Особенности учета и документального оформления денежных средств в иностранной валюте, выдаваемых сотрудникам на командировочные расходы

Внешнеэкономическая деятельность Вариант № 9

Особенности учета и документального оформления денежных средств в иностранной валюте, выдаваемых сотрудникам на командировочные расходы.

1 Как определяется размер суточных, выдаваемых сотруднику на заграничную командировку?

Норматив суточных для исчисления налога на прибыль за каждый день пребывания в заграничной командировке можно найти в приложении к постановлению Правительства от 8 февраля 2002 г. № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Начисление суточных выглядит следующим образом (п. 17, п. 18, п. 20 Положения):

- при проезде по территории России -- в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории России;

- при проезде по территории иностранного государства -- в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств;

- при следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте;

- при следовании на территорию России дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях;

- при направлении работника в командировку на территории нескольких государств суточные за день пересечения границы выплачиваются в валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник;

- при однодневных командировках суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов для командировок на территории иностранных государств.

Следует помнить, что не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц суточные, в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500 рублей -- за границей (п. 3 ст. 217 НК). Причем дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Поэтому при расчете суммы, подлежащей налогообложению, применяют курс иностранной валюты к рублю, действующий на день выплаты суточных (письмо Минфина от 1 февраля 2008 г. № 03-04-06-01/27). Заметим, что существует мнение, согласно которому датой получения дохода является день утверждения авансового отчета. Обосновывается это тем, что на момент выдачи подотчетных сумм у командированного сотрудника в принципе отсутствует доход.

При частых загранкомандировках для правильного исчисления НДФЛ следует вести учет времени нахождения работника в Российской Федерации. Дело в том, что налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в России не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК). При этом к доходам резидентов и нерезидентов применяют разные ставки налога -- 13 процентов и 30 процентов соответственно (п. 1 и п. 3 ст. 224 НК).

2 Как производится покупка и каков порядок получения валюты для оплаты командировки?

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40). Речь здесь идет о затратах на проезд, проживание, суточные и иных расходах, производимых с разрешения работодателя. Вместе с тем, конкретные порядок и размеры возмещения затрат, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК и п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749; далее -- Положение).

Для бухгалтера было бы наиболее удобно выдавать подотчетные суммы в рублях либо перечислять их на корпоративную банковскую карту. Правда, в последнем случае следует учитывать, что выдача денежных сумм под отчет путем безналичного перечисления средств на банковские счета сотрудников неправомерна (письмо ЦБ от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408). Так или иначе, гораздо чаще командированный сотрудник получает валюту прямо из кассы предприятия. Вот здесь и возникают вопросы учета иностранных дензнаков.

В постановлении президиума ВАС от 18 марта 2008 г. № 10840/07 сказано, что выдача наличных денежных средств в иностранной валюте на загранкомандировки разрешена законом и не ограничена требованиями об использовании специального счета.

Кстати, в силу нового Положения оплата и возмещение расходов на загранкомандировки в иностранной валюте (включая выплату и погашение неизрасходованного аванса) осуществляется в соответствии с Законом о валютном регулировании (п. 16 Положения). Правда, не очень понятно, что дает нам это нововведение.

Еще следует отметить, что документирование фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Поэтому все первичные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод (ст. 68 Конституции России и п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н).

Чиновники уточняют, что речь идет о построчном переводе, выполненном на отдельном листе (письма Минфина от 12 мая 2008 г. № 03-03-06/2/47 и УФНС по г. Москве от 19 декабря 2007 г. № 28-11/121388, от 28 июня 2007 г. № 20-12/060968). Причем законодательством порядок такого перевода не регламентирован. Поэтому перевод с иностранного на русский язык может быть выполнен как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации (письма Минфина от 20 марта 2006 г. № 03-02-07/1-66, УФНС по г. Москве от 9 октября 2006 г. № 20-12/89132.1).

При этом в зависимости от того, кто осуществлял перевод, данные расходы относят к затратам на информационные услуги, в соответствии с подпунктом 14 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса, либо к иным расходам (письмо УФНС по г. Москве от 26 мая 2008 г. № 20-12/050126).

3 Как оформляется заявка на снятие валюты?

1. В строке "Код ОКПО" указывается восьмизначный код Клиента, присвоенный ему органами государственной статистики.

2. В строке "Код СОАТО" указывается четырехзначный код Клиента, присвоенный ему органами государственной статистики.

