Довідково-інформаційна діяльність архівів України: виклики цифрового суспільства (на прикладі Державного архіву Вінницької області)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Національний авіаційний університет

Державний архів Вінницької області

Довідково-інформаційна діяльність архівів України: виклики цифрового суспільства (на прикладі Державного архіву Вінницької області)

Людмила Божук

Олена Ількова

Україна

Анотація

Метою статті є узагальнення досвіду інформаційної діяльності відділу інформації та використання документів Державного архіву Вінницької області та його представлення у соціокомунікаційному просторі України. Авторки характеризують поняття та складові довідково-інформаційної діяльності в архівній сфері, аналізують вебсайт архіву як довідково-інформаційну систему, з'ясовують специфіку довідково-інформаційної діяльності відділу інформації та використання документів Державного архіву Вінницької області (ДАВіО). Методологія дослідження ґрунтується на поєднанні загальнонаукових (аналіз, синтез, опис, узагальнення) та спеціально-історичних (історико-типологічного, історико- системного, методу моніторингу) методів з принципами історизму, системності, науковості. Також для аналізу змісту запитів, які надходять від громадян до ДАВіО застосовано метод контент-аналізу. Наукова новизна роботи полягає у виявленні специфіки інформаційної діяльності відділу інформації та використання документів Державного архіву Вінницької області, з'ясуванні перспектив розвитку довідково- інформаційної діяльності державних архівів України. Висновки. У сучасному цифровому суспільстві архіви є не лише місцем фізичного зберігання документів, які відклалися у діяльності установ-фондоутворювачів, зберігачами культурних та духовних надбань людства, але й потужними інформаційно-комунікаційними системами, які, використовуючи інструменти цифрових комунікацій, зміщують акценти у своїй діяльності на представлення та поширення архівних інформаційних ресурсів серед широкого кола споживачів. Встановлено, що Державний архів Вінницької області має функціональний сайт, де оприлюднюються не лише різноманітні довідкові видання, матеріали документальних виставок, а й цифрові копії фонду користування з метою забезпечення віддаленого доступу користувачів до соціально значущої ретроспективної документної інформації Інформаційна діяльність відділу інформації та використання документів ДАВіО наразі представлена на гідному рівні. Перспективним напрямком роботи ДАВіО є продовження створення цифрового фонду користування документами.

Ключові слова: архів, архівний інформаційний ресурс, вебсайт архіву, відділ інформації та використання документів, інформаційні продукти та послуги.

Abstract

Liudmyla V. Bozhuk

National Aviation University PhD (History), Associate Professor (Ukraine)

Olena P. Ilkova

State Archives of Vinnytsia Region

Specialist of the department of information and use of documents (Ukraine)

Reference and Information Activities of the Archives of Ukraine: Challenges of the Digital Society ( based on the State Archives of Vinnytsia region)

The purpose of the article is to summarize the experience of information activities of the information department and the use of documents of the State Archives of Vinnytsia region and its presentation in the socio-communication space of Ukraine. The authors characterize the concepts and components of reference and information activities in the archival sphere, analyze the archive website as a reference and information system, find out the specifics of reference and information activities of the information department and use of documents of the State Archives of Vinnytsia region. The research methodology is based on a combination of general scientific (analysis, synthesis, description, generalization) and special-historical (historical-typological, historical-systemic, monitoring method) methods with the principles of historicism, systematics, scientifically. The method of content analysis was also used to analyze the content of inquiries received from citizens to the State Archives of Vinnytsia region. The scientific novelty of the work is to identify the specifics of the information activities of the information department and the use of documents of the state archives of Vinnytsia region, to clarify the prospects for the development of reference and information activities of the state archives of Ukraine. Conclusions. In today's digital society, archives are not only a place for physical storage of documents deposited in the activities of founding institutions, custodians of cultural and spiritual heritage of mankind, but also powerful information and communication systems that, using digital communication tools, shift the focus of representation and dissemination of archival information resources among a wide range of consumers. It is established that the state archive of Vinnytsia region has a functional site, where in the rubrics "information activities" and "reference apparatus" are published not only various reference publications, materials of documentary exhibitions, but also digital copies of the fund to provide remote access to socially significant retrospective documentary information. The information activities of the Department of Information and Use of Documents of the State Archives of Vinnytsia Region are currently presented at a decent level. Archivists take into account the interests of the general public and make every effort to realize the constitutional right of citizens to receive information. A promising area of work of the State Archives of Vinnytsia Region is the continuation of the creation of a digital fund for the use of documents.

Key words: archive, archival information resource, archive website, information and use of documents department, information products and services.

Постановка проблеми. З розвитком цифрового суспільства архіви як установи, що акумулюють інформаційні ресурси поколінь, пов'язуючи минуле із сьогоденням, постають у новій іпостасі: нині це не просто будівлі, де фізично зберігаються стоси документів, а потужні інформаційні центри, що привертають увагу суспільства. Цифровізація і новітні інформаційно- комунікаційні технології надають практично необмежені можливості у задоволенні потреб широкої громадськості соціально значущою ретроспективною документальною інформацією, а отже, відбуваються докорінні зміни у підході до розуміння ролі архівів у сучасному комунікаційному просторі.

Наразі архіви України, у міру своїх можливостей, реалізують свою основну місію - не лише фізичне зберігання, а й всебічне використання інформаційних документних масивів, що перебувають на збереженні в архівних установах.

