Организационная структура управления - состав и схема взаимодействия элементов подсистемы управления (управленческих подразделений и отдельных должностных лиц). Данная структура представляет собой организационную форму, в которой реализуется процесс управления производством. Она характеризуется иерархичностью подсистемы управления (числом уровней или ступеней управления), количеством элементов подсистемы или управленческих подразделений на каждом уровне, их возможной специализацией, степенью централизации (децентрализации) управление на том или ином уровне и в каждом подразделении, численностью управленческого персонала и потенциальными возможностями управленческих подразделений.

Организационная структура ООО "Кубань 2" по типу представляет собой линейно-функциональную структуру.

Рассмотрим основные элементы организационно-производственной структуры ООО "Кубань 2".

Отдел маркетинга является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора ООО "Кубань 2". Отдел возглавляет начальник отдела маркетинга.

Задачами отдела маркетинга ООО "Кубань 2" является разработка маркетинговой стратегии; анализ положения предприятия на рынке, его финансово-хозяйственной деятельности и эффективности управления предприятием. Отдел маркетинга осуществляет разработку стратегии развития предприятия. Выявляются ключевые внутренние и внешние проблемы предприятия и разрабатываются оптимальные способы их решения. Исследуются существующие сети сбыта и системы снабжения. Отдел маркетинга ООО "Кубань 2" ведет анализ потребительских свойств реализуемой предприятием продукции и требований, предъявляемых к ней покупателями. Осуществляется организация рекламы и стимулирование сбыта; организация маркетинговых исследований послепродажного обслуживания продукции.

Функциями отдела маркетинга ООО "Кубань 2" являются:

определение проблем, связанных со сбытом продукции;

получение первичной информации (внешней и внутренней);

проведение анализа вторичной информации (внешней и внутренней);

проведение анализа данных, характеризующих рынок рассматриваемого вида продукции;

формирование рекомендаций по результатам проведенного анализа;

использование результатов маркетингового исследования.

Осуществляется поиск и систематизация информации о показателях экономического развития отраслей и регионов, направлениях государственной политики, определяющей производство и сбыт выпускаемой продукции и потребляемых видов сырья. Отдел ведет отбор информации о конкурентах; выявляет сильные и слабые стороны конкурентов. Отдел маркетинга проводит анализ существующих сетей сбыта продукции; существующей системы снабжения. Проводится анализ эффективности существующей организационной структуры предприятия и ее соответствия направлениям деятельности предприятия. Отдел занимается выявлением сильных и слабых сторон предприятия относительно своих конкурентов. Выявляются ключевые внутренние и внешние проблемы предприятия. Определяются потребности потребителей в продукции, выпускаемой предприятием, а также продукции, выпускаемой конкурентами; вероятности появления новых потребителей; платежеспособности потребителей и их обязательности в платежах. Отдел организует разработку стратегии проведения рекламных мероприятий в средствах массовой информации с помощью наружной, световой, электронной, почтовой рекламы, рекламы в транспорте.

Коммерческий отдел является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия. Отдел подчиняется коммерческому директору ООО "Кубань 2".

Задачами отдела является организация поставок и сбыта товаров; ведение ассортиментной политики. Коммерческий отдел осуществляет подготовку и заключение договоров на поставку товаров; планирование поставок продукции в соответствии с заключенными договорами. Выполняются планы поставок срокам и объемам в соответствии с заказами и заключенными договорами.

Функции коммерческого отдела ООО "Кубань 2" заключаются в приемке товаров на склад магазина, в рассортировке и комплектации. Отделом осуществляется организация рационального хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки товаров к продаже. Определяются потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки продукции. Коммерческий отдел участвует в подготовке прогнозов, проектов, перспективных и текущих планов реализации продукции (товарооборота), в проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта. Осуществляется подготовка и заключение договоров на поставку продукции потребителям. Производится составление планов поставок и их увязка с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции производственными подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплектности и качеству в соответствии с заказами и заключенными договорами. Отдел осуществляет контроль за выполнением плана реализации товаров. Отдел разрабатывает инструкции о скидках, сроках и условиях платежей (по дисконтным картам); ведет подготовку справок о состоянии товарных запасов. Составляется отчетность по сбыту (поставкам), а также отчетов о выполнении планов реализации. Ведется расчет коммерческих расходов по отдельным видам продукции и потребителям, анализ издержек обращения. Сопоставляются сбытовые расходы по каждому каналу сбыта и виду расходов с показателями планов и сметами расходов с целью выявления необоснованных расходов, устранения потерь, возникающих в процессе товародвижения. Коммерческим отделом ООО "Кубань 2" ведется сбор и систематизация оперативной информации об объемах запасов продукции на складе магазина; уровне загрузки торговых площадей; сроках выполнения заказов; ценах на все виды продукции и предельных размеров скидок; видах упаковки; типах отгрузки (в том числе определяются условия платной и бесплатной доставки товаров населению); сроках получения продукции потребителями с момента получения заявки.

