Система оценки финансового состояния предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ТЕХНОЛОГИИ И УПРАВЛЕНИЯ (МГУТУ)

Кафедра систематизации и инноватики

Пояснительная записка к курсовому проекту по дисциплине

«Системный анализ»

Система оценки финансового состояния предприятия

2013 г.

Содержание

Введение

1. Анализ предметной области. Предпроектное обследование

1.1 Предметная область, создание организационной модели

1.2 Кратко о предпроектном исследовании

1.3 Построение структуры предприятия

1.3.1 Организационная модель предприятия

1.3.2 Функциональная модель предприятия

1.3.3 Информационная модель предприятия

1.4 Определение миссии, выделение критических факторов успеха и проблем предприятия (задание 4)

1.4.1 Миссия Центра обслуживания копировальной техники

1.4.2 Критические факторы успеха

1.4.3 Структурные проблемы предприятия

2. Проектирование информационной системы. Определение целей и задач системы. Выделение бизнес-процессов (задание 5)

2.1 Цели информационной системы

2.2 Список задач информационной системы

2.3 Выделение основных и вспомогательных бизнес-процессов центра обслуживания копировальной техники

3. Проектирование информационной системы. Анализ и оптимизация бизнес-процессов (задание 6)

3.1 Оценка бизнес-процессов по степени удовлетворения критическим факторам успеха

3.2 Оптимизация бизнес-процессов центра обслуживания копировальной техники

3.3 Итоги оптимизации бизнес-процессов центра обслуживания копировальной техники

4. Проектирование информационной системы. Проектирование базы данных (задание 7)

4.1 Базы данных

4.2 Построение информационной модели

4.3 Концептуальная модель базы данных

5.Проектирование информационной системы. Проектирование интерфейса системы (задание 8)

5.1 Описание интерфейса

5.2 Выводы

Заключение

Список используемой литературы

Приложение

бизнес информационный база

Введение

Создание современных электронных вычислительных машин позволило автоматизировать обработку данных во многих сферах человеческой деятельности. Без современных систем обработки данных трудно представить сегодня передовые производственные технологии, управление экономикой на всех ее уровнях, научные исследования, образование, издательское дело, функционирование средств массовой информации, проведение крупных спортивных состязаний. Значительно расширило сферу применения систем обработки данных появление персональных компьютеров.

Одним из наиболее распространенных классов систем обработки данных являются информационные системы. Хотя на уровне здравого смысла назначение таких систем понятно каждому, для серьезного обсуждения технологий современных информационных систем необходимо более четко определить, в чем заключаются их специфические особенности, чем они отличаются от других систем обработки данных, какие функции они могут выполнять, какими ресурсами они располагают.

Любой разумный вид деятельности основывается на информации о свойствах состояния и поведения той части реального мира, с которой связана эта деятельность. Для получения такой информации во многих случаях необходимо регулярно через некоторые интервалы времени проводить натурные измерения (или наблюдения), позволяющие определять характеристики состояния сущностей реального мира и протекающих процессов, соответствующие моментам времени, когда эти измерения производятся.

В других случаях удается воспользоваться «материализованной» информацией, содержащейся в различного рода бумажных документах, отчетах или публикациях, которые также выступают как часть реальности. Требуемую информацию можно извлечь из них путем своего рода «наблюдения».

Однако некоторые натурные измерения или наблюдения могут оказаться неосуществимыми в отведенное для них время в связи с большой трудоемкостью, высокой стоимостью, недоступностью объекта измерения (наблюдения) и подругам причинам.

Значительно сократить объем необходимых натурных измерений позволяет компьютерное моделирование реальности. Если компьютерная модель адекватно (относительно информационных потребностей пользователей) отражает состояние и динамику реальности, то многие необходимые сведения можно получать с помощью такой модели, избегая тем самым натурных измерений, с существенно меньшими затратами времени, а возможно, и при более низкой стоимости. Именно для поддержки таких моделей служит специальный класс систем обработки данных -- автоматизированные информационные системы (АИС).

Автоматизированной информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

Часть реального мира, которая моделируется информационной системой, называется ее предметной областью.

Построение АИС является начальным этапом процесса разработки систем управления базам данных (СУБД). СУБД, в свою очередь, являются совокупностью, предназначенной для обработки на ЭВМ поименованных данных, которая служит для запросов многих пользователей в рамках организации (предметной области).

Наша предметная область - Центр обслуживания копировальной техники. Ведь в наш век развития высоких технологий, а, уж тем более, применения новых технологических устройств в обычной жизни и в бизнесе, уже сложно представить жизнь без всевозможных технологических новшеств и аппаратов. Одним из наиболее необходимых устройств в современном мире и бизнесе стали копировальные аппараты. При помощи копировальных аппаратов стал доступен мгновенный обмен печатной информации, передача документов и прочей информации на расстояние, а также размножение документов и снимки неограниченного количества копий. Этот факт, безусловно, облегчил жизнь офисных работников, а также очень эффективно влился в повседневную жизнь студентов, школьников и обычных работников. Благодаря копировальным аппаратам стало доступно распространять многочисленные листовки, как рекламного, так и информационного характера, копировать огромные материалы за короткое время.

