Этика деловых отношений

Эффективность управленческого общения нельзя рассматривать в отрыве от управленческой деятельности в целом. Коммуникация является условием и элементом управленческой деятельности, поэтому эффективным следует считать такое управленческое общение, которое обеспечивает достижение целей упарвленческой деятельности посредством оперативной передачи необходимой информации, оптимального психологического воздействия, взаимопонимания между объектом и субъектом управления и их оптимального взаимодействия.

Семинар №5

«Основы и особенности вербального и невербального общения»

1 Структура публичного выступления

Теперь я считаю возможным раскрытие тех правил и приемов в ораторском искусстве, соблюдение которых способствуют успеху любого выступления.

Если вы решили выступать перед публикой с какой-либо речью, необходимо для начала знать основные этапы выступления, знать, что представляет собой каждый момент произнесения речи. Сперва я приведу общую характеристику этапов, затем чуть ниже поэтапно опишу требования к выступающему перед аудиторией.

1. Подготовка - (если она возможна), наиболее ответственный этап. Общение нужно планировать, правильно выбирать его место и время, заранее определять для себя установки на результат общения.

2. Вхождение в контакт - важно почувствовать состояние, настроение аудитории, освоиться самому и дать возможность сориентироваться слушателям. На этом этапе важно расположить слушателей к себе и обеспечить ровное начало. Этот период завершается установлением психологического контакта.

3. Концентрация внимания на какой-либо проблеме, задаче, являющейся предметом контакта.

4. Поддержание внимания - к приемам поддержания внимания во время общения нужно обращаться неоднократно, чтобы не пропустить важнее моменты общения вербального и невербального характера.

5. Аргументация и убеждение в том случае, если имеются расхождения во мнениях.

6. Завершение выступления - это критический момент в выступлении и нужно сделать так, чтобы на нем был отпечаток перспективы продолжения контактов. Очень важным при этом является самый последний момент, последние слова. Иногда именно они могут сыграть решающую роль в позитивности выступления.

Первые два этапа входят в докоммуникативную фазу, т.е. в фазу подготовки к самому выступлению, которая является не менее ответственным, чем последующие. А все остальные - коммуникативная фаза, иными словами, непосредственное взаимодействие выступающего с аудиторией.

Семинар №6

Основы и особенности дистанционного общения

1 Виды деловых писем

Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам. При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста.

Различают следующие основные виды деловых писем:

Письма-приглашения

Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит ?приложение?, в котором сообщается программа мероприятия.

Гарантийные письма

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки поставки продукции, оплата товара, аренды и т. д. В таких письмах используются стандартные выражения: фирма гарантирует, гарантируем, просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид__гарантии), оплату гарантируем, сроки поставки гарантируем, качество изделий гарантируем....

В письме обычно указываются платежные реквизиты организации, дающей гарантии оплаты.

Желательно текст письма согласовывать с юридической службой.

Кроме подписи руководителя организации может быть оформлена подпись главного бухгалтера. Подпись заверяется печатью.

Письма-просьбы

Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Текст данного письма обычно строится по следующей форме: в основной части содержания изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

изложение самой просьбы; в заключительной части высказывается надежда на ожидаемый результат. Просьбы обычно выражаются словами прошу, просим..; Просим оказать содействие...; Просим выслать в наш адрес...; Просим принять участие...; Прошу довести до сведения...;

Прошу ликвидировать задолженность...; Прошу принять меры...

Главная цель данного письма - убедить, доказать в необходимости

исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания, которые оформляются реквизитом приложение.

Семинар №7

Особенности этики деловых отношений

1 Подготовка и проведение деловой беседы

Эффективное ведение беседы чрезвычайно тяжелое дело. Известно, что

специальная методика ведения бесед помогает лишь в семи случаях из десяти достигнуть максимального результата, а в остальных он лишь хороший.

Отсутствие умения вести деловую беседу, в частности у юриста, менеджера является пробелом в их профессиональной подготовки и экономически обходится намного дороже, чем это кажется на первый взгляд. Правильное поведение деловых бесед способствует приросту производительности труда на 20-30%. Некоторые фирмы за рубежом имеют в своих штатах специалистов-беседчиков, идеально владеющих искусством деловой беседы.

Деловая беседа состоит из пяти фаз:

Начало беседы Передача информации Аргументирование

Принятие доводов собеседника

Принятие ранений

Задачи первой фазы беседы,

-установление контакта с собеседником;

-создание приятной атмосферы для беседы;

-привлечение внимания к предмету собеседования;

-пробуждения интереса к беседе;

-перехват инициативы (в случае необходимости).

