Бенчмаркинг как инструмент стратегического развития системы управления вузом

Основой эффективной информационно-аналитической работы в бенчмаркинге является разработка на начальном этапе бенчмаркингового проекта требований к проведению сбора и обработки информации для обеспечения ее достоверности, объективности и полноты. Это подразумевает установление (согласование) следующих параметров (характеристик) деятельности:

· критериев лучшей практики;

· форматов представления информации;

· методов и процедур сбора и обработки информации;

· сроков проведения мероприятий;

· ответственных исполнителей.

Сравниваемые в бенчмаркинге объекты должны обладать сравнимыми характеристиками, для чего должны быть определены критерии, относительно которых производится сравнение. Критерии лучшей практики как инструмент отражения превосходства свойств одних объектов (практики) по сравнению с другими могут быть установлены через качественные либо количественные характеристики объекта. В иностранной литературе по бенчмаркингу данные критерии называются бенчмарками.

Вид и формат представления информации определяется потребностями и принципами конкретного бенчмаркингового проекта. Формат представления данных может быть определен либо по типу данных (содержанию) либо по способу их представления (виду).

Качественные характеристики объектов отражают такие данные как описание практики (текст) и визуальные (графические) модели. Количественные характеристики объектов представляют количественные показатели деятельности.

В зависимости от наличия или отсутствия единых требований к структуре и содержанию информации можно выделить произвольный или согласованный (стандартизированный) формат представления данных.

Произвольный (менее формализованный) вид представления информации, а также наличие данных описательного, текстового характера и графических моделей (образов) объектов и процессов предполагает выявление лучшей практики в ходе экспертной оценки, широкого обсуждения, согласованного видения специалистов. Строгий формат, четкая, заданная структура или система представления данных предполагают наличие более жестких требований к сравниваемой информации, стандартизации ее представления со стороны всех участников проекта. Использование конкретных цифр, индикаторов, показателей деятельности и результатов предполагает количественный анализ данных с использованием соответствующих методов.

На практике используются разнообразные комбинированные, промежуточные варианты представления данных и методы сравнения и оценки.

Сбор информации и посещение вуза-партнера должны быть тщательно спланированы и подготовлены. Эффективная реализация бенчмаркингового проекта предполагает тщательную подготовку и проведение сбора информации на основе хорошо структурированной опросной формы (анкеты). При построении опросной формы необходимо учитывать следующие факторы:

· согласование требований к формату представления и методам обработки данных;

· многообразие типов вопросов;

· опыт построения опросных форм в различных бенчмаркинговых проектах;

· вовлечение широкого круга специалистов, в том числе социологов, психологов, специалистов по работе с персоналом, юристов.

В рамках реализации проекта «Организация сопровождения и распространение результатов федеральных экспериментальных площадок, в части высшего профессионального образования» (ФПРО, Госконтракт №1022, 2004 г.) и проекта по развитию сетевого взаимодействия классических университетов на основе институционализации связей с инновационным сектором (ФЦПРО, Государственного контракта №П377, 2006 г.) была апробирована предлагаемая методика разработки опросных форм для сбора информации о вузах-участниках и описания конкретной практики для последующего проведения сопоставительного анализа. При разработке опросных форм учитывался опыт различных бенчмаркинговых проектов, Европейского центра стратегического менеджмента университетов, международного Зальцбургского семинара по вопросам управления образованием, программы качества Малкольма Балдриджа в сфере образования и др.

Анкеты (опросные формы) рассылались в вузы по электронной почте, размещались на специализированном портале, посвященном стратегическому университетскому менеджменту www.studiorum.ru. На портале размещались также документы проекта, в том числе материалы проводимых информационно-консультационных семинаров, а также была организована Интернет-конференция по актуальным вопросам современного университетского управления. Сбор информации осуществлялся специалистами вуза на местах, данные уточнялись в ходе ознакомительных визитов экспертов и консультантов. Собранная информация позволила провести качественный анализ и выделить лучшие методы управленческой практики в деятельности университетских комплексов на основе методологии бенчмаркинга.

Для организации эффективной обработки полученной информации рекомендуется применять современные технологии ее систематизированного сбора, хранения и обработки с использованием Интернет-технологий, электронных баз данных и средств моделирования процессов и систем. К преимуществам программного обеспечения относится обеспечение возможности оперативного и систематического сбора данных, эффективное представление результатов работы (подготовка отчетов, рекомендаций, визуализация), возможность проводить сравнения в автоматическом режиме самими участниками исследования (в информационных системах экспертного типа).

Построение моделей сравниваемых процессов (практик) на основе собранной информации (данных) предполагает выбор методики описания и документирования. Наиболее известными методиками моделирования процессов и систем являются:

1) нотация ARIS - Architecture of Integrated Information Systems (архитектура интегрированных информационных систем), разработанная компанией IDS Sheer AG (Германия);

2) универсальная методика SADT - Structured Analysis & Design Technique (методология структурного анализа и проектирования) и созданные на ее основе стандарты нотаций IDEF0 (для моделирования функций), IDEF3 (для моделирования потоков работ), DFD (для моделирования потоков данных).

Методология ARIS и соответствующее программное обеспечение позволяет рассматривать организацию в четырех проекциях: организационной структуры, структуры функций, структуры данных и структуры процессов. В инструментальной среде ARIS существует возможность настройки методологии в зависимости от целей проекта и профессиональных знаний пользователей.