Целью данного курсового проекта является создание автоматизированной информационной системы заданной предметной области - «Центр обслуживания копировальной техники».

1. Анализ предметной области. Предпроектное обследование

1.1 Предметная область

Центр обслуживания копировальной техники занимается обслуживанием копировально-множительной техники, ремонтом, диагностикой, чисткой, смазкой всех движущихся деталей, заменой расходных материалов и т.д.

Коммерческий агент находят клиентов, информируют их о деятельности фирмы, услугах, условиях сотрудничества и заключают с ними договор. В фирму также поступают телефонные звонки от клиентов, для подачи заявок на ремонт и обслуживание копировальной техники. Заявка передается директору фирмы, который распределяет заявки по инженерам. Инженер выезжает на место нахождения техники, диагностирует ее и в случае если ремонт на месте не возможет, техника доставляется в офис фирмы. После доставки техники, инженер проводит полную диагностику техники, выявляет причину поломки и в случае необходимости замены запасных частей заказывает со склада материалы (необходимые запасные части для ремонта техники).

После ремонта, чистки, смазки и проверки техники на работоспособность, инженер информирует отдел по работе с клиентами о проделанной работе. Коммерческий агент связывается с клиентом и договаривается о времени доставки. Затем создает гарантийный талон, документы на обслуживание техники и передает их водителю. Водитель доставляет технику клиенту и подписывает документы. После доставки техники водитель сдает документы бухгалтеру, который контролирует правильность расчетов и оформления.

1.2 Кратко о предпроектном исследовании

Предпроектные исследования являются обязательным этапом, необходимым для оценки реальности поставленных перед автоматизацией задач. Необходимость анализа предметной области до начала написания программы при разработке масштабных проектов была осознана давно. Требуется предварительная проработка информационной схемы, которая отражала бы общие взаимосвязи предметной области и особенности организации соответствующей информации. Знания о предметной области - это совокупность сведений о той части реального мира, которая имеет существенное значение или непосредственное отношение к процессу функционирования программы. Сюда входят факты и закономерности, относящиеся к предметной области, гипотезы о возможных связях между явлениями, процессами и фактами, процедуры для решения типовых задач.

1.3 Построение структуры предприятия

Построение структуры предприятия можно разбить на три шага: построение организационной модели, построение функциональной модели и построение информационной модели.

1.3.1 Организационная модель предприятия

Рисунок 2.1 Организационная модель фирмы

Примечание: Подразделения, выделенные тёмной тонировкой, принимают непосредственное участие в процессе, подлежащем автоматизации, светлой тонировкой - опосредованное участие, без тонировки - не принимают участия. Число в кружке в правом нижнем углу подразделения - штатная численность его сотрудников.

Итак, по самым первым предварительным оценкам мы установили, что автоматизации подлежат функции директора фирмы, а так же следующие подразделения: отдел по работе с клиентами, бухгалтерия, технический отдел и склад. Более подробно остановимся на этом на этапе создания информационной модели предприятия.

1.3.2 Функциональная модель предприятия

Для обслуживания копировальной техники фирма закупает расходные материалы и запасные части на стороне у различных поставщиков. Все это мы отобразили в первой части функциональной модели предприятия.

Рисунок 2.2 (а) Функциональная модель фирмы (внешние связи)

Теперь рассмотрим взаимодействие отделов предприятия в ходе производственной деятельности. Коммерческий агент принимает заявку, подготавливает все документы. Технологическая документация вместе с заявкой передается директору фирмы. Директор распределяет заявки по инженерам. Инженер диагностирует технику и готовит акт осмотра, в нем указывает необходимые для ремонта запасные части и расходные материалы, и передает акт на склад. Кладовщик формирует накладную на закупку необходимых материалов и передает их директору фирмы. Директор утверждает заявку и передает ее в отдел закупок. Отдел закупок связывается с поставщиками, готовит контракты и передает их, для оплаты, в бухгалтерию. После оплаты поставщики доставляют заказанные материалы на склад. Материалы со склада вместе с ведомостью выдачи материалов поступают к инженеру, и он приступает к выполнению заявки. После проверки работоспособности техники, инженер составляет акт выполненных работ, передает их коммерческому агенту и сообщает о выполненной заявке. Агент готовит документы для доставки техники, гарантийный талон и передает все водителю, который доставляет готовую технику и документы клиенту.

Рисунок 2.2 (б) Функциональная модель фирмы (внутренние связи)

На третьей части функциональной модели отобразим работу каждого отдела фирмы, имеющего отношение к автоматизации.

Директор центра обслуживания копировальной техники: Директор распределяет заявки, осуществляет общее руководство производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью фирмы, а так же организует взаимодействие всех его структурных подразделений. Для этого к нему должны стекаться все информационные потоки.

Директор поддерживает постоянную связь с бухгалтерией: своевременно получает информацию и документацию о функционировании фирмы (договоры, счета, отчеты, сводки, размер з/п работников и т.д.).

Отдел по работе с клиентами: Функции коммерческого агента заключаются в следующем:

прием заявок от клиентов является одной из важнейших функций фирмы. Заявки принимаются как по телефону, так и при непосредственном контакте с клиентом.

поиск новых клиентов, информируют их о деятельности фирмы, услугах, условиях сотрудничества, заключение новых договоров.

