Система влияния закона информативности-упорядоченности в ООО "Лавианта"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Процесс жизнедеятельности природы и общества предстает перед нами в виде явлений, имеющих определенную взаимосвязь и обусловленность. Повторяющиеся, устойчивые и необходимые связи и отношения между явлениями считаются объективными законами и закономерностями. Жизнедеятельность организаций протекает так же, как и общества, подчиняясь действию законов, частных, общих и всеобщих (универсальных). Между этими группами законов есть определенная взаимосвязь и взаимообусловленность. Как общие, так и частные (не юридические) законы организации имеют определенную иерархию и взаимосвязь. Успешная деятельность организации зависит также от целого ряда других закономерностей, свойственных ее специфике, условиям, обстановке и другим обстоятельствам.

Законы жизни организаций проявляют себя не сиюминутно, ежечасно и мгновенно. Проходит значительный период времени, прежде чем руководители организации начинают осознавать, что ряд их управленческих действий привел к противоречию определенным законам, что организация столкнулась с непреодолимыми трудностями в своем развитии. Это обстоятельство требует от руководителей всех рангов как теоретических знаний в области взаимосвязи и обусловленности явлений, так и практического опыта оптимального учета этих взаимодействий. Здесь особенно важную роль играет владение своевременной и точной информацией о сущности происходящего. Без объективной информации о состоянии дел с поставками, производством, финансами и т. д. не может нормально развиваться организация. Следовательно, информация в организации приобретает свойства закономерности. Таким образом, законы и закономерности жизни организаций проявляют себя с различной степенью интенсивности, неотвратимости и взаимосвязи. Быстрота, последствия разрушительных и созидательных явлений и событий в определенной мере зависят от видов организации и сфер их деятельности, форм собственности, методов управления и других хозяйственных и правовых условий. Все организации функционируют на основе действия многих законов. В составе этих законов выделяют 2 группы: I группа - основные (ведущие, основополагающие) законы; II группа - законы второго уровня (они создают условия для всестороннего проявления основных законов). Закон информативности-упорядоченности, рассмотренной в данной курсовой, относится к законам второго уровня. Согласно этому закону, чем большей информацией о внешней и внутренней среде располагает организация, тем большую вероятность устойчивого функционирования она имеет. Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) - коэффициентов пропорциональности.

Таким образом, видно, что закон информативности - упорядоченности имеет очень важное значение в организации работы предприятий, это и помогает в достаточной степени раскрыть всю суть этой работы.

Целью курсовой работы является исследование влияния закона информативности-упорядоченности в ООО «Лавианта».

Исходя из поставленной цели, в работе решались следующие задачи:

- раскрыть понятие закона информативности-упорядоченности;

- провести анализ влияния закона информативности-упорядоченности;

- проанализировать систему влияния закона информативности-упорядоченности в современных организациях;

- проанализировать систему влияния закона информативности-упорядоченности в ООО «Лавианта»;

Объектом курсовой работы является ООО «Лавианта»

Предметом работы является применение закона информативности-упорядоченности в ООО «Лавианта».



1. Закон информированности - упорядоченности

1.1 Понятия «зависимость», «закон», «закономерность»

Зависимость - это связь между переменными входа и выхода. Зависимости могут быть:

* объективными и субъективными. Объективные зависимости формируются независимо от сознания и воли людей. Субъективные - формируются людьми для реализации их целей;

* кратковременными и долговременными. К кратковременным относится, например, зависимость подбора кадров от личных качеств нового руководителя. К долговременным - зависимость прибыли организации от величины устойчивого спроса на ее продукцию;

* моральными и аморальными. Моральные связаны с соблюдением норм поведения человека, а аморальные - с обычаями и традициями, так или иначе нарушающими права человека. Из категории «зависимость» вытекает понятие закона.

Закон - это зависимость, которая зафиксирована в законодательных документах (конституции, законодательных актах и т. д.) и является общепризнанной нормой для большой группы людей и организаций, получила признание и поддержку авторитетных ученых.

Между категориями «закон» и «закономерность» существует взаимозависимость: вновь открытые законы и закономерности служат очередной ступенью познания новых зависимостей и законов.

Развитие и функционирование сложных систем подчиняются ряду закономерностей. К ним можно отнести: закономерности целостности, интегративности, коммуникативности и иерархичности.

Таким образом, закономерность является частью закона. С позиций управления закон или закономерность можно представить как связь целей управления со средствами и методами их достижения.

Законы имеют механизм действия и механизм использования. Механизм действия представляет собой формирование зависимости выходных параметров от входных; определение допустимой инерционности, запаздывания и порога реагирования. Механизм использования - это набор правил и норм для работника, реализующего механизм действия, с указанием перечня его прав и ответственности.

Выявление законов и закономерностей развития организационных систем может идти за счет как анализа большого количества конкретных систем, так и переноса закономерностей, известных в других областях развития на базе принципа универсальности развития сложных систем.

Чаще всего специалисты выделяют две категории законов: законы природы, в том числе природы человеческого общества, и законы, сформулированные людьми. Законы природы объективны, непротиворечивы и нерушимы. А законы, сформулированные людьми, переменчивы, непоследовательны и противоречивы.

Поэтому принято считать, что законы организации - это объективные законы, а законы для организаций - законы субъективные.

Частные (специфические) законы изучаются отдельными естественными науками (физикой, химией, биологией и др.) или науками об обществе (историей, социологией, экономикой и др.).

Кроме писаных законов, определяющих жизнь в обществе, существуют сотни неписаных, неформальных законов, представляющих собой нормы поведения, традиции и привычки.

