Система управления затратами. Сущность, цели, задачи

Размещено на http://www.allbest.ru/

Система управления затратами. Сущность, цели, задачи

Система управления включает управляющую и управляемую подсистемы. В зависимости от объектов управления выделяют подсистемы управления производственными процессами, материально-техническими ресурсами, персоналом и др. Одной из таких подсистем является управление затратами.

Управление затратами - ключевое направление всей системы управления организацией любой организационно-правовой формы, так как именно здесь собирается вся информация о фактических затратах, а значит, закладываются основы для получения фактической прибыли. Оно необходимо для достижения определенного экономического результата, повышения эффективности работы строительной организации и принятия в случае необходимости соответствующих мер.

В системе управления затратами могут быть поставлены цели минимизации затрат, поддержания себестоимости на нормативном уровне, снижения себестоимости и ее составляющих (материальных, трудовых и других затрат).

Основная цель управления затратами - достижение высокого экономического результата деятельности строительной организации.

Основные задачи:

- выявление роли управления как фактора улучшения экономических результатов деятельности организации;

- анализ внешней и внутренней среды, а также позиций организации в конкурентной борьбе;

- определение связи между целями организации и уровнем и распределением затрат;

- выбор экономических и технических способов и средств измерения, учета и контроля затрат.



Принципы функционирования системы управления затратами

Основные принципы управления затратами выработаны практикой и сводятся к следующему:

- системный подход к. управлению затратами. Данный принцип предусматривает изучение объекта управления и управляющей системы совместно и нераздельно. Системность означает необходимость использования системного анализа и синтеза в каждом управленческом решении. Системный подход находит свое выражение в том, что эффективность управления затратами оценивают по эффективности самого слабого звена системы. Недостаточное внимание к одной функции управления может свести к нулю всю работу. Именно слабое звено определяет надежность работы всей хозяйственной системы;

- единство методов, практикуемых на разных уровнях управления затратами. Методическое единство предполагает единые требования к информационному обеспечению, планированию; учету, а также анализу затрат. Необходимо единство и соподчиненность используемых критериев эффективности. Для этого, во-первых, локальные критерии должны быть подчинены, логически следовать из критериев, используемых на более высоких уровнях. Во-вторых, в системе должны использоваться унифицированные критерии для оценки аналогичных мероприятии. Только в этом случае обеспечивается возможность сравнения ожидаемых и фактических результатов достижения аналогичных целей и обобщения их;

- управление затратами на всех стадиях жизненного цикла продукта. Жизненный цикл составляет процесс создания, разработки, производства, эксплуатации, обращения и утилизации продукта. Структура жизненного цикла продукта, его продолжительность, объемные и качественные показатели определяют затраты предприятия. Продукция, являясь целью хозяйственного процесса, одновременно как его результат воплощает в себе затраты всех элементов жизненного цикла. Исключение из жизненного цикла, какой либо стадии не означает, что сократятся затраты;

- органическое сочетание снижения затрат с высоким качеством продукции (работ, услуг). В рыночной экономике важнейшее условие существования и развития предприятия -- производство и реализация конкурентоспособной продукции, которая достигается сочетанием качества и цены. Противоречие заключается в том, что высокое качество продукции наряду с повышением конкурентоспособности, ростом объема продаж и увеличением доли рынка предприятия ведет и к увеличению затрат, а следовательно, к повышению цены. Оптимальный баланс между качеством и затратами на всех стадиях жизненного цикла продукта достигается грамотным управлением на основе исследований и экономических расчетов;

- недопущение излишних затрат;

- широкое внедрение эффективных методов снижения затрат;

- совершенствование информационного обеспечения об уровне затрат;

- повышение заинтересованности всех подразделений предприятия в снижении затрат.

Методы управления затратами

Учет фактических затрат на производство строится на принципах:

- полного и документально оформленного отражения первичных затрат на производство в системе счетов бухгалтерского учета;

- их учетной регистрации в момент возникновения;

- локализации затрат по видам производств, характеру расходов, местам возникновения, объектам учета и носителям затрат;

- отнесения фактически произведенных затрат на объекты их учета и калькулирования;

- сравнения фактических показателей с плановыми.

