Анализ элементов внутренней среды организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Важнейшим понятием в теории организации является организация. Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае если, среда допускает его осуществление. Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это же время может быть источником проблем и даже ее гибели. Внутреннюю среду любой организации образует совокупность элементов внутри самой организации, которые непосредственно влияют на эффективность ее деятельности.

Данная тема является актуальной, как и вся теория организации. В новом тысячелетии наша страна должна научиться жить в условиях рыночной экономики, важнейшим условием этого является высококвалифицированные управленцы. Умение выделить и проанализировать элементы организации и внешние факторы является залогом успеха фирмы.

Поэтому целью данной контрольной работы будет рассмотрение элементов внутренней среды организации и их влияние на результат деятельности организации. Для осуществления цели на примере ООО « Викимарт» будет рассмотрено понятие «организация», охарактеризованы основные составляющие организации, такие как кадры, технология, структура, цели и задачи.

1. Организационно-правовая форма и цели ООО «Викимарт»

Организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей. Группа может считаться организацией, если она соответствует следующим требованиям: 1) наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью этой группы; 2) наличие общей для всех членов группы цели - желаемого конечного состояния или результата; 3) наличие членов группы, которые сознательно работают вместе для достижения значимой для всех цели.

Организация представляет собой открытую систему, состоящую из многочисленных взаимозависимых частей, тесно переплетающихся с внешним миром.

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто “данное”, что руководство должно преодолеть в своей работе.

Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди.

Рассмотрим элементы внутренней среды на примере торговой группы ООО «Викимарт».

Организационно-правовая форма «Викимарт» является Общество с ограниченной ответственностью. «Общество с ограниченной ответственностью признается учрежденное одним или несколькими лицами общество, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров; участники ООО не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов…».

ООО «Викимарт» имеет Устав, утвержденный решением Совета директоров в 2008 году и зарегистрированный в установленном порядке. Предприятие является самостоятельным хозяйственным субъектом, не являясь подразделением более крупного предприятия или объединения.

Форма собственности - частная, учредителями являются физические лица, которые несут ответственность по обязательствам предприятия в пределах своей доли в уставном фонде предприятия. ООО «Викимарт» имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, расчетный счет и иные счета в банке в банковских учреждениях, круглую печать, угловой штамп своим наименованием.

Данный магазин расположен по адресу улица Удмуртская дом 273.

Цели. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.

В целом можно отметить, что предприятие создано с целью комплексного обеспечения населения товарами. Главной целью магазина является получение реальной прибыли в долгосрочный период за счет увеличения реализации товаров, внешним потребителям (завоевание новой доли рынка) и оптимизации издержек обращения. Пути достижения цели:

1. следование за модными тенденциями рынка торговли;

2. формирование оптимального ассортимента;

3. применение гибкой системы ценообразования;

4. расширение услуг, предоставляемых покупателям;

5. выбор рационального канала закупки товаров;

Деятельность предприятия осуществляется на основе самостоятельно разработанных планов. Перспективные планы, а также годовые и текущие утверждаются руководством ООО " Викимарт ".

2. Структура ООО «Викимарт»

Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое.

Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Одной из основных концепций, имеющих отношение к структуре является специализированное разделение труда. Характерной особенностью является специализированное разделение труда - закрепление данной работы за специалистами.

Организационная структура управления в супермаркете «Викимарт» является Линейно-функциональной

В данном магазине является один руководитель в лице директора Калмыковой Е.А. и подчиненные зависят только от своего руководителя. В данном случае лежит один канал между руководителем и подчиненным в связи с этим достаточно легко обеспечить распоряжения, получаемые исполнителем, всеми ресурсами, необходимые для их выполнения. В данном случае все распоряжения выполняются в полном объеме и распорядительная информация, которая поступила не может быть искажена, как при других структурах управлениях, так как она не проходит через несколько уровней звена, а поступает непосредственно от данного руководителя.

Таким образом и облегчается управление, так как коллектив в такой структуре имеет небольшую численность, как в данном магазине, но при этом на руководство высшего звена возлагаются высокие требования, которые он должен оправдать не только в лице среднего звена, но и всех подчиненных с чем очень хорошо справляется директор данного магазина.

Общее руководство магазином осуществляет директор, он же руководит планово-экономической работой, занимается подбором кадров и организует повышение их квалификации, обеспечивает охрану труда, технику безопасности и пожарную безопасность, несет также и материальную ответственность за дорогостоящее оборудование.

