Электронный документооборот - это такая форма организации по работе с бумажными носителями, при которая большая часть документов существует в электронном виде. Она хранится в электронных архивах или данных для хранилища документов.

Электронный документооборот решает на предприятии следующие задачи:

- документы хранятся в централизованном виде;

- поток документооборота на предприятии работает более эффективно;

- повышается исполнительность работ по документам;

- увеличивается работа сотрудников, т.е. их продуктивность;

- легкий доступ к информации для принятия управлением организации решений.

Внедрение электронного документооборота дает предприятию два преимущества:

Тактическое, т.е. это преимущество сокращает затраты организации:

- освобождается рабочее место;

- сокращаются затраты на копирование документов;

- сокращаются расходы на доставку документации курьером или почтой;

- нет необходимости закупать «тонны» бумаги, для выведения информации на нее;

- и как было сказано ранее, повышается продуктивность работы сотрудников, т.е. увеличивается срок выполнения работы.

2. Стратегические преимущества - это преимущества связаны с улучшением бизнес-процессов, которые, в свою очередь повышают прибыль:

- ускоряется процесс поиска документов;

- снижается риск потери документов;

- улучшается контроль за исполнением работы по документации;

- сокращается риск утечки информации, т.к. доступ в сети разрешен только определенным пользователям организации.

В результате можно подвести итог внедрения электронного документооборота. Главная его цель - порядок в работе с документацией, что позволит в дальнейшем быстро принять управленческие решения и повысит деятельность предприятия в целом.

Внедрение электронного документооборота происходит в несколько этапов:

В начале, исследуется структура организации предприятия, основные бизнес-процессы, протекающие на предприятии и документооборот.

Затем, составляется номенклатура документов, формируется классификатор, составляются инструкции.

Далее, происходит установка и настройка программы для передачи документов в электронном виде, убираются все недочеты установленной программы. Ну, и завершающим этапом является обучение персонала по работе с электронным документооборотом.

Одним из мероприятий по совершенствованию управления ООО «Абсолють» на основе инновационной деятельности является внедрение электронного документооборота - системы «КриптоАРМ» компании Digt (ООО «Цифровые технологии»). Это специально разработанная программа для работы с электронными документами.

Система «КриптоАРМ» компании Digt (ООО «Цифровые технологии») предназначена для решения следующих задач:

- хранение, путь и движение электронных документов в реальном времени, организация коллективной и групповой работы;

- отслеживание движения документа: от момента создания до отправки в архив;

- хранение документации в определенном месте с уменьшением риска потери данных;

- быстрый поиск необходимой информации.

«КриптоАРМ» компании Digt работает по принципу модуля, который включает в себя 15 приложений-модулей.

Заказчик по своему желанию может использовать и большее количество модулей.

Для работы в программе электронного документооборота в ООО «Абсолють» можно предложить разработать следующие модули:

1) «Основная Базовая система»: «ядро» продукта, основа создания и управления СЭД, к которому подключается произвольное количество модулей, в зависимости от потребностей заказчика. Инструментальные средства «Базовой системы»: графический маршрутизатор, конфигуратор, структура организации, рабочее место, протоколы, инсталлятор - обеспечивают централизованное управление всеми компонентами СЭД.

2) «Делопроизводство»: модуль предназначен для автоматизации делопроизводства, движения организационно-распорядительной документации. Он обеспечивает работу с документами с момента их получения или создания и до завершения исполнения, отправки в дело или архив.

3) «Управление персоналом»: модуль предназначен для автоматизации бизнес-процессов кадрового делопроизводства - ведение штатного расписания, хранения учётных карточек сотрудников, оформления назначений и увольнений работников, учета рабочего времени, предоставления трудовых и социальных отпусков, проведение аттестационных мероприятий, составления статистической отчётности, ведения персонифицированного учета и др.

4) «Договоры»: модуль предназначен для управления преддоговорной, договорной и последоговорной деятельностью предприятия - ведения электронного документооборота, обеспечивающего создание, согласование, подписание и исполнение договоров; поддержания претензионно-исковой деятельности; передачи исполненных договоров в электронный архив.