3. В строке "Код операции" указывается:

- "1" - Заявка оформляется Клиентом на снятие наличной иностранной валюты с текущего валютного счета и покупку в уполномоченном банке дорожных чеков (пункт 3.3 настоящего Положения);

- "2" - Заявка оформляется Клиентом на перевод средств в иностранной валюте за пределы Российской Федерации в пользу Командируемого лица (пункт 5.3 настоящего Положения);

- "3" - новая Заявка оформляется Клиентом в случае, если служебная командировка за пределы Российской Федерации откладывается (пункт 6.12 настоящего Положения). При этом указывается дата и номер предыдущей Заявки.

Код операции проставляется Клиентом.

4. Графы 1 - 8 Заявки заполняются Клиентом:

- в графе 1 указывается порядковый номер записи по Командируемым лицам;

- в графе 2 указывается фамилия, имя, отчество Командируемого лица;

- в графе 3 указывается наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность Командируемого лица, на основании которого ему выписывается Справка по форме № 0406007; а также резидент или нерезидент Российской Федерации. В случае, если Заявка оформляется на осуществление перевода средств в иностранной валюте за пределы Российской Федерации в графе 3 указывается номер счета Командируемого лица либо третьего лица в банке - нерезиденте за пределами Российской Федерации, а также реквизиты банка - нерезидента; либо только реквизиты банка - нерезидента, если Заявка оформляется на перевод до востребования на имя Командируемого лица;

- в графе 4 указывается дата и номер приказа Клиента о командировании Командируемого лица в служебную командировку за пределы Российской Федерации. В случае если Заявка оформляется под кодом "3", то указывается дата и номер нового приказа о командировании Командируемого лица в служебную командировку за пределы Российской Федерации;

- в графе 5 указывается дата убытия Командируемого лица в служебную командировку за пределы Российской Федерации, дата возвращения или планируемый срок командирования;

- в графе 6 указывается страна командирования;

- в графе 7 указывается код заявленной Клиентом иностранной валюты, а также код валютной ценности.

Код валютной ценности:

- "Ч" - дорожный чек;

- "Н" - наличная иностранная валюта.

- в графе 8 указывается сумма заявленной Клиентом наличной иностранной валюты, дорожных чеков, которая будет вывезена Командируемым лицом за пределы Российской Федерации, или сумма перевода средств в иностранной валюте за пределы Российской Федерации в пользу Командируемого лица.

5. Графы 9 - 16 заполняются уполномоченным банком.

Графы 9 - 12 заполняются уполномоченным банком для выдачи наличной иностранной валюты, продажи дорожных чеков Клиенту либо для осуществления перевода иностранной валюты за пределы Российской Федерации в пользу Командируемого лица.

- в графе 9 указывается код иностранной валюты (дорожных чеков), выдаваемой(ых) уполномоченным банком Клиенту (переводимой за пределы Российской Федерации в пользу Командируемого лица) на основании настоящей Заявки, а также код вида ценности ("Ч" - дорожный чек или "Н" - наличная иностранная валюта);

- в графе 10 указывается сумма наличной иностранной валюты (дорожных чеков), выдаваемая(ых) уполномоченным банком Клиенту (переводимая за пределы Российской Федерации в пользу Командируемого лица) на основании настоящей Заявки;

- в графе 11 указывается серия и номер Справки по форме № 0406007, выдаваемой уполномоченным банком Клиенту на сумму иностранной валюты, указанной в графе 8. В случае, если Заявка оформлена на осуществление перевода в иностранной валюте за пределы Российской Федерации в пользу Командируемого лица, в графе 11 проставляется знак "Z";

- в графе 12 указывается дата представления Клиентом в уполномоченный банк Отчета (не позднее 20 календарных дней с даты возвращения из служебной командировки исходя из планируемого срока командирования), принимая во внимание сроки представления авансового отчета Командируемым лицом Клиенту и возврата наличной иностранной валюты Клиентом в уполномоченный банк, установленные пунктами 6.2 и 6.3 настоящего Положения) об использовании Командируемым лицом выданных (переведенных за пределы Российской Федерации) средств в иностранной валюте либо дорожных чеков.

Графы 13 - 16 заполняются уполномоченным банком на основании Отчета Клиента.

