Оптимізація структур управління на основі впровадження системи бізнес-процесів

Размещено на http://www.Allbest.Ru/

Размещено на http://www.Allbest.Ru/

Размещено на http://www.Allbest.Ru/

Київський національний університет технологій та дизайну

Оптимізація структур управління на основі впровадження системи бізнес-процесів

Л.О. Денисенко, к.т.н., професор

С.Є. Шацька, аспірант

Анотація

В статті розглянуто розвиток процесного управління в світі. Надано пропозиції по впровадженню системи бізнес-процесів в структури управління вітчизняних організацій.

Ключові слова: процесне управління, бізнес-процеси, система бізнес-процесів, впровадження бізнес-системи в управління організацією.

Optimization of administrative structures via implementation of a system of business processes

The article reviews development of process administration worldwide. Proposals were provided concerning implementation of a system of business processes in administrative structures of domestic organizations.

Keywords: process administration, business processes, system of business processes, implementation of business system in administration of an organization.

Вступ

Сучасна інформаційно-глобальна мережева економіка вже давно вимагає від організацій, які хочуть зайняти своє місце в міжнародному середовищі, рішучих кроків в перегляді методів управління і ставить складні задачі адаптації для тих країн, які не бажають відмовитись від застарілих стереотипів і сприйняти постіндустріальні умови ведення бізнесу. З одного боку, для них відкриті широкі можливості перейняти досвід країн та організацій, які вже успішно працюють в нових умовах господарювання, з іншого - їм заважають застарілі технології ведення бізнесу, побудовані на основі ієрархічних структур за принципом влада-підпорядкування, від яких вже давно відмовились всі прогресивні організації у розвинених країнах, але які ще продовжують переважати у значній більшості вітчизняних організацій. Все це загострюється наявністю застарілої технічної бази; відсутністю керівників та кваліфікованого персоналу, що сприймали би і не боялись переходу до нових методів управління; законодавчою базою, яка не дає стимулу і не підтримує можливості розвитку організацій з передовими методами ведення бізнесу.

Вивчення наукової літератури, присвяченої проблемам управління організаціями на сучасному етапі, показало, що в останні два десятиріччя відомі вчені-економісти зосереджені на проблемах процесного управління. Категорії «бізнес-процеси» та «управління бізнес-системами» давно увійшли в понятійний апарат теорії та практики управління. В розвинених країнах з передовими методами ведення бізнесу «управління» та «процесне управління на основі системи бізнес-процесів» давно є синонімами. Воно побудоване не на владі, а на участі у веденні справ, дає виконавцям свободу в прийнятті рішень, відчуття значимості для організації і орієнтовано на досягнення цілей не організаційного підрозділу, а організації вцілому. При цьому важливим є задоволення вимог не керівника, а клієнта (споживача).

Аналіз літературних джерел виявив, що іноземні дослідники більшою мірою вивчають проблеми удосконалення управління існуючих бізнес-систем, і не торкаються актуального для вітчизняних організацій питання переходу від функціонального до процесного управління, що ускладнює вивчення цього питання для вітчизняних керівників і науковців, які займаються питанням адаптації світового досвіду управління до наших умов господарювання.

Постановка задачі

Дослідити підходи до впровадження процесного управління в роботу організацій. Запропонувати методику переходу від функціонального до процесноорієнтованого управління для адаптації організацій в сучасних умовах ведення бізнесу.

Результати

Світова та національна економіка знаходяться у безперервному постійному розвитку, який являє собою якісну зміну її структури та механізмів функціонування за рахунок взаємодії її компонентів.

Розвиток національної економіки відбувається у двох формах, яким відповідають два етапи розвитку, що чередуються [5]:

Еволюційний етап характеризується тим, що структура й функціонування економіки залишаються практично незмінними, оскільки зміни компонентів і зв'язків у масштабі національної економіки незначні.

