Інформація як ресурс управління економічними системами

Размещено на http://www.allbest.ru/

НАЦІОНАЛЬНЕИЙ УНІВЕРСИТЕТ

«ОСТРОЗЬКА АКАДЕМІЯ»

Довгострокове завдання з курсу

«Економічна кібернетика»

реферат на тему:

«Інформація як ресурс управління економічними системами»

Виконала

студентка групи ЕК-33

Каращук Ольга

ОСТРОГ, 2010

Вступ

1. Інформація в управлінні економічними системами

2. Невизначеність систем

3. Відкриті та закриті системи

4. Характеристика відкритих систем

Висновки

Список використаних джерел

Вступ

Відбуваються значні зміни в управлінні організаціями, модернізуються їхні структури управління, йде перерозподіл повноважень та відповідальності. В 90-тих роках почала втілюватися, так звана концепція «управління інформаційними ресурсами», в якій інформація розглядається, як ще один важливий ресурс такого ж порядку, як фінанси, матеріали, обладнання і персонал. Будь-якому підприємству потрібна інформація про ринки збуту і заготівель - галузева чи загальноекономічна, про природні ресурси, науково-технічна, соціально-культурна, політико-правова інформація про реакцію навколишнього середовища на дії підприємства, інформація про реакцію підприємства на дії навколишнього середовища. Такий хід розвитку обумовлює зростання ролі інформатизації на всіх рівнях управління організацією. Успіх комерційної і підприємницької діяльності безпосередньо пов'язується з муніципальними, банківськими, біржовими інформаційними системами, інформатизацією оптової і роздрібної торгівлі, торгових домів, служб управління працею і зайнятістю, створенням банків даних ринку товарів і послуг, розвитком центрів довідкової та аналітико-прогнозної інформації, електронної пошти, систем електронного обміну даними і, так далі. Рух до «інформаційного суспільства» ще більше підсилює роль інформації у вирішенні будь-яких людських проблем. Однак, інформація не завжди є достовірною, повною, актуальною і зрозумілою, що значно ускладнює процес прийняття рішень, і для того, щоб управлінські рішення були ефективними необхідно враховувати неповність інформації, та невизначеність, яка існує майже у всіх системах.

1. Інформація в управлінні економічними системами

Інформація -- одне з головних понять кібернетики, його можна трактувати як відомості про навколишній світ (об'єктах, явищах, подіях, процесах і т.д.), які зменшують наявний ступінь нeвизначеноcті, неповноту знань, що відчужена від їх творця і стали повідомленнями (вираженими на певній мові у вигляді знаків, у тому числі і записаними на матеріальному носієві), які можна відтворювати шляхом передачі усним, письмовим або іншим способом (за допомогою умовних сигналів, технічних засобів, обчислювальних засобів і т.д.). Інформація володіє наступними властивостями: достовірність і повнота; цінність і актуальність; ясність і зрозумілість. управління суспільство інформаційний система

Інформація достовірна, якщо вона не спотворює дійсне положення справ. Недостовірна інформація може привести до нeпpaвильнoго розуміння або ухвалення нeпpaвильниx рішень. Інформація повна, якщо її досить для розуміння і ухвалення рішень. Неповнота інформації стримує ухвалення рішень або може спричинити помилки. Цінність інформації залежить від того, які завдання вирішуються з її допомогою. Актуальну інформацію важливо мати при роботі в постійно змінних умовах. Якщо цінна і актуальна інформація виражена незрозумілими словами, вона може бути даремною. Інформація стає ясною і зрозумілою, якщо вона виражена мовою, на якій говорять ті, кому призначена ця інформація. Наприклад, повідомлення іноземною мовою може містити багато цінної інформації, але бути абсолютно не зрозумілим для здобувача, який не володіє цією мовою, а отже, не може оцінити викладеної нею інформації. У даному разі повідомлення містить так званий семантичний шум, вельми важливий з точки зору управління, але який не є предметом вивчення теорії інформації. В процесах переробки та передачі інформації теорія інформації дозволяє враховувати лише фізичний шум (фізичні перешкоди). Припустимо, що інформація здобута і зрозуміла, однак здобувач може не сприйняти її як інформацію, тому що не вважає її необхідною для виконання завдань, що поставлені перед ним, і може дати їй суб'єктивно неправильну оцінку. Тоді виникає так званий прагматичний шум, який повязаний з оцінкою даних щодо їх корисності і відбором тих з них, що мають особливе значення для завдань управління. Таким чином, під інформацією слід розуміти нові зведення, що сприйняті, зрозумілі та оцінені як корисні для вирішення тих чи інших завдань. Щоб із даних була здобута інформація, вони повинні пройти як би тришаровий фільтр:

1) фізичний канал із завданою пропускною спроможністю;

2) семантичний канал, в якому досягається розуміння;

3) прагматичний канал, де оцінюється її корисність.