- в графе 13 указывается серия и номер Справки по форме № 0406007, возвращенной Клиентом в уполномоченный банк в случае, предусмотренном в пункте 6.2 настоящего Положения;

- в графе 14 указывается код иностранной валюты (валюты дорожных чеков), возвращаемой(ых) Клиентом в уполномоченный банк на основании Отчета, в случаях, предусмотренных пунктами 5.6, 6.2 и 6.3;

- в графе 15 указывается сумма иностранной валюты (дорожных чеков), возвращаемой(ых) Клиентом в уполномоченный банк на основании Отчета, в случаях, предусмотренных пунктами 5.6, 6.2 и 6.3.

В ином случае в графах 13 - 15 проставляется знак "Z";

- в графе 16 указывается сумма иностранной валюты, на которую не представлен Отчет Клиента. В случае, если Отчет представлен на всю сумму иностранной валюты, выданную (переведенную) ранее в соответствии с данной Заявкой, в графе 16 проставляется знак "Z".

4 Каков порядок вывоза валюты за рубеж на оплату командировочных расходов?

При единовременном вывозе из Российской Федерации наличной иностранной валюты (за исключением иностранной валюты, полученной для оплаты командировочных расходов за пределами Российской Федерации) в сумме, превышающей в эквиваленте 10 000 (десять тысяч) долларов США, физические лица-резиденты представляют таможенным органам, производящим таможенное оформление, разрешение Центрального банка Российской Федерации, выдаваемое в порядке, устанавливаемом Центральным банком Российской Федерации по согласованию с Правительством Российской Федерации.

При этом не требуется представление таможенным органам, производящим таможенное оформление, документов, подтверждающих перевод или ввоз иностранной валюты в Российскую Федерацию, снятие иностранной валюты с текущего валютного счета (вклада) либо ее покупку в уполномоченном банке Российской Федерации.

Основанием для вывоза физическим лицом (резидентом и нерезидентом) наличной иностранной валюты, полученной для оплаты командировочных расходов за пределами Российской Федерации, является "Справка ф. N 0406007", выданная в порядке, установленном Положением Банка России от 25 июня 1997 г. N 62 "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов" ("Вестник Банка России" N 50, 05.08.97 г., зарегистрировано Минюстом России рег. N 1360 от 28.07.97 г.).

Документы, на основании которых физические лица (резиденты и нерезиденты) осуществляют вывоз из Российской Федерации наличной иностранной валюты, подлежат сдаче таможенному органу, осуществляющему таможенное оформление вывозимой наличной иностранной валюты.

5. Какие документы необходимо предоставить для отчета перед банком?

После того как сотрудник вернется из командировки, он должен составить авансовый отчет и вернуть оставшиеся деньги. Для этого ему дается десять календарных дней.

К отчету сотрудник должен приложить все документы, связанные с поездкой:

- билеты;

- копию загранпаспорта;

- счета за проживание и т. д.

Обратите внимание: документы, написанные на иностранном языке, надо перевести. Перевод тоже прикладывается к авансовому отчету.

Неизрасходованную валюту командированный должен вернуть в кассу. Эти деньги надо сдать в банк в течение десяти рабочих дней после их поступления в кассу.

После этого банк ее продаст.

Вместе с валютой в банк нужно принести:

- два экземпляра отчета об израсходованной валюте. Один из них останется в банке, а второй вам вернут со специальной отметкой;

- справку № 0406007, которую вам выдавал банк при снятии валюты со счета.

Если фирма этого не сделает, то придется платить штраф. Самой организации придется заплатить сумму от 40 до 50 тысяч рублей, а руководителю или главному бухгалтеру - от 5 до 10 тысяч рублей.

Стоит обратить внимание: чтобы возместить сотруднику перерасход подотчетной суммы, в банк надо представить отчет об израсходованной валюте. На его основании банк выдаст валюту и оформит еще одну справку по форме № 0406007.

Список использованной литературы:

1. Положение ЦБР и ГТК РФ «О порядке вывоза физическими лицами из Российской Федерации наличной иностранной валюты» от 12 января 2000 г. NN 105-П, 01-100/1.

2. Положение ЦБР «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов» от 26.06.97 № 62.

3. Косульникова М. Особенности зарубежных командировок // Бухгалетрия, 2009. - № 13.

4. Чернюк А. Документальное оформление и учет кассовых операций в иностранной валюте в бюджетных организациях // Главный Бухгалтер, 2007 г. - № 8.