Революційний етап (точка біфуркації) забезпечує перехід економіки на новий рівень, який супроводжується вибором певного шляху розвитку (атрактора), у результаті чого відбуваються різкі зміни: змінюються структура системи, пропорції, а потім, у ході адаптації до нової структури, і механізм її функціонування.

Цей етап займає значно менше часу в порівнянні з еволюційним. Варіанти ж траєкторій розвитку, на які може вступити економіка, можна розділити на три групи: економіка може стати відкритою, закритою або, нарешті, зруйнуватись. Відкритість припускає безліч варіантів подальшого розвитку. В закритій економіці поступово наростає хаос, і економіка повинна або стати відкритою, або зруйнуватись.

Досліджуючи зміну етапів варто відзначити, що на шляху розвитку економіка і її компоненти зазнають постійні зміни - флуктуації, які сама економіка до певної межі може нейтралізувати, що сприяє стабільності її структури протягом еволюційного періоду. Однак настає момент, коли зміна параметрів призводить до стрибкоподібного переходу економіки в якісно інший стан, на новий виток розвитку. Такий момент називається точкою біфуркації (з лат. «роздвоєння») - це точка зміни (розгалуження) можливих типів розвитку, системи [6, с.15,35]. Саме в точці біфуркації зароджується процес переходу старої якості економіки до нової. До стрибка у розвитку зміни передбачувані (детерміновані), але під час проходження точки біфуркації комбінація елементів старого й нового устрою призводить до хаосу, а протиріччя між ними можуть вести систему до ладу чи безладу, що передбачити неможливо. Тому є підстави стверджувати, що типовим проявом біфуркації є сильні, глибокі й затяжні кризи, які провокуються змінами, або прямують безпосередньо за ними.

Найбільш значимі «стрибки» відбуваються у зв'язку із впровадженням нової техніки й технології, що теж відбувається вкрай нерівномірно: інновації з'являються відразу й у великій кількості [5]. Про це свідчить і перехід на новий етап розвитку сучасної світової економіки, заснований на інформаційно-глобалізаційних процесах і економіці мереж.

Процес економічного розвитку в період адаптації припускає наявність особливого сектору, який може забезпечити рух в обраному напрямку. Цю роль в адаптаційному періоді виконує підприємництво, що полегшує перехід до нового атрактору [5].

Орієнтуючись на світові тенденцій ведення справ, українські організації отримали не тільки нові можливості розвитку, але й нові проблеми, що потребують постійних структурних змін у відповідності з вимогами домінуючих економічних, технологічних, соціальних та культурних тенденцій.

У відповідності з цим, теорія етапів розвитку світової і національних економік може бути перенесена на рівень організації, що і зробили такі вчені-економісти як Дж. Харрінгтон, П.В. Кутєлєв, Л.М. Таранюк, С.І. Бай [2, 7, 9,12].

І.С. Бай розвиваючи теорію Є.О. Єрохіної у своїй роботі «Потенціал організаційного розвитку» переносить еволюційний та біфуркаційний шляхи розвитку на рівень організацій. При цьому еволюційний шлях розвитку він визначає як процес кількісно-якісних перетворень при поступовому переході від менш розвинених форм організації до більш розвинених. Біфуркаційний шлях - це миттєвий перехід до якісно нового стану, що характеризується нестійкістю, нестабільністю, технологічними проривами, винаходами, новими відкриттями, що функціонують за новими принципами [2, с.65].

