Экономика и управление на предприятии

Организационная структура управления характеризует состав органов управления и их функциональное предназначение в обеспечении эффективности хозяйственной деятельности предприятия. В процессе анализа организационной структуры управления следует рассмотреть основные элементы этой структуры - названия должностей соответствующих работников аппарата управления.

Для наглядности желательно привести графическое изображение структуры рассматриваемого предприятия. Это позволит установить, какой тип организационной структуры сложился на предприятии. При выполнении графического изображения следует избегать следующих наиболее часто встречающихся ошибок:

1. в структуре управления указываются связи начальник-подчиненный, а не подчинение одного подразделения другому;

2. подчиненные должны находится ниже уровня начальника;

3. нельзя путать прямое подчинение (обозначаемое сплошной линией) и функциональную связь (обозначаемую штриховой линией).

Анализ общей структурной схемы аппарата управления позволяет определить основные характеристики предприятия, выявить основные направления, по которым должно проводиться совершенствование организационной структуры, а также обосновать ряд других важных аспектов производственной системы (внутриорганизационного экономического механизма, способов переработки информации, кадрового обеспечения).

Практикант обязан выявить недостатки структуры управления. Наиболее часто встречаются следующие недостатки:

1. нарушение норм управляемости (начальник имеет более 8-10 прямых подчиненных) или лишние уровни управления (начальник имеет только одного подчиненного, который в свою очередь руководит остальными подчиненными);

2. наличие нескольких начальников у одного подчиненного;

3. название должности руководителя не соответствует его должностным обязанностям;

4. дублирование функций в разных подразделениях или отсутствие ответственного за одну из основных управленческих функций;

Результатом анализа системы управления и производственной структуры должны стать выводы о соответствии структуры существующим экономическим условиям и целям, на которые ориентирована деятельность предприятия, а также о наличии причин для проведения организационных преобразований на предприятии.

Сложившаяся организационная и производственная структуры предприятия служат объективной основой для определения накладных расходов предприятия, связанных с реализацией общих функций управления и содержанием отдельных подразделений и служб, выполняющих ряд общих задач. К накладным относят общехозяйственные расходы и расходы по управлению предприятием. Рассчитанные таким образом расходы используются затем при анализе затрат (пример - таблица 4.3.6.1 из [13]).

7. Анализ эффективности использования трудовых ресурсов и используемой системы оплаты труда

Выполнение данного раздела обязательно вне зависимости от темы дипломного проекта, однако степень детализации анализа и выполняемые этапы необходимо соотносить с темой дипломного проекта.

Задачи выполнения данного раздела:

- изучение и оценка обеспеченности предприятия и его структурных подразделений трудовыми ресурсами в целом и по категориям;

- анализ текучести кадров и причин ее возникновения;

- объективная оценка эффективности использования трудовых ресурсов (состояния и динамики рабочей силы, использования рабочего времени, производительности и рентабельности труда);

- анализ эффективности используемой системы оплаты труда и распределения прочих средств, направляемых на потребление;

- оценка факторов, влияющих на изменение эффективности использования трудовых ресурсов;

- выявление и оценка резервов повышения эффективности использования трудовых ресурсов

Начинают анализ с оценки количественного и качественного состава кадров, его укомплектованности и движения, применения на предприятии трудовых норм и нормативов, форм и систем оплаты труда. Данные о численности и структуре работающих могут быть представлены в таблице (пример - таблица4.3.7.1 из [13]). При ее заполнении необходимо внимательно отнестись к выделению категорий персонала. Например, при анализе небольшого магазина обычно выделяют - административно-управленческий персонал, служащих (продавцов), вспомогательный персонал, а при анализе крупной транспортной организации - административно-управленческий персонал, основной и обслуживающий персонал (водители и ремонтники), служащих, инженерно-технических работников, младший обслуживающий персонал и т.п. Непромышленный персонал выделяется только при наличии у организации собственной социальной сферы - дома отдыха, детские сады, медицинские учреждения и т.п подразделения, обслуживающие сотрудников данной организации.

Данные о квалификационном составе только руководителей и основных специалистов, характеризующие работников по полу, возрасту, стажу работы по специальности и соответствие квалификации работника роду работ, могут быть представлены, например, в виде таблицы 4.3.7.2 из [13].

Для оценки степени использования рабочего времени проводится анализ баланса рабочего времени (пример - таблица 4.3.7.3 из[13]).