организация доставки готовой техники клиенту. После информации о выполнении заявки коммерческий агент связывается с заказчиком и договаривается о времени доставки техники. Затем создает гарантийный талон, документы на обслуживание техники и передает их водителю.

Рисунок 2.2 (в) Функциональная модель Отдела по работе с клиентами

Технический отдел: инженер технического отдела выполняет следующие задачи:

диагностика оборудования;

подготовка актов осмотра техники;

замена запасных частей;

чистку, смазку, проверку работоспособности техники после ремонта;

подготовка акта выполненных работ.

Для проведения качественного ремонта копировальной техники специалистом фирмы применяется современная диагностическая аппаратура, позволяющая точно и быстро установить неисправность, приведшая к сбою в работе.

После выявления неисправности, инженер составляет акт осмотра техники, запрашивает необходимые запасные части со склада. После поставки на склад необходимых запчастей приступает к ремонту. Также в процессе ремонта инженер производит полную профилактику техники, чистку и смазку всех движущихся частей. По окончанию ремонта технику проверяют на работоспособность, готовят акт выполненных работ. Передает акт в отдел по работе с клиентами, и сообщает о выполнении заявки.

Рисунок 2.2 (г). Функциональная модель Технический отдел

Склад материалов: кладовщик выполняет следующие функции:

после поступления на склад акта осмотра из технического отдела, формирует накладную на закупку необходимых для ремонта запасных частей и расходных материалов, передает ее директору фирмы;

принимает поставку на склад;

составляет ведомость выдачи материалов со склада и передает одну копию в бухгалтерию, вторую, вместе с материалами инженеру;

Рисунок 2.2 (д). Функциональная модель Склад

1.3.3 Информационная модель предприятия

Для построения информационной схемы необходимо проанализировать процессы получения, хранения и использования информации на фирме. Одним из основных информационных носителей являются документы, используемые при работе фирмы. Выполнение каждой проектной операции на любом уровне предполагает получение входной информации, ее обработку и передачу для выполнения последующих операций.

Рисунок 2.3 Информационная модель фирмы

Примечание: Стрелками синего цвета показаны информационные потоки документации жизненного цикла внутри предприятия, зеленого цвета - информационное взаимодействие предприятия с внешней средой, а красными -- контролирующие потоки, которые хотя и не предполагают формирования отдельных документов, но играют существенную роль.

Пояснения к нумерации стрелок:

Отдел по работе с клиентами принимает заявки на обслуживание копировальной техники (1) от клиента. Далее информация о заявке (1) передается директору фирмы, он в свою очередь распределяет заявки (1) в технический отдел.

Технический отдел диагностирует технику, готовит акт осмотра копировальной техники и передает ее на склад (2)

Склад формирует ведомость на закупку необходимых для ремонта запасных частей и расходных материалов, передает ее директору фирмы (3).

Директор утверждает заявку и передает ее в отдел закупок (4).

Отдел закупок связывается с поставщиками, готовит и подписывает контракт (5), передает подписанный контракт, для оплаты, в бухгалтерию(6).

После оплаты (7) поставщики доставляют заказанные материалы на склад вместе с приходными документами(8).

Кладовщик составляет ведомость выдачи материалов со склада (9) и передает одну копию в бухгалтерию, вторую, вместе с материалами в технический отдел.

В Технологическом отделе ремонтируют технику и готовят акт выполненных работ (10) передают его в бухгалтерию и в отдел по работе с клиентами, сообщая о выполнении заявки.

Отдел по работе с клиентами связывается с клиентом, сообщает ему, что его заявка выполнена, и договаривается о времени доставки (11). Документы на доставку техники, акт выполненных работ, гарантийный талон (12) передают во вспомогательный отдел.

Вспомогательный отдел забирает отремонтированную технику и отвозит клиенту, подписывает у клиента документы и передает их в бухгалтерию (13).

Бухгалтерия осуществляет ежемесячные платежи в муниципальные службы: налоги (14), пенсионные начисления работников цеха (15), коммунальные платежи (16).

Бухгалтерия по мере необходимости доставляет оперативную информацию директору (17).

Красными стрелками на схеме показаны контролирующие потоки, которые не предполагают формирования отдельных документов. Это материальный и финансовый контроль бухгалтерии (18), технический контроль над выполнением заявок (19) технологического отдела и управленческий контроль (20) директора фирмы.

1.4 Определение миссии, выделение критических факторов успеха и проблем предприятия (задание 4)

1.4.1 Миссия Центра обслуживания копировальной техники

«Осуществлять профессиональный уровень помощи и консультаций по поводу эксплуатации и ремонту техники, возможность бесперебойной работы оснащенного при нашей помощи офиса, добросовестную и квалифицированную диагностику, значительные скидки на запчасти и сменные блоки при постоянном сотрудничестве, оперативную помощь в рамках долгосрочного договора, быструю помощь клиентам по разовому договору.

1.4.2 Критические факторы успеха

Скорость обработки информации - для эффективной работы центра важна скорость обработки информации, так как быстрота выполнения заявок напрямую зависит от этого фактора;

Удобство обслуживания - простота оформления заявок и быстрота их выполнения, гарантийный ремонт;

Быстрая и доброкачественная диагностика - увеличение скорости и точности установления причин поломки, соответственно быстрое устранение неполадок и скорейшее возвращения техники в работу;

Скорость оформления документов, для закупки необходимых материалов у поставщиков. Это позволит сократить срок нахождения техники в ремонте;

Высокое качество обслуживания - уменьшение потребности в ремонте.

