Внутрішній контроль розрахунків з покупцями та замовниками

Размещено на http://www.allbest.ru/

Київський національний університет імені Тараса Шевченка

Внутрішній контроль розрахунків з покупцями та замовниками

Непочатова В.С.

Аннотація

внутрішньогосподарський контроль розрахунок покупець

Стаття присвячена актуальним проблемам організації внутрішньогосподарського контролю розрахунків з покупцями та замовниками на підприємствах. Проведено аналіз досліджень цієї теми вітчизняними та зарубіжними вченими. В статті розкривається сутність та мета проведення внутрішньогосподарського контролю розрахунків з покупцями та замовниками, наводяться джерела інформації для проведення контролю. Розглянуто процедури та етапи проведення контролю розрахунків з покупцями та замовниками. Надано пропозиції щодо шляхів вдосконалення системи внутрішнього контролю розрахунків з покупцями та замовниками на підприємствах України.

Ключові слова: покупці, замовники, дебіторська заборгованість, внутрішній контроль, інвентаризація, резерв сумнівних боргів.

Постановка проблеми. Діяльність кожного підприємства супроводжується розрахунками з покупцями та замовниками за реалізовані ними товари, виконані роботи та надані послуги. На сучасному етапі дебіторська заборгованість за розрахунками з покупцями та замовниками є занадто високою і складає найбільшу частку оборотних активів підприємств, що значно погіршує їх фінансовий стан. У зв'язку з цим виникає необхідність в чіткій організації контролю розрахунків з покупцями та замовниками на підприємствах з метою їх ефективного та стабільного функціонування.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Методологічні та організаційні аспекти внутрішнього контролю розрахунків з покупцями та замовниками в своїх дослідженнях розглядали такі вітчизняні вчені як Гуцаленко Л.В. [1;2], Добро- вольська О.В. [3], Дорош Н.І. [4], Коцупатрий М.М. [5], Москалюк Г.О. [6], Волковицька О.М. [7] та інші. Однак проблеми внутрішньогосподарського контролю розрахунків з покупцями та замовниками залишаються невирішеними через складність та різноманітність суб'єктів і об'єктів розрахунково-платіжних відносин, а також суперечливий характер нормативної бази.

Мета статті. Метою написання статті є дослідження особливостей внутрішнього контролю розрахунків з покупцями та замовниками на підприємствах України. Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити такі завдання:

-- розглянути сутність та основні завдання внутрішнього контролю розрахунків з покупцями та замовниками;

-- систематизувати джерела інформації, необхідні для проведення внутрішнього контролю розрахунків з покупцями та замовниками;

-- розкрити порядок та етапи проведення внутрішнього контролю розрахунків з покупцями та замовниками.

Виклад основного матеріалу. Здійснення контролю є необхідним для підприємств, оскільки дає змогу дослідити економічну доцільність та правильність господарських операцій, дотримання законності їх здійснення. Завдяки результатам контролю керівництво має можливість вчасно та швидко визначити шляхи вирішення проблем та упередити їх виникнення в майбутньому.

Гуцаленко Л.В. зазначає, що внутрішньогосподарський контроль є основним джерелом інформаційного забезпечення управління підприємства, який розробляється власником (керівництвом підприємства) та спрямований на: забезпечення дотримання законності й економічної доцільності здійснення операцій; збереження майна; попередження, виявлення і виправлення суттєвих помилок та викривлень інформації; належне формування облікових даних та фінансової звітності [1]. На думку Коцупатрого М.М., внутрішньогосподарський контроль є системою безупинного спостереження за ефективністю використання майна суб'єкта, законністю і доцільністю господарських операцій і процесів, збереження грошових коштів і матеріальних цінностей [5, с. 433].

Дорош Н.І. наголошує на тому, що внутрішній контроль -- це процес, розроблений з метою досягнення поставлених завдань підприємства; розпочинається з верхівки підприємства -- ради директорів та менеджерів, які створюють і зміцнюють структуру і характер здійснюваних контрольних заходів в організації; прямо чи опосередковано включає в себе всіх працівників підприємства; стосується всіх видів діяльності підприємства, починаючи з функціональних ланок, таких як маркетинг та операційні підрозділи, до взаємовідносин з іншими підприємствами [4, с. 149].

Розрахунки з покупцями та замовниками мають динамічний характер, а тому потребують постійного контролю і впливу з боку управлінського персоналу у загальній системі менеджменту підприємства. Ця діяльність нерозривно пов'язана з обробкою великих потоків економічної інформації, яка істотно залежить від ефективності системи обліку на підприємстві. Адже для нормального управління і функціонування потрібна достовірна і своєчасна інформація про стан дебіторської заборгованості, законність, під- твердженість господарських операцій [6, с. 174].

