Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Преддипломная практика - это завершающий этап профессиональной практической подготовки специалистов, которая проводится после освоения студентом программ теоретического и практического обучения.

Цель практики - подготовка к выполнению дипломной работы, формирование умений рационального использования теоретических и практических знаний, полученных при обучении.

Основными задачами преддипломной практики являются:

- сбор и анализ статистических материалов, необходимых для выполнения дипломной работы;

- сделать необходимые выписки из служебной документации предприятия;

- ознакомиться с информацией по теме дипломного проекта;

- приобретение навыков организационно-управленческой деятельности в трудовом коллективе.

Я проходила практику в ЗАО «КАБО», располагающегося по адресу: г. Смоленск, ул. Бабушкина, д. 1. Практика проходила в ЗАО «КАБО» с 11.10.2010г. по 07.11.2010г. под непосредственным руководством финансового директора Резенко Валентины Петровны.

За время практики я ознакомилась с общей характеристикой предприятия, организационной структурой управления, с деятельностью делопроизводственной службы предприятия и с организацией документооборота на предприятии. Полученные в результате прохождения практики знания и данные представлены в отчете.

Отчет состоит из двух разделов. В первом разделе дана общая характеристика ЗАО «КАБО»: юридический статус общества, цели и предмет деятельности, организационная структура управления и т.д. В качестве наглядного примера приведена схема структуры управления предприятия.

Второй раздел полностью посвящен организации документооборота в ЗАО «КАБО». Здесь рассматриваются документы, определяющие организацию делопроизводства в ЗАО «КАБО», технология работы с документами их регистрация, систематизация и хранение.

При написании отчёта по практики были поставлены следующие цели и задачи.

Цели: дать полную характеристику предприятию, рассмотреть документы, определяющие организацию делопроизводства, рассмотреть систему документооборота предприятия, сделать выводы.

Задачи: получить доступ и собрать информацию о работе предприятия, проанализировать документооборот предприятия, написать отчёт.

Глава 1. Общая характеристика ЗАО «КАБО»

1.1 Технико-экономическая характеристика ЗАО «КАБО»

Закрытое акционерное общество «КАБО», именуемое в дальнейшем "Общество" учреждено решением учредительного собрания ЗАО «КАБО» 28.12.1998 года и действует в соответствии с Гражданским Кодексом РФ, Федеральным законом РФ "Об акционерных обществах" (далее по тексту - Федеральный закон), иными нормативными актами Российской Федерации.

Полное фирменное наименование общества на русском языке: Закрытое акционерное общество «КАБО».

Сокращенное фирменное наименование общества: ЗАО «КАБО».

Полное фирменное наименование общества на английском языке: Joint-stock company "KABO"

Место нахождения общества определяется местом его государственной регистрации - город Смоленск ул. Бабушкина, д. 1.

Закрытое акционерное общество "КАБО" - коммерческая организация, уставный капитал которой разделен на определенное число акций, удостоверяющих обязательственные права участников общества (акционеров) по отношению к обществу. Общество имеет круглую печать, содержащую полное фирменное наименование и указание на место нахождения общества. Общество создано без ограничения срока действия.

Закрытое акционерное общество "КАБО" является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанность, быть истцом и ответчиком в суде.

Акционеры общества не отвечают по обязательствам общества и несут риск убытков, связанных с его деятельностью, в пределах стоимости принадлежащих им акций. Акционеры общества, не полностью оплатившие акции, несут солидарную ответственность по обязательствам общества в пределах неоплаченной части стоимости принадлежащих им акций. Акционеры общества вправе отчуждать принадлежащие им акции без согласия других акционеров и общества.

Акции закрытого акционерного общества "КАБО" распределяются только среди его учредителей или иного, заранее определенного круга лиц. Такое общество не вправе проводить открытую подписку на выпускаемые им акции либо иным образом предлагать их для приобретения неограниченному кругу лиц.

Акционеры закрытого общества пользуются преимущественным правом приобретения акций, продаваемых другими акционерами этого общества. Уставом закрытого общества может быть предусмотрено преимущественное право приобретения обществом акций, продаваемых его акционерами, если акционеры не использовали свое преимущественное право приобретения акций.

Основной целью Общества является производства продукции, выполнения работ и оказания услуг в целях удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли.

