Інформаційне забезпечення комерційної діяльності організації

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Зміст

Вступ

1. Види і характеристика інформації

2. Класифікація інформації

3. Господарський облік інформації

Висновки

Список використаної літератури

Вступ

З того моменту, як суспільство пішло від планової економіки й вступило в ринкові відносини умови функціонування фірм повністю змінилися, тобто щоб вижити, фірмі необхідно проявляти ініціативу, заповзятливість й ощадливість для того, щоб підвищити ефективність діяльності, щоб не виявитися на грані банкрутства. Стаючи об'єктом товарно-грошових відносин, що мають економічну самостійність й повністю відповідають за результати своєї господарської діяльності, фірма повинна сформувати в себе систему управління, що забезпечила б йому високу ефективність роботи, конкурентоздатність і стійкість положення на ринку. Не існує ніяких універсально сприйнятливих прикладів або твердих принципів, які б робили функціонування ефективним. Існують, однак, підходи, які допомагають керівникам підвищити ймовірність ефективного досягнення цілей організації. Аналіз і менеджмент не дають уніфікованих рецептів. Вони вчать тому, як, знаючи прийоми, способи й шляхи рішення тих або інших управлінських завдань, домогтися успіху для конкретної фірми. Грамотна організація комерційної діяльності дозволяє фірмі бути чимось більшим, ніж сумою його окремих компонентів - капіталу й співробітників. Вдале інформаційне забезпечення комерційній діяльності важливо для досягнення мети фірми і отримання прибутку.

Метою роботи є вивчення комерційної діяльності фірми та особисто інформаційного забезпечення комерційної діяльності організації.

Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити наступні завдання:

- вивчити теоретичні питання по організації й оцінки ефективності інформаційного забезпечення комерційної діяльності на фірмі,

- розглянути основні шляхи вдосконалювання інформаційного забезпечення комерційної діяльності фірми.

1. Види і характеристика інформації

Пошук відповідей на питання, як діяти фірми у ринкових умовах, як швидше досягнути цілей, залежатиме від інформації, що нею мають користуватись підприємці у тій чи іншій ситуації для прийняття рішень.

Сукупність вихідної інформації різного характеру, що призначена для прийняття рішень у сфері виробничого підприємництва можна вважати за інформаційне забезпечення підприємництва.

Вихідна інформація для виробничого підприємництва має два різновиди:

1) інформація про стан зовнішнього середовища;

2) інформація про стан фірми (чи наявних передумов її створення).

У свою чергу, інформація першого різновиду містить дві групи:

а) ринкова кон'юнктура;

б) механізм регулювання діяльності фірми владними структурами держави.

Для характеристики ринкової кон'юнктури залучають дані, що наводять в офіційній літературі, статистичних оглядах, комерційних публікаціях, рекламних виданнях та ін. Доцільним і результативним є інформації у вигляді прямого опитування, анкетування та інших прийомів, що широко використовуються у практиці маркетингових досліджень. Інформацію про ринкову кон'юнктуру при створенні чи розвитку фірми можна поділити на наступні види:

- Характеристика ринку (ємність, структура, насиченість відповідною продукцією);

- Характеристика товару і можливості його збуту (призначення товару, вимоги до якості, етапи «життя» на ринку, обсяг попиту і пропозиції та ін.);

- Рівень конкуренції (наявність конкурентів, їх кількість, потужність, фінансова стабільність, рейтинг);

- Рівень цін(види, аранжування і динаміка цін на відповідну продукцію, прогноз цінових тенденцій у майбутньому);

- Можливості залучення коштів (розвиненість банківських, інвестиційних та фінансових установ, види кредитів, умови кредитування, кредитні проценти);

- Фінансові характеристики (курси валют, активність фондових бірж, темпи інфляції);

- Можливості ресурсозабезпечення (джерела і умови постачання ресурсів, рівень цін на матеріальні ресурси, активність товарних бірж);

- Інші види інформації (стабільність макроекономічної політики, рівень безробіття, активність іноземних інвесторів та ін.).

