Затраты на качество

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Затраты на качество. Определение, классификация

Качество производимой продукции и предоставляемых услуг до некоторых пор во всем мире измерялось ГОСТами, которые предъявляли требования к итоговому продукту. В настоящее время ведущие производители используют систему качества ISO 9004 для контроля и управления качеством процесса производства. Данная система позволяет получать на выходе продукт со стабильными характеристиками. Соответствие данных характеристик ожиданиям покупателей - это работа инженеров проектировщиков, но весь остальной процесс должен, при работе по стандарту ISO быть документирован для отслеживания соответствия стандартам производства.

Затраты на качество складываются не из использования более дорогих материалов в производстве и не из увеличения затрат на интенсивные проверки полученной продукции, а из затрат на организацию системы качества.

Рассмотрим основные затраты влияющие на качество:

- на деятельность, снижающую или предотвращающую возникновение дефектов;

- затраты на контроль: для определения достигнутого уровня качества;

- внутренние затраты на исправление дефекта - до продажи;

- внешние затраты на исправление дефекта после продажи.

Рассмотрим категории затрат на качество на предприятии ЮНИМИЛК:

Предупредительные затраты (предотвращение):

1. управление качеством затраты на планирование системы качества - здесь оплата работы отдела занимающегося планированием, контролем и своевременной корректировкой системы качества (своевременное внесение изменений, происходящих в структуре предприятия и корректировка планов) затраты на преобразование ожиданий потребителя - оплата работы техническо-инженерного отдела, маркетингового отдела управление процессом затраты на внедрение средств управления процессом - покупка технологических линий, настройка их затраты на исследование возможностей - работа отдела качества и технологов затраты на техническую поддержку - оплата работы технического персонала по работе над поддержанием планового качества.

2. планирование качества другими подразделениями затраты, связанные с деятельностью по планированию качества, выполняющиеся персоналом не подчиняющиеся управляющему по качеству - зарплата технологов контрольное и измерительное оборудование затраты связанные с работой по контролю за измерительным оборудованием - оплата операторов затраты на всё оборудование связанные калибровкой и настройкой - оплата операторов затраты на разработку образцов и шаблонов - оплата лаборантов обеспечение качества поставок затраты на оценку потенциальных поставщиков и материалов - зарплата отдела по закупу затраты на техническую подготовку проверок и испытаний - оплата отдела входного контроля получаемого молока затраты на техническую поддержку поставщиков - аудит системы качества затраты на внутренний аудит качества - оплата работы отдела затраты на аудит системы качества - оплата сторонней организации программа улучшения качества затраты на внедрение программ улучшения и контролем за их реализацией - составление отчета по затратам на качество - зарплата отдела качества обучение вопросам качества затраты на обучение всего персонала - оплата дополнительно сторонней организации затраты неучтенные где-либо ещё затраты на организационные расходы - зарплата секретарей.

Внутренние затраты на обнаружение и ликвидацию дефекта (брак)

1. отходы стоимость материалов, не отвечающих по качеству, утилизация - основная расходная статья снимается и утилизируется вся партия. За последний квартал составила порядка 1,5 млн.

2. замена, переделка или ремонт затраты на переделку - практически отсутствуют из-за особенностей при нарушении процесса испорченный молочный продукт практически невозможно пустить во вторичный оборот затраты на повторное тестирование - так же отсутствуют анализ потерь (повторные испытания) затраты на определение причин возникших при несоответствии требованиям качества - относятся к затратам на лабораторных работников и материалов для лаборатории и включены в затраты на контроль взаимные уступки затраты на допуск материалов не отвечающих техническим требованиям - отсутствуют из-за особенностей производства качество используемой продукции прямо пропорционально исходному материалу - молоку и другим ингредиентам, при не соблюдении качества входной продукции товар относят сразу в статью отходы снижение класса качества или сорта снижение затратной цены на продукцию, которая имеет отклонения по техническим требованиям - относят к статье отходы, но часть компенсируют за счет, распространения данная продукция среди работников предприятия, на рынок не выходит простои по вине не качественного материала поставщиков затраты при обнаружении некачественных материалов после приобретения у поставщика - за последний год было дважды выяснилось при обязательном лабораторном контроле и было утилизировано.

