Экономическая информационная система

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА



Введение

Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество электронных документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким). Основу деятельности любого предприятия или организации составляет работа с информацией - ее получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнения. Информация - это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы ее представления. Информация имеет большое значение, так как на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления. Документ - это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве.

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Однако, если технология хранения традиционных бумажных документов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно-методической литературы, то организация хранения электронных документов в делопроизводстве зачастую осуществляется стихийно.

Автоматизация формирования и хранения внутренней документации позволит:

упорядочить работу сотрудников с электронными документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе; Отступ слева должен быть 1,25 см, а выступ на списках - 0,5 см.

сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

оперативно согласовывать и распространять информационные документы, приказы и договора;

рационально организовать распределение обязанностей между сотрудниками;

избежать утраты ценной информации, а также обеспечить ее хранение и доступность для всего персонала, имеющего доступ к системе.

Цель проекта - разработка программы формирования и хранения внутренней документации.

Объект автоматизации отдел функционирования и развития курортов (далее - Отдел) министерства экономического развития Ставропольского края (далее - Министерство).

Программа должна обеспечивать выполнение следующих основных функций:

ведение номенклатуры дел;

регистрация, систематизация и учет внутренних, входящих и исходящих документов, работа с файлами любого типа (офисные документы, изображения, тексты, аудио- и видеофайлы, архивы и т.п.). Для работы с файлами различных типов должны использоваться приложения, установленные на компьютере пользователя и ассоциированные с соответствующим типом файлов;

поддержка основных операций для работы с файлами и документами: просмотр, редактирование, сохранение, копирование, удаление;

формирование выходных документов.

Потребность в разработке автоматизированной информационной системы (АИС), обеспечивающей регистрацию, систематизацию и учет документов обусловлена необходимостью обеспечить более высокую производительность труда, большую надежность и достоверность информации, лучшую ее сохранность.

Таким образом, применение средств автоматизации для решения задач формирования и хранения внутренней документации Отдела является целесообразным и необходимым в современных в условиях.

Дипломный проект состоит из следующих разделов: «Введение», «Аналитическая часть», «Проектная часть», «Экономическая эффективность проекта», и «Заключение».

Аналитическая часть содержит работу по изучению предметной области, структуре учреждения и работе учреждения в целом, а также выявление нуждающихся в автоматизации областей деятельности учреждения, выдвижение предложений по совершенствованию информационной системы и выбор технологий для реализации поставленной задачи.

Глава «Проектная часть» является описанием решений, принятых по всей вертикали проектирования. Глава основана на информации, представленной в аналитической части, обобщая ее.

Раздел «Обоснование экономической эффективности» дипломного проекта включает в себя анализ затрат на разработку, внедрение и поддержание системы.

Заключение содержит анализ итогов проделанной работы и основные полученные результаты.



1. Аналитический раздел

1.1 Характеристика деятельности учреждения

Министерство экономического развития Ставропольского края является органом исполнительной власти Ставропольского края, обеспечивающим проведение на территории Ставропольского края государственной политики, осуществляющим в пределах своей компетенции управление и нормативно-правовое регулирование в сфере анализа и прогнозирования экономического и социального развития Ставропольского края, внешнеторговой, внешнеэкономической, международной, межрегиональной, выставочно-ярмарочной, туристской, инвестиционной деятельности, включая реализацию отдельных механизмов государственной поддержки, предусмотренных законодательством Ставропольского края, и инновационной деятельности, разработки и реализации краевых целевых и ведомственных целевых программ, а также уполномоченным органом исполнительной власти Ставропольского края в области развития и поддержки малого и среднего предпринимательства.

Министерство осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами, органами государственной власти Ставропольского края, органами местного самоуправления муниципальных образований Ставропольского края, общественными объединениями и иными организациями.

Министерство является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетные и иные счета в банках и других кредитных учреждениях, печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и своим наименованием, а также соответствующие печати, штампы, бланки и имущество, необходимые для осуществления своих функций.

Одной из основных задач министерства является проведение на территории Ставропольского края государственной политики в сфере анализа и прогнозирования экономического и социального развития Ставропольского края, внешнеторговой, внешнеэкономической, межрегиональной, туристской, инвестиционной деятельности, включая реализацию отдельных механизмов государственной поддержки, предусмотренных законодательством Ставропольского края, и инновационной деятельности, по вопросам малого и среднего предпринимательства. Также министерство занимается осуществлением государственного управления и нормативно-правового регулирования в своей сфере деятельности. На министерство могут быть возложены иные задачи в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Ставропольского края.

Схема организационной структуры представлены в Приложении 1.