Найрегламентованішою і, на певний період достатньо однозначною, є інформація про механізм регулювання діяльності фірм, оскільки як економічні, так і адміністративні важелі держави встановлюються відповідними нормативними актами - законами, затвердженими законодавчою владою (Верховною Радою), декретами, прийняттями виконавчою владою (Кабінетом Міністрів), або інструкціями, положеннями, рішеннями тими установами, які наділені відповідними правами (від державних міністрів до місцевих органів самоврядування). Тому показники, що характеризують механізм регулювання, мають нормативний характер, тобто є обов'язковими, і нехтування ними призводить до економічних або адміністративних санкцій. Обсяг і зміст нормативної інформації значний і динамічний, що призводить до великої ймовірності похибок при обґрунтуванні доцільності діяльності фірм. Запобігти помилкам можна лише за умови постійного і систематичного відсліджування нормативної документації. Тому на фірмі повинен обов'язково створюватись відділ чи підрозділ, який би займався даними питаннями.

Інформацію про регулювання діяльності фірми владними структурами держави можна поділити на такі види:

- Система оподаткування (види податків, норми податків, податкові пільги, порядок і термін стягнення податків);

- Система обов'язкових платежів (види і норми платежів, порядок і термін нарахування, порядок контролю за платниками);

- Система ціноутворення (види товарів з фіксованими (регульованими) цінами, механізм регулювання);

- Система держзамовлень і держінвестицій (механізм держзамовлень і надання держінвестицій, умови, пільги);

- Система регулювання зовнішньоекономічної діяльності (механізм регулювання, пільги, обмеження, порядок ліцензування експортно-імпортних операцій і товарів, митне регулювання);

- Система антимонопольного регулювання (механізм регулювання, види відповідальності за порушення);

- Система регулювання оплати праці (генеральні і галузеві угоди, порядок встановлення мінімальної і максимальної заробітної плати);

- Система захисту прав виробників (права найманих працівників, умови розширення їх прав, відповідальність власника і т.д.);

- Система захисту прав споживачів (механізм сертифікації продукції, перелік і порядок обмежень щодо випуску і реалізації деяких товарів);

- Система захисту оточуючого середовища (екологічні нормативи, механізм контролю за їх додержанням, відповідальність виробника);

- Інші види регулювання (механізм регулювання кредитної політики і контролю за діяльністю комерційних банків, порядок організації та реєстрації фірм і т.д.).

Інформація про стан фірми найдоступніша підприємцю, оскільки формується за його участю. Є певні відмінності у обсязі, складі та джерелах отримання такої інформації для фірми, яка вже діє, і яка тільки створюється. У першому випадку можна створити певний інформаційний масив на підставі звітної і планової інформації (річні, квартальні, місячні звіти фірми, бухгалтерські звіти, прогнози розвитку фірми і т.д.). У другому випадку частина інформації відпадає (наприклад, можуть бути відсутні виробничі потужності, а отже відповідні економічні характеристики), а частина має неповний характер (наприклад, технічний рівень устаткування, за паспортними даними, високий, але можливість забезпечити високий рівень технології і організації виробництва ще невідома). Велика частина інформації носить теж нормативний характер, але це внутріфірмовий рівень нормативності, тобто наприклад: норми трудомісткості, енергоємності, матеріалоємності продукції, нормативи оборотних коштів, нормативи чисельності та інше.

До інформації, що характеризує стан фірми можна віднести наступні види:

- організаційно-правові характеристики (правовий статус, форма власності, організаційна структура, наявність філій, торгової марки і т.д.);

- виробничі потужності (величина, структура, відповідність до характеристик нового товару);

- матеріальні (у тому числі і паливно-енергетичні) ресурси (специфіка матеріальних ресурсів, розмір запасів, наявність і характеристика інформації, умови зберігання і т.д.);

- трудові ресурси (кількість персоналу, його склад і характеристики, джерела поповнення персоналу);

- організаційно-технологічні можливості (відповідність техніки, технології, організації виробництва до вимог конкурентоспроможної продукції, наявність ліцензій та патентів);

- економічні характеристики (рентабельність, продуктивність праці, фінансовий стан);

- екологічні характеристики (рівень екологічної безпеки виробництва, можливості його сертифікації і атестації продукції);

- інші види інформації (кліматичні умови, наближеність до джерел ресурсів і т.д.).