Применительно к организации закон - это «необходимая, существенная и устойчивая связь между элементами внутренней и внешней среды, обусловливающая их упорядоченное изменение».

Законы организации состоят из общего и особенного. Общая часть имеет механизм действия независимо от географического положения, сферы деятельности организации. Особенное - это часть закона, не меняющая его сути и отражающая особенности организаций как социальной системы.

Законы организации позволяют адекватно оценивать происходящие события и анализировать опыт [1,с 29-30].

1.2 Законы организации

Законы организации имеют в своем составе общее и особенное. Общая часть закона имеет механизм действия независимо от географического расположения, страны, сферы деятельности организации, а особенное - это та часть закона, которая не меняет его сути и отражает особенности организации как социальной системы. (Например, общий уровень культуры и профессиональной подготовки).

Законы играют решающую роль в теории организации, в том числе образуют теоретический фундамент, способствуют переходу от эмпирического подхода к профессиональному, позволяют правильно оценить возникающую ситуацию и анализировать зарубежный опыт.

Законы организации по важности делятся на 2 уровня:

основополагающие (законы синергии, самосохранения, развития);

менее важные (информативности-упорядоченности, единства синтеза и анализа, композиции и пропорциональности, специфические законы социальной организации).

Закон синергии.

Любая организация характеризуется следующими элементами: производительность, заинтересованность, научный потенциал, отношение к внешней среде, микроклимат в коллективе, кадровый потенциал, технический потенциал, перспективы развития, имидж. Они определяют потенциал организации, ее способность к деятельности. Процесс существенного усиления или ослабления потенциала материальной системы называется синергией.

Закон: Для любой организации существует такой набор элементов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов входящих в нее элементов (людей, компьютеров), либо существенно меньше.

Задача руководителя заключается в том, чтобы найти такой набор элементов, при котором синергия носила бы созидательный характер.

Закон самосохранения.

Теоретической основой для анализа общего состояния организации является закон самосохранения.

Закон: каждая материальная система (организация, коллектив, семья) стремится сохранить себя (выжить) и использует для этого весь свой потенциал (ресурс).

В аналитическом виде данный закон имеет следующий вид:

У Ri > У (V1i + V2i), где

Ri - потенциал (ресурс) организации в области i (экономика, политика, финансы и так далее), способствующий ее развитию.

V1i - ресурс внешнего разрушительного воздействия.

V2i - ресурс внутреннего воздействия, стремящегося ликвидировать организацию или нанести ей ощутимый вред.

Таким образом, общая сумма созидательных ресурсов организации должна быть больше суммы внешних и внутренних разрушительных ресурсов. Левая часть в формуле называется “энергией удержания”, а правая - “энергией ликвидации”. Энергия удержания должна быть больше, чем энергия ликвидации. Для анализа положения организации очень важен показатель «уровень самосохранения» (УР). Он вычисляется по формуле: разность ресурсов удержания и ликвидации поделить на суммарный объем ресурсов удержания.

УР= (У-Л / У) * 100%.



Закон развития.

Развитие - это необратимое, направленное, закономерное изменение материи и сознания. Две формы развития - эволюционное (постепенные количественные и качественные изменения, изменение сознания сочетается с изменением материи) и революционное (скачкообразный неосознанный переход от одного состояния материи к другому, либо скачкообразным изменением сознания без соответствующего изменения базиса). Выделяют также прогрессивное и регрессивное развитие.

Развитие организаций обусловлено следующими факторами:

- изменение внешней среды (экономика, политика, этика, культура и др.).

- изменение внутренней среды (перемещения работников, переход на новые технологии и др.).

- потребности и интересы человека и общества (потребность в самовыражении человека, потребность в прибавочном продукте общества и др.).

- старение и износ материальных элементов (оборудования, человека, технологии).

- изменение экологии.

- технический прогресс.

- глобальное состояние мировой цивилизации.

Закон развития: каждая материал система стремиться достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла.

Закон единства анализа и синтеза.

Суть анализа - в разделении целого на части, в представлении сложного в виде простых составляющих. Суть синтеза - в соединении простых составляющих объекта в единое целое. Анализ и синтез в человеческом мышлении сильно переплетаются и не могут существовать друг без друга, поэтому, говоря об единстве анализа и синтеза, мы подразумеваем их неразрывность и взаимодействие в процессе любой мыслительной деятельности.

Закон: каждая материал система (живой организм, социальная организация и др.) стремится настроится на наиболее экономный режим функционирования в результате постоянного изменения своей структуры или функций.

Закон композиции и пропорциональности.

В окружающем нас мире все приспособлено для совместного сосуществования. Все лишнее, избыточное постепенно уходит, а недостаточное постепенно развивается, достигая некоторого временного равновесия - гармонии. Гармония - это естественный эволюционный процесс, происходящий на всех уровнях мировой цивилизации: государств, отраслей, организаций, семьи и даже одного человека. Гармония предполагает наличие совокупности элементов, процессов и их соотносительности (пропорциональности).

Закон: каждая материальная система стремится сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в заданной соотносительности или в заданном подчинении (пропорции).

Этот закон рассматривается на уровне организации и на уровне внешней среды, в которой организация является одним из элементов.

Реализация закона в организации требует обязательного использования набора принципов.

- Принцип планирования: Каждая организация должна иметь обоснованный план деятельности и развития.

- Принцип координации: Каждая организация должна следить за стратегическими, тактическими и оперативными изменениями и вносить соответствующие коррективы в механизм выполнения.

- Принцип полноты: каждая организация должна выполнять весь набор функций производства и управления на своем участке деятельности либо своими силами, либо с помощью привлеченных организаций.

