Информационные системы в экономике

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДНРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

„ЧИТИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ”

Институт переподготовки и повышения квалификации

Кафедра экономики

Контрольная работа

По дисциплине: „Информационные системы в экономике”

2009

Содержание

1. Документационное обеспечение управленческой деятельности

2. Роль организационной техники в обеспечении управленческой деятельности

Список используемой литературы

1 Документационноое обеспечение управленческой деятельности

система экономика деятельность

Государственное регулирование в области документационного обеспечения управленческой деятельности осуществляют федеральные органы исполнительной власти в соответствии со своими полномочиями. Основными задачами уполномоченного федерального органа исполнительной власти по регулированию документационного обеспечения управленческой деятельности являются:

1. развитие и совершенствование совместно с другими федеральными органами исполнительной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации государственной системы документационного обеспечения управленческой деятельности;

2. разработка государственных стандартов, нормативных и методических документов по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности;

3. координация научной и методической работы в области документационного обеспечения управленческой деятельности; организация внедрения результатов научных исследований и научно-технических достижений в практику;

4. определение научно-технической политики в области документационного обеспечения управленческой деятельности и основных направлений ее развития и реформирования;

5. разработка единых требований к документам и документационным процессам, независимо от способа записи и вида носителя информации, в целях создания единой государственной информационной инфраструктуры;

6. развитие унифицированных систем документации и классификаторов;

7. разработка и координация комплексных целевых программ научно-исследовательской работы в области документационного обеспечения управленческой деятельности;

8. координация, разработка, сертификация и лицензирование программ автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности в федеральных органах исполнительной власти;

9. ведение нормативной базы документационного обеспечения управленческой деятельности;

10. контроль за выполнением организациями требований законодательных и иных нормативных правовых актов по документационному обеспечению управленческой деятельности и требований федеральных органов исполнительной власти.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния.

ДОУ включает следующие основные процессы:

· фиксация управляющих воздействий или данных о состоянии дел Организации на официальных носителях, т.е. "документирование" или "производство документов";

· своевременное предоставление информации в официальном порядке, т.е. передача документов или "документооборот";

· оперативное и долговременное хранение документов, т.е. "делопроизводство" и "архивное хранение".

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией "регулярного менеджмента", основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел в Организации для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения. Каждый из вышеназванных процессов является составной частью системы управления Компанией в целом.

Компания предоставляет полный комплекс услуг по документационному обеспечению управления для среднего и малого бизнеса:

1. Комплексная постановка ДОУ

2. Диагностика системы ДОУ

3. Проектирование системы ДОУ

4. Оптимизация делового документооборота (регламентация деятельности)

Документирование или создание документов

Документ - это официальный носитель информации, используемой при управлении организацией. Статус официального носителя документу придают наличие необходимых реквизитов и регистрационный номер.

В зависимости от того для управления какого элемента Организации применяются документы, различают:

· документы, с помощью которых управляют процессами (бизнес-процессами);

· документы, с помощью которых управляют субъектами;

· документы, с помощью которых управляют ресурсами.

Документами, с помощью которых руководство управляет бизнес-процессами, являются регламентирующими. Регламентирующие документы устанавливают последовательность выполнения работ. К этой группе документов относятся:

Положение об области деятельности - инструкция, устанавливающая общий порядок выполнения работ в выделенной области деятельности. В положении об области деятельности устанавливаются цели, которые требуется достичь организации в данной области деятельности, принципы организации работ, границы бизнес-процессов, реализуемые в рамках области деятельности, субъекты, принимающие участие в реализации бизнес-процессов, и принципы разграничения ответственности между ними.

Регламент выполнения работ - инструкция, устанавливающая последовательность реализации одного бизнес-процесса. В рабочем регламенте устанавливаются границы данного бизнес-процесса: инициирующий сигнал, результат правильного выполнения и направления его дальнейшего использования, временные ограничения, ответственного за контроль выполнения требований рабочего регламента, а также требования к выполнению составных частей бизнес-процесса - бизнес - процедур (исполнитель, вход (инициирующий сигнал и используемые данные), действия, выполняемые исполнителем, выход (результат и направления использования), временное ограничение выполнения процедуры и возможные исключения (варианты выполнения действий).

Технологическая инструкция - инструкция, устанавливающая требования к выполнению бизнес - процедуры. В инструкции более глубоко чем в рабочем регламенте раскрываются способы выполнения действий (технология выполнения), которые должен выполнить исполнитель для получения требуемого результата. Например, в действиях перечислено, что исполнитель заполняет бюджетную форму №..., а в технологической инструкции будет раскрыто, каким образом он должен ее заполнять (какие данные и в какой последовательности он должен внести в определенные поля формы).

Методические материалы - инструкции, в которых описываются рекомендации как наилучшим образом выполнить работы в рамках области деятельности, бизнес-процесса, бизнес процедуры какого-либо бизнес процесса. Методические материалы носят рекомендательный характер, излагаются в повествовательной форме и могут содержать описание примеров правильного выполнения работ.