Теорія Л.М. Таранюк висвітлює етапи розвитку організації на постіндустріальнім етапі і ґрунтується на такому прогресивному способі удосконалення діяльності організацій як реінжиніринг бізнес-процесів (РБП), введеному М. Хаммером [11]. При цьому в роботі організацій виділяються два періоди розвитку, що змінюють один одного. Життєвий цикл організації починається з РБП - кардинального і революційного перебудування бізнес-процесів організації, що супроводжується переходом на нові принципи побудови організації. При досягненні намічених цілей організація переходить до другого періоду свого розвитку - еволюційного, який має назву «удосконалення бізнесу». Цей етап характеризується постійними невеликими удосконаленнями в роботі, а коли можливості такого розвитку вичерпуються, організація може знову провести РБП, але вже на рівні окремих процесів [9, с.78]. процесний управління постіндустріальний бізнес

Дж. Харрінгтон наголошує на необхідності зміни етапу удосконалення, коли можуть застосовуватись підходи щодо радикальних змін, такі як методика швидкого аналізу (FAST), РБП і етапу постійного поліпшення процесів організації: бенчмаркінг, перепроектування процесу, кайзен [12, с.5-14].

Цікава методика П.В. Кутєлєва, який пропонує модель організаційного розвитку, що складається з еволюційної та революційної зон та вказує на те, що періоди значних нововведень повинні базуватись на попередніх змінах, а швидкий технологічний розвиток і інші впливи зовнішнього оточення спрямовують організації до визнання необхідності переходу на вищій рівень розвитку для спрощення процесів адаптації [7, с.28].

Сутність перехідних процесів, які відбуваються в організаціях при зміні шляхів розвитку описує термін «адаптація». Адаптаційні процеси можна зрозуміти і як процеси розвитку загалом, за умови прийняття до уваги фактору часу [5], чи процеси пристосування системи до змінених умов існування [6, с.37].

При цьому конкуренція сприяє відбору серед нових і старих форм і методів управління найбільш відповідних новому атрактору, що змушує організації змінюватись для адаптації в перехідних умовах середовища функціонування і збереження ринкових позицій. До того ж «вибір траєкторії розвитку для кожної організації є достатньо кропітким процесом, який має бути орієнтований на посилення саме її позитивних властивостей» [2 ,с.68].

Якщо розглядати адаптацію організацій при переході на нові умови ведення бізнесу постіндустріальної фази розвитку світової економіки, то головним направленням перетворень має бути перехід до процесного управління. Такий підхід знаходить все більшу популярність. Нещодавно процеси в організаціях виділялись тільки на рівні виробництва. Сьогодні ж класичне управління організацією на основі функцій активно змінює управління на основі бізнес-процесів. При цьому можна зауважити, що управлінські процеси завжди були і є на будь-якому підприємстві, однак, об'єктами управління вони стали відносно недавно. Головне завдання управління при цьому полягає в чіткому розмежуванні кожного процесу та функцій, які мають здійснюватися при його виконанні, тобто у вирізненні бізнес-процесів, що відбуваються на підприємстві.

М. Робсон та Ф. Уллах пропонують три можливих підходи до впровадження процесного управління на підприємстві: крос-функціональне вирішення проблем; опис та управління бізнес-процесами; створення процесної організаційної структури [8, с.32-39].

Крос-функціональне вирішення проблем. На підприємстві, організованому за функціональним принципом, створюються крос-функціональні робочі групи, головним завданням яких є вирішення проблем, що виникають на межах різних функціональних сфер діяльності, при реалізації наскрізного бізнес-процесу, тобто бізнес-процесу, що безпосередньо пов'язаний із зовнішніми постачальниками й клієнтами та містить у собі сукупність основних, забезпечувальних і управлінських бізнес-процесів, спрямованих на повний цикл перетворення вхідних ресурсів у вихід (результат).

Опис та управління бізнес-процесами. Сутність підходу полягає у створенні системи бізнес-процесів підприємства і виділенні власника для кожного бізнес-процесу, тобто посадової особи, що несе відповідальність за результати бізнес-процесу і має певні управлінські повноваження. Діюча структура управління підприємством зберігається, при цьому в багатьох випадках функціональні підрозділи сприймаються одночасно як бізнес-процеси, а керівники таких підрозділів виступають їхніми власниками.