1.4.3 Структурные проблемы предприятия

Долгая процедура принятия заявок, соответственно потеря времени на передачу заявки специалисту.

Неэффективный обмен информацией между отделами центра и директором. Нет возможности в любой момент получить оперативную информацию.

Не своевременная передача заявок инженеру по ремонту, соответственно задержка специалиста для прибытия на место нахождения техники.

Нет строго учета и контроля расходования расходных материалов и комплектующих на складе материалов.

2. Проектирование информационной системы. Определение целей и задач системы. Выделение бизнес-процессов (задание 5)

2.1 Цели информационной системы

Для осуществления миссии предприятия и устранений назревших проблем принято решение разработать и внедрить информационную систему, позволяющую повысить эффективность работы центра обслуживания копировальной техники. Для этого необходимо провести автоматизацию процесса принятия и передачи заявок инженеру, учета материалов на складе, документооборот в фирме.

2.2 Список задач информационной системы

Построить эффективную систему работы с клиентами - поскольку все клиенты приходят в отдел по работе с клиентами, оценка эффективности работы центра будет производится по скорости и простоте процедур обслуживания. Поэтому необходимо построить обслуживание таким образом, чтобы уменьшить время, производимых коммерческими агентом действий, при обслуживании клиентов. Единая база клиентов позволит ускорить обработку информации.

Создать эффективную систем принятия и передачи заявок специалистам - для удобства при принятии заявок от клиентов необходимо создать электронный журнал заявок. В журнал нужно будет ввести только номер договора с клиентом, остальные данные будут браться из базы клиентов, это позволит уменьшить время для принятия заявки и ускорить передачу ее специалисту.

Также создать систему документооборота внутри предприятия - директор фирмы в любой момент сможет сформировать отчет по любому отделу своего предприятия, сможет контролировать все процессы.

Создать эффективную систему учета материалов - немаловажным фактором - повышения эффективности предприятия является организация строгого учета и контроля расходования комплектующих и запасных частей. Создание базы складского учета позволит ускорить составление накладных на закупку материалов и передача их в отдел закупок, составление ведомости выдачи материалов со склада и передача их инженеру. Учет прихода и выдачи материалов.

2.3 Выделение основных и вспомогательных бизнес-процессов центра обслуживания копировальной техники

Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей. Бизнес-процессы делят на основные, производящие основные выходы, получаемые клиентами организации, и вспомогательные, выход которых используется другими подразделениями организации. Бизнес-процесс должен иметь поставщика и потребителя (внешний объект или другой бизнес-процесс).

Итак, проанализировав деятельность центра обслуживания копировальной техники и проведя Предпроектное исследование, мы смогли выделить три основных бизнес-процессов фирмы:

Оформление заявок;

Выполнение заявок;

Доставка техники клиенту;

и три вспомогательных бизнес-процесса:

Получение материалов со склада;

Работа склада;

Работа бухгалтерии.

Бизнес-процесс «Оформление заявок»

Заявку принимает коммерческий агент, по телефону или при личной встрече с клиентом. При оформлении заявки агент записывает данные клиента (ФИО, номер договора, дату действия договора, адрес нахождения техники, причину заявки), все данные заносит в книгу учета договоров. При отсутствии или окончании действия договора, коммерческий агент предлагает клиенту выбрать интересующий его договор (долгосрочный, краткосрочный и т.п.) оформляет договор. Далее записав все данные клиента, передают заявку директору для распределения заявок по инженерам.

Рисунок 3.1 Бизнес-процесс «Оформление заявок»

Бизнес-процесс «Выполнение заявок»

В состав данного бизнес-процесса входит вспомогательный бизнес-процесс - «Доставка материалов со склада» (его мы подробно опишем ниже). Коммерческий агент принимает заявку и передает ее директору, директор распределяет заявки по инженерам. Инженер проводит полную диагностику, выявляет неисправности и составляет акт осмотра техники и передает акт на склад. После получения необходимых материалов со склада, начинаются ремонтные и профилактические работы, проверка работоспособности оборудования. После окончания работ инженер составляет акт выполненных работ и передает один экземпляр директору, второй коммерческому агенту, сообщая о выполнении заявки. Далее запускается следующий бизнес-процесс «Доставка заказа».

Рисунок 3.2 Бизнес-процесс «Выполнение заявок»

Бизнес-процесс «Доставка техники клиенту»:

Запускается после бизнес-процесса «Выполнение заявок». Информация о выполнении заявки, вместе с актом выполненных работ, поступает в отдел по работе с клиентами. Коммерческий агент связывается с клиентом и договаривается о времени доставки техники. Затем готовит документы на доставку техники, гарантийный талон, прикрепляет акт выполненных работ. Документы передаются водителю, который забирает технику и доставляет её клиенту. Подписанные документы и передает их в бухгалтерию.

