Размещено на http://www.allbest.ru/

ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В КУЛЬТУРНО РАЗВЛЕКАТЕЛЬНОМ ЦЕНТРЕ

Кригер Александра Борисовна1,

Попенко Екатерина Александровна2

1Дальневосточный Федеральный Университет, кандидат ф.-м. наук, доцент, научный руководитель

2Дальневосточный Федеральный Университет, магистрантка 1 курса

Аннотация

В настоящее время вопрос о внедрении системного документооборота не предприятии весьма актуален. В статье рассмотрены аспекты, эффективного внедрения электронной системы документооборота, влияние СЭД на бизнес-процессы, а также перспективы использования СЭД.

Ключевые слова: архитектура предприятия, имитационное моделирование, информационные системы, информационные технологии, моделирование бизнес-процессов, оптимизация, система электронного документооборота

документооборот электронный предприятие

EVALUATING THE EFFECTIVENESS OF THE INTRODUCTION OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM IN THE CULTURAL AND ENTERTAINMENT CENTER

Krieger Alexandra Borisovna1, Popenko Ekaterina Alexandrovna2 1Far Eastern Federal University, Candidate of Physical and Mathematical Sciences, associate professor, research supervisor 2Far Eastern Federal University, master student

Abstract

Incorporation of document circulation system in business is highly relevant issue today. In the article examined such items as the aspects of effective incorporation of electronic document management system, EDS impact on business processes, as well as prospects for the use of EDS.

Keywords: business process modeling, electronic document management system, enterprise architecture, information systems, information technology, optimization, simulation modeling

Качество управления организацией, определяется качеством используемой информации. В рамках бизнес-организации, документ, и его информация обычно представляет собой актив компании. Высокое разнообразие различных видов документов, их целей и множество различных требований к управлению этими документами приводит к иному пониманию целей управления документами. Появление компьютерных технологий для выполнения рутинных процессов, повлияло на характер работы многих людей. Изменение бизнес-процессов с использованием компьютерных технологий сильно влияет на качество работы предприятия. Но суть управления осталась прежней: управлять - значит приводить к успеху других. По большей части, компьютерные системы предназначены для обработки фактической информации представленной набором данных. Отчеты, извлекаемые из электронной базы данных, играют важную роль в оценке и контроле деятельности компании, но чаще всего они должны сопровождаться письмами, который объясняет и истолковывает отчет компьютера. Система электронного документооборота, применяемая для обработки документов, дает возможность улучшить качество общения между подразделениями и сотрудниками компании. При современных технологиях уже невозможно представить офис компании не только без компьютера, но и без специальных программных средств, предоставляющих возможность автоматизировать всю работу, связанную с документацией. Автоматизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом позволяет ускорить процесс обработки данных, уменьшить временные, трудовые и финансовые затраты. Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) позволяет организациям тратить меньше и зарабатывать больше. Определение эффективности рассматривается как результат деятельности, достигнутый, относительно к стоимости ее реализации. Основное преимущество СЭД не столько в экономии времени и расходных материалов, но в новой, более четкой организации бизнес-процессов компании. Использование СЭД предполагает достижение компанией желаемых результатов и выгод. Применение СЭД позволит компании: увеличить производительность труда персонала на 20-25%; снизить стоимость хранения электронных документов на 80% по отношению к стоимости хранения бумажных архивов [8]. Целью данной работы является создание рекомендации, к автоматизации бизнес-процессов, используя систему электронного документооборота. Будут рассмотрены возможности существующей системы документа оборота. Произведена оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, с целью повышения их прозрачности и улучшения качества контроля над всеми информационными потоками и процессами в организации. На сегодняшний день на рынке представлены, как российские, так и зарубежные разработки СЭД. Но сразу обратим внимание на российские разработки, ввиду высокой стоимости лицензии зарубежных программ. После анализа рынка и краткого обзора популярных систем управления документооборота предложим компании остановить свой выбор на отечественной разработке «PayDox», компания «Интерфейс», так как эта система является надежной, простой в установке и освоении. Система электронного документооборота «PayDox» предназначена для управления корпоративными документами и групповой работой сотрудников. Она представляет из себя коробочное программное обеспечение (ПО), со стандартными для всех покупателей функциями. Плюсами коробочного ПО является короткий срок получения купленного продукта и минимальные затраты по его запуску. Трехуровневая организация системы. Тонкий клиент на рабочем месте пользователей - Internet браузер, сервер приложений - web-сервер с приложениями бизнес-логики, сервер БД в качестве подсистемы хранения и обработки информации. Система включает все возможности для организации единого электронного документооборота предприятия в соответствии с отечественными нормами делопроизводства. Поддерживает коллективную работу сотрудников с документами, включая ведение версий документов, осуществляет электронное согласование и утверждение документов, рассылку и ознакомление сотрудников с документами с регистрацией факта ознакомления сотрудника с документом. Использование функциональности конфигураций позволяет сформировать необходимый функционал для различных задач или различных групп пользователей. Система имеет простой пользовательский интерфейс. СЭД PayDox не требует установки на компьютер пользователя никакого нового программного обеспечения. Простота обслуживания системы и низкая стоимость владения. Система PayDox устанавливается только на центральный сервер системы -- установка и последующее обслуживание системы на компьютерах пользователей не требуется [11]. Внедрение системы будет происходить полностью собственными силами, что позволит уменьшить финансовые затраты и предоставит независимость на этапе эксплуатации. Моделирование бизнес-процессов организации имеет важное значение для понимания структуры предприятия. Цель моделирования, состоит в выделении зависимости между процессами, их поведением, а также функции каждого процесса. Анализ бизнес-процессов включает в себя визуализацию, описание и моделирование всех стадий деятельности компании, который используется для лучшего понимания и усовершенствования реализуемых операций. В данной работе была рассмотрена деятельность развлекательного центра. Все бизнес-процессы, протекающие в организации, смоделированы с использованием нотации BPMN и создаваемых посредством его использования диаграмм [9]. При разработке диаграмм использовались программные средства: Bizagi Process Modeler - программа, специализирующаяся на разработке диаграмм или цепей бизнес-процессов; MS Visio - векторный графический редактор диаграмм и блок-схем.[1] Основным процессом деятельности батутного центра является продажа фитнес услуг. Этот бизнес-процесс заключается в продаже абонементов, разных типов, для посещения батутной арены в течение определенного времени. Это может быть свободное разовое посещение, индивидуальные тренировки с профессиональным инструктором, фитнес на батуте или другими направлениями в групповых программах. В батутном центре действует сеансовая система посещения, в котором продолжительность сеанса составляет 55 минут. Максимальное число посетителей сеанса не более 40 человек. Опишем модели «AS IS» («как есть») - модель существующего состояния развлекательного центра. Алгоритм взаимодействия клиента с сотрудниками центра представлен на рисунке 1. 