Отдел бухгалтерии является самостоятельным структурным подразделением организации. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия, подчиняется непосредственно генеральному директору ООО "Кубань 2". Отдел возглавляет главный бухгалтер, назначаемый на должность приказом директора предприятия. В своей деятельности отдел руководствуется уставом предприятия.

Задачами отдела бухгалтерии является осуществление единой учетной политики предприятия, а также политики в области финансов; организация финансовой деятельности предприятия с целью наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе торговой деятельности и получения максимальной прибыли; кадровая политика. Отдел осуществляет контроль за использованием оборотных средств предприятия, кредитов; проводит анализ финансово-экономического состояния предприятия. Производится разработка учетной и налоговой политики; вырабатывается кредитная политика предприятия. Отдел осуществляет управление оборотными средствами, кредиторской и дебиторской задолженностью, издержками. Обеспечивается своевременность налоговых платежей, расчетов с кредиторами и поставщиками. К задачам финансового отдела относится также создание условий для эффективного использования основных фондов, трудовых и финансовых ресурсов предприятия.

Функции бухгалтерии ООО "Кубань 2" заключаются в управлении движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений, возникающих между хозяйствующими субъектами в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов. К функциям относится:

разработка и подготовка к утверждению проектов перспективных и текущих планов экономической деятельности и развития предприятия;

руководство составлением среднесрочных и долгосрочных комплексных планов финансовой и коммерческой деятельности (бизнес-планов) предприятия, согласование и увязка их разделов;

подготовка материалов для составления бизнес-плана предприятия;

разработка прогнозных балансов и бюджетов денежных средств;

участие в подготовке прогноза товарооборота;

участие в планировании издержек обращения и рентабельности коммерческой деятельности;

разработка прогнозов ожидаемой прибыли, расчет налога на прибыль, составление планов распределения прибыли на год и по кварталам;

определение потребности в собственных оборотных средствах и расчет нормативов оборотных средств, планирование мероприятий по ускорению оборачиваемости товарных запасов;

работа по изысканию собственных средств и привлечению заемных средств;

определение и реализация инвестиционной политики, участие в работе по изысканию дополнительных инвестиционных и финансовых ресурсов;

взаимодействие с кредитными учреждениями по вопросам предоставления кредитных ресурсов, составление и предоставление кредитных заявок и квартальных кассовых планов в банки и кредитные учреждения, организация работы по заключению договоров о предоставлении кредитов, финансовое оформление полученных кредитов, работа по своевременному погашению займов и возврату полученных кредитных средств в установленные сроки, обеспечение выполнения кредитных планов, включая выплату процентов за кредит;

управление активами предприятия, определение их оптимальной структуры, подготовка предложений по замене, ликвидации активов;

определение источников финансирования капитальных вложений, разработка и утверждение плана капитальных вложений;

определение порядка и условий финансирования капитального и текущего ремонта основных фондов, оформление предложений по отнесению расходов на себестоимость продукции;

обеспечение своевременного поступления доходов;

оформление финансово-расчетных и банковских операций в установленные сроки, включая предъявление в банки платежных требований, поручений и других расчетных документов, выписка счетов;

ведение оперативного учета финансовых, расчетных и кредитных операций, выполняемых предприятием по счетам в банках и кредитных учреждениях;

соблюдение установленного обслуживающим банком лимита остатка наличных денег в кассах предприятия в соответствии с расчетом на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу.

Произведем расчет количественных показателей, связанных с оценкой эффективности управления в рамках заданной организационной структуры ООО "Кубань 2". Расчет приведен в табл. 5.