5) «Архивное дело»: модуль предназначен для ведения архивного делопроизводства на предприятии - передачи исполненных документов из СЭД в архив, составления и ведения номенклатуры дел, формирования и оформления дел для передачи в архив, ведения и учета дел в архиве.

6) «Гербовые бланки»: модуль предназначен для выполнения функций учета поступления и использования бланков строгой отчетности и фирменных бланков.

7) «Электронная цифровая подпись» (ЭЦП): модуль предназначен для использования внешних криптографических средств защиты, поддерживающих национальные стандарты, в среде Lotus Notes.

8) «Система менеджмента качества» (СМК): модуль предназначен для автоматизации ведения и учета документов СМК на предприятии и включает в себя два компонента:

Общую стоимость проекта внедрения можно рассчитать по формуле

Ко = Кпр + Кос+ Кр + Кпер, (1)

где Кпр - затраты на программную платформу;

Кос - затраты на лицензии СЭД;

Кр - затраты на дополнительное оборудование;

Кпер - затраты на обучение персонала.

Кос = 18239+10465+4485+20930+8372+33009,6+13156+19136=127792,6 руб.

Ко=38571+127792,6 +184·179,4=199373,2 руб.

Еще одна статья расхода, которую стоит учесть, это расходы на администрирование и сопровождение системы. Стоимость сопровождения составляет 20% от стоимости приобретаемых лицензий.

С= Кос х 20%, (2)

где С - затраты на сопровождение СЭД;

Кос - затраты на приобретение лицензии.

С= 127792,6 * 20%=25558,52 руб.

Общая стоимость затрат на внедрение

З = С+ Ко, (3)

где З - затраты на внедрение СЭД;

С - затраты на сопровождение СЭД;

Кос - затраты на приобретение лицензии.

З = 25558,52 +199373,2 = 224931,72 руб.

Необходимо рассчитать экономию средств при внедрении СЭД. Пусть оценка прямой экономии средств включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть четыре-пять страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД. Предположим, что на одного сотрудника в организации приходится 15 страниц в день.

Месячные расходы на бумагу составят:

М = Г х Б х Н х Т, (4)

где Г - количество рабочих дней в месяце;

Б - количество листов на одного сотрудника в день;

Н - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать);

Т - количество сотрудников, которые имеют дело с документацией.

М = 21 х 15 х 150 х 184 = 8694 руб.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить еще сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов:

1) экономия усилий за счет повторного использования существующих документов;

2) экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации;

3) ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование - устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Необходимо учесть, что практически для любого документа существует прототип (шаблон). Чаще всего от прототипа можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное - специфика отдельного случая. Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 20% своего рабочего времени (этот параметр нигде не измерялся), то общая экономия времени сотрудников составит примерно 5% от их полного рабочего времени. Средняя годовая зарплата специалиста, занятого документооборотом на предприятии (секретарь, работник канцелярии и пр.) - 12018 руб.

В = И х К х Э, (5)

где В - экономия от внедрения СЭД;

И - количество сотрудников;

К - среднемесячные расходы на одного сотрудника;

Э - экономия трудозатрат, %.

В = 184 х 1149,2 х 0,05 = 10572,64 руб.

В среднем сотрудник выполняет в день десять операций по поиску различных документов. Поиск одного документа занимает в среднем две минуты. В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ. В случае, если документ не был найден сразу на его поиски тратится еще две минуты дополнительно.

Расчет экономии трудовых затрат после внедрения СЭД в месяц

Т= ((10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% ·2 мин) х 1/ (8 час. х 60 мин) х 12018 руб. х 184) /12 = 8431,8998 руб.

Экономия трудозатрат после внедрения СЭД в месяц составит:

Э = Т + В, (6)

где Т - экономия трудовых затрат после внедрения СЭД;

В - экономия от внедрения СЭД.

Экономия средств в месяц при внедрении СЭД составит:

Э = 10572,64 +8431,8998 = 19004,539 руб.

С = Э + М, (7)

где Э - Экономия трудозатрат после внедрения СЭД в месяц;

М - Месячные расходы на бумагу.

С = 19004,53 + 8694 = 27698,53 руб.

