Інформаційне забезпечення економічного аналізу та його основні принципи

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Поняття, види інформації та її роль в економічному аналізі

Результативність та ефективність економічного аналізу значною мірою залежать від обсягу та якості інформації, яку використовують при його проведенні. Інформація - це відомості про навколишній світ та процеси, що відбуваються в ньому, які сприймаються людиною або спеціальним пристроєм. Під економічною інформацією, як правило, розуміють організовану сукупність даних про господарську діяльність підприємств чи їх структурних підрозділів.

Економічна інформація становить проміжну ланку між господарською діяльністю, де вона формується, і управлінням, де її фіксують, обробляють і використовують для прийняття управлінських рішень. Достовірна інформація допомагає приймати ефективні управлінські рішення, які вплинуть на фінансовий стан підприємства у майбутньому.

Система інформаційного забезпечення економічного аналізу охоплює три основні складові елементи: перелік інформаційних одиниць або інформаційних сукупностей показників чи документів, необхідних для вирішення тих завдань, що ставляться перед аналізом (склад інформації); структуру інформації, закономірності її формування та використання, тобто правила побудови показників та документів, що містять ці показники; характеристику руху інформації - визначення потоків інформації, побудова схем документообігу та інформаційних моделей.

Під час економічного аналізу підприємства використовують такі основні способи формування бази даних, як сканування (пошук вже сформованої, тобто ретроспективної інформації), моніторинг (відстеження поточної інформації, яка з'являється) і прогнозування (формування інформації про майбутній стан підприємства та його оточення). Збирання, нагромадження та систематизація інформації про господарську діяльність підприємства - один з етапів економічного аналізу. Необхідність збирання та обробки економічної інформації зумовлюється багатьма обставинами, головними з яких є багаторазовість та тривалість використання інформації, а також розрив у часі між збиранням та використанням інформації в аналітичній роботі. Економічну інформацію слід збирати вчасно і в повному обсязі, вона має бути достовірною, корисною та зручною для сприйняття і подальшого використання. Забезпечити перелічені вимоги до інформації значно простіше при впровадженні автоматизованої системи збирання, обробки та зберігання інформації з використанням комп'ютерної техніки (автоматизованого банку даних).

Таблиця 1. Види економічної інформації

Формування масивів економічної інформації має ґрунтуватися на певних принципах. До них належать: виявлення інформаційних потреб і способів найефективнішого їх задоволення; об'єктивність відображення процесів виробництва та реалізації продукції, використання виробничих та фінансових ресурсів; єдність інформації, що надходить з різних джерел, виключення дублювання первинної інформації;, оперативність інформації, що забезпечується використанням найновіших засобів зв'язку і впровадженням методів дистанційної передачі даних; обмеження обсягу первинної інформації та підвищення ефективності її використання; розроблення програм автоматизованого збирання та оброблення первинної інформації.

Економічний аналіз господарської діяльності підприємств передбачає використання планової, обліково-звітної та необлікової інформації.

Планова інформація. В економічному аналізі використовують інформацію, що міститься у перспективних, поточних і оперативних планах діяльності підприємства загалом та його окремих структурних підрозділів. Перспективні плани (програми) розробляють підприємства для окремих напрямів діяльності та розвитку. Основним плановим документом, за яким спрямовують і організовують діяльність підприємства, є річний план, який розробляють на основі показників перспективних планів та укладених договорів (контрактів).

Головними показниками окремих розділів річного плану є: виробнича програма (введення в дію виробничих потужностей і освоєння нових видів продукції, загальний обсяг виробленої продукції); технічний розвиток (показники ефективності заходів упровадження нової техніки, прогресивної технології, вдосконалення організації виробництва і поліпшення господарської діяльності); трудові ресурси (чисельність працівників, фонд заробітної плати, показники виробітку продукції); маркетинговий план; фінансовий план (джерела забезпечення підприємства фінансовими ресурсами, фінансові взаємовідносини з бюджетом чи банками, фінансові результати тощо). На його основі можуть розроблятися місячні, декадні і позмінні оперативні плани всього підприємства і його окремих підрозділів. Оперативні планові документи здебільшого використовують для оперативного аналізу виконання виробничої програми та виробничих витрат.

Бізнес-план розробляють у разі потреби обґрунтування економічної доцільності реалізації певного підприємницького проекту, повного або часткового перепрофілювання діяльності підприємства, а також при формуванні нового. виробничого підрозділу. Цей документ містить систему пов'язаних у часі і просторі, узгоджених за цілями і ресурсами заходів і дій, спрямованих на отримання відповідного прибутку завдяки реалізації підприємницького проекту. У бізнес-плані розглядаються науково-технічні, технологічні, організаційні, маркетингові, соціальні та інші питання реалізації підприємницького проекту, але основна увага зосереджується на його фінансово-економічних аспектах. Бізнес-планування дає відповіді на такі запитання: яких фінансових витрат вимагає реалізація проекту; який прибуток можна очікувати від його реалізації; яка його ефективність (рентабельність); за який час окупляться затрати?

