Программные средства автоматизации оперативного управления на предприятии

Современный этап научно-технического прогресса характеризуется интенсивным развитием экономики, что требует совершенствования управления на всех уровнях хозяйствования. Сегодня наблюдается лавинообразный рост информационных потоков. Владеть своевременной и достоверной информацией - успех бизнеса. В современном экономическом развитии предъявляются все большие требования к использованию информационно-коммуникационных технологий с целью повышения качества информационного управления. Сфера применения новых информационных технологий на базе ПЭВМ и развитых средств коммуникаций очень обширна, включает различные аспекты, в том числе аналитическую работу, формирование прогнозов, составление бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым явлениям производственно-хозяйственной практики.

Автоматизированные информационные технологии электронного офиса, экспертной поддержки ориентированы на использование достижений в области интеграции новейших подходов к автоматизации управления работы специалистов. С конца 80-х гг. по настоящее время при организации управления наблюдается процесс комплексного решения экономических задач, объектно-ориентированный подход в зависимости от системных характеристик предметной области, использование широкого спектра приложений, сетевая организация информационных структур, реализация информационно-советующих систем. Создана комплексная информационная система 1C: Предприятие, позволяющая автоматизировать практически все участки управления экономической деятельностью предприятия. И, тем не менее, готовых программных продуктов, реально отражающих экономическую ситуацию, в динамике, фактически не существует.

Западные пакеты типа SYMIX, SYTELINE, SYTEGUIDE, R3 не соответствуют Российской действительности. Программное обеспечение «Галактика» сложно и громоздко. В последнее время наблюдается тенденция приобретения предприятиями готовых пакетов прикладных программ, которые в дальнейшем адаптируются под собственные нужды предприятия. В области автоматизации проектирования в последнее десятилетие сформировалось новое направление - CASE (Computer Aided Software/System Engineeriny) - инструментарий, позволяющий автоматизировать процесс проектирования и разработки информационных систем. Практически ни один серьезный зарубежный пакет автоматизированной информационной системы не осуществляется без использования case-средств.

Перед руководителями российских предприятий стоит важная задача модернизации устаревшего аппаратного и программного обеспечения для улучшения различных показателей его деятельности. Современным направлением является реинжиниринг предприятий, предусматривающий радикальное перепроектирование деловых процессов (бизнес-процессов) для достижения резких скачков улучшения различных показателей, несомненно касается и управления.

Актуальность темы заключается в том, что главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

Бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

Целью написания данной курсовой работы является изучение применения информационных технологий в управлении и анализ зарубежного и отечественного опыта в этой сфере.

Предметом работы является совокупность теоретических и практических аспектов механизма автоматизации информационных процессов на предприятии.

Объектом работы являются программные средства автоматизации оперативного управления на предприятии.

Задачи исследования:

- исследовать предпосылки и этапы развития информационных технологий;

- рассмотреть понятие информационных технологий управления

- выявить роль информационных технологий в управлении предприятием

- изучить опыт применения информационных технологий в управлении на примере отечественного предприятия

- провести сравнение зарубежного и отечественного опыта

- рассмотреть меры по повышению уровня информационных технологий в управлении российских предприятий.

Теоретическую базу исследования составили работы известных российских ученых по данной проблематике, в частности работы И, Винса, Дж. Вудкока, П. Дойла, Дж. Гибсона, П. Друкера, Ф. Котлера, Дж. Лафта, М. Мескона, П. Милгрома, М. Портера, М. Робсона и др.

В работе применяются различные методы и подходы, такие как: анализ, систематизация и обобщение литературных данных; сравнительный анализ.

При написании работы были использованы следующие материалы: отраслевые журналы; научная литература; методическая литература.

1. Сущность, значение и закономерности развития информационных систем и технологий в современной экономике

1.2 Понятие информационных технологий управления

Информационные технологии управления - это совокупность методов, процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение и распространение (транспортировки) информации в целях снижения трудоемкости использования информационного ресурса, а также повышения его надежности и оперативности.