Основными видами деятельности общества являются:

производство и сбыт продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления,

производство, переработку, хранение и реализацию сельскохозяйственной продукции;

производство, переработку и хранение продовольственных товаров;

оптовая и розничная торговля продовольственными и потребительскими товарами;

оказание консультационных, юридических, маркетинговых, агентских, информационных, торгово-закупочных, представительских, организационных, посреднических услуг;

организация и проведение семинаров, конференций, курсов повышения квалификации;

выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ;

внедрение результатов научно-технических работ, новой техники и технологий;

сборка, эксплуатация, комплектация, тестирование, и сервисное обслуживание оборудования различного класса и технических систем, в том числе вычислительной техники, аудио- и видеотехники, автотранспорта и других систем;

рекламная, издательская и полиграфическая деятельность;

проектирование, строительство, эксплуатация административных зданий, предприятий, гостиниц, кемпингов, мотелей, коттеджей, жилых домов и поселков;

организация купли - продажи жилых помещений, оказание услуг по оценке стоимости жилых помещений, деятельность по сдаче в аренду жилых помещений, находящихся в собственности как юридических, так и физических лиц;

приобретение и сдача в аренду производственных помещений;

осуществление охранной деятельности;

организация грузовых и пассажирских перевозок;

оказание транспортно-экспедиционных услуг;

ремонт и техническое обслуживание автотранспортных средств;

организация проката автотранспорта и автотранспортных средств;

приобретение, аренда и эксплуатация легкового, грузового, пассажирского транспорта и техники сельскохозяйственного назначения;

оказание лизинговых услуг

Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется законом, общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии). Если условиями предоставления специального разрешения (лицензии) на осуществление определенного вида деятельности предусмотрено требование осуществления такой деятельности как исключительной, общество в течение срока действия специального разрешения (лицензии) вправе осуществлять только виды деятельности, предусмотренные специальным разрешением (лицензией), и сопутствующие виды деятельности.

Достоинства.

Ответственность акционера ограничена суммой вклада.

Управляет обществом Генеральный директор.

Недостатки.

Участников не более 50.

Забрать свою долю имущества в капитале общества можно только путем продажи акций кому-либо из акционеров (преимущественное право покупки акций), которые выступают абстрактным эквивалентом оценки капитала обществ.

Необходимость регистрации проспекта эмиссии акций.

Целесообразное применение.

Бизнес с привлечением участников, который может сильно пострадать при их выходе.

делопроизводство кадровая документация сбыт

1.2 Организационная структура управления ЗАО «КАБО»

Высшим органом общества является общее собрание акционеров, которое проводится ежегодно не ранее чем через два и не позднее чем через шесть месяцев после окончания финансового года (начинается с первого января и заканчивается тридцать первого декабря каждого года). Решение на общем собрании акционеров принимается открытым голосованием.

В компетенции общего собрания акционеров, находится решение таких вопросов, как:

- внесение изменений и дополнений в Устав Общества или утверждения его в новой редакции;

- реорганизация Общества;

- ликвидация Общества;

- избрание членов Совета директоров и досрочное прекращение полномочий его членов;

- избрание ревизора Общества и досрочное прекращение полномочий;

- утверждение годовых отчетов, бухгалтерских балансов, распределение прибылей и убытков;

- утверждения порядка ведения общего собрания акционеров Общества;

- определение количества, номинальной стоимости, категорий объявленных акций и прав, предоставляемых этими акциями;

- увеличение и уменьшение уставного капитала Общества;

- дробление и консолидация акций Общества;

- принятие решений об одобрении сделок предусмотренных статьей 83 ФЗ РФ «Об акционерных обществах».

- принятие решений об одобрении крупных сделок предусмотренных статьей 79 ФЗ РФ «Об акционерных обществах»;

- решение иных вопросов, предусмотренных ФЗ РФ «Об акционерных обществах».

Помимо годового общего собрания, могут проводиться внеочередные собрания.

Общее руководство деятельностью Общества осуществляет Совет директоров Общества. Совет директоров Общества осуществляет свою деятельность в соответствии с Уставом Общества. Избирается общим собранием акционеров пять человек сроком на один год. Избранные лица могут быть переизбраны неограниченное количество раз. Совет директоров возглавляет Председатель Совета директоров, который организует работу Совета директоров, созывает заседания Совета директоров ведение протокола, председательствует на общем собрании акционеров. К исключительной компетенции Совета директоров относят:

- выборы генерального директора;

- заключение крупных сделок;

- решение иных вопросов, входящих в компетенцию Совета директоров в соответствии с действующим законодательством.