В состав министерства в качестве структурных подразделений входят отделы и сектора. Общее руководство министерства осуществляет министр. В структуру входят: первый заместитель министра, заместитель министра начальник управления, руководители отделов, специалисты, консультанты.

Отдел функционирования и развития курортов (далее - Отдел) является структурным подразделением министерства экономического развития Ставропольского (далее - Министерство).

Основными задачами отдела являются:

Осуществление инвестиционной политики в области развития инфраструктуры санаторно-курортного и туристского комплексов Ставропольского края, в соответствии с действующим законодательством, в рамках «Стратегии социально-экономического развития Ставропольского края до 2020 года и на период до 2025 года», реализации целевых и ведомственных программ федерального и краевого уровней. Требования аналогичны маркированным спискам.

Участие в разработке концепций, прогнозов, планов, стратегий развития курортно-туристской деятельности на территории Ставропольского края по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

Участие в разработке целевых и ведомственных программ федерального и краевого уровней по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

Развитие обеспечивающей инфраструктуры с целью повышения инвестиционной привлекательности и конкурентоспособности санаторно-курортного и туристского комплексов.

Организация взаимодействия исполнительных органов местного самоуправления с органами власти федерального и краевого уровней по вопросам реализации инвестиционной политики в области развития инфраструктуры.

Организационная структура Отдела представлена на рис. 1.1.

Рисунок 1.1- Организационная структура Отдела

Все рисунки должны быть обведены черной рамочкой

Начальник отдела выполняет следующие основные обязанности:

осуществляет руководство отделом;

определяет функциональные обязанности сотрудников отдела;

обеспечивает своевременное и качественное выполнение сотрудниками отдела поручений руководства министерства;

взаимодействует с другими структурными подразделения министерства;

организует взаимодействие министерства с участниками рынков инвестиционной деятельности;

организует приём граждан, рассмотрение их предложений, заявлений и жалоб по вопросам, относящимся к компетенции отдела, принятие по ним соответствующих мер;

организует работу по анализу состояния и динамики развития региона КМВ и определению приоритетных направлений развития региона КМВ;

обеспечивает участие официальных представителей Ставропольского края в форумах, конференциях, семинарах и симпозиумах, посвященных вопросам, отнесенным к деятельности отдела;

выполняет иные поручения и задания министра, заместителя министра, курирующего деятельность отдела в соответствии с законодательством Российской Федерации;

осуществляет получение, обработку, хранение, передачу и использование персональных данных в информационной системе «Система межведомственного электронного взаимодействия».

Заместитель начальника отдела непосредственно подчиняется начальнику отдела.

Заместитель начальника отдела в период отсутствия начальника отдела обязан временно исполнять служебные обязанности последнего в рамках его должностных полномочий.

Заместитель начальника отдела выполняет следующие обязанности:

взаимодействует с другими структурными подразделения министерства, Министерством экономического развития Российской Федерации, Министерством культуры Российской Федерации, федеральными структурами, органами местного самоуправления муниципальных образований Ставропольского края, общественными объединениями и иными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

участвует в организации разработки проектов законов Ставропольского края, постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства Ставропольского края, приказов министерства и иных документов по вопросам деятельности отдела;

участвует в организации работы совещательных органов, создаваемых при министерстве по вопросам, находящимся в компетенции отдела;

участвует во взаимодействии с потенциальными иностранными инвесторами по вопросам реализации инвестиционных проектов на территории региона КМВ;

участвует в координации, в пределах своей компетенции, деятельности юридических и физических лиц, реализующих инвестиционные проекты на территории региона КМВ;

выполняет поручения министра, заместителя министра, начальника отдела;

участвует в разработке концепций, прогнозов, планов, стратегий и программ в сфере развития курортов на территории особо охраняемого эколого-курортного региона Российской Федерации;

участвует в мониторинге реализации «Стратегии развития рекреационно-туристского комплекса Ставропольского края на период до 2025 года» и «Стратегии социально-экономического развития особо охраняемого эколого-курортного региона Российской Федерации - Кавказских Минеральных Вод до 2025 года» по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

обеспечивает формирование информации об инвестиционных проектах развития инфраструктуры в сфере курортов и туризма, подготовку предложений по их включению в федеральные, краевые целевые и ведомственные программы, осуществляет подготовку необходимых документов, входящих в компетенцию отдела, для открытия финансирования, обеспечивает мониторинг выполнения программных мероприятий;

оказывает в пределах своей компетенции консультативную помощь и информационно-аналитическое содействие заинтересованным субъектам предпринимательской деятельности, в том числе, претендующим на государственную поддержку;

участвует в подготовке презентаций проектов инфраструктурной направленности для международных, общероссийских и региональных выставок и форумов;

