Искусство делового письма

Указание на приложение

После того, как все этапы оформления разделов основной части письма вами завершены, следует подумать о приложениях - в том случае, если в них есть необходимость. Особо оговорим случай с сопроводительными письмами - вся направляемая с ними письменная информация квалифицируется как приложения и перечисляется после подписи по порядку.

Список приложений открывается вынесенным в отдельную строку на левую сторону листа словом «Приложение (приложения):». При перечислении приложений придерживаются следующих правил:

1. Документы перечисляют либо в порядке важности (начиная с главного документа), либо в порядке убывания объема документа при определенной однородности их содержания (например, статистические сводные таблицы или отчеты и т.п.), либо в алфавитном порядке.

2. Нумерацию списка приложений оформляют с обязательным указанием слова «Приложение» («Приложение 1», «Приложение 3а»).

3. Наименование документа дают в кавычках с заглавной буквы, но полностью, как правило, не указывают, если только это не приведет к недопониманию назначения приложений и их идентификации при ознакомлении с содержанием письма - обычно оказывается достаточным сослаться на ключевое слово («Проект соглашения …», «Договор №7», «Протокол о намерениях, вариант 2»).

Оформление приложений

Сведения о документах, высланных в адрес организации в качестве приложений к письму, должны полностью совпадать с их фактическими названиями, объемом, грифом доступности. На первых листах документов в правом верхнем углу выполняется надпечатка, указывающая на номер приложения:

«Приложение 9»;

«Приложение 1в» и т.д.

Сведения об исполнителе

Этот раздел делового письма является необязательным, но лишь в тех случаях, когда письмо исполнено непосредственно отправителем.

Сведения об исполнителе обычно указываются через интервал ниже списка приложений в левой части листа более мелким, но хорошо читаемым шрифтом и содержат:

1. Ключевое слово «исполнил»

2. Фамилию и инициалы исполнителя

3. Служебный телефон

4. Дату исполнения документа - в том случае, если она отличается от даты, приведенной в заголовке:

«Исполнил Глушанок М.И.

4-15-90, внутр. 3-90.

11.01.97.»

Аналогичным способом оформляется запись об исполнителях других частей документа.

«Исполнила Саляхова Ш.С.

Печатала Моисеева Е.В.

120-19-91

Исп. приложений (кроме 1 и 4) -

Воробьева И.М.

15.10.99.»

Постскриптум

Приписка после подписи допустима лишь в двух случаях, весьма тесно с собой взаимосвязанных:

1. Необходимость довести до сведения адресата информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в основной текст.

2. Информация в основном тексте претерпела существенные изменения, искажающие реальное восприятие и оценку ситуации.

Приписка «постскриптум» в обязательном порядке выполняется после соответствующей ссылки («Постскриптум», «П.С.», «P.s.») отправителем документа, в безотлагательных случаях - от руки, и заверяется повторной подписью, а в необходимых случаях - указанием даты и времени, когда была сделана приписка.

В наиболее сложных ситуациях вполне извинительной является повторная приписка «Постпостскриптум» («П.п.с.», «P.p.s.»), оформляемая отправителем с соблюдением тех же правил.

5. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Структурные ошибки.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Синтаксические ошибки.

- Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

- Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов.

Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.

- Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Морфологические ошибки.

- Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных.

Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Лексические ошибки.

- Неправильное использование слов и терминов.

- Неуместное или неоправданное использование иностранных слов.

Заимствование иностранных слов - закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

- Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.

- Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений.

Стилистические помехи.

- Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

Технические помехи.

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). Основная причина возникновения технических помех - небрежность при составлении делового письма.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

Все это требует от менеджера сегодня большей речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.

Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств.

Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции - задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Бондырева Т.Н. Секретарское дело: Практ. пособие. - М.: Высш. шк., 1999. - 86 с.

2. Браим Г.И. Культура делового общения: Учеб. - Мн.: ИП «Экоперспектива», 1998.- 196 с.

3. Введенская Л.А. Русский язык и культура речи: Учебное пособие для вузов / Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева, 15-е изд. Ростов н / Д: Феникс, 2006. - 544 с.

4. Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учебн. - практ. руководство / Э.Н. Давыдова, А.Е. Рыбаков. - 6-е изд., стереотип. - Мн.: ТетраСистемс, 2002. - 175 с.

5. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений: Учебник / Под. ред. А.Я. Кибанова, - М.: ИНФРА - М, 2005. - 368 с.

6. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА - М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1997. - 272 с.

7. Колтунова М. В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. - М.: Дело, 1999.- 112 с.

8. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Обучение секретарскому делу: Практ. пособие. - М.: Высш. шк., 1999. - 58 с.

9. Психология и этика делового общения: Учебник для вузов / под ред. проф. В.Н. Лавриненко. 4-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ - ДАТА, 2005.

10. Рогожин М.Ю. Документы делового общения. - Русская Деловая Литература, 1999. 208 с.

11. Холопова Т.И., Лебедева М.М. Протокол и этикет для деловых людей. - М.: Инфра - М, 1994. - 153 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

03.03.1997 г. №50-279 / 561 АО «Кольмекс»

О запросе предложения

на запасные части

Уважаемые господа!

Просим выслать в наш адрес предложение в трех экземплярах на поставку запасных частей с прилагаемой спецификацией.

В предложении просим указать полное наименование, тип, технические характеристики, материал (где это необходимо), цену и массу по каждой позиции спецификации, а также возможные сроки и общий объем поставки в кубических метрах.

Просим также указать отдельно стоимость упаковки и транспортировки.

Просим по возможности сообщить более точную дату высылки вашего предложения в наш адрес. В случае если вы по каким-либо причинам не сможете разработать предложение, мы будем признательны за ваше сообщение об этом в минимальный срок обратной почтой.

При ответе просим ссылаться на наш номер.

Заранее благодарим.

Директор по коммерции В.П. Баранов

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Оптово-посредническая фирма Директору

по комплектованию ЦСКТБ «Акустрон»

«КОМПЛЕКТАВТОМАТИКА» г-ну Шаламову П.А.

443022, г. Самара,

просп. Кирова, 24

ПО «Экран»

С благодарностью подтверждаю получение от Вас технического описания на ультразвуковой расходомер со счетчиком «Акустрон». При рассмотрении данного материала обнаружено отсутствие в нем приборов на диаметры от 100 до 200 мм и от 1000 до 1400 мм, о которых было сообщено в кратких технических характеристиках в письме 360 / В от 11.11 2000 г.

Прошу подтвердить возможность изготовления Вашим объединением расходомеров на эти диаметры и необходимость указания при заказе верхних пределов измерений. В случае положительного ответа сообщите пределы измерений для диаметров 0,1; 0,15; 0,2; 1,0 - 1,4 м, которые не предусмотрены таблицей на стр. 19 технического описания.

Одновременно прошу выслать в наш адрес наложенным платежом технические условия на расходомеры ультразвуковые типа УЗР-В на диаметры от 100 до 1400 мм с 10-разрядными кодами ОКП

Зам. генерального директора В.М. Данилочкин

ПРИЛОЖЕНИЕ В

Глава города Самары СПК «Шар»

Вторично напоминаем о необходимости представить смету на строительные работы по реконструкции и строительству жилого дома и плановых гаражей по Московскому шоссе Кировского района со всеми видами инженерных сетей в объеме пускового комплекса.

Глава города О.Н. Сысуев