Количество выходных дней (у организации) необходимо уточнить по календарю, законодательству и распоряжениям администрации предприятия. Далее рассчитать полезный фонд рабочего времени и выявить основные факторы, повлиявшие на его изменение. В будущем дипломном проекте на основе этого анализа можно предложить мероприятия, способствующие сокращению потерь рабочего времени.

Здесь же желательно произвести факторный анализ изменения выпуска продукции (услуг) в зависимости от трудовых показателей (численности работающих, продолжительности смены, полезного фонда рабочего времени, выработки и т.д.)

Для рабочих мест, на которых планируется существенное изменение условий труда или изменение объемов работ необходимо выполнить фотографию рабочего времени. Для этого можно использовать пример - таблица 4.3.7.4 из [13]) и рассчитать коэффициенты использования рабочего времени, потерь, а также возможный прирост производительности труда при устранении потерь рабочего времени.

Далее необходимо описать используемую систему оплаты труда и оценить эффективность ее использования. Определить среднюю зарплату в целом по предприятию и отдельным группам работающих (там, где имеется дефицит рабочей силы или очень низкая квалификация персонала), сравнить ее с уровнем оплаты труда в регионе в целом или на соответствующих должностях. Необходимо оценить динамику роста производительности труда и заработной платы и сделать вывод о соответствии уровня и системы оплаты труда экономическим условиям предприятия или о необходимости их изменения. При анализе уровня оплаты труда необходимо использовать фактические значения. Аппеляция к тому, что зарплата выдается «в конверте» недопустимо, так как это нарушение законодательства РФ. Необходимо также иметь в виду, что по законодательству РФ заработная плата сотрудника, работающего на полную ставку, не может быть ниже прожиточного минимума в регионе. В случае выявления такой ситуации необходимо обратиться в трудовую инспекцию, а также предусмотреть в проектной части соответствующее повышение уровня оплаты труда.

Анализ затрат на производство и реализацию продукции (услуг)

Данный раздел является одним из основных в отчете. Практиканту необходимо четко понять тип рассматриваемого предприятия, систему налогообложения, применяемую на предприятии и использовать специальную терминологию при обозначении статей затрат.

Для грамотного выполнения данного раздела необходимо тщательно изучить ПБУ «Расходы организации», а также главы 25 и 26 НК РФ, а затем проанализировать данные бухгалтерского и управленческого учета организации. Необходимо понимать, что в состав затрат торговых и некоторых других видов предприятий входят и затраты на закупаемый для перепродажи товар. В этом случае затраты группируются - отдельно затраты на закупку товаров, отдельно собственные затраты предприятия (для торговых предприятий - издержки).

Применение на ряде предприятий упрощенной системы налогообложения (УСН и ЕНВД), накладывает определенные особенности на статьи расходов, их названия четко оговорены в ст. 26 Налогового кодекса РФ.

Необходимо иметь в виду, что кафедрой принято решение о введении обязательных для всех дипломников специальных параметров, которые необходимо учитывать при проведении расчетов. Эти параметры сообщаются студентам на организационном собрании и вписываются в задание на дипломный проект. В частности такими параметрами могут быть ставки налогов, что приведет к отклонению величины затрат и прибыли, рассчитываемых в дипломных проектах, от их фактических значений на предприятии. Учет этих параметров позволяет исключить использование ранее защищенных дипломных проектов.

Основной задачей раздела «Анализ затрат» является выявление резервов снижения затрат, а также систематизация исходных данных для проведения плановых расчетов в проектной части будущего диплома. Поэтому обязательной составляющей является анализ структуры и динамики затрат, а также выявление доли переменных и постоянных затрат. Кроме этого, для отдельных тем и направлений рекомендуется также провести анализ удельных затрат (на рубль реализованной продукции или товара), анализ себестоимости отдельных видов продукции, более детально рассмотреть структуру и динамики материальных, трудовых, накладных затрат.

Анализ структуры и динамики затрат можно провести на основе таблицы 4.3.8.1. из [13]. При этом сравнивают фактические затраты отчетного и предыдущего периодов. В случае отсутствия данных предыдущего периода, можно провести сравнение с плановыми значениями. В процессе анализа выявляют, по каким статьям затрат произошёл наибольший перерасход и как это изменение повлияло на изменение общей суммы переменных и постоянных расходов.

Для практикантов, тема дипломных проектов которых связана со снижением затрат, проведение факторного анализа затрат является обязательным (см. таблицу 4.3.8.2 из [13]). В заключении обязательно определить резервы снижения затрат на производство и реализацию продукции (услуг).

