Коммерческая внешнеэкономическая деятельность

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В данной работе будут рассмотрены вопросы организации международной коммерческой деятельности, этапы деловых переговоров и особенности составления делового протокола.

Международная коммерческая деятельность представляет собой ряд взаимосвязанных операций, обслуживающих международный обмен материальными ценностями и услугами.

Деловые переговоры - достаточно трудоёмкий и длительный процесс, который для удобства всех участников традиционно подразделяется на этапы. Существует уже устоявшееся деление на пять этапов, принятое в международной деловой среде.

Протокол - свод норм и правил, регламентирующих порядок проведения мероприятий на высшем уровне. Это одна из важнейших частей международного делового этикета, складывающегося на протяжении веков. Знание основ делового протокола необходимо каждому дипломату и государственному служащему, особенно занимающемуся международными вопросами.

В конце работы приведено тестовое задание на знание основных моментов предмета «Внешнеэкономическая деятельность».

1. Международная коммерческая деятельность

Международная коммерческая деятельность представляет собой ряд взаимосвязанных операций, обслуживающих международный обмен материальными ценностями и услугами. Для того чтобы совершить такой обмен, необходимо:

а). Найти покупателя;

б). Заключить с ним сделку-договор, в котором оговариваются все условия;

в). Исполнить договор.

Такие действия носят коммерческий характер, а когда сделка осуществляется с иностранными контрагентами, то она рассматривается как внешнеэкономическая деятельность фирмы.

Внешнеэкономический комплекс любой страны составляет совокупность отраслей, подотраслей, объединении, предприятий и организаций, систематически производящих и реализующих экспортные ресурсы всех пилон, потребляющих импортные товары (услуги) и осуществляющих все виды внешнехозяйственной деятельности.

Внешнеэкономическая деятельность реализуется на уровне как государственных органов власти и управления, так и хозяйственных организаций. В первом случае она направлена на установление межгосударственных основ сотрудничества, создание правовых и торгово-политических механизмов, стимулирующих развитие и повышение эффективности эко комических связей; во втором - на заключение и исполнение контрактов и иных договоров и пределах гражданского права.

Основными направлениями внешнеэкономической деятельности возмездного характера являются внешнеторговая деятельность, технико-экономическое и научно-техническое сотрудничество.

Внешнеторговая деятельность представляет собой обмен товарами в вещественно-материальной форме и услугами, связанными с осуществлением товарооборота.

Технико-экономическое сотрудничество включает содействие в области промышленного и гражданского строительства и предоставление услуг инженерно-технического характера.

Внешнеэкономическая деятельность в сфере научно-технического сотрудничества представляет собой обмен достижениями науки и техники и совместное осуществление научно-технических работ.

Внешнеэкономическая деятельность может также осуществляться путем вывоза капитала за рубеж с целью получения предпринимательской прибыли, а также для участия в операциях на иностранных фондовых и валютных рынках.

Экономические связи с зарубежными фирмами и организациями реализуются путем проведения коммерческих операций, т.е. определенных технических приемов по подготовке и проведению торгового сотрудничества. В соответствии с основными направлениями внешнеэкономической деятельности можно выделить операции по купле-продаже товаров, по технико-экономическому и научно-техническому сотрудничеству.

Необходимой предпосылкой и обязательным условием внешнеторговой деятельности является выполнение целого ряда операций обеспечивающего характера, связанных с продвижением товара от продавца к покупателю, - транспортных, транспортно-экспедиторских и страховых, а также операций, связанных с ведением международных расчетов. Таким образом, внешнеторговые операции охватывают широкий комплекс взаимоотношении экономического, валютно-финансового и правового характера.

Внешнеторговые операции осуществляются на основе заключаемых сделок, Международная торговая сделка является правовой формой, опосредующей международные коммерческие операции.

Под международной торговой сделкой понимается договор (соглашение) между двумя или несколькими сторонами (коммерческими предприятиями, фирмами), находящимися в разных странах, в котором оговариваются условия поставки установленного количества товарных единиц и (или) оказания определенных услуг. Другими словами, сделка считается международной, если в юридическом адресе партнеров по сделке указаны разные государства.

Договор купли-продажи не считается международным, если он заключен между сторонами разной государственной (национальной) принадлежности, коммерческие предприятия (фирмы) которых находятся на территории одного государства (например, между филиалами и дочерними компаниями фирм разных стран, находящимися на территории одной страны).

В то же время договор признается международным, если он заключен между сторонами одной государственной (национальной) принадлежности, коммерческие предприятия которых находятся на территории разных государств.

Такое толкование договора содержится и Конвенции ООН о договорах международной купли-продажи товаров (Венская конвенция 1980 г.) и в Гаагской конвенции о праве, применимом к договорам международной купли-продажи (1985 г.).

Все многообразие сделок в международной торговле классифицируется в зависимости от предмета (объекта) сделки:

а). Купли-продажи товаров;

б). Купли-продажи услуг;

в). Купли-продажи объектов интеллектуальной собственности.

Продукты, обращающиеся на рынке, в том числе и мировом, могут иметь как вещественно-материальную форму, т.е. выступать в качестве товаров, так и форму услуг, или нематериальных ценностей.