Применение этого метода позволяет определить фактическую себестоимость. К недостаткам метода относятся:

- медлительность учета;

- ошибочность получаемых цифровых данных о себестоимости из-за смешения производственных затрат со случайными расходами;

- невозможность осуществления контроля затрат;

- неоперативное обеспечение управляющего персонала бухгалтерской информацией (данные о стоимости изделий предоставляются спустя некоторое время после выполнения заказа);

- отсутствие стандартов (норм). Единственный способ использования бухгалтерских данных для анализа эффективности производства состоит в сопоставлении себестоимости каждой последующей операции и аналогичной предыдущей, при этом обычно трудно определить, была себестоимость предыдущей операции высока или нет;

- трудоемкость учета «исторической» себестоимости делает этот метод дорогостоящим.

Однако основной недостаток этого метода - невозможность оперативно информировать администрацию о непроизводительных трудовых и материальных потерях, которые можно было бы устранить путем принятия экстренных мер.

Понятие и необходимость информационного обеспечения

Одна из важнейших подсистем системы управления затратами, качество которой выступает определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования хозяйствующего субъекта, -- подсистема информационного обеспечения, основное предназначение которой состоит в подготовке оперативной и точной информации о затратах.

Отчетность в системе управления затратами рассматривается как инструмент передачи учетной информации пользователям для целей принятия управленческих решений, контроля, руководства и управления. В основу ее формируемых показателей должны быть положены не только регулярно исчисляемые стоимостные значения затрат и себестоимости, но и показатели объема производимой и реализуемой продукции, выполненных работ и оказанных услуг отдельными подразделениями предприятия -- центрами ответственности, а также показатели их финансовой деятельности.

Такая информация дает полную картину функционирования экономически обособленного в рамках предприятия объекта, что обеспечивает управление затратами через систему учета, контроля, анализа, планирования и прогнозирования. При этом все эти системы обеспечивают дополнительные возможности всей системе управления затратами на предприятии, придают ей новые, только ей присущие качественные характеристики.

Классификация информации

Классификация информации. В интересах повышения эффективности работы с экономической информацией разработаны подходы к ее классификации.

В частности, в управленческом учете используется следующая классификация информации:

- по направленности (внутренняя, внешняя);

- повторяемости (текущая, случайная);

- объектам (предприятие, отделы, продукты);

- времени (за период, на дату).

В процессе управления затратами возможно использование как неколичественной (результаты социологических опросов и т.п.), так и количественной информации, которая в свою очередь делится на учетную и внеучетную.

Для принятия оперативных управленческих решений может применяться полная и неполная информация об объекте исследования. Неполная информация, которая подвергается быстрой обработке, в ряде случаев оказывается достаточной.

В интересах информационного обеспечения процесса управления затратами информация должна обладать рядом характеристик и соответствовать общепринятым требованиям, соответствие которым повышает эффективность работы лица, принимающего решение.

Качественные характеристики информации

Основные свойства информации:

Достаточность (Полнота) - характеризует качество информации и определяет минимальный, но достаточный набор данных для принятия решений или для создания новых данных, на основе имеющихся

Пример: Вы прочитали в газете такое сообщение: "Будет дождь". Это неполная информация, т. к. не сказано, когда именно будет дождь. "Завтра после полудня будет дождь" - полная информация

Актуальность - это степень соответствия информации текущему моменту времени.

"На прошлой неделе в это время в Ярославле шёл дождь" - эта информация для нас не актуальна, т. к. она является устаревшей. "Завтра в Лондоне будет дождь" - это может быть новая, достоверная и полная информация, но для нас она не актуальна, т.к. мы не поедем в Лондон и нам не интересно, какая там погода. "Скоро улицы нашего города будут затоплены" - такая информация является для нас актуальной.

Адекватность - это степень соответствия создаваемого с помощью полученной информации образа реальному объекту, процессу, явлению и т.п.

Доступность - это мера возможности получить ту или иную информацию.

Понятность

Достоверность

Массовость

Устойчивость

Ценность

Количественные характеристики информации

Классификация основных источников информации.

Один из важнейших источников информации о затратах -- бухгалтерская отчетность. Это единая система данных об имущественном и финансовом положении предприятия и о результатах его хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

Промежуточная бухгалтерская отчетность состоит из Бухгалтерского баланса (форма № 1) и Отчета о прибылях и убытках (форма № 2). В состав годовой бухгалтерской отчетности также включаются Отчет об изменении капитала (форма № 3), Отчет о движении денежных средств (форма № 4), Приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5) и Пояснительная записка.

В зависимости от объемов деятельности предприятия и согласно приказу Министерства финансов Российской Федерации № 4н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» (вместе с Указаниями об объеме форм бухгалтерской отчетности.