Відповідно до Закону України «Про національний архівний фонд та архівні установи» архів - це установа чи структурний підрозділ, що забезпечує облік і зберігання архівних документів, використання відомостей, що в них містяться, та формування Національного архівного фонду (далі - НАФ), здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи і діловодства [Закон України, 1993]. Так, здійснення науково- дослідної та інформаційної діяльності можливе не лише завдяки проведенню заходів, направлених на забезпечення зберігання та обліку документів, а й всебічному використанню документів НАФ, популяризації архівів як центрів зберігання ретроспективної інформації, важливих соціально-комунікаційних інститутів.

Політика демократизації та відкритості, рух у напрямку інтеграції України у світовий інформаційний простір, збільшення суспільного та наукового інтересу до національного культурного надбання закономірно призвели до усвідомлення - забезпечення вільного доступу громадян до архівної інформації є пріоритетним напрямом діяльності архівної галузі нашої країни. Якщо раніше технічні можливості давали змогу презентувати результати опрацювання документних масивів у формі традиційних виставок у читальній залі, то нині високотехнологічне обладнання дозволяє креативно підходити до питань щодо висвітлення діяльності архівістів. Наразі представлення архівної установи в мережі «Інтернет» є обов'язковою вимогою часу: наявність власного вебсайту і офіційних сторінок у соціальних мережах формують імідж не лише конкретного архіву, а й усієї галузі.

Аналіз джерел та останніх досліджень. За твердженням О. Мітюкова, «задоволення потреб суспільства в архівній документній інформації - одна з визначальних функцій державних архівів» [Мітюков, 1983 : 28]. Саме тому сфера інформаційної діяльності архівних установ потребує особливої уваги, оскільки користувачі мають право на повне і своєчасне отримання від архівів достовірних відомостей. Сутність понять інформаційної, науково-інформаційної, інформаційно-аналітичної діяльності державних архівів досить ґрунтовно висвітлено у працях Н. Меньківської [Меньківська, 2009; 2011]. Формування та функціонування поняттєвого апарату з організації використання архівної інформації та користування архівними документами, визначення змісту цих понять розглядає В. Ляшенко [Ляшенко, 2011]. Детальній характеристиці системи довідкового апарату НАФ як цілісної структури, пріоритетності науково-довідкових видань приділяє увагу Н. Христова [Христова, 2010]. Репрезентацію архівної інформації, зокрема, зважаючи на вимоги сьогодення, у мережі «Інтернет» розглядає Г. Боряк, [Боряк, 1996; 2002; 2013]. На доцільності використання окремих засобів digital-маркетингових комунікацій у популяризації архівної інформації при формуванні позитивного іміджу архівних інституцій наголошує Т. Білущак [Білущак, 2020]. Питання про управління маркетинговою діяльністю архівної установи, аспекти традиційних та новітніх форм використання архівної інформації у системі взаємодії «споживач-архів» аналізують І. Дідур та І. Ковальська [Дідур & Ковальська, 2018]. У публікації Я. Калакури та Ю. Ковтанюка акцентується увага на застосуванні інформаційних технологій в архівному менеджменті, оцифровуванні документаційних ресурсів архівів як підґрунтя для надійного збереження, якісного надання архівних послуг, поліпшення взаємодії між архівами та суспільством [Калакура & Ковтанюк, 2019]. Наукову цінність становлять праці Л. Божук [Божук, 2016; 2020; 2021], І. Тюрменко [Тюрменко, 2016]. Авторки досліджують проблеми цифровізації архівних інформаційних ресурсів, можливості їх представлення у мережевому суспільстві, розглядають вебсайти архівів як документно-інформаційну систему. Аналізу використання сучасними архівами новітнього інформаційно-комунікаційного інструментарію для представлення та популяризації архівних інформаційних ресурсів присвячено дослідження І. Тюрменко, Л. Божук, Ю. Смольнікова та Ю. Сєрова [Тюрменко & Божук & Сєров & Смольніков, 2020; 2022].

Так, аналіз наукових публікацій українських дослідників з означеної проблематики показав достатню публікаторську активність, однак досі не приділено належної уваги діяльності відділів інформації та використання документів архівів.

Метою статті є узагальнення досвіду інформаційної діяльності відділу інформації та використання документів Державного архіву Вінницької області та його представлення у соціокомунікаційному просторі України.

Виклад основного матеріалу. Виконуючи свою основну функцію - посередництво між утворювачами і споживачами ретроспективної документної інформації - архіви України в умовах цифрової доби та віртуалізації комунікацій зміщують акценти на представлення та поширення цифрових архівних інформаційних ресурсів для задоволення інформаційних потреб суспільства і держави, реалізації конституційних прав, основних свобод та законних інтересів кожної людини. Архіви стають людиноцентричними, а питання, що стосується доступу до архівної ретроспективної інформації, архівних ресурсів, є пріоритетним напрямком роботи архівних установ [Стратегія ..., 2020].

Розуміння необхідності і важливості висвітлення інформаційної діяльності, оприлюднення цифрових копій документів НАФ, довідково-пошукового апарату, матеріалів документальних виставок активізувалося з подіями, що охопили світ на початку 2020 р., коли пандемія ООУЮ-19 паралізувала звичний ритм життя і змусила перевести роботу і навчання у дистанційний режим.

Саме з цього часу спостерігається активізація оприлюднення цифрових колекцій на вебсайтах архівних установ з метою надання користувачам віддаленого доступу до ретроспективної документної інформації. З початком російської агресії 24 лютого 2022 р. перед українськими архівістами постало першочергове завдання збереження архівних документів шляхом їх точкової евакуації у більш безпечні місця західних регіонів. По-друге, пришвидшення темпів цифровізації документів НАФ за підтримки міжнародної архівної спільноти. Відтак це сприяло активізації інформаційно-довідкової діяльності архівних установ України.