Все многообразие товаров, какое создано человеческой практикой и используется в торговом обороте, собрано в Гармонизированной системе описания и кодирования товаров (Harmonized Commodite Description and Coding Sistem), принятой Советом таможенного сотрудничества на основе Конвенции о Гармонизированной системе описания и кодирования товаров (вступила в силу в 1988 г.). В 1990 г. в СССР была принята Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД) СССР, которая в настоящее время используется всеми республиками бывшего СССР. ТН ВЭД РФ построена на базе Гармонизированной системы описания и кодирования товаров и Комбинированной номенклатуры Европейского экономического сообщества.

Более общая, по сравнению с классификацией в ТН ВЭД классификация товаров, обычно приводимая в статистике внешней торговли, делит все товары:

а) На сельскохозяйственное сырье и продовольствие;

б) Топливо, минеральное сырье и металлы;

в). Химические продукты;

г). Машины, оборудование, транспортные средства;

д). Промышленные товары народного потребления.

Понятие и классификация услуг во внешней торговле являются более проблематичными. Это связано с тем, что в последние годы наряду с традиционными для международной торговли услугами (финансовыми, транспортными, страховыми) большое значение приобрели такие специализированные услуги, как проектно-конструкторские, строительно-монтажные, подготовка программного обеспечения и технического обслуживания вычислительной техники и т.д. Классификацию внешнеторговых сделок можно провести также в зависимости от каналов сбыта и характера взаимоотношений между сторонами. В этом случае различаются сделки напрямую, т.е. между производителями и потребителями товаров и услуг, и сделки косвенные, т.е. с участием третьего лица - посредника.

Сделки купли-продажи товаров в материально-вещественной форме являются традиционными для международной торговли и для практики внешнеторговой деятельности фирм нашей страны. По этим сделкам продавец обязуется передать товар в собственность покупателя в обусловленные сроки и на определенных условиях, а покупатель - принять товар и уплатить за него согласованную денежную сумму. Сделки купли-продажи товаров могут присутствовать в качестве составного элемента и в других вилах сотрудничества - технико-экономическом и научно-техническом.

В торговле товарами основными видами операций являются экспортные и импортные. При этом экспортные операции подразумевают деятельность, связанную с продажей и вывозом за границу товаров для передачи их в собственность иностранному контрагенту; импортные - деятельность по закупке и ввозу иностранных товаров для последующей реализации их на внутреннем рынке своей страны.

Товары в материально-вещественной форме являются объектами товарообменных сделок, которые предполагают обмен различными товарами между сторонами сделки. Все виды товарообменных сделок объединяются понятием «встречные сделки».

В международной практике существуют различные классификации встречных сделок. Так, эксперты ООН выделяют три вида сделок: бартерные, торговые компенсационные и промышленные компенсационные.

Специалисты Организации экономического сотрудничества и развития (ОЭСР) делят международные встречные сделки на две категории - торговую компенсацию и промышленную компенсацию. Торговая компенсация определяется как одна краткая операция на небольшую или умеренную сумму, включающая обмен крайне разнородными товарами, обычно органически не связанными между собой. Эта сделка завершается и пределах 36 месяцев. Под промышленной компенсацией понимаются сделки на более крупную сумму, обычно соответствующую продаже промышленного оборудования или готовых предприятий; при этом существует связь между продаваемыми товарами.

Виды международных компенсационных сделок можно представить следующим образом.

Товарообменные и компенсационные сделки на безвалютной основе предполагают оплату поставок в товарной форме, когда продажа одного или нескольких товаров одновременно увязывается с покупкой другого товара и расчеты в денежной форме не производятся. Такие сделки различаются по срокам и характеру поставок и могут осуществляться и единовременно, и с длительным сроком исполнения.

Сделки с единовременной поставкой делятся на бартерные и с прямой компенсацией. Бартерные сделки предусматривают обмен согласованных количеств одного товара на другой. В соглашении либо указывается количество взаимопоставляемых товаров, либо оговаривается сумма, на которую стороны обязуются поставить товары. При определении стоимости взаимопоставляемых товаров оценка делается на основе мировых цен с учетом расходов на товародвижение, хотя иногда встречается и отход от текущих цен мирового рынка. Бартерные сделки предусматривают, как правило, практически одновременную поставку согласованных товаров в указанные пункты назначения, разрыв между поставками не превышает одного года.

Одна из наиболее серьезных проблем, которую необходимо урегулировать в бартерном контракте, заключается в сведении к минимуму риска несвоевременного получения стороной, поставившей свои товары первой, товаров от контрагента. Поэтому необходимо специально создать механизм, позволяющий обеспечить интересы сторон в этом аспекте.

Прямая компенсация также предполагает взаимную поставку товаров

равную стоимости без расчетов в валюте. Отличие от бартерной сделки состоит в том, что стороны согласуют цены на взаимопоставляемые товары. В такой сделке фигурируют, как правило, не два товара, а несколько. В результате переговоров партнеры вырабатывают два списка взаимопоставляемых товаров и прилагают их к компенсационному соглашению как его неотъемлемую часть. В отличие от бартерных сделок в прямых компенсационных соглашениях может предусматриваться неконвертируемое денежное сальдо, которое должно быть израсходовано в стране кредитора. По срокам взаимные поставки практически совпадают. Такого рода сделки обычно заключаются между универсальными торговыми фирмами, экспортно-импортными фирмами, оптовыми и розничными фирмами разных стран, выступающими с широкой номенклатурой предлагаемых на рынке изделий.