Передача информации собеседнику. Фаза передачи информации

логически продолжает начало беседы и одновременно является__трамплином для перехода к фазе аргументации. Цель этой части беседы

заключается в решении следующих задач:

1.Сбор специальной информации по проблемам, запросам и

пожеланиям собеседника и его фирмы.

2.Выявление мотивов и целей собеседника.

3.Передача запланированной информации.

Формирование основ для аргументации или предварительная

проверка правильности отдельных узловых пунктов аргументации и создание в случае необходимости новых точек опоры в сознании собеседника.

5.Анализ и проверка позиции собеседника.

б.По возможности предварительное определение конечных результатов

беседы.

Аргументирование. Следующая фаза деловой беседы

аргументирование. В этой фазе формируется предварительное мнение,

занимается определенная позиция по данной проблеме как со стороны

инициатора беседы, так и со стороны собеседника.

Принятие решения и завершение беседы. Основные задачи, решаемые в

конце беседы, следующие:

1.Достижение основной, или в самом неблагоприятном случае,

запасной (альтернативной), цели.

2,Обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы, независимо

от наличия или отсутствия взаимопонимания.

3.Стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий.

4.Поддержание (в случае необходимости) в дальнейшем контактов с

собеседниками и их коллегами.

5.Составление развернутого резюме беседы, понятного для её

участников, с четко выделенным основным выводом.

Завершающую часть беседы можно начать, например, с таких фраз:

-давайте подведем итоги..., мы подошли к концу нашей беседы...,

?таким образом, в результате состоявшейся беседы можно сделатьследующие выводы... Окончание беседы, как и её начало, требует особого внимания. Конец обычно запоминается лучше всего, так как последние слова оказывают наиболее длительное действие на собеседника. В этой связи рекомендуется записывать и заучивать наизусть несколько последних предложений или хотя бы заключительное. Опытные деловые люди обычно обдумывают заранее две или три группы заключительных, чтобы потом в зависимости отхода беседы решить, какие из них - более мягкие или более жесткие по форме - произнести.

Семинар №8

Этикет и имидж делового человека

1 Внешний облик делового человека

Внешний облик делового человека - это первый шаг к успеху, поскольку для потенциального партнера его костюм служит кодом, свидетельствующим о степени надежности и респектабельности.

Аккуратный, со вкусом одетый, подтянутый - таков внешний облик делового человека, доброжелательно воспринимаемого окружающими партнерами и клиентами. И дело здесь не в какой-то изысканности вкуса, а в том, что внешность такого человека свидетельствует о его уважении к людям.

Деловой стиль -- это знак принадлежности к определенным кругам независимо от конкретного места работы и наиболее яркое выражение афоризма «Встречают по одежке». Деловой костюм должен, прежде всего, демонстрировать успешность. Существует понятие ?круг успеха?: успешный внешний вид стимулирует деловой успех, а тот, в свою очередь, способствует тому, что вы... лучше одеваетесь и успешно выглядите.

Замкнутый круг, который, однако, имеет свое начало. И начинается все с внешнего вида.

Основу гардероба любого бизнесмена составят три костюма -- синего, серого и черного цветов. Надо помнить, что любая вещь «устает», причем брюки «устают» больше, чем пиджак, поэтому к каждому пиджаку их должно быть, по крайней мере, двое --сегодня вы надели костюм целиком, завтра тот же пиджак, но с другими брюками. На Западе вообще существует неписаный закон, по которому уважаемый человек, занимающийся солидным бизнесом, не должен приходить в одном и том же костюме несколько дней подряд --иначе он будет заподозрен в том, что провел ночь не в собственной постели...__ Добротно сшитый костюм при условии хорошего ухода за ним можно носить 10, а то и 20 лет (а классическая вещь мало подвержена капризам моды), а его аналог с клеевыми лацканами и бортами прослужит без потери формы максимально один-два года. «Портной всех портных» Бруно де Анжелис, который одевает Ричарда Гира, президентов Польши, Франции и Японии и многих других стильных джентльменов, говорит: «Мои костюмы выбрасывают не потому, что они износились, а потому, что они надоели».

Костюм

* Чтобы выглядеть достаточно официально, отдайте предпочтение двубортному костюму.

* Рубашка должна быть светлее костюма, а галстук темнее рубашки.