Гуцаленко Л.В. визначає, що метою контролю розрахунків з покупцями та замовниками є:

- забезпечення систематичного спостереження за достовірністю облікових та звітних даних про наявність і зміну сум дебіторсько-кредиторської заборгованості;

- своєчасністю перерахування коштів кредиторам і відшкодування належних боргів із дебіторів;

- правильністю пред'явлення претензій і вчасністю їх погашення, дотриманням розрахунково-платіжної дисципліни на рівні її впливу на платоспроможність підприємства, що забезпечуєйого нормальну фінансово-господарську діяльність [1].

Джерелами інформації при здійсненні контролю розрахунків з покупцями та замовниками є первинна документація підприємства, що включає в себе: договори, рахунки-фактури, видаткові накладні, акти приймання-здачі виконаних робіт, податкові накладні, товарно-транспортні накладні, платіжні доручення, виписки банку, прибуткові касові ордери, розрахунки бухгалтерії; облікові регістри: Журнал № 3 та Відомості аналітичного обліку розрахунків з покупцями 3.1, аналітичного обліку розрахунків з дебіторами 3.2, аналітичного обліку виданих і отриманих авансів 3.4 та аналітичного обліку розрахунків за виданими операціями 3.5; фінансова звітність підприємства: Баланс (Звіт про фінансовий стан), Звіт про рух грошових коштів (за непрямим методом) та Примітки до річної фінансової звітності.

Послідовність проведення контролю розрахунків з покупцями та замовниками може здійснюватись в декілька етапів (рис. 1).

Рис. 1. Послідовність проведення контролю розрахунків з покупцями та замовниками

Контроль розрахунків з покупцями та замовниками доцільно розпочинати з контролю за виконанням договірних зобов'язань. Укладений між сторонами договір є основою для проведення розрахунків. Господарський договір складається у формі єдиного документа, який підписується сторонами та скріплюється печатками. При укладанні господарського договору сторони мають чітко узгоджувати всі необхідні умови, що включають предмет, ціну та строк дії договору.

Обов'язки сторін та правові наслідки у разі порушення договірних зобов'язань визначаються Цивільним кодексом України. Зокрема у ст. 692 визначається, що:

1. Покупець зобов'язаний оплатити товар після його прийняття або прийняття товаророзпо- рядчих документів на нього, якщо договором або актами цивільного законодавства не встановлений інший строк оплати товару.

2. Покупець зобов'язаний сплатити продавцеві повну ціну переданого товару.

3. У разі прострочення оплати товару продавець має право вимагати оплати товару та сплати процентів за користування чужими грошовими коштами.

4. Якщо покупець відмовився прийняти та оплатити товар, продавець має право за своїм вибором вимагати оплати товару або відмовитися від договору купівлі-продажу.

5. Якщо продавець зобов'язаний передати покупцеві крім неоплаченого також інший товар, він має право зупинити передання цього товару до повної оплати всього раніше переданого товару, якщо інше не встановлено договором або актами цивільного законодавства [8].

В процесі господарської діяльності підприємство не завжди проводить грошові розрахунки з покупцями та замовниками одночасно з передачею майна, виконанням робіт чи наданням послуг, тому в підприємства виникає дебіторська заборгованість.

Згідно з Податковим кодексом України дебітор -- особа, у якої внаслідок минулих подій утворилася заборгованість перед іншою особою у формі певної суми коштів, їх еквіваленту або інших активів [9].

Відповідно до П (С)БО 10 «Дебіторська заборгованість» дебіторами є юридичні та фізичні особи, які внаслідок минулих подій заборгували підприємству певні суми грошових коштів, їх еквівалентів або інших активів, а дебіторська заборгованість -- це сума заборгованості дебіторів підприємству на певну дату [10].

В умовах кризи неплатежів особливо зростає роль ефективного управління дебіторською заборгованістю, своєчасного її повернення та попередження безнадійних боргів. При цьому слід пам'ятати, що політика управління дебіторською заборгованістю є одночасно складовою не лише фінансової, а й маркетингової стратегії підприємства [2, с. 157].