Руководство текущей деятельностью Общества осуществляет единоличный исполнительный орган управления Генеральный директор. Избирается большинством голосов, членов Совета директоров Общества на срок три год. Генеральный директор может быть избран из числа акционеров Общества. С Директором заключается договор (контракт), который подписывает Председатель Совета директоров.

Директор может быть избран также не из числа участников общества.

Директор общества:

- без доверенности действует от имени общества, в том числе осуществляет оперативное руководство деятельностью Общества;

- выдает и подписывает доверенности от имени Общества;

- издает приказы о назначении на должности работников общества, об их увольнении, переводе, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;

- утверждает штатное расписание Общества;

- решает другие вопросы текущей деятельности Общества в пределах своей компетенции, необходимые для обеспечения эффективной работы и достижения целей деятельности Общества.

1.3 Схема организационной структуры органов управления ЗАО «КАБО»

Структура органов управления ЗАО «КАБО» является бюрократической структурой, а именно дивизиональная структура управления. Такая структура характерна для предприятий корпоративного типа для международного бизнеса. Данный вид структуры имеет разветвленный высший и средний уровни управления и имеет вид:

Ключевыми фигурами в управлении организацией с данной структурой становятся не руководители функциональных подразделений, а менеджеры, возглавляющие производственные подразделения.

Структуризация организации по отделениям производится, как правило, по одному из критериев: по выпускаемой продукции (продуктовая специализация), по ориентации на потребителя, по обслуживаемым регионам. Руководители вторичных функциональных служб отчитываются перед управляющим производственного подразделения. Помощники руководителя производственного отделения контролируют деятельность функциональных служб по всем заводам отделения, координируя их деятельность по горизонтали.

Достоинства структуры управления ЗАО «КАБО»:

- более тесная связь производства с потребителями, ускоренная реакция на изменения во внешней среде;

- улучшение координации работ в подразделениях вследствие подчинения одному лицу;

- возникновение у подразделений конкурентных преимуществ малых фирм.

Некоторые недостатки структуры:

- рост иерархичности, вертикали управления;

- дублирование функций управления на разных уровнях приводит к росту затрат на содержание управленческого аппарата;

- дублирование работ для разных подразделений.

Достоинства дивизионных структур управления ЗАО «КАБО» перевешивают их недостатки только в периоды достаточно стабильного существования, при нестабильном окружении они рискуют. При данной структуре возможно воплотить большую часть идей современной философии качества.

Глава 2. Организация документооборота в ЗАО «КАБО»

2.1 Задачи и функции службы делопроизводства в ЗАО «КАБО»

Преддипломная практика проходила в ЗАО "КАБО", производственной компании, осуществляющей производство, и сбыт счетчиков электрических импульсов.

Структура компании ЗАО "КАБО" включает в себя следующие отделы: юридический отдел, бухгалтерию, отделы снабжения и сбыта, производственный отдел.

Ведение делопроизводства в ЗАО "КАБО" возлагается на юридический отдел, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота.

Основной целью службы делопроизводства в ЗАО «КАБО», является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач: постоянное совершенствование форм и методов работы с документами; обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами; сокращение документооборота; разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

Функции службы делопроизводства в ЗАО «КАБО» определяются из целей и задач её деятельности и включают полный объём работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.

2. Разработка и проектирование бланков документов.

3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

6. Организация компьютерного изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

7. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

8. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

9. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.

10. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

11. Организация рабочих мест, условий труда сотрудников службы делопроизводства.

Функции службы делопроизводства в ЗАО "КАБО" не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба делопроизводства в ЗАО "КАБО" решает три основных комплекса задач: обеспечение документирования управленческой деятельности; организация работы с документами в учреждении; совершенствование форм и методов работы с документами. Задачи, стоящие перед службой делопроизводства в ЗАО "КАБО", определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

- Разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

- Обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

- Контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

- Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

- Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

- Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

- Контроль за исполнением документов;

- Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

- Обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

- Разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

- Методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

- Повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

- Упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

- Разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

- Постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

В своей работе делопроизводственная служба руководствуется

Федеральными законами, Нормативными актами Президента и Правительства РФ, Документами федеральных органов исполнительной власти, ГОСТами.