Практика использования закона состоит в обоснованном выборе необходимых элементов организации и обеспечение требуемой их пропорции [2,с 87].

1.3 Закон информативности-упорядоченности

Формулировка закона информированности-упорядоченности. «Каждая система (социальная или биологическая) стремится получить как можно больше достоверной, ценной и насыщенной информации о внутренней и внешней среде для устойчивого функционирования (самосохранения)».

Для успешной реализации закона руководители должны:

формировать для конкретного задания оптимальный набор требуемых характеристик информации;

находить или создавать свои источники с требуемыми характеристиками информации;

повышать квалификацию своих сотрудников;

внедрять передовые информационные технологии.

Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные - это сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и назначения. Управленческая информация - это данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение. Информация здесь рассматривается как часть данных.

Следовательно, любой организации существует информационная среда управления, которая включает:

собственно информацию;

средства технического обеспечения - компьютеры, телефоны, факсы;

применяемую технологию;

организацию документооборота;

персонал, занятый управлением информационной средой.

Главным элементом информационной среды управления является информация, а основной целью - обеспечение работников организации необходимой информацией в нужное время. При этом необходимо отделить ценную информацию от пустой, чтобы проанализировать текущее состояние объекта управления и выработать правильное решение.

Для того чтобы, информация оказала реальную пользу организации, она должна быть упорядочена:

по содержанию: экономическая, производственная, правовая и т.д.

по назначению: для одной цели, для нескольких целей, для одного человека, для нескольких людей и т.д.

по характеру закрепления информации: фиксируемая, не фиксируемая, на бумажных носителях, на электронных носителях;

по времени: оперативная, текущая.

Грамотное управление информационной средой включает управление слухами, иначе повышается риск появления дезинформации, угрожающей целостности организации как системы. Организация должна стремиться к воспитанию у работников лояльности, а также, по возможности, информировать работников об интересующих их вопросах в средствах внутреннего вещания, информационных бюллетенях и т.д. Можно последовать примеру японских компаний, в которых существует должность информатора по бытовым и общефирменным вопросам. Любой работник может получить у информатора ответы на интересующие вопросы, например, почему его коллега не вышел на работу, сколько детей в семье руководителя компании и т.п.

Выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость .[5, с191]. Объем информации рассматривается с двух сторон: как объем символьной и воспринимаемой информации.

Объем символьной информации - это количество букв, знаков или символов; он обычно выражается в символах или байтах.

Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Он зависит от таких факторов как символьный объем, форма представления (текст, графика, формулы, звук), временной интервал на обработку и сложность информации, текущее состояние объекта управления (актуальность, изменение состояния объекта).

Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:

информационная избыточность - повышает качество решения, но увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Может применяться для принятия важных решений;

субминимальный уровень является индивидуальным для конкретного человека и отражает тот объем информации, при котором данный человек еще может принять обоснованное решение;

недостаток информации (информационный голод) препятствует принятию правильного решения и увеличивает вероятность провала для организации.

Достоверность информации - это отношение реальных сведений к общему объему информации в процентах. Достоверность также имеет три уровня: абсолютный (100%); доверительный (более 80%); негативный (менее 80%).

Достоверность зависит от следующих факторов:

организация документооборота. Чем меньше людей в нем участвуют, тем выше будет достоверность информации;

время прохождения информации. Достоверная, но поздно поступившая информация может стать ложной (курсы акций на бирже).

Достоверность можно повысить путем обработки большего объема информации с применением эффективных методик или алгоритмов (обрабатывая информацию с доверительным и даже с негативным уровнем достоверности).

Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительскую стоимость, и выражается в снижении затрат на принятие правильного решения. Ценность информации может быть рассмотрена на четырех уровнях:

нулевой - информация, которая повторяет уже известные характеристики объекта управления или представляет ненужные для принятия решения характеристики;

средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более чем на 10%) - ее создают специалисты, работающие добросовестно, но без особого интереса;

высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза) - имитационные модели, дающие руководителю возможность оценить последствия при различных вариантах решения;

сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз) - связана с маркетинговыми исследованиями и инновациями; может иметь криминальный источник.

Насыщенность информации - соотношение полезной и пустой (фоновой) информации. Фоновая информация позволяет лучше воспринимать полезную (профессиональную) информацию, так как улучшает настроение, поднимает эмоциональный уровень, заранее настраивает на нужный лад. Без фоновой полезная информация звучит или выглядит «сухо» и воспринимается с трудом, но не стоит использовать слишком большой объем фоновой информации иначе полезная информация будет частично или полностью пропущена. В связи с общим увеличением объемов поступающей отовсюду информации организации стремятся к повышению насыщенности информации. Насыщенность имеет следующие уровни: высокий (80-100%); нормативный (50-80%); низкий (менее 50%).

Открытость информации - возможность предоставления ее различным контингентам людей. В зависимости от открытости выделяются три вида информации:

секретная информация (государственная тайна) связана с интересами всего общества и государства, поэтому имеет наибольшие ограничения на использование (информация об организации обороны страны). Такая информация может быть особой важности, совершенно секретной, секретной и т.п.;

конфиденциальная информация (для служебного пользования) может отражать интересы общества или группы людей. Ее использование также ограничено. Как правило, конфиденциальная информация является высокоценной (повышение эффективности в несколько раз) или содержит сведения о потенциале организации (методы изучения рынка, список деловых партнеров, метод ценообразования, способ производства);

публичная (открытая) информация также отражает интересы общества и людей, но в отличие от остальных видов ее использование не ограничено.