Указаниями о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности) возможно выделение трех вариантов формирования бухгалтерской отчетности:

- упрощенный вариант -- для субъектов малого предпринимательства и некоммерческих организаций (кроме бюджетных организаций). В состав годовой отчетности они могут включать ряд форм -- Отчет об изменении капитала (ф. № 3), Отчет о движении денежных средств (ф. № 4), приложение к бухгалтерскому балансу (ф. № 5). Некоммерческим организациям рекомендуется включать в состав годовой бухгалтерской отчетности Отчет о целевом использовании полученных средств (ф. № 6);

- стандартный вариант -- для коммерческих организаций, которые могут быть отнесены к группе средних и крупных организаций. В этом случае бухгалтерская отчетность формируется по образцам форм, указанных в приложении к приказу Министерства финансов Российской Федерации № б7н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» и содержит полный набор форм в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации»;

- множественный вариант -- для коммерческих организаций, относящихся к группе крупных организаций, в том числе имеющих несколько видов деятельности. В этом варианте количество форм бухгалтерской отчетности и вариантность представления отчетной информации значительно возрастают. Это относится к представлению в виде отдельных разделов показателей формы № 5, к раскрытию информации, содержащейся в обобщенном виде в Отчете о прибылях и убытках (ф. № 2), а также в виде отдельных приложений к этой форме.

управление система затрата экономический

Проверка достоверности информации

Достоверность экономической информации, ее адекватность хозяйственным явлениям определяется достоверностью результатов анализа, правильностью и обоснованностью выводов и предложений, вытекающих из них Использование в анализе недостоверной информации искажает наши представления о реальной экономической действительности и приводит к ошибочным решениям Поэтому вся отобранная для анализа информация должна тщательно перев ирятисся.

Контроль достоверности используемой информации можно осуществлять в различных формах основном выделяют формально-логический контроль и расчетную проверку Цель формально-логического контроля в проверке полноты и правильности заполнения различных документов.

Управленческий учет как элемент системы управления затратами

Важнейшим аспектом управленческого учета является аналитичность информации. В составе управленческого учета информация собирается, группируется, идентифицируется, изучается для наиболее четкого и достоверного отражения результатов деятельности структурных подразделений и определения доли их участия в получении прибыли. Эффективность производственной деятельности представлена как процесс сопоставления фактических и стандартных затрат и результатов произведенных расходов.

Сущность управленческого учета - интегрированная система учета затрат и доходов, нормирования, планирования, контроля и анализа, систематизирующая информацию для принятия оперативных управленческих решений и координации развития организации. Важнейшая особенность управленческого учета заключается в том, что он связывает процесс управления с учетным процессом.

В узком смысле под управленческим учетом понимают учет и контроль затрат и доходов, связанных с деятельностью организации. В российской практике управленческий учет чаще рассматривается в широком смысле - как система, которая в рамках одной организации обеспечивает управленческий персонал информацией для планирования, управления и контроля деятельности организации.

Сравнительная характеристика финансового и управленческого учета

Для сравнительной характеристики финансового и управленческого учета необходимо выяснить сходство и различие между этими подсистемами бухгалтерского учета. В общем виде основные отличия между финансовым и управленческим учетом представлены в таблице.

Сравнение финансового и управленческого учета

Показатели сравнения	Финансовый учет	Управленческий учет
1. Цель учета	Формирование достоверной информации для составления финансовой отчетности, осуществления контроля и выявления резервов	Формирование информации для администрации организации и ее структурных подразделений, необходимой для управления ими
2. Пользователи информации	В основном внешние пользователи	Управленческий персонал организации и структурных подразделений и исполнители
3. Обязательность ведения	Обязателен	Не обязателен, вводится по решению администрации
4. Объекты учета и отчетности	По организации в целом	По структурным подразделениям, центрам ответственности и др. позициям
5. Способы учета	Все элементы метода бухгалтерского учета	Использование всех элементов методов бухгалтерского учета необязательно. Используются методы количественных оценок
6. Правила ведения учета	Используются общепринятые принципы и правила	Устанавливаются организацией
7. Используемые измерители	Трудовые, натуральные и обязательно стоимостные -	Более широкое использование натуральных и трудовых показателей и специфических стоимостных показателей («будущий рубль» и т. п.)
8. Способы группировки расходов	По установленным элементам затрат, при необходимости по статьям калькуляции	По статьям калькуляции
9. Степень точности информации	Достоверная, документально обоснованная	Допускаются приблизительные и примерные оценки
10. Временный период	За прошедший отчетный период	За истекший, текущий и будущий периоды
11. Периодичность предоставления отчетности	За месяц, квартал и год	За более короткие периоды времени
12. Сроки представления отчетности	Через несколько недель и месяцев	Через несколько дней, на следующее утро, немедленно
13. Ответственность за достоверность и своевременность	Установлена	Не предусматривается
14. Доступность отчетных данных	Доступны для пользователей	Являются коммерческой тайной
15. Регулирующий орган	Министерство финансов РФ	Минэконом развития (на уровне разработки рекомендаций)

Виды управленческого учета

Управленческий учет в любой трактовке не является учетом в узком смысле этого слова, а включает также и планирование, и контроль, и анализ.