Залежно від можливості погашення дебіторська заборгованість за товари роботи і послуги поділяється на дійсну, сумнівну та безнадійну. Дійсною дебіторською заборгованістю є така заборгованість, що буде погашена відповідно до умов договору та стосовно якої немає сумнівів щодо її погашення. Сумнівна дебіторська заборгованість -- заборгованість, щодо якої існує невпевненість у її погашенні боржником. Безнадійною є заборгованість, щодо якої існує впевненість у її неповерненні боржником або строк позивної давності якої минув. Контроль за дебіторською заборгованістю за товари, роботи і послуги доцільно здійснювати в розрізі цих видів (рис. 2).

Рис. 2. Схема проведення контролю дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги

При здійсненні внутрішнього контролю дебіторської заборгованості за товари, роботи і послуги необхідно звернути увагу на створення та використання резерву сумнівних боргів. Формування резерву сумнівних боргів зумовлено принципом обачності, відповідно до якого методи оцінки, які використовують у бухгалтерському обліку, повинні запобігати заниженню оцінки зобов'язань та витрат і завищенню оцінки активів і доходів підприємства. Таким чином, резерв сумнівних боргів виступає в ролі інструмента коригування оцінки дебіторської заборгованості [11].

Залежно від обраного підприємством методу нарахування резерву сумнівних боргів в ході

контролю оцінці піддається платоспроможність окремих дебіторів, або згрупована дебіторська заборгованість за строками її непогашення [1].

При використанні підприємством коефіцієнта сумнівності для розрахунку резерву сумнівних боргів, контролер має перевірити обґрунтованість розрахованого коефіцієнта та здійснити перерахунок суми нарахованого резерву.

Коефіцієнт сумнівності може розраховуватися такими способами:

- визначення питомої ваги безнадійних боргів у чистому доході;

- класифікації дебіторської заборгованості за строками непогашення;

- визначення середньої питомої ваги списаної протягом періоду дебіторської заборгованості у сумі дебіторської заборгованості на початок відповідного періоду за попередні 3-5 років [10].

Важливим завданням контролю розрахунків з покупцями та замовникам є контроль за систематичним проведенням інвентаризації розрахунків. Відповідно до Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань інвентаризація дебіторської заборгованості полягає у звірці документів і записів у реєстрах обліку і перевірці обґрунтованості сум, відображених на відповідних рахунках, та оформлюється актом інвентаризації [12].

При проведенні інвентаризації всім покупцям та замовникам надсилаються виписки з аналітичних рахунків про їх заборгованість для підтвердження реальності цієї заборгованості. Обов'язковим є проведення інвентаризації один раз на рік перед складанням річної фінансової звітності, однак для своєчасного виявлення сумнівної заборгованостіта вжиття заходів щодо її стягнення, доцільним є проведення інвентаризації розрахунків з покупцями та замовниками щоквартально.

При здійсненні контролю розрахунків з покупцями та замовниками необхідно дослідити достовірність та реальність кожної суми заборгованості.

З метою покращення репрезентативності результатів контролю розрахунків з покупцями та замовниками можуть складатися різноманітні аналітичні таблиці, які б узагальнювали найважливішу інформацію, отриману під час перевірки. Для цілей управління доцільно складати таблицю дебіторської заборгованості покупців та замовників з урахуванням виконання термінів погашення (табл. 1).

Таблиця 1.Дебіторська заборгованість покупців та замовників за термінами непогашення

Джерело: розроблено автором

Складання даної таблиці дає змогу визначити структуру дебіторської заборгованості за термінами виникнення, а також виявити покупців та замовників, що мають найбільшу заборгованість та не здійснюють своєчасної оплати. За цими результатами керівництво підприємства може приймати управлінські рішення щодо продовження чи припинення співпраці з відповідними покупцями та замовниками, залежно від виконання ними договірних умов та дотримання строків оплати.

Розподіл сум дебіторської заборгованості за термінами її існування потрібно складати не на підставі фінансових звітів підприємства, а на підставі даних, отриманих з бухгалтерських книг дебіторських заборгованостей, тобто з первинних документів [3, с. 8].

Особливо детально під час контролю перевіряють реальність і достовірність кожної суми виникнення розрахунків та підтвердження їх документальної обґрунтованості. Для цього необхідно перевірити, в якому стані знаходиться аналітичний облік цих розрахунків та відповідність його даним первинних документів, а саме накладними та актами виконаних робіт. Це пояснюється тим, що організація розрахунків із покупцями та замовниками багато в чому залежить від стану їх обліку і документального забезпечення. Несвоєчасне виявлення помилок у розрахункових документах в окремих випадках призводить до виникнення спірної заборгованості, порушення термінів пред'явлення за нею претензій [7].

