Идентификация и формализация в ОАО "ТрансСигналСтрой"

Для более наглядного представления процесса текущее планирование мною была построена диаграмма Ганта, она приведена ниже на рис. 11, с целью проиллюстрировать временной график работ по подготовке бюджетов по процессу текущее планирование.

На данном графике мы видим, что выполнение последних пяти задач, а именно рассмотрение планируемых бюджетов на бюджетном комитете, уточнение значений на начало периода по статьям активов и пассивов, внесение изменений в бюджеты в соответствии с поправками бюджетного комитета, повторное рассмотрение скорректированных планов бюджета на бюджетном комитете и утверждение бюджета на месяц, происходят по графику в последний день месяца.

Принимая это к сведению, я бы хотела предложить для оптимизации деятельности по процессу текущее планирование произвести изменения в последовательности этапов исполнения процесса на модели сценариев процесса «Текущее планирование». В частности, сделать параллельным выполнение таких этапов проекта, как формирование лимитов для бюджетных показателей, подготовка бюджетов нижнего уровня, формирование сводных бюджетов нижнего уровня, формирование бюджетов по предприятию в целом. Этапы подготовки бюджетов являются самыми ресурсоемкими, трудоемкими и занимают больше всего времени выполнения, поэтому их параллельная реализация в компании одновременно ускорит выполнение всего процесса на достаточно большой отрезок времени, плюс это поможет более правильно распределить ресурсы в компании, оградив сотрудников от простоя и потери времени.

Ниже на рис. 12 представлена модель процесса «Текущее планирование» с условием принятия мер, предложенных мною, по оптимизации данного процесса.

Так же для более наглядного представления процесса текущее планирование мною была построена диаграмма Ганта, она приведена ниже на рис. 13, с условием принятия мер, предложенных мною, по оптимизации данного процесса. На данном графике мы видим, что выполнение последних пяти задач распределено по графику на разные дни, и теперь это не создает проблему «авралов» в конце месяца.

В свою очередь, такая же оптимизация могла бы помочь решить аналогичную проблему по процессу годовое планирование. Так как бюджетный период для процесса годовое планирование составляет календарный год, а во всех остальных аспектах данный бизнес - процесс повторяет уже рассмотренный мною процесс - текущее планирование.

Анализ и оптимизация модели сценариев процесса

Проектирование железных дорог и искусственных сооружений

Данный бизнес - процесс в организации существует не так давно, и был создан с целью предоставления комплексного клиентского сервиса и оперативного решения целевых задач клиентов. До 2010 года разработкой проектов занималась компания партнер - конкурент - ОАО «Трест Мосэлектротягстрой», выступающая в качестве генподрядчика по проектированию железных дорог и сооружений на железной дороге. Но за прошедшее время данный отдел в компании ОАО «ТрансСигналСтрой» вырос и прошел несколько стадий развития, тем самым доказав свою состоятельность.

Имея это в виду, я бы хотела предложить для оптимизации деятельности по процессу проектирование железных дорог и искусственных сооружений произвести изменения в последовательности этапов исполнения процесса на модели сценариев процесса «Проектирование». В частности, сделать параллельным выполнение таких этапов проекта, как разработка проекта или схемы и разработка проектной документации. Два данных этапа являются самыми ресурсоемкими, трудоемкими и занимают больше всего времени выполнения из всех функций, которые составляют данный процесс, поэтому их параллельное выполнение одновременно ускорит выполнение всего процесса на достаточно большой отрезок времени, плюс это поможет более правильно распределить трудовые ресурсы в компании, разграничив зоны ответственности каждого из работников компании.

Так же хотелось бы предложить сделать параллельными такие функции процесса «Проектирование», как согласование проекта с государственными органами и с заказчиком. Конечно же, в случаи параллельного согласования будет небольшой, но все же, выигрыш по времени, но это не основное преимущество данной оптимизации.

Основным преимуществом будет являться тот факт, что доработки и правки, которые будут вноситься в проект заказчиком и государственными органами, проверяющими работу компании, будут выполняться не дважды, а единожды, что опять же ускорит выполнение всего процесса и приведет к более рациональному использованию ресурсов, как трудовых, так и материальных.

Глава 4. Анализ полученных результатов

В своей выпускной квалификационной работе на тему «Идентификация и формализация деятельности компании по строительству и обслуживанию железной дороги», я описала процедуру проведения идентификации и формализации бизнес - процессов в компании ОАО «ТрансСигналСтрой».

Целью моей работы было создание необходимых условий для внедрения системы процессного управления компанией. Для достижения данной цели мною были определены требования, необходимые для внедрения системы процессного управления такие, как выбор в качестве методики моделирования бизнес-процессов организации методологию ARIS (Architecture of Integrated Information Systems), в качестве похода к моделированию бизнес-процессов был избран системный подход, в виду своих положительных аспектов, а в качестве принципов ранжирования процессов для совершенствования одновременно использовалось два подхода: было решено выделять процессы с «проблемными зонами», наряду с процессами, которые направлены на достижение стратегических целей компании.

Следующим этапом моей работы стало описание процедур по идентификации и формализации бизнес - процессов компании ОАО «ТрансСигналСтрой». Идентификация бизнес - процессов была проведена мною в соответствии с последовательностью действий, характеризующих применение систематического подхода, и только последний этап идентификации - выделение бизнес процессов был выполнен с помощью совмещения двух процессов: классического («взгляд изнутри системы») и систематического подходов («взгляд снаружи системы»). В результате формализации процессов компании, была создана модель процессов верхнего уровня, описывающая процессы развития, управления, основные и вспомогательные процессы. Для построения детализированных моделей второго уровня были выбраны следующие процессы: «Бюджетирование и контроль расходов бюджета» и « Проектирование железных дорог и искусственных сооружений», так же для этих процессов были построены подробные модели процедур.