Рисунок 1- «Бизнес-процесс продажа фитнес - услуги»

В бизнес-процессе «продажа фитнес - услуг» принимают участие кассир, администратор и сам клиент. При обращении в батутный центр клиент обязан заключить публичный договор на оказание услуги. За эту часть процесса отвечает администратор. При выполнении, которого, он руководствуется внутренним регламентом организации. Если все условия соответствуют требованиям клиента, тогда он рассчитывается за абонемент. После использования абонемента, если клиент хочет повторно приобрести его, ему необходимо заново заключать договор. Кассир отвечает за все расчетно - кассовые операции. Процесс заканчивается проверкой сохранности собственности батутного центра, если к клиенту есть претензии, то ему выставляется штраф, за который он обязан заплатить. На данный момент в батутном центре при покупке клубной карты у клиента нигде не фиксируется время начала сеанса. Ответственным за контроль количество сеансов посещаемых клиентом, является администратор. Большой поток клиентов, затрудняет учет времени проведенных клиентом на батутной арене. Вследствие чего клиент может посетить несколько сеансов подряд, совершив оплату только за один сеанс. При таком алгоритме бизнес-процесса учета посетителей, предприятие не только несет большие финансовые потери, нерациональное использование человеческого ресурса, но и приводит к нарушению техники безопасности из-за превышения нормы количества посетителей на арене в течение одного сеанса. Отсутствие учета посетителей и посещений клиента, не позволяют организовать рациональную и продуктивную работу развлекательного центра, поэтому необходимо автоматизировать процесс учета посещений и отслеживание количества посетителей на арене в течение сеанса. Для использования услуги необходимо заключения публичного договора на оказание развлекательных услуг, с подробным описанием обязательств и прав сторон. Алгоритм заключения договора визуализирован на рисунке 2. 