Экономия средств в год при внедрении СЭД составит

Сг = 12 х С, (8)

где С - экономия средств в месяц при внедрении СЭД.

Сг =12 х 27698,539 = 332382,46 руб.

Срок окупаемости:

П = З /Ко х 12, (9)

где П - срок окупаемости;

З - затраты на внедрение СЭД;

С - доход от внедрения мероприятия.

П = (224931,72 / 332382,46) х12 = 8,12 мес.

Срок окупаемости мероприятия составил 8,17 месяца. Экономический эффект можно рассчитать по формуле:

Н = Сг - З, (10)

где Н - экономический эффект;

З - затраты на внедрение СЭД;

С - экономия при внедрении СЭД в год.

Н = 332382,46 224931,72 = 107450,74 руб.

Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения. Следует отметить, что экономическая эффективность будет расти по мере увеличения количества документов, находящихся в электронном архиве, и числа сотрудников, подключенных к электронному документообороту.

Еще одним из направления совершенствования инновационной деятельности управления ООО «Абсолють» является планирование персонала. Это целенаправленная деятельность по подготовке кадров, обеспечению пропорционального и динамичного развития персонала, расчету его профессионально-квалификационной структуры, определению общей и дополнительной потребности, контролю за его использованием.

Кадровое планирование позволяет учитывать средствами планирования экономические и ориентированные на персонал позиции, согласовывать их друг с другом и способствовать тем самым уравновешиванию интересов работодателей и работников. Предпосылкой для этого является то обстоятельство, что кадровое планирование является всеобъемлющим. Совершенно однозначным образом оно должно охватывать большее число аспектов, нежели преобладавшее в прошлые годы планирование потребностей в кадрах, ориентировавшееся преимущественно на производственно-экономические вопросы.

Кадровое планирование призвано обеспечить оптимальное раскрытие потенциала наемных работников и их мотивацию в условиях противоречия между производственными требованиями и задачами организации, с одной стороны, и интересами и потребностями работников - с другой.

Кадровое планирование, в частности, должно дать ответы на следующие вопросы.

Каким образом можно привлечь необходимый и сократить излишний персонал, учитывая социальные аспекты (планирование привлечения или сокращения штатов)?

Каким образом можно использовать работников в соответствии с их способностями (планирование использования кадров)?

Каким образом можно целенаправленно содействовать повышению квалификации кадров и приспосабливать их знания к изменяющимся требованиям (планирование кадрового развития)?

Каких затрат потребуют планируемые кадровые мероприятия (расходы по содержанию персонала)?

Кроме того, для того, чтобы кадровое планирование оказалось эффективным, предприятие должно обеспечить выполнение следующих условий:

1. Готовность руководства организации к интеграции личностного аспекта в общее планирование и к созданию для этого необходимых организационных и кадровых предпосылок.

2. Выбор частных аспектов кадрового планирования, которым следует отдать предпочтение. Как показывает опыт, разумно начинать планирование с определения потребности в кадрах, решения вопроса их привлечения или увольнения, а позже дополнить его планированием использования и развития кадров, расходов.

3. Выбор периода планирования на первом этапе его введения можно было бы ограничить одним-двумя годами, постепенно дополняя его среднесрочным (до трех лет) и долгосрочным планированием (свыше трех лет).

4. Решение о том, насколько дифференцированным должно быть кадровое планирование, зависит от типа организации: чем разнообразнее квалификация сотрудников, необходимая для решения производственных задач, тем более дифференцирование следует определять плановые даты.

5. Минимальный набор информационных документов с возможностью различать данные, касающиеся рабочих мест, органов управления, кадров и статистики.

Основные задачи кадрового планирования:

разработка процедуры кадрового планирования;

увязка кадрового планирования с планированием организации в целом;

организация эффективного взаимодействия между плановой группой кадровой службы и плановым отделом организации;

проведение в жизнь решений, способствующих успешному осуществлению стратегии организации;

содействие организации в выявлении главных кадровых проблем и потребностей при стратегическом планировании;

улучшение обмена информацией по персоналу между всеми подразделениями организации.

