Професійна етика секретаря та керівника

Размещено на http://www.allbest.ru/

Доповідь на тему :

«Професійна етика секретаря та керівника»

Виконав : Кузенко Юрій , 312 група

Імідж секретаря, керівника

Імідж - це реальне або уявлюване представлення про фірму - складається з фірмового стилю, що, в свою чергу, включає оформлювальний і діловий стиль. Зрозуміло, фірмовий стиль буде ефективно впливати на клієнтів лише за умови бездоганної якості вироблених фірмою товарів, робіт, послуг, що надаються. Але не в меншій мірі його ефективність залежить від дирекції й працівників фірми й у першу чергу - від секретаря.

Специфіка секретарської роботи полягає в операціях з документами й численними контактами з людьми, як безпосередніх, так і по телефону, телетайпу, за допомогою переписки. Причому, як правило, ці функції доводиться здійснювати паралельно з виконанням декількох, часом навіть не зв'язаних між собою робіт і доручень. Це передбачає вміння правильно розподіляти увагу, швидко й безпомилково переключатися з одного об'єкта на іншій, оперувати з технікою й одночасно вести прийом відвідувачів. І все треба робити на високому професійному рівні, без нервозності, інтелігентно, тактовно, доброзичливо й дипломатично.

У секретаря теж повинен бути свій імідж. Під ним у треба розуміти охайний, гарний, але не помітний зовнішній вигляд, уміння триматися в діловій і неформальній обстановці, високопрофесійний стиль роботи з документами й спілкування з людьми, утримання в порядку робочого місця й підсобних технічних засобів; виразну, грамотну й тактовну мову, дбайливе відношення до людей, гарний настрій й, як вінець усього, - укріплення авторитету фірми, її репутації в клієнтів.

Професійні й особисті якості помічника керівника

Робота секретаря-референта характеризується ситуацією, що швидко змінюється, розмаїтістю виконуваних завдань і потребою їхнього оперативного рішення й необхідністю часто вести паралельно кілька видів робіт, різноманіттям контактів. Тому при прийомі на роботу секретаря керівника пред'являється ряд вимог, які можна розділити на вимоги до ділових й особистих якостей.

До ділових якостей насамперед належать професійні навички, тобто секретар-референт повинен мати фахову освіту, бути професійно підготовленим. Секретар повинен відрізнятися високим рівнем самоорганізованості, тому що саме на нього покладається організаційне обслуговування керівника фірми. Він зобов'язаний забезпечити своєчасність підготовки наради, прийому, оформлення документів й т.ін.

Ділові якості

Особисті якості

При підборі секретарів керівника на одному з перших місць висувається вимога збереження службової таємниці, уміння в розмові проявити дипломатичність у розмовах по телефону й особистих контактах, тактовно піти від бесіди, що може завдати шкоди справі фірми.

Зовнішній вигляд секретаря повинен завжди відрізнятися охайністю, умінням одягатися з урахуванням ділової обстановки.

До особистих якостей секретаря-референта варто віднести і його прагнення до постійного поповнення й удосконалювання як загальних, так і професійних знань.

Важко сьогодні уявити діяльність будь-якої установи, підприємства, організації без секретаря. І дійсно, секретар - обличчя фірми. Він перший, з ким зіштовхується відвідувач, що прийшов до установи. Перший, з ким зустрічається, починаючи трудовий день, керівник. Перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Тому, від поведінки секретаря багато в чому залежить не тільки престиж фірми, у якій він трудиться, але й успіх партнерів і клієнтів фірми.

Секретар повинен бути завжди "у формі": ретельно й продумано одягнений, охайний, готовий швидко й кваліфіковано виконати дані йому доручення, уміти спокійно, без розгубленості, суєти й з достоїнством вирішувати питання в рамках своєї компетенції. І в той же час йому необхідний дар відчувати "нюанси" справи, що дозволяє вільно виходити з важких ситуацій, зокрема, "не бачити й не чути" того, що не слід бачити й чути. Секретар на очах й у курсі багатьох справ. І...

Секретар не має права бути в поганому настрої!

