Організація основних процесів діяльності в установах з жорсткими обмеженнями

Размещено на http://www.allbest.ru/

СХІДНОУКРАЇНСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ІМЕНІ ВОЛОДИМИРА ДАЛЯ

УДК 005.642.4:005.7

Організація основних процесів діяльності в установах з жорсткими обмеженнями

Спеціальність 08.06.01 - Економіка, організація і управління підприємствами

АВТОРЕФЕРАТ

дисертації на здобуття наукового ступеня

кандидата економічних наук

Ігнатова Олена Віталіївна

Луганськ 2006

Дисертацією є рукопис.

Роботу виконано у Східноукраїнському національному університеті імені Володимира Даля Міністерства освіти і науки України ( м. Луганськ).

Офіційні опоненти:

доктор економічних наук, професор Лапкіна Інна Олександрівна, Одеський національний морський університет Міністерства освіти і науки України, завідуюча кафедрою системного аналізу і логістики (м. Одеса);

кандидат економічних наук, доцент Маматова Тетяна Валеріївна, Дніпропетровський регіональний інститут державного управління Національної академії державного управління при Президентові України, доцент кафедри менеджменту та управління проектами (м. Дніпропетровськ).

Провідна установа - Донецький державний університет управління Міністерства освіти і науки України, кафедра менеджменту в невиробничій сфері (м. Донецьк).

Захист відбудеться 25 січня 2007 року о 12 годині на засіданні спеціалізованої вченої ради Д 29.051.01 у Східноукраїнському національному університеті імені Володимира Даля Міністерства освіти і науки України за адресою: 91034, Луганськ-34, кв. Молодіжний, 20а.

З дисертацією можна ознайомитися в бібліотеці Східноукраїнського національного університету імені Володимира Даля за адресою: 91034, Луганськ-34, кв. Молодіжний, 20а.

Автореферат розіслано 25 грудня 2006 року.

Вчений секретар спеціалізованої вченої ради Г.В. Козаченко

функціональний формалізація установа

АНОТАЦІЯ

Ігнатова О.В. Організація основних процесів діяльності в установах з жорсткими обмеженнями. - Рукопис.

Дисертація на здобуття наукового ступеня кандидата економічних наук за спеціальністю 08.06.01 - Економіка, організація і управління підприємствами. - Східноукраїнський національний університет імені Володимира Даля Міністерства освіти і науки України, Луганськ, 2006.

У дисертаційній роботі здійснено теоретичне узагальнення та практичне вирішення актуального завдання щодо розробки теоретичних основ і реалізації прикладних аспектів організації основних процесів діяльності в установах з жорсткими обмеженнями.

Обґрунтовано можливість застосування процесного підходу для організації основної діяльності таких установ.

Дослідження особливостей діяльності установ з жорсткими обмеженнями як системи та подання структури діяльності установи в дворівневому вигляді виявило примусові зв'язки між компонентами елементів системи й пріоритетні компоненти для її вдосконалення. Один з них ? організаційно-методичне забезпечення, яке є керуючим впливом для організації діяльності.

Запропоновано модель представлення основних процесів діяльності установ з жорсткими обмеженнями і структурно-логічну модель організації діяльності таких установ.

Ключові слова: діяльність, організація процесів діяльності, процесний підхід, основні процеси, модель.

АННОТАЦИЯ

Игнатова Е.В. Организация основных процессов деятельности в учреждениях с жесткими ограничениями. - Рукопись.

Диссертация на соискание научной степени кандидата экономических наук по специальности 08.06.01 - Экономика, организация и управление предприятиями. - Восточноукраинский национальный университет имени Владимира Даля Министерства образования и науки Украины, Луганск, 2006.

В диссертационной работе осуществлено теоретическое обобщение и практическое решение актуальной задачи по разработке теоретических основ и реализации прикладных аспектов организации основных процессов деятельности в учреждениях с жесткими ограничениями. Показано, что учреждения с жесткими ограничениями находятся в сверхсложном положении, которые определяются их жестко ограниченным функционированием. С одной стороны, происходит долгосрочное реформирование деятельности проводится путем внедрения инновационных процессов в виде проектов, с другой ? необходимо обеспечить эффективное функционирование в условиях действующих внешних ограничений и внутренних возможностей на протяжении долгосрочного периода реформирования.

На основе изучения опыта коммерческих организаций обоснована возможность применения процессного подхода для организации деятельности иерархических функционально-построенных учреждений с жесткими ограничениями. Адаптирован понятийный аппарат процесного подхода для использования в учреждениях с жесткими ограничениями. Определена сущность понятия организации основных процессов деятельности для учреждений с жесткими ограничениями как координация деятельности по формированию взаимообусловленных ресурсов и управляющих воздействий для качественного выполнения действий как элементарных актов преобразования входов в выходы.

С учетом специфики условий функционирования учреждений с жесткими ограничениями показано, что внешние ограничения жестко влияют на организацию деятельности учреждения. Предложено деятельность учреждения с жесткими ограничениями представить в виде двухуровневой системной модели с целью выявления принудительных связей между компонентами элементов системы и отдельных наиболее ограниченных компонентов.

Для усовершенствования выделена организация основных процессов деятельности, которая жестко регламентируется действующим организационно-методическим обеспечением. Доказано, что формализация основной деятельности учреждений в виде основных процессов, которые выделены в соответствии с поставленными заданиями, позволила тщательным образом исследовать и усовершенствовать их. Показано, что в результате процессного описания деятельности ликвидируются избыточные затраты времени, обеспечивается специализация и качественный результат деятельности, взаимодействие рабочих и структурных подразделений координируется, поведение учреждения становиться предсказуемым и управляемым. Кроме того, появляется возможность постоянной оценки отдельных процессов, учета их результатов в общей совокупности, а также возможность рационального перераспределения нагрузки специалистов в соответствии с постоянно изменяющимися условиями.