Товаровед организовывает товарное снабжение магазина по востребуемому ассортименту, занимается вопросами и жалобами покупателей, а также выполняет основные функции в области коммерческой работы и организации торговли (изучение спроса населения на товары, контроль за состоянием товарных запасов; проверка качества товаров; соблюдение условий их храпения, а также своевременная уценка и списание товаров согласно положениям и составление актов о списании или своевременный возврат поставщику согласно договора).

Администратор контролирует работу продавцов, заведующих секций, старших продавцов, следит за их трудовой деятельностью, за своевременным состоянием выкладки товаров и рекламного оформления торгового зала, за соблюдением правил торговли, принимает решение по претензиям покупателей, дает распоряжения за соблюдением чистоты в магазине и прилегающей территории к зданию магазина.

Основной торгово-оперативный персонал - это продавцы-контролеры, кассиры, контролеры то есть работники, занятые обслуживанием покупателей в торговом зале непосредственно в прикассовой зоне обслуживают покупателей во время расчета за покупку, а также занимаются пополнением товара в зоне касс.

Менеджеры (продавцы-консультанты) в их обязанности входит подготовка и уборка рабочего места, постоянное пополнение товара по мере продажи , соблюдение сроков реализации ,обслуживание покупателей с помощью необходимой информации, а также консультация покупателя.

Кассир готовит рабочее место к расчетным операциям, выполняет расчетные операции с покупателями, осуществляет сдачу выручки, а также по необходимости помогает в торговом зале с пополнением и выкладкой товара.

Заведущий секции следит за пополнением товаров в торговом зале, отдает распоряжения по необходимости подготовки товаров к продаже в фасовочные ,прослеживает за выполнением предпродажной подготовки товаров, следит за соблюдением чистоты в отделах, делает заявки по своей группе товара.

Старший продавец (кладовщик) - занимается приемкой товара, отдает распоряжения грузчикам по разгрузке машин и укладке товаров после приемки по складским помещениями следит за порядком на складах, а также товарное соседство.

3. Торгово-технологический процесс в ООО «Викимарт»

Технология как фактор внутренней среды имеет гораздо большее значение. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья - будь то люди, информация или физические материалы - в искомые продукты и услуги.

Основными видами деятельности ООО «Викимарт» являются:

оптовая торговля продуктами питания (в том числе табачными
изделиями, алкогольной продукцией);

розничная торговля;

* транспортные услуги, международные и междугородние перевозки, транспортно-экспедиционная деятельность;

* предоставление услуг местной телефонной связи, услуг
телематических служб.

На осуществление всех видов деятельности Компания имеет соответствующие лицензии, аккредитации, сертификаты.

ООО «Викимарт» - полносервисное предприятие, с круглосуточным режимом работы, предлагает своим посетителям широкий выбор товаров, обслуживает самый широкий контингент потребителей

Этот супермаркет с форматом самообслуживания осуществляет продажу продуктов питания в розницу. Самообслуживание занимает основное место среди современных методов продажи, оно в набольшей степени способствует решению ряда социально-экономических задач: экономит время покупателей, увеличивает скорость торгового обслуживания и т.д. Покупатель имеет свободный доступ к товару, может его рассмотреть, ознакомиться с интересующими сведениями, содержащимися на упаковке и ценнике товара. транспортный товародвижение розничный торговля

Здесь представлены такие группы товаров как: хлеб и хлебобулочные изделия; молоко и молочная продукция; мясо и колбасные изделия; рыба и рыбная гастрономия; кондитерские изделия, бакалейные товары, чай, кофе; напитки безалкогольные; водка и ликероводочные изделия, пиво; табачные изделия.

Процесс услуги реализации товаров состоит из следующих основных этапов: формирование ассортимента; приемка товаров; обеспечение хранения; предпродажная подготовка; выкладка товаров; предложение товаров покупателю; расчет с покупателем; отпуск товара.

Общие требования к услугам торговли:

- помещений предприятия торговли, установлении режима работы, выборе метода обслуживания, формировании ассортимента. Требования функциональной пригодности услуги торговли предусматривают: точность и своевременность оказания услуги, характеризующиеся соблюдением установленного режима работы предприятия торговли, точностью срока выполнения услуги, точностью выписки счета и оформления кассового чека и др.; наличие товаров надлежащего качества;

- наличие товаров установленного для данного типа предприятия ассортимента; обеспечение условий для компетентного выбора потребителем товаров и услуг; информативность, то есть наличие необходимой достоверной информации об услугах и товарах, номенклатуре услуг и ассортименте товаров, исполнителе услуги, о правилах и условиях оказания услуг, в том числе о правилах продажи товаров и правах покупателей; соответствие обслуживающего персонала своему профессиональному назначению, в том числе компетентность и умение общаться с покупателями.