Уровни развития составляющих информационной среды управления должны взаимно соответствовать. При большом несогласовании составляющих информационной среды управления друг другу информационный процесс становится неэффективным (эффект отрицательной синергии).

Основная задача информационной среды управления - доведение до конкретного работника нужной информации в нужное время.

Обобщающим показателем конечной информации как ресурса является эффективность ее использования.

Каждый уровень характеристики информации имеет стоимостный эквивалент, поэтому расчет эффективности может производиться сравнением вариантов используемых уровней характеристик информации.

Информатизация управления вносит коррективы в существующие формы управленческого труда и расширяет их состав. Она способствует усилению позитивного действия законов и принципов управления, в первую очередь законов, свойственных управлению в целом. К таким законам относятся: закон единства систем управления, закон соотносительности управляющей и управляемой систем, закон пропорциональности производства и управления, закон экономии времени, закон экономии интеллектуальной энергии, закон перехода от административных к организационным методам управления.

Информационная среда, ввиду ее важности, является объектом управления, наряду с персоналом, финансами и т п.

Для того чтобы принимаемое руководителем решение было в полной мере обоснованным, используемая для этого информация должна быть высокой или средней ценности, абсолютно достоверной, средней насыщенности и сочетающей элементы открытости и конфиденциальности.

Информационная среда организации подчиняется действию закона информированности-упорядоченности. Упорядоченность - это гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.п., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) - коэффициентов пропорциональности.

Три варианта действия закона информированности - упорядоченности

Согласно первому варианту руководитель и подчиненные ничего не знают о законе информированности-упорядоченности. Персонал будет стремиться собрать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др., не думая о ее упорядоченности и объеме. Этот процесс достаточно дорогой, кроме того, организация может получить ложную информацию и принять ее как руководство к действию. Результатом станут убытки.

Результат стихийного действия закона. На этот процесс может уйти много финансовых ресурсов, кроме того, компании могут подбросить ложную информацию, которая, несомненно, будет принята.

Второй вариант: руководитель знает о законе, а его подчиненные не знают. Наиболее неблагоприятный вариант для руководителя. Работники как и в первом варианте будут стремиться сообщить руководителю как можно больше сведений о конкурентах, рынках сбыта и др. Руководитель должен просмотреть всю информацию и выбрать все самое важное, при этом велика вероятность что-то пропустить. При наступлении неблагоприятных последствий подчиненные будут во всем винить руководителя.

Третий вариант: руководитель и подчиненные знают о законе информированности-упорядоченности. Как и во многих других случаях, результат действия закона при всеобщей информированности будет самым благоприятным. Все работники в рамках своих полномочий и ответственности собирают, обрабатывают информацию, делают выводы и сообщают об этом заинтересованному специалисту компании. При такой системе сбора данных и информации явно бесполезная информация и дезинформация, скорее всего, будет отсеяна и не пойдет на более высокие уровни организации.

Следствие из закона информированности-упорядоченности

Следствие 1. «Достижение максимальных значений всех характеристик информации приводит к дезинформации ».

Существует естественное максимальное стремление человека и компании приобрести больше информации абсолютно достоверное, сверхвысокой ценности, да и еще секретной. Это приводит к большим затратам финансовых средств, информационной избыточности, криминальным источникам, к перенасыщению информации цифрами, таблицами, графиками и т.д. В результате создаются проблемы обработки, хранения и оценки полученной информации.

Следствие 2. «Информированность работника после достижения ею критического уровня переходит в его компетентность» [5, с204].

Хорошо скоординированные каналы для продвижения информации в организации практически гарантируют поступление к работникам и работодателям необходимой им информации и снижение ее неопределенности. Таким образом, следование закону информированности-упорядоченности заставляет руководителей создавать источники информации, развивать их, обеспечивать коммуникации, повышать квалификацию работников, внедрять передовые информационные технологии.

Грамотное обращение с информацией позволяет организации расширить свои знания. Знания мы считаем высшим уровнем обработки данных: если информация - это обработанные данные, то знания - это обработанная информация.

Поэтому, руководитель должен создать работникам условия для получения информации.

Закон требует от руководителей создания и развития источников информации, организации повышения квалификации своих сотрудников, внедрения передовых информационных тех, в том числе автоматизированных рабочих мест.

Высокая степень происходящих во внешней среде требует ускорения обучения и усвоения знаний в большем объеме, как для индивидов, так и для организаций. Знания нужны организациям для развития ключевых компетенций, которые характеризовались бы длительным существованием и, одновременно, гибкостью. С точки зрения ресурсного подхода конкурентные преимущества организации определяются не только положением на рынке, но и состоянием дел в самой компании, а, точнее, обеспеченностью некоторой комбинацией критически важных ресурсов.

Ресурсы должны создавать ценность для покупателей, быть оригинальными по сравнению с конкурентами, трудно заменяемыми и трудно имитируемыми[5, с79].

Знания следует считать одним из наиболее ценных ресурсов современной компании, а трудность его имитации при соответствующей защите способствует повышению конкурентных преимуществ.

Организация должна стремиться к получению знаний не только о своей внешней среде, но и внутренней. «Внутренние» знания позволяют лучше понять, какие виды деятельности могут стать ключевыми компетенциями, следовательно, в чем заключается конкурентное преимущество компании.

Еще одно необходимое требование к процессу приобретения знаний организацией заключается в том, что их следует приобретать быстрее, чем конкуренты.