* Днем на работе вполне приемлем клубный стиль. Чаще всего это темно-синий пиджак с блестящими пуговицами.

* Воротник пиджака должен плотно облегать шею. Воротник рубашки должен быть виден сзади чуть больше, чем на один сантиметр.

* В официальной обстановке пиджак должен быть застегнут. В застегнутом пиджаке выступают с докладом, сидят в президиуме, входят в кабинет на совещание, находятся на приеме, в зрительном зале театра, входят в ресторан. Нижнюю пуговицу пиджака не застегивают никогда.

Расстегнуть пуговицы можно за столом во время завтрака, обеда, ужина или сидя в кресле.

* Черный костюм одевают на прием, имеющий особое значение, на свадебные торжества, а также в знак траура.

* Держите выходной (или, как его называют, "парадный") костюм в полном порядке. Снимая, просмотрите его и, если появится необходимость, приведите в порядок, не откладывая. Это же относится к обуви, запонкам, носкам. Все должно быть под рукой, даже если в ближайшее время ничего не предвидится - случай может явиться неожиданно. Не давайте ему застать Вас врасплох. Пытаясь следовать за модой, помните, что она существует не для, полного подражания, а для того, чтобы в основных чертах к ней приспособиться. Иногда случается, что следование моде входит в противоположность с тем стилем, который Вы для себя нашли - смело отвергайте такую моду! Например, люди полного сложения плохо смотрятся в пиджаках с высоко поднятыми лацканами. Если Вы человек полный, а такие пиджаки вошли в моду, то это "совсем не значит, что Вам необходимо обзавестись таким пиджаком. Лучше выглядеть не модно, но хорошо, чем модно - и плохо.

* Галстук-бабочка, используемый на официальных торжествах или крупных праздниках, одевается только к темным костюмам. Светлые костюмы носятся с бабочкой очень редко. Галстуки к вечернему костюму лучше всего подбирать из натурального или искусственного шелка.

* Внешний нагрудный карман предназначен лишь для шелкового носового платка; платок должен быть сложен на ладони с элегантной небрежностью, ему нельзя придавать геометрическую форму; платок из той же ткани, что и галстук, -- моветон, он должен лишь перекликаться с одной из красок, присутствующих в рисунке галстука. Имейте при себе два носовых платка. Первый - "рабочий" - находится в кармане брюк; именно он используется по назначению. Второй - всегда абсолютно чистый - во внутреннем кармане пиджака. Он предназначен для того, чтобы протереть очки, вытащить попавшую в глаз соринку и т.д.

Семинар №9

«Проблемы этики и служебного этикета»

1 Определение понятий «этика» и «этикет»

Этикет деловой беседы относится, по своей сущности к этике - науке о морали и нравственности.

В современном мире, когда в деловой сфере, быту, правительственных кругах, на производстве, в международных отношениях, возникают конфликты, все чаще разрешение их ведется путем деловой беседы, переговоров.

Сущность конфликтов, причины их возникновения в деловых сферах и пути улаживания конфликтов относятся к науке управления - менеджменту.

Менеджеры даже провели классификацию конфликтов: « конфликты цели, конфликты познания, чувственный конфликт (эмоций) и разработали методы их разрешения.

Основой разрешения несогласий и конфликтов являются методы переговоров, которые по стратегии разделяются на три типа : мягкий, жесткий и принципиальный. Мягкий метод заключается в стратегии уступок, жесткий - в состязании воли, принципиальный - объединяет и то и другое и решает проблемы по их сути, давая возможность достичь цели в рамках приличия.

На результаты переговоров влияет много факторов: восприятие, эмоции, позиции разных сторон и другие.

Для решения различных споров очень важным бывает выяснение образа мысли, мышление оппонентов, что очень способствует успешному ведению переговоров.

Важным моментом в ведении переговоров имеют также эмоции,

которые необходимо подавлять так называемым методом « выпуска пара», что позволяет освободится от чувства гнева, страха возникающих в спорах.

Кроме того, враждебную ситуацию снимают извинения, выражениясожаления, обмен рукопожатиями , недорогие подарки.

Поведение принципиальных переговоров включает в себя два вопроса:

как разработать объективные критерии? Как их применять в разговорах.

Объективные критерии должны быть законными и практичными, независимо от желания сторон.

Этика - это наука об отношениях, существующих между людьми и об обязанностях, вытекающих из этих отношений.