Исполнитель услуги обязан оказывать услуги, отвечающие требованиям функциональной пригодности в соответствии с правилами продажи. Требования эргономики услуги торговли предусматривают:

- комфортность и удобство покупателей при оказании услуги, включая удобное размещение товара в торговом зале, входов, выходов, секций, оборудования, мебели и прочее;

- гигиенические требования к уровню освещенности, вентелируемости, запыленности, шума, температуры в торговом зале, к персоналу, к содержанию помещений, рабочих мест, оборудованию и т. п.; доступность информации возможностям восприятия потребителем. Требования эстетики услуги торговли предусматривают гармоничность, стилевое единство, целостность композиции и художественной выразительности: архитектурно - планировочных решений помещений торгового предприятия;

- оформления фасада здания, вывески, витрин, выкладки товаров на торговом оборудовании, рабочего места и внешнего вида обслуживающего персонала, исполнения рекламных материалов, фирменных знаков и указателей, сопроводительной документацией и др.;

- интерьера торгового зала путем оснащения соответствующей мебелью, оборудованием, инвентарем и подбора цветового решения и светового освещения. Требования технологичности услуги торговли предусматривают: наличие рационального набора технологического оборудования, инвентаря определенных типов и моделей, формы и назначения, с учетом используемых методов продажи, ассортимента товаров, оказываемых услуг; создание условий экономичности и простоты санитарного и технического обслуживания;

- наличие помещений (по назначению и площадям), необходимых для организации торгового процесса и рационального движения покупательских и товарных потоков, обеспечения рационального размещения, максимальной видимости вложенных товаров;

- наличие технических средств для обработки информации, в том числе по товародвижению;

- наличие документов и средств, позволяющих проводить потребителем контроль

- процессов обслуживания;

- оптимальный уровень затрат труда, времени и других ресурсов на проведение отдельных операций торгово-технологического процесса, создание условий для механизации трудоемких процессов обслуживания покупателей.

- требования безопасности услуг розничной торговли;

- требования охраны окружающей среды.

Для того чтобы покупатели посещали магазин, применяется целый комплекс маркетинговых мероприятий: проведение дегустаций, семплингов (знакомство потребителя с новыми продуктами), акций, проведение творческих конкурсов для детей, программа лояльности «Дисконтные карты», предоставление льготных скидок.

Далее следуют маркетинговые исследования примерного плана:

Категория клиентов (возраст, профессия, доходы и т.п.).

Предпочтения потребителей.

Уровень и виды обслуживания, наиболее подходящие для данной категории клиентов.

Конкуренты магазина.

Предполагаемый уровень прибыли.

Расходы: зарплата персонала, аренда помещений или оборудования и тому подобное.

Время работы предприятия.

Наиболее часто используемые и наиболее продаваемые продукты.

Не стоит забывать о том, что главная цель функционирования предприятия - получение прибыли.

Повышение культуры обслуживания покупателей во многом связано с расширением ассортимента дополнительных услуг, оказываемых им.

Самообслуживание: покупатели самостоятельно ведут отбор понравившихся им товаров, осуществляют расчет на кассе. По желанию клиента, его может обслужить менеджер торгового зала, то есть днем наряду с самообслуживанием существует и частичное обслуживание менеджерами.

К услугам по оказанию помощи в совершенствовании покупки можно отнести упаковку купленного товара, нарезку; комплектование и улучшенную упаковку подарочных наборов их имеющихся в наличии товаров, в том числе по заказам, заказ торта на торжество, заказы товара по телефону, доставка по городу. Для покупателей магазина имеется бесплатная парковка для автомобилей.

Информационно-консультационные услуги включают предоставление информации о товарах и их изготовителях, проведение рекламных презентаций товаров (показ товаров, дегустация продуктов питания).

Все вышеперечисленные услуги являются бесплатными.

Торгово-технологические процессы в магазине - это совокупность торговых и технологичных процессов, последовательно взаимосвязанных, целью которых является доведение товаров в широком ассортименте и надлежащего качества до потребителей с наименьшими затратами труда и времени.