Получается, конкурентоспособная организация должна быть «обучающейся» (“learning” organization). Принимая во внимание взгляды ряда зарубежных исследователей, таких как Х. Виссема, А. Дж. ДиБелла и И.К. Невис (A.J. DiBella & E.C. Nevis), Б. Думейн (B. Dumaine) Хэнди и Ренеш (C. Handy & J. Renesch), можно сказать, что обучающаяся организация - это организация, которая создает условия для постоянного обучения и совершенствования мастерства всех своих работников, и в результате сама также находится в процессе постоянного самосовершенствования.

Наиболее известная концепция «обучающейся организации» П. Сенге основана на пяти основных дисциплинах или «умениях»: совершенствование личности, интеллектуальные модели, общее видение (миссия), групповое обучение и системное мышление.

В настоящее время на первое место выходит более продвинутая концепция - концепция «мыслящей» организации.

Дж.Г. Стоунхауз (G.H. Stonehouse) определяет мыслящую организацию (intelligent organization) как организацию, «которая обучается и управляет знаниями по-умному»[5, с22-235].

Преимущество мыслящей организации перед обучающейся заключается в процессе управления знаниями, их создании и преобразовании.

Мыслящая организация основана на способности мыслить и обучаться. Способность мыслить включает в себя сбор данных и информации, способность рассуждать, быстроту понимания. С точки зрения организации, способность к мышлению зависит от способности получать информацию, манипулировать ей, анализировать и делать выводы, рассуждать и учиться, а также генерировать новые знания. Способность мыслить и знания организации постоянно развиваются, причем скорость развития зависит от способности организации учиться. Обучение является длительным и непрерывным, а также активным и сознательным процессом. Сознательность данного процесса позволяет увеличивать его скорость. Организационное обучение и организационные знания основаны на индивидуальных знаниях, на что указывают японские исследователи А. Нонака и Г. Такеучи (I. Nonaka & H. Takeuchi), а также американские М. Кроссан, Г. Лейн и Р. Уайт (M. Crossan, H. Lane, R. White)[5, р6], которые анализировали взаимодействие индивидуального и коллективного обучения.



2. Применение закона информированности-упорядоченности на примере ООО «Лавианта»

2.1 Общая характеристика ООО «Лавианта»

Торгово-закупочная компания ООО «Лавианта» создана учредителем для ведения предпринимательской деятельности с целью удовлетворения общественных потребностей и извлечения прибыли.

Основной целью деятельности общества является - обеспечение конкурентоспособности выпускаемой продукции, удовлетворение спроса потребителей на продукты питания.

Общество с ограниченной ответственностью «Лавианта», создано в соответствии с действующим гражданским законодательством Российской Федерации, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.98 г., на основании решения учредителя от 23 сентября 2004 г. Учредителем является предприниматель Курский Сергей Викторович. Срок деятельности ООО «Лавианта» не ограничивается во времени.

Компания является коммерческой организацией, существующей в организационно-правовой форме общества с ограниченной ответственностью.

ООО «Лавианта» является юридическим лицом по законодательству России и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные права, нести обязанности , быть истцом и ответчиком в суде.

Рабочим языком Общества является русский язык. Все документы, связанные с деятельностью составляются на рабочем языке.

Адрес юридического лица и местонахождение: Россия, Омская область, 644031, г.Омск, ул.Омская 13.

Основной целью деятельности компании является получение прибыли. Для достижения целей, компания ООО «Лавианта» осуществляет свою деятельность в следующих направлениях:

оптовая торговля пищевыми продуктами;

оптовая торговля безалкогольными напитками;

оптовая торговля алкогольными напитками, включая пиво;

розничная торговля прочими пищевыми продуктами; розничная торговля безалкогольными напитками;

розничная торговля алкогольными напитками, включая пиво;

создание оптово-розничных торговых подразделений и предприятий;

Основную долю в общем количестве розничных продаж продуктов питания составляет реализация минеральной воды (от местных производителей), реализация кондитерской продукции как местных производителей (Кондитерский дом «Сладонеж»), так и импортного производства - шоколадные изделия, сахарные изделия («Рондо», «Скиттлс», «Тюнс» и т.д.), корма для животных. ООО «Лавианта» осуществляет внешнеэкономическую деятельность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Компания вправе заниматься и другими видами деятельности, если они не противоречат действующему законодательству Российской Федерации.

2.2 Оценка экономического состояния ООО «Лавианта»

С целью исследования основных показателей производственно-хозяйственной деятельности проведем анализ основных технико-экономических показателей, сделав акцент на анализе себестоимости и прибыли. Основные технико-экономические показатели деятельности ООО «Лавианта» рассчитаны на основе данных бухгалтерской отчетности и приведены в табл. 2.2.1.



Таблица 2.2.1 - Анализ технико-экономических показателей ООО «Лавианта» за 2009-2011гг.

Показатели	Годы	Абс. откл. по годам	Темп роста по годам, %
	2009	2010	2011	2010 к 2009	2011 к 2010	2010 к 2009	2011 к 2010
1.Выручка от реализации продукции (услуг), тыс. руб. (стр.010 Ф.№2)	83789	89295	105793	5506	16498	106,6	118,5
2. Себестоимость продукции (услуг), тыс. руб. (стр. 020 Ф.№2)	43208	51689	55473	8481	3784	119,6	107,3
3. Прибыль от продаж, тыс.руб. (стр.050 Ф.№2)	11928	15642	50320	3714	34678	131,1	321,7
4. Стоимость основных фондов, тыс. руб. (стр. 120 Ф.№1)	4276	4331	3747	55	-584	101,3	86,5
5. Затраты на 1 руб. реализованной продукции, руб.	0,52	0,58	0,52	0,06	-0,05	112,3	90,6
6. Рентабельность продукции, %	14,2	17,5	47,6	3,0	4,0	-	-
7. Среднесписочная численность работников, чел.	23	26	30	3	4	113,0	115,4
8. Среднегодовая производительность труда, тыс.руб.	3643	3434	3526	3	4	94,3	102,7

В 2011г. наблюдается существенное увеличение прибыли от основной деятельности (в 3,2 раза). Данный прирост обусловлен превышением темпов роста выручки от реализации над себестоимостью, а также отсутствием в 2010г. управленческих расходов.