Управленческий учет - это система:

планирования расходных и доходных показателей;

привлечения финансовых средств;

распределения поступивших средств в соответствии с планом;

учета фактически осуществленных расходов и соотнесения их с плановыми показателями;

формирования внутренней и внешней отчетности о полученных и израсходованных средствах;

контрольных мероприятий за всеми этими процессами.

На основании вышеизложенного можно вывести следующее определение: Управленческий учет - это система планирования, финансирования, расходования и контроля за этими процессами с помощью инструментов учета и отчетности.

Организация управленческого учета

Под организацией управленческого учета понимают систему условий и элементов построения учетного процесса с целью получения достоверной и своевременной информации о хозяйственной деятельности организации, осуществления контроля за рациональным использованием производственных ресурсов и управления производственной деятельностью.

Для обеспечения рациональной организации управленческого учета большое значение имеет разработка плана организации, который включает в себя следующие элементы:

план документации и документооборота;

план счетов и их корреспонденция;

план отчетности;

план технического оформления учета;

план организации труда работников бухгалтерии.

Экономическая сущность затрат. Концепция общих логистических издержек

Понятия доходов и расходов в бухгалтерском и налоговом учете

Понятие расходов с точки зрения бухгалтерского и налогового учета; их классификация для целей налогообложения и бухгалтерского учета. Порядок, методы, условия и даты признания расходов в налоговом учете; выбытие активов, не признаваемых расходами.

Классификация затрат как инструмент управления ими.

Один из сложных вопросов управления затратами -- их классификация, позволяющая регулировать процесс управления ими. В современных условиях при управлении затратами должны учитываться все возможные ситуации, и принимать решения можно, только опираясь на принципы формирования затрат и их классификацию. Она не выполняет формальную роль, а является важным инструментом для построения системы управления затратами на предприятии и принятия хозяйственных решений.

В экономической литературе и хозяйственной практике неоднократно вносились предложения по совершенствованию существующей классификации затрат.



Классификация затрат с целью исчисления себестоимости

Для исчисления себестоимости продукции затраты классифицируют по следующим признакам.

1. Отношение к себестоимости продукции

2. Экономическое содержание

3. Экономическая роль в процессе производства

4. Состав (однородность)

5. Способ включения в себестоимость продукции

6. Периодичность возникновения

7. Участие в процессе производства

8. Эффективность

9. Отражение в бизнес-плане

10. Возможность нормирования

11. Временные периоды

Классификация затрат в целях принятия управленческих решений

Для принятия управленческих решений затраты разделяются на:

· переменные, полупеременные и постоянные;

· принимаемые и не принимаемые в расчет;

· явные и альтернативные;

· безвозвратные;

· инкрементные и маргинальные.

Классификация затрат с целью их контроля и регулирования

Для осуществления контроля и регулирования затраты классифицируют на:

· регулируемые и нерегулируемые;

· затраты в пределах норм, плана, сметы и отклонения от норм, плана, сметы.

Регулируемыми называются расходы, величина которых может зависеть от менеджера соответствующего уровня управления; нерегулируемые расходы не зависят от решений менеджера (как правило, низших уровней управления).

Для руководителя организации почти все расходы организации являются регулируемыми; для руководителя цеха регулируемыми являются затраты лишь в пределах цеха; для бригадира - только затраты в пределах бригады.

Деление расходов на регулируемые и нерегулируемые имеет большое значение для установления ответственности за величины расходов по каждому менеджеру и исполнителю.

По возможности осуществления контроля за затратами они подразделяются на контролируемые и неконтролируемые.

Контролируемые затраты могут контролироваться работниками организации; неконтролируемые затраты не поддаются контролю со стороны работников организации (повышение цен на оборудование и топливно-энергетические ресурсы, изменение ставок отчислений на социальные нужды, налогов и др.).

Система контроля за затратами предусматривает их деление на затраты в пределах норм, плана, сметы и на отклонение от норм, плана, сметы. Выявление указанных отклонений позволяет менеджерам принимать решения по управлению затратами.

Размещено на Allbest.ru