Этика одна из древнейших наук, возникшая как составная часть философии еще в период рабовладельческого общества.

По мнению греческого философа Аристотеля - этика помогает познать, что следует делать, а от чего следует воздержаться.

Широк круг людей, проявляющих интерес (научный, деловой, социологический) к упорядочению человеческих отношений.

Это и экономист А. Смит - автор теории нравственных чувств, и русский физиолог И. Мечников, изучавший природу человека, английский философ Спенсер - автор теории стресса, нормативов биологических законов.

О значении этики в эффективности руководства хозяйством писал еще немецкий философ И. Кант, что без такой общественной науки немыслимо руководить людьми.

В современном мире интерес к этике усилился в связи с проблемой психологического климата в коллективе, влияющего на успех в деятельности предприятий и в бизнесе.

Один из специалистов в области этики С. Ф. Анисимов, реанимируя взгляды И. Канта писал, что Этика - это наука о правильном (и не правильном ) поведении.

Вопросами управленческой этики, служебного этикета, этики поведения людей, управлением психологического климата в коллективе занимаются в настоящее время в основном менеджеры.

Теории о практики менеджмента посвящены многие работы русских и зарубежных авторов: О. А. Виханский, А.И. Наумов, С. Андерсен, Жаклиц.

Семинар №10

Этикет и культура деловых отношений

1 Этикет деловой беседы (переговоров)

В настоящее время всю чаще приходится сталкиваться с конфликтными ситуациями на производстве, в деловой сфере, в быту, и на более высоком уровне - в государственных учреждениях, международных отношениях.

Поэтому актуальной является выработка культуры служебного общения, включающая ряд общих моментов - правил служебного этикета.

Несоблюдение этих правил приводит к неприятным последствиям. Так, неумение вести служебного разговора, неумение вести себя коммуникабельно с сослуживцами на работе, кроме потери времени многих людей, приносят массу неприятных моментов.

Чтобы избежать этих эксцессов, достаточно бывает на службе соблюдать хотя и формальные, но совершенно обязательные требования:

вежливый тон обращения, лаконизм изложения, проявлять тактичность, общительность, естественность, доброжелательность.

При возникновении конфликтов все чаще приходится прибегать к переговорам с целью уладить разногласия.

Переговоры фактически происходят каждый день в деловой сфере, в семье, и даже в суде, но вести их как следует нелегко.

Существуют три метода ведения переговоров: мягкий, жесткий и принципиальный.

Мягкий метод. Мягкий по характеру человек желает избежать личного конфликта и ради достижения соглашения с готовностью идет на уступки.

Он хочет полюбовной развязки, но дело чаще всего кончается тем, что он остается в обиде и чувствует себя ущемленным.

Жесткий метод. Жесткий участник переговоров рассматривает любую ситуацию как состязание воли, в котором сторона, занявшая крайнюю позицию и упорно стоящая на своем, получит больше. Он хочет победить, ночасто кончается тем, что он вызывает такую же жесткую ситуацию, которая изматывает его самого и его ресурсы, а также портит его отношения с другой стороной. Метод принципиальных переговоров- это третий путь ведения переговоров, предусматривающий позицию, основанную не на слабости или твердости, а скорее объединяющий и то и другое. Метод принципиальных переговоров, разработанный в рамках

Тавардского проекта по переговорам состоит в том, чтобы решать проблемы на основе их качественных свойств, то есть исходя из сути дела, а не торговаться по поводу того, на что может найти или нет каждая из сторон.

Этот метод полагает, что вы стремитесь найти взаимную выгоду там, где только возможно, а там, где ваши интересы не совпадают следует настаивать на таком результате, который был бы основан на каких- то справедливых нормах, независимо от воли каждого из сторон.

Метод принципиальных переговоров означает жесткий подход к рассмотрению существа дела, но предусматривает мягкий подход к отношениям между участниками переговоров.

Принципиальные переговоры показывают, как достичь того, что вам полагается по праву и остаться при этом в рамках приличия. Этот метод дает возможность быть справедливым, одновременно предохраняя от тех, кто мог бы воспользоваться во вред вашей честности.

Метод принципиальных переговоров может быть использован для решения одного вопроса или нескольких, в обстоятельствах, предписанных ритуалом, или в условиях непредсказуемой ситуации, как это бывает в переговорах с угонщиками самолетов. Этот метод в зависимости от методов противостоящей стороны.

Метод принципиальных переговоров является стратегией, предназначенной для достижения всех целей.