Внешние затраты на исправление дефекта продукция, не приобретенная потребителем (отвергнутая) затраты на исследование причин отказа от продукции заказчиком - оплата работы отдела продаж составляющий обязательный сравнительный отчет по объему закупа основными поставщиками продукции, особенностью является короткие сроки использования при снижении реализации остатки продукции утилизируются заказчиком затраты на ремонт и переделки - отсутствуют из-за особенностей производства, все затраты могут быть только по статье исследование причин отказа гарантийный возврат (ответственность за продукцию) затраты на замену продукции в течение гарантийного срока - есть не большой объем при нарушениях условий транспортировки. Входит в обязанности отдела.

Затраты вовлеченные сервисные службы для удовлетворения потребителя - отсутствуют так как продукция подлежит замене на аналогичную и починке не подлежит расходы на отзыв продукции затраты при проявлении серийной ошибки при изготовлении - отсутствуют особенность при ошибке - продукт некачественный сразу или случай подходит под вышеописанные статьи затраты на обратную связь с потребителем по жалобам затраты на исследование жалоб на качество продукции - оплаты работы супервайзера, обязанностью которого является исследование конечных точек продажи на соответствие нормам хранение и качестве размещения продукции затраты, на восстановление удовлетворенности потребителя - отсутствуют, их несет магазин продающий товар затраты на юридические споры и выплаты компенсаций - по качеству продукции заявок и судебных разбирательств в Пермском крае за последний год не было, входит оплата работы юридического отдела по спорам в оформлении продукции.

2. Возможность регулирования затрат на качество

В реальности получается, что совсем исключить затраты на качество невозможно, но у предприятия есть выбор или ввести затраты на качество в статью расходов и стандартизировать процесс постоянно сводя к минимуму затраты на дефект технологический. В другом случае придется постоянно платить за соответствующее качество по затратам, которые можно избежать. Первый вариант затрат предпочтительнее по тому, что позволяет планировать затраты заранее, когда второй часто становится для производителя неожиданностью и наносит тем наибольший ущерб из-за не оптимального использования денежных средств вследствие нехватки времени на перспективное планирование.

Достижение экономического равновесия. Так можно избежать затраты на:

- неиспользованные материалы - при нарушениях технологического процесса и остановке линии приходится продукцию на этой линии утилизировать, так же наличие просроченных ингредиентов при смене ассортимента выпускаемой продукции и оплата их утилизации, может быть заранее оценена и введены предупреждающие меры;

- доработка дефектов или переделка отсутствуют, из-за невозможности, при дефекте продукция так же утилизируется;

- затраты при задержках - затрата излишнего производственного времени практически не учитывается даже экономическим отделом

- контроль дополнительный - затраты не учитываются из-за наличия постоянного срезового контроля на партию при возвратах исследования состава продукта проводится, но не учитывается

- риски по гарантийным обязательствам - возможны, но из-за особенностей краткосрочного хранения и обязательного выходного контроля на сегодняшний день минимальны

- потери от продаж связанные с неудовлетворенностью потребителя - возможны при анализе отчета супервайзера и отдела продаж, не только с точки зрения личной успешности менеджера, но и с анализом уменьшения объема продаж из-за снижения покупательского спроса.

Неизбежные затраты - это затраты на внедрение и функционирование с последующим аудитом системы качества:

- контроль и обслуживание оборудования для испытаний;

- комплексный анализ поставщиков и постоянная их оценка ( присутствует на предприятии, так как является обязательным в технологическом процессе)

- обучение персонала (постоянная затрата на поддержание уровня знаний персонала по системе, добиться понимания процессов и механизма и работы системы менеджмента качества)

- минимальный уровень проверок и контроля (возможность сокращения объема затрат на лабораторию и сокращение численности персонала с перераспределение функций контроля).