Рисунок 3.3 Бизнес-процесс «Доставка техники клиенту»

Бизнес-процесс «Получение материалов со склада»:

Запускается во время выполнения бизнес-процесса «Выполнение заявок». Инженер после диагностики техники составляет акт осмотра, в котором прописывает необходимые для ремонта запасные части и расходные материалы, и передает на склад. Кладовщик формирует накладную на закупку необходимых для ремонта запасных частей и расходных материалов, передает ее директору фирмы. Директор утверждает заявку и передает ее в отдел закупок. Отдел закупок связывается с поставщиками, готовит и подписывает контракт, передает его, для оплаты, в бухгалтерию. После оплаты поставщики доставляют заказанные материалы на склад.

Кладовщик составляет ведомость выдачи материалов со склада, одну копию передает в бухгалтерию, а вторую вместе с материалами инженеру для выполнения ремонтных работ.

Технологическая операция «Установить наличие материалов» данного бизнес-процесса является так же технологической операцией вспомогательного бизнес-процесса «Работа склада».

Рисунок 3.4 Бизнес-процесс «Получение материалов со склада»

Бизнес-процесс «Работа склада»

Недостающие материалы доставляются на склад от поставщиков. Затем поступают в технический отдел для выполнения ремонтных работ. В состав данного бизнес-процесса входит технологическая операция «Установить наличие материалов» бизнес-процесса «Доставка материалов со склада» (см. выше).

Технологические операции данного бизнес-процесса не связаны между собой напрямую.

Рисунок 3.5 Бизнес-процесс «Работа склада»

Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии»

Работа бухгалтерии заключается в следующем:

материально-финансовый контроль;

предоставление необходимой информации директору фирмы (договоры, счета, отчёты, сводки и т.д.);

расчет заработной платы сотрудников;

осуществляет оплату контрактов на закупку материалов;

начисление выплат в муниципальные службы (пенсионный фонд, коммунальные службы, налоговая и т.д.).

Рисунок 3.6 Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии»

3. Проектирование информационной системы. Анализ и оптимизация бизнес-процессов (задание 6)

Для проведения анализа, оптимизации или перестройки своей деятельности, компании необходимо иметь актуальную модель своих бизнес-процессов, отражающую его структуру и все процессы, происходящие в нем. Бизнес-процессы нашей фирмы мы выделили на предыдущем шаге. Такая модель дает наглядный материал для анализа происходящего в компании, показывает "узкие места" в ее деятельности, выявляет возможные риски и непроизводительные затраты, которые несет компания в своей деятельности вследствие дублирования функций и зон ответственности. Для построения такой модели необходимо провести (и постоянно обновлять в соответствии с происходящими изменениями) анализ бизнес-процессов и структуры компании. По результатам анализа выбираются бизнес-процессы, требующие изменений. Может быть принято решение о проведении оптимизации выбранных бизнес-процессов. Оптимизация - это сравнительно небольшие изменения, направленные на улучшение существующих бизнес-процессов. Оптимизация нужна, если в целом бизнес-процессы работают, но не приносят больших проблем и потерь (не угрожают существованию предприятия). Автоматизация системы управления предприятием так же подразумевает оптимизацию бизнес-процессов данного предприятия.

Начнем анализ выявленных бизнес-процессов. Для начала проведем оценку бизнес-процессов по степени удовлетворения критическим факторам успеха (КФУ).

3.1 Оценка бизнес-процессов по степени удовлетворения критическим факторам успеха

Для оценки степени удовлетворения бизнес-процессов критическим факторам успеха предприятия используют матрицу сопоставления, столбцы которой соответствуют сформулированным КФУ, а строчки выделенным бизнес-процессам. В клетках матрицы проставляют оценку соответствия процесса КФУ по пятибалльной системе. После заполнения по каждому процессу нужно просуммировать оценки и количество задействованных КФУ. Низкие оценки процесса говорят о том, что его нужно оптимизировать или заменить сочетанием новых бизнес-процессов.

Таблица 1 Матрица сопоставления бизнес-процессам предприятия КФУ

Бизнес-процессы	Скорость обработки информации	Удобство обслуживания	Быстрая и доброкачественная диагностика	Скорость оформления документов, для закупки необходимых материалов	Высокое качество обслуживания	Средний балл
Оформление заявок	3	3	х	х	3	3
Выполнение заявок	3	3	4	х	4	3,5
Получение материалов со склада	3	3	х	3	х	3
Доставка техники клиенту	4	5	х	х	х	4,5
Работа бухгалтерии	3	х	х	3	х	3
Работа склада	3	4	х	3	4	3,5

Проанализировав полученную матрицу, можно увидеть, что в основном преобладает средняя оценка - три. В целом все процессы происходят довольно медленно, так как обработка информация производится вручную, а это приводит к временным задержкам и ошибкам. Как следствие, время подготовки и выполнения заявок непозволительно затягивается. Для устранения выявленных недостатков необходимо провести оптимизацию и автоматизацию бизнес-процессов.

3.2 Оптимизация бизнес-процессов центра обслуживания копировальной техники

Одной из целей создаваемой информационной системы было создание электронного журнала заявок, в котором были бы привязаны клиенты фирмы, номера договоров. В журнал при приеме заявки необходимо будет выбрать № договора, окончание действия договора и адрес нахождения техники будет появляться автоматически, наименование техники будет выбираться из списка, и записать причину подачи заявки. Если с данным клиентом договор не составлен или срок действия договора истек, коммерческий агент предлагает клиенту составить договор или продлить его. Таким образом сокращается время поиска договора в архиве.