Документами, с помощью которых руководство управляет субъектами (сотрудниками компании), являются организационными и распорядительными.

Организационные документы устанавливают, что именно данный субъект (должностное лицо) или группа субъектов (подразделение) выполняют в ходе своей профессиональной деятельности, т.е., в организационных документах фиксируются продолжительные управленческие воздействия. В распорядительных документах фиксируются оперативные управленческие воздействия руководителей Организации.

Организационными документами являются:

Положение о структуре управления - инструкция верхнего уровня, устанавливающая принципы распределения ответственности между субъектами, организационную структуру, построенную на основании данных принципов, зоны ответственности и полномочия субъектов.

Положение о подразделении - инструкция, устанавливающая направления деятельности данного подразделения, его функции, организационную структуру (подразделения или должностные лица, входящие в его состав), структуру управления (кто является руководителем, кто его назначает, кто его замещает), взаимоотношения с другими подразделениями или должностными лицами;

Должностная инструкция - организационный документ (инструкция), устанавливающий направления деятельности должностного лица, его функции (должностные обязанности), квалификационные требования к сотруднику, замещающему данную должностную позицию, указание, чем должен руководствоваться данный сотрудник при выполнении своих должностных обязанностей, порядок назначения и освобождения от должности, вышестоящие и подчиненные сотрудники, права и ответственность сотрудника.

В зависимости от того, кто является автором управленческого воздействия и к кому оно обращено, используются следующие виды распорядительных документов:

Приказ по основной деятельности - фиксирует управленческое воздействие Первого лица Компании, обращенное к ее сотрудникам.

Распоряжение - фиксирует управленческое воздействие Заместителя генерального директора, обращенное к сотрудникам Организации или Руководителя структурного подразделения, обращенное к сотрудникам подразделения.

В качестве отдельного вида распорядительных документов выделяется Поручение. Поручением является управленческое воздействие руководителя, которое было отдано устно или письменно (в виде резолюции на документе) и поставлено на контроль исполнения.

Распорядительные документы могут быть по основной деятельности или по кадрам.

Документами, с помощью которых руководство управляет ресурсами, устанавливают правила (границы, объемы, сроки) расходования или поступления ресурсов Компании относятся все планы и отчеты об их исполнении. В зависимости от ресурса документы могут быть: кадровыми, финансовыми и т. д. А в зависимости от сроков на которые составлены планы, они могут быть стратегическими, тактическими или оперативными. Документооборот. Движение информации в организации на официальных носителях - документах, с момента их получения или создания, и до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот отражает три основных информационных потока - документопотока:

а) документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.)

б) документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции, служебные записки, акты и т.д.)

в) документопоток исходящих документов - документы, направляемые во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Документооборот включает две основных составляющих:

Регистрация документов - присвоение документу уникального идентификационного номера и его фиксация в описи документов;

Передача документов - доставка зарегистрированных документов адресату (подразделению или должностному лицу компании) и регистрация собственно факта передачи.

Участниками документооборота являются все подразделения компании и, в зависимости от функций, которые они выполняют в рамках ДОУ, их можно разделить на следующие категории:

Центры документирования - подразделения или должностные лица организации, которые выполняют работу по созданию документов;

Центр документооборота - подразделение организации, которое выполняет работу по регистрации документов, их передаче и оперативному хранению;

Центр делопроизводства и хранения документов - подразделение организации, которое выполняет работу по формированию дел и архивному хранению документов.

Деление на категории является условным, и некоторые подразделения могут являться и центрами документирования, и центрами делопроизводства, и центрами хранения. Все зависит от принципов хранения документов: централизованное (создается единый архив) или децентрализованное (документы хранятся в центрах документирования). Субъектом, специализирующимся на регистрации документов, их передаче и оперативному хранению, является центр документооборота.

Документопоток внутренних документов различается на централизованный и децентрализованный.

Централизованный документопоток осуществляется через центр документооборота. Через центральный документопоток должны проходить все распорядительные документы, а также документы, которым следует придать официальный характер (служебные и докладные записки). Маршруты, по которым осуществляется передача документов по централизованному документопотоку, регламентируются в Положении о ДОУ (см. пример).

Децентрализованный документопоток осуществляется в ходе непосредственного выполнения работ (реализации бизнес-процессов). Его не имеет смысла направлять через единый центр документооборота. В данном случае регистрацию документов (присвоение идентификационного номера) должен делать непосредственно создатель передаваемого документа, а факт передачи документа не регистрируется (кроме случаев передачи электронных документов по электронной почте). Маршруты, по которым осуществляется передача документов по децентрализованному документопотоку, устанавливаются в документах, регламентирующих реализацию бизнес-процесса, в рамках которого они создаются.

Подготовка исполненных документов к хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Отбор документов на хранение в архиве или на уничтожение проводится ежегодно по окончании делопроизводственного года. Отбор производится специальной комиссией. При отборе документов на хранение (установление сроков хранения) или уничтожение комиссия должна руководствоваться "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденный Руководителем Росархива 06.10.2000.