За счет описанных мер затраты на качество можно минимизировать, но идея о полном их сокращении утопична.

Сокращение предупредительных затрат (предотвращение).

Такие затраты происходят не по правилу Парето: первыми решаются проблемы которые дадут наибольший результат по снижению затрат, а проводимая работа по предотвращению потребует затрат временных на документальное оформление процессов и финансовых на проводимую деятельность. Данное вложение окупится и позволит нам в будущем быть уверенным, что данная ошибка больше не повторится.

Во-вторых, процесс качества должен быть непрерывен во времени. Появляющиеся новые конструкторские и технологические разработки необходимо своевременно учитывать в процессе менеджмента качества.

Так внедрение новой линии по производству творожков принесло не запланированные расходы по дополнительной настройке потребовавшейся в небольшой промежуток времени после начала эксплуатации. Обнаружение дефекта упаковки повлекло затраты: остановка линии, очистка линии от материала для переработки в основных узлах, наладка и повторный запуск. Продукцию, которая была снята - распространили между работниками. Необходимый пункт в требования к техническому персоналу появился после случайного падения слесаря в котел с молоком, несколько тонн молока пришлось утилизировать. Сезонный фактор и возможные городские аварии (пробой электросетей или воды) влияют на увеличения затрат из-за остановки и повторного запуска технологического процесса.

Работу менеджеров по продажам и других специалистов по управлению предприятиям принято оценивать в категориях хорошо или плохо. Стандарт предлагает перевести их работу в измеряемые единицы исчисления, соотносимые с процентом дефектов.

Если все проводимые мероприятия по предупреждению дефектов эффективны и проведены должным образом, то это позволит стабилизировать объем общих затрат на качество.

Соотношение общего объема продаж и затрат объема на качество - это важнейший аспект экономической деятельности любого предприятия. Так в ЮНИМИЛКе затраты на качество составляют на сегодняшний день более 45% объема продаж и увеличение дохода с предприятия достигается путем снижения уровня заработных плат, сокращения штата сотрудников и распределение освободившихся обязанностей между оставшимися сотрудниками. При внедрении системы качества, затраты на качество учтенные должным образом могут составить меньше 20%, что позволит получить в недалекой перспективе большую выгоду, чем от принимаемых мер сегодня.

Такие затраты наиболее сложно выявить, поскольку они касаются практически всех отделов, но занимают в их работе какой-то объем времени. Так же большинство работ связано с работой отдела по качеству. Именно объем временных затрат каждого сотрудника в отдельности позволит перевести данные затраты в экономически измеряемую форму. Все отделы: производственный, маркетинговый, проектный, исследовательский, экономический, инженерно-технический и отдел обучения задействованы в процессе контроля качества. Напрямую выявить затраты на качество проще в использовании услуг сторонних организаций: консультации, обучение по системе качества, стороннее обслуживание оборудования.

Определение затрат и их величины. По стандарту необходимо провести следующие шаги:

1. составить перечень элементов затрат которые относятся к деятельности фирмы и отнести их по группам

2. дать понятные по смыслу названия обозначенным элементам

3. кодировать элементы затрат

Данная процедура проводится с целью обозначения и распознавания элементов затрат в отделах и структурных подразделениях предприятия: по типу продукта, по рабочему месту и по типу дефекта.

Данные требования устанавливаются самой организацией и оцениваются на полноту информации, избегания повторений для последующего анализа. Такая предварительная работа необходима, так как внедрение излишних параметров приводит к резкому повышению всей системы затрат, делая её в этом случае не эффективной.