Все остальные взаимоувязанные сделки сохраняют лишь внешнюю форму безденежного обмена. Фактически же все операции в рамках этих сделок обслуживаются деньгами.

Товарообменные соглашения с длительными сроками исполнения заключаются обычно крупными компаниями со своими контрагентами. Эти соглашения оформляются в виде общих протоколов, содержащих списки взаимопоставляемых товаров. На основе протоколов стороны впоследствии заключают серии отдельных контрактов. В некоторых соглашениях весь товарообмен определяется «в общем виде», т.е. поставки и встречные поставки не увязываются с конкретными сделками.

Товарообменные соглашения могут принимать различную форму. Так, базовые соглашения применяются крупными компаниями, имеющими на зарубежных рынках самостоятельные подразделения. Во избежание множества отдельных сделок по встречным закупкам фирма заключает базовое соглашение с какой-либо одной организацией в стране-импортере, которое позволяет ей сгруппировать все встречные закупки на длительный период. При расчетах по базовым соглашениям используется специально разработанный банковский механизм, осуществляющий безвалютные расчеты по взаимным обязательствам.

Соглашения о товарообмене на основе писем-обязательств предполагают обмен списками товаров, в которых партнеры взаимно заинтересованы (обычно на период 3-5 лет). Определив номенклатуру товаров, стороны в письмах-обязательствах указывают общее количество товаров, подлежащих обмену. Письмо-обязательство не содержит условий о ценах на отдельные товары, не дает каких-либо прав каждому партнеру и не определяет их обязательств. Обычно конкретное количество взаимопоставляемых товаров определяется в ходе переговоров, проводимых в конце года, предшествующего году поставки. Цены и сроки поставок могут согласовываться ежеквартально или 1-2 раза в год. Письма-обязательства не требуют безусловной увязки поставок одной стороны с отдельными встречными закупками на протяжении обусловленного периода. Продажа и закупка товаров осуществляются обеими сторонами независимо друг от друга, но с условием, что годовой объем продаж товаров в каждом направлении остается в рамках предусмотренного общего объема товарооборота.

Протоколы о товарообмене служат для подписавших их сторон основой достижения сбалансированного взаимного товарообмена в течение определенного установленного периода, при этом предусматривается последовательное расширение ассортимента продаж и закупок.

Компенсационные сделки на коммерческой основе предполагают встречную поставку товаров в течение установленного срока (периода) на основе либо только контракта купли-продажи, либо контракта купли-продажи и прилагаемых к нему соглашений о встречных или авансовых закупках. Эти сделки имеют согласованный механизм финансовых расчетов при наличии товарных и финансовых потоков в каждом направлении. При этом финансовые расчеты между сторонами могут осуществляться как путем перевода иностранной валюты, так и через урегулирование взаимных клиринговых претензий.

Договоры купли-продажи, используемые в компенсационных сделках, не отличаются от договоров обычной купли-продажи, поскольку используется тот же механизм расчетов.

Компенсационные сделки на коммерческой основе бывают кратко- и среднесрочными и подразделяются на три вида:

1. Краткосрочные компенсационные сделки;

2. Сделки по встречным закупкам;

3. Сделки по авансовым закупкам.

Каждый конкретный вид сделки основан на определенной договорной форме.

Трехсторонняя компенсационная сделка предполагает участие в ней посредника и третьей стороны. Встречная поставка осуществляется в третью страну, а экспортеру платит получатель товара (как правило, в конвертируемой валюте). Платежные операции по такой сделке обычно осуществляются переводом платежей с использованием посредника. Схема сделки выглядит следующим образом. Крупная фирма поставляет из другой страны товары партнеру, не имеющему для оплаты свободно конвертируемой валюты. Этот партнер поставляет товары в третью страну (обычно с расчетами в клиринговой валюте), а их получатель переводит деньги выбранному посреднику. И хотя посредник получает средства платежа в клиринговой валюте, сам он производит платеж в пользу первой фирмы в конвертируемой валюте, вычитая из этой суммы свои комиссионные.

Условием таких сделок является возможность посредника использовать клиринговые платежи для собственных закупок в третьих странах или продавать клиринговые валюты.

Под встречными закупками понимаются коммерческие сделки, заключенные в виде нескольких связанных контрактов. При этом экспортер соглашается в рамках своих договорных обязательств приобретать товары и услуги у импортера в пределах согласованной доли своих поставок. От краткосрочной компенсации этот вид сделки отличается тем, что она основывается на двух или нескольких контрактах, в которых содержатся обязательства каждого партнера уплатить наличными за полученные поставки.

Встречные закупки завершаются различным образом. Так, параллельные сделки предполагают подписание двух раздельных контрактов: одного - на первоначальный экспорт, второго - на встречную закупку. Иногда эти два раздельных контракта связывает базовый контракт, который только фиксирует обязательство экспортера осуществить в течение определенного периода (2-5 лет) встречную закупку у импортера, но не содержит перечня товаров и не определяет их количество, устанавливая только общую стоимость закупок.

