Как должен вести себя секретарь-референт

Размещено на http://www.allbest.ru

Секретарь - это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда в "форме" : тщательно и продуманно одет и говорить опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения., уметь спокойно , без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать "нюансы" дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее. секретарь этика служебный обязанность

Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

Основные этические функции секретаря

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:

знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);

знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями; знаниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

Современные требования этики секретаря

Чтобы отвечать современным требованиям этики, секретарь должен обладать следующими качествами:

иметь профессиональный имидж;

хорошо владеть речью и письмом;

обладать хорошей памятью;

хорошо ориентироваться во времени;

содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;

осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;

быть энергичным, проявлять инициативу;

быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;

поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

контролировать финансы офиса;

быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

Классификация секретарей

Есть несколько позиций, которые занимают секретари:

RECEPTIONIST - девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование - умение держаться и аккуратность.

На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.

Самая же высокая должность -PERSONAL SEKRETARY - помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию, как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры…

Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

Обязанности

Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п..;

подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;

оформление протоколов рассылок выписок из них;

анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;

прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

организация приемов посетителей;

прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

техническое обеспечение работы руководителя;

подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;

организация приема работников и посетителей;

телефонное обслуживание;

подготовка командировок;

организация презентаций и специальных приемов гостей;

стенографирование;

контроль за праздничными и юбилейными датами;

обработка почты;

машинописные работы;

сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;

сбор материалов для докладов и речей руководителя;

ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.

Заключение

Этические требования к секретарю стоят наравне с профессионализмом и также требуют постоянного усовершенствования. От коммуникабельности секретаря зависит процветание фирмы или организации, как уже сказано выше секретарь должен быть всегда в "форме": тщательно и продуманно одет и опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции.

Список литературы

1. Этикет и культура поведения секретаря-референта М. :Журнал "Управление персоналом"

2. Этикет и культура поведения секретаря-референта. Логинова С. Издатель: Журнал "Управление персоналом", 2005

Размещено на Allbest.ru