Анализ прибыли и рентабельности (финансового состояния)

Это раздел является так же наиболее важным в отчете и обязательным для всех. Для бюджетных организаций (медицинские или образовательные учреждения, таможня и т.п.) в качестве доходов используются величина средств, поступающих из бюджета и средств, поступающих от оказания услуг на коммерческой основе. Допустимо рассчитывать бюджетную прибыль (например, для таможни) как разницу между доходами бюджета, получаемыми от функционирования данной организации (подразделения) и расходами бюджета на ее содержание.

Прежде чем выполнять данный раздел, необходимо проанализировать налоговый режим, в рамках которого действует организация, тщательно изучить налоговый кодекс (те главы, которые касаются уплачиваемых организацией налогов). Необходимо учитывать ежегодное изменение коэффициентов при расчете ставок налогов и параметров, задаваемых кафедрой. Затем изучаются данные аналитического учета по счету 90 (Прибыли и убытки), данные налогового учета, форма 2 баланса предприятия.

В процессе анализа прибыли изучается динамика финансового результата по видам деятельности и факторы, на нее повлиявшие. Необходимо проанализировать структуру прибыли по доходам от обычных видов деятельности и прочих поступлений. Необходимо проанализировать структуру коммерческих и управленческих расходов и их влияние на величину прибыли фирмы.

Пример таблицы данных для анализа динамики прибыли и рентабельности показан в таблице 4.3.9.1 из [13]. Для предприятий разного типа и разных систем налогообложения названия статей могут меняться и (или) частично отсутствовать или добавляться. Практикант обязан грамотно подойти к данному вопросу и знать отличительные особенности рассматриваемого предприятия.

Для крупных организаций необходимо более детально показать порядок формирования балансовой прибыли, разбив прочие доходы и расходы по соответствующим составляющим (внереализационные, операционные, проценты по кредиту и т.п.). Для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения, используется терминология, соответствующая ст. 26 Налогового Кодекса РФ ( доходы, расходы, превышение доходов над расходами). Практикант обязан грамотно составить таблицу, применяя общепринятую терминологию.

Студентам, темой которых является прибыль, необходимо проанализировать дополнительно использование чистой прибыли и провести факторный анализ чистой прибыли.

Анализ рентабельности целесообразно проводить как в динамике за ряд анализируемых периодов, так и в сопоставлении с аналогичными фирмами. Необходимо рассчитать рентабельность продукции (услуг), а также рентабельность расчетную либо удельную (для торговли и общественного питания). Желательно также рассмотреть и рентабельность капитала. Проанализировав данные в динамике, желательно, а для дипломных проектов, связанных с повышением рентабельности, обязательно сделать факторный анализ рентабельности.

Анализ экономической безопасности предприятия, соблюдения коммерческой тайны

Так как выполнение данного раздела имеет существенные отличия для отчетов, выполненных на базе предприятий разных отраслей, то ниже приводится краткая схема выполнения данного раздела. Практикант выбирает те составляющие безопасности, которые существенно влияют на анализируемый бизнес.

Экономическая безопасность бизнеса обусловлена способностью предпринимателя постоянно анализировать состояние и перспективы надежности существующих у него компонентов бизнеса, которые могут быть подвержены риску утраты и следовательно привести к убыткам разного вида. Рассмотрим эти основные компоненты:

Материальные активы: основные средства, в том числе находящиеся в аренде и безвозмездном пользовании, оборудование, машины, рабочий и продуктивный скот, зелёные насаждения, недвижимость (земельные участки, здания, сооружения, нежилые помещения и т.п.), сырьё, материалы, полуфабрикаты, комплектующие изделия, наличные средства и средства в банках, дебиторская задолженность ( включая выданные кредиты, займы, ссуды и товары под реализацию и в кредит). Они могут быть похищены, испорчены, разрушены, заражены вредными веществами. Следовательно, во всех разделах анализа необходимо отметить надежность охраны данной собственности, в том числе: средства охраны, потенциальные конкуренты (по видам деятельности, по месту производства продукции и оказания услуг) с учётом степени криминализации их бизнеса, состояние защиты окружающей среды в районе деятельности (источники повышенной опасности и целесообразность продолжения бизнеса). Чистота приватизации имущества фирмы с целью надёжности дальнейшего вложения капитала. Устойчивость бизнеса собственника арендуемого предприятием имущества и качество арендного договора (в том числе наличие его государственной регистрации).

Анализируется устойчивость бизнеса обслуживающего банка по признакам своевременности перечисления средств и возведения формальных препятствий к использованию собственных платёжных средств фирмы (зачисление средств день в день, перечисление средств в течении одного, 3-5 дней или более).