Технология информационной деятельности включает такие понятия, как материально-техническая база, виды информационной технологии, система ведения записей, носители информации, информационные базы данных, пакеты прикладных программ.

Развитие материально-технической базы информационной деятельности осуществлялся в несколько этапов.

Первый этап - 50-60-е годы XX века характеризуется созданием и использованием крупногабаритных ЭВМ, развитием техники, которая накапливала, систематизировала, обрабатывала и выдавала информацию.

Второй этап - 70-е годы - характеризуется созданием и использованием микропроцессоров в производственных, информационных, транспортных и других видах оборудования. Это направление развития электроники дал толчок созданию и быстрому распространению миниатюрных видов вычислительной техники (мини - макро - и персональных ЭВМ), что способствовало накоплению информации в самых разных формах.

На третьем этапе - 80-начало 90 годов XX века - информационные технологии становятся более эффективными, все глубже охватывают как управляемые производственные процессы, так и сами процессы управления, обеспечивающих формирование и автономных интегрированных компьютерных систем.

Электронная техника позволяет сокращать управленческие расходы и ускорять принятие обоснованных управленческих решений; значительно повышать эффективность проектно-конструкторских разработок; обеспечивает эффективное планирование; способствует облегчению труда секретарей и делопроизводителей, а в бухгалтерском учете - облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление связей с банками и финансовыми учреждениями [10,125].

В системе информации используют такие виды вычислительной техники: персональные ЭВМ, микропроцессоры, средства телекоммуникаций, электронные пишущие машины, средства автоматизированной обработки текстовой информации и др.

В системе оперативного управления производством используются мини ЭВМ для: разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением; контроля за движением запасов материалов, необходимых для производства; расчет заработной платы; контроля за поступлением заказов; анализа данных о сбыте продукции; регистрации поступления платежей, ведения учета и отчетности.

Технические средства современных информационных технологий должны соответствовать определенным требованиям: быстро решать отдельные задачи; иметь достаточный объем памяти и информационной емкости, а также развитые коммуникации. Эти требования обусловлены спецификой информационных процессов в организациях, которые требуют оперативной обработки и анализа больших объемов информации [4,88].

1.3 Роль информационных технологий в управлении предприятием

Современные информационные технологии, которые базируются на профессиональном использовании информационного ресурса, дают возможность менеджерам эффективно действовать, минимизируя риск.

В зависимости от поставленных управленческих задач могут применяться такие виды информационно-управленческих технологий:

* сберегающие (экономят расходы, материалы и финансовые ресурсы, но не влияют существенно на изменение состояния и уровня функционирования предприятия) - передают информацию от отправителя до адресата, не отвечая за суть передаваемой информации и ее использования адресатом; информационный экономика управление

* творческие - "производят" новые знания, их передают, используют для совершенствования звена управления. Требование к специалистам, которые готовят информацию для руководителей: фундаментальная подготовка по теории и практики управления, понимание сути функциональной нагрузки соответствующих руководителей, знание механизма принятия управленческих решений;

* профессиональные - имеют навыки по подготовке информации. Руководители должны придерживаться таких принципов систематизации информационных потоков:

* обеспечение полноты и достоверности учета всех сторон хозяйственной деятельности;

* минимизация информационного шума и ограничения информационного избытка только требованиями надежности;

* обеспечение непрерывной связи между внешней и внутренней информацией и принятия решений на всех уровнях иерархии управления.

На сегодня известны следующие проблемы внедрения информационных технологий (ИТ) в практику отечественных предприятий:

* непрерывное увеличение объема технологических предложений, требующих больших инвестиций, и, соответственно, усиление зависимости от внешних услуг (например поставщиков программного обеспечения);

* изменение роли ИТ в хозяйственной деятельности многих предприятий; во время выполнения внутрифирменных процессов функция ИТ перестала быть вспомогательной, а превратилась в важную составляющую продукта или производственных мощностей;

* рост издержек в сфере ИТ.