Джентльменское соглашение не содержит имеющих законную силу обязательств экспортера в отношении встречной закупки, хотя предполагается, что он согласен закупить товары у импортера в не установленном количестве. Такого рода сделки практикуются между фирмами развитых стран, и они связаны обычно с правительственными закупками военной техники и оборудования для атомных станций.

Соглашения с передачей финансовых обязательств (типа «свитч») предполагают передачу экспортером своих обязательств по встречной закупке третьей стороне, обычно крупной торговой фирме. Эти сделки позволяют экспортеру избавиться от реализации товаров по встречной закупке, если он в них не нуждается.

Авансовые закупки представляют собой параллельную встречную сделку, но проведенную в обратном порядке. Экспортер обязуется приобрести товары у фирмы-импортера в обмен на ее обязательство закупить впоследствии эквивалентный объем товаров экспортера. Стороны подписывают контракт об авансовой закупке, который содержит положение, предусматривающее, что экспортный контракт будет подписан позднее. Компенсационные сделки на основе соглашений о производственном сотрудничестве предполагают, что поставки промышленного оборудования будут оплачиваться встречными поставками товаров, производимых с помощью закупленного оборудования. Такие сделки могут осуществляться в разных видах. Так. крупномасштабные долгосрочные компенсационные соглашения с обратной закупкой товаров предусматривают обычно поставку комплектного оборудования с предоставлением долгосрочных кредитов, с оплатой путем последующих компенсационных встречных поставок (обратных закупок) конечной или связанной продукции - сырья, материалов, готовых изделий и других товаров, производимых на построенном и введенном в эксплуатацию предприятии.

Сделки о «разделе продукции» обычно заключаются на основе соглашении сторон о строительстве промышленных объектов, преимущественно «'под ключ». Эти сделки предусматривают оплату строительства предприятия поставками производимой на нем продукции в установленной пропорции. Обычно эта доля составляет от 20 до 40% производимой построенным предприятием продукции. Такие сделки получили широкое распространение в добывающей промышленности развивающихся стран в рамках соглашений о сотрудничестве по разработке природных ресурсов с крупными фирмами.

Сделки «развитие-импорт» заключаются главным образом в обрабатывающей промышленности и предполагают, что встречные поставки продукции с построенных предприятий будут покрывать затраты иностранной фирмы - поставщика комплектного оборудования и услуг.

Выкуп устаревшей продукции - еще один вид товарообменных операции. Касается он прежде всего машинно-технических изделий: автотранспортной, дорожно-строительной техники, сельскохозяйственных машин, а в последние годы и самолетно-вертолетной техники. Инициатором таких операций выступает обычно импортер. Если экспортер предлагает импортеру приобрести у него новые машины, то импортер ставит обязательным условием выкупить у него устаревшую технику. Конечно, речь идет о технике одного профиля. При этом выкупаемая техника может быть произведена другой фирмой, а не той, которая предлагает новую. Переговоры о продаже новой техники и о выкупе старой идут одновременно, одновременно согласуются и цены на новые и старые товары, контракты на продажу и выкуп могут быть подписаны отдельно, а может быть составлен и одни контракт. Импортеру такие операции очень выгодны, так как он снижает свои валютные затраты и избавляются от старой техники. Экспортер, выкупивший старую технику, стремится извлечь из нее максимальную выгоду. Обычно техника ремонтируется и предлагается для продажи другим покупателям, чаше всего в развивающиеся страны, как техника «бывшая в употреблении» '.

Поставки на комплектацию также являются товарообменной операцией. При этой сделке импортер крупного оборудования, например комплектного, ставит непременным условием покупку изготовителем у заказчика части оборудования или приборов для комплектации и передает ему заранее составленный список таких деталей. Заказчик обычно мотивирует это условие тем, что его отечественное оборудование удобнее для эксплуатации, чем иностранное, хотя на самом деле это может быть вызнано желанием сэкономить валюту. Предметом контрактов поставок на комплектацию может быть любое сложное комплектное оборудование и установки, а комплектующие приборы и детали - это в основном стандартные двигатели, насосы, аккумуляторы и т.д.

Ряд сделок по купле-продаже товаров носит специфический характер. Это сделки, совершаемые на особых рынках - товарных биржах, международных аукционах и торгах.

2. Этапы деловых переговоров

Деловые переговоры - достаточно трудоёмкий и длительный процесс, который для удобства всех участников традиционно подразделяется на этапы. Существует уже устоявшееся деление на пять этапов, принятое в международной деловой среде. Итак, вот они - этапы деловых переговоров, которые необходимо тщательно изучить прежде, чем приступать к дискуссиям.

Первый этап - это так называемый протокол. С этой стадии обе (или более) стороны начинают свою встречу в заранее оговоренном месте. Стороны обмениваются официальными приветствиями. Если это командные переговоры, многие наверняка незнакомы между собой лично, так что по протоколу именно сейчас необходимо представиться. Именно от первой стадии зависит чаще всего, насколько удачными будут последующие этапы деловых переговоров.

Последующую стадию можно обозначить как «опрос». Здесь стороны обмениваются информацией и обсуждают возникающие вопросы. Целью этой стадии для обеих сторон, как правило, является совместное выявление сильных и слабых сторон сложившегося положения. Именно в это время большинством будут сделаны и закреплены основные выводы относительно ситуации.