осуществляет взаимодействие с федеральными, краевыми, муниципальными органами власти и хозяйствующими субъектами по сопровождению инвестиционных проектов инфраструктурной направленности в области развития санаторно-курортного и туристского комплексов Ставропольского края;

участвует подготовку сводных отчетных данных о ходе финансирования и реализации проектов развития инфраструктуры, включенных в программы федерального и краевого уровней по объектам и в разрезе источников финансирования, в соответствии с календарными сроками обеспечивает ведение необходимой статистической, справочной и аналитической информации;

участвует в организации работы по взаимодействию с органами государственной власти Кабардино-Балкарской Республики и Карачаево-Черкесской Республики по вопросам развития региона КМВ;

осуществляет анализ состояния и динамики развития региона КМВ и определение приоритетных направлений развития региона КМВ;

участвует в подготовке заявок и необходимой документации для включения инвестиционных проектов санаторно-курортных, этнокультурных и туристских объектов Ставропольского края в перечень мероприятий федеральной целевой программы «Развитие внутреннего и въездного туризма в Российской Федерации (2011-2018 годы)»;

готовит предложения по вопросам организации международного сотрудничества по вопросам функционирования и развития лечебно-оздоровительных местностей и курортов;

участвует в формировании в установленном порядке делегаций Ставропольского края для участия официальных представителей Ставропольского края в форумах, конференциях, семинарах и симпозиумах, посвященных вопросам, отнесенным к деятельности отдела.

Консультант отдела непосредственно подчиняется начальнику отдела, а в период его временного отсутствия - заместителю начальника отдела. В случае временного отсутствия консультанта отдела в связи с болезнью, отпуском или командировкой его служебные обязанности исполняет заместитель начальника отдела министерства.

Консультант выполняет следующие обязанности:

участие в разработке проектов законов, нормативных правовых актов и других документов федерального и краевого уровней по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

участие в разработке концепций, прогнозов, планов, стратегий и программ в сфере развития курортов и туризма в Ставропольском крае по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

содействие в привлечении инвестиций в развитие инфраструктуры санаторно-курортного и туристского комплексов;

осуществление взаимодействие с федеральными и краевыми органами государственной власти, органами местного самоуправления муниципальных образований Ставропольского края по сопровождению инвестиционных проектов инфраструктурной направленности, формирует информацию о проектах развития инфраструктуры в сфере курортов и туризма;

формирование реестра перспективных инвестиционных проектов в сфере курортов и туризма;

подготовка аналитического и информационного материала по реализации инвестиционных проектов инфраструктурной направленности;

подготовка материалов к презентации инвестиционных проектов инфраструктурной направленности на международных, общероссийских и региональных выставках и форумах;

подготовка предложений для включения объектов и мероприятий по развитию обеспечивающей инфраструктуры курортно-туристического комплекса в федеральные, краевые целевые и ведомственные программы, осуществляет мониторинг их выполнения;

осуществление организационно-технического сопровождения деятельности конкурсной комиссии по проведению конкурсного отбора муниципальных образований на получение субсидий на софинансирование расходов на создание комплекса обеспечивающей инфраструктуры туристских кластеров Ставропольского края;

участие в подготовке и реализации соглашений в области развития инфраструктуры санаторно-курортного и туристского комплексов Ставропольского края;

оказание в пределах своей компетенции консультационной помощи и информационно-аналитического содействия заинтересованным субъектам предпринимательской деятельности, в том числе, претендующим на государственную поддержку;

участие в подготовке сводных отчетных данных о ходе финансирования и реализации проектов развития инфраструктуры, включенных в программы федерального и краевого уровней по объектам и в разрезе источников финансирования; в соответствии с календарными сроками обеспечивает ведение необходимой статистической, справочной и аналитической информации;

участие в мониторинге реализации «Стратегии развития рекреационно-туристского комплекса Ставропольского края на период до 2025 года» и «Стратегии социально-экономического развития особо охраняемого эколого-курортного региона Российской Федерации - Кавказских Минеральных Вод до 2025 года» по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

осуществление в установленном законодательством Российской Федерации порядке рассмотрение обращений органов исполнительной власти Ставропольского края, организаций, граждан по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

оказание консультативной помощи органам исполнительной власти Ставропольского края по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

обеспечение проведения анализа и подготовки аналитической информации по итогам их выполнения;

принятие участия в подготовке мероприятий, совещаний, конференций, семинаров по курируемым вопросам, составляет протоколы и контролирует их выполнение, готовит аналитическую информацию;

оказание консультативную помощь органам исполнительной власти Ставропольского края по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

участие в подготовке мероприятий, совещаний, конференций, семинаров по курируемым вопросам, составляет протоколы и контролирует их выполнение, готовит аналитическую информацию;

работа по поручению начальника отдела с письмами и обращениями.