Предложена структурно-логическая модель организации деятельности, которая демонстрирует поэтапные взаимосвязи последовательно-параллельных блоков, отображающих отдельные этапы работ. Обоснована необходимость блока модельного представления процесса, который позволяет исследовать и устранить возможные несоответствия организационно-методического обеспечения, которое является управляющим воздействием для процесса деятельности еще до этапа выполнения процесса.

Для организации основных процессов деятельности в учреждениях с жесткими ограничениями предложен инструментарий. Разработана и апробирована на практике модель представления процесса деятельности для учреждений с жесткими ограничениями, которая является универсальным инструментом для реализации блоков “Модельное представление процесса” (исследование и описание), “Функционирование процесса деятельности“ (сопровождение) и “Принятие решения относительно целесообразности функционирования“ (определение необходимости преобразований).

Ключевые слова: деятельность, организация процессов деятельности, процессный подход, основные процессы, модель.

ANNOTATION

Іgnatova E.V. Organization of the activity basic processes in establishments with hard limitations. - Manuscript.

Thesis on competition for scientific degree of candidate of economic sciences on speciality 08.06.01 - Economy, organization and management in enterprises. East-Ukrainian national university named by Vladimir Dal of Ministry of education and science of Ukraine, Luhansk, 2006.

The theoretical generalization and practical decision of actual task for development the theoretical bases and realization applied aspects of organization the activity basic processes in establishments with hard limitations have been stated in thesis.

It is based a possibility to apply the process approach for organization the basic activity in such establishments.

Research of activity features in establishment with hard limitations as a system and its presentation in a two-level way revealed the forced connections between the system elements components and priorities components for its improvement. One of them is organizational-methodical support which has a managing influence on organization activity. The model of presentation the activity basic processes of establishments with hard limitations and this kind of organization's activity structural-logical model are offered.

Keywords: activity, the activity processes organization, the process approach, basic processes, model.

1. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА РОБОТИ

Актуальність теми. Перебудова економічної системи України потребує вирішення комплексу завдань, серед яких особливе місце посідає питання збалансованого розвитку всіх галузей економіки. Проте в Україні складається ситуація, коли комерційні організації, які більш гнучкі до зовнішніх подій, значно випереджають у розвитку некомерційні організації. Це стосується, насамперед, організацій, які створені за цільовим призначенням і мають жорсткі зовнішні законодавчо встановлені обмеження у функціонуванні. Вони фінансуються із бюджету та виконують установлені завдання в межах відведених функцій, прав, обов'язків та відповідальності. Такі організації виокремлені сучасними дослідниками в окремий вид й умовно названі як установи з жорсткими обмеженнями. Основна їх діяльність спрямована на реалізацію завдань держави за всіма напрямами економічної діяльності.

Більшість комерційних організацій досягла значного рівня розвитку, зокрема, за рахунок зміни функціонального підходу до управління організацією на процесний. Процесний підхід визначений міжнародним (ISO 9000:2000) та відповідним державним (ДСТУ ISO 9000:2001) стандартами як один із принципів системи управління на основі якості та має позитивний досвід практичного впровадження, про що свідчить багато публікацій. Поряд з цим проводиться цільове довгострокове реформування діяльності установ з жорсткими обмеженнями, яке також потребує врахування вимог світових та існуючих державних стандартів. Однак у вітчизняних та зарубіжних джерелах інформації висвітлені лише одноразові випадки застосування процесного підходу в установах з жорсткими обмеженнями. Це вказує на обмеженість практичного досвіду та необхідність поповнення наукових знань з питання застосування процесного підходу до організації діяльності установ з жорсткими обмеженнями.

Існуючий надскладний стан функціонування установ з жорсткими обмеженнями, який вимагає від керівника, з одного боку, проведення реформування діяльності у вигляді короткострокових проектів, а з другого ? забезпечення ефективної функціональної діяльності, вказує на актуальність визначення підходу, який ураховує особливості процесної реалізації завдань в умовах ієрархічної функціонально-організованої установи. Необхідність вивчення особливостей застосування процесного підходу в діяльності установ з жорсткими обмеженнями та визначення процедури організації основних процесів їх діяльності зумовили вибір теми дисертаційної роботи.

Зв'язок роботи з науковими програмами, планами, темами. Дисертаційна робота виконувалася відповідно до плану наукових досліджень кафедри управління проектами та економічної статистики Східноукраїнського національного університету імені Володимира Даля. В межах виконання держбюджетної теми № ДН-33-03 “Розробка механізму управління конкурентоспроможності суб'єктів господарської діяльності в умовах глобалізації економіки” (номер державної реєстрації 0103U00421) здобувачем досліджено теоретичні основи та визначено понятійний апарат процесного підходу в державній службі, розроблено модель основних процесів діяльності установ з жорсткими обмеженнями на прикладі Державної податкової інспекції (далі - ДПІ) України. Практичні дослідження на прикладі ДПІ виконано в межах діючого довгострокового проекту “Модернізації Державної податкової служби (далі - ДПС) України”, Концепції вдосконалення організаційної структури ДПС України (затверджено наказом ДПА України від 15.08.2003 № 431), яка визначена відповідно до Стратегічного плану розвитку ДПС України до 2013 року (затверджено наказом ДПА України від 07.04.2003 № 160). При впровадженні короткострокових проектів було використано спосіб матричного представлення основних процесів діяльності ДПІ.