Определяются дефицитные на рынке сырье и материалы, имеющихся на предприятии, способы их упаковки, приёмки, доставки (с полной ответственностью перевозчика), хранения, передачи и качества использования в производство, оперативность .

Сотрудники предприятия, работающие по договорам подряда, поручения, возмездного оказания услуг; лица, постоянно контактирующие с сотрудниками фирмы. Как правило, в анализируемом предприятии можно определить одного или нескольких сотрудников, от которых зависит вся деятельность предприятия (это ключевые сотрудники, обладающие исключительным характером связей, неохотно передающих информацию о своей деятельности с кем-либо из других сотрудников и, как правило, не уходящих из-за этого в отпуск более чем на неделю (незаменимых людей нет)). Такое поведение - это угроза бизнесу, хотя эти люди этого не осознают, т.к. она может исходить, вроде бы даже и не от них. Конкуренты анализируют ключевые фигуры бизнеса на своём сегменте рынка и стараются исключить их из игры на этом рынке разными, в том числе и законными способами (переманивание, создание невыносимых условий по месту проживания или деятельности и т.п.). Необходимо проанализировать категории сотрудников фирмы, которые при производстве и оказании услуг подвергается постоянному дополнительному риску при осуществлении своих функций: кассиры предприятия (в т.ч. водители, собирающие выручку); мастера, получающие плату за услуги по месту её оказания; экспедиторы, мастера, работающие с ценными материалами, в т.ч. драгоценными изделиями. Желательно проанализировать и предложить как мероприятие, если есть необходимость, прогнозировать возможность увольнения ключевых работников по разным причинам, возможности их травматизма, болезни или смерти.

Далее выявляется наличие плана подготовки и повышения квалификации кадров, степень охвата им всех работников, возможность взаимозаменяемости работников с учётом обеспечения конфиденциальности информации по бизнесу. Данная ротация кадров позволяет предотвратить совершение мошеннических операций, т.к. сотрудник изучил слабые стороны в процедурах работы на своём рабочем месте, но боязнь обнаружения своих махинаций последующим работником остановит его. Кроме того, сотрудники будут испытывать чувство удовлетворения от изменения вида деятельности (ликвидация монотонности труда). Возможно необходимо внедрить страхование работников и рабочих мест, обеспечить «скамейку запасных» из бывших работников, в том числе пенсионеров, договорников, студентов, школьников старших классов.

Информационная безопасность - одна из важнейших составляющих безопасности бизнеса. Здесь необходимо проанализировать степень её доступности, непрерывности и закрытости. Особенно важно своевременно проводить очистку рабочих мест от излишней бумажной и дискетной (дисковой) информации и жесткой памяти компьютеров от оперативной конфиденциальной информации (перевод нужной для последующей работы и анализа информации на дискеты и другие не доступные для конкурентов и контрольных органов средства памяти). Желательно выявить наличие лишних (в т.ч. игровых) программ, мешающих полностью использовать память компьютера в интересах коммерческой деятельности фирмы. Для быстрого ввода в действие выбывшего из строя основного компьютера должен быть запасной, размещённый в другом месте, который может быстро на себя взять все выполняемые работы основным.

Анализ экономических интересов бизнеса обеспечивает изучение пересечения интересов анализируемого бизнеса предприятия во взаимоотношениях с государством, физическими и юридическими лицами при оформлении отношений поставок, реализации, инвестиций и платежей важны с позиций качества его документационного обеспечения.

Изучаются взаимоотношения фирмы с государственными и общественными контрольными органами и органами государственного управления, которые должны строиться исключительно на принципах документационного обеспечения, включающего в себя обязательное оформление всех документов в соответствии с требованиями стандартов: заполнение всех реквизитов, своевременность отправления и фиксация времени отправления. Далее анализируются взаимоотношения с партнёрами по бизнесу, что предусматривает подробное изложение всех разделов договорных документов, проверка подлинности уставных документов другой договаривающейся стороны, полномочий подписывающего лица и наличие у них соответствующих документов, удостоверяющих личность.