Звичайно, що інформація як сукупність будь-яких даних, фактів, свідчень, характеристик про відповідні явища, процеси, відносини, події, зібраних і систематизованих у необхідних для використання формах, складає основу управління будь-то організацією, фірмою чи установою. Адже, з точки зору кібернетики процес управління є процесом сприйняття, перетворення та передавання інформації. Центральним моментом цього процесу є акт прийняття рішення, внаслідок чого вхідна інформація перетворюється і доходить до виконавців у вигляді управляючої інформації - інструкцій, планів, нормативів. Інформація - це продукт органів управління і основний ресурс для них. Проте, і це саме важливе, що в управлінні взагалі відбувається взаємодія не з усією інформацією, а тільки з тією, яка безпосередньо необхідна для формування управлінських впливів.

Інформація в управлінні може бути об'єктивною (факти, документи) і суб'єктивною (судження, думки). Одним із головних інформаційних джерел є люди, так як інформація, яку використовують в управлінні, є продуктом діяльності людини. Без наявності відповідної інформації керівник не тільки не може ефективно управляти, але й не може ефективно виконувати свої посадові обов'язки. Ключовим обмеженням використання інформації являється людина, так як саме тільки вона може сприймати цю інформацію, або ж її не сприймати зовсім. Тому керівник перш за все має потребу в інформації про все, що відбувається у зовнішньому середовищі і що має будь-яке відношення до очолюваної ним організації. В устремлінні отримати таку інформацію керівник стикається з інформаційним потоком, в контексті якого він виокремлює ті масиви інформації (блоки), які йому дійсно необхідні. Керівника цікавить положення про стан його організації в оточуючому середовищі (зовнішньому і внутрішньому) з метою вироблення стратегії розвитку організації на перспективу.

Управлінська інформація володіє наступними характеристиками:

· об'єм (збиткова, недостатня, достовірна),

· достовірність (правдива,гіпотетична),

· вартість,

· насиченість,

· відкритість (секретна,конфіденційна, публічна),

· цінність,

· своєчасність (вчасна, запізнена),

· структурованість (структурована, неструктурована),

· корисність(корисна, некорисна).

У системі управління всі її органи і працівники поєднані між собою потоками інформації, що створюють єдину комунікаційну мережу, а кожен орган управління представляє собою вузол комунікаційної мережі, в якій перехрещується безліч потоків інформації, що надходить від різних джерел і спрямовується за різними адресами. Саме тому системи управління часто називають інформаційними.

Інформація є повноцінним ресурсом на рівні з капіталом, землею та людьми, адже її як і решту ресурсів можна збирати та переробляти, зберігати, купляти і продавати, вести мову про ефективність її використання і т.д. Правда, на відміну, наприклад, від природних ресурсів, запаси яких постійно зменшуються, потоки інформації зростають, причому це зростання не пропорційне зростанню виробництва, а здійснюється у більш значній мірі.

В міру розвитку суспільства обсяг інформації в ньому зростає з багатьох причин. Зростають одночасно і складнощі щодо переробки цієї інформації. Для нормального функціонування системи управління потрібно мінімальний обсяг інформації. Цей обсяг інформації тим більший, чим розвинутіша економіка країни, чим різноманітніші та інтенсивніші зв'язки між її виробничо-економічними осередками.

Разом з тим не можна не враховувати, що пропускна спроможність елементів системи управління, основним із яких є людина, обмежена.

Тому в системі управління працює велика кількість людей, між якими встановлюються певні відносини, що у сукупності створюють структуру управління. Різні структури управління можна охарактеризувати залежно від того, як у них організована переробка інформації, якою є їх пропускна спроможність.

По суті, будь-яка інформаційна характеристика системи управління визначається ступенем централізації структури цієї системи. Теоретично можна уявити повністю централізовану структуру управління, коли вся інформація переробляється в одному органі, а роль решти зводиться або до виконання обов'язкових інструкцій, або до збирання інформації.

Однак на практиці кібернетичні системи, то просто неможливо. Для управління такими складними системами необхідна чітка диференціація функцій та органів управління.

Існуючі структури управління являють собою комбінацію двох основних типів структур - лінійної та функціональної. Причому, чим складніша керована система, тим відмінніше виражений ієрархічний тип структури управління. На кожному її рівні здійснюється стиснення (агрегування інформації, що передається на вищестоящий рівень); деталізація (дезагрегування) управляючих команд, які спрямовані зверху вниз.