Основні розділи бізнес-плану: характеристика продукції (робіт, послуг), оцінка її конкурентоспроможності; оцінка ринку збуту; маркетинговий план: план виробництва; оцінка ризик)-' і страхування; фінансовий план; ресурсне забезпечення. З розвитком ринкових відносин роль бізнес-планування зростає.

Обліково-звітна інформація формується в процесі бухгалтерського обліку і охоплює первинні дані та звітність підприємства.

Така звітність - сукупність звітних, як правило, типових форм, які періодично подають органам державної статистики, вищим органам управління відповідно до підпорядкування, органам державної податкової адміністрації тощо.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Джерела обліково-звітної інформації

Основним джерелом зовнішнього аналізу і важливою складовою джерел внутрішнього аналізу є фінансова звітність підприємства Фінансова звітність містить інформацію про фінансовий стан, результати діяльності та рух грошових коштів підприємства за звітний період. Звітність, ґрунтуючись на даних бухгалтерського обліку як системі суцільного, неперервного та документального оформлення господарських процесів, впорядкованого узагальнення інформації про стан майна і зобов'язань підприємства, відображає і дає змогу оцінювати результати діяльності, прогнозуючи напрями підвищення ефективності і сприяє виробленню й прийняттю необхідних управлінських рішень. Основною метою складання фінансової звітності є надання користувачам для прийняття рішень повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансовий стан, результати діяльності та рух грошових коштів підприємства. Фінансова звітність підприємства не становить комерційної таємниці, крім випадків, передбачених законодавством.

Фінансова звітність складається з таких форм, форма №1 «Баланс», форма №2 «Звіт про фінансові результати», форма №3 «Звіт про рух грошових коштів», форма №4 «Звіт про власний капітал», форма №5 «Примітки до річної фінансової звітності», форма №6 Додаток до річної звітності «Інформація за сегментами». Для суб'єктів малого підприємництва встановлена скорочена за показниками фінансова звітність у складі: форма №1 М «Баланс» і форма №2 М «Звіт про фінансові результати». Склад фінансової звітності підприємств в Україні максимально наближений до міжнародних стандартів.

До основних зовнішніх споживачів фінансових звітів належать акціонери, інвестори, кредитори, контрагенти, а також податкові та інші державні органи. Крім названих зовнішніх споживачів фінансову інформацію використовують і керівники самих підприємств для поточного аналізу фінансового стану та для обґрунтування управлінських рішень.

Податкова звітність формується відповідно до податкового законодавства і містить інформацію про розрахунки з бюджетами та державними цільовими фондами. її подають платники податків у визначені терміни до податкового органу.

Податкова звітність складається з податкових декларацій та інших форм звітності. До податкових декларацій належать в першу чергу Декларація про прибуток підприємства і Податкова декларація з податку на додану вартість.

Статистична звітність - офіційні документи, в яких містяться статистичні дані про роботу підзвітного підприємства, що подають у статистичні органи за встановленою формою, у відповідні терміни та за вказаними адресами.

Порядок, терміни та способи подання статистичної звітності визначає Загальнодержавний табель форм державних статистичних спостережень для об'єднань, підприємств, організацій і установ України всіх форм власності, який містить перелік статистичних форм та їх індекси, періодичність і способи подання, визначення хто, кому і коли подає відповідну форму звітності.

Підприємства подають в органи статистики декілька видів різних форм звітності, що характеризують їхню діяльність. У кожній з цих форм повинні бути такі обов'язкові реквізити (відомості): назва форми; номер і дата затвердження форми звітності; адреси, за якими подають звітність; період, за який подають дані; термін подачі звітності; посади осіб, що підписали звітність і відповідають за достовірність поданих даних. Усі форми статистичної звітності затверджують органи державної статистики. Основні форми державної статистичної звітності наведені у табл. 3.8.

Необлікова інформація. В процесі економічного аналізу, особливо в разі необхідності з'ясування причин тих або інших явищ і процесів, нерідко використовують так звану необлікову інформацію - тобто дані, які не передбачені встановленими формами обліку чи звітності. Джерелами необлікової інформації є: протоколи зборів трудового колективу, виробничих нарад, профспілкових та інших громадських організацій; пояснювальні та доповідні записки; матеріали преси; листування з вищими органами управління, замовниками, субпідрядниками, постачальниками, фінансовими та кредитними органами; переписи обладнання, інших основних засобів і товарно-матеріальних цінностей; господарсько-правові матеріали (договори, рішення господарського суду) тощо.