Торгово-технологический процесс зависит от степени хозяйственной самостоятельности магазина, формы продажи, вида и типа магазина, степени подготовки товара к продаже.

Принципы организации торгово-технологического процесса:

1. Выбор оптимального варианта продажи товара.

2. Создание условий выбора товара, удобство покупателей, экономии времени, высокий уровень торгового обслуживания.

3. Соответствие технологии современному научно-техническому уровню. Внедрение прогрессивных методов.

4. Достижение оптимальной экономической эффективности, путем ускорение оборачиваемости товаров, экономии труда, снижение издержек обращения.

5. Сохранение физико-химических свойств товара.

Этапы проектирования торгово-технологического процесса:

1. Анализ товарных потоков и условий выполнения технологических процессов.

2. Разработка вариантов технологических схем, графиков сетевых моделей.

3. Выбор критериев для определения оптимального варианта.

4. Составление технологических карт, схем показывающих последовательность операций, взаимосвязь основных элементов.

5. Определение нормативного времени для выполнения работ и необходимых материальных средств.

Технологический процесс обеспечивает обработку товарных потоков, начиная с поступления товара в магазин и кончая полной подготовкой к продаже. Он включает такие операции, как приемка товаров по количеству и качеству, хранение, фасовка, упаковка, перемещение, выкладка на торговом оборудовании. Осуществляется без участия покупателей (см. Приложение 2).

4. Персонал (индивиды) ООО «Викимарт»

Люди являются основой любой организации. Без людей нет организации. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

ООО «Викимарт» торговая организация, которая непосредственно имеет свой отдел кадров, который занимается подбором сотрудников для магазинов данной торговой сети. Также имеется учебный центр, который непосредственно занимается обучением сотрудников, которых утвердил отдел кадров, а также по инициативе сотрудников торговой сети обеспечивают обучение для повышения квалификации, стажировка на новую должность и ее утверждение. Благодаря такой системе обучения у сотрудников данной сети есть возможность карьерного роста и часть вакансии в первую очередь восполняются сотрудниками данной сети. Таким образом решается проблема вакансий на данном предприятии, но часть полномочий отдана и руководителям магазинов, так как покупатели данных магазинов интересуются вакансией.

В первую очередь предлагает освободившуюся вакансию для своего сотрудника, т.е. внутренний найм, так как данный сотрудник уже показал свою деятельность, способности и соответственно есть возможность показать на сколько лучше он справится и с новой должностной обязанностью.

Также существует и внешний найм сотрудников для данного магазина, например с помощью знакомства. После собеседования с директором магазина данный сотрудник проходит стажировку и после утверждения и стажировки оформляется в данный магазин на освободившуюся должность, по необходимости возможно дополнительное обучение в учебном центре, которое устраивает для вновь поступивших сотрудников торговая сеть «Викимарт».

На данный момент штат укомплектован полностью и более того имеется свой внутренний резерв сотрудников, которые могут заменить временно отсутствующих сотрудников, так как основной состав сотрудников прошел дополнительное обучение, например если из сотрудников ушел на больничный или отпуск, то такая взаимозаменяемость выручает сложившееся положение. Администраторы могут заменить старшего продавца и грамотно осуществить приемку товара. Менеджеры торгового зала заменить кассира и наоборот. Данный супермаркет старается обходиться своим штатом сотрудников и не привлекать персонал из других магазинов, как это делают другие магазины данной сети.

Такая взаимозаменяемость не только выручает предприятие, но и поощряется предприятием виде дополнительной премии, правда в небольшом количестве - это один из видов мотивации.

Мотивация - те силы, которые побуждают человека к действию. Человек, который хорошо мотивированный для работы, будет выполнять свои обязанности по возможности настойчиво и старательно, добросовестно.

