1.4 Положение об отделе продаж и отделе внешних закупок

Во время прохождения практики были проведены знакомства с коммерческими отделами: отдел внешних закупок и отдел продаж.

Отдел внешних закупок.

Отдел является структурной единицей, подчиняющейся заместителю ГД по коммерческим вопросам, в распоряжение которого также входят Отдел закупок и Транспортно-складской отдел. Эти три отдела взаимосвязаны между собой.

Для нормального производства кинескопов необходимо обеспечить предприятие комплектующими. Закупками занимается отдел закупок. В последнее время российский рынок не может обеспечить предприятие всем необходимым, поэтому возникла необходимость создания Отдела внешних закупок.

Сотрудники отдела ведут переговоры по поставкам комплектующих с Англией, Германией, Литвой ("Телебалтикос", "Арнекста"), Японией, Украиной, Францией ("Томпсон"), Голландией ("Филипс"). Также в деятельности отдела имеют место незначительные разовые контракты с предприятиями США, Польши и Чехии.

Задача отдела - найти необходимый товар для создания продукции по наиболее низко цене. Поэтому следует учитывать фактор удаленности производителя от покупателя.

При покупке необходимых запчастей сотрудники отдела посылают на предприятие-изготовитель заказ на закупку товара. (см. Приложение 2 "Заказ на закупку люминофора у "НИЧИЯ-КОРПОРЕЙШЕН" Япония").

После положительного ответа на заказ заключается контракт. Контракты чаще всего заключаются на английском языке. В контракте указываются как постоянные моменты, установленные международным законодательством (предмет контракта, количество и цена товара, реквизиты и юридические адреса сторон), так и особые положения, подчеркивающие особенности сделки (см. Приложение 3 "Контракт с ЗАО "Арнекста").

При заключении сделки предприятие вынуждено сотрудничать с банками, которые контролируют реализацию контракта (сроки его реализации) (см. Приложение 4 "Паспорт импортной сделки с "НИЧИЯ-КОРПОРЕЙ-ШЕН" Япония").

Далее идет стадия отгрузки. Поставка товара на предприятие оговаривается в контракте. В роли поставщика может выступать, как продавец, так и покупатель и третьи лица. Если предприятие-заказчик выступает в роли поставщика, тогда сотрудники отдела внешних закупок нанимают транспорт для поставки продукта от продавца.

Вся деятельность, связанная с поставками основывается на своде правил "Инкотермс 2000", который рассматривает условия поставки и регламентирует момент перехода рисков от покупателя к продавцу, т.е. выявляет того, кто несет убытки при нарушении правил доставки.

Во время перехода границы и на протяжении всего пути за продуктом устанавливается строгий таможенный контроль. Все начинается еще в стране-производителе, которая оформляет документы на вывоз из страны продукта (см. Приложение 5 "Экспортная декларация на вывоз люминофора от "НИЧИЯ-КОРПОРЕЙШЕН", Япония"). При переходе границы оформляются грузовые декларации, которые контролируют сроки поставки продукта до покупателя (см. Приложение 6 "Грузовая таможенная декларация на груз от ЗАО "Арнекста", Литва").

По приходу на предприятие продукция поступает на склад, и с этих пор вся ответственность с отдела внешних закупок переходит на транспортно-складской отдел.

Отдел продаж.

Отдел продаж является структурной единицей, подчиняющейся заместителю ГД по маркетингу.

В задачи маркетинга входит не только заключение сделок по продаже продукта предприятия, но и проработка рынка, т.е. дальнейшее участие товара на рынке аналогичных товаров.

Во времена планового ведения хозяйства необходимость в усовершенствовании маркетингового отдела отсутствовала, так как государство утверждало план, по которому отечественные предприятия по производству телевизоров были вынуждены закупать кинескопы "ВЭЛТ". С переходом к рыночной экономике ситуация изменилась: прежние закупщики стали обладать правом выбора партнеров, из-за чего предприятию "ВЭЛТ" пришлось искать новых клиентов самому.