Выделяют шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:

* высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия. Руководство фирмы на сегодня имеет определиться по следующим вопросам: какой вклад обязана внести ИТ в процесс производства товаров и услуг. Внимания заслуживают, прежде всего, важнейшие аспекты: ИТ как функция обеспечения производственного процесса; ИТ как интегральная составляющая продукта; ИТ как организационный инструмент для создания виртуальных форм предприятия; кто должен выполнять перечисленные и другие функции. На передний план выдвигается вопрос о координационный механизм для отдельных видов информационно-технологических услуг.

* специалисты, основной обязанностью которых является поиск системных решений для оптимизации функциональных специальных задач. Они за ограниченности своей сферы деятельности не всегда имеют возможность конкретно представлять процесс производства товаров и услуг;

* менеджеры отдельных функциональных подразделений, которые должны использовать ИТ учитывая логику своей хозяйственной деятельности и уделять внимание анализу возможных последствий принимаемых решений, а также потенциальным рискам.

* менеджеры бухгалтерско-финансовых служб, которые отвечают за четкость и ясность в отношении ожиданий клиентов и пользователей, связанных с информационно-технологическими услугами;

* поставщики ИТ, должны предлагать услуги согласно проблемных установок своих потребителей, выработав стратегию, которая базируется на ориентации на клиента, долгосрочных связей с клиентурой на принципах взаимного доверия, гибкости и готовности к риску.

* собственный информационно-технологическое подразделение. На сотрудников этого подразделения возлагается решения технологических задач в своей сфере и социальных проблем, связанных с внедрением и эксплуатацией ИТ; координировать работу с группами лиц и организациями, заинтересованными в использовании потенциала и определении проблематики ИТ. Они совместно с руководством должны искать пути развития подразделений и предприятия в целом, завоевание конкурентных преимуществ для отдельных хозяйственных зон.

Информационная технология, как и любая другая, должна отвечать следующим требованиям:

- обеспечивать высокую степень расчленения всего процесса обработки информации на этапы (фазы), операции, действия;

- включать весь набор элементов, необходимых для достижения поставленной цели;

- иметь регулярных характер. Этапы, действия, операции технологического процесса могут быть стандартизованы и унифицированы, что позволит более эффективно осуществлять целенаправленное управление информационными процессами [5,258].

В настоящее время ИТ рассматриваются как рычаг для оптимизации бизнес-процессов предприятия на основе сквозной автоматизации составляющих их бизнес-функций. С этим связано появление специализированных инструментов для построения аналитических систем и систем поддержки принятия решений на всех уровнях управления предприятием (SAS, Oracle Express, Business Object и др.), а также интегрированных систем управления предприятием (SAP R/3, Oracle Application, BAAN и т. д.).

2. Опыт применения информационных технологий в управлении

2.1 Российский опыт применения информационных технологий в управлении

Вопросы автоматизации бухгалтерского учета, торгово-закупочной деятельности, материально-технического снабжения и сбыта не являются чем-то новым для нашего рынка и бизнеса. Сегодня большинство организаций в той или иной степени используют предназначенные для этого различные программные продукты, однако, не всегда достигают ожидаемого эффекта. В чем же причина? Их может быть несколько: от неумения реализовать привычные схемы учета средствами программы до недостаточного знания возможностей ее отдельных компонентов. Но главное все-таки - неточный выбор программного продукта (читай партнера для долгосрочного сотрудничества). Вот здесь и возникает вопрос: какой программный продукт предпочесть, чтобы конечный результат оказался приемлемым, чтобы деньги, потраченные на автоматизацию, были потрачены не зря.

Корпорация «Галактика», которая уже более 16 лет работает на рынке разработки информационных систем управления, предлагает предприятиям комплекс услуг по компьютеризации систем управления. Считается, что от их внедрения зависит 90 % успеха предприятия. «Галактика» предлагает комплексную систему управления предприятием, которая сопоставима с лидерами западных продуктов: R/3, Baan, Axapta.