Мета і задачі дослідження. Метою дисертаційної роботи є виявлення особливостей застосування процесного підходу в діяльності установ з жорсткими обмеженнями та визначення процедури організації основних процесів їх діяльності. Для досягнення поставленої мети дослідження потрібно вирішити такі наукові та практичні завдання:

дослідити особливості організації діяльності та виявити можливість застосування процесного підходу до організації діяльності установ з жорсткими обмеженнями;

уточнити класифікацію процесів діяльності та поняття організації основних процесів діяльності щодо установ з жорсткими обмеженнями;

удосконалити метод функціонального аналізу установ з жорсткими обмеженнями щодо формалізації типових завдань діяльності установи як основних процесів;

розробити форму представлення основних процесів діяльності установ з жорсткими обмеженнями як основу для організації діяльності в межах діючих керуючих впливів і виділених ресурсів;

розробити процедуру організації основних процесів діяльності установ з жорсткими обмеженнями;

упровадити результати досліджень у практику діяльності установ з жорсткими обмеженнями.

Об'єктом дослідження є діяльність установ з жорсткими обмеженнями.

Предметом дослідження є організація основних процесів діяльності в установах з жорстким обмеженнями.

Методи дослідження. Методологічною основою дисертації є сукупність способів наукового пізнання, методів і прийомів, що використовувалися в процесі дослідження. Теоретичну базу роботи склали праці вітчизняних і зарубіжних учених з питань управління, зокрема процесного підходу.

Правове поле дослідження склали чинні законодавчі та нормативні документи, що регулюють діяльність організацій в Україні. В роботі використано організаційно-методичне забезпечення органів державної та державної податкової служби України, а також документи з питань модернізації податкової служби. Інформаційною базою дослідження послугували офіційні статистичні матеріали та результати власних досліджень.

Послідовність дослідження зумовила використання єдності логічного й історичного методів (при проведенні літературного огляду розвитку процесного підходу); методу системного аналізу та синтезу (при формуванні класифікації процесів, моделі основних процесів діяльності та системної моделі структури діяльності установи); методу функціонального обстеження (при проведенні функціонального аналізу установи); методу функціонального моделювання за допомогою IDEF0 (при проведенні дослідження процесу діяльності); методів розуміння текстів, у тому числі методів роботи з текстами, та методів документування (при проведенні аналізу організаційно-методичного забезпечення, яке регламентує діяльність); методів графічного, у тому числі матричного, відображення (при дослідженні основних процесів діяльності).

Наукова новизна одержаних результатів. Основний науковий результат дисертаційної роботи полягає в теоретичному обґрунтуванні та представленні діяльності установ з жорстким обмеженнями як сукупності основних процесів діяльності, що враховує особливості процесної реалізації завдань в умовах функціонально-організованої установи.

Наукова новизна результатів дослідження полягає в такому:

уперше:

доведено, що представлення основного процесу діяльності установ з жорсткими обмеженнями необхідно відобразити одночасно як взаємозумовлені зміни операцій процесу, конфігурацій продукту діяльності й аналітичних показників у межах діючих керуючих впливів і виділених ресурсів, що дозволяє виявити та запобігти неузгодженню керуючих впливів при підготовки організаційно-методичного забезпечення діяльності установ;

розроблено структурно-логічну модель організації основних процесів діяльності, яка відображає зв'язки взаємозумовлених послідовно-паралельних дій, що дає можливість організувати та реалізувати основні процеси діяльності в умовах функціонально-організованої установи;

удосконалено:

системну модель структури діяльності установ з жорсткими обмеженнями завдяки представленню діяльності установи в дворівневому вигляді, що дозволило виявити наявність односпрямованих (примусових) зв'язків між пріоритетними компонентами елементів і визначити можливі напрями вдосконалення діяльності установи;

метод функціонального обстеження діяльності організацій шляхом уведення процедури формалізованого представлення завдань діяльності як сукупності процесів, що дозволяє виявити різницю між фактичною діяльністю й діяльністю, яка регламентована посадовими інструкціями, та уточнити завдання і функції для установ з жорсткими обмеженнями, а також їх організаційну структуру та кадровий склад;

одержало подальший розвиток:

класифікація процесів діяльності, яку конкретизовано стосовно установ з жорсткими обмеженнями з метою уточнення суттєвих ознак, що дозволяють розподілити процеси за складністю організації виконання та встановити основні можливі причини їх неефективного виконання;

дефініція поняття організації щодо організації основних процесів діяльності установ з жорсткими обмеженнями у вигляді більш повного врахування координації дій, що є пріоритетним для усунення міжструктурних бар'єрів в умовах ієрархічних функціонально-організованих систем.

Практичне значення одержаних результатів. Розроблені в дисертації підходи, моделі й отримані результати являють собою інструментарій організації основних процесів діяльності в установах з жорсткими обмеженнями. Розроблений графічний метод представлення основних процесів діяльності пристосований до можливостей програмної реалізації.

До числа результатів, що мають найбільше практичне значення, належать:

покрокова методика побудови основних процесів діяльності в установах з жорсткими обмеженнями (“методика десяти кроків”), яка фіксує черговість, зміст і цільову орієнтацію діяльності окремих кроків;

графоаналітична форма представлення процесів, яка дозволяє дослідити й за необхідністю узгодити керуючі впливи та визначити фактичну трудомісткість окремих операцій процесу, уточнити завдання і функції для установ з жорсткими обмеженнями, а також їх організаційну структуру та кадровий склад.

Результати дослідження використовуються в практиці роботи Державної податкової служби України та інших установ з жорсткими обмеженнями. Це підтверджується відповідними актами: Державної податкової інспекції в Артемівському районі м. Луганськ (акти від 29.12.2003 р., 28.12.2004 р., 07.03.2005 р.); Державної податкової інспекції у Жовтневому районі м. Луганськ (акти від 17.03.2005 р., 16.02.2006 р.); Комп'ютерного інформаційно-обчислювального центру соціального захисту населення (акт від 23.02.2005 р.).