Бизнес-процесс «Оформление заявок».

От качества работы отдела по работе с клиентами и правильной приемки заявки зависит очень многое. В первую очередь, - будет ли доволен клиент и придет ли он в нашу фирму снова. Поэтому очень важно предварительно подготовить и хорошо оснастить его рабочее место. Электронный журнал заявок и общая клиентская база поможет легко найти информацию о клиенте, а значит быстрее принять заявку, и оформить договор.

Рисунок 4.1 Бизнес-процесс «Оформление заявок»

Бизнес-процесс «Выполнение заявок».

В техническом отделе также установить электронный журнал заявок, инженер видит вновь поступившую заявку (она отмечена ярким цветом) - это значительно уменьшит время на передачу заявок в работу. Теперь заявки будут поступать сразу в технический отдел, минуя директора. Также инженер может просмотреть наличие материалов на складе в базе данных «Складской учет», минуя Склад, самостоятельно сформировать накладную на закупку материалов и передать ее в отдел закупок.

Итак, после применения всех вышеперечисленных методов оптимизации мы получили следующую модель бизнес процесса «Выполнение заявок»:

Рисунок 4.2 Бизнес-процесс «Выполнение заявок»

Бизнес-процесс «Доставка техники клиенту»

Из матрицы соответствия видно, что данный бизнес-процесс в общем проходит неплохо, средний балл получился 4,5. Но все же мы можем оптимизировать его, автоматизировав вторую операцию - создание документов на получение заказа. Все необходимые документы уже сформированы и хранятся в базе данных «Журнал заявок». Коммерческому агенту остается только распечатать их и передать водителю.



Рисунок 4.3 Бизнес-процесс «Доставка техники клиенту»

Бизнес-процесс «Получение материалов со склада»

После диагностики копировальной техники инженер сам формирует накладную на получение необходимых материалов со склада. Если в наличии нет, необходимых материалов, формирует ведомость на закупку недостающих материалов. Заказанные материалы, при их наличии, сразу передаются в технический отдел, либо сразу после доставки, поставщиками, на склад фирмы.

Рисунок 4.4 Бизнес-процесс «Получение материалов со склада»

Бизнес-процесс «Работа склада»

Точные сведения о наличии материалов на складе, возможность контролировать график выполнения заявок, реально оценивать объемы доходов и расходов жизненно необходимы для любого руководителя предприятия. Поэтому автоматизация складского хозяйства так же очень важна. При оптимизации бизнес-процесса «Работа склада» мы использовали метод уменьшения количества входов и выходов бизнес-процесса. Теперь у нас на одну операцию меньше - ведомость на закупку недостающего материала оформляется техническим отделом. Ну и, конечно же, автоматизировав работу склада, мы существенно сократили время выполнения заявок. Ведомость на закупку материалов для выполнения ремонта не проходит теперь длинную цепочку исполнителей (технический отдел - склад - директор - отдел закупок), а сразу с технического отдела передается в отдел закупок. Работа склада так же значительно облегчилась.

Рисунок 4.5 Бизнес-процесс «Работа склада»

Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии».

Невозможно четко и экономично работать, не имея точного представления о состоянии дел на предприятии. Полное и оперативное получение такой информации можно обеспечить, лишь используя компьютерные программы во всех подразделениях предприятия, а особенно в бухгалтерии. Оптимизация бизнес-процесса «Работа бухгалтерии» происходит в основном за счет автоматизации всего документооборота фирмы, т.к. работа бухгалтерии напрямую зависит от скорости обработки информации на предприятии.

Рисунок 4.6 Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии»

3.3 Итоги оптимизации бизнес-процессов центра обслуживания копировальной техники

Итак, мы видим, что основным итогом оптимизации бизнес-процессов нашей фирмы стала функциональная модель с четкой слаженной работой всех подразделений предприятия и качественным улучшением работы всего предприятия в целом.

Следующим шагом будет внедрение на предприятии информационной системы, которая поможет воплотить в жизнь нашу новую модель и даст следующие результаты:

повысит производительность труда;

ускорит время принятия и обработки заявок;

будет оптимизирована технология заказа материалов у поставщика;

у руководства фирмы появилась эффективная система отчетности, позволяющая своевременно определять состояние дел в отделах и вовремя отслеживать положительные и отрицательные изменения для фирмы обоснованных управленческих решений.

4. Проектирование информационной системы. Проектирование базы данных (задание 7)

4.1 Базы данных

Базы данных (БД) - массив упорядоченных определенным образом данных. Система, предназначенная для создания и обработки БД, называется системой управления базами данных (СУБД). Она содержит инструменты для обработки и использования данных (сортировка, выборка по условию и т.д.).

Проектирование БД происходит в три этапа: концептуальное проектирование, проектирование на уровне данных и проектирование на физическом уровне. Концептуальный уровень отображает видение БД конечным пользователем (в виде документов, отчетов, форм). На уровне данных для повешения скорости обработки их упорядочивают (нормализуют). Наиболее популярный способ - реляционный. На физическом уровне определяют, в каких файлах (размер, тип, структура) будет храниться информация на носителе данных.