Она позволяет выстроить эффективную систему управления, получать достоверную информацию из подразделений предприятию и извне.

Основными задачами, решаемыми «Галактикой», являются:

А. полный бухгалтерский учёт;

Б. оперативное управление розничной и оптовой торговлей, закупками, складом;

В. широкий спектр отраслевых решений;

Г. учёт дебиторской и кредиторской задолженностей;

Д. финансовый анализ и планирование;

Е. управление маркетингом и рекламой;

Ж. реализация концепции MRP-II в производстве.

При этом модульность построения «Галактики» допускает изолированность отдельных компонентов системы, их произвольную комбинацию, а также интеграцию с уже существующими программными наработками. В результате внедрения системы повышается эффективность работы предприятий: например, уровень неликвидных запасов на складах снижается до 10-20 процентов, сокращаются сроки оборачивания оборотных средств, сверхнормативные материальные запасы уменьшаются на 10 процентов.

Сегодня "Галактика" не только мощная корпоративная система. Недавно появилась "Галактика-СТАРТ" - облегченная версия для малых предприятий. А с выходом новой версии "Галактики", где полностью поддерживается концепция MRP-II, система стала очень привлекательной для крупных оптовых компаний.

По мнению заместителя начальника финансового отдела ОАО «НПО Сатурн» Е.Г. Ершова, особый интерес семинар представлял для предприятий, которые ещё не создали интегрированную систему управления. В НПО «Сатурн» такая систему уже есть, но и специалисты этого предприятия могут найти в «Галактике» что-то новое, например, светофор или отслеживание по системе статистики.

Первыми разработками корпорации было «заказное» программное обеспечение (бухгалтерские, торговые, складские программы), сейчас свыше 5000 предприятий СНГ различных отраслей успешно используют мощную тиражную систему «Галактика», легко адаптируемую к специфике конкретного предприятия. Причина роста клиентов заключается вероятнее всего, в том, что «Галактика» - это не просто программный продукт, а законченное решение проблем, связанных с комплексной автоматизацией деятельности предприятия. И это позволяет клиентам корпорации «Галактика» сосредоточиться на главном - совершенствовании системы управления предприятием, расширении сфер бизнеса и, как результат - получении прибыли.

Многие клиенты корпорации являются лидерами национальной экономики - «Мострансгаз», «Юкос», ТВЭЛ, «Белгороднефтепродукт», МГТС, Соколово-Сорбайское горно-производственное объединение, корпорация «Русский продукт».

Корпорация «Галактика» расположена в четырёх странах. Центральные офисы её находятся в Минске и Москве. Один из дочерних офисов находится в Калифорнии. Правда, пока не с целью продвижения продукта на американский рынок, а чтобы быть в курсе всех новейших разработок в своей области. Региональная партнерская сеть включает более 200 фирм. Идеология отношений с клиентами строится на принципах партнерства. Поэтому в «Галактике» слово «клиент» не любят и называют своих заказчиков партнерами.

Эффективным средством достижения цели является комплексная автоматизация системы управления предприятием. Ниже мы рассмотрим, на примере ОАО "Тюменский опытно-экспериментальный завод геофизического приборостроения", как грамотно осуществленный проект автоматизации, который может повлиять на стоимость предприятия и повысить его шансы на успешную продажу новому собственнику.

ОАО "Тюменский опытно-экспериментальный завод геофизического приборостроения" - один из крупнейших производителей высокотехнологического геофизического оборудования для нефтяных и газодобывающих компаний Западной Сибири. Завод поставляет уникальные комплектующие для крупных промышленных предприятий (ЗАО "Тюменские авиадвигатели", ОАО "Сибнефтемаш", ЗАО "Западно-Сибирский металлообрабатывающий комбинат" и др.), и оборудование для энергетических и торговых компаний, выставочных залов, складских комплексов и т.д.