Главный специалист непосредственно подчиняется начальнику отдела, а в период его временного отсутствия - заместителю начальника отдела. В случае временного отсутствия главного специалиста отдела в связи с болезнью, отпуском или командировкой его служебные обязанности исполняет ведущий специалист или консультант отдела в соответствии с поручением начальника отдела.

Главный специалист выполняет следующие обязанности:

участие в разработке проектов законов, нормативных правовых актов и других документов федерального и краевого уровней по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

участие в разработке концепций, прогнозов, планов, стратегий и программ в сфере развития курортов и туризма в Ставропольском крае;

участие в подготовке предложений по включению объектов и мероприятий по развитию инфраструктуры курортно-туристического комплекса в федеральные и краевые целевые и ведомственные программы, осуществляет мониторинг их выполнения;

участие в формировании предложений по созданию и развитию особой экономической зоны туристско-рекреационного типа на территории особо охраняемого эколого-курортного региона Российской Федерации - Кавказских Минеральных Вод;

участие в привлечении инвестиций в развитие инфраструктуры санаторно-курортного и туристского комплексов;

подготовка информации об инвестиционных проектах развития инфраструктуры в сфере курортов и туризма;

осуществление взаимодействия с органами местного самоуправления муниципальных образований Ставропольского края по сопровождению инвестиционных проектов инфраструктурной направленности в области развития санаторно-курортного и туристского комплексов Ставропольского края;

участие в формировании реестра перспективных инвестиционных проектов инфраструктурной направленности;

ведение мониторинга по реализации инвестиционных проектов инфраструктурной направленности;

участие в подготовке материалов по презентации инвестиционных проектов инфраструктурной направленности на международных, общероссийских и региональных выставках и форумах;

осуществление контроля за исполнением протокольных решений и поручений министра по курируемым вопросам, проведение анализа и подготовка аналитической информации по итогам их выполнения;

участие в подготовке мероприятий, совещаний, конференций, семинаров по курируемым вопросам, составляет протоколы и контролирует их выполнение, готовит аналитическую информацию;

участие в подготовке и реализации соглашений в области развития инфраструктуры санаторно-курортного и туристского комплексов Ставропольского края;

осуществление в установленном законодательством Российской Федерации порядке рассмотрение обращений органов исполнительной власти Ставропольского края, организаций, граждан по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

оказание консультативной помощи органам исполнительной власти Ставропольского края по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

сбор, обработка данных о состоянии природных лечебных ресурсов и возможных изменений лечебных свойств курортов и лечебно-оздоровительных местностей с учетом влияния природных и антропогенных факторов с целью развития санаторно-курортного и туристского комплексов Ставропольского края;

участие в подготовке мероприятий, совещаний, конференций, семинаров по курируемым вопросам, составляет протоколы и контролирует их выполнение, готовит аналитическую информацию;

повышение профессионального уровня и участие в семинарах и учебных программах

выполнение иных поручений и заданий министра, заместителя министра, курирующего деятельность отдела, начальника отдела в соответствии с законодательством Российской Федерации.

участие в подготовке мероприятий, совещаний, конференций, семинаров по курируемым вопросам, составляет протоколы и контролирует их выполнение, готовит аналитическую информацию;

работа по поручению начальника отдела с письмами и обращениями.

Ведущий специалист непосредственно подчиняется начальнику отдела, а в период его временного отсутствия - заместителю начальника отдела.

Ведущий специалист во временное отсутствие (отпуск, болезнь, командировка) главного специалиста исполняет его должностные обязанности. На период временного отсутствия (отпуск, болезнь, командировка) ведущего специалиста исполнение его должностных обязанностей возлагается на главного специалиста.

Ведущий специалист исполняет следующие обязанности:

организация и планирование свей работы;

участие в разработке и выполнении федеральных, краевых и ведомственных целевых программ в пределах своих полномочий и деятельности отдела;

участие в подготовке проектов нормативных правовых актов Ставропольского края, регулирующих инвестиционную деятельность;

участие в установленном порядке в подготовке, согласовании и контроле выполнения договоров и соглашений, относящихся к деятельности отдела;

представление и контроль необходимой информации для своевременного обновления на официальном сайте министерства раздела об инвестиционных проектах инфраструктурной направленности;

исполнение приказов, распоряжений и указаний вышестоящих руководителей, отданных в пределах их должностных полномочий;

рассмотрение в пределах своих должностных обязанностей обращений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц;

ведение делопроизводства;

осуществление получения, обработки, хранения, передачи и использования персональных данных в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело».