До структури архівів входять підрозділи, робота яких безпосередньо пов'язана із реалізацією основних функцій установи: відділ зберігання, обліку та довідкового апарату, відділ інформації та використання документів і лабораторія, що взаємодіють спільно і злагоджено, як єдиний механізм. Якщо окреслити коротко, це ланцюжок, що має таку структуру: облік і зберігання - використання - технічний супровід. Провідне місце у діяльності відділу інформації та використання документів посідає довідкова робота, спрямована на виконання запитів юридичних та фізичних осіб. Кількість звернень до архівної установи невпинно зростає, що зумовлено як поповненням фондів архіву за рахунок передавання на державне зберігання справ від установ-фондоутворювачів, так і зростанням інтересу громадян до здійснення самостійних пошуків як у читальному залі архіву, який входить до складу вищеназваного відділу, так і на офіційному сайті ДАВіО .

Щороку фонди архівних установ України поповнюються новими документальними масивами, тому для доступу до документів НАФ необхідно мати досконалий довідковий апарат. Науково-аналітичне опрацювання документів НАФ України з метою створення та удосконалення науково-довідкового апарату (далі - НДА), що відображає інформацію про склад та зміст фондів, покращення пошукових систем та баз даних, є важливою складовою довідково- інформаційної діяльності архівів.

Довідково-пошуковий апарат архіву складається з сукупності упорядкованих масивів вторинних джерел інформації та системи каталогів і картотек, що забезпечує оперативне надання відомостей про склад і зміст довідково-інформаційних фондів, систематичний пошук необхідної інформації, ознайомлення працівників архіву з новими надходженнями, задоволення запитів користувачів за конкретною тематикою [Артамонова&Майстренко& Одинока&Романовський, 2012 : 14]. Систему НДА до документів архіву складають архівні довідники про склад і зміст таких документів, які дають змогу здійснювати багатоаспектний пошук інформації на всіх організаційних рівнях сукупної архівної спадщини. Наприклад, в Анотованому реєстрі описів дорадянського періоду ДАВіО розміщено список пропущених фондів, втрачених у роки Другої світової війни, а також список пропущених фондів, які були передані до інших архівів (інформацію подано у формі таблиці, де зазначено номери та назви пропущених фондів облархіву, найменування архіву, який прийняв документи, номер фонду в архіві-приймальнику, дата передавання). Тож бачимо, що у 1950-х рр. певні фонди, які зберігалися у Вінницькому архіві, були передані до Державних архівів Хмельницької та Одеської областей, філіалу Держархіву Житомирської області у м. Бердичів, ЦДІАК України у м. Києві, Центрального Державного історичного архіву Молдавської РСР, Центрального Державного військово-історичного архіву СРСР [Сабадіна & Гордійчук & Сидорук, 2010 : 372-378].

Нині, з огляду на виклики часу та можливості використання сучасних інформаційно- комунікаційних технологій, важливою формою розповсюдження довідково-інформаційних ресурсів архівів є оприлюднення їх на вебсайтах архівних установ з метою надання необмеженого доступу до документів архівів, що спрощує роботу як дослідникам, так і архівістам. Наразі усі обласні та центральні архіви України мають власні вебсайти, завдяки чому ефективно реалізують одну зі своїх основних функцій - посередництво між утворювачами (зберігачами) і споживачами ретроспективної інформації. інформаційний архів документ довідковий

Проведений моніторинг сайтів державних обласних архівів України дає підстави констатувати, що тепер усі обласні архіви України на вебсайтах мають рубрику «Довідковий апарат» (або аналогічну), де розміщені путівники й анотовані реєстри описів дорадянського та радянського періодів - найбільш повні інформативні довідники, які значно розширюють джерельну базу для детального вивчення та об'єктивного висвітлення як історії певного регіону, так держави загалом.

Розглянувши вебсайт архіву ДАВіО як довідково-інфорамційний ресурс, варто детальніше зупинитися на рубриках, що містять інформацію, яка є першочергово важливою для дослідників та пошуковців. Цілком закономірно, що найбільш інформативно наповненою для користувачів є рубрика «Електронний архів», яка містить підрубрики: Довідковий апарат, Описи, Фонди радянського періоду (справи), Фонди дорадянського періоду (справи), Фонди партійні (справи), Картотека розкуркулених, Географічна картотека. Після кліку на відповідну підрубрику користувач потрапляє на сервер мережевого сховища Synology Drive, де зберігаються завантажені файли [Офіційний вебсайт ДАВіО].

У підрубриці «Довідковий апарат» дослідник має змогу переглядати чи завантажувати довідкові видання ДАВіО: Путівник, Анотований реєстр описів фондів дорадянського періоду, Анотований реєстр описів фондів періоду німецько-румунської окупації, Перелік фондів, у справах яких виявлено ДУСТ, Перелік репресованих осіб, Алфавітну книгу Вінницького костелу (містить списки дітей, хрещених у Вінницькому костелі у період з 1874 до 1917 рр.), Список фондів ДАВіО, Каталог метричних книг Державного архіву Вінницької області, а також окремі файли у форматі Word, що містять інформацію про наявність метричних книг, сповідальних відомостей та книг дошлюбних обшуків за віросповіданням.

Підрубрика «Описи» поділена на три групи описів: дорадянського і радянського періодів, а також партійні. Варто зазначити, що наразі усі описи фондів дорадянського періоду оцифровані та доступні для перегляду чи завантаження (у форматі JPG або PDF), у той час як описи фондів радянського періоду та партійних фондів оцифровані (а відповідно й доступні користувачам) частково, однак робота із переведення їх у цифровий формат триває.