2. Класифікація інформації

Всі види вищенаведеної інформації можуть бути поділені на кількісну і якісну. Якісна - це візуальні враження від розмов, телевізійних програм, газетних повідомлень. Кількісна - інформація відображена у числах. Кількісну інформацію можна поділити на: оперативний облік, фінансовий облік, управлінський облік.

Операційна облікова інформація розкриває щоденні операції фірми і відображається у первинних документах (виписки з розрахункового рахунку банку, прибуткові і видаткові касові ордери, накладні на товари, матеріали та ін.). Вона є вихідною інформацією для фінансового і управлінського обліку.

Дані фінансового обліку повинні надавати користувачам корисну інформацію. На сьогоднішній день визначено, що в умовах ринкової системи існують три основні групи багато чисельних користувачів інформації:

1) внутрішні, які безпосередньо зайнятті бізнесом у даній промисловій фірмі. Це зокрема, посадові особи, які несуть відповідальність за ведення справ та за досягнення поставлених перед фірмою цілей.

2) зовнішні прямі, які знаходяться за межами фірми, але мають пряму фінансову зацікавленість у її бізнесі. Сюди відносяться вкладники капіталу (засновники, акціонери), кредитори, постачальники, банки, фінансові та страхові компанії.

3) зовнішні непрямі, які мають непряму зацікавленість у бізнесі фірми. Це наприклад, податкова служба, статистичні та урядові структури, фондові біржі, факторингові компанії, потенційні іноземні спонсори або інвестори і т.д.

Облікова інформація, спеціально підготовлена для використання менеджерами у процесі планування, аналізу, оцінки і контролю називається управлінською обліковою інформацією.

При формуванні вихідної інформації не можна применшувати чи перебільшувати характеристики реальності, оскільки це може привести до не передбачуваних наслідків. Тому інформація повинна бути зрозумілою, доцільною, своєчасною, достовірною та повною.

3. Господарський облік інформації

інформація кон'юнктура виробничий господарський

Господарський облік пов`язаний з економічною діяльністю людей - з процесами виробництва, обміну, розподілу матеріальних благ. Господарські процеси на фірмі повинні бути організовані, тобто необхідно управляти ними.

Господарський облік - це кількісний вираз та якісна характеристика господарських процесів з метою управління ними.

Господарський облік буває оперативний, статистичний та бухгалтерський.

Оперативний облік ведеться з метою оперативного реагування на зміни в господарських та інших виробничих ситуаціях. Наприклад, вийшов з ладу верстат, необхідно організувати його ремонт; не надійшли вчасно матеріали від постачальників згідно з договором, необхідно шукати вихід з положення. Оперативний облік ведеться на рівні первинних ланок економіки - робочого місця, дільниці, цеху, виробництва.

Статистичний облік ведеться при необхідності одержання статистичних даних (темпи інфляції; валовий випуск продукції промисловості; знос основних засобів; взаємозаборгованість підприємств) з метою визначення закономірностей і тенденцій розвитку економіки. Дані статистичного обліку використовуються для управління економікою в цілому, її галузями, регіонами.

Об`єктами як оперативного, так і статистичного обліку не обов`язково є господарські процеси та кошти підприємства (наприклад, статистика вивчає і культурні та духовні потреби людей).

Бухгалтерський облік ведеться з метою здійснення контролю за господарською діяльністю на підприємстві. Його особливостями є:

- неперервність в часі;

- сувора документованість;

- він охоплює тільки ті факти підприємницької діяльності, які можуть бути представлені в грошовому вимірі, а також забезпечує співставлення даних різних періодів.

Метод бухгалтерського обліку включає в себе ряд елементів, які виходять із змісту господарського обліку. Вони можуть бути умовно розділені на 4 розділи:

а) елементи, пов`язані з організацією бухгалтерського спостереження. В бухобліку для реєстрації первинних даних використовується документація та інвентаризація. Документи - це початок обліку, в них безпосередньо з натури фіксуються всі операції, які здійснені на підприємстві. Однак дані обліку можуть мати розбіжності з дійсним станом майнових коштів підприємства. Для усунення цих розбіжностей проводиться інвентаризація, тобто перепис майнових коштів. Інвентаризація використовується також для одержання первинних даних. Систематичні інвентаризації забезпечують реальність облікових даних;