секретар керівник діловий спілкування

Секретар і керівник

Ділове спілкування секретаря не обмежується контактом з відвідувачами. Найважливіше місце в його роботі займають взаємини керівник - секретар.

Власне кажучи, секретар виконує функції першого помічника керівника, допомагає йому в плануванні робочого часу, у виконанні намічених заходів, звільняє від виконання дрібних технічних робіт, фільтрує потоки кореспонденції, телефонних викликів і відвідувачів.

Робота секретаря в організації починається із вступної бесіди-інструктажу з боку керівника. Керівник повинен докладно розповісти секретареві про методи своєї роботи, режим, особисті звички, сформулювати основні вимоги, які він буде пред'являти до секретаря, з'ясувати ступінь кваліфікації секретаря. Установити потрібний діловий контакт між керівником і секретарем вдається не відразу, потрібне випробування часом, спільною роботою.

Дж. Харрисон - великий фахівець в області управління й організації праці - називає наступні якості, необхідні секретареві:

1. Секретар не повинен допускати помилок у документах і тим самим звільнити керівника від необхідності перевіряти кожен документ. Секретар повинен роботою довести керівникові, що може працювати самостійно.

2. При розмові по телефону секретар повинен уміти тактовно відповісти на будь-яке питання, а керівник повинен довіряти своєму секретареві рішення питань, які в діяльності контори вважаються конфіденційними.

3. Секретар повинен уміти вибрати для керівника найважливіші факти, що містяться в звітах і журналах, щоб позбавити його від необхідності детально вивчати матеріали.

4. Секретар повинен розуміти, що у випадку термінової роботи йому потрібно залишитися після закінчення робочого дня.

5. Секретар повинен чітко представляти свої обов'язки й рівень компетенції при самостійному рішенні питань під час відсутності керівника, а керівник повинен бути, у свою чергу, впевнений, що секретар упорається з тією роботою, що може виникнути в його відсутність.

6. Керівникові необхідно постійно інформувати секретаря про всі свої справи, щоб вона могла максимально допомогти йому.

7. Керівник повинен уміти визнавати свої помилки й приносити вибачення, коли він не правий.

8. Керівник повинен покладатися на пунктуальність секретаря, а секретареві варто знати, що керівник іноді може бути й не пунктуальним.

9. Обом сторонам необхідне почуття гумору.

10. Поводження секретаря й ефективність його роботи - приклад для всіх співробітників.

11. Секретар повинен стежити за подіями в особистому житті керівника, наприклад, подбати про квіти для спеціальних випадків, про вітальні листівки й т.ін.

Для того, щоб взаємини керівник - секретар успішно складалися, варто координувати спільну роботу, установлювати регламент роботи. При цьому повинні бути враховані специфічні умови роботи підприємства, особистість керівника й секретаря: час приходу на роботу, доповіді про кореспонденцію, що надійшла, і поточні справи, час обідньої перерви, прийому відвідувачів, час уходу з роботи.

Добрий секретар повинен тактовно проявляти увагу до керівника й поважну турботу про нього. Секретар зобов'язаний бути лояльним до недоліків керівника й по можливості компенсувати їх своєю роботою.

Одне з основних завдань секретаря - уміння бути посередником між керівником і співробітниками. Він повинен прикласти максимум зусиль для створення сприятливих ділових відносин керівника з іншими співробітниками. Знаючи режим роботи й характер керівника, секретар може надати допомогу співробітникам в організації прийому їхнім керівником, допомогти скласти той або інший документ, задовольнити особисте прохання й т.ін.

У практиці роботи секретаря нерідкі випадки, коли секретарям доводиться згладжувати конфлікти, що виникають між керівниками й співробітниками. Тут багато чого залежить від гнучкості поводження секретаря в складних ситуаціях, уміння володіти своїми емоціями.

Секретареві часом доводиться виступати від імені керівника. Дуже важливо вміти чемно й чітко давати потрібні вказівки, контролювати їхнє виконання. При цьому - неприпустимі фамільярні відносини зі співробітниками, прояв зарозумілості, бюрократизму або байдужості.

Секретареві важливо встановити гарні ділові контакти із секретарями різних підрозділів свого підприємства, а також вищестоящих і підвідомчих організацій.

Размещено на Allbest.ru