Исходя из перечисленных выше и других факторов, определяющих эффективность экономической безопасности бизнеса сформулируем её критерии оценки:

наличие в уставных документах и приказах руководителя ссылок на виды коммерческой информации и перечня лиц, имеющих к ней доступ, а также наличие в контрактах с этими лицами данного пункта о сохранении коммерческой тайны;

определён ли круг лиц, которые определяют виды информации, являющейся коммерческой тайной и определяющих сроки её хранения; (дипломник должен предложить, если этого нет, какие виды информации на данном предприятии можно отнести к коммерческой тайне и обосновать этот перечень;

есть ли инструкции для лиц, владеющих коммерческой информацией: порядок доступа (разрешения, пропуска), хранения (где и у кого) и использования (для каких целей);

наличие процедур заключения хозяйственных и других типов договоров с предприятиями (предпринимателями) - партнёрами по обеспечению коммерческой тайны в совместной деятельности. Данные вопросы особенно касаются кредиторов, которым бизнесмены передают значительные объёмы информации о своём бизнесе, в том числе носящей конфиденциальный характер;

произведена ли оценка стоимости имеющейся коммерческой информации по следующим параметрам:

а) затраты на создание информации или её приобретение ( если фирма сама создала данную информацию, например, перечень заказчиков или поставщиков, то можно оценить, во сколько это обойдётся если поискать ( купить, запросить) её на стороне;

б) если информация в настоящее время не является коммерческой тайно и возможен доступ к ней многим лицами (водители автомашин, снабженцы, другие работники могут спокойно скачать информацию с компьютера и продать её конкуренту, либо увольняясь взять эту информацию для предложения будущему работодателю и т.п.), то данную информацию надо оценить с позиции возможной упущенной выгоды, которая может быть вызвана её хищением;

в) потеря базы данных после хищения является разновидностью потерь бизнеса в форме прямого ущерба. Потери рассчитываются в стоимости её восстановления;

г) возможная потеря информации, являющейся достоянием совместной деятельности с партнёрами по бизнесу ведёт к необходимости расчёта также и морального ущерба бизнесу, а также судебные издержки.

Выводы

На основе проведённого комплексного технико-экономического анализа практикант кратко формулирует состояние предприятия на текущий период, динамику по сравнению с базовым годом, выявленные недостатки, вскрывает резервы и намечает основные направления улучшения работы предприятия, которые формулируются и обосновываются в виде конкретных мероприятий. Эти мероприятия ложатся в основу проектной части дипломного проекта, где и ведется их экономический расчет и планируется деятельность предприятия с учетом внедрения мероприятий. Направление мероприятий должно обеспечивать основную задачу, сформулированную в теме дипломного проекта.

Дневник практики

Дневник практики должен отражать выполнение практикантом этапов программы практики. Ведение дневника и своевременное его заполнение - обязательно. Примерная структура дневника показана в Приложении 4. В столбце 4 обязательно наличие подписи руководителя практики от предприятия по каждому виду работы, кроме строки 8 (там расписывается руководитель практики от кафедры). В этом столбце он также может проставить имеющиеся у него замечания.

Оформление отчета

Отчет по преддипломной практике оформляется на нелинованных листах белой писчей бумаги формата А4 (210-297), сброшюрованных в папку.

Оформление текста с применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ согласно ГОСТ 2.004 (шрифт Times New Roman №14 через 1,5 интервала).

Текст должен быть напечатан с одной стороны листа черным шрифтом. Опечатки, описки и неточности, обнаруженные в процессе выполнения отчета, допускается исправлять закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста черной ручкой. Повреждения листов текстовых документов, помарки и следы не полностью удаленного прежнего текста не допускается.

Объем отчета должен быть не менее 30 листов, исключая титульный лист, оглавление, дневник практики, список литературы и приложения. Страницы пояснительной записки нумеруются арабскими цифрами в правом нижнем углу, начиная со следующей страницы после титульного листа, на которой ставится цифра 2. Нумерация страниц документа и приложений, входящих в состав этого документа, должна быть сквозная.

Отчет состоит из титульного листа, содержания, текстовой части, списка литературы и приложений, дневника практики. Титульный лист оформляется по установленной форме, приведенной в Приложение 3. Он должен быть подписан студентом, руководителем практики от предприятия. Подпись руководителя практики от кафедры проставляется после проверки отчета при выставлении оценки в ведомость.

Текстовая часть оформляется по ГОСТ 7.32 - 2001. Текст отчета не должен выходить за границы рамки, обеспечивая удобное считывание листов в сброшюрованном виде. При наложении этой рамки на страницу образуются поля. Размер левого поля - 30 мм, правого - 10 мм, верхнего и нижнего - 20 мм. Абзацы в тексте начинают с отступом равным 15 мм.

Основная часть разбивается на ряд разделов в соответствии с п.2 данных Методических указаний. Каждый из разделов в свою очередь может быть разбит на подразделы. Более подробные требования к оформлению изложены в п. 3 Методических указаний по дипломному проектированию [13], их выполнение является строго обязательным.

Литература