Сотрудники отдела продаж рассылают потенциальным клиентам письма-предложения своей продукции, которые возвращаются заказами на определенное количество продукции. На основании этих заявок оформляются договора (см. Приложение 7 "Образец договора на поставку продукции"). Если заказчик работает по предоплате, тогда отдел выставляет свои счета, которые покупатель оплачивает. По приходу денег на счета предприятия выписываются накладные на отпуск готовой продукции на сторону (см. Приложение 8) и счета-фактуры (см. Приложение 9).

Отгрузка продукции производится железнодорожным или автомобильным транспортом. При перевозке по железной дороге снимают не целый вагон, как раньше, а арендуют контейнеры.

Сотрудники отдела изучают потребительский спрос на продукции на основе заявок, поступающих на продукцию. Отделом ведется рекламная деятельность предприятия: газеты, телевидение, Интернет.

Подробнее об отделе продаж в Приложении 10 "Положение об отеле продаж".

1. Общие положения

1.1. Основной задачей ведущего специалиста по учету производственных затрат является обеспечение правильного формирования затрат на производство.

1.2. На должность ведущего специалиста по учету производственных затрат назначается лицо с высшими или специальным экономическим или бухгалтерским образованием и стажем работы по учету и финансам не менее года.

1.3. Ведущий специалист по учету затрат на производство подчиняется заместителю главного бухгалтера.

1.4. Ведущий специалист по учету производственных затрат в своей работе руководствуется: Федеральным законом о бухгалтерском учете; Положением по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности в РФ; Налоговым кодексом РФ с последующими дополнениями; учетной политикой предприятия и всеми Положениями по бухучету и другими инструктивными документами; данной должностной инструкцией; указаниями заместителя главного бухгалтера.

1.5. Ведущий специалист по учету производственных затрат обязан знать: систему нормативного учета производства; теоретические основы себестоимости.

2. Должностные обязанности. Ведущий специалист по учету производственных затрат:

2.1. Ведет учет всех затрат на производство.

2.2. Правильно отражает затраты на счета производства по отчетным периодам (месяц, квартал, год).

2.3. Обеспечивает учет по балансовым счетам 20, 21, 23, 25, 26, 28, 29, 31, 65.

2.4. Организует проведение инвентаризации производства и определяет остатки по незавершенному производству.

2.5. Составляет отчетные калькуляции на выпускаемую продукцию.

2.6. Следит за правильной оценкой сырья, материалов, топлива, списываемых на производство в отчетном периоде.

2.7. Правильно отражает в затратах на производств расходы будущих периодов, а также стоимость текущих и капитальных ремонтов.

2.8. Осуществляет контроль за трудовыми и материальными затратами, за достоверным списанием затрат по изделиям.

2.9. Принимает и проверяет первичную документацию, поступающую из подразделений предприятия.

2.10. Группирует и регистрирует первичные документы в бухгалтерских регистрах и заносит в компьютер для расчета затрат на производство.

2.11. Организует и ведет учет затрат с обработкой и выдачей журнала ордера № 10 (раздел 1, 2,3), журнала ордера № 10/1 и ведомости №12, №15.

2.12. Ежемесячно определяет фактическую себестоимость отдельных видов продукции и всей товарной продукции предприятия.

2.13. Производит ежемесячное разделение затрат каждого периода на часть, относящуюся к незавершенному производству и часть, образующую себестоимость готовой продукции по ПТОО.

3. Права. Ведущий специалист по учету производственных затрат имеет право:

3.1. Требовать от сотрудников центральной бухгалтерии данные, связанные с формированием себестоимости по предприятию.

3.2. Требовать от экономического отдела действующие нормативы на выпускаемые изделия по элементам затрат, плановые калькуляции, планы по себестоимости, сметы на списание затрат законсервированных объектов, сметы общехозяйственных и общепроизводственных расходов по предприятию.

3.3. Требовать от экономистов цехов правильного оформления первичных документов на изделия и участки по списанию материальных, трудовых затрат.

4. Ответственность

4.1. Ведущий специалист по учету производственных затрат несет ответственность за качественное и своевременное выполнение обязанностей, установленное настоящей инструкцией, в том числе:

4.1.1. За несвоевременное и неправильное составление сводного отчета по себестоимости за месяц, квартал, год;

4.1.2. За несвоевременное и неправильное составление отчетной калькуляции на все виды выпускаемой продукции.