Рисунок 2- «Бизнес-процесс заключение договора на оказание услуги»

Процесс начинается с запроса от клиента на оказание услуги. Сотрудники проверяют наполненность батутной арены. Если количество приобретённых билетов превышает норму, клиенту отказывают в предоставлении в услуги. Продажа билетов и абонементов осуществляется по предъявлению паспорта или другого документа удостоверяющего личность. От клиента необходима информация о самом клиенте, о его состоянии здоровья и прочие данные. Если состояние здоровья не соответствуют требованиям, сотрудники центра могут отказать в предоставление услуги клиенту. Администратор следит за корректность заполнения договора и после получения оплаты от клиента, вручную фиксирует тип абонемента. Процесс, заключения договора, занимает большое количество времени. При его выполнении большую роль играет человеский фактор, который приводит к значительному количеству ошибок при ведении отчетности Рассмотрим процесс формирования и предоставление отчётности, которые занимает большое количество времени. Бизнес-процесс ведение отчетности представлен на Рисунке 3. В конце каждого рабочего дня формируется отчетность, для качественного составления которой, необходимо повторно рассчитать количество разных абонементов.

Рисунок 3- «Бизнес-процесс ведение отчетности»

Основным его недостатком является его высокая длительность по времени. Каждый день администратор формирует отчет, в котором указывает все финансовые операции, совершенные в течение дня. Если отчет не соответствует требованиям, или допущены ошибки, его возвращают обратно, на доработку администратору. Так как все информация храниться на бумажном носителе, то очень сложно осуществлять взаимодействие с бухгалтерией. Тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование подборки документов. Иногда документы теряются, на восстановление которых уходит много трудовых ресурсов. При работе с документацией создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств. Поэтому необходимо автоматизировать процесс формирования отчетных документов, для упрощения взаимодействия с бухгалтерией, поиска необходимых данных и минимизацией допущения ошибок при их составлении. После рассмотрения модели «AS IS», рассмотрим модели «TO BE», на которой показаны изменения в алгоритме процесса. На рисунке 4 визуализирован процесс Продажа фитнес - услуги «TO BE». На схеме процесса показано, что при обращении клиента, сотрудник осуществляет поиск данного клиента в базе данных. Если клиент уже посещал батутную арену и в базе есть его личная карточка, то можно скорректировать уже имеющиеся данные.

Рисунок 4- «Бизнес-процесс Продажа фитнес - услуги «TO BE»»

После чего клиенту в индивидуальном порядке предлагается тот или иной вид тренировок и происходит непосредственно продажа абонемента, причем во время продажи клиент также заключает договор на оказание спортивно-развлекательных услуг. В итоге клиент получает клубную карту, с тем абонементом, который он приобрел. При внедрении Система электронного документа оборота (далее по тексту СЭД) в бизнес-процессе продажа фитнес - услуги происходят следящие изменения:

· при покупке клубной карты у клиента фиксируется время начала сеанса, что упрощает процесс учета посетителей и посещений клиента;

· создает личную карточку клиента, для ускорения процесса приобретения абонемента;

· автоматизирует процесс формирование документов для начисления штрафа;

· контроль нормы посетителей в течение одного сеанса.

Таким образом, использование системы электронного документооборота позволит полностью автоматизировать процесс учета, что существенно упростить работу персонала. В свою очередь это повлияет на качество обслуживания клиентов, быстрый поиск клиентов, минимизация вероятности возникновение ошибок и уменьшение работы с бумажными документами. при заполнении документов, в целом отразиться на качестве предоставляемой услуги клиенту. Очевидным плюсом является формирование лояльности у клиента, которая достигается при ускорении процесса повторных продаж. Рассмотрим изменения в процессе Рисунок 5- Бизнес-процесс «Ведение отчетности «TO BE»»

Рисунок 5- «Бизнес-процесс ведение отчетности «TO BE»

При внедрении СЭД в бизнес-процессе ведение отчетности - услуги происходят следящие изменения:

· автоматизация формирование отчетности;

· ускорения процесса корректировки, поиска документации;

· составление отчетности в соответствии с регламентом;

· регистрация документов в едином пространстве, исключение потери отчетности.