Кадровое планирование включает в себя:

прогнозирование перспективных потребностей организации в персонале (по отдельным его категориям);

изучение рынка труда (рынка квалифицированной рабочей силы) и программы мероприятий по его «освоению»;

анализ системы рабочих мест организации; разработку программ и мероприятий по развитию персонала.

При кадровом планировании предприятие преследует следующие цели: получить и удержать людей нужного качества и в нужном количестве; наилучшим образом использовать потенциал своего персонала; быть способной предвидеть проблемы, возникающие из возможного избытка или нехватки персонала. В процессе кадрового планирования необходимо выделять и согласовывать цели и виды планирования.

Кадровое планирование не подразумевает под собой материальных затрат. Поэтому расчет экономической эффективности данной инновации не представляется необходимым.

Ответственными за реализацию данного нововведения целесообразно назначить специалистов отдела управления и подготовки персонала ООО «Абсолють».

Заключение

инновация внедрение финансовый хозяйственный

Эффективная работа инновационного механизма в условиях сформировавшейся рыночной экономики оказывает огромное влияние на деятельность предприятий различных отраслей хозяйства.

Кризис, появившийся в 2008г. поразивший экономику разных стран затормозил развитие некоторых хозяйствующих субъектов. Инновационная деятельность в это время обретает огромную мощь, повышая при этом конкурентоспособность промышленных предприятий, как ответ на изменения внешней экономической среды.

Изменения в технологиях и политике, а также образовании предполагают возникновение у населения новых потребностей. С другой стороны, изменения внешней среды способствуют принятию новых решений, которые удовлетворяют такие потребности.

Под воздействием инновационной деятельности изменяются практически все подсистемы промышленного предприятия, выходя на качественно новый уровень. Вместе с тем современные условия экономического развития требуют от промышленных предприятий не только активизации инновационной деятельности, но и совершенствования методов ее организации, в частности, за счет выявления и использования резервов, направленных на повышение эффективности ее проведения.

Сама по себе инновационная деятельность включает в себя три этапа:

Определение проблем, существующих на предприятии.

Внедрение инновации, определение этапов инновационного процесса.

Организация инновационной деятельности.

В этих условиях важной задачей является создание для руководителя и собственника современной российской компании системы автоматизированного управления бизнесом, которая позволит соответствовать динамично развивающейся экономике предприятия и обеспечит его дополнительные конкурентные возможности. Укрепление курса на интеграцию отрасли и инвестиции в инновации также обусловлено необходимостью усиления контроля над издержками и стремлением предприятий застраховаться от возможных изменений рыночной конъюнктуры.

Преодолев период развала хозяйственных связей и передела собственности, вызванных перестройкой экономики, предприятия металлургической отрасли на протяжении последнего ряда лет демонстрировали положительную динамику основных экономических показателей деятельности.

Целью инновационной деятельности на ООО «Абсолють» может быть прибыль, расширение сегмента рынка, выход на новый рынок. Важными этапами организации инновационной деятельности на исследуемом предприятии являются разработка программы управления инновацией и организация работы по выполнению намеченной работы. Программа управления инновацией представляет собой согласованный по срокам, результатам и финансовому обеспечению комплекс действий для достижения поставленной цели.

В данной курсовой работе был предложен ряд мероприятий, способствующих совершенствованию управления ООО «Абсолють» на основе инновационной деятельности.

Внедрение электронного документооборота дает предприятию два преимущества:

Тактическое, т.е. это преимущество сокращает затраты организации:

- освобождается рабочее место;

- сокращаются затраты на копирование документов;

- сокращаются расходы на доставку документации курьером или почтой;

- нет необходимости закупать «тонны» бумаги, для выведения информации на нее;

- и как было сказано ранее, повышается продуктивность работы сотрудников, т.е. увеличивается срок выполнения работы.

2. Стратегические преимущества - это преимущества связаны с улучшением бизнес-процессов, которые, в свою очередь повышают прибыль:

- ускоряется процесс поиска документов;

- снижается риск потери документов;

- улучшается контроль за исполнением работы по документации;

- сокращается риск утечки информации, т.к. доступ в сети разрешен только определенным пользователям организации.

2) Введение кадрового планирования, которое поможет организации провести планирование кадровой потребности и развитию персонала.