У підрубриці «Фонди радянського періоду (справи)» частково викладені документи лише двох фондів архіву: Ф. Р-6023 «Колекція фільтраційних, слідчих та наглядових справ, переданих УСБУ у Вінницькій області» та Ф. Р-196 «Вінницький окружний адміністративний відділ». Фонд Р- 6023 містить загальну кількість справ - 77999 од. зб., однак у вільному доступі є лише 127 справ з описів 1 та 4. Що ж стосується Ф. Р-196, у якому містяться інформація про роботу установи- фондоутворювача, то він містить загальну кількість справ - 4546 од. зб., з них на сайті доступні 100 справ, які представляють інтерес насамперед для дослідників власного родоводу (особливо матеріали реєстрації релігійних громад, в яких містяться поіменні списки парафіян певної релігійної громади - церкви, костелу, синагоги, лютеранської кірхи, євангельських християн - із зазначенням віку, соціального становища, роду занять, іноді освіти тощо).

Якщо розглядати наповнення підрубрики «Фонди дорадянського періоду (справи)», то у вільному доступі на сайті розміщені цифрові копії справ 17 фондів. У підрубриці «Фонди партійні (справи)» розміщено 57 справ з 8 фондів колишніх партійних організацій Вінниччини (губернського, окружного, повітового, обласного, районного комітетів КП(б)У тощо). Варто зауважити, що документи колишнього партійного архіву менш затребувані дослідниками, про що свідчить кількість замовлень у читальному залі, а відтак й кількість оцифрованих документів значно менша, порівнюючи з кількістю копій справ дорадянського чи радянського періодів.

Підрубрика «Картотека розкуркулених» містить папки, розміщені в алфавітному порядку за назвами районів Вінницької області, у кожній з яких є цифрові копії карток із прізвищами розкуркулених громадян та посиланнями на архівні документи про розкуркулення.

У «Географічній картотеці» розміщені цифрові копії карток, згруповані у 95 папок в алфавітному порядку за назвами населених пунктів Вінницької області. Кожна папка підписана назвами першого та останнього топонімів у її межах (наприклад, «021. С. Вороновиця - Гайсин»), але варто зауважити, що пошук потрібного села чи міста вимагає певних часових витрат, оскільки всередині папки географічні об'єкти хоча й розмежовані один від одного, однак назва населеного пункту не зазначена, лише проставлено порядковий номер, котрий ніяк не відображає назви. Поділ на папки умовний, не має логічної впорядкованості чи закономірності. Тож зрозуміло, що підрубрика «Географічна картотека» потребує вдосконалення з метою поліпшення пошуку потрібної інформації.

З метою спрощення генеалогічних та біографічних пошуків центральні та регіональні архіви України провели величезну роботу зі створення Каталогів метричних книг. Описові статті каталогів поділені за віросповіданнями, містять інформацію про назви парафій за географічним принципом в алфавітному порядку, хронологічні межі та шифри справ. Нині усі обласні архіви мають каталоги метричних книг, які розміщені на вебсайтах у форматі pDf, з можливістю пошуку за ключовим словом, завдяки чому користувачі мають можливість виявити місце зберігання необхідних документів.

Провідне місце у діяльності відділу інформації та використання документів посідає довідкова робота, спрямована на виконання запитів юридичних та фізичних осіб. У Положенні про відділ інформації та використання документів ДАВіО, затвердженому наказом заступника директора Державного архіву Вінницької області від 04.07.2016 року № 57, окреслені основні завдання, функції, права та обов'язки, організація роботи, зв'язки з іншими підрозділами [ДАВіО. Поточний архів. Накази директора архіву з основної діяльності за 2016 р. Папка «Накази»].

Якщо характеризувати довідкову роботу відділу інформації, стає помітним, що кількість запитів, які надходять на адресу архіву, з роками збільшується. Цьому сприяли збільшення потреб громадян в отриманні архівних довідок, викликані необхідністю доведення родинних стосунків при оформленні спадщини; пошук документів щодо національності предків з метою отримання Карти поляка; підтвердження єврейської національності предків для еміграції до Ізраїлю, США, Німеччини тощо; отримання архівних довідок про походження предків на території України (зокрема, Вінницької області) для набуття громадянства України. Особливо активізувалися запити на отримання довідок з метою оформлення українського громадянства після окупації Криму та початку російської агресії проти України у 2014 р. Крім того, органи Державної міграційної служби України перевіряють відповідність інформації, що міститься в документах, наданих громадянами при оформленні українського громадянства, з інформацією в книгах реєстрації актових записів. Іншою причиною збільшення кількості запитів є зміни у пенсійному законодавстві, що час від часу змушують громадян масово звертатись до архівних установ, аби підтвердити стаж, розмір заробітної плати тощо.

Характеризуючи довідкову діяльність ДАВіО, зазначимо, що, наприклад, у 1944 р. архів видав 24 довідки, з яких 10 з позитивним результатом, 14 - з негативним. Навіть зважаючи на те, що представлена інформація відображає дані за неповний рік (адже Вінниця була звільнена від окупантів 20 березня 1944 р., тобто у річному звіті кількість довідок вказана за 9 місяців), бачимо, що загалом інтерес громадян до інформаційних ресурсів архівів завжди мав місце [ДАВіО. Ф.Р-1812. Оп. 5. Спр. 7. Арк. 20]. Зрозуміло, що з часом кількість запитів до архіву збільшувалась, оскільки зростали потреби громадян в отриманні архівних довідок для задоволення соціально-правових питань. Детальний аналіз стану довідкової роботи архіву за останні 6 років засвідчив, що загальна кількість запитів, які надходять на адресу архіву, постійно зростає. Порівняльна характеристика кількості запитів, що надійшли на адресу ДАВіО упродовж 2016-2021 рр., представлена на Рис. 1.