Финансовый директор осуществляющий функции делопроизводственной службы относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от нее приказом Генерального директора Общества по представлению.

Во время отсутствия финансового директора (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке юрисконсульт, который несет полную ответственность за их надлежащее исполнение.

Осуществляя функции делопроизводственной службы в своей деятельности финансовый директор, руководствуется: законодательными и нормативными документами по вопросам выполняемой работы; методическими материалами по соответствующим вопросам; уставом предприятия; приказами и распоряжениями генерального директора Общества.

Финансовый директор осуществляет контроль за надлежащим оформлением установленной документации. Участвует в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия. Организовывает своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям. Организовывает табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывать мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролировать их выполнение. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства Российской Федерации, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом. Руководит работниками отдела осуществляющие функции делопроизводственной службы.

II. Начальник канцелярии относится к категории специалистов, непосредственно подчиняется финансовому директору ЗАО «КАБО». В своей работе начальник канцелярии руководствуется: нормативными документами, регламентирующими вопросы учета и движения персонала; методическими материалами по вопросам кадров; уставом предприятия; правилами трудового распорядка; приказами и распоряжениями директора предприятия.

Ведет учет личного состава предприятия и его подразделений. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров. Оформляет документацию по кадрам. Проверяет соблюдения графиков отпусков на предприятии. Осуществляет контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации, представление установленной отчетности. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и членам их семей, установления льгот и компенсаций; при наличии текучести кадров изучает ее причины, участвует в разработке мероприятии по снижению текучести кадров.

III. Делопроизводитель принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. Организует и ведет табельный учет всех отделов предприятия. Контролирует состояние табельного учета и трудовой дисциплины в подразделениях, соблюдение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка. Отвечает на запросы организаций и письма граждан. Готовит приказы и поощрении на работников предприятия, которым исполняется 50-60 лет согласно существующему положению.

IV. Юрисконсульт, разрабатывает или принимает участие в разработке документов правового характера. Осуществляет методическое руководство правовой работой на предприятии, оказывает правовую помощь структурным подразделениям и общественным организациям в подготовке и оформлении различного рода правовых документов, участвует в подготовке обоснованных ответов при отклонении претензий. Проводит изучение, анализ и обобщение результатов рассмотрения претензий. В соответствии с установленным порядком оформляет материалы о привлечении работников к дисциплинарной и материальной ответственности. Контролирует своевременность представления структурными подразделениями справок, расчетов, объяснений и других материалов для подготовки ответов на претензии. Подготавливает совместно с другими подразделениями предложения об изменении действующих или отмене утративших силу приказов. Осуществляет информирование работников предприятия о действующем законодательстве и изменениях в нем. Консультирует работников предприятия по организационно-правовым и другим юридическим вопросам, подготавливает заключения, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно-правового характера.

Занимаемая мною должность - делопроизводителя, предусматривала знакомство с:

- Положением о службе делопроизводства и должностными инструкциями;

- Уставом организации;

- Положением о структурных подразделениях;

- Положением о службе делопроизводства;

- Инструкцией по делопроизводству;

- Табелем форм документов по типовым управленческим ситуациям;

- Номенклатурой дел.

2.2 Документы определяющие организацию делопроизводства в ЗАО «КАБО»

Основными правовыми актами и нормативными документами в сфере делопроизводства с которыми работает служба делопроизводства в ЗАО «КАБО являются:

1. Федеральные законы

- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 13 мая 2008 г.);

- Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (с изменениями на 24 июля 2007 г.);

- Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (с изменениями на 8 ноября 2007 г.);

- Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (с изменениями на 23 июля 2008 г.);

- Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (с изменениями на 1 декабря 2007 г.)