Заключение сделки - так называют третье и самое важное звено переговоров, ради которого собственно и нужны остальные этапы деловых переговоров. На данной стадии стороны обмениваются предложениями, ищут компромиссы, идут на взаимные уступки. Под конец, если всё проходит гладко, уже можно говорить об итогах происходящих переговоров. Хотя, разумеется, впереди ещё две ступени, так что было бы неправильным расслабиться!

Четвёртый этап называется «закрытие переговоров». Здесь происходит финальное утверждение позиций сторон и выводов, которые были достигнуты на предшествующих стадиях. Будьте бдительны, даже если до этого всё шло по определённому пути, на этом периоде переговоров многое может поменяться. Вы же не знаете, какие козыри партнёры до этой поры могли держать в рукаве! Но, впрочем, как раз здесь вы можете показать и собственные козыри.

Наконец, наступает пятый этап. Эта стадия называется «принятием», поскольку именно в этот период стороны достигают окончательного согласия. Бывает, разумеется, и такое, что переговоры требуется перенести или повторить. Такое решение тоже принимается именно на последней стадии - на этапе принятия решения.

Техника ведения профессиональных деловых переговоров представляет собой процесс, состоящий из четырех последовательных этапов.

Уровень лиц, участвующих в переговорах, и их компетентность является решающим фактором при обсуждении принципиальных вопросов. До начала переговоров полезно выяснить организационную структуру фирмы, положения и компетентность представителей на переговорах.

Все виды деятельности подготовительного этапа ведения переговоров можно объединить в четыре группы.

Первая группа деятельности связана с инициативой проведения и составление плана переговоров. Она предусматривает:

а). Предварительный анализ участников переговоров, темы и ситуации;

б). Определение задач переговоров для удержания инициативы в их проведении;

в). Выбор стратегии и тактики ведения переговоров;

г). Подготовку подробного плана проведения переговоров с четкой программой действий для обеспечения взаимосвязи между видами деятельности, объемами работ, количеством и качеством необходимой информации;

д). Определение временных рамок, расходов на подготовку и реализацию планов с привлечением соответствующих сотрудников.

Вторая группа деятельности связана с оперативной подготовкой переговоров.

Она предусматривает:

а). Сбор материалов, куда входит: поиск возможных источников информации (о личных контактов, аналитических исследований, публикаций и т.д.);

б). Определение предварительных критериев отбора материалов;

в.) Формирование материалов и информации, которые могут быть использованы в подготовке переговоров;

г). Отбор и систематизацию материалов, имеющих существенное значение для подготовки и проведения переговоров;

д). Анализ собранного материала, который позволит определить взаимосвязь явлений, создать определенную систему, сделать выводы, подобрать аргументацию и свести все воедино;

е). Подготовку рабочего плана переговоров, где собран материал, идеи и соображения, выдвинутые задачи и требования (то есть стратегия и тактика), компоновка в единое логическое целое, что составляет окончательный вариант структуры ведения переговоров.

Третья группа деятельности связана с процессом редактирования. Она включает:

а). Контроль подготовки переговоров, предусматривающий шлифование и последующую доработку деловой беседы, в первую очередь, заключительных положений;

б). Представления окончательной формы ведения переговоров, которая предусматривает, прежде всего, сжатость и четкость представленных предложений и выводов.

Четвертая группа деятельности связана с обработкой процесса ведения переговоров. Она включает:

а). Кажущуюся репетицию;

б). Устную репетицию;

в). Репетицию ведения переговоров в форме диалога с собеседником.

Второй этап общего алгоритма профессиональных переговоров представляет собой собственно процесс ведения переговоров. Он состоит из пяти фаз, задача которых формировать соответствующие принципы.

Первая фаза - начало ведения переговоров. Задачами данной фазы являются:

а). Установление контакта с партнерами;

б). Создание приятной атмосферы для ведения переговоров;

в). Привлечение внимания;

г). Пробуждение интереса;

д). «Перехват», в случае необходимости, инициативы в процессе переговоров.

Для создания благоприятного климата в начале переговорного процесса необходимо не выпускать из виду некоторые важные мелочи, в частности, следует пользоваться ясными, сжатыми и содержательными вступительными словами и объяснениями; обращаться к собеседникам по имени; иметь соответствующий внешний вид; проявлять уважение к личности партнера и т.п.

Вторая фаза - передача информации. Она должна выполнять следующие задачи:

а). сбор специальной информации по проблемам, требованиям и пожеланиям б). Партнера и его организации (фирмы);

в). Выявление мотивов и целей партнера;

г). Передача запланированной информации;

д). Формирование основ для аргументации или предварительной проверки правильности узловых пунктов собственной аргументации;

е). Анализ и проверка позиции партнера;

ж). Предварительное определение направлений последующей деятельности, которое в конечном итоге упростит последнюю фазу - принятие решений.

Третья фаза - аргументация.

На этой фазе формируется предварительная мнение, определяется позиция по данной проблеме, которая устраивает обе стороны. Здесь можно попробовать изменить, в случае необходимости, уже сформированное мнение (позицию), закрепить то, что уже сформировалось, изменилось ли, на новую мысль. На этом этапе можно устранить или смягчить противоречия, которые были до переговоров или возникли в процессе их проведения, критически проверить собственные положения и факты, изложенные партнером.