За певних обставин для отримання інформації необхідні спеціальні обстеження. Шляхом вибіркових і суцільних спостережень, проведення фотографій робочого дня, хронометражу роботи обладнання, праці окремих робітників, особистих контактів з виконавцями, спеціалістами та керівниками можна з'ясувати причини нераціонального використання окремих видів виробничих ресурсів, неефективної роботи підприємства або його структурних підрозділів.

Перелічені види інформації відіграють різну роль у процесі економічного аналізу, доповнюючи і деталізуючи його результати.

2. Підготовка економічної інформації до використання в аналітичній роботі

економічний інформація

Ефективність економічного аналізу значною мірою визначається якістю інформаційного забезпечення. Від того, наскільки адекватно економічна інформація відповідає справжній потребі в ній керівників і спеціалістів різного рівня, наскільки вона якісна, залежить ефективність управління підприємством.

Якісна система економічної інформації повинна відповідати таким вимогам:

· містити мінімальний, але достатній обсяг інформації для вироблення управлінських рішень;

· забезпечувати достовірність інформації на всіх етапах ЇЇ проходження;

· проходити мінімум рівнів управління та структурних підрозділів;

· частота надходжень і тривалість обробки інформації має відповідати частоті та швидкості зміни стану відповідного елемента виробництва;

· відповідати системі управлінських функцій;

· містити у міру можливості відомості про відхилення відповідних параметрів явищ та процесів від нормального стан} -;

· ступінь узагальнення показників і широта номенклатури параметрів об'єкта, який оцінюють, має відповідати рівню управління;

· всі органи управління незалежно від рівня управління і спеціалізації підрозділів повинні володіти необхідним мінімумом інформації про головні цілі підприємства;

· подаватися наочному вигляді;

· містити мінімум обсягу інформації при максимумі смислового навантаження на її одиницю.

Система інформаційного забезпечення економічного аналізу повинна володіти певними принципами відповідно до організації, функціонування і використання її даних. Ці принципи інформаційної системи розкриті у табл. 4.

Таблиця 2. Принципи інформаційної системи економічного аналізу

Конструкційні - принципи інформаційної системи характеризують ті параметри, які дають змогу здійснювати інформаційну діяльність. організаційні - створюють уявлення про організацію та регламентацію функціонування системи, функціональні - про способи забезпечення ефективності системи в процесі управління, а споживчі - про вимоги споживачів інформації.

Найважливішими вимогами до економічної інформації, яку використовують у процесі аналізу господарської діяльності підприємств, є повнота даних, достовірність, оперативність, неперервність, перспективність та адекватність.

Вимога повноти даних полягає в тому, щоб аналітична інформація давала змогу повністю охарактеризувати явище або процес, який вивчається, відповідно до мети аналізу. Для аналізу необхідно мати інформацію як загалом про підприємство, так і про всі структурні підрозділи та об'єкти, а також з усіх показників, що відображають стан його оточення. Ця інформація повинна характеризувати як рівень показника, так і темпи його зміни. З позицій економічного аналізу вимога повноти інформації означає, що вона повинна містити дані, достатньою мірою деталізовані для того, щоб на їх основі можна було б провести вичерпний факторний аналіз.

Водночас потрібно враховувати, що існує і проблема надлишковості інформації. Вона виникає у разі розходження складу та періодичності необхідних для аналізу даних зі змістом обліку та звітності. Поняття надлишковості інформації специфічне для кожного рівня управління. Структура та обсяг інформації для лінійних працівників (майстер, виконавець робіт) не тотожна за цими характеристиками для керівника підприємства. Надлишок інформації викликає збільшення витрат на її збирання, обробку, передачу та зберігання. Нестача ж інформації веде до зниження рівня обґрунтованості управлінських рішень і відповідно - до економічних та соціальних втрат. Тому логічніше говорити про необхідний та достатній обсяг інформації для економічного аналізу.

Достовірність інформації - рівень адекватності відображення інформацією описаних нею явищ, подій або процесів. Інформацію вважають достовірною, якщо вона повно і реально відображає явища, події або процеси. Наявність помилок в інформації, а також неповнота відомостей про описані явища, події або процеси знижують достовірність інформації. Об'єктивність відображення виробничих процесів, використання різних видів ресурсів - основна вимога, якій мають відповідати діючі на підприємстві системи інформації, обліку та звітності. Аналіз недостовірних даних можливий, але марний через те, що його результати не відповідатимуть реальній дійсності.

Оперативність інформації одна з найважливіших умов організації її обліку, аналізу та контролю. Умовою оперативності є скорочення часу між господарською операцією, подією та відображенням її в облікових реєстрах. Оперативність отримання інформації забезпечується шляхом її фіксації, обробки, зберігання та передачі за допомогою комп'ютерної техніки.