информативность упорядоченность закон организация

2.3 Характеристика трудовых ресурсов ООО «Лавианта»

Рациональное использование персонала предприятия - непременное условие, обеспечивающее бесперебойность производственного процесса и успешное выполнение производственных планов.

Анализ трудовых ресурсов включает в себя изучение обеспеченности предприятия и его структурных подразделений персоналом по количественным и качественным параметрам; оценку экстенсивности, интенсивности и эффективности использования персонала; выявление резервов более полного и эффективного использования персонала предприятия; лояльности персонала по таким ключевым аспектам, как готовность продолжать деятельность в организации и преданность ее интересам.

Проведем анализ численности, состава и структуры персонала, определим уровень квалификации, оценим динамику и причины движения рабочей силы в компании ООО «Лавианта» .

Структура персонала по категориям работников ООО «Лавианта» за 2010-2011 гг. представлена в таблице2.3.1.

Таблица 2.3.1 - Структура персонала по категориям работников ООО «Лавианта»

Показатели	2010 г	2011 г	Абсолютное отклонение	Темп прироста %
	Чел.	%	Чел.	%
Среднесписочная численность ППП, всего, в т.ч:	26	100	30	100	4	+15
-руководители	3	11	4	13	1	+33,3
-специалисты	6	23	8	27	2	+33,3
-служащие	17	66	18	60	1	+5,9

В соответствии с таблицей2.3.1. состав работающих по категориям персонала ООО «Лавианта» изменился не значительно.

В 2011 г. среднесписочная численность персонала по предприятию составила 30 человек: руководителей - 4 человек, специалистов - 8, служащих - 18.

Удельный вес руководителей в общей численности персонала -13 %, специалистов- 27% и служащих - 60 %, следовательно, большую долю на предприятии составляют служащий персонал, непосредственно осуществляющие поручения руководителя в процессе реализации товаров.

Половозрастная структура трудовых ресурсов ООО «Лавианта» за 2010-2011 гг. представлена в таблице 2.3.2.

Таблица 2.3.2 - Половозрастная структура работников ООО «Лавианта»

Возраст	2010 г	2011 г.
	Мужчины	Женщины	Мужчины	Женщины
20-24	2	1	3	2
25-29	3	3	4	3
30-34	4	5	5	4
35-39	2	1	2	2
40-44	1	2	2	2
45-65	2	-	1	-
Итого	14	12	17	13

В соответствии с таблицей 2.3.2 в 2011 г - большая часть персонала приходится на работников в возрасте 30-34 года - 9 человек, а также 6 человек в возрасте 25 - 29 года. Преобладание специалистов возраста 30-34 года, в том числе в сфере управления - говорит о высокой производительности труда руководящего звена. Структура персонала по половому признаку ООО «Лавианта» в 2011 г. представлена в таблице 2.3.3.

Таблица 2.3.3 - Структура персонала по половому признаку, 2011 г.

Показатели	Абсолютные значения, чел.	Удельный вес, %
Численность персонала, всего в т.ч.:	30	100
- мужчины	17	57
- женщины	13	43

Удельный вес мужчин в общей численности персонала составляет 57 %, женщин - 43 %. ООО «Лавианта» в основном специализируется на реализации продуктов питания (минеральная вода, шоколадная продукция, кондитерских изделий и т.д.), соотношение мужчин немного больше из-за преобладания мужских вакансий( торговые представители, грузчики).

В современных условиях эффективность использования трудовых ресурсов, улучшение качества и структуры реализации товаров продукции зависят как от количества работающих, от уровня их квалификации, так и от психологического климата в коллективе. Состав трудовых ресурсов по уровню образования ООО «Лавианта» за 2010-2011 гг. представлен в таблице 2.3.4.

Таблица 2.3.4 - Состав трудовых ресурсов по уровню образования ООО «Лавианта»

Образование	2010 г	2011 г
Высшее	13	19
Среднее техническое	6	5
Среднее специальное	7	6
Всего:	26	30

На основании данных, приведённых в таблице 2.3.4., уровень образования персонала на предприятии в течении двух анализируемых лет изменился. Основную часть составляют работники с высшим образованием. Доля лиц со среднетехническим образованием достигает 17 % от общего числа работников, а со среднетехническим - 20%. Значительное влияние на результаты оказывает специфика деятельности ООО «Лавианта».

Следует отметить, что на предприятии постоянно действуют курсы по повышению квалификации рабочих. В связи с чем, процесс подготовки вновь прибывших работников осуществляется как посредством производственных инструктажей, так и на курсах повышения квалификации. Структура трудового стажа персонала предприятия представлена в таблице2.3.5.



Таблица 2.3.5 - Структура по трудовому стажу работников ООО «Лавианта

Трудовой стаж	Руководители	Специалисты	Служащие
До 1 года	-	2	4
1-5 лет	1	3	5
6-10 лет	2	2	4
11-15 лет	1	1	3
16-20 лет	-	-	-
21 и более	-	-	2

В соответствии с таблицей 2.3.5, со стажем работы в управлении свыше 5 лет - работающих 75 %. Средняя продолжительность стажа служащих - 1-5 лет; специалистов 5-7 лет. Повышение квалификации осуществляют в основном путем посещения тренингов, курсов повышения квалификации.