Особистий внесок здобувача. Наукові положення, розробки та висновки дисертаційної роботи є результатом самостійно проведеного дослідження щодо організації основної діяльності установ з жорсткими обмеженнями.

Внесок автора в колективно опубліковані праці конкретизовано в списку публікацій.

Апробація результатів дисертації. Основні положення та результати наукових досліджень доповідалися, обговорювалися й були схвалені на: VII, YIIІ, IХ Міжнародних науково-практичних конференціях “Університет і реґіон” (м. Луганськ, 2001, 2002, 2003 рр.); науково-практичному семінарі “Використання інформаційних технологій для проведення економічного аналізу” (м. Ірпінь, Академія ДПС України, 2002 р.), Міжнародному симпозіумі “Якість та довкілля - 2003” (м. Київ, 2003 р.); ХШ Міжнародній науково-практичній конференції “Сучасні інформаційні та енергозберігаючі технології життєзабезпечення людини” (м. Дніпропетровськ, 2003 р.); Міжнародній науково-практичній конференції “Сучасні технології у менеджменті” (м. Алушта, 2003 р.); науково-практичній конференції “Глобалізація та управління проектами у ХХІ столітті” (м. Львів, 2003 р.); Міжнародній конференції “Управління проектами в розвитку суспільства” (м. Київ, 2005 р.).

Публікації. Основні результати дослідження опубліковані в 14 працях, серед яких 7 ? статті в збірниках наукових праць, 7 публікацій ? у матеріалах наукових конференцій і семінарів. Загальний обсяг публікацій - 4,9 д.а., з яких автору належать 3,7 д.а.

Структура й обсяг роботи. Дисертація складається із вступу, трьох розділів і висновків, які викладено на 192 сторінках машинописного тексту. 28 таблиць і 48 рисунків уміщено на 36 сторінках. Список використаних джерел із 200 найменувань подано на 20 сторінках і 5 додатків ? на 88 сторінках.

2. ОСНОВНИЙ ЗМІСТ ДИСЕРТАЦІЙНОЇ РОБОТИ

Розділ 1. Організація основних процесів діяльності в установах з жорсткими обмеженнями. В літературних джерелах існує пропозиція авторів щодо виокремлення в окремий вид установ з жорсткими обмеженнями. Згідно з їх визначенням ? це організації, які створені за цільовим призначеннями та утримуються за рахунок бюджетного фінансування, їх завдання, структура і функції визначені законом, а процедури реалізації завдань, штатний розклад та чисельність встановлені вищою установою. Аналіз статистичних і податкових даних на прикладі Луганської області станом на 01.01.2006 року показав, що частка установ з жорсткими обмеженнями складає більш ніж п'ять відсотків від загальної кількості об'єктів ЄДРПОУ та їх кількість за останні п'ять років має стійку тенденцію до збільшення. Шляхом дворівневого відбору визначено найбільш вагомий вид економічної діяльності у складі об'єктів ЄРДПО державної форми власності ? державне управління (секція L за КВЕД ? 33,2%) та в його складі - сферу оподаткування, як таку, що знаходиться з 2001 року в періоді довгострокового реформування (до 2013 року). Із сфери оподаткування для дослідження запропоновано установу виконавчого рівня ? Державну податкову інспекцію (далі - ДПІ).

Установлено, що за останні роки установи з жорсткими обмеженнями потрапили в надскладні умови функціонування: з одного боку - процес реформування до рівня міжнародних стандартів, з іншого - процес реалізації встановлених завдань у межах відведених функцій. На прикладі ДПІ виявлено основні причини, які жорстко обмежують і стримують розвиток установ: неузгодженість і суперечність законодавчих актів, відсутність єдиного підходу до розробки організаційно-методичного забезпечення, недосконалий нормативно закріплений метод дослідження, брак стандартизованих процесів діяльності установ. Вивчення і структуризація наукових праць показали, що найдоцільніше вибір методів усунення цих причин вести в межах процесного підходу з урахуванням специфіки окремих установ. Узагальнення результатів дослідження дало можливість визначити основні особливості діяльності установ, а саме: ієрархічну функціонально-орієнтовану систему управління; двоїсту підпорядкованість структурних підрозділів; множину завдань, які потребують обов'язкового вирішення; значну кількість контактних зацікавлених осіб.

Системне представлення структури діяльності установи з жорсткими обмеженнями у вигляді чотирьохелементної форми зображення дозволило визначити елементи (процес управління ? А, процеси реалізації завдань ? В, зовнішні можливості ? С, внутрішні обмеження (ресурсні) ? D) та виявити наявність примусових зв'язків, які впливають на діяльність як жорсткі обмеження. Під обмеженнями системи пропонуємо розуміти мету та примусові зв'язки, що визначають межі системи й вимоги, за якими вона повинна діяти. За допомогою принципу декомпозиції елементи системи поділені на компоненти, що дало змогу виявити примусові зв'язки між компонентами елементів системи. Завдяки цьому для вдосконалення діяльності визначено найбільш обмежені з них. Система структури діяльності установи (рис. 1) наочно демонструє пріоритетні для вдосконалення компоненти АІІ, ВІІІ, СIY, DІ, які розташовані в межах установи.