Зіставимість - це можливість порівняння, зіставлення даних з метою виявлення тенденцій, закономірностей розвитку певних явищ, змін, які відбуваються в просторі та часі. Інформація, яку використовують в економічному аналізі, повинна бути зіставимо.

Умова неперервності інформації випливає з неперервності виробничого процесу та умов організації управління цим процесом. Необхідність неперервності зумовлена і потребою в скороченні часу між небажаними відхиленнями та регулюванням. Неперервність дає змогу в процесі аналізу реагувати на особливості динаміки процесів у часі, які залишаються невидимими. Неперервність інформації потрібна і як умова точнішої її екстраполяції на майбутній період при прогнозуванні.

Дотримання вимоги перспективності вихідної інформації означає, що для аналізу необхідна не тільки ретроспективна, а й прогнозна інформація.

Вимога адитивності стосується даних про витрати та результати. Вона означає можливість зводити (підсумовувати) відповідні показники за структурними підрозділами підприємства та за часовими періодами.

Ефективність управлінських рішень, що базуються на результатах економічного аналізу, значною мірою залежить від того, наскільки повно і достовірно вихідні дані відображають процеси господарської діяльності. Недостовірна інформація ніколи не забезпечить об'єктивну оцінку реального стану підприємства. Через це початковим етапом економічного аналізу є ретельна перевірка всієї інформації, яку використовують в аналітичній роботі - як щодо формальної правильності складання документів, в яких міститься аналітична інформація, так і щодо достовірності їх змісту.

Перевірка планових розрахунків передбачає виявлення взаємної узгодженості та ув'язки планових показників, оцінку напруженості планових завдань. їх узгодженість із заходами щодо підвищення ефективності виробництва продукції.

Оцінка достовірності економічних норм та нормативів полягає у вивченні їх обґрунтованості, прогресивності та оптимальності. Перевірка обліку є досить трудомісткою та складною процедурою. її проводять методами інвентаризації товарно-матеріальних цінностей та об'єктів основних засобів, звірки та зустрічної перевірки фактів, документальної ревізії. Наприклад, за допомогою інвентаризації встановлюють фактичну наявність господарських засобів, обсяги виконаних робіт, грошових коштів, стан розрахунків з постачальниками та замовниками. Методами зустрічної перевірки зіставляють показники плати в бюджет і фінансування з бюджету з відповідними показниками фінансових органів, суми кредиторської» та дебіторської заборгованості з показниками кредиторів та дебіторів тощо.

Звітність підприємства складають заданими обліку. Проте в процесі перенесення показників можливі помилки, неузгодженість. Через це при перевірці достовірності звітної інформації передусім зіставляють звітні показники з обліковими даними.

Найважливішими моментами, на які при перевірці звітної інформації необхідно звернути увагу, є: відповідність звітності затвердженим її формам; повнота подання звітності; правильність заповнення форм звітності та розрахунків показників; вчасність відображення витрат на виробництво за звітними періодами (місяцями, кварталами); правильність оцінки сировини, матеріалів, виробів, палива, списаних на виробництво у звітному періоді; правильність розрахунку амортизаційних відрахувань; дотримання порядку погашення вартості малоцінних і швидкозношуваних предметів, переданих у виробництво; повнота включення у витрати виробництва невиробничих витрат (втрати від браку і простоїв, сплата штрафів, пені, неустойок); відповідність списання матеріальних ресурсів та нарахування заробітної плати обсягу виробленої продукції; правильність оцінки статей балансу підприємства; правильність нарахування податків та платежів податкового характеру.

Оскільки перевірка звітності, по суті, означає і перевірку різних видів обліку, економічний аналіз виконує не лише свої традиційні функції, а й контрольну функцію щодо самого обліку та звітності. Тільки достовірно складений звіт дає змогу зробити повноцінні висновки щодо результатів аналізу господарської діяльності підприємства.

Чимало звітних показників повторюються в різних формах звітності. Через це достовірність складання звітів встановлюють також перевіркою однакових та узгоджених показників, які містяться в різних звітних формах. Ці показники повинні обов'язково збігатися, а форми - взаємно узгоджуватися. Для перевірки узгодженості кількох взаємопов'язаних показників використовують спосіб їх зіставлення, який має назву балансової ув'язки. Балансова залежність існує не лише між бухгалтерськими звітними показниками, а й між багатьма статистичними показниками.

Ретельно організована перевірка інформаційних джерел, які залучають для економічного аналізу, забезпечує правильну оцінку роботи підприємства, повноцінні висновки, розроблення та реалізацію заходів, спрямованих на поліпшення роботи підприємства, підвищення її ефективності.

Размещено на Allbest.ru