Созданный в начале 2000-х, Тюменский опытно-экспериментальный завод быстро нашел свое место на рынке. Уже через несколько лет акционеры предприятия начали поиск стратегического инвестора с целью продажи перспективного промышленного объекта - и одновременно продолжали наращивать его капитализацию.

В частности, была поставлена задача повысить прозрачность и эффективность бизнес-процессов, обеспечить тотальный контроль за движением товарно-материальных ресурсов, сделать цены более конкурентоспособными, ускорить расчеты себестоимости продукции, поступление информации об остатках на складах, оформление клиентских заказов и т.д.

Естественно, эффективно решить все эти задачи невозможно без комплексной автоматизации управления предприятием. Проект по внедрению ERP системы на ТОЭЗГП вел Официальный региональный представитель корпорации "Галактика" компания "Тюмбит АСУ". Руководство экспериментального завода рассчитывало, что внедрение интегрированной системы Галактика ERP поможет предприятию повысить прозрачность бизнеса, формализовать и оптимизировать бизнес-процессы компании (в частности, улучшить бюджетное управление, производственную логистику и планирование), пройти сертификацию по ИСО-9000, внедрить международный стандарт бухгалтерского учета US GAAP - и, в конечном счете, повысить инвестиционную привлекательность предприятия.

По просьбе заказчика проект проходил в сжатые сроки, в четыре этапа: от оптимизации бизнес-процессов и внедрения производственного контура системы "Галактика ERP" - до внедрения US GAAP и бюджетирования.

Тюменский опытно-экспериментальный завод - исключительно клиентоориентированное предприятие. Практически каждая единица оборудования, которая изготавливается здесь - это уникальное, "штучное" изделие, которое разрабатывается под специфические задачи конкретного заказчика. Поэтому доходы предприятия напрямую определяются качеством реагирования на запросы клиентов, эффективностью системы управления заказами.

Специалисты партнерского центра корпорации "Галактика" разработали и внедрили на заводе следующую систему регистрации и прохождения заявок. В заявках покупателей указывается согласованный перечень готовой продукции, объемы, контрагент, дата приема, дата исполнения заявки. Поступившие заявки покупателей становятся основой план сбыта и плана производства предприятия. Также на основании заявок формируются документы-основания на продажу продукции (их связь с заявками позволяет отслеживать отгрузки и их фактическую оплату). Прохождение заявки по маршруту согласования и обсчета регулируется посредством изменения статусов и автоматической рассылки сообщений всем заинтересованным лицам. Исполнение заявок покупателей отслеживается при пересчете оперативного плана сбыта в течение всего планового месяца, а также непосредственно в интерфейсе заявки.

На основании ежемесячного плана выпуска и поставки продукции определяются потребности предприятия в материальных и трудовых ресурсах, составляется график выпуска продукции и план-задание (производственный заказ). В свою очередь, на основе план-задания формируются ведомость материалов и деталей и лимитно-заборные карты для покупных материалов и для инструментов.

Подведем основные итоги проекта:

Удалось добиться снижения цен на продукцию предприятия до конкурентоспособного уровня.

За счет сокращения в 40 раз времени обработки заявок и установления контроля за работой менеджеров объем продаж по заявкам внешних покупателей увеличился с 20% до 50%.

На предприятии был установлен ежедневный контроль за движением ресурсов, перестали теряться заявки клиентов и производственные документы.

Время расчета потребностей производства в ресурсах сократилось в 4 раза, время расчета плана снабжения - в 960 раз.

Благодаря упорядочиванию нормативной базы предприятия, информированию о ходе каждого бизнес-процесса всех его участников, значительно сократилось количество управленческих ошибок.

2,4 млн. рублей годовой экономии предприятию приносит ликвидация незавершенного производства и еще 1,2 млн рублей - внедрение единого справочника товарно-материальных ценностей и автоматизация оформления заявок на снабжение и возврат материалов.

В конечном итоге IT-проект реально повысил инвестиционную привлекательность предприятия. Цели, поставленные перед проектом по внедрению ERP системы, были достигнуты.

2.2 Сравнение зарубежного и отечественного опыта