Створення процесної структури управління підприємством. При такому підході до впровадження процесного управління функціональні підрозділи ліквідуються, створюється організаційна структура, в якій місце підрозділів займають бізнес-процеси. При цьому потрібно чітко розуміти, що ідея керівництва процесом не зможе замінити собою існуючу організаційну структуру. Тут працює «принцип матричної структури» зі всіма його недоліками подвійного підпорядкування, складності координації і оцінки ефективності управління. Цей підхід найбільш складний і ризикований, але й потенційно найбільш ефективний, бо структури, що спираються на бізнес-процеси, складаються з робочих команд, які мають всіх необхідних спеціалістів і відповідають за весь процес, а не за окрему частину, що відноситься до їх спеціалізації [8, с. 35] і є недоліком функціональних структур.

В.Г. Єліфьоров та В.В. Репін виокремлюють два підходи до управління процесами [4, с.116-117]:

- перший підхід - сполучення процесного підходу й існуючої функціонально-ієрархічної структури, коли процеси сегментовані з урахуванням організаційної структури;

- другий підхід - виділення в організації наскрізних (міжфункціональних) процесів не прив'язаних до меж підрозділів.

Таку класифікацію можна вважати більш доречною, бо її перший підхід можна сполучити з концепцією «опис та управління бізнес-процесами» класифікації М. Робсона та Ф. Уллаха, а другий - об'єднує концепції «крос-функціональне вирішення проблем» та «створення процесної організаційної структури», які перетинаються з теорією «з чистого аркуша» в концепції реінжиніринга М. Хаммера [11].

Відносно вітчизняних організацій, більшість яких функціонує використовуючи ієрархічні структури і які раніше ніколи не намагалися використовувати принципи процесного управління у своїй діяльності, підхід через опис і управління бізнес-процесами є найкращим для ознайомлення з реаліями процесного способу управління, бо сполучається з існуючими функціональними структурами. Такий підхід до впровадження бізнес-процесів схвалювало багато вчених-економістів:

Так П. Друкер наголошував, що «необхідно вивчати та використовувати структури «змішаного типу» [3, с.30].

В.Г. Єліфьоров та В.В. Репін відмічали, що систему процесів необхідно будувати на діючій ієрархічній структурі, бо в організації існують певні взаємовідносини і вносити різкі зміни в діючий організм небезпечно [4, с.50].

С.В. Ільдєменов також зауважував, що «реальність» процесів можливо досягти прив'язкою системи процесів до функціональних підрозділів» [1, с.48].

Для переходу вітчизняних організацій на процесне управління треба виокремити етапи впровадження системи бізнес-процесів в роботу організацій. Спираючись на роботи науковців, що вивчали цю проблему, можна виділити наступні етапи [1, с. 47-48, 60; 4, с.50-51, 133-134, 256-265; 10, с. 120, 131-135]:

- складання «карти стратегії»;

- виділення бізнес-процесів;

- моделювання - накладання виділених бізнес-процесів на існуючу структуру управління, визначення послідовності виконання та взаємозв'язку між ними;

- складання «розрахункової карти» - розробка системи контрольних показників та встановлення критеріїв за ними;

- управління бізнес процесами (проводиться через аналіз їхнього протікання на основі системи контрольних показників і прийняття управлінських рішень стосовно розробки координаційних заходів або напрямів удосконалення управління).

Висновки

Перехід на нові умови господарювання постіндустріального періоду економічного розвитку, слідом за перебудовою структури національної економіки, зміненої підприємництвом і механізмами відбору, пов'язаними з конкуренцією, викликав зміни й у механізмі функціонування як економіки в цілому, так і її структурних компонентів. Це спричиняє зміну моделі державного регулювання, зміну практично всіх умов економічної діяльності. При цьому змінюється соціальна й політична організація, система цінностей, засоби задоволення потреб, масово з'являються нові товари. Аналогічні процеси відбуваються в області культури, у науці спостерігається зміна парадигм. Відбувається сильна соціальна поляризація, з'являється або підсилюється нерівномірність розвитку окремих країн. Тому як країни, так і окремі організації повинні намагатись якомога швидше переналаштовуватись на нові умови. А на сьогодні одне з основних завдань організацій - перейняти світові тенденції ведення справ на засадах сучасної концепції процесного підходу до управління.