Для эффективной работы организации, важно уделять достаточное внимание созданию комфортных условий труда для персонала. Автоматизация процессов создания, утверждения, регистрации и контроля исполнения, рассылки, поиска документов, позволит повысить качество и оперативность работы с документами. Документы составляются автоматически, в соответствии с внутренним регламентом организации, данный подход минимизирует вероятность допущения ошибки. При данной организации процесса повышается качество управленческой деятельности в целом, что в свою очередь положительно влияет на общие условия труда для персонала. Как следствие, в целом повышает качество работы сотрудников. При жесткой конкуренции в индустрии развлекательных услуг, на выбор стратегии развития бизнеса, компания большую роль отдают информационным технологиям. Для получения показателей оценки, которые дают возможность оценить эффект от использования СЭД, необходимо проводить оценку экономической эффективности от внедрения системы электронного документооборота. Одной из самых распространенных методик оценки экономической эффективности является методика сбалансированных показателей (BSC или Balanced Scorecard). В этом методе оценивают: финансовые показатели, отношения с клиентами (внутренними и внешними); показатели внутренних бизнес-процессов; персонал и организационное развитие. Как следует из названия, сбалансированная система показателей процветает на балансе, то есть компании следует быть успешной в каждой из четырех составляющих в равной степени. После рассмотрения основных процессов развлекательного центра, при помощи модели деятельности «AS-IS» («как есть»), можно сделать вывод, что сотрудники выполняют рутинный, а главное неэффективный процесс регистрации клиентов на бумажных носителях. Его нерациональность проявляется в большей степени при возрастающем потоке клиентов. Не только работа отдельного сотрудника усложняется, но и работа всего развлекательного центра. Рассмотрев модель деятельности «TO-BE» («как должно быть»), видно, что в результате оптимизации, происходит кардинальное изменение всего процесса работы. В финансовых показателях деятельности организации: экономия средств при заключении договоров (бумага, техническое оборудование, картриджи), исключение потери денежных средств неучтенных посетителей. Улучшения отношения с клиентами. Повышения удовлетворенности клиентов деятельностью развлекательного центра. Увеличение количества выполнения заявок от клиентов. Упрощение процесса бронирования заранее. Показатели внутренних бизнес-процессов. Сокращение временных затрат на: на работу ползаключения договора с клиентом (20%), на согласование и утверждение документов по кассовым операциям (20%), на передачу документов между подразделениями (10%), на подготовку стандартных пакетов документов по отчетным периодам (10%). Суммарное среднее время, которое сотрудники развлекательного центра тратят на рутинную обработку документов - более 60%. При использовании СЭД, появляется возможность быстрого поиска клиентов по различным параметрам, а также корректировка данных уже существующих клиентов. Полностью исключается возможность ошибки, так как с помощью системы влияние человеческого фактора сводится к минимуму. Упрощается процесс контроля наполненности батутной арены. У самого же персонала повышается удовлетворенность руководством и в целом лояльность к работе всего батутного центра. В условиях быстрого развития конкуренции в сфере развлекательных услуг, важную роль играет уровень предоставляемого сервиса для клиентов. Одним из показателей успешного функционирования организации является от уровня ее технического оснащения и автоматизация процессов управления. 

На данный момент рынок информационных технологий может предложить большое количество вариантов для организаций, важно подбирать информационные системы в соответствии со спецификой деятельности организации. Появление информационных систем является первым шагом для усовершенствования системы управления организации. В данной работе была растомлена эффективность от внедрения СЭД. Система электронного документооборота позволяет централизованно отслеживать ход процессов с документами на всех его этапах, анализировать и систематизировать результаты работы. Использования системы позволит снять дополнительную нагрузку с персонала, повысить его производительность, позволить осуществлять контроль над процессами, выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления.

Библиографический список

1. Вендров А.М. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем: [Электронный ресурс]. /А.М. Вендров- Электрон. дан. - Режим доступа: http://case-tech.h1.ru/library/vendrov/index.htm.

2. Калянов, Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов: учеб. пособие / Г.Н. Калянов - М.: финансы и статистика, 2006. - 240 с.

3. Касьянова Г.Ю. Документооборот. Основные средства, АБАК, 2010 год, 256 стр.

4. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232с.

5. Куняев Н.Н., Демушкин А.С., Фабричнов А.Г. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот. - М: Логос, 2011. -452 с.

6. Подолина, О. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - №8. - С.87-91

7. В.В. Сапков Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства.-М.: Академия, 2012.-288 c.

8. Слесарева В.Ю. Электронный документооборот как разновидность реализации процесса обмена информацией//Вестник Московского финансово-юридического университета, 2012.- С.172-177.

9. Трофимов, С.А. CASE-технологии: практическая работа в Rational Rose: учеб. пособие / С.А. Трофимов. - М.: Бином-Пресс, 2002.-288 с.

10. Чернов В.Н. Системы электронного документооборота. - М: РАГС, 2009. - 84с.

Размещено на Allbest.ru