На системі показано найбільш обмежений компонент елемента “зовнішні обмеження” - це організаційно-методичне забезпечення, яке і є основним керуючим впливом для організації основних процесів діяльності установ. Його обмежують чинні законодавчі акти та галузеві норми і правила, які не завжди узгоджені між собою та зазнають суттєвих змін з метою адаптування до вимог міжнародних стандартів, зокрема системи управління на основі якості, що зумовлено сучасними умовами розвитку України. З огляду на те, що діяльність установ з жорсткими обмеженнями організована за функціональною ознакою, організаційно-методичне теж носить функціонально-відокремлений характер, що значно ускладнює координацію дій окремих функціональних підрозділів і створює міжструктурні бар'єри. Запропонований перехід від функціональної до процесної організації діяльності дозволяє скоординувати всі дії відповідно до встановлених завдань, які для установ з жорсткими обмеженнями є обов'язковими для виконання.

Подальші дослідження базуються на гіпотезі, що організація діяльності установи як сукупності основних процесів діяльності допоможе формалізувати процеси діяльності, визначивши єдиний підхід до розробки організаційно-методичного забезпечення, який дозволить усунути неузгодженість та суперечність керуючих впливів, зокрема законодавчих актів.

З огляду на те, що для досягнення мети дії потрібно координувати, визначаємо поняття організації діяльності для установ з жорсткими обмеженнями як координацію діяльності щодо формування взаємозумовлених ресурсів і керуючих впливів для якісного виконання дій як елементарних актів перетворення входів у виходи.

З метою опису основних процесів діяльності установ з жорсткими обмеженнями розроблено єдину кодифікацію та класифікацію процесів діяльності. Запропонована кодифікація дозволила тотожно зіставити нормативно прописані процедури функцій та операції основних процесів і основні процеси та основні завдання діяльності установи, а класифікація дала можливість запропонувати чотири класи основних процесів діяльності, розподілити їх за складністю та визначити можливі причини їх неефективного виконання. Розроблена класифікація основних процесів ураховує одночасно дві класифікаційні ознаки: залежність від кількості визначених для виконання функцій та кількість залучених структурних підрозділів. Вважаємо за доцільне впроваджувати процесний опис тільки для основних процесів, тому що він потребує значних витрат часу і фінансів для організації підтримки з боку інформаційних технологій. Під основними процесами розуміємо нормативно встановлену логічно завершену сукупність операцій, яка спрямована на реалізацію окремого основного завдання.

Класифікація основних процесів діяльності послугувала основою моделі діяльності установ з жорсткими обмеженнями як сукупності основних процесів діяльності, які координуються в єдиному інформаційному полі. Модель базується на використанні принципів системи управління на основі якості та методів графічного представлення моделей. Єдине інформаційне поле припускає наявність інформації щодо кількості ресурсів, планової та фактичної зайнятості спеціалістів у тих чи інших процесах діяльності, що дозволяє раціонально організовувати всю сукупність основних процесів діяльності. Доцільність наявності цієї інформації підтверджується аналізом показників, які використовуються для оцінки результативності й ефективності процесів “на виході”. Додатковим показником запропоновано враховувати своєчасність.

Розділ 2. Дослідження основних процесів діяльності в установах з жорсткими обмеженнями. Представлення основних видів діяльності у вигляді основних процесів дозволило підійти до розробки науково-обґрунтованих методів обстеження діяльності установ з жорсткими обмеженнями. Діючий метод функціонального обстеження нормативно закріплений постановою Колегії Держслужби України і є обов'язковою процедурою, яка реалізується щорічно. На сьогодні реалізація двох із п'яти завдань функціонального обстеження на практиці залишається відкритою. Ці завдання стосуються визначення відповідності посадових інструкцій реально виконуваній роботі та необхідності уточнення переліку завдань і функцій даного органу, а також структури та кадрового складу. Можна висунути таку ж гіпотезу, що і в попередньому випадку: основною причиною неможливості реалізації цих завдань є відсутність структурно й логічно пов'язаних керуючих впливів. Джерелами керуючих впливів в установах з жорсткими обмеженнями є організаційно-методичне забезпечення, яке складається з інструктивних, нормативних, розпорядчих документів, а також чинних законодавчих актів України.

Дослідження нормативного документа на прикладі одного із розділів “Порядку взаємодії підрозділів органів державної податкової служби (далі - ДПС) України при організації обліку платників податків”, який є керуючим впливом для реалізації завдання “Формування та ведення Єдиного банку даних про платників податків - юридичних осіб” (визначено законом України “Про ДПС в Україні”) та відповідного процесу “Організація роботи з питань взяття на облік платників податків”, показало наявність різного роду невідповідностей і підтвердило висунуту гіпотезу.

Отримані за допомогою використання методів наочно-смислового аналізу та графічного представлення результати дослідження вказують на наявність неузгодженостей, які виникли через суперечливість різних законодавчих і галузевих актів, функціональних роз'яснень, а також існуючих особливостей індивідуальної структури ДПІ.

Але окремі методи дослідження виявляють окремі неузгодженості. Тому з метою розробки моделі представлення процесів, яка поєднує комплекс вхідних потоків у єдину форму, запропоновано матричну форму відображення із зсуванням рядків (рис. 2).

Така форма представлення дозволяє одночасно описати взаємозумовлені операції процесу та конфігурації продукту процесу, однозначно виявити конкретні пункти нормативних документів, які визначають сутність керуючих впливів, а також відобразити основні показники поопераційного використання ресурсів - часу. Запропонована модель представлення основних процесів діяльності установ з жорсткими обмеженнями базується на поданні базової моделі процесу британського стандарту BS 6143:1992 “Модель витрат на процес”. Модель побудовано на основі таких положень: для опису процесу використано основні положення графічної мови Каліграм, яка називає одним із засобів відображення процесу транверсальний (описуються дії процесу в розрізі задіяних для їх виконання структурних підрозділів); в основу ілюстрації графічного зображення покладено матричну діаграму. Для побудови моделі використано детальну схему процесу, схему обігу форм та сітковий графік “дії у вузлу”.