Таким образом, приведенные данные свидетельствуют о том, что в ООО «Лавианта» основную часть персонала составляют рабочие, непосредственно осуществляющие процесс реализации товаров. На предприятии преобладание молодых квалифицированных специалистов, что говорит о высокой производительности труда. Следует отметить, что на предприятии осуществляются постоянно действующие курсы и тренинги по переподготовки и повышению квалификации специалистов и работников сферы продаж.

Для характеристики движения рабочей силы рассчитаем и проанализируем показатели движения рабочей силы за 2010-2011 г., представленные в таблице 2.3.6.

Таблица 2.3.6 - Расчет показателей движения рабочей силы ООО «Лавианта»

Показатели	2010г.	2011г.	Абсолютный прирост
1 Состояло работников на начало периода, чел.	26	30	+4
2 Принято всего, чел.	6	4	-2
3 Выбыло всего, чел, в т.ч.:	2	1	-1
а) по собственному желанию;	1	1	-
б) переведено на другие предприятия	-	-	-
в)уволено за нарушение трудовой дисциплины;	1	-	1

За 2011 г. на ООО «Лавианта» было принято 4 человека, 1 человека по собственному желанию.

В соответствии с таблицей 2.3.6, коэффициент текучести кадров по сравнению с предыдущим годом снизился, и стал приближен к нормальному уровню, равный 3,3 %. Коэффициенты оборота по приему и выбытию снижаются, что свидетельствует о тенденции к по-стоянству кадров. Коэффициент замещения рабочей силы меньше 1, что означает, что число принятых работников не возмещает число выбывших.

Таким образом, проанализирую показатели трудовых ресурсов можно сделать вывод о том, что число новых работников растет, так же увеличивается количество молодых специалистов с высшим образованием. В компании проводится тренинги и курсы по повышению квалификации, что привлекает новых сотрудников при устройстве на работу.

Таким образом, можно сделать вывод что в 2011 г. среднесписочная численность персонала по предприятию составила 30 человек: руководителей - 4 человек, специалистов - 8, служащих - 18. Большая часть персонала приходится на работников в возрасте 30-34 года - 9 человек, а также 6 человек в возрасте 25 - 29 года. Преобладание специалистов возраста 30-34 года, в том числе в сфере управления - говорит о высокой производительности труда руководящего звена. Доля работников с высшим образованием увеличивается - 46% (зам. директора по финансам, начальник продаж, бухгалтер, операционист ). В целом это оказывает положительное влияния на деятельность организации, так как занимаемые должности в основном являются руководящего с торгового персонала.

Коэффициент текучести кадров по сравнению с предыдущим годом снизился, и стал приближен к нормальному уровню, равный 3,3 %. Коэффициенты оборота по приему и выбытию снижаются, что свидетельствует о тенденции к по-стоянству кадров. Коэффициент замещения рабочей силы меньше 1, что означает, что число принятых работников не возмещает число выбывших.

Таким образом, происходит постоянное движение кадров, вызываемое естественными причинами: люди стареют, уходят на пенсию, на смену им приходят молодые специалисты. Текучесть кадров наблюдается по следующим профессиям: грузчики, торговые представители, сторожа.



3. Анализ применения закона информативности- упорядоченности в ООО «Лавианта»

Вся информация, которая публикуется или транслируется о деятельности фирмы, проходит утверждение у руководства и осуществляется через работника отвечающего за рекламу. Деятельность отдела рекламы по взаимодействию с представителями средств массовых информаций, строится на основании этих трех принципах: Профессионализм, оперативность, открытость!

ООО «Лавианта» руководствуется тем, что доходчивость информации выше при одновременном использовании нескольких форм подачи одной и той же информации. Информация о фирме и ее продукции публикуется в различных городских средствах массовой информации, на телевидении, размещена на сайте компании, информационных стендах и листовках.

Для сотрудников фирмы создан специальный портал, где каждый работник может оперативно узнать всю необходимую информацию. Вся входящая и исходящая информация в фирме регистрируется в специальных электронных журналах и передается исполнителям работниками канцелярии.

Для успешной работы компании сотрудники должны иметь возможность получения доступа к более полному объему информации, необходимому для работы. Для этого руководителю необходимо проводить следующие мероприятия: повышать квалификацию сотрудников, внедрять передовые информационные технологии, активизировать рекламную деятельность.

3.1 Повышение квалификации работников ООО «Лавианта»

Система подготовки, переподготовки и повышение квалификации рабочих кадров, действующая на предприятии осуществляется на основании стандарта предприятия, составленного на основании «Типового положения о непрерывном профессионально-экономическом обучении». Эта система устанавливает формы и методы подготовки, переподготовки рабочих кадров, повышение квалификации, формирование у них высокого профессионализма, современного экономического мышления, умения работать в новых экономических условиях.

На предприятии организуются следующие виды обучения персонала, обеспечивающие его непрерывность:

- подготовка новых работников;

- переподготовка работников;

- повышение квалификации работников;

- повышение квалификации специалистов.

Проанализируем данные по количеству работников, которые повысили квалификацию, прошли подготовку и переподготовку в учебных заведениях и непосредственно в компании.

Таблица 3.1.1 - Обучение персонала

Показатели	2010 г Чел.	2011 г Чел.
Руководители	1	2
Специалисты	3	4
Служащие	4	6
Всего:	8	12

Из данных таблицы 2.4.1.видно, что на протяжении двух лет обучению персонала предприятия, переподготовке и повышению квалификации уделяется все большее внимание.