Реальний ступінь централізації визначається тим, наскільки стискаються потоки інформації на шляху від нижчого рівня до вищого, і як вони зростають на зворотному шляху: від вищого рівня до нижчого. Ступінь деталізації низхідних потоків інформації вказує на ступінь централізації рішень, що приймаютьс.

Ступінь стиснення вихідних потоків інформації характеризує централізацію обробки даних, необхідних для прийняття рішення. Потоки інформації набагато краще характеризують рівень централізації управління, чим, наприклад, число рівнів у ієрархічній структурі, оскільки працівники органів проміжних рівнів управління іноді можуть відхилятися від відповідальності за прийняття рішень, перетворюючись тією чи іншою мірою в передавальну ланку і перевантажуючи інформацією вищестоящі рівні.

Далі необхідно вказати на інформаційні проблеми, пов'язані з процесом прийняття рішення, яке є складовою частиною процесу управління. Очевидно, що основне завдання вивчення інформаційних потоків пов'язане саме з процесом прийняття рішення. Рішення, як правило, доводиться вибирати із безлічі альтернативних варіантів.

Усі варіанти рішення розробляються на основі однієї і тієї ж інформації, розрахунок кожного з них потребує значних витрат часу, а це часто-густо несумісне зі строками реалізації того чи іншого рішення. Тому раціональна організація процесу управління потребує розробки спеціальних методів, необхідних для розв'язання цих проблем.

Отже, організація процесу управління, заснована на використанні ієрархічних структур, дає можливість регуляризувати потоки інформації та істотно полегшувати процес її переробки.

Однак необхідно ясно усвідомлювати, що будь-яка, сама раціональна структура управління не здатна справитися із зростаючими обсягами інформації, якщо не забезпечити автоматизацію її переробки, тобто не побудувати відповідної автоматизованої системи управління, що використовує самі сучасні технічні засоби.

2. Невизначеність систем

Однією з головних властивостей навколишнього світу та подій, явищ, які в ньому відбуваються, є відсутність повної впевненості щодо їх настання. Основні причини цього:

1. Елементи економічної системи можуть мати свої власні цілі, які не збігаються з цілями системи, в цілому;

2. Елементами економічної системи є люди;

3. Моделі економічної системи не можуть відображати всіх зв'язків, наявних у системі;

4. Інформація не завжди відображає всі основні фактори, а лише ті, які можна виразити через економічні показники.

У процесі управління економічними системами (наприклад, виробництвом) постійно існує невизначеність щодо стану справ у керованому об'єкті та його дій (поводження) у той чи інший момент через ряд причин:

1. Принципово-випадковий характер економічних процесів;

2. Недоступність збору всієї інформації;

3. В реальності існує повна свобода дій;

4. Існує прихована частина інформації.

Отже при дослідженні різних обкатів може виникати:

Ш Визначеність;

Ш Невизначеність;

Існує 3 види невизначеності:

· Повна невизначеність, за якої економічні суб'єкт не може спрогнозувати власний розвито та розвиток економіки, в цілому:

· Повна визначеність, коли ймовірність настання прогнозованої події дорівнює 1:

· Часткова невизначеність

де і- подія,

Р- ймовірність настання події,

t- час,

n-кінець періоду часу.

Існує 3 ситуації, в яких необхідно приймати рішення:

1. Система визначена;

2. Ризикова ситуація (інформація неповна, але дають оцінку можливим станам середовища);

3. Невизначеність (немає інформації про ймовірність настання подій, або вона не може бути встановлена традиційним способом.

Необхідно знати, як забезпечується виконання встановленої програми, плану дій, які справи з матеріально-технічним, фінансовим, енергетичним, інформаційним забезпеченням. Необхідно також мати вичерпну інформацію щодо стану ринкової кон'юнктури, економічної політики державних органів управління, діяльності конкурентів, партнерів, споживачів тощо. Невизначеність виникає і щодо вибору найбільш доцільного рішення з множини можливих (керувальний вплив).

Ентропія - міра невизначеності системи. Зрозуміло, що з появою нових відомостей невизначеність може зменшитися. Чим більший обсяг зазначених відомостей, тим більше буде інформації про систему і тим менш невизначеним буде її стан. Тому кількість інформації можна вимірювати зменшенням ентропії тієї системи, для уточнення стану якої призначено відомості. Наприклад, коли стан системи цілком визначається, ентропія прирівнюється до нуля. Нехай Ix -- інформація, здобута в результаті з'ясування стану системи Х. Вона дорівнює зменшенню ентропії: тобто кількість здобуваної інформації в разі повного з'ясування стану деякої фізичної системи дорівнює ентропії системи.