Существует два основных типа мотивирования. Первый тип мотивирования -- это побуждение к действию путем внешних воздействий, второй тип мотивирования заключается в косвенном воздействии, в формировании особой мотивационной структуры человека . Основным и самым очевидным средством мотивации является экономическое вознаграждение, или, попросту выражаясь, заработная плата. На данный момент выданная в срок заработная плата, является важной частью деятельности предприятия и играет важную роль для сотрудников данной организации, так как экономический кризис в стране многих людей заставил пересмотреть свои взгляды даже на средства мотивации, которые на данный момент могут предложить организации. На данном предприятии все то, что предлагалось до кризисной ситуации в стране, все осталось прежним, например сотрудник, которого утвердили на соответствующую должность получает социальный пакет, т.е. оплата больничного листа при временной нетрудоспособности, ежегодный отпуск, а при сложных обстоятельствах компания идет навстречу и может предложить дополнительный неоплачиваемый отпуск для решения данной ситуации. За хороший и отлаженный труд в данном магазине сотрудники поощряются дополнительной премией из директорского фонда. Компания «Викимарт» предполагает и социальную заботу, например медицинское страхование, за счет чего сотрудники могут получить медицинскую помощь бесплатно, а также дети сотрудников проходят отдых и лечение круглогодично в санатории или детских оздоровительных лагерях. Функциональная забота о сотрудниках - это гибкий график работы, т.к. многие магазины работают круглосуточно, например «Малахит» в данном магазине для удобства работы сотрудников идут навстречу и часть сотрудников работает по одному графику остальная часть по другому, а кто не подходит ни к одному из них находят пути решения, т.к. здесь играют многие факторы, например транспорт его расписание начало хождения и когда заканчивает свой маршрут, отдаленность места жительства этим сотрудникам не отказывают и идут навстречу и находят пути решения соответственно данные сотрудники работают.

Социально-психологическая забота о сотрудниках виде поздравлений грамотой, дипломами за отличную работу и коммуникабельность, а также просто иногда публичная похвала важна для сотрудника или поощрение виде подарка за какие-либо качества, которые не каждый сотрудник может проявить в данный момент.

Творческая забота дает возможность квалификации, т.е обучение, стажировка и соответственно карьерный рост.

Благодаря данным видам мотивации многие молодые специалисты работают и не предполагают менять место работы, так как не каждая компания на данный момент может предложить данный перечень заботы о своих сотрудниках.

Заключение

Рассмотрев и проанализировав внутренние элементы организации, необходимо сделать основные выводы по данной теме.

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации, которые в основном являются контролируемыми и регулируемыми. Основными переменными внутренней среды организации, которые требуют внимания руководства, являются: цели, структура, задачи, технология и люди. Все внутренние переменные взаимосвязаны. Изменение одной из них в определенной степени влияет на другие. Совершенствование одной переменной, например, такой, как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например, людях.

От внутренних переменных, от которых зависит внутреннее благополучие организации, и их взаимодействие способствует достижению общих целей организации. Однако успех организации также зависит от внешнего окружения организации, без которого не возможен жизненный цикл любой организации.

Рассмотрев внутренние переменные супермаркета «малахит» можно сделать следующие выводы. Данная структура, по которой работает «Малахит», больше имеет преимуществ, т.к. данная структура оптимальна и не имеет большого количества звеньев как по вертикали так и по горизонтали, что упрощает ее деятельность и соответственно все распоряжения выполняются оперативно. Данная структура оказывается надежной даже в том плане, что обеспечивает адекватную передачу информацию, а также структура управления соответствует требованию экономичности.

Особенностью данной структуры является то, что руководитель несет персональную ответственность за результаты принимаемых в ней решений. Недостаток это высокое требование к руководителю и его компетентность в тех сферах деятельности, которые занимаются подчиненные. Менеджеры высшего уровня являются иногда перегруженными, той информацией, которая им поступает, например товаровед вступает в контакт с большим количеством поставщиков. В связи с ведением Акционного товара на определенный ассортимент покупательский поток возрос увеличилась пибыль, но и соответственно нагрузка на персонал увеличилась и соответственно психологически очень многим сотрудникам тяжело, чтоб коллектив был более сплоченным и чувствовал себя более уверенным необходимо рассмотреть кандидатуру психолога и комнату отдыха, что смогло бы сократить негатив и психологическую нагрузку на данный штат. Все те мотивации, которые на данный момент используются не всегда заменят психолога, который может помочь в определенной ситуации или просто иногда минуты отдыха дают большой стимул к работе. Решив данную проблему у сотрудников будет больше стимула к трудовой деятельности ведь иногда надо так мало, чтоб достичь более больших целей.

Список литературы

1. Гражданский кодекс РФ;

2. Должностные инструкции;

3. Парахина В.Н. Теория организации : учебное пособие. 2-е изд. / В.Н. Парахина, Т.М. Федоренко. - М. : КНОРУС, 2006. - 296 с.;

4. Устав ООО «Ижтрединг».

Размещено на Allbest.ru