б) елементи, пов`язані з організацією бухгалтерського вимірювання. В первинних даних фіксуються натуральні або трудові вимірювачі. Для забезпечення узагальненого відображення всіх суб`єктів бухгалтерського обліку необхідно їх відобразити в грошовому вимірі. Для цього використовуються оцінка і калькуляція. Оцінка - це спосіб грошового вимірювання господарських коштів та їхніх джерел. В окремих господарських процесах присутні різні види затрат. На основі їх підсумовування, групування і спеціальних розрахунків визначаються затрати по кожному з них. Калькуляція - це спосіб визначення в грошовій формі собівартості одиниці окремих господарських процесів;

в) елементи, пов`язані з групуванням об`єктів бухобліку. Зафіксовані первинні дані, відображені в грошовій оцінці, необхідно в поточному порядку систематизувати, згрупувати за їхнім економічним змістом. В бухобліку для цього використовуються рахунки і подвійний запис. Рахунки бухобліку відкриваються за принципом економічної однорідності, по них проходить систематизація господарських операцій.

г) елементи, пов'язані з узагальненням даних обліку. Разом з поточним обліком виникає необхідність в одержанні кінцевих даних про всю господарську діяльність. Для цього використовуються баланс і звітність. Баланс - це запис узагальненого відображення і групування господарських коштів підприємства та його зобов`язань (джерел їх утворення) в грошовій оцінці на певну дату. Для аналізу роботи підприємства необхідні також дані про господарські процеси за певний період. Ці дані надаються в звітності, яка складається на основі записів на рахунках після додаткової обробки. Звітність - це засіб одержання кінцевих даних про господарську діяльність підприємства за певний період.

Інформація про фінансовий стан фірми міститься в головному елементі пакету фінансової звітності - балансі фірми.

Баланс фірми - це деталізована репрезентація фінансового стану фірми на конкретний момент часу («фотографія в цифрах»), яка відображає, з одного боку, склад, розміщення і використання капіталу (майна) фірми, тобто все те, чим володіє фірма на дату складання балансу, а з другого боку - показує джерела формування та накопичення капіталу (коштів).

Баланс фірми складається з двох рівновеликих частин, які оформлені у вигляді таблиці, ліва сторона якої відображає активи фірми, а права - пасиви.

Інформаційно-технологічні системи перетворились на великі багатогалузеві комплекси, які охоплюють практично всі сфери бізнесу.

Розглядаючи інформаційно-технологічні системи, необхідно зазначити, що у різних країнах фахівці по-різному трактують і описують їх. Розширена схема розвитку інформаційного бізнесу включає такі блоки:

- змістова інформація - кінофільми, газети, журнали, мікрофільми, інформаційні бюлетені, книги, довідкові покажчики, доповіді, публікації і т.д.

- допоміжні послуги - банки, проектування систем, програмування, електронна передача документів, рекламні агентства, бюро послуг і т.д.

- інформаційна технологія - комп'ютери, мікрофільми, лазерні диски, друкарське обладнання, бланки обліку і т.д.

- інтегруюча технологія - персональні комп'ютери, мовні системи, цифрові дані і т.д.

- засоби зв'язку - радіо, телебачення, телефон, засоби поштового зв'язку.

- канали зв'язку - доставка посильним, пошта, телеграф, телефон, міжнародні засоби зв'язку, супутниковий зв'язок і т.д.

- канали теле- і радіомовлення - радіомережа, регіональні мережі, телемережа, телефакс і т.д.

- змістові послуги - служба новин, інформація про фондову біржу, бібліотеки та відеотеки, статистичні індекси т.д.

Зупинимось на інформаційній технології, що є основою сучасного інформаційного бізнесу.

Інформаційна технологія - використання обчислювальної техніки для створення, збирання, передавання, зберігання, обробки інформації для всіх сфер бізнесу. Американські фахівці спрогнозували подальший прогрес у цій галузі.

Його рушійною силою є такі інформаційні тенденції:

- зростання ролі інформаційного продукту;

- розвиток здатності до взаємодії (поєднаності);

- ліквідація проміжних ланок (безпосередність);

- глобалізація, конвергенція (об'єднання).