Таблица 5. Формальные количественные оценки организационной структуры

С помощью таблицы, сформированной на актуальной статистической базе, можно оценить экономичность управления. Экономичность управления зависит от удельного веса работников аппарата управления в процентах от общей численности работников и от числа подразделений в организации.

Структурный коэффициент централизации показывает, что структура управления ООО "Кубань 2" имеет невысокую степень централизации. Она имеет относительное большое число уровней иерархии (пять). Соответственно, количественный коэффициент централизации и коэффициент централизации невысоки. Коэффициент структурной напряженности имеет невысокое значение, это означает, что организационная структура не перегружена большим количеством подразделений (отделов), приходящихся на определенное число работников административно-управленческого аппарата.

Анализ структуры показывает, что она соответствует основным видам деятельности ООО "Кубань 2", является высокой, многоуровневой, носящей бюрократический характер, мало адаптивной.

2.3 Методы управления

2.4 Процесс управления организацией

Объектами информационного обеспечения в ООО "Кубань 2" являются управленческие подразделения (отделы) организации, осуществляющие основные функции менеджмента:

F прогнозирование и планирование;

F организацию работы;

F координацию и регулирование;

F активизацию и стимулирование;

F учет, контроль и анализ деятельности.

Основными направлениями информационного обеспечения менеджмента ООО "Кубань 2" являются:

получение и обработка поступающей информации, ее анализ и доведение до исполнителей;

сбор и формирование информации о деятельности организации;

распространение информации организации внутри нее и за ее пределами;

анализ информации о деятельности организации;

получение данных контроля за деятельностью организации и ее подразделений;

подготовка решений менеджеров;

решение оптимизационных задач;

расчеты по распределению ресурсов организации;

учет и отчетность организации;

налоговые расчеты и документирование;

финансовые и кредитные расчеты;

учет и распределение запасов;

кадровая информация;

снабженческая информация;

информация по маркетингу;

информация по рекламе и пабликрилейшнз;

справочная информация, базы данных, архив организации;

переписка организации, экспертные системы;

разработка планов и контроль за их исполнением.

Информационный процесс, направленный в ООО "Кубань 2" на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, унифицирован в информационной системе, базирующейся на электронно-вычислительной технике. То есть управление информационными потоками, информационным обеспечением отделов организации осуществляется с применением персональных компьютеров, специализированных информационных программ, сети Internet, внутри сетевых ресурсов организации.

Например, для управления товарными запасами и ассортиментом в магазине "Кубань 2" используется программа Alisa - Analyze 2.0. Эту программу используют в своей работе менеджер по приемке товаров, товаровед, старший менеджер по приемке товаров. С помощью Alisa - Analyze 2.0 осуществляется контроль размеров товарных запасов с целью соблюдения нормы оборачиваемости, формируются заявки по группам товаров с учетом нового ассортимента, предлагаемого поставщиками и товароведами, ежедневно отслеживается обязательный ассортимент, выявляются отсутствующие и заканчивающиеся товары, выявляются неходовые и залежавшиеся товары, информируется отдел маркетинга о необходимости продвижения этих товаров.

Основными носителями в торговле являются документы, прохождение которых с момента их возникновения до исполнения или обработки образует поток документов - документооборот.

В процессе деятельности ООО "Кубань 2" используются три типа документов: организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые. Примерами являются:

_ организационно-распорядительные: приказ руководителя о приеме на работу (назначении на должность); приказ руководителя об установлении режима работы магазина и др.;

_ финансово-расчетные: бухгалтерские отчетности, первичные бухгалтерские документы, финансовый план и др.;

_ снабженческо-сбытовые: договор поставки (договор купли-продажи), счет-фактура, приходная накладная, акты приемки товаров по количеству и качеству и др.

Документы эстетичны в части формы, логичны, ясны, кратки по своему содержанию, а также имеют структуру, характерную для определенного типа документа (например, счет-фактура имеет такую структуру: первая часть - наименование и реквизиты покупателя и поставщика, вторая часть - основная таблица, в которой представлены наименования товаров, их количество, цена, регистрационный номер, третья часть - подписи и печати; приказ о приеме на работу имеет вступление, доказательства и заключение).

2.6 Управленческое решение