Рис.1. Кількість запитів, що надійшли на адресу ДАВіО у 2016-2021 рр.

Так, у 2016 р. спостерігалося різке збільшення кількості запитів, що обумовлено сплеском заяв на пошук інформації щодо підтвердження польського походження. У 2018-2019 рр. кількість запитів зменшилася, що пов'язано з переведенням особистого прийому громадян до Центрів надання адміністративних послуг.

Дані за 2020 р. показали зменшення кількості запитів у середньому на 20 %, якщо порівняти з попередніми роками. Такий стан справ має цілком логічне пояснення: значні корективи у повсякденне життя громадян усіх країн світу внесла пандемія ООУЮ-19. З метою запобігання розповсюдженню коронавірусної інфекції була практично паралізована робота переважної кількості установ та організацій, введені обмеження щодо пересування громадян, що позначилося й на кількості звернень до архіву. Отже, неможливість подання запитів до архіву через припинення прийому громадян ЦНАПами у період карантину 2020 р. вплинула на загальну кількість запитів. До того ж роботу із відвідувачами тимчасово призупинили й інші державні установи України, що призвело до зменшення потреб громадян в отриманні архівних довідок.

Аналіз стану роботи архіву із запитами у 2021 р. дає підстави констатувати, що громадяни адаптувалися до нових умов роботи та реалій сьогодення, підвищили свою цифрову грамотність та навчилися користуватися засобами електронного зв'язку. Щодо тематики запитів, то у 2021 р. виконано 1298 запитів соціально-правового характеру (переважали про трудовий стаж та заробітну плату, репресії та розкуркулення, атестацію робочих місць за шкідливими умовами праці, перебування на окупованій території, в гетто і концтаборах, примусове вивезення з тимчасово окупованої території до Німеччини). Зокрема, запитів про підтвердження трудового стажу - 676, що складає 45 % від соціально-правових запитів та 10,4 % від усіх запитів, що надійшли на адресу архіву. Упродовж 2021 р. держархівом області виконано 99 запитів генеалогічного характеру, з них 48 - з негативним результатом. Причини негативних відповідей - брак відповідної джерельної бази, неповнота відомостей, необхідних для виконання запитів. У читальному залі за генеалогічною тематикою працювало 49 користувачів.

Із загальної кількості виконаних ДАВіО запитів у 2021 р. - 5201 виконано на платній основі. Це, зокрема, майнові, тематичні, персональні біографічні та генеалогічні запити, а також запити на копіювання архівних документів [ДАВіО. Поточний архів. Річні звіти відділу інформації та використання документів. Папка «Звіти»].

Традиційно найбільша кількість запитів стосувалася підтвердження фактів народження, шлюбу, розірвання шлюбу та смерті. Якщо проаналізувати статистику і вирахувати співвідношення кількості запитів про підтвердження актів цивільного стану громадян до загальної кількості запитів, що надійшли на адресу архіву, можемо з'ясувати, що відсоток таких запитів за 2016-2020 рр. коливається у межах 55-70 %. Співвідношення кількості запитів щодо підтвердження актів цивільного стану до загальної кількості запитів представлено на Рис. 2.

Рис. 2. Співвідношення кількості запитів щодо підтвердження актів цивільного стану до загальної кількості запитів

Важливими напрямками діяльності відділу інформації та використання документів ДАВіО є робота читального залу та науково-довідкової бібліотеки. Якщо у радянські часи основний потік дослідників у читальному залі становили науковці, студенти-історики, письменники, журналісти, то за часів незалежності України, коли архіви поступово стають відкритими для усіх охочих, ближчими до людей, переважна більшість відвідувачів - пересічні громадяни, які хочуть дослідити свій родовід, ознайомитися з архівно-слідчими справами репресованих предків, скопіювати документи для сімейного архіву тощо. Можемо констатувати: змінюється державна політика, архіви стають більш відкритими, доступ до документів НАФ - простішим, а Україна переймає найкращий світовий досвід в архівній сфері.

Актуальним напрямком роботи відділу інформації та використання документів архіву є виставкова діяльність. Щорічно у стінах архіву розгортаються експозиції, присвячені знаменним та пам'ятним датам в історії держави та Вінниччини: до Дня проголошення Акта Злуки УНР і ЗУНР, Дня пам'яті та примирення, Дня Конституції України, Дня Незалежності України, Дня вшанування пам'яті жертв Голодоморів. Загалом працівники відділу інформації готують виставки з різноманітної тематики, маючи на меті популяризацію архівних джерел.

Останніми роками новою формою виставкової роботи стали онлайн-виставки. Якщо у 2016 р. таких виставок на вебсайті архівної установи було всього 2 (головна мета - для ознайомлення із документальними матеріалами в архівних відділах та секторах РДА), то з 2019 р. онлайн-виставки стали основною формою експонування документів архіву. Наразі на вебсайті архіву у рубриці «Документальні виставки» представлено 26 виставок-онлайн різноманітної тематики [ДАВіО. Офіційний вебсайт]. Переваги оприлюднених онлайн-експозицій безсумнівні: необмежений термін експонування, доступу, дистанційного перегляду, можливість оновлення архівними працівниками та здійснення дистанційного обслуговування користувачів ретроспективної інформації.