Зростання ролі інформаційного продукту. Інформаційний продукт - це програмні засоби баз даних і служб експортного забезпечення. Створення інформаційного продукту включає в себе три стадії: розробку, синтез і розповсюдження. Через ці стадії проходять основні типи інформаційного продукту: інформаційні новини, документальні програми, знання та думки, дані та факти, ігри, художні твори і т.д.

Здатність до взаємодії між усіма фізичними і логічними елементами системи також є тенденцією розвитку інформаційних технологій. Одним із найважливіших факторів для забезпечення взаємодії є поява нових стандартів на дисплеї, бази даних, що зумовило процеси стандартизації.

Ліквідація проміжних ланок означає усунення тих стадій, які включають посередників між споживачами і виробниками (наприклад усунення проміжних торговельних організацій).

Глобалізація інформаційного бізнесу - це тенденція інформаційних технологій, що полягає в тому, що теоретично будь яка людина є сьогодні споживачем інформації. Тому можливості інформаційного ринку є безмежними, хоча й існує досить жорстка конкуренція між основними виробниками. До традиційно сильних виробників, таких як США, Японія, Великобританія додались фірми Австралії, Південної Кореї, Тайваню та ін.

Конвергенція - процес, який у нас перебуває на початковій стадії. Конвергенція пов'язана з глобалізацією.

Конвергенція формує сьогодні так званий потенційний ринок інформаційних технологій, основними сегментами якого є:

- споживчий сегмент, що включає передавання інформації розважальних програм та їх споживання;

- забезпечення бізнесу - споживання продукції та послуг інформаційних технологій у процесі реалізації різних видів ділової діяльності;

- інтелектуальна праця - споживання і передавання інформації серед менеджерів та інших фахівців.

Усі зазначені вище сегменти потенційного ринку інформаційних технологій стосуються бізнесу, оскільки він є основним споживачем інформаційних технологій. Тому, в свою чергу, інформаційні технології спрямовані на забезпечення функціонування бізнесу.

Висновки

Інформаційне забезпечення це необхідна послуга для функціонування економіки в сучасних умовах. У ринковій економіці незалежні, самостійні виробники товарів і послуг, а також всі ті, хто забезпечує безперервність циклу "наука - техніка - виробництво - збут - споживання" не зможуть успішно діяти на ринку, не маючи інформації. Підприємцеві потрібна інформація про інших виробників, про можливих споживачів, про постачальників сировини, що комплектують і технології, про ціни, про положення на товарних ринках і ринках капіталу, про ситуації в діловому житті, про загальну економічну й політичну кон'юнктуру не тільки в власній країні, але й в усьому світі, про довгострокові тенденції розвитку економіки, перспективах розвитку науки й техніки й можливі результати, про правові умови господарювання й т.п. У зв'язку із цим доцільно проаналізувати інформаційний ринок, значна частина послуг якого ставиться до сфери ділової інформації.

Для вдосконалювання маркетингової діяльності та інформаційного забезпечення комерційний діяльності фірми необхідно виділити наступні заходи:

- зробити вдосконалювання комунікацій маркетингу.

- удосконалювання взаємодії відділу маркетингу й збуту з іншими службами.

Список використаної літератури

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике. / Под. ред. Г.А. Титоренко. - М.: Компьютер ЮНИТИ, 2008. - 336 с.

2. Бердтис А. Структуры данных. - М.: Статистика, 1974. - 408 с.

3. Блек Ю. Сети ЭВМ: протоколы, стандарты, интерфейсы. ? М.: Мир, 2000.

4. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. ? М.: Финансы и статистика, 2002.

5. Бойков В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. ? М.: Мир, 2007.

6. Боэм Б.У. Инженерное программирование для проектирования программного обеспечения. ? М.: Радио и связь, 2005. ? 512 с.

7. Брябрин В.М. Программное обеспечение персональных ЭВМ. - М.: Наука, 2008.

8. Васильев В.Н. Организация, управление и экономика гибкого интегрированного производства в машиностроении. - М.: Машиностроение, 2006. - 312 с.

9. Вершинин О.В. Компьютер для менеджера. - М.: Высшая школа, 2000.

10. Вычислительные машины, системы и сети. / Под ред. А.П. Пятибратова. - М.: Финансы и статистика, 2001.

11. Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. В 2 кн. - М.: Энергоатомиздат, 2004.

Размещено на Allbest.ru