3.2 Рекламная деятельность ООО «Лавианта»

Одно из наиболее важных приложений закона информированности-упорядоченности является рекламная деятельность. Как сказал российский предприниматель прошлого века Метцель, основавший первую в нашей стране контору по приему объявлений : «Реклама - двигатель торговли». Реклама - это информация о потребительских свойствах товаров и услуг с целью их реализации и создания спроса на них [2,с 191].

Таблица 3.2.1 - Расходы на рекламу

Наименование	2010 г руб.	2011 г руб.
Наружная реклама(рекламные щиты)	20000	30000
Печатная реклама(«Омская газета»)	5000	7000
Радио реклама (Радио-3)	2000	3000
Всего:	15000	30000

Из данных таблицы 2.4.2. видно, что в 2011 году на рекламу было потрачено больше средств по сравнению с 2011 годом, но это не означает, что объем рекламы увеличился. Увеличение средств было вызвано подорожанием услуг рекламы.

3.3 Применение современных информационных технологий в ООО «Лавианта»

Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления.

В компании каждый работник обеспечен рабочим местом, оборудованным в соответствии с современными требованиями (персональный компьютер с лицензионным программным обеспечением, телефон с выходом на междугороднюю связь, необходимая офисная техника). Для оперативного решения вопросов компания предоставляет сотрудникам возможность использовать сотовую связь формата GSM, ответственные сотрудники компании обеспечены ноутбуками.

В целях организации взаимодействия между структурными подразделениями компании все рабочие места сотрудников объединены в локальную вычислительную сеть с выходом в Интернет по выделенному каналу, что обеспечивает возможность оперативного обмена информацией между структурными звеньями компании, службами Заказчика, поставщиками и другими взаимодействующими организациями.

В целях осуществления работы в строгом соответствии с действующей нормативно - правовой базой все сотрудники компании имеют доступ к корпоративной версии системы «Комерция», которую широко используют в работе.

Программное обеспечение для автоматизации бухгалтерского учета «1С» с приложениями позволяет оперативно вести учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, осуществляемых компанией. Внедрение в повседневную деятельность сетевой версии «1С» позволяет руководящему звену компании иметь оперативную информацию о доходах и расходах, хозяйственной деятельности. В компании постоянно ведется анализ финансово-хозяйственной деятельности, работа по сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, анализ денежных и материальных потоков. Для решения задач делопроизводства, документооборота широко используется весь спектр офисных приложений «Windows». Специализированные задачи решаются при помощи графических редакторов «Adobe Photoshop», «Corel Draw».

Имеющееся программное обеспечение позволяет оперативно обрабатывать любую информацию по исполнению обязательств компании по договорам, как на территории Омской области, так и за ее пределами.



3.4 Предложения и рекомендации

При проведении анализа существующего положения в компании были выявлены следующие проблемы:

Недостаток высококвалифицированных кадров.

Недостаточная рекламная деятельность.

Таблица 3.4.1 - Предложения по устранению проблем

№	Проблемная ситуация	Способы решения
1.	Недостаток высококвалифицированных кадров	1. Проведение курсов по повышению квалификации.2.Подготовка необходимых кадров в специализированных учебных заведениях. 3.Регулярная перерегистрация работников.4.Внедрение автоматизированных обучающих систем.
2.	Недостаточная рекламная деятельность.	1.Разработка новой рекламной кампании. 2.Увеличение расходов на рекламу. 3.Расширить размещение рекламы в прессе и телевидении.

Из таблицы 3.4.1. видно, что перечень предложенных мероприятий принесет положительный результат, существенно повлияет на финансовое благосостояние ООО «Лавианта».



Заключение

Информационная среда, ввиду ее важности, является объектом управления, наряду с персоналом, финансами и т п. Информационная среда управления подчиняется закону информированности-упорядоченности.

Закон: чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения).

Следствие: информированность работника после достижения ею критического уровня переходит в его компетентность.

Поэтому, руководитель должен создать работникам условия для получения информации. Вавилина А. В.

Теория организации. Краткий курс лекций. Учебное пособие, Саратов, 2009. - 150 с. Стр98

Для руководителя не упорядоченная под конкретные задачи информация вместо пользы приносит вред. Задачи директора по логистике требуют одного набора данных, финансовому директору нужны другие сведения, а руководителю, отвечающему за филиалы, - третьи. Чтобы грамотно пользоваться информацией, необходимо знать систему параметров, с помощью которых ведется управление. Нужны не только грамотные менеджеры, но и грамотные программисты, и информационные технологи. Если исходить из потребностей экономического управления, то все те сведения, знания, сообщения, которые помогают решить управленческую задачу, и есть полезная экономическая информация, с помощью которой снижается уровень неопределенности ее исходов. И чем ценнее и полезней информация, тем скорее и с меньшими затратами будет получен результат.

Профессиональное использование закона информативности-упорядоченности, как других законов организации, способствует установлению устойчивых количественных и качественных соотношений между управляющей и управляемой системами. Он составляет часть управленческой технологии организации.

Также следует отметить существование одного из самых важных приложений закона информированности-упорядоченности является рекламная деятельность, так как реклама представляет собой информацию о потребительских свойствах товаров и услуг с целью создания спроса на них и последующей их реализаций.

В ходе выполнения работы я пришла к следующему выводу: наиболее передовые менеджеры осознают, что навыки, которыми работники обладают сегодня, быстро снижаются и устаревают, поэтому следует искать способы восполнения знаний быстро, удобно и дешево.