В обязанности администратора сети входит:

обеспечивать информационную безопасность вычислительной сети учреждения;

разрабатывать правила эксплуатации вычислительной сети, определять полномочия пользователей вычислительной сети по доступу к ресурсам вычислительной сети, осуществлять административную поддержку (настройку, контроль и оперативное реагирование на поступающие сигналы о нарушениях установленных правил доступа, анализ журналов регистрации событий безопасности и т.п.);

участвовать в разработке технологии обеспечения информационной безопасности, предусматривающей порядок взаимодействия подразделений учреждения по вопросам обеспечения безопасности при эксплуатации вычислительной сети и модернизации ее программных и аппаратных средств;

предотвращать несанкционированные модификации программного обеспечения, добавление новых функций, несанкционированный доступ к информации, аппаратуре и другим общим ресурсам вычислительной сети учреждения;

осуществлять сопровождение и, при необходимости, доработку внедренных программных средств по информационной защите учреждения;

разрабатывать программы для информационной защиты вычислительной сети и сетевых приложений учреждения;

разрабатывать способы и методы организации доступа пользователей вычислительной сети к ресурсам вычислительной сети учреждения.

устанавливать на сервер и рабочие станции операционных системы и необходимое для работы программное обеспечение;

поддерживать в работоспособном состоянии программное обеспечение серверов и рабочих станций;

осуществлять монтаж оборудования локальной сети;

проводить тестовые проверки и профилактические осмотры вычислительной техники с целью своевременного обнаружения и ликвидации неисправностей;

ремонт неисправного, а также приобретение нового и модернизацию устаревшего аппаратного оборудования серверов и рабочих станции, а также сетевого оборудования.



1.2 Характеристика экономической информационной системы учреждения

Экономическая информационная система представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта. Информационная система создается для конкретного экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи элементов объекта. Среди обеспечивающих подсистем на предприятии выделяют информационное, техническое, математическое и программное обеспечение [6].

Комплекс технических средств составляют:

компьютеры любых моделей;

устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

устройства передачи данных и линий связи;

оргтехника и устройства автоматического съема информации.

Для сбора, регистрации и передачи информации используются компьютеры и оргтехника, основные характеристики которых в соответствии с паспортными данными представлены ниже.

Всего в отделе находится одиннадцать компьютеров, один главный сетевой коммутатор, подсоединенный к серверной, и один коммутатор, непосредственно подключенный к главному коммутатору. Для обмена информацией и доступа в глобальную сеть между кабинетами проведена локальная сеть, связывающая компьютеры и рабочие станции. Основные характеристики вычислительной техники приведены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 - Описание компьютерной техники учреждения

Модель компьютера	Модель монитора	Характеристика компьютера
IMANGO FlexMiddle AMD	Samsung SyncMaster 795DF/795MB/MagicSyncMaster CD175GP [17”CRT](HSAY805909)	Мат.плата: Intel Shrewsbury DG965SS, Процессор: Intel Celeron, 1600 MHz, Память: 4*512 Мб DIMM HDD: WDC WD800JD-00LSA0 Video-карта: Intel(R) G965 Express Chipset Family, Сетеваякарта: Intel(R) 82566DC Gigabit Network Connection
IMANGO FlexMiddle AMD	Универный монитор PnP HLPBB00681)	Мат.плата: Intel Shrewsbury DG965SS, Процессор: Intel Celeron, 1600 MHz, Память: 4*512 Мб DIMM HDD: WDC WD800JD-00LSA0 Video-карта: Intel(R) G965 Express Chipset Family, Сетеваякарта: Intel(R) 82566DC Gigabit Network Connection
IMANGO FlexMiddle AMD	Универный монитор PnP(2012206911)	Мат.плата: MSI PH61A-P35(MS-7732) Процессор:DualCore Intel Core i3-2100,3100 MHz Память: 4Гб DDR3 HDD: ST500DM002-1BC142 Video-карта: Intel(R) HD Graphics Сетеваякарта:RealtekPCle GBE Family Controller
IMANGO FlexMiddle AMD	Samsung SyncMaster 795DF/795MB/MagicSyncMaster CD175GP [17”CRT](HSAY805909	Мат.плата:AMDRS780L, AMDK10 Процессор:DualCore 3100 MHz Память: :2*2Гб DDR3 HDD:WDCWD5000AAKX-001CA0 ATADevice Video-карта: AMD 760G (512Мб) Сетеваякарта:RealtekPCle GBE Family Controller

Локальная сеть охватывает 10 компьютеров, находящихся в учреждении. Это: по одному компьютеру в каждом кабинете. В сети предусмотрен выход в интернет.

Схема сети отдела представлена на рис. 1.2.



Рисунок 1.2 - Схема сети Отдела

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация.