В умовах віртуалізації комунікацій архіви акцентують увагу на представленні та поширенні архівних інформаційних ресурсів, обміну ними, формуванню інтегрованих ресурсів у мережі «Інтернет» й організації онлайнового доступу до соціально значущої інформації. Збільшення активності у соцмережах та використання інших інноваційних підходів у поширенні інформації серед її споживачів сприяють підвищенню інформативності та відкритості архівних установ.

Відтоді як ДАВіО має власну сторінку у соціальній мережі «Фейсбук», кількість відвідувань виставок значно зросла завдяки поширенню у ній інформаційних анонсів.

Активна взаємодія із ЗМІ, широкою громадськістю є важливим інструментарієм у популяризації та представленні архівних документів, свідченням того, що діяльність Державної архівної служби України загалом і кожної архівної установи, зокрема, базується на принципах прозорості та відкритості. Так, у 2021 р. державними архівами областей України підготовлено: 151 телесюжет для телепередач, 88 радіосюжетів, 183 публікації у пресі. Серед драйверів у підготовці телепередач і телесюжетів, публікацій у пресі архівних документів у 2021 р. очільник Укрдержархіву А. Хромов відзначив і держархів Вінницької області [Про роботу Укрдержархіву...].

Однією з форм використання архівної інформації є ініціативне інформування - надання інформації фізичним і юридичним особам про склад і зміст документів архіву. Моніторинг річних звітів ДАВіО засвідчив, що працівники відділу інформації та використання документів щороку готують у середньому 5 ініціативних інформацій різноманітної тематики: про відкриття музичних шкіл у містах Погребище та Липовець у 1966 р., про відкриття медичного коледжу у м. Погребище, про створення гуманітарного ліцею Барського педагогічного училища, про присвоєння назв вулицям і провулкам смт Муровані Курилівці Вінницької області тощо [ДАВіО. Поточний архів. Річні звіти відділу інформації та використання документів. Папка «Звіт»].

Невід'ємною складовою довідково-інформаційної діяльності архіву є організація й проведення архівістами наукових досліджень та їх представлення у рубриці «Публікації» на вебсайті установи. Наразі в рубриці у хронологічному порядку представлені результати наукового доробку працівників архіву за 2010-2021 рр., а саме спеціальні архівні довідники (Путівник, Каталог метричних книг, Анотовані реєстри описів), публікації головного спеціаліста відділу інформації у журналі «Архіви України», а також публікації, що висвітлюють минуле Вінниччини на основі дослідження оригінальних та унікальних документів ДАВіО тощо [ДАВіО. Офіцйний вебсайт].

Висновки. Отже, основними напрямками інформаційної діяльності ДАВіО загалом і відділу інформації та використання документів архіву є робота, пов'язана із реалізацією права громадян, установ, організацій на інформацію: надання відповідей на запити, наукове опрацювання документів НАФ, створення пошукових баз даних, удосконалення науково- довідкового апарату, інформаційне наповнення вебсайту та офіційної сторінки у соціальній мережі «Фейсбук» тощо. Конкретним результатом інформаційно-довідкової діяльності працівників відділу інформації та використання документів ДАВіО постають різноманітні інформаційні продукти (інформаційно-довідкові видання та бази даних) та послуги (підготовка архівних довідок за запитами фізичних та юридичних осіб, надання консультацій, інформаційна допомога користувачам у читальному залі, проведення екскурсій тощо) з метою максимального задоволення попиту широкого загалу на архівну інформацію.

Перспективним напрямком роботи ДАВіО є продовження створення цифрового фонду користування документами з можливістю отримання вільного рівного доступу до архівних інформаційних ресурсів та надання е-послуг споживачам ретроспективної інформації.

Подяка. Висловлюємо щиру вдячність працівникам Державного архіву Вінницької області за пророблену роботу та членам редколегії журналу за консультації, надані під час підготовки статті до друку.

Фінансування. Автори не отримали фінансової підтримки для дослідження, авторства або / публікації цієї статті.

Джерела та література

1. Tiurmenko, І., Bozhuk, L., Smolnikov, Y., Syerov, Y. (2020). Digital communications of Ukraine archival institutions. CEUR WorkshopProceedings. Vol. 2616, 296-307.

2. Tiurmenko, I., Bozhuk, L., Struk, I., Syerov, Y. (2022). Digital Documentary Collections of National Cultural Heritage on the Ukrainian Regional State Archives Websites. Kryvinska, N., Gregus, M. (eds) Developments in Information & Knowledge Management for Business Applications. Studies in Systems, Decision and Control, vol 421, 449-470. Springer, Cham.

3. Артамонова, С. С., Майстренко, А. А., Одинока, Л. П., Романовський, Р. В. (Уклад.) (2012). Служби науково-технічної інформації державних архівних установ України: інформаційна, організаційна та науково-методична діяльність: метод. рекомендації. Київ: Держ. архів. служба України, УНДІАСД, 34 с.

4. Білущак, Т. (2020). Використання digital-маркетингових комунікацій в стратегії популяризації архівної інформації. Архіви України, Вип. 4, № 325, С. 71-83.

5. Божук, Л. (2016). Інформаційні ресурси і сервіси інтернет в роботі державних архівів України. Вісник Київського національного університету імені Тараса Шевченка. Серія історії, 3, С. 1418.

6. Божук, Л. (2020). Державні архіви України як інформаційно-комунікаційна система. Ред.: А. Г. Гудманян, С. М. Ягодзінський, Соціальні комунікації інформаційного суспільства: теоретичні та прикладні аспекти: монографія (сс. 27-137). Київ: Талком.

