

· прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы. секретарь этика обязанность должностной

Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

· техническое обеспечение работы руководителя;

· подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;

· организация приема работников и посетителей;

· телефонное обслуживание;

· подготовка командировок;

· организация презентаций и специальных приемов гостей;

· стенографирование;

· контроль за праздничными и юбилейными датами;

· обработка почты;

· машинописные работы;

· сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;

· сбор материалов для докладов и речей руководителя;

· ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи, с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.

Заключение

Этическое требование секретаря стоит наравне с профессионализмом и также требует постоянного усовершенствования. От коммуникабельности секретаря зависть процветание фирмы или организации, как уже сказано выше секретарь должен быть всегда в “форме” : тщательно и продуманно одет и говорить опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения., уметь спокойно , без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции.

Список использованной литературы

1. Соловьев Э. Я. Современный этикет. "Ось-89", 1998.

2. Серова Г. А., Андреева В. И., Литвинцева И. А. Секретарское дело. М.: 1996.

3. Гаврилова О. В. "Работа сегодня" № 44 М.: 2000 год.

4. Секретарское дело №1 М.: 1997.

5. Атватер И. Я вас слушаю. - М.: Экономика, 1988.

Размещено на Allbest.ru