На рабочих станциях отделов министерства в городе Ессентуки установлены следующие программные продукты, которые активированы лицензионными ключами, находящимися на сервере учреждения:

Windows 7 - пользовательская операционная система семейства Windows NT корпорации Microsoft..

КонсультантПлюс -- самая распространенная компьютерная справочно-правовая система в России.

Microsoft Visual Studio 2010 -- продукт компании Майкрософт, включает интегрированную среду разработки программного обеспечения и ряд других инструментальных средств.

MS Office 2007 Professional - функциональный комплект рабочих приложений и программ управления базами данных.

Google Chrome-- браузер, разрабатываемый компанией Google на основе свободного браузера Chromium и движка Blink (до апреля 2013 года использовался WebKit).

NASP2- Программа для осуществления сканирования документов.

У Министерства есть портал в Интернете, который носит информационный характер, а также используется для связи с общественностью (рис.1.3).

Рисунок 1.3 - Портал минэкономразвития ставропольского края

В частности, на портале имеется отдельный блок, содержащий информацию об инвестиционной деятельности в Ставропольском крае[11].

1.3 Характеристика документооборота предметной области

Руководство и управление отделом по развитию курортов и отделом по развитию туризма в Ставропольском крае возложено на заместителя министра. Главная функция, которая стоит перед заместителем министра - это организация и управление рабочим процессом. И для осуществления данной функции заместителя министра в первую очередь необходимо распределить рабочую нагрузку между начальниками отделов и оповестить их об этом.

Расчет нагрузки отделов и ее распределение между работниками - одна из ответственных, но достаточно трудоемких обязанностей начальника отдела. Преддипломная практика в качестве помощника ведущего специалиста дала возможность разобраться в специфике документооборота в отделе. В настоящее время документы готовятся в электронном виде, либо могут быть получены по электронной почте. Поток информации происходит через секретаря, который в свою очередь отправляет через почту в каждый отдел. Заместитель начальника распределяет документы между консультантами и специалистами (ведущими и главными).

Для описания работы отдела использовано инструментальное средство построения функциональных диаграмм - программа Bpwin. В данном отчете была выбрана диаграмма потоков данных (Data Flow Diagramming, DFD), которая используется для описания документооборота и обработки информации [7]. В результате выполнения необходимых действий, предписанных технологией BPwin, получаем контекстную диаграмму деятельности отдела.

Контекстная диаграмма представлена на Рис.1.4.

Рисунок 1.4 - Контекстная диаграмма

Рассмотрим более подробно информационные потоки отдела. Для решения задачи функционального моделирования применяется диаграмма потоков данных. Развернутая схема обработки входящей информации проводится в соответствии с рисунком 1.5.

Рисунок 1.5 - Документооборот Отдела

Приведенная выше схема документооборота наглядно демонстрирует потребность в высокой интенсивности обработки, как входящей, так и исходящей документации.

Постановка задачи

Ежедневно между всеми подразделениями министерства и их сотрудниками (в т.ч. Отдела), а также руководством среднего и высшего звена проходит значительный документооборот:

входящие внешние и внутренние приказы, договора, инструкции, нормативы и рекомендации распространяются от руководства нижестоящим начальникам отделений, а от начальников отделений - подчиненным;

заявления на отпуск, больничные листы от подчиненных направляются руководителям подразделений, а от руководителей подразделений вышестоящему начальству;

различные документы между сотрудниками одного уровня.

Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, в виде факса через факс-модем. Кроме того, часть документов, поступающих в традиционном бумажном виде, переводится в электронную форму (путем сканирования). Это еще более обостряет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранности документов в электронной форме.

Созданный или полученный документ сохраняется в памяти компьютера в виде файла на жестком диске. Документы хранятся как на жестких дисках компьютеров пользователей, так и на специально выделенном компьютере (файл-сервере).

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения.

Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке [5].

Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

Составлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение [5].

Номенклатура дел на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организации - заново составляться и согласовываться. Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Образуется многоуровневая иерархическая структура папок. Если документов немного - чаще всего это одна папка. При большом количестве документов организации и необходимости обеспечения работы с ними нескольких сотрудников требуется четкая система организации размещения документов (файлов) в локальной сети даже небольшой организации.

В более крупных подразделениях Министерства для хранения документов выделяется специальный компьютер (файл-сервер), на котором каждый пользователь имеет собственные разделы для хранения личных документов и совместно используемые разделы типа: «договоры», «переписка с фирмой N», «типовые соглашения» и т.п. Такой сервер может предусматривать разграничение прав доступа сотрудников к тем или иным каталогам, а также хранить и общие базы данных.