После проведения классификации и кодирования затрат можно будет четко определить источники данных в экономическом эквиваленте о затратах. Определить доступность их получение или выработать возможность их определения. В приведенной выше классификации можно видеть, что самым объемным по затратам является оплата труда сотрудников обеспечивающих качество. В действительности затраты на контроль могут составлять более 90%, а остальные затраты связаны с качеством материалов, затратами на оборудование и обслуживание. Так можно получить в денежном выражении общую картину затрат на контроль.

Размер внутренних затрат на дефект. Раздел наиболее объемен, но легко определяется. Накладные расходы, стоимость материалов при ошибках в работе (количество утилизируемого молока испорченного в процессе нарушения технологии производства), оплата труда связанного с повторным испытанием и затраты на материалы и повторные исследования, оплата работ для наверстывания потерянного времени, недополученная прибыль из-за снижения качества продукции. (В ЮНИМИЛК эта категория отсутствует, так, например, творог, проходящий по двум брендам «Простоквашино» и «Летний день» имеет совершенно одинаковое качество и фасуется на одной линии. Ценовая разница при продаже - это экономическая составляющая деятельности предприятия, но при одинаковой жирности мы имеем в разных упаковках одинаковый творог, соответствующий нормам и требованиям). В результате разработки системы наиболее трудно будет выявить затраты связанные с зарплатами отдела поставок, и штатом отдела качество (какой объем времени от их деятельности занимает именно работа в этой категории).

Размер внешних затрат на дефект. Размер затрат связан в этой категории с возвратами, повторным исследованием, транспортными расходами, работой с населением, зарплатой супервайзера. Здесь необходимо установить точный объем временных затрат уходящий на поддержание соответствующего качества. Наиболее трудно оценить в этой категории потери связанные с обесцениванием имиджа компании и величина выставляется предположительно, в большинстве компаний порядка 2,5% от всего объема затрат.

Для определения затрат проводится исследование и анализ следующей документации:

- ведомости по заработной плате;

- табеля с указанием затраченного рабочего времени;

- накладные на поставку продукции;

- складская документация.

Такая работа становится повседневной в организации и через некоторый промежуток времени преобразуется в экономическую составляющую, которую удобно интерпретировать и использовать в отчетности.

Работа по оценки качества на предприятии проводится специальным отделом и вырабатывается система, для обеспечения внешнего аудита приглашается специалист из фирмы, которая в последующем будет проводить внешнее аудирование и выдачу сертификата качества.

3. Особенности внедрения системы качества

качество экономический продажа дефект

Вырабатывание базы измерений. Необходимо для учета качества относительно какой-либо другой характеристике деятельности предприятия.

Необходимо учитывать сезонность: так поставки молока в зимний период резко снижаются, и продукты производятся по технологии с добавлением сухого молока.

Объем проданной продукции. В связи с краткосрочностью оставшаяся продукция на складах теряет свойства и списывается на утилизацию.

Конечно же решение о том, к какой базе измерений относить затраты на качество: к стоимости произведенной продукции; к числу произведенных единиц продукта; к объему проданной продукции; к стоимости поставленной продукции - должно быть принято самим предприятием и руководство при этом должно быть уверено, что полученные результаты действительно отражают реальную и объективную картину затрат на качество.

Рассмотрим другие базы измерений:

Добавленная стоимость - это стоимость, добавленная обработкой к стоимости материалов и полуфабрикатов, израсходованных в процессе производства. Используя добавленную стоимость в качестве базы измерений, автоматически учитываются :

изменение объема производства, поскольку эта база соответствует произведенному количеству продукции;

инфляционные тенденции, поскольку если стоимость материалов повышается, то и повышается цена конечного продукта. (Наиболее актуальна, так как стоимость исходного продукта - молока, напрямую влияет на качество продукции).

Трудоемкость может быть представлена, как величина оплаты труда, непосредственно затраченного на производство продукции. Это часто используемая на практике финансовая категория, и поэтому данные, требующиеся для использования этой базы измерений должны быть доступны.