Традиційне зображення моделі матричного подання поширене за рахунок використання методу зсування рядків матриці, що дозволило окремо показати операції процесу та зміни конфігурації продукту процесу. Фіксацію окремих частин документів, які є джерелами керуючих впливів операцій процесу, проведено шляхом зіставлення операцій із стовпцями таблиці, котра розташована над матричною діаграмою, що дало можливість конкретизувати загальний пакет керуючих документів з метою полегшення роботи виконавця з документами.

Для відображення необхідної аналітичної інформації під матричною діаграмою наводиться графік, наприклад, стовпчикова діаграма для опису тривалості операцій процесу або лінійний графік для зображення накопиченої тривалості виконаних операцій процесу.

Відмітними рисами моделі представлення процесів є системне представлення взаємозалежних елементів процесу; комплексне представлення поточних, вхідних та вихідних інформаційних потоків; застосування методу зсування рядків матриці; можливість заміни елементів діагностики, яка дозволяє одержувати різну інформацію для прийняття рішень у залежності від ситуації, що складається.

Визначення процесів діяльності відповідно до встановлених завдань дало можливість ураховувати їх як сукупність, а модельне представлення процесів дозволило вирішити проблеми відсутності єдиного підходу до розробки організаційно-методичного забезпечення, неузгодженості та суперечливості законодавчих актів, недосконалості нормативного методу дослідження. Введення стандарту установи з жорсткими обмеженнями “Опис основних процесів діяльності” вирішило проблему відсутності стандартизованого опису процесів діяльності.

Але для впровадження процесного підходу в діяльність установ з жорсткими обмеженнями бракує визначеної процедури організації основних процесів діяльності.

Розділ 3. Розробка підходу до організації основних процесів в установах з жорсткими обмеженнями. Необхідною умовою вдосконалення діяльності установи з жорсткими обмеженнями є визначення підходу, який ураховує особливості процесної реалізації завдань в умовах функціонально-організованої установи. Він реалізований у вигляді структурно-логічної моделі, яка встановлює поетапні взаємозв'язки організації основних процесів діяльності як послідовно-паралельні блоки, що відображають етапи робіт. Детальне представлення кожного етапу визначає покрокова методика “десяти кроків”, яка фіксує черговість, зміст, а також цільову орієнтацію всіх виконуваних дій блоку. Накладання структурно-логічної моделі на цикл Демінга PDCA (рис. 3) виявило основну відмінність щодо організації діяльності установи ? наявність блоку модельного представлення процесу, який передує блоку функціонування.

Використання розробленої моделі представлення процесу в установах з жорсткими обмеженнями для здійснення модельного представлення процесу вирішило проблему неузгодженостей ще до початку функціонування процесу діяльності. Під функціонуванням розуміємо процеси, які відбуваються в системі, що стабільно реалізовує фіксовану мету (завдання).

Блок “Функціонування процесів діяльності” змінює блок “Аналіз результатів діяльності”, який передбачає підготовку інформації для прийняття управлінського рішення. В залежності від отриманих результатів приймається рішення щодо доцільності функціонування процесу в існуючому вигляді: або він потребує вдосконалення, або його потрібно ліквідувати як такий, що втратив чинність.

Представлення діяльності як сукупності процесів діяльності та облік інформації в єдиному інформаційному полі дає можливість здійснити розрахунок витрат часу на виконання окремих операцій процесів з метою його раціонального перерозподілу. Пропонується використання методу організаційно-технологічного впливу “Альпи” та табличну форму узагальнення. Фрагмент розрахунку часового навантаження за складовими елементами установи з жорсткими обмеженнями наведено в табл. 1. Особливістю розрахунку є врахування 40% додаткового часу на позапланові діла.

Табличне подання розрахунку часового навантаження за складовими елементами установи з жорсткими обмеженнями дозволило здійснити підсумкові розрахунки в розрізі окремих операцій, процесів, організаційних одиниць, а також структурних підрозділів і всієї установи. Це дало можливість вирішити завдання функціонального обстеження щодо з'ясування відповідності посадових інструкції реально виконуваній роботі та необхідності уточнення переліку завдань і функцій даної установи, а також її структури та кадровому складу. Крім того, з'явилася база для проведення раціонального перерозподілу навантаження структурних одиниць в умовах визначеної обмеженої кількості персоналу.

За умови наявності збігу інформації в єдиному інформаційному полі виникла можливість вирішити питання аналітичного характеру шляхом використання методу побудови сіткових графіків, наприклад, методу ”дії у вузлу”, де кожна операція подається у вигляді окремого вузла (рис. 3).

Сутність методу полягає у фіксація на сітковому графіку резерву часу, який дозволяє розрахувати сумарний, вільний і незалежний резерв часу (табл. 2). Це основні резерви для управління тривалістю циклу процесу, яка розраховується за формулою 1:

За результатом розрахунку можна визначити: тривалість виконання процесу; імовірність відхиляння окремих операцій процесу; термін початку та закінчення окремих операцій; критичний шлях процесу; час закінчення процесу; гнучкість (можливість паралельних операцій) здійснення інших дій. Перевагою цього методу є те, що він ? досить простий інструмент, який допомагає управляти процесами, приймати рішення при переплануванні ресурсів, коли це необхідно, і дозволяє проводити попередній, поточний та заключний контроль діяльності.

Розроблена покрокова методика організації основних процесів діяльності апробована на окремих процесах діяльності в двох державних податкових інспекціях, результати чого відображені на рис. 4.