На практиці важливо вміти чисельно оцінювати ступінь невизначеності. Розглянемо випробування, яке має K рівноможливих результатів. Зрозуміло, що коли K = 1, результат випробувань не є випадковим і жодної невизначеності немає. Зі збільшенням K невизначеність зростає. Отже, числова характеристика невизначеності f(K) має бути f(1) = 0 і зростати зі збільшенням K. Розглянемо два незалежні випробування ? і b. Нехай випробування ? має m, а випробування b -- n результатів. Добуток подій ?b матиме mn результатів. Невизначеність випробування ?b буде більшою і від ?, і від b.

Природно припустити, що ступінь невизначеності випробування ?b дорівнює сумі невизначеностей, які характеризують випробування ? і b. Звідси дістаємо таку умову: f(mn) = f(m) + f(n).

Визначимо вигляд цієї функції. Неважко переконатись, що логарифмічна функція y = log(x) -- єдина, яка має наведені властивості:

log 1 = 0; log x2 > log x1 при x2 > x1; log(mn) = log m + log n.

Вибір основи системи логарифмів не принциповий, оскільки згідно з формулою logа = logbalogb перехід від однієї основи логарифмів до іншої зводиться до множення на коефіцієнт пропорційності.

У теорії інформації за основу логарифмів беруть число 2, тобто f(K) = log2(K). Оскільки log22 = 1, то це означає: за одиницю вимірювання невизначеності взято невизначеність, яка міститься у випробуванні, що має два рівноможливі результати (наприклад, у випробуванні з підкиданням монети).

Отже, невизначеність існує практично у всіх економічних процеах, таким чином надзвичайно важливо ідентифікувати невизначеніть та визначити її ступінь аби прийняти оптимальне управлінське рішення.

3. Відкриті та закриті системи

Система - це складний цілісний об'єкт, що складається із взаємозв'язаних частин (елементів). Кожна система функціонує і має не одну, а цілий набір структур.

Кожна система має наступні елементи: входи, внутрішнє середовище, та виходи, зворотній зв'язок. На вході система зазнає впливу з боку середовища, а через вихід вона впливає на зовнішнє середовище. Графічно це можна зобразити так:

входи виходи

Рис. 1 Будова системи

У теорії систем є дві категорії:

1) Закрита система - система, яка не має «входів» та «виходів», відрізняється непроникними межами, протіканням внутрішніх процесів за рахунок внутрішніх ресурсів.

2) Відкрита система - система, яка взаємодіє з середовищем, має проникні межі та яка використовує ресурси середовища.

В теорії систем існують таеі поняття як «чорний ящик» і «білий ящик». Системний аналіз у варіанті "чорного ящика" дозволяє вченому не досліджувати внутрішню структуру явища, розглядати його стан на основі порівняння "входу" в систему і "виходу" з неї. Варіант "білого ящика" передбачає розкриття всіх механізмів системи. Для цього встановлюють структуру системи, а потім кожен елемент досліджують балансовим аналізом. Але дослідження по принципу "білого ящика" до кінця не можуть бути проведені, залишається певна частина і на "чорний ящик".

4. Характеристика відкритих систем

Як ми вже зазначали, системи можуть бути відкритими і закритими. Відкрита система обмінюється матеріальними цінностями, енергією, інформацією з навколишнім середовищем, тобто взаємодіє з ним. Зв'язок підприємств із зовнішнім середовищем здійснюється через ринок, конкуренцію на ньому, рух капіталу, соціальні відносини, державне регулювання тощо. Зовнішнє середовище впливає на все, що відбувається всередині підприємства, визначає можливість його виживання. Отже, розвиток підприємства залежить від того, якими будуть економічні обставини, політичний і соціальний стан, ставлення до підприємництва, правова база.

Якщо система хоче функціонувати стабільно в умовах змін зовнішнього середовища, воно мусить самокоригуватися. Відкриті системи мають бути здатні до самоорганізації, тобто переборювати внутрішні обмеження, досягати нових, стійкіших станів. Забезпечити свій економічний розвиток зможуть тільки ті системи, які одночасно з руйнуванням старої структури зможуть створити нову, адекватну зміненому зовнішньому середовищу стійку структуру.

Економічні системи, що включають у себе як необхідний елемент людей, їхні спільності, є завжди соціально-економічними. Соціально-економічні системи -- це, насамперед, відкриті системи, які не можна вважати цілком ізольованими від навколишнього середовища в якому-небудь аспекті -- інформаційному, речовинному, енергетичному і т.д.