Однако, трудоемкость должна использоваться с осторожностью, поскольку она может изменяться во времени вследствие:

автоматизации процессов; (проводится постоянно) улучшения технологии;

смены обслуживающего персонала. (высокая текучка кадров - смена более 50% всего управленческого персонала).

Для ЮНИМИЛК не может применятся, из-за актуальности только при очень коротких промежутках времени и не учитывает эффект инфляции.

Себестоимость может быть определена как сумма величин оплаты труда, непосредственно затраченного на производство продукции, стоимости материалов и комплектующих, накладных расходов.

В различные периоды времени, на себестоимость могут оказывать влияние следующие факторы:

автоматизации процессов;

внедрение новых технологий; (привело к незапланированным затратам) применение альтернативных материалов; (описано в сезонности) смены обслуживающего персонала.

Тем не менее, поскольку в эту категорию вовлечена целая группа затрат, влияние временных изменений не настолько существенно, как если бы в качестве базы измерений был использован только лишь один элемент затрат.

Для использование данной базы возможно соотнести потури на брак с себестоимостью.

Другие альтернативные соотношения. В процессе сертификации возможны другие соотношения, которые могут быть внедрены самой фирмой при необходимости.

Основные правила для внедрения измерений:

- последовательность;

- приведение всех измерений к денежным единицам;

- соответствие временное (и числитель и знаменатель из одного периода).

Следуя данным правилам возможно получения информации , которую можно эффективно использовать при анализе затрат на качество.

Результатом проведенной работы будет ОТЧЕТ, который состоит из следующих основных разделов:

Определение задач - данный отчет составляется в развернутом виде и в сворачивается до применимости по месту в отделе в который направляется. Работающие с отчетом должны получить информацию, которая позволит:

- сравнить текущий уровень достижений с уровнем прошлого периода, т.е. выявить тенденции;

- сравнить текущий уровень с поставленными целями;

- выявить наиболее значительные области затрат;

- выбрать области для улучшения;

- оценить эффективность программ по улучшению.

При этом необходимо для руководителя предоставить свернутый отчет с графическим отображением всех вышеперечисленных пунктах. То есть какие прошли изменения, как повлияло на затраты и т.д. в диаграммах и графиках для удобства анализа и принятия решений.

Каждый уровень руководства должен получать отчет, развернутый в тех главах, на которые он имеет и может оказать влияние. Подготовить и направить меры на улучшения процесса высшему руководству.

Все требования к отчету и его видам так же стандартизированы и прописываются в системе качества.

4. Внедрение системы качества

Управление большим концерном с отдаленными предприятиями по всей стране сталкивается с трудностями в своевременной координацией, часто нехваткой информации по причинам снижении прибыли из-за отсутствия стандартизированной оценки деятельности.

При поглощении компании Перммолоко концерном Юнимилк на предприятии прошло снижение доходов. Меры принимаемые на сегодняшний день по кадровой политике снижают эффективность производства и несут не учитываемые затраты на обучение и аттестацию нового персонала.

Для полноценного анализа затрат на качество, для предупреждения побочных затрат от внедрения новой линии, для оценки эффективности работы управляющего персонала в разрезе долгосрочной перспективы необходимо внедрение системы стандарта качества. Данная система позволит снизить затраты на качество, которое сейчас несет предприятия в области устранения дефектов и перенести затраты в область предупреждения дефектов.

Эти меры позволят планировать расходы на качество в долгосрочной перспективе, более эффективно проводить дистанционное управление работой отделения. Повышать доверие и удовлетворенность конечного потребителя стабильным продуктом, что позволит удерживать уже имеющуюся позицию на рынке и расширять охват новых рынков. Это наиболее актуально в последнее время, когда в результате преобразований опытные кадры управленческого персонала «разошлись» по предприятиям области и на наших прилавках появилась альтернативная продукция Кунгурского и Нытвенского молочных предприятий.

Размещено на Allbest.ru