4.2 Построение информационной модели

Информационную модель нашего центра обслуживания копировальной техники мы построили в ходе предпроектного исследования (см.рис 1.3). В результате оптимизации бизнес-процессов информационная модель приобрела следующий вид:



Рисунок 5.1 Информационная модель предприятия после оптимизации

4.3 Концептуальная модель базы данных

Составим концептуальную модель БД для проектируемой информационной системы. В базу данных занесём только то, что касается производственной деятельности предприятия. Внешние связи (с поставщиками и с муниципальными органами) описывать не будем. Все сущности мы условно разделили на четыре модуля: модуль Клиенты, модуль Журнал заявок, модуль Склад и модуль Выполнение заявок.

Таблица 2

Таблица	№	Имя поля	Описание полей	Примечание
Клиенты
Клиент	1 2 3 4	Код Ф.И.О. Адрес Телефон	Код клиента Фамилия, имя, отчество клиента Город, улица, дом Контактный телефон	Таблица содержит сведения о клиенте
Договора	1 2 3 4	Номер Код клиента Дата начала Дата окончания	Номер договора Код клиента Дата составления договора Дата окончания действия договора	Сведения о договоре, заключенном с клиентом
Копировальная техника	1 2 3 4 5 6 7	Номер Код Модель, марка Серийный номер Дата ремонта Вид ремонта Гарантия	Номер договора Код техники Модель, марка техники Серийный номер техники Дата предыдущего нахождения техники в ремонте Вид ремонтных работ Дата срока гарантии	Сведения о технике
Журнал заявок
Заявка	1 2 3	Дата Время Номер заявки	Дата подачи заявки Время подачи заявки Номер заявки	Сведения о поданной заявке
Кто подал заявку	1 2	Номер договора Код клиента	Номер договора Код клиента	Сведения о клиенте
Копировальная техника	1 2 3	Код техники Марка Модель	Код техники Марка техники Модель техники	Сведения о технике
Инженер	1 2 3	Код специалиста ФИО Должность	Код специалиста ФИО Должность	Сведения о специалисте, который будет производить ремонт
Склад
Материалы на складе	1 2 3 4 5	Код материала Наименование Количество Цена Фирма	Код материала Наименование материала Количество материала Цена материала Фирма поставщика	Сведения о наличии материалов на складе
Ведомость выдачи материалов	1 2 3 4	Номер заявки Код специалиста Код техники Код материала	Номер заявки Код специалиста, выполняющего ремонт Код техники, находящейся на ремонте Код материала, необходимого для осуществления ремонта	Сведения о выдачи материалов со склада
Выполнение заявок
Регистрация результатов диагностики	1 2 3	Номер заявки Причина поломки Код материалов	Номер заявки Причина поломки Код материалов, необходимых для устранения поломки	Результаты диагностики
Ведомость на закупку	1 2	Код техники Код материала	Код техники, находящейся на ремонте Код материала, необходимый для ремонта техники	Сведения, необходимые для закупки материалов
Результат выполненных работ	1 2 3 4 5 6	Номер заявки Код специалиста Вид работ Код материала Дата Гарантия	Номер заявки Код специалиста, выполняющего ремонт Вид ремонтных работ Код материала, использованного для устранения поломки Дата окончания работ Дата срока гарантии	Сведения о проделанной работе

5. Проектирование информационной системы. Проектирование интерфейса системы (Задание 8)

Интерфейсом системы называют комплекс средств, при помощи которых происходит взаимодействие системы с пользователями, другими информационными системами и окружающей средой. Посредством интерфейса система получает исходную информацию, необходимую для ее работы, и выдает результирующую информацию для пользователей системы. Графический интерфейс пользователя - это графическая среда организации взаимодействия пользователя с вычислительной системой. Графический интерфейс позволяет управлять поведением вычислительной системы через визуальные элементы управления: окна, списки, кнопки, гиперссылки и т.д. Наиболее популярным видом интерфейса в информационных системах является GUI (Graphic User Interface) - набор графических окон для ввода и просмотра информации.

5.1 Описание интерфейса

Работа начинается с загрузки формы «Главное окно», с помощью которой осуществляется навигация. В главном окне мы видим три вкладки: «Список клиентов», «Журнал заявок», «Складской учет». Переход между вкладками происходит кликом левой кнопки мыши по вкладке. Также на форме имеются две кнопки Выход и Справка. Внизу формы пишется имя пользователя, который работает в программе.



Рисунок 6.1 Вкладка «Список клиентов»

Во вкладке «Список клиентов» мы видим 3 кнопки:

Кнопка «Список клиентов» открывает список клиентов фирмы.

Кнопка «Список договоров» открывает список договоров (см.рис. 6.3 ).

Кнопка «Гарантия» открывает форму оформления гарантии (см. Приложение1 Отчет «Гарантийный талон»).

Рисунок 6.2 Вкладка «Журнал заявок»

Во вкладке «Журнал заявок» мы видим 3 кнопки:

Кнопка «Журнал заявок» открывает список заявок (см. рис. 6.4).

Кнопка «Результат диагностики» открывает форму для оформления акта осмотра техники.