И последним этапом моей работы стала оптимизация процессов «Бюджетирование и контроль расходов бюджета» и «Проектирование железных дорог и искусственных сооружений», а именно построенных для данных процессов моделей процедур. Для процесса «Бюджетирование и контроль расходов бюджета» была оптимизирована модель процедур «Текущее планирование», а для процесса «Проектирование железных дорог и искусственных сооружений» модель процедур с аналогичным названием.

Таким образом, мною были построены оптимальные модели процессов «Бюджетирование и контроль расходов бюджета» и «Проектирование железных дорог и искусственных сооружений» для компании ОАО «ТрансСигналСтрой», которая развивается в сфере железнодорожного строительства.

В виду, стратегических целей развития для всех компаний железнодорожного комплекса, введение новых законов, указов, изменений правил согласования проектируемых схем и получения разрешений на строительство объектов, технических условий, условий выдачи лицензий на определенную деятельность, предложенные мною модели процессов могут стать не оптимальными, и будут требовать изменений. Но процессный подход к управлению компанией, который будет позже внедрен в исследуемой компании, а так же разработанные стратегические цели, посредством изучения внешней среды, позволят организации приспособиться к изменениям внешней среды в короткие сроки и противодействовать влиянию негативных факторов.

Эффективность внедрения в компании именно этих двух процессов оценить достаточно сложно, в виду того, что конечной целью является внедрение системы процессного управления компанией, которое предполагает формирование целенаправленного поведения организации посредством выделения, описания и менеджмента системы, взаимосвязанных и взаимодополняющих процессов организации, но если бы мной были формализованы все взаимосвязанные и взаимодополняющие процессы, это бы привело к следующим результатам:

Увеличение ответственности бизнеса за результат выполнения процессов

Уменьшение затрат на временные и материальные ресурсы для подготовки регламентных документов в 2 раза

Уменьшение временных затрат при внедрении новых продуктов на 40%

Сокращение временных затрат на обучение персонала на 20%

Уменьшение временных затрат на выполнение сквозных процессов на 30%

Сокращение затрат на персонал в рамках сквозного процесса на 20%

Прозрачность бизнеса в управлении компанией

Снижение операционных рисков в компании

Повышение конкурентоспособности среди других компаний в отрасли

Повышение инвестиционной привлекательности для внешних акционеров

Заключение

При решении поставленных в ВКР задач были получены следующие результаты:

Выбрана в качестве методики моделирование методология ARIS, в качестве подхода к моделированию - системный подход, а в качестве принципов ранжирования процессов для совершенствования одновременно использовалось два подхода: было решено выделять процессы с «проблемными зонами» и процессы, направленные на достижение стратегических целей компании.

Результатом идентификации бизнес - процессов компании, с помощью системного подхода, стала таблица с перечнем всех процессов и описанием функций для каждого из них. При формализации процессов, была создана модель процессов верхнего уровня, а так же модели процессов второго уровня и подробные модели процедур для процессов «Бюджетирование и контроль расходов бюджета» и « Проектирование железных дорог и искусственных сооружений».

В ходе работы были оптимизированы модели процедур «Текущее планирование» для процесса «Бюджетирование и контроль расходов бюджета» и «Проектирование железных дорог и искусственных сооружений» для одноименного процесса.

По результатам анализа, была выявлена эффективность внедрения в компании системы процессного управления при условии формализации всех взаимосвязанные и взаимодополняющие процессов.

Итогом написания выпускной квалификационной работы на тему «Идентификация и формализация деятельности компании по строительству и обслуживанию железной дороги», стало решение всех поставленных задач, а так же достижение поставленной цели: создание необходимых условий для внедрения системы процессного управления компанией, для процессов «Бюджетирование и контроль расходов бюджета» и « Проектирование железных дорог и искусственных сооружений».

Список литературы и интернет - источников

1. П. П. Мельников «О железных дорогах», 1835.

2. Акофф о менеджменте/Пер. с англ. под ред. Л.А. Волковой - СПб.: Питер, 2002

3. А.И.Громов, В.Г.Чеботарев. Применение системного подхода к идентификации процессов организации // Информационные технологии в проектировании и производстве. №3. -М. Изд-во ФГУП «ВИМИ», 2008.

4. Ericsson Quality Institute. Business Process Management. Ericsson, Gothenburg, Sweden, 1993

5. Лекция на тему: «Функциональный и процессный подходы к управлению организацией» Чеботарева Валерия Георгиевича, доцента кафедры «Моделирование и оптимизация БП» НИУ- ВШЭ, к.т.н.

6. Лекция на тему: «Совершенствование процессов» Чеботарева Валерия Георгиевича, доцента кафедры «Моделирование и оптимизация БП» НИУ- ВШЭ, к.т.н.

7. Лекция на тему: «Процессы и его компоненты» Чеботарева Валерия Георгиевича, доцента кафедры «Моделирование и оптимизация БП» НИУ- ВШЭ, к.т.н.

8. Лекция на тему: «Методология описания деятельности» Чеботарева Валерия Георгиевича, доцента кафедры «Моделирование и оптимизация БП» НИУ- ВШЭ, к.т.н.

9. Лекция на тему: «Методы анализа процессов» Чеботарева Валерия Георгиевича, доцента кафедры «Моделирование и оптимизация БП» НИУ- ВШЭ, к.т.н.

10. Лекция на тему: «Методология описания процессов» Чеботарева Валерия Георгиевича, доцента кафедры «Моделирование и оптимизация БП» НИУ- ВШЭ, к.т.н.

Размещено на Allbest.ru