Различают следующие виды аргументации:

а). Доказательную аргументацию - необходимость проверки, точными ли являются собственные сводки, или правильными являются собственные выводы, нет ли в собственной аргументации противоречий, можно ли привести подходящие примеры и сравнения;

б). Контраргументацию - необходимость проверки, не появляются ли противоречия; нет ли фактов или предложений партнера, которые можно оспорить, или не приведен ли неудачный пример (сравнение), или не сделал ли партнер ложного заключения; или не слишком ли просто представил партнер проблему, или не вытекает ли из этого необходимость показать другую сторону, или не дал ли партнер неправильную оценку и др.

Для достижения успеха в переговорах в аргументации необходимо использовать правила культуры и этики проведения:

а). Следует оперировать простыми, ясными, точными и убедительными понятиями;

б). Темп и способы аргументации следует выбирать с учетом особенностей характера и привычек партнера;

в). Аргументация должна быть корректной по отношению к партнеру;

г). Следует избегать неделовых выражений и формулировок, которые затрудняют восприятие сказанного, но в целом речь должна быть образной, а доводы - наглядными.

Четвертая фаза - опровержение аргументов партнера. Важнейшими задачами данной фазы являются:

а). Разграничение отдельных возражений относительно субъектов, объектов, места, времени и последствий;

б). Приемлемое объяснение высказанных или невысказанных возражений, замечаний, сомнений;

в). Нейтрализация замечаний партнера, если для этого есть возможности, опровержение возражений партнера.

Во время решения указанных задач следует придерживаться логической структуры опровержения замечаний и аргументов партнера, в частности:

а). Локализовать каждое замечание или аргумент;

б). Проводить анализ замечаний;

в). Выявлять истинные причины;

г). Выбирать тактику опровержения;

д). Выбирать метод опровержения;

е). Проводить оперативное опровержение замечаний.

Пятая фаза - принятие решений.

К основным задачам данной фазы можно отнести:

а). Достижения основной, или, в худшем случае, запасной (альтернативной) цели;

б). Обеспечение благоприятной атмосферы в конце переговоров;

в). Стимулирование партнера к выполнению намеченных действий;

г). Составление всеобъемлющего резюме переговоров, понятного для всех участников, с четко выделенным основным выводом;

д). Подписание соглашения по результатам переговоров.

Деловая часть переговоров завершается превращением интересов партнера на окончательное решение (принимается на основе компромисса).

Если ход переговоров был позитивным, то на завершающей стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые рассматривались в процессе переговоров, и, что особенно важно, характеристику тех положительных моментов, по которым достигнуто соглашение сторон. Это позволит добиться уверенности в том, что все участники переговоров отчетливо представляют суть основных положений будущего соглашения, у всех складывается убеждение в том, что в процессе переговоров, достигнут определенный прогресс. Целесообразно обсудить перспективу новых встреч.

В случае отрицательного исхода переговоров необходимо сохранить субъективный контакт с партнером за переговорами. В данном случае акцентируется внимание не на предмете переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих сохранить деловые контакты в будущем.

Итак, следует отказаться от подведения итогов по тем разделам, где не было достигнуто положительных результатов. Желательно найти такую тему, что представляет интерес для обеих сторон, что поможет разрядить ситуацию и создать дружественную, непринужденную атмосферу прощания.

Протокольные мероприятия являются неотъемлемой составляющей переговоров, они несут значительную нагрузку в решении поставленных на переговорах задач и могут либо способствовать успеху, либо, наоборот, быть причиной неудачи.

Деловой протокол охватывает широкое поле своей деятельности: это организация встреч и обслуживание переговоров, ведение записи бесед, обеспечение сувенирами, форма одежды, культурная программа и т.п. Для решения этих вопросов целесообразно создать в организации протокольную группу (по 2-3 чел.), которая будет заниматься протокольными формальностями.

Анализ итогов деловых переговоров. Переговоры можно считать завершенными, если тщательно и ответственно проанализированы их результаты, приняты необходимые меры для их реализации, сделаны соответствующие выводы для подготовки следующих переговоров.

Анализ итогов деловых переговоров должен проходить по следующим трем направлениям:

1. Анализ сразу после завершения переговоров. Такой анализ помогает оценить ход и результаты переговоров, обменяться впечатлениями и определить первоочередные мероприятия, связанные с итогами переговоров (назначить исполнителей и определить сроки выполнения достигнутого соглашения);

2. Анализ на самом высоком уровне - руководителя организации. Этот анализ результатов переговоров имеет следующие цели: обсуждение отчета о результатах переговоров и выяснение отклонения от ранее установленных директив; оценка информации об уже принятых мерах и ответственность; определение обоснованности предложений, связанных с продолжением переговоров; получения дополнительной информации о партнере по переговорам;

3. Индивидуальный анализ деловых переговоров - это выяснение ответственного отношения каждого участника к своим задачам и организации в целом. Это критический самоанализ с целью контроля и получения уроков из переговоров.

Существует несколько подходов (методов) к ведению переговоров; среди них выделяют, как правило, три основных: «жесткий», «мягкий» и принципиальный.