Таким образом, применение на практике предложенных мероприятий позволит ООО «Абсолють» увеличить масштабы и эффективность своей инновационной деятельности.

Список используемой литературы

Постановление Правительства РФ от 17.10.2006 № 613 (ред. от 27.01.2009) «О федеральной целевой программе «Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития научно-технологического комплекса России на 2007 - 2012 годы».

«Стратегия развития науки и инноваций в Российской Федерации на период до 2015 года» (утв. Межведомственной комиссией по научно-инновационной политике (протокол от 15.02.2006 № 1)).

Аньшин В.М. Инновационный менеджмент: Концепции, многоуровневые стратегии и механизмы инновационного развития: Учебное пособие / Под ред. В.М. Аньшина. - М.: Дело, 2009. - 462 с.

Аньшина А.А. Инновационный менеджмент: Учебное пособие / Под ред. В.М. Аньшина, А.А. Дагаева. - М.: Дело, 2010. - 528 с.

Афонин И.В. Инновационный менеджмент: Учебное пособие / Под ред. И.В. Афонина. - М.: Гардарики, 2009. - 224 с.

Бабак В.Ф. НИИ и КБ: путь к рынку (финансовый аспект): Учебное пособие для вузов / Под ред. В.Ф.Бабака. - М.: Финансы и статистика, 2009 - 428 с.

Бляхман Л.С. Экономика, организация управления и планирование научно-технического прогресса: Учебное пособие / Под ред. Л.С. Бляхмана. - М.: Высшая школа, 2009 - 176 с.

Бочаров В.В. Методы финансирования инвестиционной деятельности предприятий: Учебник для вузов / Под ред. В.В.Бочарова. - М.: Финансы и статистика, 2010. - 160 с.

Григорьев Д.В. Инновационный менеджмент: ресурсы и эффективность: Учебник для вузов / Под ред. Д.В.Григорьева. - М.: ЮНИТИ, 2010 - 380 с.

Зайцева О.А. Основы менеджмента: Учебное пособие для вузов/ Под ред. О.А.Зайцевой. - М.: 2010. - 114 с.

Ильенкова С.Д. Инновационный менеджмент: Учебное пособие для вузов / Под ред. С.Д. Ильенковой. - М., 2011. - 327 с.

Инновации: теория, механизм, государственное регулирование. Учебное пособие / Под ред. Ю.В. Яковца. - М.: Изд-во РАГС, 2009 - 364 с.

Кругликов А.Г. Системный анализ научно-технических нововведений: Учебное пособие для вузов / Под ред. А.Г. Кругликова. - М.: Наука, 2010. - 516 с.

Ланин А.Б. Управление научно-техническим прогрессом на предприятии: Учебное пособие для вузов / Под ред. А.Б. Ланина. - М: ИНФРА-М, 2009. - 182 с.

Молчановой, О.П. Инновационный менеджмент: Учебник для вузов / Под ред. О.П. Молчановой. - М.: Вита-Пресс, 2009 - 272 с.

Поршнева А.Г. Управление организацией / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М.: ИНФРА-М, 2011. - 298 с.

Рудзицкий Б.М. Управление НТП: эффективность, структура, информация: Учебное пособие для вузов / Под ред. Б.М. Рудзицкого. - М.: Наука, 2010. - 206 с.

Твисс Б. Управление научно-техническими нововведениями: Учебное пособие для вузов / Под ред. Б. Твисса. - М.: Экономика, 2010. - 316 с.

Тихонова А.Н. Менеджмент инновационной организации: Учебное пособие / Под ред. Тихонова А.Н. - М.: «Европейский центр по качеству», 2010.. - 408 с.

Уткин Э.А. Инновационный менеджмент: Учебное пособие для вузов / Под ред. Э.А. Уткина. - М.: АКАЛИС, 2009 - 254 с.

Фонотов А.Т. Россия от мобилизационного общества к инновационному: Учебное пособие для вузов / Под ред. А.Т. Фотонова. - М., 2009. - 348 с.

Шумпетер И. Теория экономического развития: Учебное пособие для вузов / Под ред. И. Шумпетера. - М.: Прогресс, 2010. - 268 с.

Размещено на Allbest.ru