2. Нормативные акты Президента и Правительства РФ

- Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";

- Распоряжение Правительства РФ от 5 января 2005 г. № 5-р "Об утверждении перечней федеральных государственных учреждений и федеральных государственных унитарных предприятий, подведомственных Росархиву, Роскультуре и Роспечати" (с изм. на 10 марта 2009 г.);

- Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 "О Федеральном архивном агентстве" (с изменениями на 8 августа 2009 г.);

- Постановление Правительства РФ от 7 апреля 2004 г. № 177 "Вопросы Федерального архивного агентства" (с изменениями на 29 мая 2008 г.);

- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках" (с изменениями на 19 мая 2008 г.);

- Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (с изменениями на 17 марта 2009 г.);

- Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изменениями на 23 сентября 2005 г.);

- Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с изменениями на 14 декабря 2006 г.);

- Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" (с изменениями на 10 июня 2009 г.);

- Постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870 "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности" (с изменениями на 22 мая 2008 г.);

- Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р "О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников"

3. Документы федеральных органов исполнительной власти

- Письмо Федерального архивного агентства от 18 ноября 2008 г. N 2/2062-К "Об "Информационно-справочной системе архивной отрасли"

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти"

- Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

- Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н "О трудовых книжках"

- Письмо Росархива от 24 ноября 2003 г. № 2/2047-А "О модернизации "Информационно-справочной системы архивной отрасли"

- Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"

- Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ"

- Письмо Росархива от 7 апреля 2003 г. № 6/464-к "О присвоении тематическому комплекту "Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО)" статуса "официальной базы данных Федеральной архивной службы России"

- Постановление Минтруда России от 26 марта 2002 г. № 23 "Об утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти"

- Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 г.

- Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 "Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия"

- Постановление Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72 "Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления"

- Приказ Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 "О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия"

- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33

4. ГОСТы

- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

- ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения

- ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения

- ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца

- ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования

- ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.

Недавно был принят национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1--2007 «Управление документами. Общие требования» document определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная, сохраняемая предприятием или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов -- положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации -- правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.

Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения. На основе разграничения функций структурных подразделений могут быть установлены основные виды документальных связей: все основные виды документов, создаваемых в структурных подразделениях, их содержание (вопросы), сроки подготовки. Это позволяет планировать объемы документной информации, оценивать ее с точки зрения достаточности для принятия управленческих решений.

Положение о службе делопроизводства создается с той же целью, что и положения о других структурных подразделениях. Вопросы организационной деятельности в сфере документационного обеспечения аппарата управления тесно связаны с общими задачами организации.

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей -- должностная инструкция. Служебная должность является первичным элементом управленческой структуры. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в структурном подразделении, от разделения и кооперации труда. Должностная инструкция -- действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) -- основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

2.3 Регистрация и контроль исполнения документов в ЗАО «КАБО»

В ЗАО «КАБО» существует три типа документов влияющих на управление документооборотом:

- входящие документы, состоящий из поступающих в организацию документов;

- исходящие документы, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

- внутренние документы, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

Для обработки входящих документов в ЗАО «КАБО» регламентированы следующие основные процедуры: экспедиционная обработка; регистрация; рассмотрение руководством и выдача резолюции; ознакомление в структурном подразделении или исполнение; контроль исполнения.

Контроль исполнения включает: постановку документов, ход исполнения которых надлежит отслеживать, на контроль; отслеживание хода исполнение и формирование отчетов для руководства; снятие исполненных документов с контроля.

Поступающие в организацию документы подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрируется практически вся входящая корреспонденция, за исключением материалов информационно-справочного характера, присланных для ознакомления, а также газет, журналов, личных писем и поздравительных открыток, т. е, для многих документов регистрационный номер является обязательным реквизитом.

Большинство полученных документов адресованы на исполнение. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю или руководству.

По результатам рассмотрения поступивших документов выдается резолюция, включающая указания о порядке и характере их исполнения, об ответственном исполнителе и сроках исполнения. Сроки могут быть типовыми или индивидуальными.

Рассмотренные документы направляются через канцелярию назначенному в резолюции ответственному исполнителю- начальнику департамента, управления или отдела, который, получив документ с резолюцией, может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную исполнителю рангом ниже, и т. д.

Когда документ исполнен, его снимают с контроля - вносят в учетную карточку данные о результатах работы с документом и ссылку на номер дела, в которое помещается документ.

Технология обработки исходящих документов в ЗАО «КАБО» включает следующие основные процедуры: разработка проекта документа в структурном подразделении; согласование проекта документа в структурных подразделениях организации; утверждение документа руководством; регистрацию документа; экспедиционную обработку документа.

Проекты исходящих документов, готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.

Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству.

Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие, рассматриваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению соответствующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он подписывается руководителем и возвращается в канцелярию.

Все исходящие из организации документы подлежат обязательной централизованной регистрации, которая производится в канцелярии после подписания документа руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера.

Достаточно большой пласт централизованного документооборота в ЗАО «КАБО» составляют внутренние документы. В их число входят, предназначенные для использования только внутри организации. Это приказы руководства касательно внутренней деятельности организации, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т. п.).

Технология работы с внутренними документами в ЗАО «КАБО» включает следующие основные процедуры : подготовку проекта внутреннего документа; обеспечение согласования документа; утверждение; регистрацию; рассылку по подразделениям; контроль исполнения документа; подшивка копии в дело.

Технология их дальнейшей обработки совершенно аналогична рассмотренной выше технологии обработки входящих документов.

2.4 Систематизация и хранение кадровой документации в ЗАО «КАБО»

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов.

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.

Номенклатура дел - система текущего хранения документов, позволяющая систематизировать исполненные документы и формировать их в дела. Номенклатура дел выступает в качестве учетного документа и в качестве поискового инструмента. Если нам необходимо найти документ за предыдущие годы деятельности организации, то сделать это без номенклатуры дел будет весьма сложно.

Номенклатура дел оформляется как для структурных подразделений, так и для организации в целом (сводная номенклатура).

Основное назначение номенклатуры дел -- служить руководством для группировки исполненных документов.

В номенклатуры дел включаются все документы, образующиеся в результате деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.

В конце делопроизводственного года номенклатура дел структурного подразделения обязательно закрывается итоговой записью, в которой указываются количество и категории фактически заведенное за делопроизводство структурного подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения организации составляется в трех экземплярах, на каждом из которых обязательно заполняются графы о согласовании с экспертной комиссией. Первый экземпляр номенклатуры сохраняется в структурном подразделении, второй передается в канцелярию, а третий используется для формирования дел и поиска нужного документа. Номенклатуры дел структурных подразделений после их рассмотрения и анализа сводятся канцелярией в сводную номенклатуру дел ЗАО «КАБО».

Формирование дел - это группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой.

Личные дела формируются в течение всего времени работы лица в организации. Документы в личных делах группируются в хронологическом порядке по мере их поступления

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения.

Документы, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо оставляются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткосрочно и затем выделяются к уничтожению. Для долговременного хранения документов в ЗАО «КАБО» создан архив.

В задачи архива входят: прием, учет и хранение документов; информационно-справочная работа по архивным документам организации; организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства. Отбор документов на хранение в архиве или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Система документооборота ЗАО «КАБО» занимается тем, что хранит документы, их историю, обеспечивает их перемещение по организации, помогает отслеживать выполнение работ, для которых документ готовился. Документ - это базовый инструмент управления. Управление организацией осуществляется через документы. Документы несут в себе информацию, побуждающую к действию и обеспечивающую действие. В случае использования бумажных документов, действие заставит себя ждать какое-то время, в случае использования электронных копий документов, действие будет ускорено в разы. Для эффективной работы с информационным носителем необходима индивидуально настроенная автоматизированная система учета документов.

Заключение

В период прохождения производственной практики я проделала следующую работу:

изучила структуру управления организацией;

- дала полную характеристику предприятию,

- рассмотрела документы, определяющие организацию делопроизводства,

- рассмотрела систему документооборота предприятия;

И могу сделать вывод:

В области работы с документами в ЗАО «КАБО» специалисты, на которых возложено ведение делопроизводства, используют компьютер как пишущую машинку с памятью набора и распечатки текстов. Основу правильной организации работы с документами в ЗАО «КАБО» составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность. В настоящее время компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами, а ведение централизованного документооборота может дать возможность перехода организации на электронный документооборот (как системы электронного управления документами), но с использованием специального программного обеспечения - системы автоматизации делопроизводства и документооборота.

Таким образом, появляются серьезные предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова организация.

Список использованных документов

1. Устав ЗАО «КАБО»

2. Номенклатура дел ЗАО «КАБО».

3. Положение о службе делопроизводства

4. Должностные инструкции;

5. Положение о структурных подразделениях;

6. Инструкцией по делопроизводству.

Размещено на Allbest.ru