Результати супроводження процесу, який досліджено та подано для супроводження за допомогою модельного представлення процесу діяльності, є позитивними. Так, у першому прикладі демонструється показник якісного складу платників податків ДПІ за 2002?2004 роки, який з середини 2003 року набув тенденції поступового зростання (на рис. 4 ? ліворуч).

У другому випадку впроваджено модельне представлення процесу, який визначає послідовність розрахунку та забезпечення сплати поточних нарахувань платниками податків. Розрахунок кількісного показника (планово-нормативна база ? ПНБ) та фактичні надходження майже не відрізняються (на рис. 4 ? праворуч).

Таким чином, можна зробити висновок щодо можливості впровадження окремих процесів діяльності, які визначаються відповідно до встановлених завдань, тобто здійснювати процесну реалізацію завдань в умовах функціонально-організованої установи.

Наведені результати практичного використання розроблених у роботі моделей підтверджують позитивний досвід впровадження процесного підходу до організації діяльності установ з жорсткими обмеженнями та цінність використання розроблених моделей для практиків.

ВИСНОВКИ

У дисертаційній роботі здійснено теоретичне обґрунтування та вирішення актуального науково-практичного завдання ? дослідження можливості застосування процесного підходу в діяльності установ з жорсткими обмеженнями та визначення процедури організації основних процесів їх діяльності. Основні висновки та результати, які отримані в ході дослідження, зводяться до такого.

1. Сьогодні Україна знаходиться на шляху реформування всіх сфер діяльності. Це в першу чергу стосується некомерційних організацій, серед яких виділені в окремий вид установи з жорсткими обмеженнями. Дослідження наявної наукової бази щодо вдосконалення основних процесів діяльності організацій виявило, що існує низка причин, які обмежують її використання в установах з жорсткими обмеженнями. Встановлені причинно-наслідкові зв'язки довели, що саме ці причини не дозволяють вирішувати проблему вдосконалення діяльності установ з жорсткими обмеженнями. Вивчення і структуризація наукових праць виявили, що вибір методів усунення цих причин найдоцільніше вести в межах процесного підходу з урахуванням специфіки установ з жорсткими обмеженнями

2. Представлення діяльності установ з жорсткими обмеженнями у вигляді дворівневої системної моделі дозволило виявити наявність примусових зв'язків між компонентами елементів системи, що дало можливість виділити пріоритетні компоненти (організаційно-методичне забезпечення; функція організації та основні процеси діяльності) для вдосконалення діяльності. Дослідження особливостей діяльності установ з жорсткими обмеженнями показало, що найбільш “слабким” місцем в організації діяльності таких установ є їх функціональна роз'єднаність, яка утворює міжструктурні бар'єри. Це дало змогу визначити сутність поняття організації основних процесів діяльності стосовно установ з жорсткими обмеженнями як координацію діяльності щодо формування взаємозумовлених ресурсів і керуючих впливів для якісного виконання дій як елементарних актів перетворення входів у виходи. Для можливості опису основних процесів діяльності в умовах існуючої ієрархічної організаційної структури та виділених функцій діяльності розроблено систему кодифікування процесів і класифікацію процесів діяльності.

3. Розроблена класифікація дозволила розподілити процеси за складністю організації їх виконання та послугувала базою для побудови моделі основної діяльності установи як сукупності основних процесів діяльності, які визначаються відповідно до встановлених завдань і координуються в єдиному інформаційному полі. Єдине інформаційне поле забезпечує збір різної інформації в єдиному форматі, що дає можливість мати достатню інформацію з усієї множини основних процесів і приймати рішення щодо доцільності їх функціонування в існуючому вигляді та можливого раціонального розподілу ресурсів з урахуванням впливу на загальний результат.

4. Представлення основної діяльності у вигляді окремих основних процесів дозволило підійти до розробки науково-обґрунтованих методів дослідження установ. Останній на сучасному етапі здійснюється відповідно до нормативно закріпленого методу функціонального обстеження, який не має методичного вирішення для виконання двох із п'яти завдань. Висунуто гіпотезу, що основною причиною неможливості реалізації цих завдань є відсутність структурно і логічно пов'язаних керуючих впливів. Результати дослідження процесів ДПІ підтвердили висунуту гіпотезу й зумовили потребу реалізації координації дій шляхом застосування в організаційно-методичних стандартах.

5. На відміну від традиційних форм відображення процесу розроблено модель представлення процесів у вигляді матричного відображення із зсуванням рядків. Запропонована форма представлення процесу відбиває в єдиному форматі взаємозумовленість операцій процесу, зміну конфігурацій продукту процесу, конкретні пункти нормативних документів (керуючих впливів) для кожної операції, а також відображає основні показники поопераційного використання ресурсів, зокрема час. Це дозволяє здійснювати дослідження, супроводження та визначення необхідності впливу з метою постійного вдосконалення процесів діяльності установ.

6. Побудована структурно-логічна модель організації основних процесів діяльності дозволила визначити поетапні взаємозв'язки процесів діяльності у вигляді послідовно-паралельних блоків і розробити методику “десяти кроків”, у якій зафіксовано черговість, зміст і цільову орієнтацію виконуваних дій. Накладання структурно-логічної моделі на модель циклу Демінга допомогло виявити специфічну особливість організації процесів діяльності установ з жорсткими обмеженнями, яка полягає в необхідності модельного представлення процесу, що передує блоку функціонування процесу.

7. Упровадження результатів дослідження в практику діяльності установ з жорсткими обмеженнями підтвердило дієвість розроблених у роботі моделей і можливість використання процесного підходу, який ураховує особливості процесної реалізації визначених завдань в умовах функціонально-організованої установи.