Під час проведення контролю обов'язково досліджується дотримання правильності відображення господарських операцій в обліку за допомогою перевірки типових кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, що дозволяє виявляти спотворення облікових даних.

Загалом, для покращення системи контролю розрахунків з покупцями та замовниками доцільно:

1. Здійснювати контроль за часткою дебіторської заборгованості в загальній величині оборотних активів, а також за співвідношенням дебіторської та кредиторської заборгованості з метою підтримки фінансової стабільності та платоспроможності підприємства.

2. Здійснювати постійний контроль за дебіторською заборгованістю з розподілом її за строками непогашення для своєчасного реагування та вжиття заходів щодо її погашення.

3. Систематично проводити інвентаризацію розрахунків з покупцями та замовниками для підтвердження реальності сум заборгованостей.

Висновки і пропозиції. На сьогоднішній день підприємства України мають дуже великі обсяги дебіторської заборгованості за продукцію, товари, роботи і послуги, що значно погіршує їх платоспроможність та фінансову стабільність. Контроль розрахунків з покупцями та замовниками є невід'ємною складовою системи внутрішнього контролю підприємства. Створення чіткої та дієвої система контролю здатне забезпечити ефективне функціонування підприємства. Першочерговими завданнями при здійсненні контролю розрахунків з покупцями та замовниками є аналіз заборгованості за кожним дебітором та визначення причин її виникнення, перевірка обґрунтованості кожної суми заборгованості, здійснення заходів щодо стягнення заборгованості, регулярне проведення інвентаризації розрахунків.

Список літератури

1. Гуцаленко Л. В. Внутрішньогосподарський контроль. [текст]: навч. посіб. / Л. В. Гуцаленко, М. М. Коцупа- трий, У. О. Марчук - К.: «Центр учбової літератури», 2014. - 496 с. [Електронний ресурс] // Режим доступу.

2. Гуцаленко Л. В., Слободянюк І. С. Контроль дебіторської заборгованості в управлінні підприємством / Л. В. Гуцаленко, І. С. Слободянюк // Економічні науки. - Випуск 1 (56). - Т. 3. - 2012. - С. 154-159.

3. Добровольська О. В. Сучасна система організації контролю за дебіторською заборгованістю підприємств / О. В. Добровольська // Вісник Запорізького національного університету. - 2010. - № 1. - С. 5-11.

4. Дорош Н. І. Внутрішній контроль та аудит в управлінні ризиками на підприємстві / Н. І. Дорош // Вісник Львівської комерційної академії. Серія: Економічна. - 2014. - Вип. 44. - С. 148-152.

5. Коцупатрий М. Внутрішньогосподарський контроль: організаційні аспекти та класифікаційні ознаки / М. Ко- цупатрий, У. Гуцаленко // Економічний аналіз. - 2010. - Випуск 6. - С. 433-436

6. Москалюк Г. О. Облік та контроль дебіторської заборгованості: існуючі проблеми та шляхи їх вирішення / Г. О. Москалюк / / Вісник Національного університету «Львівська політехніка» «Менеджмент та підприємництво в Україні: етапи становлення і проблеми розвитку». № 721. - Львів: Вид-во Львівської політехніки, 2012. - С. 173-179.

7. Волковицька О. М. Формування системи внутрішнього контролю розрахунків з покупцями та замовниками / О. М. Волковицька, С. Ю. Болтач // Ефективна економіка. - 2014. - № 12. [Електронний ресурс] // Режим доступу: Ьїїр://шшш.есопоту.паука.сот.иа/?ор=1&7=3613

8. Цивільний кодекс України від 16.01.2003 № 435-ІУ, зі змінами та доповненнями. [Електронний ресурс] // Верховна Рада України: [сайт]. - Режим доступу: http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/435-15

9. Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-УІ, зі змінами та доповненнями [Електронний ресурс] // Верховна Рада України: [сайт]. - Режим доступу: http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/2755-17

10. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 10 «Дебіторська заборгованість», затверджене наказом Міністерства фінансів від 08.10.99 р. № 237, зі змінами та доповненнями [Електронний ресурс] // Верховна Рада України: [сайт]. - Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z0391-99

11. Проскуріна Н. М. Резерв сумнівних боргів: удосконалення методики розрахунку / Н. М. Проскуріна // Наукові записки Національного університету «Острозька академія». Серія «Економіка»: збірник наукових праць, 2014. - Випуск 25. - С. 195-199.

12. Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 02.09.2014 № 879 зі змінами та доповненнями. [Електронний ресурс] // Верховна Рада України: [сайт]. - Режим доступу: http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14

Размещено на Allbest.ru