Неупорядоченное хранение электронных документов вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их. В Отделе отсутствует единая система структурирования и систематизации хранимых документов. Основной целью внедрения разработанной автоматизированной информационной подсистемы является создание единого информационного пространства, объединения автоматизированных рабочих мест в единую систему, позволяющую решать не только учетные функции, но и управленческие задачи.

Данная подсистема должна обеспечивать следующие основные функции:

ведение номенклатуры дел;

централизованное хранение всех документов организации в электронном виде на выделенном файл-сервере;

регистрация, систематизация и учет внутренних, входящих и исходящих документов;

хранение реквизитов документа: вид документа, автор, дата создания, регистрационный номер, срок хранения и т.п;

разделения прав доступа к системе и документам и авторизация пользователей;

формирование выходных документов.

Программа должна иметь удобный интерфейс, предоставляющий наиболее гибкий способ просмотра, добавления, редактирования и удаления данных.



1.4 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

В настоящее время существует множество готовых решений в области автоматизации учета и хранения документов, документооборота коммерческих и государственных предприятий. Рассмотрим несколько примеров.

Программный продукт Terrasoft CRM -- полнофункциональная CRM-система, которая охватывает основные сферы управления взаимоотношениями с клиентами и организации внутренних процессов компании. Модуль «Автоматизация документооборота» позволяет регистрировать любые виды документов, циркулирующие в компании: коммерческие предложения, акты выполненных работ и многое другое. Нет необходимости вручную дублировать одинаковую информацию в связанных с документом счетах или договорах, система предоставляет удобный инструментарий для быстрого создания цепочек документов.

Terrasoft CRM позволяет управлять списком продуктов, включенных в документ, и визировать документы. Благодаря возможности удобно структурировать документы в системе и прикреплять к ним файлы, можно без труда найти текст, срочно понадобившийся документ.

В Terrasoft CRM реализована полноценная система управления базой договоров. Все виды договоров (контракты, договоры с клиентами, поставщиками и пр.) будут надежно храниться в Terrasoft CRM. Если для какого-либо типа договора стандартного набора полей не достаточно, можно легко добавить дополнительное поле, благодаря специальному механизму пользовательских полей.

Продуктивность работы с договорами обеспечена высокой скоростью поиска нужного документа, простотой внесения изменений, возможностью учета взаимосвязей со счетами, спецификациями и другими документами. Контроль соблюдения условий поставлен на новый уровень.

Электронное хранилище внутренней документации содержит в идеальном порядке самые востребованные шаблоны, маркетинговые, коммерческие и технические документы, предоставляет моментальный доступ ко всем важным для компании материалам.

DIRECTUM - система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Интегрируясь с системами бизнес-моделирования, DIRECTUM выступает как среда исполнения бизнес-процессов в рамках единого цикла процессного управления (BPM в DIRECTUM).

Работа в DIRECTUM с помощью различных мобильных устройств и планшетов позволяет обеспечить непрерывность бизнеса и предоставить пользователю возможность комфортной работы с документами и данными системы вне зависимости от местонахождения или используемых технологий. Опора на российские стандарты в сфере делопроизводства, постоянное совершенствование технологий и партнерство с ведущими разработчиками и интеграторами гарантируют максимальный эффект от внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM. Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

Автоматизация делопроизводства на основе системы МОТИВ обеспечит эффективное управление электронным документооборотом и станет для не просто органайзером для секретарей, а ежедневным рабочим инструментом, повышающим эффективность и скорость принятия решения.

Система делопроизводства и электронного документооборота МОТИВ предназначена для создания гибких, настраиваемых и эффективных решений:

автоматизация делопроизводства и контроль рассмотрения документов;

контроль исполнения документов и поручений;

автоматизация документооборота - организация управления деловыми и бизнес-процессами;

электронный архив документов.

МОТИВ предоставляет необходимый инструмент для управления электронным документооборотом на предприятии, который необходим сотрудникам.

Стоимость систем колеблется в пределах от 50000 до 80000 рублей. Серьезными недостатками приведенных аналогов являются невозможность доработки силами штатных специалистов, невозможность удаленного доступа через веб-интерфейс, невозможность разработки модулей интеграции в ранее установленное программное обеспечение. Также, учитывая необходимость обучения персонала, настройки и установки каждой копии программы, доработки систем под индивидуальные особенности Отдела, стоимость вырастет в несколько раз.

Поскольку разработка или даже внедрение уже готовой единой автоматизированной системы управления деятельностью Отдела не реальна в рамках настоящей работы, то на первом этапе планируется внедрение подсистемы формирования и хранения внутренней документации в Отделе.