Система і середовище знаходяться в постійній і складній взаємодії, впливаючи один на одного. Взаємодія системи з навколишнім середовищем описується рядом понять кібернетики і загальної теорії систем, такими, наприклад, як: стійкість, гомеостаз, рівновага, адаптація і т.п.
Система знаходиться у рівновазі тоді, коли кожен її елемент знаходиться в стані рівноваги, обумовленому іншими елементами. Рівновага -- найпростіший випадок стійкого стану системи. Вона характеризує стан системи, у якому вона залишається як завгодно довго при відсутності впливів середовища, що збурюють.

Стійкість системи -- це випадок більш складної рівноваги із середовищем, що виявляється в динаміці їхньої взаємодії. Система може змінювати свою поведінку, однак деякі її властивості залишаються при цьому незмінними.

Поняття "гомеостаз" (грец. homeo -- подібний + stasis -- нерухомий) проясняє зміст стійкої рівноваги системи в динаміці взаємодії із середовищем. "Гомеостазом називають властивість системи зберігати в процесі взаємодії із середовищем значення істотних перемінних у деяких межах. Істотними називають характеристики, тісно пов'язані з основною якістю системи, порушення якої призводить до її деструкції". При різних станах середовища істотні перемінні залишаються стабільними, забезпечуючи рівновагу системи з зовнішнім середовищем.

Система завжди є частиною зовнішнього середовища, тому у відповідь на зміни середовища система повинна пристосовуватися до функціонування в нових умовах. Адаптація -- це процес такого пристосування у складному середовищі. Адаптація системи може виявлятися як саморегулювання, самонавчання, самоорганізація і самовдосконалення. При саморегулюванні система відповідає на зміни середовища цілком визначеною реакцією своїх елементів за жорстко заданою програмою. При самонавчанні система здатна змінювати програми регулювання і способи дій своїх елементів. При самоорганізації система змінює не тільки програму регулювання, а й свою внутрішню структуру. І нарешті, самоудосконалюючись, системи можуть перебудовувати свою структуру не тільки в межах заданого набору елементів, а й шляхом розширення набору елементів за рахунок середовища.

Для управління відкритими системами необхідно впливати або на входи системи, або на певні аспекти зовнішнього середовища, або і на те і на інше задля досягнення оптимальних результатів на виході.

Висновки

Таким чином, система - система - це комплекс взаємодіючих елементів, які в своїй єдності створюють деяку цілісність. Практично в кожній існуючій системі присутня доля невизначеності. Для усунення невизначеності, або зведення до мінімуму її впливу на управлінське рішення - необхідна інформація.

Отже, інформація як ресурс суспільства направлена на постійний розвиток і удосконалення інформаційних систем, які являють собою складні динамічні системи із зворотним зв'язком, що використовуються для забезпечення інформацією процесів ефективного управління в суспільстві. Кінцевою метою дії інформаційних технологій та інформатизації як ресурсу суспільства є оптимізація управління об'єктом, забезпечення найкориснішого ефекту за найменших зусиль.

Однак, існує два види систем, які потребують різних підходів, щодо оптимізації результатів їх діяльності: відкриті і закриті. Закрита система - система, яка не має «входів» та «виходів», відрізняється непроникними межами, протіканням внутрішніх процесів за рахунок внутрішніх ресурсів. Відкрита система - система, яка взаємодіє з середовищем, має проникні межі та яка використовує ресурси середовища. Для закритих сиситем необхідно мати інформацію лише про саму сиситему, і управляти потрібно за допомогою цієї інформації. Відкриті ж системи зазнають впливу не лише від суб'єкта управління, а й від зовнішнього середовища, що також повинне бути враховане при прийнятті управлінського рішення.

Список використаних джерел

1. Соціально-економічні проблеми інформаційного суспільства/ Під ред. д.е.н., проф. Л.Г.Мельника.- суми: ІТД «Університетска книга», 2005.- 430с.

2. Тапскотт Д. Электронно-цифровое общество. - М.: 2003.-436 с.

3. Генон Р. Кризис современного мира // Избранные произведения. - М.: «Беловодье». 2004. - 304 с.

4. Дятлов С.А. Информационная парадигма социально-экономического развития // Известия Санкт-Петербургского университета экономики и финансов. - СПб: Изд-во СПбУЭФ, 1995.-№3-4. - С.17-30.

5. Пожуєв В.І. Інорматизація як ресурс сучасного суспільсва

Размещено на Allbest.ru