7. Божук, Л. (2021). Інтернет-комунікації архівів України. Відп. ред. І. І. Тюрменко, Історико- культурна спадщина: збереження, доступ, використання: монографія (сс. 61-72). Київ: НАУ.

8. Боряк, Г. В. (1996). Документальні архівні та інформаційні системи: до проблеми інтеграції. Актуальні проблеми розвитку архівної справи в Україні: доповіді та повідомлення наукової конференції (сс. 33-42). Київ.

9. Боряк, Г. В. (2002). Електронні архівні публікації в Інтернеті: проблеми репрезентації інформаційних ресурсів. Архіви України, № 4-6(250), С. 141-168.

10. Боряк, Г. В. (2013). До питання про стан і перспективи розвитку мережевих інформаційних ресурсів соціогуманітарних наук. Спеціальні історичні дисципліни: питання теорії та методики. Електронні інформаційні ресурси. Збірка наукових праць (21), 9-25. ДАВіО - Державний архів Вінницької області.

11. Дідур, І., Ковальська, Л. (2018). Потреби користувачів архіву та новітні форми використання архівної інформації. Вісник СНТ ДонНУ імені Василя Стуса, Т. 1, 10, С. 131-136.

12. Калакура, Я. С., Ковтанюк, Ю. С. (2019). Архівний менеджмент в умовах електронного урядування. Архіви України, 3, С. 18-57.

13. Ляшенко, В. (2011). Поняттєвий апарат з організації використання архівної інформації та користування архівними документами. Студії з архівної справи та документознавства, Т. 19, кн. 2, С. 32-37.

14. Меньківська, Н. С. (2009). Інформаційна діяльність державних архівів: сутність та визначення. Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія, 3, С. 51-55.

15. Меньківська, Н. С. (2011). Види інформаційної діяльності державних архівів України. Вісник Книжкової палати, 9, С. 28-32.

16. Мітюков, О. Г. (1983). Науково-інформаційна діяльність державних архівів України. Український історичний журнал, 9 (260), С. 28-36.

17. Офіційна сторінка ДАВіО у фейсбуці.

18. Про Національний архівний фонд та архівні установи. Закон України, 1993.

19. Про роботу Укрдержархіву, архівних установ і спеціальних установ страхового фонду документації у 2021 році та пріоритети на 2022 рік. Державна архівна служба України.

20. Сабадіна, Н. П., Гордійчук, Л. А., Сидорук, Н. О. (2010). Державний архів Вінницької області. Анотований реєстр описів. Фонди установ дорадянського періоду (в 2 т., Т.1). Вінниця, 378 с. Стратегія розвитку архівної справи на період до 2025 року (2020). Державна архівна служба України. Київ.

21. Тюрменко, І. І. (2016). Історико-культурна спадщина на вебсайтах системи державних архівів областей України: стратегія доступу. Вісник Київського Національного університету імені Тараса Шевченка. Серія: історія, Вип. 3, 70-75.

22. Христова, Н. М. (2010). Архівна Евристика: практичні аспекти. Архіви України, 5, 281-286.

References

1. Artamonova, S. S., Majstrenko, A. A., Odynoka, L. P., Romanovsjkyj, R. V. (Uklad.) (2012). Sluzhby naukovo-tekhnichnoji informaciji derzhavnykh arkhivnykh ustanov Ukrajiny: informacijna, orghanizacijna ta naukovo-metodychna dijaljnistj: metod. Rekomendaciji [Scientific and technical information services of state archival institutions of Ukraine: informational, organizational and scientific and methodological activities: method. recommendations]. Kyjiv: Derzh. arkhiv. sluzhba Ukrajiny, UNDIASD, 34 p.

2. Bilushhak, T. (2020). Vykorystannja digital-marketynghovykh komunikacij v strateghiji populjaryzaciji arkhivnoji informaciji [Use of digital-marketing communications in the strategy of promotion of archival information]. Arkhivy Ukrajiny - Archives of Ukraine, Vyp. 4, 325, 71-83.

3. Bozhuk, L. (2016). Informacijni resursy i servisy internet v roboti derzhavnykh arkhiviv Ukrajiny [Information resources and internet services in the activity of state archives of ukraine]. Visnyk Kyjivsjkogho nacionaljnogho universytetu imeni Tarasa Shevchenka. Serija istoriji - Bulletin of Taras Shevchenko National University of Kyiv. History, 3, 14-18.

4. Bozhuk, L. (2020). Derzhavni arkhivy Ukrajiny jak informacijno-komunikacijna systema [State archives of Ukraine as information and communication system]. In A. Gh. Ghudmanjan, S. M. Jaghodzinsjkyj (Ed.), Socialjni komunikaciji informacijnogho suspiljstva: teoretychni ta prykladni aspekty: monoghrafija (pp. 27-137). Kyjiv: Talkom.

5. Bozhuk, L. (2021). Internet-komunikaciji arkhiviv Ukrajiny [Internet communications of Ukrainian archives]. In I. I. Tjurmenko (Ed.), Istoryko-kuljturna spadshhyna: zberezhennja, dostup, vykorystannja: monoghrafija (pp. 61-72). Kyjiv: NAU.

6. Borjak, Gh. V. (1996). Dokumentaljni arkhivni ta informacijni systemy: do problemy integhraciji [Documentary archival and information systems: to the problem of integration]. Aktualjni problemy rozvytku arkhivnoji spravy v Ukrajini: dopovidi ta povidomlennja naukovoji konferenciji, 33-42. Kyjiv. [in Ukrainian].