Кнопка «Гарантия» открывает форму оформления гарантии (см. Приложение1 Отчет «Гарантийный талон»).

В данной работе вкладку «Складской учет» мы рассматривать не будем, так как наша задача спроектировать оконный графический интерфейс только для одного из бизнес-процессов. Мы рассматриваем бизнес-процесс «Оформление заявки»

Так как главной задачей коммерческого агента является поиск новых клиентов и заключение новых договоров, рассмотрим форму «Договор».

Во вкладке «Список клиентов» мы видим кнопку «Список договоров», при двойном нажатии левой кнопкой мыши на значок, открывается форма «Список договоров». (По моему мнению, нет смысла рассматривать форму список договоров, так как этот элемент оконного интерфейса мы будем рассматривать на следующем рисунке). При нажатии на кнопку добавления появляется форма «Договор». В форме поля «№ договора», «Дата начала», «Клиент», «Дата окончания», «Вариант договора» заполняются вручную коммерческим агентам. Таблица в форме содержит два столбца «Наименование» и «Количество» - это список техники, которая будет прописана в Договоре на обслуживание копировальной техники. Ниже мы видим список техники, из которого можно выбрать и добавить аппараты в договор, поставив курсор на строку и нажав кнопку F12 на клавиатуре. В низу формы находится 2 кнопки «Принять» - форма сохраняется и закрывается, «Отмена» - форма закрывается без сохранения.

Форма «Договор»



Рисунок 6.3 Форма «Договор»

Коммерческий агент записывает заявки в «Журнал заявок».

Форма «Журнал заявок»

Рисунок 6.4 Форма «Журнал заявок»

В «Журнале заявок» можно добавлять , удалять , редактировать существующие заявки , распечатать журнал . Также есть кнопка обновить журнал , выбрать критерии получения списка и конечно кнопка выход .

При нажатии на кнопку добавить мы видим форму «Оформление заявки»

Форма «Оформление заявки»

Рисунок 6.5 Форма «Оформление заявки»



Рисунок 6.6 Форма «Оформление заявки»

Мы разместили два рисунка формы «Оформление заявки», что бы показать выпадающий список (см. рис. 6.6). «№ заявки» и «Дата» заполняются автоматически. Выбрав № договора из выпадающего списка, нажав для этого кнопку , поля «действует по» и «адрес нахождения техники» заполняются автоматически. Если этого не происходит их также можно выбрать вручную нажав и соответственно. Остальные строки заполняются аналогично, строки без дополнительных кнопок, заполняются вручную. Пока техника находится в ремонте строка «Отметка о закрытии» не заполняется, при заполнении этой строки заявка закрывается, в «Журнале заявок» появляется дата и время закрытии заявки. Кнопки «Принять» и «Отмена» мы уже разбирали.

5.2 Выводы

Конечно, наша программа оставляет желать лучшего. Но мы ограничились этим, т.к. целью нашей курсовой работы является спроектировать оконный графический интерфейс для одного из бизнес-процессов своей предметной области, а не создание полноценного программного продукта.

Отчёты базы данных можно посмотреть в приложении №1.

Заключение

В результате предпроектного обследования мною было получено комплексное описание “Центра обслуживания копировальной техники” и его бизнеса. Получено представление об организационной структуре, функционировании, информационных потоках фирмы. В процессе работы была сформулирована миссия, критические факторы успеха и структурные проблемы предприятия.

После проведенного предпроектного обследования мы приступили к проектированию информационной системы предприятия, определили цели и задачи системы. В процессе разработки были рассмотрены и смоделированы только основные функции системы.

Результатом проделанной работы по внедрению в центр обслуживание копировальной техники информационной системы, стали следующие результаты:

повысилась производительность труда;

время принятия и обработки заявок сократилось в несколько раз;

оптимизирована технология заказа материалов у поставщика, как результат, сократилось время на выполнение заявок;

у руководства фирмы появилась эффективная система отчетности, позволяющая своевременно определять состояние дел в отделах и вовремя отслеживать положительные и отрицательные изменения для фирмы обоснованных управленческих решений.

Список использованной литературы

1. Кориков А.М., Павлов С.Н. Системный анализ: Учебное пособие - Томск: Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2009. - 198 с.

2. Ковшов А.В. Теория систем и системный анализ: Учебное методическое пособие - Томск: Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2009. - 45 с.

3. Кагаловский М.Р. Перспективные технологии информационных систем. ДМК Пресс; Компания АйТи. 2003. - 288 с.

4. Ковалев С.М. «Бизнес-процессы, основные стандарты их описания» журнал «Справочник экономиста» №11, 2006.

5. Коломин Илья «Автоматизация предприятия. С чего начать?», журнал «Фабрика мебели», №№ 1-4', 2006.

6. Сибилев В.Д. «Модели и проектирование баз данных» Учебное пособие, Томск, 2002.

7. Бухалков М.И. Внутрифирменное планорование: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 1999. - 392с.

8. Интернет-университет информационных технологий, курс «Проектирование информационных систем», http://www.intuit.ru/department/se/devis/1/ .

9. Компания "АйТи-Лаб" Управление сервисным центром, http://www.it-lab.ru/products/usc/.

Приложение

Отчёт «Договор»

Отчёт «Гарантийный талон»

Размещено на Allbest.ru