1. «Жесткий подход» (позиционный торг) изначально предопределяет излишне твердую позицию участника, изменить которую он готов лишь в самом крайней случае. Цель торга - реализовать позицию своей стороны наиболее полно при минимальных уступках партнеру. Как показывает практика, такой подход редко бывает эффективен. Он создает благоприятную почву для разного рода уловок, задерживающих принятие решения. Распри по поводу занимаемых позиций ведут к напряженности в отношениях сторон, а иногда и к разрыву. Переход от позиционного торга к дружелюбному, «мягкому» ведению переговоров тоже не всегда является выходом из положения.

2. «Мягкий подход» возможен тогда когда партнеры ведут себя «по-джентльменски», когда обсуждение происходит дружелюбно, без споров и конфликтов. Но этот подход не означает «сдачу позиций», бесконечные уступки в ущерб себе. Речь идет лишь о манере, форме, системе действий по достижению предметной цели.

3. Принципиальные переговоры, или переговоры «по существу», предполагают объективную оценку каждой позиции и вынесение согласованного решения, направленного на максимальное удовлетворение интересов сторон во имя общего дела. Их эффективность достигается при условии реализации следующих положений:

а). Разделите личностные мотивы и деловые интересы.

б). Сосредоточьтесь на интересах, а не на позициях.

в). Прежде чем решить, что делать, выделите круг возможностей.

г). Настаивайте на том, чтобы результаты были соотнесены с объективными критериями и нормами.

Положения, конкретизирующие суть каждого из подходов к проведению переговоров, можно представить в виде таблицы.



Приведенная таблица свидетельствует о продуктивности подхода (метода) принципиальных переговоров.

3. Деловой протокол

международный деловой переговоры протокол

Протокол - свод норм и правил, регламентирующих порядок проведения мероприятий на высшем уровне. Это одна из важнейших частей международного делового этикета, складывающегося на протяжении веков. Знание основ делового протокола необходимо каждому дипломату и государственному служащему, особенно занимающемуся международными вопросами.

Более того, каждый предприниматель, повышающий свой статус и переходящий в «первую лигу», обязан овладеть протокольными правилами и нормами. Но ввиду того, что практика протокола пока больше распространена в высших официальных кругах, под деловым протоколом подразумевается, как правило, протокол дипломатический. «Дипломатический словарь» дает нам следующее определение: «Протокол дипломатический - совокупность общепринятых правил, традиций и условностей, соблюдаемых правительствами, ведомствами иностранных дел, дипломатическими представительствами, официальными лицами в международном общении».

При государственных ведомствах и министерствах существуют специальные службы протокола, на которые возложена организация деловых встреч и поездок официальных лиц в соответствии со всеми принятыми в международной дипломатической практике правилами.

Деловые поездки и встречи, они же визиты, подразделяются на несколько категорий по уровню важности и статусности сторон.

Государственный визит - наиболее важный и ответственный, т.к. встречаются в данном случае главы государств. Естественно, 
такой визит состоит из наибольшего числа строго регламентируемых деталей и по сложности организации стоит на первом месте. Он предполагает ряд таких церемониальных мероприятий, как военный парад, возложение памятного венка, поездка по стране. О важности государственного визита говорит тот факт, что совершить его глава государства в ту или иную страну может лишь единожды за время своих полномочий.

Официальный визит для глав государств занимает второе место по важности, но первое - для глав правительств и министров иностранных дел.

Деловой (рабочий) визит - встречи государственных деятелей для переговоров, подписания соглашений и т.п. Неофициальный (частный) визит - посещение чужой страны в частном порядке или в качестве гостя, а также приезд для участия в конференциях и других общественных мероприятиях.

Визит проездом - низшая ступень в иерархии визитов, тем не менее множество стандартов присутствует и здесь. Любой визит начинается со служебной записки от инициатора встречи. После этого протокольные службы обеих сторон занимаются согласованием условий. Обсуждается, где и когда пройдет встреча, состав делегаций, круг обсуждаемых вопросов, программа пребывания и масса других моментов. На этом этапе идет взаимодействие протокольных служб не только друг с другом, но и со службами безопасности, информационными, техническими, транспортными и другими.

Принимающая сторона должна встретить гостей, разместить их и позаботиться о том, чтобы их пребывание было максимально комфортным. Обычно на дипломатических встречах решаются немаловажные вопросы, и от качественной работы протокольщиков в какой-то степени зависит исход переговоров.

Переговоры являются центральной частью практически любого визита, которую, пожалуй, стоит рассмотреть подробней. Подготовка начинается задолго до самих переговоров. Готовится зал, составляется план рассадки, решаются технические вопросы, предусматриваются все мельчайшие нюансы и т.д.

Согласно протоколу сотрудник протокольной службы встречает гостей у входа в зал и рассаживает согласно принципу старшинства: во главе стола - место старшего по должности, справа от него - ближайший по статусу, и далее по ранжиру. Если же это переговоры двух лиц, то они садятся друг напротив друга, по левую сторону от каждого располагается переводчик. На некоторых мероприятиях переводчик садится чуть сзади.