Срок архивного хранения документов исчисляется с начала года, следующего за годом окончания срока их действия. Например, если срок действия документа истек в мае, то срок его хранения будет исчисляться с 1 января следующего года. На отобранные комиссией документы для уничтожения составляется Акт, в котором перечисляются названия, индексы и заголовки к тексту уничтожаемых документов. Акт должен быть подписан Генеральным директором. Использование документов, отобранных к уничтожению, для хозяйственных нужд запрещается. Запрещается также сжигать их. Документы измельчают в специальных машинах, и затем сырье сдают в макулатуру.

2 Роль организационной техники в обеспечении управленческой деятельности

Средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда называются организационной техникой (оргтехникой). К ним относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Оргтехника, применяемая на конкретном рабочем месте, называется малой оргтехникой. В настоящее время, данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку большая часть оргтехники изменила свои габариты, технические характеристики и пр., появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к ним можно отнести персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, телефакс и т. д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника - эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.

Современная организационная техника предполагает ее определенную классификацию в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация по функциональному признаку, которая однозначно связывает технологический процесс обработки документов в офисе с техническими характеристиками и возможностями оргтехники. Однако это не исключает применения других классифицирующих признаков, например, элементной базы технических средств.

В настоящее время состав групп оргтехники претерпел существенные изменения. Это связано с появлением различного рода новой техники для офисных технологий, выполняющей универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда. Расширились возможности систем электронной передачи документов на большие расстояния. В то же время разрабатываются новые и совершенствуются традиционные механические средства оргтехники.

Большинство пользователей испытывают различного рода затруднения при выборе какой-либо модели, предназначенной для обработки документов в офисе. Чтобы оптимизировать процесс выбора технических средств для офиса, необходимо учесть ряд факторов:

* объем документооборота;

* временные характеристики документопотоков;

* объем документов, передаваемых и принимаемых по техническим каналам связи;

* объем копируемых документов как первичный, так и вторичный;

* фирма-производитель оборудования;

* стоимость оборудования;

* стоимость расходных материалов, частота их замены;

* технические и эксплуатационные характеристики оборудования;

* способ эксплуатации технических средств;

* стоимость эксплуатации;

* эргономические характеристики оборудования;

* степень влияния на здоровье пользователя и т. п.

Всю совокупность средств организационной техники можно представить в виде следующих групп: Носители информации:

* носители на бумажной основе;

* носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька, бумага многослойная для электроискрового копирования и т. д.);

* микроносители;

* звуконосители;

* видеоносители;

* магнитные носители;

* оптические носители.

Средства изготовления текстовых и табличных документов:

* ручные пишущие средства;

* пишущие машины;

* диктофонная техника;

* средства вычислительной техники.

Средства репрографии и оперативной полиграфии:

* средства фотографического копирования;

* средства диазографического копирования;

* средства электрофотографического копирования;

* средства термографического копирования;

* машины электронно-искрового копирования;

* средства микрографии;

* средства изографического копирования;

* машины для гектографической (спиртовой) печати;

* машины для трафаретной (ротаторной) печати;

* оборудование для оперативной офсетной печати.

Средства обработки документов:

* фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины;

* машины и устройства листоподборочные и сортировальные;

* скрепляющее, склеивающее и переплетное оборудование;

* конвертовскрывающие и резательные машины;

* машины для нанесения защитных покрытий на документы;

* адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины;

* машины для уничтожения документов;

* агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

Средства хранения, поиска и транспортировки документов:

* первичные средства хранения документов (папки, коробки и т. п.);

* вторичные средства хранения документов (шкафы, ящики, стеллажи и т. п.);

* картотеки и картотечное оборудование;

* тележки для транспортировки документов;

* лифтовое оборудование;

* транспортеры и конвейеры;

* пневматическая почта;

* оборудование для хранения носителей информации.

Банковская оргтехника'.

* машины для счета купюр;

* детекторы валют;

* машины для упаковки банкнот;

* банкоматы.

Малая оргтехника.

Офисная мебель и оборудование:

* специализированная мебель для служебных помещений;

* специализированное оборудование для служебных помещений.

Прочие средства.

Список используемой литературы

1 Балдин К.В., Уткин В.Б. Информационные системы в экономике: Учебник. - 2-е изд. перераб. и доп. - М.: ИТК «Дашков и К», 2005

2 Информационные системы и технологии в экономике. Учебник. - 2-е изд., - М.: Финансы и статистика, 2004.

3 Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем. Учебник (ГРИФ). - М.: Финансы и статистика, 2004.

4 Каратыгин С.А. Access 2000. Руководство пользователя с примерами. - М: Лаборатория Базовых Знаний, 2000.

5 Докучаев А.А., Мошенский С.А. Введение в табличный процессор MS-Excel for Windows. СПб .: ТЭИ, 1996.

Размещено на allbest.ru