ПЕРЕЛІК ОСНОВНИХ ОПУБЛІКОВАНИХ АВТОРОМ ПРАЦЬ ЗА ТЕМОЮ ДИСЕРТАЦІЇ

1. Солоп О.Г., Міхальова О.В. Особливості оцінки ефективності роботи організацій з жорстко обмеженими організаційно-функціональними структурами // Управління проектами та розвиток виробництва. Зб. наук. праць Східноукраїнського національного університету імені Володимира Даля. Вип. 1(4). ? Луганськ: ВАТ “Поліпринт”, 2002. ? С. 49?55.

Особистий внесок здобувача: на прикладі ДПІ визначено поняття контактної зацікавленої особи та побудовано їх модель.

2. Рач В.А., Міхальова О.В. Побудова базових (пріоритетних) процесів податкової інспекції // Управління проектами та розвиток виробництва. Зб. наук. праць Східноукраїнського національного університету імені Володимира Даля. Вип. 2(5). ? Луганськ: ВАТ “Поліпринт”, 2002. ? С. 81?84.

Особистий внесок здобувача: визначено класифікацію процесів та розроблено модель основної діяльності ДПІ як сукупності процесів діяльності.

3. Рач В.А., Игнатова О.В. Матричная модель представления процессов // Економіка. Менеджмент. Підприємництво. Зб. наук. праць Східноукраїнського національного університету імені Володимира Даля. Вип. 12. ? Луганськ: СНУ ім. В.Даля, 2004. ? С. 187?193.

Особистий внесок здобувача: розроблено метод представлення основних процесів діяльності установ з жорсткими обмеженнями.

4. Игнатова О.В. Сравнительный анализ методов представления деятельности организации // Управління проектами та розвиток виробництва. Зб. наук. праць Східноукраїнського національного університету імені Володимира Даля. Вип. 4(12). ? Луганськ: ВАТ “Поліпринт”, 2004. ? С. 126?141.

5. Игнатова Е.В. Особенности организации бизнес-процессов в организациях с жесткими структурно-функциональными ограничениями // Управління проектами та розвиток виробництва. Зб. наук. праць Східноукраїнського національного університету імені Володимира Даля. Вип. 2(14). ? Луганськ: ВАТ “Поліпринт”, 2005. ? С. 158?175.

6. Игнатова Е.В., Солоп Е.Г. Особенности применения разных типов организационных структур управления для различного вида организаций // Управління проектами та розвиток виробництва. Зб. наук. праць Східноукраїнського національного університету імені Володимира Даля. Вип. 3(15). ? Луганськ: ВАТ “Поліпринт”, 2005. ? С. 95?103.

Особистий внесок здобувача: проведено аналіз та визначено особливості типів організаційних структур.

7. Ігнатова О.В. Системна модель структури діяльності організацій з жорсткими структурно-функціональними обмеженнями // Економіка. Менеджмент. Підприємництво. Зб. наук. праць Східноукраїнського національного університету імені Володимира Даля. Вип. 16. ? Луганськ: СНУ ім. В.Даля, 2006. ? С. 190?194.

Друковані матеріали наукових конференцій

8. Міхальова О.В. Процесний підхід вдосконалення податкової служби // Матеріали YII Міжнародної науково-практичної конференції “Університет і реґіон”. ? Луганськ: СНУ ім. В.Даля, 2001. ? С. 206.

9. Міхальова О.В. Ідентифікація входів і виходів базових процесів податкової інспекції районного рівня // Матеріали YIІI Міжнародної науково-практичної конференції “Університет і реґіон”. ? Луганськ: СНУ ім. В.Даля, 2002. ? С. 258?259.

10. Рач В.А., Солоп О.Г., Міхальова О.В. Принципи організації роботи державної податкової інспекції з позицій процесного підходу та критерії визначення бізнес-процесів // Тези доповідей на Міжнародному симпозіумі “Якість та довкілля - 2003”. ? Київ: BUREAU VERITAS, 2003. ? С. 99?100.

Особистий внесок здобувача: ДПІ представлено як елемент структури макропроцесної системи.

11. Рач В.А., Міхальова О.В. Функціонально-процесний аналіз як метод поліпшення організації діяльності податкової служби районного рівня // Тези доповідей на Міжнародній науково-практичній конференції “Сучасні технології у менеджменті”. ? Харків: ХАІ, 2003. ? С.78?79.

Особистий внесок здобувача: дослідження взаємозв'язків між функціональною та процесною структурами в ДПІ.

12. Рач В.А., Солоп О.Г., Міхальова О.В. Особливості проведення функціонально-структурного дослідження процесів ДПІ районного рівня за допомогою функціонального моделювання // Матеріали ХШ Міжнародної науково-практичної конференції “Сучасні інформаційні та енергозберігаючі технології життєзабезпечення людини”. ? Київ:КНУТіД, 2003. ? С. 276?280.

Особистий внесок здобувача: досліджено процес діяльності установ з жорсткими обмеженнями за допомогою методології стандарту IDEF0.

13. Рач В.А., Міхальова О.В. Інформаційні технології в управлінні проектами як засоби моделювання бізнес-процесів ДПІ // Матеріали науково-практичної конференції “Глобалізація та управління проектами у ХХІ столітті”. ? Львів: ЛРІДУ, 2003. ? С. 59?61.

Особистий внесок здобувача: аналіз сучасного стану підтримки управлінського рішення ДПІ з боку інформаційних технологій.

14. Міхальова О.В. Бізнес-процеси як чинник підвищення ефективності діяльності державної податкової інспекції // Матеріали YIІI Міжнародної науково-практичної конференції “Університет і реґіон”. ? Луганськ: СНУ імені В.Даля, 2004. ? С. 117?118.

Размещено на Allbest.ru