Принимающая сторона всегда садится спиной к окну и лицом к входу. Перед каждым заранее поставлена кувертная карточка с его именем, иногда и должностью. Как правило, на фронтальной стороне таблички надпись на языке принимающей страны или на английском (иногда в скобках приведена транскрипция), на тыльной - на родном языке гостей.

На столах перед каждым участником - необходимый минимум канцелярских принадлежностей (блокнот, ручка), бутылка минеральной воды, стакан. Кстати, в мировой практике не принято ставить воду с газом. Также периодически возникают споры среди протокольщиков, нужно ли класть салфетку под стакан. Общего мнения пока не найдено, поэтому на разных мероприятиях можно встретить оба варианта, а порою и третий - салфетка накрывает стакан.

Кроме того, на столах могут присутствовать флажки стран представителей, а за спинами глав делегаций - большие флаги. Обычно заранее обговаривается временной лимит переговоров, время на подписание документов и на общение с журналистами, если таковое предусмотрено.

Опоздание на переговоры является грубым нарушением делового этикета, и статус визита может понизиться. Англичане и вовсе могут отменить встречу из-за нескольких минут опоздания. Хотя испанцы, например, воспринимают такие загвоздки довольно спокойно. Перед началом переговоров главы делегаций должны представить их участников. Далее все идет согласно повестке. В ходе переговоров также принято обмениваться визитками. Здесь существует ряд правил, которых необходимо придерживаться.

К примеру, первым дает визитку вышестоящий по должности. В некоторых случаях обмениваться визитками могут только равноправные по статусу партнеры. Если на карточке, помимо адреса компании и рабочего телефона, указан и мобильный номер владельца, это означает, что звонок будет уместен практически в любое время. Но если на визитке телефонного номера вовсе нет, значит, дальнейшего общения не предвидится. Впрочем, визитные карточки и процедура обмена ими - предмет постоянных разногласий специалистов по протоколу. Например, некоторые считают, что за столом переговоров вообще не стоит обмениваться визитками, а уместнее это делать на последующем приеме.

При организации визита крайне важно учитывать национальные и культурные особенности сторон. Члены делегаций могут получить краткие инструкции относительно традиций партнеров. Например, при общении с китайцами крайне не рекомендуется затрагивать демографический вопрос, который в Китае стоит очень остро. В некоторых странах моветоном считается вопрос о здоровье супруги, хотя в России он в порядке вещей. Один из принципов делового протокола гласит, что дискриминация по национальному, религиозному и другому признаку недопустима, и этот принцип неукоснительно соблюдается.

В расписание визита входит также посещение приема, устраиваемого принимающей стороной. Варианты их разнообразны и форма проведения каждого зависит от множества факторов. Приемы, как правило, уступают по важности переговорам, но это ничуть не умаляет ответственности организаторов.

В конце визита принято обмениваться подарками. Эта процедура также строго регламентируема и включает в себя так много правил и деталей, что является предметом отдельного разговора. Конечно, в рамках одной статьи невозможно описать все мелочи для каждого конкретного случая, коих на практике великое множество. Нужно лишь заметить, что всем этим тонкостям специалисты протокольных служб обучаются не один год.

Правила протокола не имеют юридической силы, и насильно исполнять их никто никого не принуждает. При этом все понимают, что без соблюдения общепринятых норм не будет и должного взаимодействия отдельных лиц и целых государств.

В протоколе постоянно происходят изменения под влиянием веяний времени и современных тенденций, в которых наблюдается стремление упростить некоторые сложные процедуры и сделать их более удобными. Но основные принципы, сложившиеся исторически, еще долго останутся неизменными.

Тест

1. Признаками международной коммерческой сделки являются:

а). Перемещение предмета сделки за границу страны-продавца;

б). Совершение платежа в иностранной валюте;

в). Совершение сделки между сторонами разной национальности;

г). Совершение сделки между партнерами, предприятия которых находятся в разных странах.

2. Какие обстоятельства могут считаться форс-мажорными:

а). Любые стихийные бедствия;

б). Любые правительственные меры регулирования международной торговли;

в). Обстоятельства чрезвычайного характера, которые стороны не могли предвидеть;

г). Обстоятельства, препятствующие исполнению контракта.

3. Основные документы, входящие в досье на фирму - это:

а). Данные справочников;

б). Карта фирмы;

в). Сведения о деловых отношениях;

г). Деловая переписка.

Список литературы

1. Соловьев Э.Я. «Современный этикет. Деловой протокол» - М., 2007.

2. Петрова О.» Эффективные стратегии поведения в деловых переговорах» // Менеджмент сегодня - 04 (52) - 2009.

3. » Виды стратегий поведения в деловых переговорах» // Маркетинг Дайджест - №5/6 - 2006.

4. Зубков А. «Управление гневом» // Маркетинговые исследования - 2009 - №5.

5. Чеховская А.Б.» Психология влияния телом или язык телодвижений» // ; Маркетинг услуг - 02 (14) - 2008.

6. Армстронг Ш. Деловое планирование и предпринимательство; Пер. с англ. - М.: Дело, 2005.

7. Коуз P. Фирма, рынок и право. Пер. с англ. - М.: Дело, 2008.

8. Мингазов Х.К. Современные организационные структуры в промышленности / Российский экономический журнал, 2009, №2.

Размещено на Allbest.ru