7. Borjak, Gh. V. (2002). Elektronni arkhivni publikaciji v Interneti: problemy reprezentaciji informacijnykh resursiv [Electronic archival publications on the Internet: problems of representation of information resources]. Arkhivy Ukrajiny - Archives of Ukraine, 4-6(250), 141-168.

8. Borjak, Gh. V. (2013). Do pytannja pro stan i perspektyvy rozvytku merezhevykh informacijnykh resursiv socioghumanitarnykh nauk. Specialjni istorychni dyscypliny: pytannja teoriji ta metodyky.

9. Elektronni informacijni resursy. Zbirka nauk. Pracj - Special historical disciplines: questions of theory and methodology. Electronic information resources. Collection of scientific papers, 21, 9-25.

10. Sabadina, N. P., Ghordijchuk, L. A., Sydoruk, N. O. (2010). Derzhavnyj arkhiv Vinnycjkoji oblasti. Anotovanyj rejestr opysiv. Fondy ustanov doradjansjkogho periodu. (Vol. 1). Vinnycja, 378 p. [in Ukrainian].

11. Strateghija rozvytku arkhivnoji spravy na period do 2025 roku [Strategy for the development of archives until 2025] (2020). Derzhavna arkhivna sluzhba Ukrajiny. Kyjiv.

12. DAViO - Derzhavnyj arkhiv Vinnycjkoji oblasti. [State Archives of Vinnytsia Region]. [in Ukrainian]. Didur, I., Kovaljsjka, L. (2018). Potreby korystuvachiv arkhivu ta novitni formy vykorystannja arkhivnoji informaciji [The needs of archive users and the newest forms of using archival information]. Visnyk SNT DonNU imeni Vasylja Stusa - Bulletin of Student Scientific Society Vasyl Stus' Donetsk National University, T. 1, 10, 131-136. [in Ukrainian].

13. Kalakura, Ja. S., Kovtanjuk, Ju. S. (2019). Arkhivnyj menedzhment v umovakh elektronnogho urjaduvannja [Archive management in the conditions of electronic government]. Arkhivy Ukrajiny - Archives of Ukraine, 3, 18-57.

14. Ljashenko, V. (2011). Ponjattjevyj aparat z orghanizaciji vykorystannja arkhivnoji informaciji ta korystuvannja arkhivnymy dokumentamy [Conceptual apparatus for organizing the use of archival information and the use of archival documents]. Studiji z arkhivnoji spravy ta dokumentoznavstva - Studies on Archival Affairs and Records Keeping, T. 19, 2, 32-37. [in Ukrainian].

15. Menjkivsjka, N. S. (2009). Informacijna dijaljnistj derzhavnykh arkhiviv: sutnistj ta vyznachennja [Information activity of state archives: essence and definition]. Bibliotekoznavstvo.

16. Dokumentoznavstvo. Informologhija - Library science. Record Studies. Informology, 3, 51 -55. [in Ukrainian].

17. Menjkivsjka, N. S. (2011). Vydy informacijnoji dijaljnosti derzhavnykh arkhiviv Ukrajiny [Types of information activities of state archives of Ukraine]. Visnyk Knyzhkovoji palaty - Bulletin of the Book Chamber, 9, 28-32. [in Ukrainian].

18. Mitjukov, O. Gh. (1983). Naukovo-informacijna dijaljnistj derzhavnykh arkhiviv Ukrajiny [Scientific and information activities of the state archives of Ukraine]. Ukrajinsjkyj istorychnyj zhurnal - Ukrainian Historical Journal, 9 (260), 28-36. [in Ukrainian].

19. Oficijnyj vebsajt Derzhavnogho arkhivu Vinnycjkoji oblasti [Official website of the State Archives of Vinnytsia region]. Retrieved from davio.gov.ua. [in Ukrainian].

20. Oficijna storinka DAViO u fejsbuci [The official page of DAViO on Facebook].

21. Pro Nacionaljnyj arkhivnyj fond ta arkhivni ustanovy. (1993). Zakon Ukrajiny.

22. Pro robotu Ukrderzharkhivu, arkhivnykh ustanov i specialjnykh ustanov strakhovogho fondu dokumentaciji u 2021 roci ta priorytety na 2022 rik. Derzhavna arkhivna sluzhba Ukrajiny.

23. Tiurmenko, I., Bozhuk, L., Smolnikov, Y., Syerov, Y. (2020). Digital communications of Ukraine archival institutions. CEUR WorkshopProceedings. Vol. 2616, 296-307.

24. Tiurmenko, I., Bozhuk, L., Struk, I., Syerov, Y. (2022). Digital Documentary Collections of National Cultural Heritage on the Ukrainian Regional State Archives Websites. Kryvinska, N., Gregus, M. (eds) Developments in Information & Knowledge Management for Business Applications. Studies in Systems, Decision and Control, vol 421, 449-470. Springer, Cham.

25. Tjurmenko, I. I. (2016). Istoryko-kuljturna spadshhyna na vebsajtakh systemy derzhavnykh arkhiviv oblastej Ukrajiny: strateghija dostupu. Visnyk Kyjivsjkogho Nacionaljnogho universytetu imeni Tarasa Shevchenka. Serija: istorija - Bulletin of Taras Shevchenko National University of Kyiv. History, Vyp. 3, 70-75. [in Ukrainian].

26. Khrystova, N. M. (2010). Arkhivna Evrystyka: praktychni aspekty. Arkhivy Ukrajiny - Archives of Ukraine, 5, 281-286. [in Ukrainian].

Размещено на Allbest.ru