Таким образом, для разработки моделей высокотехнологичных гибких инновационно-ориентированных матричных структур на основе систематизации современных методов организации и управления научно-исследовательской деятельностью в зарубежных и российских университетах в рамках проекта ФЦПРО «Развитие сетевого взаимодействия классических университетов на основе институционализации связей с инновационным сектором» (2006 г.) была выбрана методология ARIS (и соответствующая инструментальная среда прикладного пакета ARIS Toolset). На основе сравнительного анализа данных было выделено несколько моделей и предложено их графическое описание в нотации ARIS eEPC (ARIS 6.1), а также предложены меры по совершенствованию систем управления инновационной деятельностью в российских вузах.

Построение и использование соответствующей нуждам конкретного проекта компьютерной информационно-аналитической системы поддержки принятия решения обеспечивает экономию времени на обработку информации, более эффективное использование ресурсов экспертов, консультантов за счет обеспечения удаленного доступа к информации, повышает состоятельность результатов экспертизы (сравнения) за счет большей визуализации и т.д.

В рамках реализации проекта «Организация сопровождения и распространение результатов федеральных экспериментальных площадок, в части высшего профессионального образования» (ФПРО, Госконтракт №1022, 2004г.) была поставлена задача создания информационной системы с функциями сбора информации, ее хранения и дальнейшего качественного и количественного анализа экспертами с целью выявления сильных и слабых сторон вуза в выбранных направлениях деятельности. Для реализации данной задачи была разработана концепция (модель) информационной системы, отражающая методологические аспекты информационно-аналитического обеспечения бенчмаркинговой деятельности.

В основе системы находится универсальная пополняемая серверная база данных, структура которой позволяет выполнять следующие основные функции:

§ хранить информацию о вузах - участниках исследования и направлениях их деятельности,

§ создавать/редактировать/удалять анкеты по различным направлениям деятельности вузов,

§ хранить информацию, полученную от вузов в качестве ответов на вопросы анкет,

§ формировать сводные таблицы результатов проведения анкетирования.

Тип данных и структура вопросов анкет определяют принцип хранения информации в базе данных. Все операции с данными (добавление, редактирование и удаление записей) осуществляются администратором системы, либо экспертом; таким образом система предполагает наличие двухуровневого интерфейса (для эксперта и администратора).

Архитектура информационного web-сервера представлена на рис.1. На основе сформулированных требований к информационно-аналитическому обеспечению бенчмаркингового проекта было разработано соответствующее программное решение в виде серверной базы данных Uni-Studiorum, интегрированной со специализированным порталом www.studiorum.ru, что позволило повысить эффективность процесса сбора и обработки информации в реальном бенчмаркинговом проекте.

В заключении обобщены основные научные результаты проведенного исследования, сформулированы основные выводы, рекомендации и направления дальнейшего исследования в области методологии бенчмаркинга для вузов.

Рис. 1. Архитектура web-сервера

ОСНОВНЫЕ ПУБЛИКАЦИИ АВТОРА

Статьи в изданиях, рекомендованных ВАК РФ

1. Евдокимова, Я.Ш. Бенчмаркинг как методология совершенствования управления российскими вузами / Я.Ш. Евдокимова // Университетское управление: практика и анализ. - 2005. - № 4 (37). - С. 27-38 (0,75 п.л.)

2. Евдокимова Я.Ш. Информационные ресурсы в стратегическом менеджменте / Я.Ш. Евдокимова, Е.А. Князев // Университетское управление: практика и анализ. - 2003. - № 2 (25). - С. 7-17 (0,5 п.л.)

Монографии

1. Князев, Е.А. Бенчмаркинг для вузов: Учебно-методическое пособие / Е.А. Князев, Я.Ш. Евдокимова. - М.: Университетская книга, Логос, 2006. - 208 с. ISBN 5-98704-133-3 (8,75 п.л.)

2. Анализ мировых тенденций развития научно-образовательной деятельности: Аналитический обзор / Е.В. Вашурина, Н.В. Дрантусова, Я.Ш. Евдокимова, И.А. Майбуров. - Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2006. - 219 с. ISBN 5-7525-1528-0 (2 п.л.)

Прочие публикации по теме диссертации

1. Евдокимова, Я.Ш. Классификация вузов и бенчмаркинг/ Я.Ш. Евдокимова, Е.А. Князев // Стратегическое управление и институциональные исследования в высшем образовании: материалы Первой международной конференции, Москва, 3-4 декабря 2002 года. - Казань: ФизтехПресс, 2003. - С. 65-70 (0,25 п.л.)

2. Евдокимова, Я.Ш. Качество и информативность вузовских сайтов с позиций потребителя / Я.Ш. Евдокимова [и др.] // Информационные технологии в науке, образовании и производстве (ИТНОП): материалы международной научно-технической конференции, Орел, 25-26 мая 2006. - Орел: ОрелГТУ, 2006. - С.54-59 (0,25 п.л.)

3. Евдокимова, Я.Ш. Бенчмаркинг как методология совершенствования управления российскими вузами / Я.Ш. Евдокимова // Хрестоматия по проблемам эффективной организации и управлению деятельностью университета и современным проблемам университетов. - Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2006. - С.190-194 (0,31 п.л.).

Размещено на Allbest.ru