Досконале вирізнення та організація бізнес-процесів на промислових підприємствах дозволять, насамперед, сформувати якісний склад персоналу та засобів праці, встановити раціональні взаємозв'язки між всіма елементами організації як бізнес-системи, забезпечити його безперервний розвиток в напряму підвищення ефективності діяльності та ступеня адаптованості до умов зовнішнього середовища.

Тому виділення етапів переходу на процесне управління є важливим і може знайти подальший розвиток у роботі щодо розробки системи контрольних показників та дослідження методів удосконалення бізнес-процесів й концепції «постійного поліпшення».

Список використаних джерел:

1. Абдикеев Н.М. Реинжиниринг бизнес-процессов. Полный курс МВА: учебник / Н.М. Абдикеев, Т.П. Данько, С.В. Ильдеменов, А.Д. Киселев; ред. Н.М. Абдикеев, Т.П. Данько; Высшая школа МВА; РЭА им. Г.В.Плеханова. - [2-е изд., испр.]. - М.: Эксмо, 2007. - 592с. - (Полный курс МВА).

2. Бай С.І. Розвиток організації: політика, потенціал, ефективність: [монографія] / С.І. Бай; Київський національний торговельно-економічний ун-т. - К., Київ. нац. торг.-ек. ун-т, 2009. - 280с.

3. Друкер Питер Ф. Задачи менеджмента в XXI веке / Питер Ф. Друкер; пер. с англ. и ред. Н.М. Макарова. - М.: ООО «И.Д. Вильямс», 2004. - 270с.

4. Елиферов В.Г. Бизнес-процессы: регламентация и управление: учеб. пособие / В.Г. Елиферов, В.В. Репин; Институт экономики и финансов «Синергия». - М.: Инфра-М, 2006. - 318 с. - (Серия «Учебники для программы МВА (Master of Business Administration)»).

5. Ерохина Е.А. Теория экономического развития: системно-синергетический подход [монографія] [Электронный ресурс] / Е.А. Ерохина.

6. Качуровський М.О. Синергетика: нове мислення: навч. посіб. / М.О. Качуровський, О.А. Наумкіна, В.О. Цикін; Сумський державний педагогічний ун-т ім. А.С. Макаренка. - Суми: СумДПУ, 2004. - 128с.

7. Кутелев П.В. Технология реинжиниринга бизнеса: учеб. пособие / П.В. Кутелев, И.В. Мишурова. - М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д.: Издательский центр «МарТ», 2003. - 176с.

8. Робсон М. Реинжиниринг бизнес-процессов: практическое руководство / Майк Робсон, Филип Уллах; пер. с англ. Л.Е. Долгова; под ред. Н.Д. Эриашвили. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 222с.

9. Таранюк Л.Н. Экономические основы реинжиниринга бизнес-процессов: [монография] / Л.Н. Таранюк. - Сумы: Мрия-1, 2008. - 560с.

10. Тренев В.Н. Реформирование и реструкторизация предприятий: методика и опыт / [В.Н. Тренев, В.А. Ирикова, С.В. Ильдеменов и др.]. - М.: Изд. «ПРИОР», 2001. - 320с.

11. Хаммер М. Реинжиниринг корпорации. Манифест революции в бизнесе / Майкл Хаммер, Джеймс Чампи; пер. с англ. Ю.Е. Корнилович. - [2-е изд.] - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2007. - 288, [17] с.

12. Харрингтон Дж. Оптимизация бизнес-процессов: документирование, анализ, управление, оптимизация / Дж. Харрингтон, К.С. Эсселинг, Х. Ван Нимвеген; [пер. с англ.]. - СПб.: Азбука; СПб.: БМикро, 2002. - XXIV, 328с.

Размещено на allbest.ru