Таким образом, для автоматизации формирования и хранения внутренней документации выбран вариант реализации посредством разработки АИС формирования и хранения внутренней документации, который учитывает специфику процесса обработки информации в отделе функционирования и развития курортов министерства экономического развития Ставропольского края. Система должна обеспечивать ведение номенклатуры дел организации, учет документов, их хранение на выделенном сетевом ресурсе, распределение прав доступа к документам, выполнять печать выходных документов.

Обоснование выбора технологии проектирования.

Для инфологического проектирования базы данных было выбрано CASE_средство Computer Associates ERwin 4.1.4 [2,3].

Создание модели данных, как правило, начинается с создания логической модели. После описания логической модели, проектировщик может выбрать необходимую СУБД и ERwin автоматически создаст соответствующую физическую модель.

Различают три уровня логической модели, отличающихся по глубине представления информации о данных: [2,3]

диаграмма сущность-связь (Entity Relationship Diagram, ERD);

модель данных, основанная на ключах (Key Based model, KB);

полная атрибутивная модель (Fully Attributed model, FA).

Диаграмма сущность-связь представляет собой модель данных верхнего уровня. Она включает сущности и взаимосвязи, отражающие основные бизнес-правила предметной области. Такая диаграмма не слишком детализирована, в нее включаются основные сущности и связи между ними, которые удовлетворяют основным' требованиям, предъявляемым к ИС.

Полная атрибутивная модель - наиболее детальное представление структуры данных: представляет данные в третьей нормальной форме и включает все сущности, атрибуты и связи. Физическая модель содержит всю информацию, необходимую для реализации конкретной БД. В проектируемой модели будет использоваться логико-физическая модель.

Выбор языка программирования.

При решении поставленной задачи оптимально использовать для представления информационных материалов язык Delphi, который является языком высокого уровня и позволяет быстро и эффективно создавать приложения. Delphi - это продукт Borland International для быстрого создания приложений. Высокопроизводительный инструмент визуального построения приложений включает в себя настоящий компилятор кода и предоставляет средства визуального программирования. В Delphi также входят локальный SQL-сервер, генераторы отчетов, библиотеки визуальных компонентов, чтобы чувствовать себя уверенным при разработке информационных систем или просто программ для Windows-среды [1,8].

Преимущества Delphi по сравнению с аналогичными программными продуктами:

быстрота разработки приложения;

высокая производительность разработанного приложения;

низкие требования разработанного приложения к ресурсам;

возможность разработки новых компонент и инструментов собственными средствами Delphi (существующие компоненты и инструменты доступны в исходных кодах).

Выбор СУБД

База данных в составе разрабатываемой автоматизированной системы должна отвечать следующим требованиям [4]:

хранение больших объёмов актуальной и достоверной информации;

простота обращений пользователей к БД;

возможность внесения, изменения, удаления, сортировки и других манипуляций с данными БД;

поиск информации по различным группам признаков;

возможность расширения и реорганизации данных в БД при изменениях предметной области.

Основываясь на перечисленных выше критериях выбора СУБД, был сделан выбор в пользу MS Access.

Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений баз данных. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные на непосредственно языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных).

Таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, пре-дотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных [4]. Access поддерживает все необходимые типы полей. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

Разработанный проект позволит автоматизировать деятельность Отдела без больших денежных затрат на приобретение и установку программного обеспечения.

Выводы к разделу.

В ходе изучения деятельности отдела функционирования и развития курортов министерства экономического развития Ставропольского края был собран большой объем информации об учреждении, как о системе, что дает более полное понятие о его функционировании, структуре, его технических, программных и экономических показателях. Для определения степени автоматизации документооборота была рассмотрена и изучена информационная система.

В данном разделе представлено обоснование выбора обеспечивающих технологий и проектных решений по программному и информационному обеспечению.

В качестве инструментальных средств разработки были выбраны:

для разработки схемы документооборота - Bpwin;

для разработки базы данных - MS Access;

для разработки приложения Borland Delphi 7.0.

2. Информационное обеспечение задачи

2.1 Схема информационных потоков

Входными данными для системы должны являться:

данные о подразделениях компании;

данные о работниках и их специализациях;

номенклатура дел;

данные о работниках и их специализациях;

сведения о документе.

Выходными данными для системы должны являться:

документ в выбранном деле выбранного подразделения;

номенклатура дел;

внутренняя опись документов дела;

опись дел;

карточка документа;

информация об активности сотрудников за год;

информация о количестве документов по отделам.

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

определение круга документов для включения в номенклатуру;

составление заголовков (наименований) дел;

разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

определение сроков хранения дел;

определение системы индексации и установление индексов дел;

оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела [5].

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа. Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.

Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела - нужную папку с документами.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

Внутренняя опись документов дела - это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов [5].

Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и сложных по содержанию. Необходимость ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи - это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.